Skip to Content

Modifications pour le document Gérer les fichiers bureautiques

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/10/31 14:40
Depuis la version 3.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/06/23 15:26
Commentaire de modification : Il n'y a aucun commentaire pour cette version
À la version 9.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/06/24 09:50
Commentaire de modification : Il n'y a aucun commentaire pour cette version

Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -1,350 +1,310 @@
1 1  (% class="mark small" %)Versions 3.5.0 et ultérieurs
2 2  
3 -| |
3 +|(% style="width:840px" %)(((
4 +(% class="box" %)
5 +(((
6 +
7 +)))
4 4  
5 -= Avant propos =
9 +(((
10 += Avant de commencer =
6 6  
7 -== Définitions ==
12 +== Organisations des fichiers bureautiques dans Flora : le rôle du réservoir de médias ==
8 8  
14 +Dans Flora, les fichiers bureautiques ne sont pas enregistrées directement dans les notices principales (biens, événements, personnes, etc.).
15 +Ils sont **gérés dans des notices spécifiques** au sein d’une **table du réservoir de médias et de documents**.
16 +Cette organisation permet de **centraliser les fichiers**, de les **documenter précisément** (titre, auteur, droits, etc.), et de **les lier à plusieurs notices** si nécessaire.
9 9  
10 -Avant de gérer des fichiers bureautiques, il est fortement conseillé de consulter la rubrique suivante, explicitant** [[la gestion globale des fichiers numériques dans Flora>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.WebHome]]**.
18 +== Formats de fichiers compatibles ==
11 11  
20 +Flora prend en charge une large gamme de formats :
12 12  
13 -== Extensions de fichiers compatibles avec Flora ==
22 +* **PDF** (.pdf)
23 +* **Microsoft Word** (.doc, .docx)
24 +* **Microsoft Excel** (.xls, .xlsx)
14 14  
26 +De manière générale, **tous les formats bureautiques standards peuvent être ajoutés**, car **Flora ne les prévisualise pas en ligne** : ils doivent être **téléchargés pour être consultés**.
15 15  
16 -Liste non-exhaustive des fichiers numériques compatibles avec Flora pour les fichiers bureautiques : PDF, WORD, EXCEL.
28 +== Règles de nommage des fichiers ==
17 17  
18 -Globalement, tous les types de fichiers bureautiques sont insérables car Flora ne les prévisualise pas (il faut les télécharger pour les ouvrir).
30 +Pour assurer un bon fonctionnement, respectez ces bonnes pratiques :
19 19  
32 +* **Éviter **les mélanges majuscule/minuscule
33 +* **Ne pas utiliser** de ponctuation (virgule, point, apostrophe…) : utilisez le caractère _
34 +* **Ne jamais inclure** le caractère &, qui empêche l'affichage du fichier
35 +* Limiter le nom à **environ 20 caractères**
20 20  
21 -== Recommandations de nommage des fichiers numériques ==
37 += Intégrer un fichier bureautique dans Flora =
22 22  
39 +== Création de la notice ==
23 23  
24 -Les noms des fichiers associés dans les notices descriptives du réservoir de médias et de documents doivent suivre les règles de nommage suivantes :
41 +Avant tout, commencez par **créer une notice dans une table du réservoir.**
25 25  
26 -* le mélange majuscule/minuscule est à éviter.
27 -* les signes de ponctuation : virgules apostrophes et tous les types de points sont interdits : utiliser à la place le caractère _
28 -* le caractère & est à proscrire sous risque de non affichage des fichiers numériques le comportant dans leur nom.
29 -* la longueur du nom doit être raisonnable (environ 20 caractères).
43 +1. Accéder à la table de réservoir et **cliquer sur le "+"** pour créer une nouvelle notice
30 30  
31 -= Intégrer des fichiers bureautiques dans Flora =
45 +[[Exemple de création d'une notice dans la table Autres documents>>image:1742370044507-152.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
32 32  
33 33  
34 -== Glisser-déposer un fichier bureautique dans une notice ==
48 +(% start="2" %)
49 +1. **Compléter les champs** avec les informations descriptives adaptées
35 35  
51 +[[Exemple de champs disponibles dans une notice Autres documents>>image:1742370115405-433.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
36 36  
37 -=== Étape préalable ===
38 38  
54 +(% start="3" %)
55 +1. **Enregistrer** la notice
39 39  
40 -==== Créer une notice descriptive dans une table du réservoir de médias et de documents ====
57 +Votre notice est prête à accueillir son fichier !
41 41  
42 -Exemple pour la table Autres Documents.
59 +== Ajout du fichier bureautique ==
43 43  
44 -[[image:1742370044507-152.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
61 +Deux méthodes possibles :
45 45  
46 -Compléter la grille de saisie et enregistrer.
63 +=== Méthode simple : Glisser-déposer ===
47 47  
48 -[[image:1742370115405-433.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
65 +* Ouvrir la notice
66 +* Glissez simplement votre fichier bureautique depuis votre ordinateur vers le **pavé de gestion des fichiers**, situé à droite de la notice, dans l’**onglet Documents**
49 49  
68 +[[Glisser-Déposer d'un fichier bureautique dans une notice Autres documents>>image:1742371528628-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
50 50  
51 -Résultat :
52 52  
53 -[[image:1742386828119-275.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
54 -
55 -
56 -=== Rattacher le fichier numérique concerné ===
57 -
58 -
59 -Exemple pour la table Autres Documents.
60 -
61 -Pour lier un fichier bureautique, se positionner au préalable sur l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers rattachés à la notice.
62 -
63 -Sélectionner le fichier dans le dossier sur l'ordinateur, puis, avec un clic maintenu glisser la sélection dans le pavé de gestion des fichiers rattachés à la notice, situé à droite de la notice descriptive, dans Flora.
64 -
65 -[[image:1742371528628-562.png||class="img-thumbnail"]]
66 -
67 -
68 -Résultat :
69 -
70 -[[image:1742370434559-410.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
71 -
72 -
73 73  (% class="box infomessage" %)
74 74  (((
75 -**Pour les clients ayant fait le choix d'intégrer plusieurs fichiers bureautiques à la fois, le glisser-déposé le permet également. Effectuer un CTRL+MAJ pour sélectionner tous les dossier à glisser-déposer et les glisser-déposer dans Flora.**
73 +Vous avez plusieurs fichiers à ajouter ? **Pas besoin de les importer un par un** : Flora accepte le **glisser-déposer multiple**.
74 +Pour gagner du temps :
75 +
76 +1. Sélectionnez vos fichiers ou dossiers avec **CTRL + MAJ**,
77 +1. **Faites-les glisser directement dans Flora**
76 76  )))
77 77  
78 -=== Erreur fréquente ===
80 +(% class="box errormessage" %)
81 +(((
82 + **Erreur fréquente : attention à l’onglet !**Si vous essayez de **glisser-déposer un fichier bureautique (PDF, Word, Excel...) dans l’onglet Photos**, **ça ne marchera pas**.
79 79  
84 +Pourquoi ? Parce que l’onglet Photos accepte uniquement des fichiers image.
85 +Résultat : **message d’erreur** et aucun fichier importé.
80 80  
81 -==== Glisser-déposer le fichier bureautique dans l'onglet Photos ====
87 +Pour que le document soit bien pris en charge par Flora, **positionnez-vous dans l’onglet //Documents//** (dans le pavé de gestion des fichiers), **puis effectuez le glisser-déposer**.
88 +Et voilà, votre document est correctement ajouté !
82 82  
83 -Si les utilisateurs tentent de glisser-déposer un fichier bureautique dans un autre onglet que Documents, cela ne fonctionnera pas et un message erreur s'affichera. Exemple : tentative de glisser-déposer d'un document PDF dans l'onglet Photos (onglet par défaut).
90 +[[Message d'erreur d'ajout d'un fichier qui n'est pas de type photos>>image:1742382344650-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
91 +)))
84 84  
85 -L'extension du document (PDF) n'est pas une extension photo, le document ne peut donc pas être glisser-déposé dans cet onglet et ne sera pas téléchargé dans Flora. **Pour qu'il soit téléchargé dans Flora, se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, et effectuer le glisser-déposer.**
93 +=== Méthode avancée : Fenêtre de gestion des fichiers ===
86 86  
87 -[[image:1742382344650-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
95 +* Depuis l’onglet Documents, cliquez sur l’icône dédiée
88 88  
89 -== Associer un fichier bureautique via la fenêtre de gestion avancée des fichiers ==
97 +[[Icône dédiée à l'ajout de fichiers>>image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
90 90  
91 91  
92 -=== Étape préalable ===
100 +* Cliquer sur l'icone ajouter des documents
93 93  
102 +[[Icône dédiée à l'ajout de documents bureautiques>>image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
94 94  
95 -==== Créer une notice descriptive dans une table du réservoir de médias et de documents ====
96 96  
97 -(% id="cke_bm_1601S" style="display:none" %) (%%)Exemple pour la table Autres Documents.
105 +* Une fenêtre s'ouvre, cliquer sur Parcourir pour parcourir vos fichiers et sélectionnez le document souhaité
98 98  
99 -[[image:1742370044507-152.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
107 +[[Parcourir vos fichiers>>image:1742370998317-607.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
100 100  
101 -Compléter la notice et enregistrer.
102 102  
103 -[[image:1742370115405-433.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
110 +[[Sélectionner le document souhaité>>image:1742371114979-886.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
104 104  
105 105  
106 -=== Rattacher le fichier numérique concerné ===
113 +* Valider l'ajout du document
107 107  
115 +[[Valider l'ajout>>image:1742371203806-126.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
108 108  
109 -==== Ajout unitaire ====
110 110  
111 -Exemple pour la table Autres Documents.
118 +* Enregistrer l'ajout du document
112 112  
113 -(% id="cke_bm_2698S" style="display:none" %) (%%)Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, et cliquer sur le dossier en à droite de l'onglet : [[image:1742370887283-931.png]]
120 +[[Icône permettant d'enregistrer l'ajout du document>>image:1742371337527-507.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
114 114  
115 -[[image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
116 116  
117 -(% class="wikigeneratedid" %)
118 -Pour ajouter des documents, cliquer sur l'icône [[image:1742370954015-156.png||class="img-thumbnail"]].
123 +[[Exemple d'une notice Autres documents avec un fichier bureautique>>image:1742371433250-300.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
119 119  
120 -[[image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
121 121  
122 -
123 -(% class="wikigeneratedid" %)
124 -Une fenêtre s'ouvre : par défaut, l'utilisateur se trouve sur l'onglet ajout unitaire. Cliquer sur parcourir pour aller chercher le document à intégrer.
125 -
126 -[[image:1742370998317-607.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
127 -
128 -
129 -[[image:1742371114979-886.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
130 -
131 -
132 -Une fois le document sélectionné, cliquer sur valider.
133 -
134 -[[image:1742371203806-126.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
135 -
136 -
137 -Pour confirmer l'insertion du document, cliquer sur le bouton [[image:1742371321197-711.png||class="img-thumbnail"]].
138 -
139 -[[image:1742371337527-507.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
140 -
141 -
142 -(% class="wikigeneratedid" %)
143 -Résultat :
144 -
145 -[[image:1742371433250-300.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
146 -
147 -
148 -==== Ajout par lot ====
149 -
150 -
151 151  (% class="box infomessage" %)
152 152  (((
153 -**Pour les clients ayant fait le choix d'intégrer plusieurs fichiers bureautiques à la fois, la fenêtre de production avancée des fichier le permet également.**
154 -)))
128 +Si vous avez plusieurs fichiers à ajouter dans l’onglet **Documents**, **inutile de les importer un par un** !
129 +**Flora vous simplifie la vie** grâce à son mode ajout pat lot.
155 155  
156 -Exemple pour la table Autres Documents.
131 +**Attention** : cette méthode fonctionne uniquement avec des fichiers **du même type** (même extension : tous en PDF, ou tous en DOCX, etc.).
157 157  
158 -(% id="cke_bm_2698S" style="display:none" %) (%%)Se positionner dans l'onglet Documents, situé dans le pavé de gestion des fichiers, et cliquer sur le dossier en à droite de l'onglet : [[image:1742370887283-931.png]]
133 +**Suivez le guide :**
159 159  
160 -[[image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
135 +1. Ouvrez la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**
161 161  
162 -(% class="wikigeneratedid" %)
163 -Pour ajouter des documents, cliquer sur l'icône [[image:1742370954015-156.png||class="img-thumbnail"]].
137 +[[Icône permettant d'accéder à la fenêtre de gestion avancée>>image:1742371473446-228.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
164 164  
165 -[[image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
139 +(% start="2" %)
140 +1. Cliquez sur l'icône d'**ajout de documents**
166 166  
142 +[[Icône dédiée à l'ajout de documents bureautiques>>image:1742370929430-797.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
167 167  
168 -(% class="wikigeneratedid" %)
169 -Une fenêtre s'ouvre : se positionner dans l'onglet Ajout par lot, cliquer sur [[image:1742467793211-111.png||class="img-thumbnail"]] pour aller chercher le document à intégrer sur l'ordinateur.
144 +1. Passez en mode **Ajout par lot**
170 170  
171 -(% class="box infomessage" %)
172 -(((
173 -**L'onglet ajout par lot permet d'associer plusieurs documents électroniques existants, de même type (même extension).**
174 -)))
146 +[[Mode ajout par lot>>image:1742467762575-201.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
175 175  
148 +1. **Sélectionnez **tous vos fichiers
176 176  
177 -[[image:1742467762575-201.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
150 +[[Sélection de plusieurs fichiers>>image:1742467939738-422.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
178 178  
152 +1. **Importez** les fichiers
179 179  
180 -(% class="wikigeneratedid" %)
181 -Une fenêtre s'ouvre, cliquer sur le [[image:1742467855677-749.png||class="img-thumbnail"]] pour parcourir les fichiers sur l'ordinateur. Sélectionner les documents en effectuant un CTRL+MAJ, puis, en cliquant sur ouvrir.
154 +[[Icône dédié à l'import des fichiers>>image:1742468077833-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
182 182  
183 -[[image:1742467939738-422.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
156 +[[Import des fichiers en cours>>image:1750689172335-893.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
184 184  
158 +1. Finaliser l'import en cliquant sur **Valider**
185 185  
186 -(% class="wikigeneratedid" %)
187 -Les fichiers sélectionnés sont rapatriés dans la fenêtre Flora ; cliquer sur [[image:1742468108663-954.png||class="img-thumbnail"]] pour les télécharger et les rapatrier dans la première fenêtre.
160 +[[Valider l'ajout par lot>>image:1742473144928-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
188 188  
189 -[[image:1742468077833-205.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
162 +1. Ne pas oublier d'**enregistrer**
190 190  
164 +[[Enregistrer l'ajout des documents>>image:1742473239728-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
165 +)))
191 191  
192 -(% class="wikigeneratedid" %)
193 -Les fichiers sont en cours de téléchargement :
194 -
195 -[[image:1742468591426-463.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
196 -
197 -
198 -Une fois le téléchargement des documents terminé, les fichiers apparaissent dans la liste des fichiers à ajouter. Pour terminer l'import, cliquer sur valider.
199 -
200 -[[image:1742473144928-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
201 -
202 -
203 -Pour confirmer l'insertion du document, cliquer sur le bouton [[image:1742371321197-711.png||class="img-thumbnail"]].
204 -
205 -[[image:1742473239728-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
206 -
207 -
208 -(% class="wikigeneratedid" %)
209 -Résultat :
210 -
211 -[[image:1742473304094-632.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
212 -
213 -
214 214  = Visualiser les fichiers bureautiques =
215 215  
216 -
217 -Les fichiers bureautiques associés sont accessibles à partir des listes de résultats et des vues des notices.
218 -
219 -
220 220  == Depuis une liste de résultats ==
221 221  
171 +Lorsque des notices possèdent des fichiers photos associés, **un trombone s’affiche automatiquement** dans la liste de résultats.
222 222  
223 -Dans une liste résultat, la présence de fichiers bureautiques associés aux notices est signifiée par l'icône [[image:1742372100272-692.png||class="img-thumbnail"]].
173 +>(% class="small" %)Ex : Dans la table Autres documents, lancez une recherche contenant des notices avec un document associé : le trombone apparaît à gauche du libellé.
224 224  
225 -Cette icône est présente dans les tables Bibliothèque, Autres Documents et Unités d'archives.
175 +(((
176 +[[Exemple de trombones sur une liste de résultats de la table Autres documents>>image:1742372043009-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
177 +)))
226 226  
179 +**Besoin de jeter un œil à un document PDF sans le télécharger ?**
180 +Un simple **clic sur l’icône en forme de trombone** suffit : le fichier s’ouvre directement dans une **nouvelle fenêtre du navigateur**, prêt à être consulté.
227 227  
228 -Exemple pour la table Autres documents.
182 +(% class="box warningmessage" %)
183 +(((
184 +**Cette prévisualisation ne fonctionne que pour les fichiers PDF**. Les autres formats doivent être téléchargés pour être ouverts.
185 +)))
229 229  
230 -Effectuer une recherche pour laquelle des fichiers bureautiques associés répondent.
231 -
232 -[[image:1742372043009-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
233 -
234 -(% style="text-align: center;" %)
235 -//Liste de résultats des Autres documents avec fichiers bureautiques associés//
236 -
237 -Pour les fichiers PDF, un clic sur l'icône [[image:1742372100272-692.png||class="img-thumbnail"]] permet d'ouvrir les documents dans une nouvelle fenêtre du navigateur, pour les visualiser.
238 -
239 -[[image:1742372242746-712.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
240 -
241 -(% style="text-align: center;" %)
242 -//Visualisation d'un fichier bureautique dans une nouvelle fenêtre de navigation//
243 -
244 244  == Depuis une notice ==
245 245  
246 -
247 -=== Dans une notice descriptive du réservoir de médias et de documents ===
248 -
249 -
250 -Exemple pour la table Unités d'archives.
251 -
252 -Se positionner dans l'onglet Documents du pavé de gestion de fichiers : le document apparaît.
253 -
254 -[[image:1742372543453-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
255 -
256 -
257 -Pour consulter le fichier bureautique associé, double-cliquer dessus :
258 -
259 -* Si le fichier est un document PDF, il s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre
260 -* Si le fichier est dans une autre extension (Word, Excel, etc.) il se téléchargera dans le dossier téléchargement de l'ordinateur.
261 -
262 -Dans le cas ci-dessus, le document étant un PDF, il s'ouvre dans une nouvelle fenêtre.
263 -
264 -[[image:1742372887358-150.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
265 -
266 -
267 267  (% class="box infomessage" %)
268 268  (((
269 -**Attention, parfois le pavé de gestion des fichiers peut apparaître masqué dans la notice. Si des fichiers sont déjà associés à la notice, le pavé sera déployé par défaut.**
191 +Dans Flora, les fonctionnalités disponibles pour consulter ou manipuler les fichiers photos **varient selon le type de notice consultée**.
192 +On ne retrouve **pas les mêmes outils ni les mêmes possibilités** dans une **notice du réservoir de médias** (ex. : //Autres documents//) que dans une **notice principale liée** (ex. : //Bien//, //Personne//, //Événement//).
193 +La notice du réservoir donne accès à **l’ensemble des fonctions de gestion des fichiers**, tandis que la notice principale permet uniquement une **visualisation des photos associées**.
270 270  )))
271 271  
272 -(% id="cke_bm_5917S" style="display:none" %) (%%)Pour le démasquer :
196 +=== Depuis une notice du réservoir de médias ===
273 273  
274 -[[image:1742372626804-830.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
198 + Une fois dans le **pavé de gestion des fichiers**, positionnez-vous sur l’onglet **Documents** : le fichier associé s’affiche.
275 275  
200 +[[Exemple d'une notice unité d'archives avec un document bureautique>>image:1742372543453-964.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
276 276  
277 -Pour le masquer :
202 +
203 +)))
278 278  
279 -[[image:1742372590825-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
205 +(((
206 +**Double-cliquez sur le fichier** pour l’ouvrir :
280 280  
208 +* **Si c’est un PDF**, il s’ouvre directement dans une **nouvelle fenêtre du navigateur**.
209 +* **Si c’est un autre type de fichier** (Word, Excel, etc.), il sera **téléchargé automatiquement** dans le dossier //Téléchargements// de votre ordinateur.
281 281  
282 -=== Dans une notice principale avec liens documentaires vers le réservoir de médias et de documents ===
211 +(% class="box infomessage" %)
212 +(((
213 +**Astuce d’affichage**
214 +Le **pavé de gestion des fichiers** (où s'affichent les photos associées) peut être **masqué ou affiché manuellement** dans les notices.
215 +Sur certaines tables, il peut apparaître masqué par défaut.
216 +**Dès qu’un fichier est associé**, Flora **déploie automatiquement** ce pavé pour vous en faciliter l'accès.
283 283  
218 +[[Afficher le pavé de gestion des fichiers>>image:1742372626804-830.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
284 284  
285 -Lorsqu'une notice principale est liée à une table du réservoir, il est possible de visualiser le fichier bureautique associé directement depuis la notice principale.
286 286  
287 -Exemple : dans une notice bien (principale), on a lié une notice archives (réservoir)
221 +[[Masquer le pavé de gestion des fichiers>>image:1742372590825-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
222 +)))
288 288  
289 -Les fichiers associés sont disponibles dans l'espace de visualisation (différent du pavé de gestion de fichiers), situé en haut à droite de la notice documentaire. Il est possible de cliquer dessus pour le visualiser (PDF) ou le télécharger (autres extensions : Word, Excel, etc.). Mais il n'est pas possible d'y glisser déposer des médias et documents.
224 +=== Depuis une notice principale ===
290 290  
291 -[[image:1742373705137-166.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
226 +**Fonctionnalités de consultation uniquement :**
292 292  
228 +* **Zone de visualisation des fichiers associés**
229 +Affichage en haut à droite de la notice.
230 +Les fichiers liés apparaissent avec le titre du document et une vignette.
293 293  
294 -(% id="cke_bm_10993S" style="display:none" %) (%%)Dans le cas ci-dessus, le document étant un PDF, il s'ouvre dans une nouvelle fenêtre.
232 +[[Exemple de visualisation d'un document sur une notice bien>>image:1742373705137-166.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
295 295  
296 -[[image:1742372887358-150.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
297 297  
235 +* **Clic sur la vignette**
236 +Ouvre le document s'il s'agit d'un PDF ou le télécharge automatiquement pour les autres formats.
298 298  
299 -= Intervenir sur les fichiers bureautiques =
238 +(% class="box warningmessage" %)
239 +(((
240 +Depuis une notice principale, **il n’est pas possible de modifier, supprimer ou ajouter** des fichiers bureautiques. Ces actions se font **uniquement depuis la notice du réservoir**.
241 +)))
300 300  
243 += Intervenir sur les document bureautiques =
301 301  
302 -**Intervenir sur les fichiers bureautiques n'est possible que dans les notices du réservoir de médias et de documents.**
245 +(% class="box infomessage" %)
246 +(((
247 +Les actions sur les fichiers bureautiques (téléchargement, suppression...) se réalisent depuis les notices descriptives du **réservoir de médias et de documents.**
248 +)))
303 303  
250 +== Télécharger des documents ==
304 304  
305 -== Télécharger un fichier bureautique ==
252 +Cette option est **particulièrement utile pour consulter rapidement les fichiers PDF liés à une notice**, sans avoir à les télécharger.
306 306  
254 +En revanche, les fichiers de type **Word, Excel, etc.** ne pouvant **pas être prévisualisés** sont **toujours téléchargés automatiquement**.
255 +Un clic sur l'icône dédiée lance **le téléchargement d’un fichier ZIP**, qui se dépose par défaut dans le **dossier //Téléchargements//** de votre ordinateur.
307 307  
308 -Cette fonctionnalité est intéressante pour les fichiers PDF à télécharger ; les autres extensions de fichiers étant automatiquement téléchargées dans le dossier téléchargement de l'ordinateur (Word, Excel, etc.) lorsque l'on clique dessus.
309 -
310 -Cliquer sur cette fonctionnalité crée un fichier ZIP qui se télécharge, par défaut, dans le dossier téléchargement.
311 -
312 312  (% class="box infomessage" %)
313 313  (((
314 -**Attention : si plusieurs fichiers bureautiques intégrés dans la même notice, cliquer sur cette fonctionnalité les téléchargera tous dans un fichier ZIP.**
259 +**À noter : Si plusieurs fichiers sont liés à une même notice**, **tous seront automatiquement regroupés** dans l’archive ZIP lors du téléchargement.
315 315  )))
316 316  
317 -[[image:1742373012259-342.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
262 +[[Icône dédiée au téléchargement>>image:1742373012259-342.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
318 318  
264 +
265 +)))
319 319  
320 -== Créer un sous-dossier ==
267 +(((
268 +== Organiser les fichiers bureautiques dans des sous-dossiers ==
321 321  
322 322  (% class="box infomessage" %)
323 323  (((
324 -**Cette fonctionnalité s'adresse aux clients ayant fait le choix d'associer plusieurs fichiers bureautiques dans une notice descriptive.**
272 +**Pourquoi créer des sous-dossiers ?**
273 +
274 +Vous avez plusieurs documents à associer à une notice ?
275 +**Créez des sous-dossiers pour y voir plus clair** !
276 +
277 +La création de sous-dossiers est facultative mais permet :
278 +
279 +* Une **meilleure lisibilité** des documents liés à une notice,
280 +* Une **navigation plus fluide** en consultation (par exemple : //Projet//, //Résumé//, //Couverture//, //Bilan//, etc.),
281 +* Une arborescence **sans limite de niveaux**.
325 325  )))
326 326  
327 -La création de dossiers est facultative : elle permet d’organiser les fichiers bureautiques associés à une notice, dans une arborescence de dossiers. Cette organisation accroît la lisibilité et optimise l’accès aux fichiers bureautiques associés (dossiers Projet, Résumé, Couverture, Bilan, etc.). Le nombre de niveaux de dossiers pour les fichiers bureautiques est illimité.
284 +=== Créer un sous-dossier ===
328 328  
329 -Ce dossier peut être manuellement, par la fonction Ajouter un sous-dossier, présentée ci-dessous.
286 +1. Faites un **clic droit** sur le dossier **Document**
287 +1. Cliquez sur **Ajouter un sous-dossier**
288 +1. Saisissez le **libellé du dossier** souhaité
330 330  
331 -Depuis l'onglet Document :
290 +[[Création d'un sous-dossier>>image:1742375106265-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
332 332  
333 -Effectuer un clic droit sur le dossier Document et cliquer sur Ajouter un sous-dossier. Saisir le libellé du dossier.
334 334  
335 -[[image:1742375106265-683.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
293 +**Le nouveau dossier s'affiche dans l'arborescence !**
336 336  
337 -Résultat :
295 +[[Sous-dossier créé>>image:1742375161455-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
338 338  
339 -[[image:1742375161455-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
340 340  
341 -Une fois les sous-dossiers créés, glisser-déposer les documents souhaités dedans.
298 + Vous pouvez ensuite **glisser-déposer** les fichiers dans le dossier correspondant.
342 342  
343 -Résultat :
300 +[[Exemple d'une notice autres documents avec des sous-dossiers contenant des fichiers>>image:1742375491437-519.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
344 344  
345 -[[image:1742375491437-519.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
346 346  
303 +)))
304 +)))|(% style="width:300px" %)
347 347  
306 +
307 +
348 348  == Déplacer des fichiers bureautiques ou des sous-dossiers ==
349 349  
350 350  
1742370929430-797.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.admin
1 +XWiki.JDT
Taille
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -113.0 KB
1 +90.0 KB
Contenu
1742371473446-228.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.admin
1 +XWiki.JDT
Taille
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -173.9 KB
1 +143.1 KB
Contenu
1742372543453-964.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.admin
1 +XWiki.JDT
Taille
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -189.0 KB
1 +156.3 KB
Contenu
1742372590825-927.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.admin
1 +XWiki.JDT
Taille
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -158.7 KB
1 +131.4 KB
Contenu
1742372626804-830.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.admin
1 +XWiki.JDT
Taille
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -174.7 KB
1 +143.9 KB
Contenu
1742373012259-342.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.admin
1 +XWiki.JDT
Taille
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -183.6 KB
1 +151.8 KB
Contenu
1742375106265-683.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.admin
1 +XWiki.JDT
Taille
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -198.9 KB
1 +167.2 KB
Contenu
1742375161455-329.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.admin
1 +XWiki.JDT
Taille
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -174.5 KB
1 +143.2 KB
Contenu
1742375491437-519.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.admin
1 +XWiki.JDT
Taille
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -162.1 KB
1 +135.9 KB
Contenu
1742467762575-201.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.admin
1 +XWiki.JDT
Taille
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -194.5 KB
1 +163.6 KB
Contenu
1742467939738-422.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.admin
1 +XWiki.JDT
Taille
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -268.0 KB
1 +241.8 KB
Contenu
1742468077833-205.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.admin
1 +XWiki.JDT
Taille
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -224.8 KB
1 +176.2 KB
Contenu
1742468591426-463.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.admin
1 +XWiki.JDT
Taille
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -102.5 KB
1 +72.3 KB
Contenu
1742473144928-964.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.admin
1 +XWiki.JDT
Taille
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -245.2 KB
1 +207.4 KB
Contenu
1742473239728-972.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.admin
1 +XWiki.JDT
Taille
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -110.4 KB
1 +84.7 KB
Contenu
1742391566279-963.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.JDT
Taille
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +571.6 KB
Contenu
1742391592818-292.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.JDT
Taille
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +191.0 KB
Contenu
1750689172335-893.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.JDT
Taille
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +72.3 KB
Contenu