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Utiliser le menu mes recherches

Version 12.1 par Doriane Bautista le 2025/06/25 14:54

Version 3.5 et ultérieures

Dans Flora, plusieurs outils facilitent la mise en œuvre, le pilotage et l’exploitation des données descriptives.

Ils permettent de :

  • Sauvegarder et relancer des recherches récurrentes grâce aux requêtes,
  • Recevoir automatiquement des alertes lorsque de nouvelles notices correspondent à vos critères,
  • Constituer des sélections de notices ciblées (prêts, restaurations, récolements, etc.) à l’aide des paniers,
  • Retrouver rapidement vos recherches récentes via le menu Historique.

Accessibles dans toutes les tables et depuis le menu Mes recherches, ces outils vous aident à structurer vos méthodes de travail, gagner en réactivité et collaborer plus efficacement au sein de Flora.

Cette page vous guide pas à pas dans leur utilisation !

Revenir à la dernière liste

Depuis le menu Mes recherches, vous pouvez afficher la dernière liste consultée en cliquant sur le sous-menu Dernière liste.

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Gérer les requêtes et les alertes

Pourquoi les utiliser ?

Dans Flora, il est possible d’enregistrer une recherche et de la rejouer autant de fois que nécessaire.

Les requêtes et alertes sont intéressantes car elles se mettent à jour automatiquement, au grès de l'avancement de la saisie dans Flora. Si une notice correspond aux critères de la recherche, alors la requête ou l'alerte sera automatiquement mise à jour.

  • La requête permet d'enregistrer une recherche et de la rejouer manuellement.
  • L'alerte, quant à elle, permet d'enregistrer une recherche et d'automatiser l'envoi de mails pour suivre une recherche sur une période et une fréquence données.

Dans le cas d’une recherche complexe et récurrente, le fait de pouvoir sauvegarder et rejouer la recherche prend alors tout son sens.

Enregistrer une requête

La requête permet d'enregistrer une recherche et de la rejouer manuellement.

Exemple de recherche : rechercher toutes les notices saisies cette année. L'année n'étant pas encore écoulée, il sera possible d'enregistrer la requête pour la rejouer.

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A l'issue de la recherche, cliquer sur l'icône 1744025549514-349.png

.

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Étape 1 : Après avoir lancé la recherche, cliquer sur la disquette

 Indiquer le libellé de la requête et cliquer sur la 1744025607397-499.png

pour sauvegarder la recherche.

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Étape 2 : indiquer un libellé et appuyer sur l'icône disquette de la petit fenêtre pour enregistrer la requête

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Étape 3 : Un message indique que la requête a été sauvegardée

Enregistrer une alerte

A la différence des requêtes, les alertes permettent d'enregistrer une recherche et d'automatiser l'envoi de mails pour suivre une recherche sur une période et une fréquence données.

Pour utiliser les alertes, le champs e-mail dans la notice de l'utilisateur doit être saisi. Pour en savoir plus sur la gestion des utilisateurs, cliquer ici.

Exemple de recherche : rechercher toutes les notices saisies cette année. L'année n'étant pas encore écoulée, il sera possible d'enregistrer la requête pour la rejouer.

1744025376692-382.png

A l'issue de la recherche, cliquer sur l'icône 1744025549514-349.png

.

1744025664434-511.png

Étape 1 : Après avoir lancé la recherche, cliquer sur la disquette

Cliquer sur la 1744026616499-480.png

.

1744026593936-151.png

Une nouvelle page s'affiche : remplir au minimum le nom, la périodicité et la fréquence. Cliquer sur enregistrer.

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Gérer les requêtes et les alertes

Pour retrouver les requêtes et alertes sauvegardées, se positionner dans le menu Mes recherches, sous-menu Requêtes.

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Devant chaque requête sont affichées les fonctionnalités suivantes :

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 Modifier les critères de recherche de la requête.

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 1744027536898-318.png

 Renommer la requête.

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1744027549495-433.png  Supprimer la requête. En cliquant sur la fonctionnalité 1744027549495-433.png

, un message de confirmation apparait. Cliquer sur OK pour supprimer la requête. Cliquer sur Annuler pour annuler la suppression.

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1744027563582-766.png   Lancer la requête manuellement. En cliquant sur l'icône 1744027563582-766.png

, lance la recherche et renvoi l'utilisateur sur la liste de résultat correspondante :

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Différencier les requêtes des alertes

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Utiliser l'historique

Dans Mes recherches, sous-menu Historique permet quant à lui de visualiser les 20 dernières recherches réalisées sur Flora.
L’utilisateur peut lancer à loisir une de ces recherches.

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En cliquant directement sur le chiffre/nombre associé à la recherche, elle se lance.

Exemple : relancer la recherche 14.

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Résultat :

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Il est également possible de cumuler plusieurs recherches issues de la même table. 

Exemple : combiner les recherches 17, 18 ou 8. Le résultat n'étant pas certain, il est conseillé d'utiliser un OU. 

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Résultat :

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Attention, il n'est pas possible de combiner des recherches issues de différentes tables.

Gérer des paniers

Dans Flora, il est possible d'associer une sélection de notices à un panier. 

Cette fonctionnalité est intéressante pour :

  • préparer et gérer des évènements (prêts, expositions, restaurations),
  • préparer des actions de médiation,
  • préparer un récolement décennal,
  • préparer et relocaliser un lot de notices.

Créer un panier depuis une liste de résultats

Pour créer un panier, il faut préalablement effectuer une recherche :

Exemple pour la table des biens : rechercher tous les tableaux.

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Résultat :

1743409880020-221.png

Pour créer un nouveau paniers :

  • Sélectionner les notices à intégrer au panier
  • Cliquer sur l'icône 1743409944498-941.png

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Attention : il y a une limite de 2000 notices par panier.

Une fenêtre s'ouvre : cliquer sur le 1743410076521-922.png

 pour créer un nouveau panier.

1743410067107-604.png

Une nouvelle fenêtre s'ouvre : renseigner au minimum le nom du panier.

Il est également possible :

  • de typer les paniers
  • d'ajouter une description du panier

 Cliquer sur valider pour enregistrer le panier.

Les types de paniers permettent de classer les paniers. Lorsque l'on recherche dans les paniers, il est plus aisé de retrouver les paniers en les filtrant par types. 

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Un message de confirmation apparait :

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Associer des notices à un panier existant

Le même mode opératoire est à suivre :

  • Au préalable, effectuer une recherche.
  • Dans la liste de résultats, sélectionner les notices à intégrer au panier et cliquer sur l'icône 1743409944498-941.png
  • .

1743410873092-947.png

Une fenêtre s'ouvre.

Il est possible :

  • de filtrer par type de paniers,
  • de sélectionner un panier parmi la liste déroulante.

Les types de paniers permettent de classer les paniers. Lorsque l'on recherche dans les paniers, il est plus aisé de retrouver les paniers en les filtrant par types. 

1743410976868-841.png

 Cliquer sur valider pour enregistrer le panier.

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Un message de confirmation apparait :

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Gérer le panier

Il est possible d'intervenir sur la panier, en se positionnant dans l'espace de travail Décrire et en cliquant sur le menu Mes Recherches, puis, sur le sous-menu Paniers.

Par défaut, le dernier panier utilisé apparait.

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Supprimer le panier

Les paniers privés ou publics, ne peuvent être supprimés que par leur créateur.

Une fonctionnalité permet à l'administrateur fonctionnel de supprimer les paniers d'autres utilisateurs. Pour en savoir plus, cliquer ici.

Dans la barre d'outils des paniers, utiliser la liste déroulante pour sélectionner le nom du panier à supprimer.

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Le contenu du panier est automatiquement affiché dans la liste. 

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Pour supprimer le panier, cliquer sur l'icône 1743411716172-438.png

, disponible dans la barre d'outils des paniers.

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Un message de confirmation apparait :

  • Cliquer sur OUI pour valider la suppression.
  • Cliquer sur NON pour annuler la suppression.

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Il est fortement conseillé de nettoyer régulièrement ses paniers et de supprimer ceux qui ne sont plus utiles.

Modifier le nom ou la description du panier

Il est possible de modifier les informations du panier. Pour cela, cliquer sur l'icône 1743412139023-877.png

 disponible dans la barre d'outils des paniers.

Une nouvelle fenêtre apparait. Il est possible de modifier :

  • le nom du panier
  • le type de panier (utiliser le champs type existant)
  • la description du panier

Cliquer sur valider pour enregistrer les modifications. 

Exemple : ajout d'un description au panier.

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Créer et gérer les types de paniers

Les types de paniers permettent de classer les paniers. Lorsque l'on recherche dans les paniers, il est plus aisé de retrouver les paniers en les filtrant par types.

Exemple:

  • Si l'utilisateur ne filtre pas sur un type de paniers, il se retrouve avec une longue liste de paniers :

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  • Si l'utilisateur filtre sur les paniers Expositions, il ne verra apparaitre que les paniers qui ont été typés pour Expositions :

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Attention : si le client n'a jamais créé de type de paniers dans Flora, la liste est inopérante. Pour utiliser cette fonctionnalité il faut créer un nouveau type de panier.

Pour cela, se positionner dans l'espace de travail Décrire, cliquer sur le menu Mes recherches, puis, sur le sous-menu Paniers. Cliquer sur l'icône 1743417506986-679.png

 ou l'icône 1743417516722-107.png

. Une fenêtre apparait : remplir le champ Nouveau Type et cliquer sur valider.

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Le nouveau type a été créé :

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Attention, en cas d'erreur, le client n'a pas la main sur les types de paniers. Pour supprimer des types de paniers, il est conseillé de créer un ticket au support, pour en faire la demande.

Créer un panier

Depuis le menu Mes recherches, sous-menu Paniers, il est également possible de créer des paniers en cliquant sur l'icône 1743417506986-679.png

.

Une fenêtre s'ouvre : renseigner au minimum le nom du panier.

Il est également possible :

  • de typer les paniers
  • d'ajouter une description du panier

 Cliquer sur valider pour enregistrer le panier.

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Une fois le panier créé, il apparait vide. Pour l'alimenter, effectuer une recherche dans la table souhaitée et associer les notices au panier.

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Visualiser un autre panier

Dans la barre d'outils des paniers, utiliser la liste déroulante pour sélectionner le nom du panier à visualiser.

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Le contenu du panier est automatiquement affiché dans la liste. 

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Partager le panier

Par défaut, le panier est privé mais il est possible de le partager avec les utilisateurs de Flora.

Il existe plusieurs modes de partage :

  • 1743419448593-259.png
  • Public/lecture seule : le contenu de ce panier est accessible en visualisation. Plusieurs boutons ne sont pas proposés dans la barre d'outils de la liste car l’interaction avec la notice est minime. De la même façon, ce panier n'est pas proposé dans la liste des paniers disponibles lors de l'ajout au panier.
  • 1743419426933-756.png
  • Public/écriture : tous les utilisateurs ayant accès à la gestion de paniers multiples peuvent exploiter le contenu de ce panier (ajouter ou retirer des notices).
  • 1743419403690-141.png
  •  Privé : le contenu de ce panier est uniquement accessible et consultable par son propriétaire.

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Si le paniers n'est plus utilisé, il est conseillé de le passer en privé, afin d’éviter un trop grand nombre de paniers communs. Cela évite la surcharge de paniers.

Retirer une notice du panier

Sélectionner un élément du panier (en cliquant sur le carré, il devient bleu) puis appuyer sur l'icône 1743419810047-472.png

 en haut à gauche.

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Un message de confirmation apparait :

  • Appuyer sur OUI pour retirer la notice du panier.
  • Appuyer sur NON pour annuler l'opération.

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Basculer en mode liste de résultats

L'icône 1743421475057-128.png

 permet de basculer le panier entier en liste de résultats. Il est alors possible de :

  • verser les notices dans un autre panier
  • modifier par lot les notices
  • exporter les notices (modèles de publication, exports tabulés paramétrables, etc.)

Exemple pour la table des biens :

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Verser les notices d'un panier dans un autre panier

Exemple : verser un panier B dans un panier A. 

Se positionner dans l'espace de travail Décrire, menu Mes Recherches, sous-menu Paniers. Sélectionner le panier B pour l'ouvrir.

Cliquer sur 1743420456481-961.png

 pour basculer sur une liste de résultats.

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Une nouvelle fenêtre apparait.

Sélectionner les notices à ajouter au panier A, cliquer sur l'icône 1743431209599-126.png

 et choisir le panier A dans le menu déroulant. Cliquer sur valider pour confirmer l'ajout au panier.

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Les éléments ont été versés dans le panier A :

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ATTENTION : le panier B n'est pas supprimé, il existe toujours avec toutes ces notices. Ces dernières ont seulement été ajoutées dans le panier A.

Exporter les notices du panier

Pour exporter les notices du panier cliquer sur l'icône 1743421877210-190.png

.

Cette fonctionnalité permet d'exporter les notices via l'édition de modèles de publication ou d'exports tabulés paramétrables.

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Exemple avec les modèles de publication :

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Visualiser une sélection de notices via le panier

Pour visualiser les notices du paniers, sélectionner les notices et cliquer sur l'icône 1743421939070-209.png

.

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Résultat : il est possible de consulter les données de chaque notice à la suite.

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Relocaliser en lot les notices du panier

Cette fonctionnalité est disponible pour les biens, les matériels et les colis.

Pour relocaliser en lot des notices depuis un panier, cliquer sur l'icône 1743422085707-153.png

.

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Pour en savoir plus sur la relocalisation dans Flora, cliquer ici.

Exporter les notices vers Horus Condition Report

Attention : cette fonctionnalité est disponible pour les clients ayant acquis la licence Horus Condition Report.

Horus Condition Report n'appartient pas à Flora. Pour plus d'information sur son utilisation, consulter le site internet de l'application.

Pour mettre à jour les constats d'état des notices de biens, il est possible d'utiliser l'application Horus Condition Report. 

Pour cela : 

  • créer un panier,
  • associer des notices au panier,
  • sélectionner les notices à exporter,
  • cliquer sur l'icône 1743422255914-176.png
  • .

Un formulaire apparait. Remplir les informations demandées et cliquer sur OUI. 

Un fichier ZIP se télécharge dans les téléchargements de l'ordinateur.

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Pour en savoir plus sur les exports et imports Horus dans Flora, consulter le mode opératoire en cliquant ici.

Exporter les notices vers POP ou Europeana

Pour exporter les notices de biens vers Joconde ou Europeana, sélectionner les notices et cliquer sur cette icône 1743422370614-738.png

.

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Pour en savoir plus sur les exports POP, consulter le mode opératoire complet en cliquant ici.

 

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