Importer des photos par lot

1

**~ (% class="mark small" %)Version 4.2 et ultérieures(%%)**

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3

|(% style="width:840px" %)(((

4

(% class="box" %)

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(((

6

L’import par lot est la méthode la plus efficace pour intégrer de grands ensembles d’images dans Flora, par exemple lors de campagnes de numérisation.

7

Il permet en une seule opération de :

8

9

* créer les notices photothèque,

10

* associer automatiquement chaque photo à sa notice,

11

* et, si besoin, lier les photos aux notices de biens.

12

13

Vous trouverez dans cette page les étapes pour préparer le fichier d’import, déposer les images, lancer l’import et gérer les éventuelles erreurs.

)))

(((

= Objectifs =

L’import par lot de photos dans Flora permet d’intégrer rapidement des campagnes de numérisation ou des ensembles d’images existants dans la photothèque.

20

Chaque import combine deux éléments :

21

22

* **les fichiers image** (jpeg, tiff, etc.), déposés dans un dossier accessible au serveur Flora,

23

* **un fichier d’import au format tableur**, qui décrit les images et contient les informations de lien éventuelles avec les notices de biens.

24

25

Ce mécanisme garantit la pérennité des fichiers dans la GED de Flora, sans dépendance vis-à-vis de leur emplacement d’origine.

26

27

L’import a trois effets principaux :

28

29

1. **Créer les notices de la photothèque** pour chaque image,

30

1. **Associer automatiquement chaque fichier image à sa notice photothèque**,

31

1. **Lier les notices photos aux notices de biens** lorsque les numéros d’inventaire sont renseignés.

32

33

L’import de photos dans Flora ne s’effectue pas en une seule action : il suit un **enchaînement d’étapes successives**.

34

Chaque phase est importante car elle assure la création des notices photothèque, l’association des images et, si besoin, leur lien avec les notices de biens.

35

36

[[Etapes d'un import par lot de photos>>image:1756301632152-321.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

37

38

= Préparer les données =

39

40

Avant tout import, les informations descriptives des images doivent être préparées dans un fichier Excel (ou LibreOffice).

41

Ce tableau servira de base pour créer les notices photothèque, associer automatiquement les images et, si besoin, établir les liens avec les notices de biens.

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43

(% class="box warningmessage" %)

44

(((

45

**Attention aux gros volumes** : si vous devez traiter plusieurs milliers d’images, il est recommandé de fractionner le traitement par lots de **1000 notices maximum**.

46

En effet, les opérations de génération des imagettes et des images plein écran peuvent prendre plusieurs secondes par fichier, ce qui ralentit considérablement le processus d’import.

47

)))

48

49

== Télécharger le modèle d'import ==

50

51

1. **Télécharger le modèle Excel** depuis la page d’accueil de l’interface d’import Flora.

52

53

Deux modèles sont proposés : un pour les images standard (JPEG), un pour les images haute définition (TIFF).

54

55

La procédure est identique pour les deux modèles, à une différence près. Lorsque vous sélectionnez le fichier d’import **« Imports d’images très haute def (avec tuilage) »**, une colonne spécifique du fichier indique à Flora qu’il faut **procéder au tuilage des images importées**.

56

57

[[Lien pour télécharger le modèle d'import d'images standards>>image:1744033618928-690.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

(% start="2" %)

1. **Débloquer les macros** si nécessaire :

62

11. Clic droit sur le fichier téléchargé → //Propriétés// → cocher //Débloquer//.

63

11. Ouvrir ensuite le fichier et activer la modification et le contenu.

64

65

[[Accéder aux propriétés du fichier>>image:1756302376310-999.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

66

67

68

[[Débloquer les macros>>image:1756302425959-667.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

69

70

71

[[Activer les macros>>image:1756302477552-167.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

72

73

== Renseigner le modèle d'import ==

74

75

Une fois le modèle Excel téléchargé et débloqué, il faut le **compléter avec les informations communes au lot de photos**.

76

Ces données servent de paramètres généraux pour l’import : elles indiquent à Flora où trouver les images, quel est leur format, et quelles informations appliquer à l’ensemble du lot (photographe, date de prise de vue…).

77

78

[[Informations communes au lot de photos>>image:1756303456246-598.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

79

80

81

* **Dossier temporaire vu par votre poste de travail**

82

** C’est **l’emplacement sur votre ordinateur où se trouvent les images à importer**.

83

** Utilisé pour générer automatiquement la liste des images à importer.

84

* **Nom du photographe**

85

** Peut être renseigné directement ici si toutes les photos du lot ont le même photographe.

86

** Ce champ sera automatiquement recopié dans chaque notice photo lors de l’import.

87

* **Date de prise de vue**

88

** À renseigner si la date est identique pour toutes les photos du lot.

89

** Formats acceptés : JJ/MM/AAAA ou AAAAMMJJ.

90

* **Dossier temporaire vu par le serveur Flora**

91

** Il s’agit du **répertoire du serveur dans lequel Flora va rechercher les images au moment de l’import**.

92

** **À partir de la (% class="mark small" %)version 4.5.60(%%)**, le chemin d’accès peut être **récupéré directement depuis la page d’accueil des imports**, ce qui évite toute erreur de saisie.

93

** Pour les versions postérieures, reportez-vous au **cahier de paramétrage** fourni lors de l’installation.

94

* **Filtrer sur extension de fichier**

95

** Permet de préciser quel type de fichiers doit être pris en compte lors de l’import (par défaut les .jpg, mais peut être adapté.

96

97

À partir de la version (% class="mark small" %)**4.7 de Flora**(%%), il est également possible de renseigner directement dans le **fichier Excel d’import** les informations liées aux **droits des photos** (mention des droits, titulaire des droits, licence accordée).

98

99

(% class="box infomessage" %)

100

(((

101

**Astuce : récupérer le chemin d’un dossier**

102

103

1. Ouvrez l’explorateur de fichiers de votre ordinateur.

104

1. Naviguez jusqu’au dossier où sont stockées vos images.

105

1. Cliquez dans la barre d’adresse du dossier → le chemin complet apparaît.

106

1. Copiez ce chemin (Ctrl+C).

107

1. Collez-le (Ctrl+V) dans le champ **« Dossier temporaire vu par votre poste de travail »** du fichier Excel (champ vert).

108

109

[[Chemin d'un dossier>>image:1756303345398-716.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

110

)))

111

112

== Générer la liste des images à importer ==

113

114

Grâce aux **macros intégrées au fichier Excel**, il n’est pas nécessaire de saisir manuellement les informations techniques des photos.

115

Lorsque vous cliquez sur le bouton //« Générer la liste des images à importer »//, le document va automatiquement parcourir le dossier temporaire indiqué et **récupérer toutes les métadonnées utiles** (nom de fichier, chemin d’accès, poids, résolution, etc.).

116

117

Un message confirme ensuite le nombre de fichiers traités.

118

119

Ces informations peuvent être **complétées ou modifiées** si besoin (par exemple ajouter ou corriger le nom du photographe, ou un titre plus précis).

120

121

(% class="box warningmessage" %)

122

(((

123

**Important :** il ne faut jamais modifier les colonnes générées automatiquement **NOM_ORIGINAL et CHEMIN_ORIGINAL**, car elles servent à l’identification unique des images par Flora.

124

)))

125

126

[[Bouton générer la liste des images à importer>>image:1756303746029-665.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

127

128

== Renseigner les liens avec les biens (option) ==

129

130

Dans le fichier d’import, les colonnes **Préfixe** et **Numéro d’inventaire du bien pour lien** permettent d’indiquer à Flora à quel bien doit être rattachée chaque photo.

131

132

Vous pouvez **lier plusieurs photos à un même bien** en répétant le même couple //Préfixe + Numéro d’inventaire// sur plusieurs lignes (chaque ligne correspondant à une photo différente).

133

134

En revanche, **une photo ne peut pas être rattachée à plusieurs biens** : chaque ligne ne doit contenir qu’un seul couple //Préfixe + Numéro d’inventaire//.

135

136

(% class="box warningmessage" %)

137

(((

138

**Point de vigilance** : le couple //Préfixe + Numéro d’inventaire// est **obligatoire** pour que Flora identifie correctement le bien.

139

Soyez attentif aux erreurs possibles :

140

141

* fautes de frappe,

142

* espaces indésirables lors des copier-coller,

143

* formats incohérents avec la base.

144

145

**Ces anomalies empêchent la création du lien entre la photo et le bien.**

146

)))

147

148

[[Exemple de champs renseignés pour lien avec les biens>>image:1756304207678-600.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

149

150

== Enregistrer le fichier d’import au format requis ==

151

152

Avant de lancer l’import, le fichier Excel doit être **converti en fichier texte tabulé (.txt)**, seul format accepté par Flora.

153

Cette opération se fait directement depuis le modèle d’import :

154

155

1. Cliquez sur le bouton **« Enregistrer le fichier en texte/tabulation pour import Flora »**.

156

1. Cette action déclenche une **macro** qui transforme automatiquement votre tableau Excel en fichier .txt compatible.

157

1. Le fichier texte est créé **dans le même dossier que le fichier Excel d’origine**.

158

159

Ce format pivot garantit la compatibilité avec Flora et supprime les lignes d’aide pour ne conserver que les données nécessaires à l’import.

160

161

[[Enregistrer le fichier en texte/tabulation pour import Flora>>image:1756304505640-498.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

162

163

= Importer les images sur le serveur Flora =

164

165

(% class="box infomessage" %)

166

(((

167

== Importer les fichiers photos : interface ou FTP ? ==

168

169

|=Critère|=**Via l’interface Flora**|=**Via FTP (File Transfer Protocol)**

170

|**Accès**|Directement depuis Flora, dans **Outils > Imports**|Depuis un logiciel FTP (ex. //FileZilla//) ou un accès serveur

171

|**Simplicité**|Très simple, utilisable par tous les profils utilisateurs|Requiert des identifiants de connexion et un minimum de connaissances techniques

172

|**Volume conseillé**|Petits et moyens lots (quelques dizaines à centaines de fichiers)|Gros volumes (plusieurs milliers de fichiers)

173

|**Vitesse de transfert**|Dépend de la connexion et du navigateur → peut être lent pour de gros lots|Optimisé pour le transfert massif, plus rapide et plus stable

174

|**Nettoyage du dossier temporaire**|Doit être fait **image par image** depuis Flora, donc fastidieux|Plus souple : fonctionne comme un explorateur de fichiers → on peut supprimer, déplacer ou renommer en masse

175

|**Usage recommandé**|Pour des dépôts ponctuels ou tests|Pour des campagnes de numérisation ou imports massifs

176

)))

177

178

== Via l'interface ==

179

180

En plus du fichier d’import .txt, il faut que **les images elles-mêmes** soient disponibles dans Flora.

181

L’import des fichiers photos peut se faire directement depuis l’interface, sans passer par un accès serveur ou FTP.

182

183

1. (((

184

Accédez au menu **Outils > Imports**.

185

)))

186

1. (((

187

Se placer sur le répertoire **Images et documents**

188

)))

189

1. (((

190

Cliquez sur le bouton **« + »** pour ouvrir une fenêtre de sélection.

191

)))

192

1. (((

193

Cliquez de nouveaux sur le **« + »** et parcourez votre ordinateur pour sélectionnez les fichiers images (vous pouvez sélectionner plusieurs fichiers en même temps).

194

)))

195

1. **Lancer le transfert **: les images sélectionnées sont alors **chargées dans un dossier temporaire d’import** de Flora.

196

197

À ce stade, les images sont bien présentes dans Flora et prêtes à être associées aux notices lors de l’exécution de l’import.

198

199

[[Accéder à la fenêtre de sélection>>image:1756306956116-237.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

200

201

[[Sélectionner des images>>image:1756307103826-588.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

202

203

[[Lancer le transfert>>image:1756307034100-859.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

204

205

[[Images importées>>image:1756307174791-596.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

206

207

== Via un File Transfer Protocol (FTP) ==

208

209

(% class="box warningmessage" %)

210

(((

211

**Ce protocole FTP est destiné aux clients hébergés par Flora Software.**

212

Pour les clients en **installation locale (non hébergés)**, il revient à l’établissement de **mettre en place sa propre procédure de dépôt des fichiers photos** sur son serveur.

213

)))

214

215

(% class="box infomessage" %)

216

(((

217

**FTP (File Transfer Protocol)** est un protocole standard d’échange de fichiers entre un ordinateur et un serveur, via Internet ou un réseau local.Il permet de **déposer, télécharger, supprimer ou organiser des fichiers** dans un répertoire distant, un peu comme on le ferait dans l’explorateur de fichiers de son poste.Dans Flora, le FTP est utilisé pour :

218

219

* transférer rapidement de gros volumes d’images vers le serveur,

220

* organiser ou nettoyer le dossier temporaire d’import plus facilement qu’avec l’interface,

221

* garantir que les fichiers sont disponibles pour l’import automatique.

222

223

Pour les clients hébergés, **Flora Software recommande l’utilisation de FileZilla**, une application gratuite et en téléchargement libre sur internet, afin de faciliter les transferts et la gestion des fichiers.

)))

1. Ouvrez FileZilla.

1. (((

En haut de l’écran, saisissez :

229

230

* **Hôte** (adresse du serveur),

231

* **Nom d'utilisateur**,

* **Mot de passe**,

* **Port**.

)))

Les informations de connexion FTP (hôte, identifiant, mot de passe et port) vous sont transmises dans le **cahier de paramétrage Flora**.

237

238

(% start="3" %)

239

1. Cliquez sur **Connexion rapide**.

240

1. Si la connexion réussit, la fenêtre de droite affichera l’arborescence du **serveur Flora**, et la fenêtre de gauche celle de votre **ordinateur local**.

241

1. (((

242

Dans la partie droite (serveur Flora), ouvrez le dossier prévu pour l’import des images :

243

244

* (((

245

import_prod (pour un import en base de production)

246

)))

247

* (((

248

import_test (pour un import en base de test).

249

)))

250

)))

251

1. Dans la partie gauche (ordinateur), localisez le dossier contenant vos photos.

252

1. Sélectionnez les fichiers.

253

1. Faites un **clic droit puis Téléverser**

254

1. Vérifiez que tous vos fichiers sont bien transférés : ils doivent apparaître dans le dossier serveur.

255

256

(% class="box infomessage" %)

257

(((

258

**Astuce **: Une fois l’import terminé dans Flora, vous pouvez **supprimer les fichiers du dossier temporaire** directement depuis FileZilla (clic droit > Supprimer), ce qui est beaucoup plus pratique qu’image par image depuis l’interface Flora.

259

)))

260

261

[[Interface de FileZilla>>image:1756307744085-395.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

262

263

[[Téléverser sur FileZilla>>image:1756307907139-563.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

264

265

[[Photos téléversées>>image:1756307951698-244.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

266

267

= Charger le fichier de données dans Flora =

268

269

1. (((

270

Accédez au menu **Outils > Imports**.

271

)))

272

1. (((

273

Se placer sur le répertoire **Fichiers textes**

274

)))

275

1. (((

276

Cliquez sur le bouton **« + »** pour ouvrir une fenêtre de sélection.

277

)))

278

1. (((

279

Cliquez de nouveaux sur le **« + »** et parcourez votre ordinateur pour sélectionnez le **fichier txt** contenant les données à importer.

280

)))

281

1. **Lancer le transfert **: le fichier s’affiche désormais dans la liste des fichiers prêts à être importés.

282

283

[[Accès à la fenêtre de sélection>>image:1756369740012-892.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

284

285

286

[[Sélectionner le fichier>>image:1756369814341-466.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

287

288

289

[[Lancer le transfert>>image:1756369899919-659.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

290

291

292

[[Fichier importé>>image:1756369953642-252.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

293

294

= Exécuter l'import =

295

296

== Lancer l'action ==

297

298

* **Sélectionnez** dans l’interface le fichier à importer.

299

* **Choisissez** la table de destination : //MUS_PHOTO (Photothèque)//.

300

* **Définissez** le type d’action : //Importer des notices avec ou sans images//.

301

* **Cliquez** sur //Lancer l’action.//

302

303

[[Lancer l'action>>image:1756370290084-939.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

304

305

306

(% class="box successmessage" %)

307

(((

308

Dans la zone **« Fichier à importer »**, vous pouvez visualiser directement le contenu du fichier .txt que vous avez chargé.

309

Cela permet de :

310

311

* vérifier que les colonnes attendues sont bien présentes,

312

* contrôler rapidement les valeurs (noms de fichiers, chemins, titres, photographe, dates…),

313

* détecter d’éventuelles erreurs avant de lancer l’import (ex. faute dans un numéro d’inventaire, format de date incorrect).

314

315

[[Visualisation du contenu du fichier>>image:1756370532581-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

316

)))

317

318

== Convertir le fichier texte tabulé en xml ==

319

320

La première étape de l’import consiste à **transformer le fichier texte tabulé (.txt) en fichier XML** compréhensible par Flora.

Pour cela :

1. Cliquez sur le bouton **« Conversion en XML »** (icône en forme d'engrenage).

325

1. Attendez la fin du traitement : le fichier XML est alors généré automatiquement à partir de votre fichier texte.

326

327

Dans la zone **Résultat de la conversion XML**, vous devez voir apparaître le chemin du fichier généré et la mention **« Opération terminée »**.

328

Cela confirme que la conversion s’est déroulée correctement et que vous pouvez passer à l’étape suivante.

329

330

[[Convertir en xml>>image:1744034532792-113.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

331

332

333

[[Résultat de la conversion>>image:1756370816186-619.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

334

335

== Importer en base de données ==

336

337

Une fois le fichier .xml généré sans erreur, vous pouvez passer à l’étape suivante : **l’import dans la base de données Flora.**

338

339

Concrètement, cette étape provoque :

340

341

* **la création des notices photothèque** dans la table MUS_PHOTO,

342

* **l’association automatique de chaque image à sa notice photo**.

Pour cela :

1. Cliquez sur le bouton **« Importer en base de données »** (icône en forme d'engrenage, comme pour la conversion).

347

1. Confirmez le lancement de la tâche.

348

1. Patientez : le temps de traitement dépend du nombre d’images et des données associées.

349

1. À la fin de l’opération, Flora confirme que les notices et les fichiers ont été créés dans la base.

350

351

(% class="box successmessage" %)

352

(((

353

**À vérifier dans le message de fin :**

* (((

Le système indique :

* **le nombre de photos créées** → correspond au nombre de lignes de votre fichier Excel (les notices photothèque),

359

* **le nombre de documents créés** → correspond aux fichiers images effectivement associés aux notices.

360

)))

361

* Ces deux nombres doivent être **identiques** pour confirmer que l’import a bien fonctionné.

362

* Si vous avez renseigné un **photographe qui n’existait pas encore dans Flora**, une notice //Personne// sera également créée automatiquement.

363

)))

364

365

[[Importer en base de données>>image:1756371324078-831.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

366

367

[[Confirmer le lancement de la tâche>>image:1744034587392-704.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

368

369

[[Vérification des notices créées>>image:1756371701144-272.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

370

371

372

(% class="box warningmessage" %)

(((

**Attention**

* Ne lancez pas l’étape suivante tant que l’import en base n’est pas **totalement terminé**.

377

* Vérifiez qu’aucune **erreur n’est affichée** dans la zone de résultat avant de poursuivre.

378

* Le temps de traitement peut être **long pour de gros volumes d’images** : prévoyez plusieurs minutes si vous importez plusieurs centaines de fichiers.(((

379

[[Vérification de l'absence d'erreurs>>image:1756371222612-384.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

)))

)))

== Lier les notices photos aux biens (option) ==

384

385

Après l’import en base de données, il est possible de demander à Flora de créer automatiquement les **liens entre les notices photos et les notices de biens**.

386

Cette étape est optionnelle : elle ne fonctionne que si vous avez renseigné le couple **Préfixe + Numéro d’inventaire** dans le fichier d’import.

Pour cela :

1. (((

Choisissez dans quel champ de la notice bien vous souhaitez que la photo soit affichée :

392

393

* **PHOTO_INV** → photo de consultation (s’affiche en premier dans l’onglet //Photos// de la notice bien).

394

* **PHOTO_DOC** → photo documentaire (après les photos de consultation).

395

* **PHOTO_AUTRE** → autre photo (accessible via un lien cliquable, mais non affichée dans l’onglet principal).

396

)))

397

1. (((

398

Définissez si vous souhaitez **forcer le lien en premier** :

399

400

* **Oui** → la photo importée s’ajoute **en première position**, même si des images étaient déjà liées au bien.

401

* **Non** → la photo importée est ajoutée après les images déjà existantes.

402

)))

403

1. Cliquez sur **Lier les notices **(icône en forme d'engrenage).

404

1. Confirmer le lancement de la tâche

405

1. À la fin de l’étape, Flora indique clairement si les notices photos ont bien été liées aux notices de biens.

406

407

(% class="box successmessage" %)

408

(((

409

**À vérifier dans le message de fin :**

410

411

* Le **nombre de notices photos traitées** doit correspondre au nombre de lignes de votre fichier d’import Excel.

412

* Le message doit indiquer que les **liens ont été générés avec succès**.

413

* Vérifiez qu’il n’y a **aucun message d’erreur** dans le résultat de l’opération.

414

)))

415

416

[[Choix du champ de lien>>image:1744034643830-367.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

417

418

419

[[Confirmer le lancement de la tâche>>image:1744034722560-114.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

420

421

422

[[Liens générés avec succès>>image:1756372430463-827.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

423

424

== Passer directement à la création des liens photos - biens ==

425

426

Dans certains cas, les **notices photos existent déjà dans Flora avec leurs images associées** (par exemple si elles ont été créées manuellement ou lors d’un import précédent).

427

Dans ce scénario, il n’est pas nécessaire d'effectuer la conversion du fichier en xml et d'importer en base de données.

Procédure :

1. Ouvrez le menu **Outils > Imports > Fichiers textes**.

432

1. Sélectionnez directement le fichier d’import .txt contenant les colonnes **Préfixe** et **Numéro d’inventaire** des biens.

433

1. Choisissez la table **MUS_PHOTO (Photothèque)**.

434

1. Dans le type d’action, sélectionnez **« Importer des nouvelles notices avec ou sans images » **et** lancer l'action.**

435

1. Cliquer sur **« Passer directement aux liens sur les biens ».**

436

1. (((

437

Choisissez dans quel champ de la notice bien vous souhaitez que la photo soit affichée :

438

439

* **PHOTO_INV** → photo de consultation (s’affiche en premier dans l’onglet //Photos// de la notice bien).

440

* **PHOTO_DOC** → photo documentaire (après les photos de consultation).

441

* **PHOTO_AUTRE** → autre photo (accessible via un lien cliquable, mais non affichée dans l’onglet principal).

442

)))

443

1. (((

444

Définissez si vous souhaitez **forcer le lien en premier** :

445

446

* **Oui** → la photo importée s’ajoute **en première position**, même si des images étaient déjà liées au bien.

447

* **Non** → la photo importée est ajoutée après les images déjà existantes.

448

)))

449

1. Cliquez sur **Lier les notices **(icône en forme d'engrenage).

450

1. Confirmer le lancement de la tâche

451

1. À la fin de l’étape, Flora indique clairement si les notices photos ont bien été liées aux notices de biens.

452

453

(% class="box successmessage" %)

454

(((

455

**À vérifier dans le message de fin :**

456

457

* Le **nombre de notices photos traitées** doit correspondre au nombre de lignes de votre fichier d’import Excel.

458

* Le message doit indiquer que les **liens ont été générés avec succès**.

459

* Vérifiez qu’il n’y a **aucun message d’erreur** dans le résultat de l’opération.

460

)))

461

462

[[Passer directement aux liens avec les biens>>image:1756374889100-712.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

463

464

= Erreurs courantes et solutions =

465

466

== Fichier non trouvé ==

467

468

* **Symptômes** : la notice photothèque est créée mais sans image.

469

* (((

470

**Causes possibles** :

471

472

* chemin d’accès incorrect dans le fichier d’import,

473

* photo absente du dossier temporaire du serveur,

474

* faute de frappe ou extension de fichier mal renseignée (.jpg au lieu de .jpeg).

)))

* (((

**Correction** :

* Vérifier que le fichier est bien présent dans le dossier d’import (import_prod ou import_test),

480

* Contrôler le chemin indiqué dans le fichier Excel,

481

* **Supprimer les notices photothèque sans photo** créées par erreur avant de relancer l’import (sinon Flora détectera un doublon),

482

* Relancer l’import après correction.

483

)))

484

485

[[Message d'erreur Fichier non trouvé>>image:1756372900925-771.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

486

487

== Doublon de notice ==

488

489

* **Symptômes** : Flora bloque l’import car la notice photo existe déjà.

490

* **Causes possibles** : la même image a déjà été importée auparavant.

* (((

**Correction** :

* Supprimer la notice en doublon si elle est inutile,

495

* Ou modifier le fichier d’import pour éviter de recharger la même image.

496

)))

497

498

[[Message d'erreur Doublon notice>>image:1756373051864-131.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

499

500

== Bien non trouvé ==

501

502

* **Symptômes** : la notice photo est créée, mais aucun lien n’est établi avec le bien.

503

* (((

504

**Causes possibles** :

505

506

* erreur dans le **préfixe** ou le **numéro d’inventaire** (faute de frappe, espace indésirable, format incorrect),

507

* bien inexistant dans Flora.

)))

* (((

**Correction** :

* Vérifier et corriger le couple //Préfixe + Numéro d’inventaire// dans le fichier Excel,

513

* S’assurer que le bien existe dans la base Flora,

514

* Relancer uniquement l’étape de **liaison photos ↔ biens**.

515

)))

516

517

[[Message d'erreur Bien non trouvé>>image:1756373128568-766.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

518

519

== Repérer les anomalies via la recherche experte ==

520

521

En cas d’anomalie, Flora propose d’utiliser une **recherche experte sur le champ “Code de transfert”** dans la photothèque.

522

Cela permet d’identifier rapidement les notices en erreur et de les corriger.

Procédure :

1. Ouvrez la **recherche experte** dans Flora.

527

1. Dans la table **Photothèque (MUS_PHOTO)**, ciblez le champ **Code de transfert**.

528

1. (((

529

Selon le type d’erreur rencontré, saisissez l’une des valeurs suivantes :

530

531

* (((

532

**lien bien non effectué car aucune image importée** → permet de retrouver toutes les notices photo créées **sans fichier image**.

533

534

* **Action** : supprimez ces notices avant de relancer l’import.

535

)))

536

* (((

537

**lien bien non effectué car notice bien inexistante** → permet de retrouver les notices photo dont le **bien n’existe pas** dans la base.

538

539

* **Action** : corrigez le couple //Préfixe + Numéro d’inventaire// dans le fichier d’import, ou créez la notice bien manquante, puis relancez l’étape de liaison.

540

)))

541

)))

542

1. Exécutez la recherche pour afficher la liste des notices en erreur.

543

1. Traitez les notices concernées selon le cas, puis relancez l’import ou uniquement l’étape de liaison photos ↔ biens.

544

545

[[Exemple de recherche pour repérer des anomalies>>image:1744036056886-415.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

546

547

== Consulter l'historique des logs ==

548

549

Flora enregistre un **historique détaillé des imports**.

550

Ces fichiers permettent de contrôler le déroulement des opérations et d’identifier les anomalies.

**Où les trouver ?**

* Rendez-vous dans **Outils > Imports > Logs d’import**.

555

* (((

556

Vous y trouverez plusieurs répertoires correspondant aux imports effectués :

557

558

* **MUS_PHOTO** → pour les imports de photos,

559

)))

560

* (((

561

Chaque import génère plusieurs fichiers de suivi, parmi lesquels :

562

563

* import.double.xml → liste des notices en **doublon**,

564

* import.err.xml → liste des **erreurs bloquantes**,

565

* import.list.xml → la **liste complète des notices traitées**,

566

* import.record.xml → le détail notice par notice,

567

* log_link_MUS_PHOTO → suivi spécifique des **liens créés entre photos et biens**.

568

)))

569

570

[[Exemple de consultation de l'historique des logs>>image:1744036750079-126.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

571

572

= Gérer le stockage et la sauvegarde des images originales =

573

574

Lors d’un import, les images sont d’abord déposées dans un **dossier temporaire du serveur Flora**.

575

Cependant, il faut garder en tête plusieurs points essentiels :

576

577

* **Flora recopie systématiquement** toutes les images dans son propre espace de stockage documentaire, afin de garantir la pérennité des liens et d’éviter toute perte de fichier.

578

* Il est possible de **conserver les fichiers originaux**, souvent issus de campagnes de numérisation, dans une arborescence interne dédiée.

579

* En pratique, il est recommandé, en accord avec votre service informatique, de donner au serveur Flora un **accès direct à ce partage de fichiers**, afin d’y prélever les images pour l’import. Cela évite le passage par un simple dossier temporaire et simplifie les opérations.

580

581

Les modèles tableur utilisés pour préparer les imports peuvent ainsi travailler directement sur les **chemins de cette arborescence partagée**, ce qui sécurise et fiabilise la procédure.

582

583

**Cas particulier des images Haute Définition**

584

585

* (((

586

Flora ne stocke que deux versions :

587

588

* une version **tuilée** de l’image originale pour la consultation fluide dans le navigateur,

589

* une version **JPEG de consultation**.

590

)))

591

* Les **fichiers originaux (TIFF)** doivent donc impérativement être conservés par le musée dans son arborescence partagée.

592

* Étant donné la taille de ces fichiers (plusieurs téraoctets pour des campagnes de numérisation), l’usage d’un **NAS** (serveur de stockage dédié à bas coût) est fortement recommandé pour archiver durablement les images.

593

594

= Mettre à jour des notices photos existantes =

595

596

Il peut arriver que des **notices photos existent déjà dans Flora** mais qu’elles ne soient pas liées à leurs images.

597

Dans ce cas, il est possible de **réinjecter uniquement les images manquantes** sans recréer de nouvelles notices.

598

599

(% class="box warningmessage" %)

600

(((

601

**Attention – réservé aux profils initiés**

602

Cette procédure est sensible :

603

604

* Une erreur peut entraîner une **perte de données en masse** (remplacement ou écrasement de notices).

605

* En cas d’erreur grave, il faudra procéder à une **restauration de la sauvegarde de la veille**, ce qui nécessite une **prestation spécifique** de la part de Flora Software.

606

607

Pour cette raison, ce type d’opération doit être réservé à des **utilisateurs expérimentés** et validé avec le service informatique.

608

)))

609

610

== Exporter les notices concernées ==

611

612

1. Faites un export **ETP** des notices photos à corriger avec tous les champs.

613

1. (((

614

L’export contient de nombreuses colonnes, mais seules 3 sont nécessaires :

615

616

* **Clé unique** → identifiant interne Flora,

617

* **Nom du fichier de consultation** → nom de l’image (ex. 2001-1-1.jpg),

618

* **Chemin d’accès du fichier de consultation** → chemin serveur de l’image.

619

)))

620

621

[[Effectuer un export ETP>>image:1758547923627-232.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

622

623

== Nettoyer le fichier exporté ==

624

625

1. Supprimez toutes les colonnes inutiles pour ne garder que les 3 champs cités ci-dessus.

626

1. Remplacez les intitulés de colonnes par leurs **noms informatiques exacts** (ceux attendus par Flora lors d’un import).

627

1. (((

628

**Enregistrer le fichier**(% style="background-color:transparent" %) fichier au format **texte tabulé (.txt)**.

629

)))

630

631

[[Exemple de fichier Excel nettoyé>>image:1758548202342-138.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

632

633

634

[[Exemple du fichier en format texte tabulé .txt>>image:1758548298831-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

635

636

== Lancer l’import en mode mise à jour ==

637

638

1. Suivez le **schéma classique d’import** (comme pour un import de photos normal).

639

1. À l’étape **Exécuter l’import**, choisissez l’action :

640

**« Mettre à jour des notices existantes (par unique_key) »**. Cela indique à Flora de retrouver chaque notice grâce à sa **Clé unique** et de compléter uniquement les image manquantes.

641

642

[[Choix de l'action Mettre à jour des notices existantes>>image:1758548402732-690.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

643

)))

644

)))|(% style="width:300px" %)(((

(% class="box" %)

(((

**Sommaire**