Le dédoublonnage est une opération de maintenance qui permet de nettoyer la base en supprimant des notices en double, tout en préservant l’intégrité des liens et des données. L’objectif est de conserver une notice unique et fiable, qui devient la notice de référence, tandis que les doublons identifiés sont supprimés après transfert automatique de leurs liens.
Types de notices concernées
Module Musée
Versions 4.5.31 et ultérieures
Autorités Personnes
Module Bibliothèque
Notices Bibliographiques
Notices Exemplaires
Autorités Auteurs
Autorités Collectivités
Autorités Collections
Autorités Editeur
Etapes du dédoublonnage
Le dédoublonnage permet de supprimer un doublon dans la base tout en transférant les liens associés vers la notice conservée.
Aucune fusion n’est effectuée : seule la notice sélectionnée comme référence est conservée, les autres sont supprimées. Il est donc essentiel de vérifier au préalable que les notices doublons ne contiennent pas d’informations utiles qui seraient perdues lors du traitement.
Créer un panier de dédoublonnage
Rechercher la notice à conserver (celle qui deviendra la référence).
Sélection de la notice de référence
Depuis la liste de résultats, cliquer sur l’icône Ajouter au panier de dédoublonnage dans la barre d’outils, puis sur Nouveau panier.
Icône Ajouter au panier de dédoublonnage
Créer un nouveau panier
Un panier de dédoublonnage est créé : son libellé reprend automatiquement le nom de l’autorité.
Ajouter les doublons au panier
Rechercher les notices à supprimer (doublons).
Dans la barre d’outils, cliquer sur Ajouter au panier de dédoublonnage, choisir le panier de dédoublonnage, et valider.
Sélection du doublon et ajout au panier de dédoublonnage
Choix du panier
Lancer le dédoublonnage
Accéder au menu Outils puis Dédoublonnage.
Accéder au menu de dédoublonnage
Sélectionner le panier de dédoublonnage concerné.
Cocher les notices à supprimer dans la liste.
Cliquer sur la baguette magique puis sur Lancer le traitement.
Choix des notices à supprimer
Lancer le traitement
Suivi et rapport
Toutes les actions (transferts, suppressions) sont tracées dans l’onglet Modifications effectuées.
Modifications effectuées
Un clic sur l’icône représentant une disquette permet de télécharger un rapport du dédoublonnage au format texte.
Icône pour télécharger le rapport
Bibliothèque : spécificités
Dédoublonnage de monographies
Lors du traitement d’un panier de dédoublonnage de monographies, ces fiches liées à la notice suppriméesont mises à jour automatiquement :
Exemplaires (ICOMM_ITEM)
Prêts (ICOMM_LOAN)
Mises à disposition et réservations (ICOMM_HOLD)
Lignes de commande (IORDER_LINE)
Notices du catalogue (UNIMARC)
Cas particulier : réservations et mises à disposition :
Si un lecteur possède déjà une réservation identique (mêmes caractéristiques : Lecteur / Catégorie de communication / Type de communication) sur la notice conservée, la réservation liée au doublon est supprimée. Dans le cas contraire, le champ de lien est mis à jour vers la notice conservée.
Dédoublonnage de périodiques
Numéros de périodique
Les numéros liés à la notice supprimée sont soit mis à jour, soit supprimés :
Si un numéro identique (Type / Année / Volume / Numéro / Partie / Sous-partie / Sous-sous-partie) existe déjà sur la notice conservée, le doublon est supprimé.
Sinon, le champ de lien est mis à jour vers la notice conservée.
Réservations et mises à disposition
Si une réservation identique (Lecteur / Catégorie de prêt / Type de communication) existe déjà, celle du doublon est supprimée.
Sinon, la réservation est mise à jour pour pointer vers le numéro conservé.
Si le numéro de périodique est simplement mis à jour, la réservation n’est pas modifiée, le lien vers la notice de référence étant déjà établi.
État des collections
Si un état de collection identique (même site destinataire) existe déjà, il est fusionné puis supprimé.
Sinon, le champ de lien est mis à jour vers la notice conservée.
Autres éléments
Exemplaires d’un numéro supprimé → lien mis à jour vers le numéro conservé.
Prêts liés à un numéro supprimé → lien mis à jour vers le numéro conservé.
Tous les liens vers la table UNIMARC sont mis à jour vers la notice conservée.
Les autres notices associées au numéro de périodique doublon sont également mises à jour, notamment :
: Ajouter au panier de dédoublonnage
: Lancer le dédoublonnage