Revenir à la dernière liste de résultats

Espace de travail Décrire > Menu Mes recherches >  Dernière liste. 

Affiche la dernière liste de résultats consultée.

Gérer les requêtes et les alertes

Pourquoi les utiliser ?

Les requêtes et alertes permettent de rejouer automatiquement ou manuellement une recherche enregistrée.

• Requête : recherche enregistrée à relancer à la demande.
• Alerte : même principe, avec envoi automatique de mails selon une fréquence et une période définies.

Enregistrer une requête

1. Lancez une recherche (Ex. Toutes les notices saisies cette année).
2. Cliquez sur l’icône .
3. Renseignez un nom et enregistrez en cliquant sur l'icône . 
4. Un message de confirmation apparaît.

Enregistrer une alerte

1. Lancez une recherche.
2. Cliquez sur , puis sur l’icône .
3. Complétez les champs requis (nom, fréquence, durée).
4. Enregistrez.

Où retrouver les requêtes et les alertes ?

Espace de travail Décrire > Menu Mes recherches > Requêtes. 

Pour chaque requête ou alerte, il est possible de : 

Icône	Action	Exemple
	Modifier leurs critères de recherches
	Les renommer
	Les supprimer
	Les rejouer manuellement

Utiliser l'historique des recherches

Espace de travail Décrire > Menu Mes recherches > Historique. 

Vous y trouvez les 20 dernières recherches effectuées. Cliquez sur le numéro associé pour la relancer. Vous pouvez également cumuler plusieurs recherches issues d'une même table (utiliser OU de préférence).

Utiliser les paniers

Les paniers permettent de rassembler des notices pour des traitements par lots, tels que :

• l’organisation d’événements (prêts, expositions, restaurations),
• des actions de médiation,
• des opérations de récolement,
• ou des relocalisations.

Créer un panier depuis une liste de résultats

1. Sélectionnez les notices dans la liste de résultats.
2. Cliquez sur l’icône .
3. Dans la fenêtre, cliquez sur Créer un nouveau panier.
4. Renseignez un nom (et si besoin, type + description).
5. Validez.

Ajouter des notices à un panier existant

• Faites une recherche et sélectionnez les notices.
• Cliquez sur .
• Choisissez un panier existant (filtrable par type).
• Validez.

Gérer le panier

Espace de travail Décrire > Mes recherches > Paniers

Afficher un panier

Utilisez la liste déroulante pour consulter un autre panier.

Supprimer le panier

Action réservée à son créateur ou à l’administrateur fonctionnel. Confirmation nécessaire.

Un message de confirmation apparait :

• Cliquer sur OUI pour valider la suppression.
• Cliquer sur NON pour annuler la suppression.

Il est fortement conseillé de nettoyer régulièrement ses paniers et de supprimer ceux qui ne sont plus utiles.

Modifier le nom ou la description du panier

Il est possible de modifier les informations du panier. Pour cela, cliquer sur l'icône 

 disponible dans la barre d'outils des paniers.

Une nouvelle fenêtre apparait. Il est possible de modifier :

• le nom du panier
• le type de panier (utiliser le champs type existant)
• la description du panier

Cliquer sur valider pour enregistrer les modifications. 

Exemple : ajout d'un description au panier.

Créer et gérer les types de paniers

Les types de paniers permettent de classer les paniers. Lorsque l'on recherche dans les paniers, il est plus aisé de retrouver les paniers en les filtrant par types.

Exemple:

• Si l'utilisateur ne filtre pas sur un type de paniers, il se retrouve avec une longue liste de paniers :

• Si l'utilisateur filtre sur les paniers Expositions, il ne verra apparaitre que les paniers qui ont été typés pour Expositions :

Attention : si le client n'a jamais créé de type de paniers dans Flora, la liste est inopérante. Pour utiliser cette fonctionnalité il faut créer un nouveau type de panier.

Pour cela, se positionner dans l'espace de travail Décrire, cliquer sur le menu Mes recherches, puis, sur le sous-menu Paniers. Cliquer sur l'icône

 ou l'icône

. Une fenêtre apparait : remplir le champ Nouveau Type et cliquer sur valider.

Le nouveau type a été créé :

Attention, en cas d'erreur, le client n'a pas la main sur les types de paniers. Pour supprimer des types de paniers, il est conseillé de créer un ticket au support, pour en faire la demande.

Créer un panier

Depuis le menu Mes recherches, sous-menu Paniers, il est également possible de créer des paniers en cliquant sur l'icône 

.

Une fenêtre s'ouvre : renseigner au minimum le nom du panier.

Il est également possible :

• de typer les paniers
• d'ajouter une description du panier

 Cliquer sur valider pour enregistrer le panier.

Une fois le panier créé, il apparait vide. Pour l'alimenter, effectuer une recherche dans la table souhaitée et associer les notices au panier.

Visualiser un autre panier

Dans la barre d'outils des paniers, utiliser la liste déroulante pour sélectionner le nom du panier à visualiser.

Le contenu du panier est automatiquement affiché dans la liste. 

Partager le panier

Par défaut, le panier est privé mais il est possible de le partager avec les utilisateurs de Flora.

Il existe plusieurs modes de partage :

• Public/lecture seule : le contenu de ce panier est accessible en visualisation. Plusieurs boutons ne sont pas proposés dans la barre d'outils de la liste car l’interaction avec la notice est minime. De la même façon, ce panier n'est pas proposé dans la liste des paniers disponibles lors de l'ajout au panier.
• 
• Public/écriture : tous les utilisateurs ayant accès à la gestion de paniers multiples peuvent exploiter le contenu de ce panier (ajouter ou retirer des notices).
• 

•  Privé : le contenu de ce panier est uniquement accessible et consultable par son propriétaire.

Si le paniers n'est plus utilisé, il est conseillé de le passer en privé, afin d’éviter un trop grand nombre de paniers communs. Cela évite la surcharge de paniers.

Retirer une notice du panier

Sélectionner un élément du panier (en cliquant sur le carré, il devient bleu) puis appuyer sur l'icône 

 en haut à gauche.

Un message de confirmation apparait :

• Appuyer sur OUI pour retirer la notice du panier.
• Appuyer sur NON pour annuler l'opération.

Basculer en mode liste de résultats

L'icône 

 permet de basculer le panier entier en liste de résultats. Il est alors possible de :

• verser les notices dans un autre panier
• modifier par lot les notices
• exporter les notices (modèles de publication, exports tabulés paramétrables, etc.)

Exemple pour la table des biens :

Verser les notices d'un panier dans un autre panier

Exemple : verser un panier B dans un panier A. 

Se positionner dans l'espace de travail Décrire, menu Mes Recherches, sous-menu Paniers. Sélectionner le panier B pour l'ouvrir.

Cliquer sur 

 pour basculer sur une liste de résultats.

Une nouvelle fenêtre apparait.

Sélectionner les notices à ajouter au panier A, cliquer sur l'icône 

 et choisir le panier A dans le menu déroulant. Cliquer sur valider pour confirmer l'ajout au panier.

Les éléments ont été versés dans le panier A :

ATTENTION : le panier B n'est pas supprimé, il existe toujours avec toutes ces notices. Ces dernières ont seulement été ajoutées dans le panier A.

Exporter les notices du panier

Pour exporter les notices du panier cliquer sur l'icône 

.

Cette fonctionnalité permet d'exporter les notices via l'édition de modèles de publication ou d'exports tabulés paramétrables.

Exemple avec les modèles de publication :

Visualiser une sélection de notices via le panier

Pour visualiser les notices du paniers, sélectionner les notices et cliquer sur l'icône 

.

Résultat : il est possible de consulter les données de chaque notice à la suite.

Relocaliser en lot les notices du panier

Cette fonctionnalité est disponible pour les biens, les matériels et les colis.

Pour relocaliser en lot des notices depuis un panier, cliquer sur l'icône 

.

Pour en savoir plus sur la relocalisation dans Flora, cliquer ici.

Exporter les notices vers Horus Condition Report

Attention : cette fonctionnalité est disponible pour les clients ayant acquis la licence Horus Condition Report.

Horus Condition Report n'appartient pas à Flora. Pour plus d'information sur son utilisation, consulter le site internet de l'application.

Pour mettre à jour les constats d'état des notices de biens, il est possible d'utiliser l'application Horus Condition Report. 

Pour cela : 

• créer un panier,
• associer des notices au panier,
• sélectionner les notices à exporter,
• cliquer sur l'icône 

• .

Un formulaire apparait. Remplir les informations demandées et cliquer sur OUI. 

Un fichier ZIP se télécharge dans les téléchargements de l'ordinateur.

Pour en savoir plus sur les exports et imports Horus dans Flora, consulter le mode opératoire en cliquant ici.

Exporter les notices vers POP ou Europeana

Pour exporter les notices de biens vers Joconde ou Europeana, sélectionner les notices et cliquer sur cette icône 

.

Pour en savoir plus sur les exports POP, consulter le mode opératoire complet en cliquant ici.