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Code source wiki de Les outils d'aide à la saisie

Version 99.1 par Doriane Bautista le 2025/07/10 09:26
Afficher les derniers auteurs
1 (% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures **
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3 |(% style="width:840px" %)(((
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5 (((
6 (% class="box" %)
7 (((
8 **Flora met à disposition une palette complète d’outils conçus pour accompagner les utilisateurs à chaque étape de la saisie.** Qu’il s’agisse de renseigner un champ complexe, d’accéder à une aide contextuelle, de préremplir des valeurs via un modèle, de sélectionner un terme dans un thésaurus, de dater précisément une œuvre ou d’intégrer des caractères rares grâce au clavier Unicode, chaque fonctionnalité poursuit un triple objectif : **faciliter la saisie, garantir la qualité des données et respecter les standards professionnels**.
9
10 Cette page propose un parcours guidé à travers l’ensemble de ces outils, afin d’en comprendre les usages et les mobiliser efficacement dans vos pratiques de saisie.
11 )))
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13 (((
14 = Aide en ligne sur les champs =
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16 Pour consulter la documentation associée à un champ :
17
18 1. **Clic droit** sur le libellé du champ → **Afficher Aide**
19 1. Une nouvelle fenêtre vers le wiki s’ouvre, donnant accès à des conseils de saisie, des astuces pratiques et, selon les cas, des précisions réglementaires sur le champ concerné.
20
21 (% class="box infomessage" %)
22 (((
23 Cette aide est **personnalisable par l’administrateur fonctionnel**, qui peut adapter son contenu selon les besoins de l’institution.
24 )))
25
26 [[Ex. table des biens →  clic droit sur le champ** Préfixe musée **pour afficher l'aide en ligne. >>image:1734100943088-429.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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29 [[Résultat →  consultation de l'aide en ligne sur le champ **Préfixe musée.**>>image:1734101035306-247.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
30
31
32 = Informations sur le champ =
33
34 Vous pouvez également **survoler un libellé** pour afficher son **code technique**, ou effectuer un clic droit → **Afficher Informations** pour obtenir des données complémentaires.
35
36 (% class="box infomessage" %)
37 (((
38 Les informations d’un champ peuvent être requises pour le support ou lors d’une vérification par l’administrateur.
39 )))
40
41 [[Ex. table photothèque → survole du libellé du champ **Titre/légende** pour afficher son code informatique. >>image:1744196073845-875.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
42 )))
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47 [[Ex. table photothèque → clic droit sur le champ **Titre/légende** pour afficher les informations complémentaires.>>image:1744196121351-940.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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50 [[Résultat → consultation des informations sur le champ **Titre/légende**. >>image:1744196146434-955.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
51
52
53 = Modèles de saisie rapide =
54
55 Les modèles de saisie rapide permettent de gagner du temps lors de la saisie de séries de notices similaires. Ils permettent de préremplir certains champs avec des valeurs communes, sans risque d’erreurs liées à une duplication complète.
56
57 (% class="box infomessage" %)
58 (((
59 **Les administrateurs fonctionnels** peuvent également utiliser cette fonctionnalité pour **créer des grilles de saisie personnalisées.**
60 )))
61
62 == Créer un modèle ==
63
64 1. Ouvrez une grille de saisie
65 1. Activez la barre de saisie rapide en cliquant sur l'icône [[image:1744196445965-856.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="32" width="35"]] en bas à gauche
66 1. Donnez un nom au modèle et enregistrez-le avec l'icône [[image:1744196571841-824.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="37" width="29"]]
67 1. Renseignez les champs à pré-remplir
68 1. Marquez les champs à mémoriser en cliquant sur les étoiles ([[image:1744196696669-247.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="29" width="24"]] = champ mémorisé)
69 1. Enregistrer le modèle en cliquant sur l'icône [[image:1744196809731-276.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="38" width="32"]] et fermez le modèle de saisie rapide en cliquant sur l'icône [[image:1744196834006-929.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="38" width="28"]]
70
71 Le modèle peut ensuite être rappelé à tout moment, dans la grille de saisie concernée.
72
73 [[Ex. table des biens → ouverture d'un modèle de saisie rapide depuis la grille de saisie complète. >>image:1744196424064-778.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
74
75
76 [[Ex. table des biens → nommage du modèle de saisie rapide. >>image:1744196613035-663.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
77
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79 [[Ex. Table des biens → champs saisis et mémorisés (étoiles bleues).>>image:1751955305794-257.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
80 )))
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82 (((
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84
85 [[Ex. Table des biens → enregistrement et fermeture du modèle. >>image:1751889357515-116.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
86
87
88 == Utiliser ou modifier un modèle ==
89
90 1. Sélectionnez un modèle existant dans la liste
91 1. Modifiez les champs, ajoutez ou supprimez des blocs
92 1. Marquez les champs à mémoriser en cliquant sur les étoiles ([[image:1744196696669-247.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="34" width="28"]] = champ mémorisé / [[image:1751889287960-803.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] = champ désélectionné)
93 1. Pensez à enregistrer les changements pour ne pas les perdre
94
95 [[Ex. Table des biens → choix du modèle de saisie rapide.>>image:1751888872714-791.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
96
97
98 [[Ex. Table des biens → modification de champs (suppression** **données champ **Collection**), ajout de champs (**Niveau d'intérêt, Fonds**). >>image:1751955478415-872.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
99
100
101 == Dupliquer un modèle ==
102
103 1. Sélectionnez un modèle existant dans la liste
104 1. Modifiez le nom du modèle et enregistrez-le.
105
106 [[Ex. Table des biens → choix du modèle de saisie rapide à dupliquer.>>image:1751888872714-791.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
107
108
109 [[Ex. Table des biens → modification du nom du modèle et enregistrement. >>image:1751890371850-155.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
110
111
112 [[Résultat →  modèle dupliqué. >>image:1751890551030-633.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
113
114 == Supprimer un modèle ==
115
116 1. Depuis la liste des modèles, sélectionnez les modèles à supprimer
117 1. Cliquez sur l’icône de suppression
118
119 [[Ex. Table des biens →  suppression d'un modèle en doublon.>>image:1751890493835-208.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
120
121
122 == Quelle différence entre duplication de notice et modèle de saisie rapide ? ==
123
124 Avant de choisir un mode de saisie, il est essentiel de bien comprendre la différence entre **la duplication d’une notice** et **l’utilisation d’un modèle de saisie rapide**. Ces deux outils répondent à des logiques différentes : l’un reproduit intégralement une notice existante, l’autre permet de préremplir uniquement les champs pertinents.
125 Le tableau ci-dessous récapitule les usages, avantages et limites de chaque méthode :
126
127 (% class="table-bordered" %)
128 (% class="active" %)|=**Fonction**|=**Définition**|=**Avantages**|=**Risques**
129 |**Duplication de notice**|Création d'une nouvelle notice en copiant **l'intégralité** d'une notice existante|Rapide si toutes les données sont à reprendre à l’identique|Risque d’oublier de supprimer ou modifier des champs non pertinents :
130 – Liens photo
131 – Constat d’état
132 – Numéros spécifiques
133 – Données descriptives erronées
134 |**Modèle de saisie rapide**|Pré-remplissage de champs sélectionnés dans une grille standard|Sécurisé : seuls les champs utiles sont mémorisés
135 Personnalisable
136 Réutilisable pour des campagnes de saisie répétitives|Nécessite une configuration initiale, mais évite les erreurs de contenu
137
138 (% class="box infomessage" %)
139 (((
140 **Privilégiez les modèles de saisie rapide.** La duplication de notices n’est à utiliser qu’avec une vigilance extrême, en vérifiant soigneusement toutes les données dupliquées.
141 )))
142
143 = (% id="cke_bm_35452S" style="display:none" %) (%%)Assistant thésaurus =
144
145 L’assistant thésaurus permet de **parcourir le thésaurus associé à un champ**, de **rechercher ou explorer les termes disponibles**, puis de **rapatrier les termes appropriés** dans la notice en cours de saisie.
146
147 Les champs contrôlés par un thésaurus sont reconnaissables à l’**icône **[[image:1744269006702-138.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="35" width="33"]] affichée à droite du champ.
148
149 Comment l'utiliser ?
150
151 1. Cliquez sur l’icône à droite du champ concerné pour ouvrir l'assistant.
152 1. Recherchez ou naviguez dans le thésaurus pour identifier le ou les termes souhaités.
153 1. Double-cliquez sur un terme (ou utiliser les boutons dédiés) pour l'ajouter à la sélection.
154 1. Fermez l'assistant : le ou les termes sélectionnés sont automatiquement insérés dans le champ.
155
156 >(% class="small" %)Ex. dans la table des Biens, sélection du terme toile dans le champ **Matière** à l’aide de l’assistant thésaurus.
157
158 [[Ex. table des biens, champ **Matière** → clic sur l'icône pour ouvrir l'assistant thésaurus.>>image:1751893741694-298.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
159
160
161 [[Ex. table des biens, assistant thésaurus **Matières et Techniques** → recherche, sélection du terme toile (double clic) et fermeture de l'assistant. >>image:1751893938811-547.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
162
163
164 L'assistant thésaurus propose plusieurs outils pour rechercher, naviguer, sélectionner ou ajouter des termes de manière structurée et conforme aux règles de saisie définies dans Flora :
165
166 (% class="active" %)|(% style="width:304px" %)**Fonctionnalité**|(% style="width:575px" %)**Définition**
167 |(% style="width:304px" %)[[image:1744269117607-946.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:575px" %)Saisissez un mot-clé dans l’onglet **Critère** pour afficher les résultats.
168 |(% style="width:304px" %)[[image:1705073549125-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:575px" %)La langue active est affichée en haut à droite (ex. : Français).
169 |(% style="width:304px" %)[[image:1744269162121-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:575px" %)Utilisez les flèches pour développer les branches hiérarchiques.
170 |(% style="width:304px" %)[[image:1744269168001-183.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:575px" %)(((
171 (% id="cke_bm_443531S" style="display:none" %) (%%)Utilisez les flèches pour réduire les branches hiérarchiques.
172 )))
173 |(% style="width:304px" %)[[image:1744269189103-125.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:575px" %)Si vous êtes habilité·e, cliquez sur l’icône d’ajout pour ouvrir une grille de saisie et créer un nouveau terme.
174 |(% style="width:304px" %)[[image:1744269226594-162.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:575px" %)Sélectionnez un ou plusieurs termes via les boutons dédiés ou en double-cliquant sur un terme dans l’arborescence.
175 |(% style="width:304px" %)[[image:1744269249651-654.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:575px" %)Utilisez l’icône correspondante pour supprimer un terme de la sélection.
176 |(% style="width:304px" %)[[image:1744269267092-514.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:575px" %)fermer la fenêtre en confirmant votre sélection, qui sera insérée dans le champ de la notice.
177
178 [[Résultat → le terme toile apparaît dans le champ **Matière** de la notice.>>image:1744269366488-201.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
179
180
181 = (% id="cke_bm_1547705S" style="display:none" %) (%%)Assistant datation =
182
183 Les champs de datation dans Flora sont enrichis d’un **assistant dédié**, permettant de saisir des dates avec un **niveau de précision très fin**, tout en garantissant leur **exploitabilité en recherche**.
184
185 Grâce à un calendrier interactif, il est possible de renseigner une date précise, une fourchette ou même des périodes longues (millénaire, siècle, quart de siècle…). L’outil gère également les compléments de datation (ex. : //vers//, //après//, //au début de…//) et propose une prise en charge du **calendrier républicain**.
186
187 L’assistant de datation est accessible lorsqu’un **bouton calendrier** apparaît à droite du champ concerné.
188 Un clic sur ce bouton ouvre une fenêtre contenant plusieurs onglets, selon le type de datation souhaité.
189
190 [[Ex. Table des biens → assistant de datation sur le champ **Date-Siècle-Millénaire début de création-exécution.**>>image:1744211210764-455.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
191
192
193 == Saisir une date ou une fourchette simple ==
194
195 === Onglet date ===
196
197 Permet de sélectionner une **date précise**, qui peut s’afficher au choix sous forme :
198
199 * Année
200 * Mois + année
201 * Jour + mois + année.
202
203 [[Ex. Table des biens,  champ **Date-Siècle-Millénaire début de création-exécution** → sélection d'une date simple dans le calendrier.>>image:1751955866354-446.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
204
205
206 (% class="box warningmessage" %)
207 (((
208 **Validez** impérativement la sélection avant de revenir à la grille de saisie, en cliquant sur le bouton [[image:1744211583840-183.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="34" width="29"]].
209 )))
210
211 [[Ex. Table des biens, champ **Date-Siècle-Millénaire début de création-exécution** → date simple rapatriée dans le champ.>>image:1744211616332-422.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
212
213
214 === Onglet intervalle de date ===
215
216 Permet de définir une période encadrée (date de début et de fin), avec les mêmes niveaux de précision.
217
218 [[Ex. Table des biens, champ **Date-Siècle-Millénaire début de création-exécution** → sélection d'une intervalle de date simple dans le calendrier.>>image:1751955919130-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
219
220
221 (% class="box warningmessage" %)
222 (((
223 **Validez** impérativement la sélection avant de revenir à la grille de saisie.
224 )))
225
226 [[Ex. Table des biens, champ **Date-Siècle-Millénaire début de création-exécution** → intervalle de date simple rapatriée dans le champ.>>image:1744211759977-578.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
227
228
229 == Dates étendues : périodes longues ou anciennes ==
230
231 Le bouton// //étendu permet de travailler sur des datations très anciennes ou peu précises :
232
233 * **Milliards**, **millions**, ou **milliers d’années**
234 * **Siècles avant/après J.-C.**, avec découpage possible en **moitié** ou **quart de siècle**
235
236 Utilisation : cliquer sur un type de date (ex. //80e millénaire// ou //15e siècle av. J.-C.//) puis préciser son découpage (ex. 83e millénaire ou 1ère moitié du 15 siècle av. J.-C.).
237
238 [[Ex. Sélection et validation d'une intervalle de date étendue en milliers d'années dans l'assistant de datation.>>image:1751955973032-290.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
239
240
241 [[Ex. Sélection et validation d'une intervalle de date étendue en siècles av. J;-C. dans l'assistant de datation.>>image:1751956012401-592.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
242
243
244 (% class="box warningmessage" %)
245 (((
246 **Validez** impérativement la sélection avant de revenir à la grille de saisie.
247 )))
248
249 == Complément de datation ==
250
251 Dans Flora, il est possible d’ajouter un **complément** à la date saisie, qu’il s’agisse d’une **date simple** ou d’une **date étendue**, avec ou sans intervalle.
252
253 Une **liste déroulante** permet de qualifier la date avec des expressions comme :
254
255 * //Exactement// (valeur par défaut),
256 * //Vers//, //Avant//, //Après//, //Début//, //Milieu//, //Fin//…
257
258 >(% class="small" %)Ex. milieu du IIe siècle avant J.-C. ou fin du troisième quart du XXe siècle
259
260 [[Ex. Date simple → fonctionnalité complément de datation.>>image:1751956288746-445.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
261
262
263 == Calendrier républicain ==
264
265 Un onglet spécifique permet de saisir une date issue du **calendrier républicain français**, y compris les jours complémentaires ou intercalaires.
266
267 [[Ex. Sélection et validation d'une date dans le calendrier républicain.>>image:1751956523122-197.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
268
269
270 (% class="box warningmessage" %)
271 (((
272 **Validez** impérativement la sélection avant de revenir à la grille de saisie.
273 )))
274
275 = Assistant sur les autorités =
276
277 L’assistant associé à ces champs permet de **rechercher et de rapatrier des autorités** (ou, selon les cas, des **liens vers des notices documentaires**) directement dans la grille de saisie.
278
279 == Lier une autorité depuis un champ ==
280
281 Pour insérer une autorité dans un champ :
282
283 1. Cliquez sur l’**icône **[[image:1744267239237-220.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="37" width="32"]] à droite du champ concerné.
284 1. Recherchez l’autorité à rapatrier dans le champ en utilisant soit la **recherche simple**, soit la **recherche avancée**, selon vos besoins.
285 1. Sélectionnez le ou les termes souhaités.
286 1. Cliquez sur **Valider** pour rapatrier le lien dans la notice.
287
288 [[Ex. Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → recherche, sélection et validation de l'autorité personne dans l'assistant.>>image:1751959991697-634.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
289
290
291 [[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → autorités rapatriée dans le champ. >>image:1751960154874-910.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
292
293
294 == Comment rechercher une autorité dans l’assistant ? ==
295
296 Pour choisir le mode de recherche le plus adapté dans l’assistant d’autorité, il est utile de bien comprendre les différences entre la **recherche simple** et la **recherche avancée**. Le tableau ci-dessous vous aide à identifier rapidement les atouts et les cas d’usage de chacun.
297
298 (% class="table-bordered" %)
299 (% class="active" %)|(% style="text-align:center; width:125px" %)**Critère**|(% style="text-align:center; width:323px" %)**Recherche simple **|(% style="text-align:center; width:431px" %)**Recherche avancée**
300 |(% style="text-align:center; width:125px" %)Accès|(% style="text-align:center; width:323px" %)Par défaut à l’ouverture de l’assistant|(% style="text-align:center; width:431px" %)Via le bouton **Avancée >>** depuis la recherche simple
301 |(% style="text-align:center; width:125px" %)Objectif|(% style="text-align:center; width:323px" %)Trouver rapidement une autorité avec un mot-clé|(% style="text-align:center; width:431px" %)Affiner la recherche en combinant plusieurs critères (recherche experte)
302 |(% style="text-align:center; width:125px" %)Saisie|(% style="text-align:center; width:323px" %)1 champ de recherche (ex. : Durand//)//|(% style="text-align:center; width:431px" %)Formulaire multi-index (ex. : Nom, Qualité, Date…)
303 |(% style="text-align:center; width:125px" %)Affichage des résultats|(% colspan="2" rowspan="1" style="text-align:center; width:323px" %)Liste double (haut = autorités à ajouter, bas = autorités sélectionnées + résumé)
304 |(% style="text-align:center; width:125px" %)Ajouter des termes|(% colspan="2" style="text-align:center; width:323px" %)Double clic ou bouton** Ajouter **[[image:1744267530823-370.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="35" width="31"]]
305 |(% style="text-align:center; width:125px" %)Retirer des termes|(% colspan="2" style="text-align:center; width:323px" %)clic sur le bouton **Retirer** [[image:1744267515165-450.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="36" width="29"]]
306 |(% style="text-align:center; width:125px" %)Accès à l'autre mode|(% style="text-align:center; width:323px" %)Oui, via le bouton **Avancée >>**|(% style="text-align:center; width:323px" %)Oui, via le bouton **<< Simple**
307 |(% style="text-align:center; width:125px" %)Cas d'usage recommandé|(% style="text-align:center; width:323px" %)Recherche rapide sur un nom connu ou partiel|(% style="text-align:center; width:323px" %)Recherche ciblée ou complexe (homonymes, filtres multiples)
308
309 (% class="box infomessage" %)
310 (((
311 **Bon à savoir** : vous pouvez afficher toutes les autorités d’une table en lançant une recherche simple sans critère.
312 )))
313
314 [[Ex. Assistant d'autorité table personnes, recherche simple sans critère → affichage des autorités. >>image:1751962471114-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
315
316
317 [[Ex. Assistant d'autorité table personnes → accès à la recherche avancée.>>image:1744267681768-429.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
318
319
320 [[Ex. Assistant d'autorité table personnes → recherche avancée des Baudry dont le lieu de travail est Vendée et sélection de l'autorité. >>image:1744267851493-505.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
321
322
323 [[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → autorités rapatriée dans le champ. >>image:1744267909001-661.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
324
325
326 = Créer une autorité liée =
327
328 Lors de la saisie d’une notice, il peut arriver que l’autorité recherchée (personne, lieu, collection, etc.) n’existe pas encore dans la base. Flora propose alors un raccourci pour créer immédiatement la nouvelle autorité, sans quitter la saisie en cours.
329
330 Étapes de création :
331
332 1. **Cliquez sur le bouton **[[image:1752042218305-859.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="32" width="34"]]à droite du champ soumis à autorité.
333 1. **Une nouvelle fenêtre s’ouvre**, affichant la grille de saisie de la notice d’autorité (personne, lieu, collection… selon le champ concerné).
334 1. **Complétez les champs obligatoires et utiles** de la nouvelle notice d’autorité.
335 1. **Cliquez sur Enregistrer.**
336 1. **Retour automatique** à la grille de saisie initiale, avec le lien vers la nouvelle autorité inséré dans le champ.
337
338 (% class="box infomessage" %)
339 (((
340 Cette fonctionnalité est uniquement disponible si le **profil utilisateur** dispose des droits nécessaires.
341 Elle est généralement réservée aux profils administrateurs et aux utilisateurs habilités à enrichir les autorités.
342 )))
343
344 [[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → clic sur le bouton de création.>>image:1752041695676-894.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
345
346
347 [[Ex. Grille de saisie autorité personnes → saisie des champs obligatoire et utiles puis enregistrement.>>image:1752042299046-236.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
348
349
350 [[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → retour à la grille de saisie initiale : l'autorité saisie a été rapatriée dans le champ. >>image:1752041758619-395.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
351 )))
352
353
354
355 = Ajouter un terme dans une liste =
356
357 Lors de la saisie, certains champs de type liste (déroulante ou longue) peuvent être enrichis par les utilisateurs habilités. Cela permet d’ajouter de nouvelles valeurs sans quitter la notice en cours.
358
359 L’ajout est autorisé uniquement si :
360
361 * le champ concerné est paramétré pour accepter l’enrichissement,
362 * et si l’utilisateur dispose des droits requis (profil administrateur ou habilité).
363
364 L’**icône d’ajout** [[image:1752042949344-726.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] indique que l’ajout de valeurs est possible.
365
366 (% class="box infomessage" %)
367 (((
368 Bonnes pratiques :
369
370 * Vérifiez qu’un terme similaire n’existe pas déjà avant d’en créer un nouveau.
371 * Ne jamais modifier manuellement le champ **Code**.
372 * Supprimez tout terme inutile **avant** de valider.
373 * Si le bouton n’est pas affiché, vous ne pouvez pas ajouter vous-même une nouvelle valeur. L’ajout devra être réalisé par un administrateur fonctionnel. En cas de doute ou de restriction, sollicitez votre administrateur fonctionnel.
374 )))
375
376 == Listes déroulantes ==
377
378 1. Cliquez sur l’icône [[image:1752043338393-575.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="33" width="35"]] située à droite de la liste déroulante.
379 Une fenêtre d’ajout s’ouvre, vous permettant de créer une ou plusieurs nouvelles valeurs.
380 1. Dans cette fenêtre :
381
382 * Une ligne vide est automatiquement proposée : **renseignez le libellé** (champ obligatoire).
383 * Pour **ajouter plusieurs valeurs**, utilisez les **boutons de la barre d’outils** en haut de la fenêtre (ajout ou suppression de lignes).
384
385 (% start="3" %)
386 1. Cliquez sur **Valider** pour enregistrer les nouvelles valeurs.
387 Les nouveaux termes sont immédiatement intégrés à la liste et deviennent sélectionnables dans le champ.
388
389 [[Ex. Liste **Type** dans les entrées →  ajout d'un terme.>>image:1752044708346-334.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
390
391
392 )))
393
394 [[Ex. Résultat → nouveau terme immédiatement ajouté à la liste et sélectionnable. >>image:1744210347789-938.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
395
396
397 (((
398 == Listes longues : une étape supplémentaire ==
399
400 Dans les listes longues, l’ajout d’un nouveau terme suit le même principe que pour les listes déroulantes, **à une différence près** :
401 le bouton [[image:1752045487385-423.png||data-xwiki-image-style-border="true"]]n’est pas directement visible à droite du champ.
402
403 Procédure :
404
405 1. Cliquez d’abord sur le bouton [[image:1744210470829-953.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="44" width="30"]] pour **ouvrir la liste.**
406 1. Dans la nouvelle fenêtre, utilisez le bouton [[image:1752045525067-815.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] situé en bas à droite, pour insérer une nouvelle valeur.
407 1. Vous accédez alors à la même interface d’ajout avec possibilité d’ajouter ou supprimer plusieurs termes avant validation.
408
409 (% class="box infomessage" %)
410 (((
411 Pensez à bien valider pour enregistrer vos ajouts. Les nouvelles valeurs seront immédiatement disponibles à la sélection.
412 )))
413
414 [[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → ouverture de la liste et clic sur le bouton de création. >>image:1752045931813-985.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
415
416
417 [[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → saisie du terme et validation.>>image:1752046150702-919.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
418
419
420 == Supprimer un terme ajouté par erreur dans une liste ==
421
422 Lors de l’ajout de nouvelles valeurs dans une **liste déroulante** ou **liste longue**, il est possible de supprimer un terme avant validation si une erreur a été commise.
423
424 Comment faire :
425
426 1. Dans la fenêtre d’ajout, cochez la case située à gauche de la ou des lignes à supprimer.
427 1. Cliquez sur le bouton [[image:1752044286842-233.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="26" width="30"]] situé dans la **barre d’outils en haut à droite** de la fenêtre.
428 1. Le ou les termes sont immédiatement retirés de la liste en cours d’édition.
429
430 (% class="box warningmessage" %)
431 (((
432 La suppression n’est possible **qu’avant la validation finale**. Une fois les termes enregistrés, seuls les administrateurs pourront intervenir sur la liste.
433 )))
434
435 [[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → suppression de plusieurs termes avant validation.>>image:1752044520714-289.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
436
437
438 = Créer une notice documentaire et attacher un fichier =
439
440 Dans Flora, un raccourci présent dans la grille de saisie permet de créer une notice documentaire (photo, document, vidéo, etc.) et d’y associer immédiatement un fichier. Cette notice liée est ensuite automatiquement rattachée à la notice principale.
441
442 (((
443 == Créer la notice documentaire associée ==
444
445 1. Depuis le regroupement de champs **Documentation** de la grille de saisie, choisissez un champ de lien documentaire.
446 1. Cliquez sur le bouton [[image:1752071858179-406.png||data-xwiki-image-style-border="true"]].
447 1. Une grille de saisie s’ouvre : renseignez les champs nécessaires puis cliquez sur **Enregistrer**.
448
449 [[Ex. Création d'une notice autres documents. >>image:1752072262230-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
450 )))
451
452
453 [[Ex. Saisie des champs et enregistrement. >>image:1752072381981-919.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
454
455
456 [[Résultat → la notice est créée.>>image:1752072465102-170.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
457
458
459 == Associer un fichier à cette notice documentaire ==
460
461 1. Une fois la notice enregistrée, cliquez sur sur le bouton  [[image:1744198755996-817.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] pour ouvrir la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**.
462 1. Pour ajouter un fichier, utilisez l’un des boutons de la barre d’outils située en haut de la fenêtre :
463
464 (% class="active" %)|(% style="text-align:center; width:129px" %)**Icône**|(% style="width:750px" %)**Fonction **
465 |(% style="width:129px" %)[[image:1752127989218-122.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:750px" %)Ajouter un fichier bureautique (PDF, Word, etc.)
466 |(% style="width:129px" %)[[image:1752128014249-970.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:750px" %)Ajouter un fichier photo (JPEG, PNG, TIFF…)
467 |(% style="width:129px" %)[[image:1752128001068-301.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:750px" %)Ajouter un fichier vidéo ou audio (MP4, MP3…)
468
469 (% start="3" %)
470 1. Parcourez vos fichiers et sélectionnez celui à associer.
471 1. Cliquez sur **Valider** pour confirmer le rapatriement du fichier.
472 1. Pour finaliser l’opération et revenir à la grille de saisie, cliquez sur le bouton [[image:1744199081111-700.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] en haut à droite.
473 1. Enregistrez la notice principale pour que l’association soit visible dans le pavé de visualisation des liens documentaires.
474
475 [[Ex. Autres documents → clic sur le bouton d'attachement.>>image:1752072620688-952.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
476
477
478 [[Ex. Ajout du fichier.>>image:1752128535606-760.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
479
480
481 [[Ex. Recherche et rapatriement du fichier.>>image:1752128628976-112.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
482
483
484 [[Ex. Validation du fichier. >>image:1752128674753-298.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
485
486
487 [[Ex. Finalisation de l'attachement. >>image:1752128759287-959.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
488
489
490 [[Ex.Retour sur la grille de saisie du bien → enregistrer la notice pour consulter le résultat.>>image:1752128821690-808.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
491
492
493 [[Résultat → consultation de la notice et du fichier liés dans la pavé de visualisation des liens documentaires. >>image:1752128999094-967.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
494
495
496 === Focus : Les outils de la fenêtre de gestion avancée ===
497
498 [[Fenêtre de gestion avancée des fichiers.>>image:1752129852836-661.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
499
500
501 Voici les principales fonctionnalités disponibles pour gérer vos fichiers associés :
502
503 (% class="active" %)|(% style="text-align:center; width:101px" %)**Icône**|(% style="width:777px" %)**Fonction**
504 |(% style="width:101px" %)[[image:1744200154013-335.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Retourner à la notice
505 |(% style="width:101px" %)[[image:1744200173773-567.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Valider l’ajout d’un document
506 |(% style="width:101px" %)[[image:1744200248285-737.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Annuler une association
507 |(% style="width:101px" %)[[image:2025-04-09_14h01_32.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Ajouter un dossier
508 |(% style="width:101px" %)[[image:1744200306410-626.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Ajouter un fichier bureautique (PDF, Word, etc.)
509 |(% style="width:101px" %)[[image:1744200336429-184.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Ajouter un fichier photo (PNG, JPEG, TIFF, etc.)
510 |(% style="width:101px" %)[[image:1744200363870-496.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Ajouter un fichier vidéo-audio (MP3,MP4, etc.)
511 |(% style="width:101px" %)[[image:1744200401014-873.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Descendre un fichier dans la liste
512 |(% style="width:101px" %)[[image:1744200414180-540.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Monter un fichier dans la liste
513 |(% style="width:101px" %)[[image:1744200455510-180.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Modifier les attributs du fichier
514 |(% style="width:101px" %)[[image:1744200502704-220.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Couper un fichier pour le déplacer
515 |(% style="width:101px" %)[[image:1744200560571-305.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Coller un fichier dans un autre dossier
516 |(% style="width:101px" %)[[image:1744200590083-440.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Supprimer un fichier
517
518 = Vider un champ contrôlé =
519
520 Dans les grilles de saisie, deux options permettent de retirer les valeurs d’un champ contrôlé (autorités, thésaurus, datation, listes, liens documentaires, etc.)
521
522 == Retirer toutes les valeurs du champ ==
523
524 Le bouton [[image:1744268486947-525.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] situé à droite du champ permet de **vider entièrement** son contenu.
525
526 (% class="box warningmessage" %)
527 (((
528 Attention : ce bouton **supprime toutes les valeurs** du champ en un seul clic.
529 )))
530
531 [[Ex. Champ** Dénomination **dans la table des biens → clic sur la fonctionnalité.>>image:1744268557540-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
532
533
534 [[Ex. Résultat → champ** Dénomination **vidé.>>image:1744268598544-349.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
535
536 == Retirer une valeur spécifique ==
537
538 Lorsque plusieurs termes sont présents dans un champ, il est possible de retirer **une seule valeur** grâce à la **croix** affichée à côté de chaque terme.
539
540 (% class="box infomessage" %)
541 (((
542 Bonnes pratiques :
543
544 * Ne pas utiliser le bouton de suppression global si vous ne souhaitez pas tout effacer.
545 * La suppression est immédiate, uniquement pour le terme cliqué.
546 * Si d'autres champs ont hérité de cette valeur (par duplication ou modèle de saisie rapide), pensez à les vérifier et les ajuster manuellement.
547 )))
548
549 [[Ex. Champ** Dénomination **dans la table des biens → clic sur la croix pour retirer le terme icône. >>image:1744268647429-243.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
550
551
552 [[Ex. Résultat → terme icône retiré du champ** Dénomination. **>>image:1744268693656-506.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
553
554
555 = Utiliser le clavier unicode =
556
557 Le clavier Unicode permet de saisir des caractères spéciaux et multilingues dans Flora, notamment pour :
558
559 * les textes anciens (grec ou latin, translittérations, diacritiques rares),
560 * les langues non latines comme le chinois, le japonais ou l’arabe,
561 * ou toute saisie nécessitant des signes typographiques ou linguistiques spécifiques.
562
563 Dans Flora, le clavier Unicode est accessible depuis l’espace de travail **Décrire**, dans le menu **Outils**.
564
565 Pour l'utiliser :
566
567 1. Ouvrez la fenêtre Unicode.
568 1. Choisissez le jeu de caractères souhaité (latin, grec, cyrillique, etc.).
569 1. Cliquez sur les lettres ou symboles à insérer.
570 1. Copiez la chaîne produite puis collez-la dans le champ texte de Flora concerné (ex. Champ** Transcription des inscriptions,** grille de saisie des biens).
571
572 (% class="box infomessage" %)
573 (((
574 Bon à savoir :
575
576 * Le clavier Unicode est **compatible avec tous les champs texte** de Flora.
577 * Il permet une **saisie standardisée et internationale**, conforme aux règles de catalogage ou de transcription.
578 * Il évite les erreurs liées au copier-coller depuis des outils externes.
579 )))
580
581 [[Accès clavier unicode dans Flora.>>image:1752049189710-664.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
582
583
584 [[Clavier unicode → ouverture d'une nouvelle fenêtre, sélection de l'alphabet cyrillique et choix des caractères. >>image:1752049261731-843.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
585
586
587
588 )))
589 )))|(% style="width:300px" %)(((
590 (% class="box" %)
591 (((
592 **Sommaire**
593
594 {{toc depth="2" numbered="true"/}}
595 )))
596
597 (% class="box" %)
598 (((
599 **Aller plus loin**
600
601 * [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
602 * [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
603 * [[Consulter les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Consulter les documents associés.WebHome]]
604 * [[Modifier l'aide en ligne>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Modifier l’aide en ligne.WebHome]]
605 * [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome]]
606 )))
607
608 (% class="box" %)
609 (((
610 **Icônes principales**
611 )))
612 )))
613 |(% style="width:840px" %) |(% style="width:300px" %)
614
615