Modifications pour le document Gérer les fichiers bureautiques

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Contenu

@@ -164,13 +164,15 @@
  [[Enregistrer l'ajout des documents>>image:1742473239728-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
  )))
--=  Visualiser les fichiers bureautiques =
++= Visualiser les fichiers bureautiques =
  == Depuis une liste de résultats ==
  Lorsque des notices possèdent des fichiers photos associés, **un trombone s’affiche automatiquement** dans la liste de résultats.
-->(% class="small" %)Ex : Dans la table Autres documents, lancez une recherche contenant des notices avec un document associé : le trombone apparaît à gauche du libellé.(%%)(((
++>(% class="small" %)Ex : Dans la table Autres documents, lancez une recherche contenant des notices avec un document associé : le trombone apparaît à gauche du libellé.
++
++(((
  [[Exemple de trombones sur une liste de résultats de la table Autres documents>>image:1742372043009-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
  )))
@@ -182,7 +182,7 @@
  **Cette prévisualisation ne fonctionne que pour les fichiers PDF**. Les autres formats doivent être téléchargés pour être ouverts.
  )))
--==  Depuis une notice ==
++== Depuis une notice ==
  (% class="box infomessage" %)
  (((
@@ -215,150 +215,94 @@
  [[Afficher le pavé de gestion des fichiers>>image:1742372626804-830.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
  [[Masquer le pavé de gestion des fichiers>>image:1742372590825-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
  )))
--)))
--)))|(% style="width:300px" %)
++=== Depuis une notice principale ===
++**Fonctionnalités de consultation uniquement :**
++* **Zone de visualisation des fichiers associés**
++Affichage en haut à droite de la notice.
++Les fichiers liés apparaissent avec le titre du document et une vignette.
--= Visualiser les fichiers bureautiques =
++[[Exemple de visualisation d'un document sur une notice bien>>image:1742373705137-166.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--Les fichiers bureautiques associés sont accessibles à partir des listes de résultats et des vues des notices.
++* **Clic sur la vignette**
++Ouvre le document s'il s'agit d'un PDF ou le télécharge automatiquement pour les autres formats.
++(% class="box warningmessage" %)
++(((
++Depuis une notice principale, **il n’est pas possible de modifier, supprimer ou ajouter** des fichiers bureautiques. Ces actions se font **uniquement depuis la notice du réservoir**.
++)))
--== Depuis une liste de résultats ==
++=  Intervenir sur les document bureautiques =
--
--Dans une liste résultat, la présence de fichiers bureautiques associés aux notices est signifiée par l'icône [[image:1742372100272-692.png||class="img-thumbnail"]].
--
--Cette icône est présente dans les tables Bibliothèque, Autres Documents et Unités d'archives.
--
--
--Exemple pour la table Autres documents.
--
--Effectuer une recherche pour laquelle des fichiers bureautiques associés répondent.
--
--[[image:1742372043009-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--
--(% style="text-align: center;" %)
--//Liste de résultats des Autres documents avec fichiers bureautiques associés//
--
--Pour les fichiers PDF, un clic sur l'icône  [[image:1742372100272-692.png||class="img-thumbnail"]] permet d'ouvrir les documents dans une nouvelle fenêtre du navigateur, pour les visualiser.
--
--[[image:1742372242746-712.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--
--(% style="text-align: center;" %)
--//Visualisation d'un fichier bureautique dans une nouvelle fenêtre de navigation//
--
--== Depuis une notice ==
--
--
--=== Dans une notice descriptive du réservoir de médias et de documents ===
--
--
--Exemple pour la table Unités d'archives.
--
--Se positionner dans l'onglet Documents du pavé de gestion de fichiers : le document apparaît.
--
--[[image:1742372543453-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--
--
--Pour consulter le fichier bureautique associé, double-cliquer dessus :
--
--* Si le fichier est un document PDF, il s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre
--* Si le fichier est dans une autre extension (Word, Excel, etc.) il se téléchargera dans le dossier téléchargement de l'ordinateur.
--
--Dans le cas ci-dessus, le document étant un PDF, il s'ouvre dans une nouvelle fenêtre.
--
--[[image:1742372887358-150.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--
--
  (% class="box infomessage" %)
  (((
--**Attention, parfois le pavé de gestion des fichiers peut apparaître masqué dans la notice. Si des fichiers sont déjà associés à la notice, le pavé sera déployé par défaut.**
++Les actions sur les fichiers bureautiques (téléchargement, suppression...) se réalisent depuis les notices descriptives du **réservoir de médias et de documents.**
  )))
--(% id="cke_bm_5917S" style="display:none" %) (%%)Pour le démasquer :
++==  Télécharger des documents ==
--[[image:1742372626804-830.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++Cette option est **particulièrement utile pour consulter rapidement les fichiers PDF liés à une notice**, sans avoir à les télécharger.
++En revanche, les fichiers de type **Word, Excel, etc.** ne pouvant **pas être prévisualisés** sont **toujours téléchargés automatiquement**.
++Un clic sur l'icône dédiée lance **le téléchargement d’un fichier ZIP**, qui se dépose par défaut dans le **dossier //Téléchargements//** de votre ordinateur.
--Pour le masquer :
--
--[[image:1742372590825-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--
--
--=== Dans une notice principale avec liens documentaires vers le réservoir de médias et de documents ===
--
--
--Lorsqu'une notice principale est liée à une table du réservoir, il est possible de visualiser le fichier bureautique associé directement depuis la notice principale.
--
--Exemple : dans une notice bien (principale), on a lié une notice archives (réservoir)
--
--Les fichiers associés sont disponibles dans l'espace de visualisation (différent du pavé de gestion de fichiers), situé en haut à droite de la notice documentaire. Il est possible de cliquer dessus pour le visualiser (PDF) ou le télécharger (autres extensions : Word, Excel, etc.). Mais il n'est pas possible d'y glisser déposer des médias et documents.
--
--[[image:1742373705137-166.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--
--
--(% id="cke_bm_10993S" style="display:none" %) (%%)Dans le cas ci-dessus, le document étant un PDF, il s'ouvre dans une nouvelle fenêtre.
--
--[[image:1742372887358-150.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--
--
--= Intervenir sur les fichiers bureautiques =
--
--
--**Intervenir sur les fichiers bureautiques n'est possible que dans les notices du réservoir de médias et de documents.**
--
--
--== Télécharger un fichier bureautique ==
--
--
--Cette fonctionnalité est intéressante pour les fichiers PDF à télécharger ; les autres extensions de fichiers étant automatiquement téléchargées dans le dossier téléchargement de l'ordinateur (Word, Excel, etc.) lorsque l'on clique dessus.
--
--Cliquer sur cette fonctionnalité crée un fichier ZIP qui se télécharge, par défaut, dans le dossier téléchargement.
--
  (% class="box infomessage" %)
  (((
--**Attention : si plusieurs fichiers bureautiques intégrés dans la même notice, cliquer sur cette fonctionnalité les téléchargera tous dans un fichier ZIP.**
++**À noter : Si plusieurs fichiers sont liés à une même notice**, **tous seront automatiquement regroupés** dans l’archive ZIP lors du téléchargement.
  )))
--[[image:1742373012259-342.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++[[Icône dédiée au téléchargement>>image:1742373012259-342.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++)))
--== Créer un sous-dossier ==
++(((
++==  Organiser les fichiers bureautiques dans des sous-dossiers ==
  (% class="box infomessage" %)
  (((
--**Cette fonctionnalité s'adresse aux clients ayant fait le choix d'associer plusieurs fichiers bureautiques dans une notice descriptive.**
++**Pourquoi créer des sous-dossiers ?**
++
++Vous avez plusieurs documents à associer à une notice ?
++**Créez des sous-dossiers pour y voir plus clair** !
++
++La création de sous-dossiers est facultative mais permet :
++
++* Une **meilleure lisibilité** des documents liés à une notice,
++* Une **navigation plus fluide** en consultation (par exemple : //Projet//, //Résumé//, //Couverture//, //Bilan//, etc.),
++* Une arborescence **sans limite de niveaux**.
  )))
--La création de dossiers est facultative : elle permet d’organiser les fichiers bureautiques associés à une notice, dans une arborescence de dossiers. Cette organisation accroît la lisibilité et optimise l’accès aux fichiers bureautiques associés (dossiers Projet, Résumé, Couverture, Bilan, etc.). Le nombre de niveaux de dossiers pour les fichiers bureautiques est illimité.
++===  Créer un sous-dossier ===
--Ce dossier peut être manuellement, par la fonction Ajouter un sous-dossier, présentée ci-dessous.
++1. Faites un **clic droit** sur le dossier **Document**
++1. Cliquez sur **Ajouter un sous-dossier**
++1. Saisissez le **libellé du dossier** souhaité
--Depuis l'onglet Document :
++[[Création d'un sous-dossier>>image:1742375106265-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--Effectuer un clic droit sur le dossier Document et cliquer sur Ajouter un sous-dossier. Saisir le libellé du dossier.
--[[image:1742375106265-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++**Le nouveau dossier s'affiche dans l'arborescence !**
--Résultat :
++[[Sous-dossier créé>>image:1742375161455-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[image:1742375161455-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
--Une fois les sous-dossiers créés, glisser-déposer les documents souhaités dedans.
++ Vous pouvez ensuite **glisser-déposer** les fichiers dans le dossier correspondant.
--Résultat :
++[[Exemple d'une notice autres documents avec des sous-dossiers contenant des fichiers>>image:1742375491437-519.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[image:1742375491437-519.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
++)))
++)))|(% style="width:300px" %)
++
++
  == Déplacer des fichiers bureautiques ou des sous-dossiers ==

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