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Modifications pour le document Gérer les fichiers bureautiques

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/10/31 14:40
Depuis la version 12.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/06/25 14:04
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À la version 10.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/06/24 11:59
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -3,26 +3,7 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -Dans Flora, les fichiers bureautiques (PDF, Word, Excel…) sont **centralisés dans le réservoir de médias**, et non directement attachés aux notices principales.
7 -Cette organisation permet de **mieux structurer, documenter et réutiliser** les fichiers.
8 -
9 -**Deux modes d’ajout :**
10 -
11 -* **Glisser-déposer** (simple et rapide)
12 -* **Fenêtre de gestion avancée** (ajout par lot, organisation fine)
13 -
14 -**Organisation :**
15 -
16 -Créez des **sous-dossiers**, renommez, déplacez ou supprimez vos fichiers pour garder une arborescence claire.
17 -
18 -**Consultation :**
19 -
20 -* **PDF** : ouverture directe dans le navigateur
21 -* **Autres formats** : téléchargement automatique
22 -
23 -**Recherche texte intégral :**
24 -
25 -Les **fichiers océrisés** sont indexés automatiquement et peuvent être **recherchés par mot-clé** dans leur contenu.
6 +
26 26  )))
27 27  
28 28  (((
... ... @@ -336,7 +336,7 @@
336 336  
337 337  
338 338  (% start="2" %)
339 -1. **Sélectionnez** le fichier ou dossier à déplacer
320 +1. **Sélectionnez** le fichier ou dossier à déplacer
340 340  1. Utilisez les **flèches**
341 341  
342 342  [[Exemple de déplacement d'un fichier>>image:1742375762871-857.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
... ... @@ -352,7 +352,7 @@
352 352  )))
353 353  
354 354  (((
355 -== Renommer un fichier bureautique ==
336 +== Renommer un fichier bureautique ==
356 356  
357 357  Besoin de corriger un titre de document ou d’harmoniser vos noms de fichiers ? Rien de plus simple !
358 358  
... ... @@ -419,7 +419,7 @@
419 419  [[Exemple de recherche en texte intégral dans la Bibliothèque>>image:1742377873928-725.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
420 420  
421 421  
422 -=== Recherche générique en texte intégral (administrateurs uniquement) ===
403 +=== Recherche générique en texte intégral (administrateurs uniquement) ===
423 423  
424 424  Disponible depuis l’espace de travail **Administration**, cette fonctionnalité est réservée aux utilisateurs du **groupe Administrateur fonctionnel**.
425 425  
... ... @@ -431,57 +431,129 @@
431 431  * **Recherche floue** : pour inclure les variantes orthographiques (//roulet//, //roulette//, //rouletts//...)
432 432  * **Proximité** : chercher des mots proches ou dans un ordre donné
433 433  
434 ->(% class="small" %)**Exemple de recherche floue**
435 ->(% class="small" %)Recherche : roulette
436 ->(% class="small" %)Résultats trouvés : roulette, roulettes, roulet, rouletts**Exemple de recherche avec distance (3 mots)**
437 ->(% class="small" %)Recherche : vélo roulette avec distance = 3
438 ->(% class="small" %)Résultats trouvés : (% style="background-color:transparent" %)vélo roulette, vélo patins à roulette, vélo car patins à roulette
415 +
416 +)))
417 +)))|(% style="width:300px" %)
439 439  
440 -[[Recherche générique en texte intégral>>image:1742378613587-302.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
441 441  
442 442  
443 -=== Comprendre les résultats ===
421 += Gérer des fichiers océrisés =
444 444  
445 -Une recherche en texte intégral affiche dans la liste résultat **trois colonnes spécifiques** :
446 446  
447 -* Visualiser le texte indexé
448 -* Visualiser le fichier natif
449 -* Consulter le score de pertinence
424 +== Insérer des fichiers océrisés dans Flora ==
450 450  
451 -[[Liste de résultats d'une recherche en texte intégral>>image:1742378081082-829.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
452 452  
453 -
454 -)))
427 +L'insertion de fichiers oscérisés est standard. Les utilisateurs peuvent [[glisser-déposer >>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Fonctionnalit%C3%A9s%20communes/Le%20service%20GED/D.%20Texte%20int%C3%A9gral/#HGlisser-dE9poserunfichierbureautiquedansunenotice]]des fichiers ou [[les associer via la fenêtre de gestion avancée des fichiers>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Fonctionnalit%C3%A9s%20communes/Le%20service%20GED/D.%20Texte%20int%C3%A9gral/#HAssocierunfichierbureautiquevialafenEAtredegestiondesfichiers]].
455 455  
456 -(((
457 -==== Visualiser le texte indexé ====
429 +Selon la méthode choisie, l'indexation de ses fichiers sera différenciée :
458 458  
459 -Cliquez sur l'icône dédiée pour voir le **contenu brut du document**, sans mise en forme.
431 +* L'indexation en texte intégral est automatique lorsque l'on effectue un Glisser-Déposer des fichiers bureautiques.
432 +* Via la fenêtre de gestion avancée des fichiers : si l’indexation en texte intégral a été paramétrée pour la table concernée, celle-ci se lance automatiquement pour les types de documents concernés, lors de la validation de l'insertion via le bouton .
460 460  
461 -[[Icône pour visualiser le texte indexé>>image:1750852470986-631.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
434 +== Rechercher en texte intégral ==
462 462  
463 463  
464 -Les **termes trouvés sont mis en gras**, avec des flèches pour naviguer entre eux.
437 +Une fois le fichier intégré, il est possible d'effectuer des rechercehs en texte intégral.
465 465  
466 -[[Visualisation d'un texte indexé>>image:1742378170505-778.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
467 467  
440 +(% id="HEtape12F5:accE9derauformulairederechercheentexteintE9gral" class="etape" %)
441 +=== Recherche simple en texte intégral ===
468 468  
469 -==== Visualiser le fichier natif ====
470 470  
471 -Cliquez sur l'icône dédiée pour ouvrir le **document original** (PDF, Word, HTML, etc.) dans son format initial.
444 +Certains formulaires de recherche prévoient la saisie de termes pour une recherche en texte intégral, sur le contenu des fichiers bureautiques associés.
472 472  
473 -[[Icône pour visualiser le fichier natif>>image:1750852629453-695.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
446 +Exemple pour la table BIbliothèque (Catalogue).
474 474  
448 +Cliquer sur la base documentaire Bibliothèque, puis Recherche : effectuer une recherche le formulaire de recherche simple.
475 475  
476 -==== Consulter le score de pertinence ====
450 +[[image:1742377873928-725.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
477 477  
478 -La troisième colonne affiche un **score calculé par le moteur d’indexation Flora**, qui indique dans quelle mesure le document correspond aux termes recherchés.
452 +(% style="text-align: center;" %)
453 +//Exemple de recherche via la formulaire de recherche simple//
479 479  
455 +
456 +=== La recherche générique en texte intégral ===
457 +
458 +
480 480  (% class="box infomessage" %)
481 481  (((
482 -Ce score est basé uniquement sur le **contenu des documents** (et non sur les champs structurés de la notice).
461 +**Cette fonctionnalité est disponible dans l'espace de travail Administration. Cette recherche n'est disponible que pour les clients dont le groupe utilisateur est administrateur fonctionnel. Pour en savoir plus, cliquer [[ici>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/Main/Foire%20Aux%20Questions/Version%204.5/FAQ%20Effectuer%20des%20recherches%20g%C3%A9n%C3%A9riques%20dans%20l%27espace%20de%20travail%20Administration/#HCommenteffectuerdesrecherchesgE9nE9riquesentexteintE9gral3F]].**
483 483  )))
484 484  
485 -[[Score de pertinence>>image:1750852789526-273.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
486 -)))
487 -)))|(% style="width:300px" %)
464 +La première partie du formulaire concerne la définition de la recherche en texte intégral, mais on peut aussi la combiner avec une recherche experte classique sur les données structurées de la notice.
465 +
466 +[[image:1742378613587-302.png||data-xwiki-image-style-alignment="end" class="img-thumbnail"]]
467 +
468 +
469 +
470 +
471 +
472 +
473 +
474 +Les informations que l'on peut définir sont les suivantes :
475 +
476 +**Termes du document** : termes recherchés dans le contenu des documents associés.
477 +
478 +**Recherche floue **: cocher cette case pour autoriser une recherche étendue par approximation orthographique.
479 +
480 +**Proximité** : définir la proximité attendue entre les termes recherchés : **Indifférente **ou **Distance **à préciser.
481 +
482 +**Distance** : si la proximité **Distance **a été sélectionnée, préciser le nombre de mots maximum entre les termes.
483 +
484 +
485 +//Exemple de recherche floue : on recherche roulette, on trouve roulette roulettes roulet rouletts//
486 +
487 +//Exemple de distance : vélo roulette avec distance de 3 on obtient "vélo roulette" et "vélo patins à roulette" et "vélo car patins à roulette"//
488 +
489 +
490 +(% id="HEtape22F5:visualiserlalisterE9sultat" class="etape" %)
491 +== Visualiser la liste de résultats ==
492 +
493 +
494 +La liste résultat d’une recherche sur les fichiers bureautiques associés aux notices contient trois colonnes d’informations supplémentaires, spécifiques aux recherches en texte intégral : l'accès aux fichiers (texte indexé et fichier natif) et l'indication d'un score de pertinence.
495 +
496 +[[image:1742378081082-829.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
497 +
498 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
499 +(% class="small" %)//Liste résultat d’une recherche en texte intégral//
500 +
501 +
502 +(% id="HEtape32F5:visualiserletexteindexE9" class="etape" %)
503 +=== Visualiser le texte indexé ===
504 +
505 +
506 +Un clic sur le bouton [[image:1742378117712-973.png||class="img-thumbnail"]] situé devant une notice de la liste résultat affiche le texte du document (sans mise en forme), pour vérifier sa pertinence.
507 +
508 +Une nouvelle fenêtre s'ouvre, présentant le texte indexé. Les termes recherchés sont mis en évidence en gras, les flèches de navigation qui les entourent permettent de naviguer entre les termes.
509 +
510 +[[image:1742378170505-778.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
511 +
512 +(% class="MsoCaption" style="text-align: center;" %)
513 +(% class="small" %)//Affichage du document avec encadrement des mots recherchés//
514 +
515 +
516 +(% id="HEtape42F5:visualiserlefichiernatif" class="etape" %)
517 +=== Visualiser le fichier natif ===
518 +
519 +
520 +Un clic sur le bouton [[image:1742378200191-447.png]] situé devant une notice de la liste résultat affiche le document associé dans son format d'origine (pdf, doc, html, etc.).
521 +
522 +[[image:1742378265605-571.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
523 +
524 +(% style="text-align: center;" %)
525 +(% class="small" %)//Affichage du document .doc dans son format natif//
526 +
527 +
528 +(% id="HEtape52F5:visualiserlescoredepertinence" class="etape" %)
529 +=== Visualiser le score de pertinence ===
530 +
531 +
532 +La troisième colonne de la liste résultat affiche le score de pertinence de la réponse.
533 +
534 +Ce score est propre au moteur d’indexation de Flora. Si la recherche croise le texte intégral et le texte documentaire, le score quant à lui, est celui remonté par le recherche sur le texte intégral.
535 +
536 +
537 +[[image:1742377933286-240.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
538 +
539 +(% style="text-align: center;" %)
540 +//Visualisation du score de pertinence dans la liste de résultats//
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