Glossaire - Médias et documents dans Flora

Réservoir de médias et de documents

C’est le centre de stockage de vos fichiers numériques dans Flora. Il regroupe plusieurs tables spécialisées (photothèque, vidéothèque, bibliothèque, etc.), chacune dédiée à un type de contenu.
On y dépose les fichiers et leurs métadonnées avant de les associer à d’autres notices.

Chaque table a son rôle, selon la nature du fichier que vous souhaitez gérer.

Types de fichiers acceptés

Flora accepte une grande variété de formats :

• Images (JPG, PNG…)
• Vidéos (MP4, MOV…)
• Sons (MP3, WAV…)
• Fichiers bureautiques (PDF, Word...)

Pavé de gestion de fichiers

Présent dans chaque notice du réservoir, il vous permet de téléverser et gérer vos fichiers en quelques clics.

Fenêtre de gestion avancée des fichiers

Accessible via une icône dédiée, elle vous offre des options supplémentaires : zoom sur une image, capture d’un moment vidéo, suppression d’un fichier…

Lien entre notices

Depuis une notice principale (bien, personne, événement…), vous pouvez créer un lien vers une notice du réservoir.

Pavé de visualisation des fichiers

Une fois le lien établi, les fichiers apparaissent automatiquement dans un pavé de visualisation intégré à la notice principale.
Pratique pour visualiser les médias sans quitter la fiche !

Pourquoi stocker les fichiers dans des tables dédiées et non directement dans toutes les tables ?

À l’origine, Flora permettait d’attacher directement des fichiers dans les tables des biens.
Cette pratique limitait la gestion documentaire (droits, descriptions précises…).

Désormais, les médias et documents sont stockés dans des tables dédiées, ce qui permet :

• Une gestion indépendante des fichiers et de leurs métadonnées
• Le contrôle des droits et des usages
• La possibilité de relier ces médias à différentes notices documentaires

Ex : Associer une photo à un bien

Le schéma ci-dessous présente comment les fichiers numériques (images, vidéos, sons, documents, etc.) s’organisent au sein de Flora.

À gauche, les tables qui peuvent intégrer des liens vers des fichiers. Elles permettent d’illustrer et de documenter les biens, les événements, les lieux ou les personnes, enrichissant ainsi les notices et le contexte des collections.

À droite, les tables capables de stocker directement des fichiers numériques. Ce véritable réservoir multimédia centralise images, vidéos, sons, archives, documents administratifs ou encore fichiers 3D, facilitant la gestion et la valorisation des ressources associées aux collections.

Formats pris en charge : jpeg, tiff, png, mp4, mp3, pdf et fichiers 3D.

Ce dispositif assure une gestion harmonisée et efficace des ressources numériques, au service de la documentation, de la conservation et de la médiation autour des collections du musée.

Gérer les médias et documents dans le réservoir

Chaque média ou document possède une notice descriptive dans l’une des tables du réservoir.

Vous pouvez :

• Décrire le fichier et ses métadonnées
• Glisser-déposer ou téléverser les fichiers numériques
• Intervenir ensuite sur les fichiers (zoom photo, snapshots vidéo…)

Créer une notice descriptive dans une table du réservoir

Exemple pour la Photothèque :

• Cliquez sur le bouton « + » de la table concernée

• Choisir la grille de saisie

• Renseigner les données descriptives (titre, auteur, description…)

• Enregistrer

Rattacher un fichier numérique

 Vous pouvez déposer un fichier directement dans la notice via un glisser-déposer

Utiliser les tables du réservoir pour illustrer ou documenter d’autres notices

Une fois votre fichier décrit et stocké dans le réservoir, vous pouvez établir un lien documentaire entre cette notice et n’importe quelle autre notice Flora (bien, entrée, personne…).

Ce lien sera visible :

• Dans la notice principale, via un pavé de visualisation en haut à droite
• Dans la notice du fichier média/document

Ex : une photo de la photothèque liée à un bien sera visible directement depuis la notice du bien

Créer ou accéder à la notice principale

1. Accéder à la notice principale (bien, personne, entrée…) qui doit être illustrée
2. Passer en modification

Lier un fichier du réservoir à la notice principale

Pour associer un fichier du réservoir de médias et de documents à une notice principale (par exemple un bien), suivez les étapes suivantes :

1. Accédez au groupe de champs Documentation dans la notice principale.
2. Saisissez le lien vers la notice correspondante du réservoir.
3. Enregistrez la notice.

Le lien documentaire est désormais établi dans la notice du bien.

Cas particulier : les fichiers 3D

Version 4.5.25 et ultérieurs

Flora ne stocke pas directement les fichiers 3D. À la place, elle pointe vers une URL externe hébergée sur Sketchfab, un outil spécialisé dans la visualisation de modèles 3D.

Visualiser un modèle 3D dans Flora

• Le fichier 3D est référencé dans le réservoir de médias et de documents.

• Cliquez sur le bouton de visualisation dédié.

• Une fenêtre s’ouvre et permet de manipuler le modèle 3D.