Skip to Content
Version 29.1 par Doriane Bautista le 2025/06/26 09:41
Afficher les derniers auteurs
1 (% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures**
2
3 |(% style="width:840px" %)(((
4 (% class="box" %)
5 (((
6 Dans Flora, plusieurs outils facilitent la **mise en œuvre, le pilotage et l’exploitation des données descriptives**.
7
8 Ils permettent de :
9
10 * **Sauvegarder et relancer** des recherches récurrentes grâce aux **requêtes**,
11 * **Recevoir automatiquement des alertes** lorsque de nouvelles notices correspondent à vos critères,
12 * **Retrouver rapidement vos recherches récentes** via le menu **Historique**.
13 * **Constituer des sélections de notices ciblées** (prêts, restaurations, récolements, etc.) à l’aide des **paniers**,
14
15 Accessibles dans toutes les tables et depuis le menu **Mes recherches**, ces outils vous aident à **structurer vos méthodes de travail**, **gagner en réactivité** et **collaborer plus efficacement** au sein de Flora.
16
17 Cette page vous guide pas à pas dans leur utilisation !
18 )))
19
20 (((
21 = Revenir à la dernière liste de résultats =
22
23 Espace de travail **Décrire > **Menu **Mes recherches > ** **Dernière liste**.
24
25 Affiche la dernière liste de résultats consultée.
26
27 [[Ex. Dernière liste de résultats consultée.>>image:1744019551155-362.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
28
29
30 = Gérer les requêtes et les alertes =
31
32 == Pourquoi les utiliser ? ==
33
34 Les **requêtes** et **alertes** permettent de rejouer automatiquement ou manuellement une recherche enregistrée.
35
36 * **Requête** : recherche enregistrée à relancer à la demande.
37 * **Alerte** : même principe, avec envoi automatique de mails selon une fréquence et une période définies.
38
39 (% class="box infomessage" %)
40 (((
41 Ces outils se mettent à jour dynamiquement : toute nouvelle notice correspondant aux critères s’ajoute automatiquement aux résultats.
42 )))
43
44 == Enregistrer une requête ==
45
46 1. Lancez une recherche (Ex. Toutes les notices saisies cette année).
47 1. Cliquez sur l’icône [[image:1744025549514-349.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="39" width="42"]].
48 1. Renseignez un nom et enregistrez en cliquant sur l'icône [[image:1750857592406-274.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="40" width="43"]].
49 1. Un message de confirmation apparaît.
50
51 [[Ex. Recherche de toutes les notices saisies cette année.>>image:1744025376692-382.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
52
53
54 [[Ex. Dans la liste de résultats → clic sur l'icône disquette. >>image:1744025664434-511.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
55
56
57 [[Ex. Dans la liste de résultats → libellé et enregistrement de la requête. >>image:1744025786465-664.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
58
59
60 [[Message de validation → requête sauvegardée. >>image:1744025836237-877.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
61
62
63 == Enregistrer une alerte ==
64
65 1. Lancez une recherche.
66 1. Cliquez sur [[image:1744025549514-349.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="36" width="38"]], puis sur l’icône [[image:1750857625495-218.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="40" width="39"]].
67 1. Complétez les champs requis (nom, fréquence, durée).
68 1. Enregistrez.
69
70 (% class="box warningmessage" %)
71 (((
72 Attention : le champ** email** doit être renseigné dans la fiche utilisateur.
73 )))
74
75 [[Ex. Recherche de toutes les notices saisies cette année.>>image:1744025376692-382.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
76
77
78 [[Ex. Dans la liste de résultats → clic sur l'icône disquette puis sur l'icône alerte.>>image:1750857397857-730.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
79
80
81 [[Ex. Saisie des champs requis et enregistrement de l'alerte.>>image:1744026675279-367.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
82
83
84 == Où retrouver les requêtes et les alertes ? ==
85
86 Espace de travail** Décrire > **Menu **Mes recherches > Requêtes. **
87
88 [[Identification visuelle des requêtes et alertes dans **Mes recherches**. >>image:1744027779269-362.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
89
90
91 Pour chaque requête ou alerte, il est possible de :
92
93 (% class="active" %)|(% style="text-align:center; width:115px" %)**Icône**|(% style="text-align:center; width:124px" %)**Action**|(% style="text-align:center; width:640px" %)**Exemple**
94 |(% style="width:115px" %)[[image:1744027524393-442.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true" height="55" width="50"]]|(% style="text-align:center; width:124px" %)Modifier leurs critères de recherches|(% style="width:640px" %)(((
95 [[Ex. : Modification des critères d’une requête enregistrée.>>image:1744027928999-213.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
96 )))
97 |(% style="width:115px" %)[[image:1744027536898-318.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="text-align:center; width:124px" %)Les renommer |(% style="width:640px" %)(((
98 [[Ex. Modification du nom de la requête.>>image:1744027898783-912.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
99 )))
100 |(% style="width:115px" %)[[image:1744027549495-433.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true" height="46" width="38"]]|(% style="text-align:center; width:124px" %)Les supprimer |(% style="width:640px" %)(((
101 [[Ex. Message de confirmation avant suppression.>>image:1744027987664-489.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
102 )))
103 |(% style="width:115px" %)[[image:1744027563582-766.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="text-align:center; width:124px" %)Les rejouer manuellement|(% style="width:640px" %)(((
104 [[Ex. La requête est rejouée → redirection vers la liste de résultats>>image:1744027850601-473.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
105 )))
106
107
108
109 = Utiliser l'historique des recherches =
110
111 Espace de travail **Décrire > **Menu **Mes recherches > Historique. **
112
113 Vous y trouvez les **20 dernières recherches effectuées**. Cliquez sur le numéro associé pour la relancer. Vous pouvez également **cumuler plusieurs recherches issues d'une même table** (utiliser //OU// de préférence).
114
115 (% class="box warningmessage" %)
116 (((
117 Il n’est pas possible de combiner des recherches issues de **tables différentes**.
118 )))
119
120 [[Ex. Relance de la recherche 14. >>image:1744028720208-814.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
121
122
123 [[Résultat relance de la recherche 14.>>image:1744028784196-821.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
124
125
126 [[Ex. Combinaison des recherches 17 ou 18 ou 8.>>image:1744028461946-258.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
127
128
129 [[Résultat combinaison des recherches 17 ou 18 ou 8. >>image:1744028548421-195.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
130
131
132 = Utiliser les paniers =
133
134 Les paniers permettent de **rassembler des notices pour des traitements par lots**, tels que :
135
136 * l’organisation d’événements (prêts, expositions, restaurations),
137 * des actions de médiation,
138 * des opérations de récolement,
139 * ou des relocalisations.
140
141 (% class="box warningmessage" %)
142 (((
143 Attention : limite : 2000 notices/panier.
144 )))
145
146 == Créer un panier depuis une liste de résultats ==
147
148 1. Sélectionnez les notices dans la liste de résultats.
149 1. Cliquez sur l’icône [[image:1743409944498-941.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="42" width="48"]].
150 1. Dans la fenêtre, cliquez sur **Créer un nouveau panier**.
151 1. Renseignez un nom (et si besoin, type + description).
152 1. Validez.
153
154 [[Ex. Recherche de tous les tableaux → table des biens. >>image:1743409828453-767.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
155
156
157 [[Liste de résultats → sélection de notices pour intégration au panier.>>image:1743410014374-822.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
158
159
160 [[Bouton de création d'un panier. >>image:1743410067107-604.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
161
162
163 [[Saisie d'un nouveau panier et validation.>>image:1743410170960-408.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
164
165
166 [[Message de confirmation →  panier créé. >>image:1743410465324-963.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
167
168
169 == Ajouter des notices à un panier existant ==
170
171 * Faites une recherche et sélectionnez les notices.
172 * Cliquez sur [[image:1743409944498-941.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="43" width="49"]].
173 * Choisissez un panier existant (filtrable par type).
174 * Validez.
175
176 [[Liste de résultats → sélection d'une notice pour intégration au panier.>>image:1743410873092-947.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
177
178
179 [[Sélection du panier et validation.>>image:1743411017898-353.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
180
181
182 [[Message de confirmation → notice versée au panier. >>image:1743411158177-380.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
183
184 == Gérer le panier ==
185
186 Espace de travail **Décrire > Mes recherches > Paniers**
187
188 === Afficher un panier ===
189
190 (% class="box infomessage" %)
191 (((
192 Par défaut, le dernier panier utilisé apparait.
193 )))
194
195 [[Affichage du dernier panier utilisé. >>image:1743411235532-890.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
196
197
198 (% class="wikigeneratedid" %)
199 Utilisez la liste déroulante pour consulter un autre panier.
200
201 [[Liste déroulante → sélection d'un autre panier>>image:1743411646455-148.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
202
203
204 [[Résultats →  affichage d'un autre panier>>image:1743417338287-588.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
205
206 === Supprimer le panier ===
207
208 Action réservée à son créateur ou à l’administrateur fonctionnel. Confirmation nécessaire.
209 [[image:1743411756689-692.png]]
210
211 Un message de confirmation apparait :
212
213 * Cliquer sur OUI pour valider la suppression.
214 * Cliquer sur NON pour annuler la suppression.
215
216 [[image:1743411971041-603.png]]
217
218 **Il est fortement conseillé de nettoyer régulièrement ses paniers et de supprimer ceux qui ne sont plus utiles.**
219
220 === Modifier le nom ou la description du panier ===
221
222 Il est possible de modifier les informations du panier. Pour cela, cliquer sur l'icône [[image:1743412139023-877.png]]
223
224 disponible dans la barre d'outils des paniers.
225
226 Une nouvelle fenêtre apparait. Il est possible de modifier :
227
228 * le nom du panier
229 * le type de panier (utiliser le champs type existant)
230 * la description du panier
231
232 Cliquer sur valider pour enregistrer les modifications.
233
234 __Exemple__ : ajout d'un description au panier.
235
236 [[image:1743412264472-927.png]]
237
238 [[image:1743419747774-966.png]]
239
240 === Créer et gérer les types de paniers ===
241
242 Les types de paniers permettent de classer les paniers. Lorsque l'on recherche dans les paniers, il est plus aisé de retrouver les paniers en les filtrant par types.
243
244 __Exemple__:
245
246 * Si l'utilisateur ne filtre pas sur un type de paniers, il se retrouve avec une longue liste de paniers :
247
248 [[image:1743417846989-759.png]]
249
250 * Si l'utilisateur filtre sur les paniers Expositions, il ne verra apparaitre que les paniers qui ont été typés pour Expositions :
251
252 [[image:1743417981868-688.png]]
253
254 **Attention : si le client n'a jamais créé de type de paniers dans Flora, la liste est inopérante. Pour utiliser cette fonctionnalité il faut créer un nouveau type de panier.**
255
256 Pour cela, **se positionner dans l'espace de travail Décrire, cliquer sur le menu Mes recherches, puis, sur le sous-menu Paniers. **Cliquer sur l'icône [[image:1743417506986-679.png]]
257
258 ou l'icône [[image:1743417516722-107.png]]
259
260 . Une fenêtre apparait : remplir le champ **Nouveau Type **et cliquer sur valider.
261
262 [[image:1743417641243-457.png]]
263
264 [[image:1743418117162-983.png]]
265
266 Le nouveau type a été créé :
267
268 [[image:1743417718122-519.png]]
269
270 Attention, en cas d'erreur, le client n'a pas la main sur les types de paniers. **Pour supprimer des types de paniers, il est conseillé de créer un ticket au support, pour en faire la demande.**
271
272 === Créer un panier ===
273
274 Depuis le menu Mes recherches, sous-menu Paniers, il est également possible de créer des paniers en cliquant sur l'icône [[image:1743417506986-679.png]]
275
276 .
277
278 Une fenêtre s'ouvre : renseigner au minimum le nom du panier.
279
280 Il est également possible :
281
282 * de typer les paniers
283 * d'ajouter une description du panier
284
285 Cliquer sur valider pour enregistrer le panier.
286
287 [[image:1743418808364-541.png]]
288
289 Une fois le panier créé, il apparait vide. Pour l'alimenter, effectuer une recherche dans la table souhaitée et associer les notices au panier.
290
291 [[image:1743418986451-355.png]]
292
293 === Visualiser un autre panier ===
294
295 Dans la barre d'outils des paniers, utiliser la liste déroulante pour sélectionner le nom du panier à visualiser.
296
297 [[image:1743419106299-831.png]]
298
299 Le contenu du panier est automatiquement affiché dans la liste.
300
301 [[image:1743419211376-195.png]]
302
303 === Partager le panier ===
304
305 Par défaut, le panier est privé mais il est possible de le partager avec les utilisateurs de Flora.
306
307 Il existe plusieurs modes de partage :
308
309 * [[image:1743419448593-259.png]]
310
311 * **Public/lecture seule :** le contenu de ce panier est accessible en visualisation. Plusieurs boutons ne sont pas proposés dans la barre d'outils de la liste car l’interaction avec la notice est minime. De la même façon, ce panier n'est pas proposé dans la liste des paniers disponibles lors de l'ajout au panier.
312 * [[image:1743419426933-756.png]]
313 * **Public/écriture :** tous les utilisateurs ayant accès à la gestion de paniers multiples peuvent exploiter le contenu de ce panier (ajouter ou retirer des notices).
314 * [[image:1743419403690-141.png]]
315
316 * ** Privé : **le contenu de ce panier est uniquement accessible et consultable par son propriétaire.
317
318 [[image:1743419344133-734.png]]
319
320 Si le paniers n'est plus utilisé, il est conseillé de le passer en privé, afin d’éviter un trop grand nombre de paniers communs. Cela évite la surcharge de paniers.
321
322 === Retirer une notice du panier ===
323
324 Sélectionner un élément du panier (en cliquant sur le carré, il devient bleu) puis appuyer sur l'icône [[image:1743419810047-472.png]]
325
326 en haut à gauche.
327
328 [[image:1743419866318-392.png]]
329
330 Un message de confirmation apparait :
331
332 * Appuyer sur OUI pour retirer la notice du panier.
333 * Appuyer sur NON pour annuler l'opération.
334
335 [[image:1743419893476-901.png]]
336
337 === Basculer en mode liste de résultats ===
338
339 L'icône [[image:1743421475057-128.png]]
340
341 permet de basculer le panier entier en liste de résultats. Il est alors possible de :
342
343 * verser les notices dans un autre panier
344 * modifier par lot les notices
345 * exporter les notices (modèles de publication, exports tabulés paramétrables, etc.)
346
347 __Exemple pour la table des biens __:
348
349 [[image:1743421160196-361.png]]
350
351 [[image:1743421597110-856.png]]
352
353 ==== Verser les notices d'un panier dans un autre panier ====
354
355 __Exemple__ : verser un panier B dans un panier A.
356
357 Se positionner dans l'espace de travail Décrire, menu Mes Recherches, sous-menu Paniers. Sélectionner le panier B pour l'ouvrir.
358
359 Cliquer sur [[image:1743420456481-961.png]]
360
361 pour basculer sur une liste de résultats.
362
363 [[image:1743421160196-361.png]]
364
365 Une nouvelle fenêtre apparait.
366
367 Sélectionner les notices à ajouter au panier A, cliquer sur l'icône [[image:1743431209599-126.png]]
368
369 et choisir le panier A dans le menu déroulant. Cliquer sur valider pour confirmer l'ajout au panier.
370
371 [[image:1743421271053-332.png]]
372
373 Les éléments ont été versés dans le panier A :
374
375 [[image:1743421319715-726.png]]
376
377 ATTENTION : **le panier B n'est pas supprimé**, il existe toujours avec toutes ces notices. Ces dernières ont seulement été ajoutées dans le panier A.
378
379 === Exporter les notices du panier ===
380
381 Pour exporter les notices du panier cliquer sur l'icône [[image:1743421877210-190.png]]
382
383 .
384
385 Cette fonctionnalité permet d'exporter les notices via l'édition de modèles de publication ou d'exports tabulés paramétrables.
386
387 [[image:1743423249547-256.png]]
388
389 __Exemple avec les modèles de publication __:
390
391 [[image:1743431678895-969.png]]
392
393 === Visualiser une sélection de notices via le panier ===
394
395 Pour visualiser les notices du paniers, sélectionner les notices et cliquer sur l'icône [[image:1743421939070-209.png]]
396
397 .
398
399 [[image:1743423198947-590.png]]
400
401 Résultat : il est possible de consulter les données de chaque notice à la suite.
402
403 [[image:1743431599022-522.png]]
404
405 === Relocaliser en lot les notices du panier ===
406
407 Cette fonctionnalité est disponible pour les biens, les matériels et les colis.
408
409 Pour relocaliser en lot des notices depuis un panier, cliquer sur l'icône [[image:1743422085707-153.png]]
410
411 .
412
413 [[image:1743423289883-582.png]]
414
415 Pour en savoir plus sur la relocalisation dans Flora, cliquer **[[ici>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Localisation/]]**.
416
417 === Exporter les notices vers Horus Condition Report ===
418
419 Attention : cette fonctionnalité est disponible pour les clients ayant acquis la licence Horus Condition Report.
420
421 Horus Condition Report n'appartient pas à Flora. Pour plus d'information sur son utilisation, consulter **[[le site internet de l'application>>url:https://horus-conditionreport.com/mode-demploi/]]**.
422
423 Pour mettre à jour les constats d'état des notices de biens, il est possible d'utiliser l'application Horus Condition Report.
424
425 Pour cela :
426
427 * créer un panier,
428 * associer des notices au panier,
429 * sélectionner les notices à exporter,
430 * cliquer sur l'icône [[image:1743422255914-176.png]]
431
432 * .
433
434 Un formulaire apparait. Remplir les informations demandées et cliquer sur OUI.
435
436 Un fichier ZIP se télécharge dans les téléchargements de l'ordinateur.
437
438 [[image:1743422611194-503.png]]
439
440 Pour en savoir plus sur les exports et imports Horus dans Flora, consulter le mode opératoire en cliquant [[**ici**>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/E.%20Apps/Horus/]].
441
442 === Exporter les notices vers POP ou Europeana ===
443
444 Pour exporter les notices de biens vers Joconde ou Europeana, sélectionner les notices et cliquer sur cette icône [[image:1743422370614-738.png]]
445
446 .
447
448 [[image:1743431974668-461.png]]
449
450 Pour en savoir plus sur les exports POP, consulter le mode opératoire complet en cliquant[[** ici**>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/D.%20Gestion%20des%20collections/Export%20POP/]].
451
452
453 )))
454 )))|(% style="width:300px" %)(((
455 (% class="box" %)
456 (((
457 **Sommaire**
458
459 {{toc depth="2" numbered="true"/}}
460 )))
461
462 (% class="box" %)
463 (((
464 **Aller plus loin**
465
466 * [[Rechercher dans Flora>>doc:1_Fonctionnalités.Recherche.WebHome]]
467 * [[Consulter une liste de résultats>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Utiliser les fonctionnalités des listes de résultats.WebHome]]
468 )))
469
470 (% class="box" %)
471 (((
472 **Icônes principales**
473
474 Requêtes et alertes :
475
476 * [[image:1750860871719-697.png||height="41" width="42"]]Requêtes
477 * [[image:1750860891436-203.png||height="40" width="39"]]Alertes
478 * [[image:1750863077305-929.png||height="40" width="39"]]Modifier les critères de recherche
479 * [[image:1750863162211-462.png||height="45" width="41"]]Renommer la requête
480 * [[image:1750863094859-332.png||height="41" width="43"]]Supprimer la requête
481 * Rejouer la requête
482
483 Paniers :
484
485 * [[image:1750860335575-457.png||height="36" width="37"]] Paniers
486 * [[image:1750862949677-998.png||height="41" width="38"]]supprimer un panier ou retirer des biens du paniers
487 * [[image:modifier_paniers.png||height="38" width="38"]]Modifier un panier
488 * [[image:1750863009057-838.png||height="41" width="41"]]Créer un panier
489 * [[image:1750862855631-288.png||height="42" width="42"]] Panier privé
490 * [[image:1750862881505-528.png||height="41" width="43"]]Partage lecture seule
491 * [[image:1750862900246-909.png||height="36" width="44"]]Partage lecture-écriture
492 * [[image:basculer liste résults_paniers.png||height="39" width="40"]] Basculer en mode liste de résultats
493 * [[image:1750863052628-317.png||height="32" width="44"]]Visualiser une sélection de notices
494 * [[image:1750863211878-486.png||height="40" width="44"]]Exporter vers Joconde ou Europeana
495
496
497 )))
498 )))
499
500