Modifications pour le document Gérer les fichiers bureautiques

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/10/31 14:40

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modifié par Joséphine Ducruet
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Propriétés de la Page

Contenu

@@ -223,163 +223,204 @@
  === Depuis une notice principale ===
--
--)))
--)))|(% style="width:300px" %)
++**Fonctionnalités de consultation uniquement :**
++* **Zone de visualisation des fichiers associés**
++Affichage en haut à droite de la notice.
++Les fichiers liés apparaissent avec le titre du document et une vignette.
++[[Exemple de visualisation d'un document sur une notice bien>>image:1742373705137-166.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--=== Dans une notice principale avec liens documentaires vers le réservoir de médias et de documents ===
++* **Clic sur la vignette**
++Ouvre le document s'il s'agit d'un PDF ou le télécharge automatiquement pour les autres formats.
++(% class="box warningmessage" %)
++(((
++Depuis une notice principale, **il n’est pas possible de modifier, supprimer ou ajouter** des fichiers bureautiques. Ces actions se font **uniquement depuis la notice du réservoir**.
++)))
--Lorsqu'une notice principale est liée à une table du réservoir, il est possible de visualiser le fichier bureautique associé directement depuis la notice principale.
++= Intervenir sur les document bureautiques =
--Exemple : dans une notice bien (principale), on a lié une notice archives (réservoir)
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++Les actions sur les fichiers bureautiques (téléchargement, suppression...) se réalisent depuis les notices descriptives du **réservoir de médias et de documents.**
++)))
--Les fichiers associés sont disponibles dans l'espace de visualisation (différent du pavé de gestion de fichiers), situé en haut à droite de la notice documentaire. Il est possible de cliquer dessus pour le visualiser (PDF) ou le télécharger (autres extensions : Word, Excel, etc.). Mais il n'est pas possible d'y glisser déposer des médias et documents.
++== Télécharger des documents ==
--[[image:1742373705137-166.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++Cette option est **particulièrement utile pour consulter rapidement les fichiers PDF liés à une notice**, sans avoir à les télécharger.
++En revanche, les fichiers de type **Word, Excel, etc.** ne pouvant **pas être prévisualisés** sont **toujours téléchargés automatiquement**.
++Un clic sur l'icône dédiée lance **le téléchargement d’un fichier ZIP**, qui se dépose par défaut dans le **dossier //Téléchargements//** de votre ordinateur.
--(% id="cke_bm_10993S" style="display:none" %) (%%)Dans le cas ci-dessus, le document étant un PDF, il s'ouvre dans une nouvelle fenêtre.
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++**À noter : Si plusieurs fichiers sont liés à une même notice**, **tous seront automatiquement regroupés** dans l’archive ZIP lors du téléchargement.
++)))
--[[image:1742372887358-150.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++[[Icône dédiée au téléchargement>>image:1742373012259-342.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++)))
--= Intervenir sur les fichiers bureautiques =
++(((
++== Organiser les fichiers bureautiques dans des sous-dossiers ==
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++**Pourquoi créer des sous-dossiers ?**
--**Intervenir sur les fichiers bureautiques n'est possible que dans les notices du réservoir de médias et de documents.**
++Vous avez plusieurs documents à associer à une notice ?
++**Créez des sous-dossiers pour y voir plus clair** !
++La création de sous-dossiers est facultative mais permet :
--== Télécharger un fichier bureautique ==
++* Une **meilleure lisibilité** des documents liés à une notice,
++* Une **navigation plus fluide** en consultation (par exemple : //Projet//, //Résumé//, //Couverture//, //Bilan//, etc.),
++* Une arborescence **sans limite de niveaux**.
++)))
++=== Créer un sous-dossier ===
--Cette fonctionnalité est intéressante pour les fichiers PDF à télécharger ; les autres extensions de fichiers étant automatiquement téléchargées dans le dossier téléchargement de l'ordinateur (Word, Excel, etc.) lorsque l'on clique dessus.
++1. Faites un **clic droit** sur le dossier **Document**
++1. Cliquez sur **Ajouter un sous-dossier**
++1. Saisissez le **libellé du dossier** souhaité
--Cliquer sur cette fonctionnalité crée un fichier ZIP qui se télécharge, par défaut, dans le dossier téléchargement.
++[[Création d'un sous-dossier>>image:1742375106265-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--**Attention : si plusieurs fichiers bureautiques intégrés dans la même notice, cliquer sur cette fonctionnalité les téléchargera tous dans un fichier ZIP.**
--)))
--[[image:1742373012259-342.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++**Le nouveau dossier s'affiche dans l'arborescence !**
++[[Sous-dossier créé>>image:1742375161455-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--== Créer un sous-dossier ==
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--**Cette fonctionnalité s'adresse aux clients ayant fait le choix d'associer plusieurs fichiers bureautiques dans une notice descriptive.**
--)))
++ Vous pouvez ensuite **glisser-déposer** les fichiers dans le dossier correspondant.
--La création de dossiers est facultative : elle permet d’organiser les fichiers bureautiques associés à une notice, dans une arborescence de dossiers. Cette organisation accroît la lisibilité et optimise l’accès aux fichiers bureautiques associés (dossiers Projet, Résumé, Couverture, Bilan, etc.). Le nombre de niveaux de dossiers pour les fichiers bureautiques est illimité.
++[[Exemple d'une notice autres documents avec des sous-dossiers contenant des fichiers>>image:1742375491437-519.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--Ce dossier peut être manuellement, par la fonction Ajouter un sous-dossier, présentée ci-dessous.
--Depuis l'onglet Document :
++=== Déplacer des fichiers ou des sous-dossiers ===
--Effectuer un clic droit sur le dossier Document et cliquer sur Ajouter un sous-dossier. Saisir le libellé du dossier.
++**Objectif** : Réorganiser les documents pour qu’ils s’affichent dans **le bon ordre**, comme souhaité par l’utilisateur final.
--[[image:1742375106265-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++Bon à savoir :
--Résultat :
++* **Un document ne peut être déplacé que dans son propre dossier**
++* **Un dossier peut être déplacé au-dessus ou en dessous d’un autre élément** (dossier ou fichier)
--[[image:1742375161455-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++**Mode d'emploi :**
--Une fois les sous-dossiers créés, glisser-déposer les documents souhaités dedans.
++1. Ouvrez la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
--Résultat :
++[[Icône pour ouvrir la fenêtre de gestion avancée des fichiers>>image:1742375715691-212.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[image:1742375491437-519.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++(% start="2" %)
++1.  **Sélectionnez** le fichier ou dossier à déplacer
++1. Utilisez les **flèches**
--== Déplacer des fichiers bureautiques ou des sous-dossiers ==
++[[Exemple de déplacement d'un fichier>>image:1742375762871-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--**Cette fonctionnalité est facultative. Elle s'adresse aux clients ayant fait le choix d'associer plusieurs fichiers bureautiques dans une notice descriptive.**
--)))
++(% start="4" %)
++1.  Cliquez sur **Valider** pour confirmer le nouvel ordre
--L’organisation des documents dans les dossiers n’est pas sans incidence sur leur visualisation, puisque cette même organisation est proposée en consultation aux utilisateurs.
++[[Icône Valider>>image:1742376034597-881.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--Il est possible de monter ou descendre d’un cran un élément sélectionné, pour le repositionner dans l’arborescence.
--Pour les déplacements, les principes suivants sont à respecter :
++ Le nouvel agencement est immédiatement **pris en compte pour la consultation**
++)))
--* Un dossier passe au-dessous ou au-dessus du prochain élément, document ou dossier.
--* Un document ne peut être déplacé qu'à l'intérieur de son propre dossier.
++(((
++==  Renommer un fichier bureautique ==
--Pour utiliser cette fonctionnalité, il faut passer par la fenêtre de gestion avancée des fichiers :
++Besoin de corriger un titre de document ou d’harmoniser vos noms de fichiers ? Rien de plus simple !
--[[image:1742375715691-212.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++1. Dans le **pavé de gestion des fichiers**, rendez-vous dans l’onglet **Documents**
++1. Faites un **clic droit** sur le fichier concerné
++1. Sélectionnez **Éditer**
++[[Editer un fichier>>image:1742373210341-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--Se positionner sur le fichier à déplacer et utiliser les fonctionnalités [[image:1742375875155-854.png||class="img-thumbnail"]].
--* Cliquer sur le bouton [[image:1742375910690-250.png||class="img-thumbnail"]] pour déplacer le fichier d'un cran vers le haut.
--* Cliquer sur le bouton [[image:1742375897594-426.png||class="img-thumbnail"]] pour déplacer le fichier d'un cran vers le bas.
++Une zone de saisie s’ouvre :
++**Vous pouvez alors renommer le document** selon vos besoins.
--[[image:1742375762871-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++== Supprimer un fichier bureautique ==
++Un fichier en trop ou une erreur d’import ? Voici comment le retirer rapidement :
--(% class="wikigeneratedid" %)
--Exemple : Art africain déplacé vers le haut.
++1. Rendez-vous dans le **pavé de gestion des fichiers**, onglet **Documents**
++1. Faites un **clic droit** sur le document à supprimer
++1. Cliquez sur **Supprimer**
--[[image:1742375950542-801.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++[[Supprimer un fichier>>image:1742373109216-343.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--(% class="wikigeneratedid" %)
--Pour confirmer la modification cliquer sur [[image:1742375996098-709.png||class="img-thumbnail"]].
++Une fenêtre de confirmation s’ouvre :
++Cliquez sur **OUI** pour valider la suppression
--[[image:1742376034597-881.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++[[Confirmation de suppression>>image:1742373327909-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--== Modifier un fichier bureautique ==
++= Gérer des fichiers océrisés dans Flora =
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++**Qu’est-ce que l’océrisation ?**
--Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, effectuer un clic droit sur le document à modifier et cliquer sur éditer.
++L’**océrisation** (OCR – //Optical Character Recognition//, ou ROC en français) permet d’**extraire le texte contenu dans un document numérique** (PDF, image, etc.) pour le rendre **consultable et indexable**.
--[[image:1742373210341-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++Grâce à cette technologie, il devient possible de **lancer des recherches par mots-clés directement dans le contenu des documents** associés à une notice. C’est ce qu’on appelle la **recherche en texte intégral**.
++)))
++== Intégrer des fichiers océrisés dans Flora ==
--Il est alors possible de renommer le document.
++L’ajout de fichiers océrisés suit les méthodes classiques d’import :
++**Glisser-déposer** dans l’onglet Documents ou via la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
--[[image:1742373271113-620.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++**Indexation automatique** :
++* **Glisser-déposer** : l’indexation en texte intégral se lance automatiquement.
++* **Fenêtre avancée** : si la table est configurée pour l’indexation, celle-ci se déclenche à la **validation de l’insertion**.
--== Supprimer un fichier bureautique ==
++== Rechercher dans le contenu des fichiers océrisés ==
++=== Recherche simple en texte intégral ===
--Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, effectuer un clic droit sur le document à supprimer et cliquer sur supprimer.
++Certains formulaires de recherche incluent un champ pour rechercher **dans le contenu même des documents** associés.
--[[image:1742373109216-343.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++La recherche dans les fichiers océrisés est disponible pour les tables suivantes :
++* **Bibliothèque** (Catalogue)
++* **Autres documents**
++* **Unités d’archives**
--Un message de confirmation apparait: cliquer sur OUI.
++[[Exemple de recherche en texte intégral dans la Bibliothèque>>image:1742377873928-725.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[image:1742373327909-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++===  Recherche générique en texte intégral (administrateurs uniquement) ===
--= Gérer des fichiers océrisés =
++Disponible depuis l’espace de travail **Administration**, cette fonctionnalité est réservée aux utilisateurs du **groupe Administrateur fonctionnel**.
++Ce formulaire avancé permet de combiner une **recherche dans le contenu des documents**, avec une **recherche experte classique** sur les champs de la notice.
--== Définitions ==
++**Paramètres de recherche disponibles :**
++* **Termes du document** : les mots-clés recherchés
++* **Recherche floue** : pour inclure les variantes orthographiques (//roulet//, //roulette//, //rouletts//...)
++* **Proximité** : chercher des mots proches ou dans un ordre donné
--L'océrisation est une technique qui tire son nom de l'optical character recognition (OCR) ou reconnaissance optique des caractères (ROC) en français. **L'océrisation désigne le fait d'extraire les données des documents grâce à la reconnaissance des caractères pour en simplifier la modification.**
++
++)))
++)))|(% style="width:300px" %)
--Intégrer des fichiers océrisés dans Flora permet aux utilisateurs d'aller rechercher des mots clés directement dans les documents. La recherche associée à ces documents se nomme recherche en texte intégral.
--Les tables concernées par l'insertion de fichiers océrisés et la recherche en texte intégral sont :
--* Bibliothèque (catalogue)
--* Autres Documents
--* Unités d'archives
++= Gérer des fichiers océrisés =
++
  == Insérer des fichiers océrisés dans Flora ==

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