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Modifications pour le document Gérer les fichiers bureautiques

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/10/31 14:40
Depuis la version 4.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/06/23 15:58
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À la version 10.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/06/24 11:59
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -90,7 +90,7 @@
90 90  [[Message d'erreur d'ajout d'un fichier qui n'est pas de type photos>>image:1742382344650-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
91 91  )))
92 92  
93 -=== Méthode avancée : Fenêtre de gestion des fichiers ===
93 +=== Méthode avancée : Fenêtre de gestion des fichiers ===
94 94  
95 95  * Depuis l’onglet Documents, cliquez sur l’icône dédiée
96 96  
... ... @@ -123,305 +123,304 @@
123 123  [[Exemple d'une notice Autres documents avec un fichier bureautique>>image:1742371433250-300.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
124 124  
125 125  
126 -
127 -)))
128 -)))|(% style="width:300px" %)
129 -
130 -
131 -
132 -
133 -
134 -
135 -
136 -(% class="wikigeneratedid" %)
137 -Résultat :
138 -
139 -
140 -
141 -==== Ajout par lot ====
142 -
143 -
144 144  (% class="box infomessage" %)
145 145  (((
146 -**Pour les clients ayant fait le choix d'intégrer plusieurs fichiers bureautiques à la fois, la fenêtre de production avancée des fichier le permet également.**
147 -)))
128 +Si vous avez plusieurs fichiers à ajouter dans l’onglet **Documents**, **inutile de les importer un par un** !
129 +**Flora vous simplifie la vie** grâce à son mode ajout pat lot.
148 148  
149 -Exemple pour la table Autres Documents.
131 +**Attention** : cette méthode fonctionne uniquement avec des fichiers **du même type** (même extension : tous en PDF, ou tous en DOCX, etc.).
150 150  
151 -(% id="cke_bm_2698S" style="display:none" %) (%%)Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, et cliquer sur le dossier en à droite de l'onglet : [[image:1742370887283-931.png]]
133 +**Suivez le guide :**
152 152  
153 -[[image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
135 +1. Ouvrez la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
154 154  
155 -(% class="wikigeneratedid" %)
156 -Pour ajouter des documents, cliquer sur l'icône [[image:1742370954015-156.png||class="img-thumbnail"]].
137 +[[Icône permettant d'accéder à la fenêtre de gestion avancée>>image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
157 157  
158 -[[image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
139 +(% start="2" %)
140 +1. Cliquez sur l'icône d'**ajout de documents**
159 159  
142 +[[Icône dédiée à l'ajout de documents bureautiques>>image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
160 160  
161 -(% class="wikigeneratedid" %)
162 -Une fenêtre s'ouvre : se positionner dans l'onglet Ajout par lot, cliquer sur [[image:1742467793211-111.png||class="img-thumbnail"]] pour aller chercher le document à intégrer sur l'ordinateur.
144 +1. Passez en mode **Ajout par lot**
163 163  
164 -(% class="box infomessage" %)
165 -(((
166 -**L'onglet ajout par lot permet d'associer plusieurs documents électroniques existants, de même type (même extension).**
167 -)))
146 +[[Mode ajout par lot>>image:1742467762575-201.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
168 168  
148 +1. **Sélectionnez **tous vos fichiers
169 169  
170 -[[image:1742467762575-201.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
150 +[[Sélection de plusieurs fichiers>>image:1742467939738-422.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
171 171  
152 +1. **Importez** les fichiers
172 172  
173 -(% class="wikigeneratedid" %)
174 -Une fenêtre s'ouvre, cliquer sur le [[image:1742467855677-749.png||class="img-thumbnail"]] pour parcourir les fichiers sur l'ordinateur. Sélectionner les documents en effectuant un CTRL+MAJ, puis, en cliquant sur ouvrir.
154 +[[Icône dédié à l'import des fichiers>>image:1742468077833-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
175 175  
176 -[[image:1742467939738-422.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
156 +[[Import des fichiers en cours>>image:1750689172335-893.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
177 177  
158 +1. Finaliser l'import en cliquant sur **Valider**
178 178  
179 -(% class="wikigeneratedid" %)
180 -Les fichiers sélectionnés sont rapatriés dans la fenêtre Flora ; cliquer sur [[image:1742468108663-954.png||class="img-thumbnail"]] pour les télécharger et les rapatrier dans la première fenêtre.
160 +[[Valider l'ajout par lot>>image:1742473144928-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
181 181  
182 -[[image:1742468077833-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
162 +1. Ne pas oublier d'**enregistrer**
183 183  
164 +[[Enregistrer l'ajout des documents>>image:1742473239728-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
165 +)))
184 184  
185 -(% class="wikigeneratedid" %)
186 -Les fichiers sont en cours de téléchargement :
167 += Visualiser les fichiers bureautiques =
187 187  
188 -[[image:1742468591426-463.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
169 +== Depuis une liste de résultats ==
189 189  
171 +Lorsque des notices possèdent des fichiers photos associés, **un trombone s’affiche automatiquement** dans la liste de résultats.
190 190  
191 -Une fois le téléchargement des documents terminé, les fichiers apparaissent dans la liste des fichiers à ajouter. Pour terminer l'import, cliquer sur valider.
173 +>(% class="small" %)Ex : Dans la table Autres documents, lancez une recherche contenant des notices avec un document associé : le trombone apparaît à gauche du libellé.
192 192  
193 -[[image:1742473144928-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
175 +(((
176 +[[Exemple de trombones sur une liste de résultats de la table Autres documents>>image:1742372043009-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
177 +)))
194 194  
179 +**Besoin de jeter un œil à un document PDF sans le télécharger ?**
180 +Un simple **clic sur l’icône en forme de trombone** suffit : le fichier s’ouvre directement dans une **nouvelle fenêtre du navigateur**, prêt à être consulté.
195 195  
196 -Pour confirmer l'insertion du document, cliquer sur le bouton [[image:1742371321197-711.png||class="img-thumbnail"]].
182 +(% class="box warningmessage" %)
183 +(((
184 +**Cette prévisualisation ne fonctionne que pour les fichiers PDF**. Les autres formats doivent être téléchargés pour être ouverts.
185 +)))
197 197  
198 -[[image:1742473239728-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
187 +== Depuis une notice ==
199 199  
189 +(% class="box infomessage" %)
190 +(((
191 +Dans Flora, les fonctionnalités disponibles pour consulter ou manipuler les fichiers photos **varient selon le type de notice consultée**.
192 +On ne retrouve **pas les mêmes outils ni les mêmes possibilités** dans une **notice du réservoir de médias** (ex. : //Autres documents//) que dans une **notice principale liée** (ex. : //Bien//, //Personne//, //Événement//).
193 +La notice du réservoir donne accès à **l’ensemble des fonctions de gestion des fichiers**, tandis que la notice principale permet uniquement une **visualisation des photos associées**.
194 +)))
200 200  
201 -(% class="wikigeneratedid" %)
202 -Résultat :
196 +=== Depuis une notice du réservoir de médias ===
203 203  
204 -[[image:1742473304094-632.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
198 + Une fois dans le **pavé de gestion des fichiers**, positionnez-vous sur l’onglet **Documents** : le fichier associé s’affiche.
205 205  
200 +[[Exemple d'une notice unité d'archives avec un document bureautique>>image:1742372543453-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
206 206  
207 -= Visualiser les fichiers bureautiques =
202 +
203 +)))
208 208  
205 +(((
206 +**Double-cliquez sur le fichier** pour l’ouvrir :
209 209  
210 -Les fichiers bureautiques associés sont accessibles à partir des listes de résultats et des vues des notices.
208 +* **Si c’est un PDF**, il s’ouvre directement dans une **nouvelle fenêtre du navigateur**.
209 +* **Si c’est un autre type de fichier** (Word, Excel, etc.), il sera **téléchargé automatiquement** dans le dossier //Téléchargements// de votre ordinateur.
211 211  
211 +(% class="box infomessage" %)
212 +(((
213 +**Astuce d’affichage**
214 +Le **pavé de gestion des fichiers** (où s'affichent les photos associées) peut être **masqué ou affiché manuellement** dans les notices.
215 +Sur certaines tables, il peut apparaître masqué par défaut.
216 +**Dès qu’un fichier est associé**, Flora **déploie automatiquement** ce pavé pour vous en faciliter l'accès.
212 212  
213 -== Depuis une liste de résultats ==
218 +[[Afficher le pavé de gestion des fichiers>>image:1742372626804-830.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
214 214  
215 215  
216 -Dans une liste résultat, la présence de fichiers bureautiques associés aux notices est signifiée par l'icône [[image:1742372100272-692.png||class="img-thumbnail"]].
221 +[[Masquer le pavé de gestion des fichiers>>image:1742372590825-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
222 +)))
217 217  
218 -Cette icône est présente dans les tables Bibliothèque, Autres Documents et Unités d'archives.
224 +=== Depuis une notice principale ===
219 219  
226 +**Fonctionnalités de consultation uniquement :**
220 220  
221 -Exemple pour la table Autres documents.
228 +* **Zone de visualisation des fichiers associés**
229 +Affichage en haut à droite de la notice.
230 +Les fichiers liés apparaissent avec le titre du document et une vignette.
222 222  
223 -Effectuer une recherche pour laquelle des fichiers bureautiques associés répondent.
232 +[[Exemple de visualisation d'un document sur une notice bien>>image:1742373705137-166.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
224 224  
225 -[[image:1742372043009-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
226 226  
227 -(% style="text-align: center;" %)
228 -//Liste de résultats des Autres documents avec fichiers bureautiques associés//
235 +* **Clic sur la vignette**
236 +Ouvre le document s'il s'agit d'un PDF ou le télécharge automatiquement pour les autres formats.
229 229  
230 -Pour les fichiers PDF, un clic sur l'icône [[image:1742372100272-692.png||class="img-thumbnail"]] permet d'ouvrir les documents dans une nouvelle fenêtre du navigateur, pour les visualiser.
238 +(% class="box warningmessage" %)
239 +(((
240 +Depuis une notice principale, **il n’est pas possible de modifier, supprimer ou ajouter** des fichiers bureautiques. Ces actions se font **uniquement depuis la notice du réservoir**.
241 +)))
231 231  
232 -[[image:1742372242746-712.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
243 += Intervenir sur les document bureautiques =
233 233  
234 -(% style="text-align: center;" %)
235 -//Visualisation d'un fichier bureautique dans une nouvelle fenêtre de navigation//
245 +(% class="box infomessage" %)
246 +(((
247 +Les actions sur les fichiers bureautiques (téléchargement, suppression...) se réalisent depuis les notices descriptives du **réservoir de médias et de documents.**
248 +)))
236 236  
237 -== Depuis une notice ==
250 +== Télécharger des documents ==
238 238  
252 +Cette option est **particulièrement utile pour consulter rapidement les fichiers PDF liés à une notice**, sans avoir à les télécharger.
239 239  
240 -=== Dans une notice descriptive du réservoir de médias et de documents ===
254 +En revanche, les fichiers de type **Word, Excel, etc.** ne pouvant **pas être prévisualisés** sont **toujours téléchargés automatiquement**.
255 +Un clic sur l'icône dédiée lance **le téléchargement d’un fichier ZIP**, qui se dépose par défaut dans le **dossier //Téléchargements//** de votre ordinateur.
241 241  
257 +(% class="box infomessage" %)
258 +(((
259 +**À noter : Si plusieurs fichiers sont liés à une même notice**, **tous seront automatiquement regroupés** dans l’archive ZIP lors du téléchargement.
260 +)))
242 242  
243 -Exemple pour la table Unités d'archives.
262 +[[Icône dédiée au téléchargement>>image:1742373012259-342.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
244 244  
245 -Se positionner dans l'onglet Documents du pavé de gestion de fichiers : le document apparaît.
264 +
265 +)))
246 246  
247 -[[image:1742372543453-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
267 +(((
268 +== Organiser les fichiers bureautiques dans des sous-dossiers ==
248 248  
270 +(% class="box infomessage" %)
271 +(((
272 +**Pourquoi créer des sous-dossiers ?**
249 249  
250 -Pour consulter le fichier bureautique associé, double-cliquer dessus :
274 +Vous avez plusieurs documents à associer à une notice ?
275 +**Créez des sous-dossiers pour y voir plus clair** !
251 251  
252 -* Si le fichier est un document PDF, il s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre
253 -* Si le fichier est dans une autre extension (Word, Excel, etc.) il se téléchargera dans le dossier téléchargement de l'ordinateur.
277 +La création de sous-dossiers est facultative mais permet :
254 254  
255 -Dans le cas ci-dessus, le document étant un PDF, il s'ouvre dans une nouvelle fenêtre.
256 -
257 -[[image:1742372887358-150.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
258 -
259 -
260 -(% class="box infomessage" %)
261 -(((
262 -**Attention, parfois le pavé de gestion des fichiers peut apparaître masqué dans la notice. Si des fichiers sont déjà associés à la notice, le pavé sera déployé par défaut.**
279 +* Une **meilleure lisibilité** des documents liés à une notice,
280 +* Une **navigation plus fluide** en consultation (par exemple : //Projet//, //Résumé//, //Couverture//, //Bilan//, etc.),
281 +* Une arborescence **sans limite de niveaux**.
263 263  )))
264 264  
265 -(% id="cke_bm_5917S" style="display:none" %) (%%)Pour le démasquer :
284 +=== Créer un sous-dossier ===
266 266  
267 -[[image:1742372626804-830.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
286 +1. Faites un **clic droit** sur le dossier **Document**
287 +1. Cliquez sur **Ajouter un sous-dossier**
288 +1. Saisissez le **libellé du dossier** souhaité
268 268  
290 +[[Création d'un sous-dossier>>image:1742375106265-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
269 269  
270 -Pour le masquer :
271 271  
272 -[[image:1742372590825-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
293 +**Le nouveau dossier s'affiche dans l'arborescence !**
273 273  
295 +[[Sous-dossier créé>>image:1742375161455-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
274 274  
275 -=== Dans une notice principale avec liens documentaires vers le réservoir de médias et de documents ===
276 276  
298 + Vous pouvez ensuite **glisser-déposer** les fichiers dans le dossier correspondant.
277 277  
278 -Lorsqu'une notice principale est liée à une table du réservoir, il est possible de visualiser le fichier bureautique associé directement depuis la notice principale.
300 +[[Exemple d'une notice autres documents avec des sous-dossiers contenant des fichiers>>image:1742375491437-519.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
279 279  
280 -Exemple : dans une notice bien (principale), on a lié une notice archives (réservoir)
281 281  
282 -Les fichiers associés sont disponibles dans l'espace de visualisation (différent du pavé de gestion de fichiers), situé en haut à droite de la notice documentaire. Il est possible de cliquer dessus pour le visualiser (PDF) ou le télécharger (autres extensions : Word, Excel, etc.). Mais il n'est pas possible d'y glisser déposer des médias et documents.
303 +=== Déplacer des fichiers ou des sous-dossiers ===
283 283  
284 -[[image:1742373705137-166.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
305 +**Objectif** : Réorganiser les documents pour qu’ils s’affichent dans **le bon ordre**, comme souhaité par l’utilisateur final.
285 285  
307 +Bon à savoir :
286 286  
287 -(% id="cke_bm_10993S" style="display:none" %) (%%)Dans le cas ci-dessus, le document étant un PDF, il s'ouvre dans une nouvelle fenêtre.
309 +* **Un document ne peut être déplacé que dans son propre dossier**
310 +* **Un dossier peut être déplacé au-dessus ou en dessous d’un autre élément** (dossier ou fichier)
288 288  
289 -[[image:1742372887358-150.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
312 +**Mode d'emploi :**
290 290  
314 +1. Ouvrez la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
291 291  
292 -= Intervenir sur les fichiers bureautiques =
316 +[[Icône pour ouvrir la fenêtre de gestion avancée des fichiers>>image:1742375715691-212.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
293 293  
294 294  
295 -**Intervenir sur les fichiers bureautiques n'est possible que dans les notices du réservoir de médias et de documents.**
319 +(% start="2" %)
320 +1. **Sélectionnez** le fichier ou dossier à déplacer
321 +1. Utilisez les **flèches**
296 296  
323 +[[Exemple de déplacement d'un fichier>>image:1742375762871-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
297 297  
298 -== Télécharger un fichier bureautique ==
299 299  
326 +(% start="4" %)
327 +1. Cliquez sur **Valider** pour confirmer le nouvel ordre
300 300  
301 -Cette fonctionnalité est intéressante pour les fichiers PDF à télécharger ; les autres extensions de fichiers étant automatiquement téléchargées dans le dossier téléchargement de l'ordinateur (Word, Excel, etc.) lorsque l'on clique dessus.
329 +[[Icône Valider>>image:1742376034597-881.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
302 302  
303 -Cliquer sur cette fonctionnalité crée un fichier ZIP qui se télécharge, par défaut, dans le dossier téléchargement.
304 304  
305 -(% class="box infomessage" %)
306 -(((
307 -**Attention : si plusieurs fichiers bureautiques intégrés dans la même notice, cliquer sur cette fonctionnalité les téléchargera tous dans un fichier ZIP.**
332 + Le nouvel agencement est immédiatement **pris en compte pour la consultation**
308 308  )))
309 309  
310 -[[image:1742373012259-342.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
311 -
312 -
313 -== Créer un sous-dossier ==
314 -
315 -(% class="box infomessage" %)
316 316  (((
317 -**Cette fonctionnalité s'adresse aux clients ayant fait le choix d'associer plusieurs fichiers bureautiques dans une notice descriptive.**
318 -)))
336 +== Renommer un fichier bureautique ==
319 319  
320 -La création de dossiers est facultative : elle permet d’organiser les fichiers bureautiques associés à une notice, dans une arborescence de dossiers. Cette organisation accroît la lisibilité et optimise l’accès aux fichiers bureautiques associés (dossiers Projet, Résumé, Couverture, Bilan, etc.). Le nombre de niveaux de dossiers pour les fichiers bureautiques est illimité.
338 +Besoin de corriger un titre de document ou d’harmoniser vos noms de fichiers ? Rien de plus simple !
321 321  
322 -Ce dossier peut être manuellement, par la fonction Ajouter un sous-dossier, présentée ci-dessous.
340 +1. Dans le **pavé de gestion des fichiers**, rendez-vous dans l’onglet **Documents**
341 +1. Faites un **clic droit** sur le fichier concerné
342 +1. Sélectionnez **Éditer**
323 323  
324 -Depuis l'onglet Document :
344 +[[Editer un fichier>>image:1742373210341-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
325 325  
326 -Effectuer un clic droit sur le dossier Document et cliquer sur Ajouter un sous-dossier. Saisir le libellé du dossier.
327 327  
328 -[[image:1742375106265-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
347 +Une zone de saisie s’ouvre :
348 +**Vous pouvez alors renommer le document** selon vos besoins.
329 329  
330 -Résultat :
350 +== Supprimer un fichier bureautique ==
331 331  
332 -[[image:1742375161455-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
352 +Un fichier en trop ou une erreur d’import ? Voici comment le retirer rapidement :
333 333  
334 -Une fois les sous-dossiers créés, glisser-déposer les documents souhaités dedans.
354 +1. Rendez-vous dans le **pavé de gestion des fichiers**, onglet **Documents**
355 +1. Faites un **clic droit** sur le document à supprimer
356 +1. Cliquez sur **Supprimer**
335 335  
336 -Résultat :
358 +[[Supprimer un fichier>>image:1742373109216-343.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
337 337  
338 -[[image:1742375491437-519.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
339 339  
361 +Une fenêtre de confirmation s’ouvre :
362 +Cliquez sur **OUI** pour valider la suppression
340 340  
341 -== Déplacer des fichiers bureautiques ou des sous-dossiers ==
364 +[[Confirmation de suppression>>image:1742373327909-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
342 342  
343 343  
367 += Gérer des fichiers océrisés dans Flora =
368 +
344 344  (% class="box infomessage" %)
345 345  (((
346 -**Cette fonctionnalité est facultative. Elle s'adresse aux clients ayant fait le choix d'associer plusieurs fichiers bureautiques dans une notice descriptive.**
347 -)))
371 +**Qu’est-ce que l’océrisation ?**
348 348  
349 -L’organisation des documents dans les dossiers n’est pas sans incidence sur leur visualisation, puisque cette même organisation est proposée en consultation aux utilisateurs.
373 +L’**océrisation** (OCR – //Optical Character Recognition//, ou ROC en français) permet d’**extraire le texte contenu dans un document numérique** (PDF, image, etc.) pour le rendre **consultable et indexable**.
350 350  
351 -Il est possible de monter ou descendre d’un cran un élément sélectionné, pour le repositionner dans l’arborescence.
375 +Grâce à cette technologie, il devient possible de **lancer des recherches par mots-clés directement dans le contenu des documents** associés à une notice. C’est ce qu’on appelle la **recherche en texte intégral**.
376 +)))
352 352  
353 -Pour les déplacements, les principes suivants sont à respecter :
378 +== Intégrer des fichiers océrisés dans Flora ==
354 354  
355 -* Un dossier passe au-dessous ou au-dessus du prochain élément, document ou dossier.
356 -* Un document ne peut être déplacé qu'à l'intérieur de son propre dossier.
380 +L’ajout de fichiers océrisés suit les méthodes classiques d’import :
381 +**Glisser-déposer** dans l’onglet Documents ou via la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
357 357  
358 -Pour utiliser cette fonctionnalité, il faut passer par la fenêtre de gestion avancée des fichiers :
383 +**Indexation automatique** :
359 359  
360 -[[image:1742375715691-212.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
385 +* **Glisser-déposer** : l’indexation en texte intégral se lance automatiquement.
386 +* **Fenêtre avancée** : si la table est configurée pour l’indexation, celle-ci se déclenche à la **validation de l’insertion**.
361 361  
388 +== Rechercher dans le contenu des fichiers océrisés ==
362 362  
363 -Se positionner sur le fichier à déplacer et utiliser les fonctionnalités [[image:1742375875155-854.png||class="img-thumbnail"]].
390 +=== Recherche simple en texte intégral ===
364 364  
365 -* Cliquer sur le bouton [[image:1742375910690-250.png||class="img-thumbnail"]] pour déplacer le fichier d'un cran vers le haut.
366 -* Cliquer sur le bouton [[image:1742375897594-426.png||class="img-thumbnail"]] pour déplacer le fichier d'un cran vers le bas.
392 +Certains formulaires de recherche incluent un champ pour rechercher **dans le contenu même des documents** associés.
367 367  
368 -[[image:1742375762871-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
394 +La recherche dans les fichiers océrisés est disponible pour les tables suivantes :
369 369  
396 +* **Bibliothèque** (Catalogue)
397 +* **Autres documents**
398 +* **Unités d’archives**
370 370  
371 -(% class="wikigeneratedid" %)
372 -Exemple : Art africain déplacé vers le haut.
400 +[[Exemple de recherche en texte intégral dans la Bibliothèque>>image:1742377873928-725.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
373 373  
374 -[[image:1742375950542-801.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
375 375  
403 +=== Recherche générique en texte intégral (administrateurs uniquement) ===
376 376  
377 -(% class="wikigeneratedid" %)
378 -Pour confirmer la modification cliquer sur [[image:1742375996098-709.png||class="img-thumbnail"]].
405 +Disponible depuis l’espace de travail **Administration**, cette fonctionnalité est réservée aux utilisateurs du **groupe Administrateur fonctionnel**.
379 379  
380 -[[image:1742376034597-881.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
407 +Ce formulaire avancé permet de combiner une **recherche dans le contenu des documents**, avec une **recherche experte classique** sur les champs de la notice.
381 381  
409 +**Paramètres de recherche disponibles :**
382 382  
383 -== Modifier un fichier bureautique ==
411 +* **Termes du document** : les mots-clés recherchés
412 +* **Recherche floue** : pour inclure les variantes orthographiques (//roulet//, //roulette//, //rouletts//...)
413 +* **Proximité** : chercher des mots proches ou dans un ordre donné
384 384  
415 +
416 +)))
417 +)))|(% style="width:300px" %)
385 385  
386 -Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, effectuer un clic droit sur le document à modifier et cliquer sur éditer.
387 387  
388 -[[image:1742373210341-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
389 389  
390 -
391 -Il est alors possible de renommer le document.
392 -
393 -[[image:1742373271113-620.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
394 -
395 -
396 -== Supprimer un fichier bureautique ==
397 -
398 -
399 -Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, effectuer un clic droit sur le document à supprimer et cliquer sur supprimer.
400 -
401 -[[image:1742373109216-343.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
402 -
403 -
404 -Un message de confirmation apparait: cliquer sur OUI.
405 -
406 -[[image:1742373327909-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
407 -
408 -
409 409  = Gérer des fichiers océrisés =
410 410  
411 411  
412 -== Définitions ==
413 -
414 -
415 -L'océrisation est une technique qui tire son nom de l'optical character recognition (OCR) ou reconnaissance optique des caractères (ROC) en français. **L'océrisation désigne le fait d'extraire les données des documents grâce à la reconnaissance des caractères pour en simplifier la modification.**
416 -
417 -Intégrer des fichiers océrisés dans Flora permet aux utilisateurs d'aller rechercher des mots clés directement dans les documents. La recherche associée à ces documents se nomme recherche en texte intégral.
418 -
419 -Les tables concernées par l'insertion de fichiers océrisés et la recherche en texte intégral sont :
420 -
421 -* Bibliothèque (catalogue)
422 -* Autres Documents
423 -* Unités d'archives
424 -
425 425  == Insérer des fichiers océrisés dans Flora ==
426 426  
427 427  
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