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Code source wiki de Les outils d'aide à la saisie

Version 83.1 par Doriane Bautista le 2025/07/10 08:21
Afficher les derniers auteurs
1 (% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures **
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3 |(% style="width:840px" %)(((
4 (((
5 (((
6 (% class="box" %)
7 (((
8
9 )))
10
11 (((
12 = Aide en ligne sur les champs =
13
14 Pour consulter la documentation associée à un champ :
15
16 1. **Clic droit** sur le libellé du champ → **Afficher Aide**
17 1. Une nouvelle fenêtre vers le wiki s’ouvre, donnant accès à des conseils de saisie, des astuces pratiques et, selon les cas, des précisions réglementaires sur le champ concerné.
18
19 (% class="box infomessage" %)
20 (((
21 Cette aide est **personnalisable par l’administrateur fonctionnel**, qui peut adapter son contenu selon les besoins de l’institution.
22 )))
23
24 [[Ex. table des biens →  clic droit sur le champ** Préfixe musée **pour afficher l'aide en ligne. >>image:1734100943088-429.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
25
26
27 [[Résultat →  consultation de l'aide en ligne sur le champ **Préfixe musée.**>>image:1734101035306-247.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
28
29
30 = Informations sur le champ =
31
32 Vous pouvez également **survoler un libellé** pour afficher son **code technique**, ou effectuer un clic droit → **Afficher Informations** pour obtenir des données complémentaires.
33
34 (% class="box infomessage" %)
35 (((
36 Les informations d’un champ peuvent être requises pour le support ou lors d’une vérification par l’administrateur.
37 )))
38
39 [[Ex. table photothèque → survole du libellé du champ **Titre/légende** pour afficher son code informatique. >>image:1744196073845-875.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
40 )))
41
42
43
44
45
46 [[Ex. table photothèque → clic droit sur le champ **Titre/légende** pour afficher les informations complémentaires.>>image:1744196121351-940.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
47
48
49 [[Résultat → consultation des informations sur le champ **Titre/légende**. >>image:1744196146434-955.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
50
51
52 = Modèles de saisie rapide =
53
54 Les modèles de saisie rapide permettent de gagner du temps lors de la saisie de séries de notices similaires. Ils permettent de préremplir certains champs avec des valeurs communes, sans risque d’erreurs liées à une duplication complète.
55
56 (% class="box infomessage" %)
57 (((
58 **Les administrateurs fonctionnels** peuvent également utiliser cette fonctionnalité pour **créer des grilles de saisie personnalisées.**
59 )))
60
61 == Créer un modèle ==
62
63 1. Ouvrez une grille de saisie
64 1. Activez la barre de saisie rapide en cliquant sur l'icône [[image:1744196445965-856.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="32" width="35"]] en bas à gauche
65 1. Donnez un nom au modèle et enregistrez-le avec l'icône [[image:1744196571841-824.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="37" width="29"]]
66 1. Renseignez les champs à pré-remplir
67 1. Marquez les champs à mémoriser en cliquant sur les étoiles ([[image:1744196696669-247.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="29" width="24"]] = champ mémorisé)
68 1. Enregistrer le modèle en cliquant sur l'icône [[image:1744196809731-276.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="38" width="32"]] et fermez le modèle de saisie rapide en cliquant sur l'icône [[image:1744196834006-929.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="38" width="28"]]
69
70 Le modèle peut ensuite être rappelé à tout moment, dans la grille de saisie concernée.
71
72 [[Ex. table des biens → ouverture d'un modèle de saisie rapide depuis la grille de saisie complète. >>image:1744196424064-778.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
73
74
75 [[Ex. table des biens → nommage du modèle de saisie rapide. >>image:1744196613035-663.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
76
77
78 [[Ex. Table des biens → champs saisis et mémorisés (étoiles bleues).>>image:1751955305794-257.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
79 )))
80
81 (((
82
83
84 [[Ex. Table des biens → enregistrement et fermeture du modèle. >>image:1751889357515-116.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
85
86
87 == Utiliser ou modifier un modèle ==
88
89 1. Sélectionnez un modèle existant dans la liste
90 1. Modifiez les champs, ajoutez ou supprimez des blocs
91 1. Marquez les champs à mémoriser en cliquant sur les étoiles ([[image:1744196696669-247.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="34" width="28"]] = champ mémorisé / [[image:1751889287960-803.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] = champ désélectionné)
92 1. Pensez à enregistrer les changements pour ne pas les perdre
93
94 [[Ex. Table des biens → choix du modèle de saisie rapide.>>image:1751888872714-791.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
95
96
97 [[Ex. Table des biens → modification de champs (suppression** **données champ **Collection**), ajout de champs (**Niveau d'intérêt, Fonds**). >>image:1751955478415-872.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
98
99
100 == Dupliquer un modèle ==
101
102 1. Sélectionnez un modèle existant dans la liste
103 1. Modifiez le nom du modèle et enregistrez-le.
104
105 [[Ex. Table des biens → choix du modèle de saisie rapide à dupliquer.>>image:1751888872714-791.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
106
107
108 [[Ex. Table des biens → modification du nom du modèle et enregistrement. >>image:1751890371850-155.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
109
110
111 [[Résultat →  modèle dupliqué. >>image:1751890551030-633.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
112
113 == Supprimer un modèle ==
114
115 1. Depuis la liste des modèles, sélectionnez les modèles à supprimer
116 1. Cliquez sur l’icône de suppression
117
118 [[Ex. Table des biens →  suppression d'un modèle en doublon.>>image:1751890493835-208.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
119
120
121 == Quelle différence entre duplication de notice et modèle de saisie rapide ? ==
122
123 Avant de choisir un mode de saisie, il est essentiel de bien comprendre la différence entre **la duplication d’une notice** et **l’utilisation d’un modèle de saisie rapide**. Ces deux outils répondent à des logiques différentes : l’un reproduit intégralement une notice existante, l’autre permet de préremplir uniquement les champs pertinents.
124 Le tableau ci-dessous récapitule les usages, avantages et limites de chaque méthode :
125
126 (% class="table-bordered" %)
127 (% class="active" %)|=**Fonction**|=**Définition**|=**Avantages**|=**Risques**
128 |**Duplication de notice**|Création d'une nouvelle notice en copiant **l'intégralité** d'une notice existante|Rapide si toutes les données sont à reprendre à l’identique|Risque d’oublier de supprimer ou modifier des champs non pertinents :
129 – Liens photo
130 – Constat d’état
131 – Numéros spécifiques
132 – Données descriptives erronées
133 |**Modèle de saisie rapide**|Pré-remplissage de champs sélectionnés dans une grille standard|Sécurisé : seuls les champs utiles sont mémorisés
134 Personnalisable
135 Réutilisable pour des campagnes de saisie répétitives|Nécessite une configuration initiale, mais évite les erreurs de contenu
136
137 (% class="box infomessage" %)
138 (((
139 **Privilégiez les modèles de saisie rapide.** La duplication de notices n’est à utiliser qu’avec une vigilance extrême, en vérifiant soigneusement toutes les données dupliquées.
140 )))
141
142 = (% id="cke_bm_35452S" style="display:none" %) (%%)Assistant thésaurus =
143
144 L’assistant thésaurus permet de **parcourir le thésaurus associé à un champ**, de **rechercher ou explorer les termes disponibles**, puis de **rapatrier les termes appropriés** dans la notice en cours de saisie.
145
146 Les champs contrôlés par un thésaurus sont reconnaissables à l’**icône **[[image:1744269006702-138.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="35" width="33"]] affichée à droite du champ.
147
148 Comment l'utiliser ?
149
150 1. Cliquez sur l’icône à droite du champ concerné pour ouvrir l'assistant.
151 1. Recherchez ou naviguez dans le thésaurus pour identifier le ou les termes souhaités.
152 1. Double-cliquez sur un terme (ou utiliser les boutons dédiés) pour l'ajouter à la sélection.
153 1. Fermez l'assistant : le ou les termes sélectionnés sont automatiquement insérés dans le champ.
154
155 >(% class="small" %)Ex. dans la table des Biens, sélection du terme toile dans le champ **Matière** à l’aide de l’assistant thésaurus.
156
157 [[Ex. table des biens, champ **Matière** → clic sur l'icône pour ouvrir l'assistant thésaurus.>>image:1751893741694-298.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
158
159
160 [[Ex. table des biens, assistant thésaurus **Matières et Techniques** → recherche, sélection du terme toile (double clic) et fermeture de l'assistant. >>image:1751893938811-547.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
161
162
163 L'assistant thésaurus propose plusieurs outils pour rechercher, naviguer, sélectionner ou ajouter des termes de manière structurée et conforme aux règles de saisie définies dans Flora :
164
165 (% class="active" %)|(% style="width:304px" %)**Fonctionnalité**|(% style="width:575px" %)**Définition**
166 |(% style="width:304px" %)[[image:1744269117607-946.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:575px" %)Saisissez un mot-clé dans l’onglet **Critère** pour afficher les résultats.
167 |(% style="width:304px" %)[[image:1705073549125-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:575px" %)La langue active est affichée en haut à droite (ex. : Français).
168 |(% style="width:304px" %)[[image:1744269162121-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:575px" %)Utilisez les flèches pour développer les branches hiérarchiques.
169 |(% style="width:304px" %)[[image:1744269168001-183.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:575px" %)(((
170 (% id="cke_bm_443531S" style="display:none" %) (%%)Utilisez les flèches pour réduire les branches hiérarchiques.
171 )))
172 |(% style="width:304px" %)[[image:1744269189103-125.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:575px" %)Si vous êtes habilité·e, cliquez sur l’icône d’ajout pour ouvrir une grille de saisie et créer un nouveau terme.
173 |(% style="width:304px" %)[[image:1744269226594-162.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:575px" %)Sélectionnez un ou plusieurs termes via les boutons dédiés ou en double-cliquant sur un terme dans l’arborescence.
174 |(% style="width:304px" %)[[image:1744269249651-654.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:575px" %)Utilisez l’icône correspondante pour supprimer un terme de la sélection.
175 |(% style="width:304px" %)[[image:1744269267092-514.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:575px" %)fermer la fenêtre en confirmant votre sélection, qui sera insérée dans le champ de la notice.
176
177 [[Résultat → le terme toile apparaît dans le champ **Matière** de la notice.>>image:1744269366488-201.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
178
179
180 = (% id="cke_bm_1547705S" style="display:none" %) (%%)Assistant datation =
181
182 Les champs de datation dans Flora sont enrichis d’un **assistant dédié**, permettant de saisir des dates avec un **niveau de précision très fin**, tout en garantissant leur **exploitabilité en recherche**.
183
184 Grâce à un calendrier interactif, il est possible de renseigner une date précise, une fourchette ou même des périodes longues (millénaire, siècle, quart de siècle…). L’outil gère également les compléments de datation (ex. : //vers//, //après//, //au début de…//) et propose une prise en charge du **calendrier républicain**.
185
186 L’assistant de datation est accessible lorsqu’un **bouton calendrier** apparaît à droite du champ concerné.
187 Un clic sur ce bouton ouvre une fenêtre contenant plusieurs onglets, selon le type de datation souhaité.
188
189 [[Ex. Table des biens → assistant de datation sur le champ **Date-Siècle-Millénaire début de création-exécution.**>>image:1744211210764-455.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
190
191
192 == Saisir une date ou une fourchette simple ==
193
194 === Onglet date ===
195
196 Permet de sélectionner une **date précise**, qui peut s’afficher au choix sous forme :
197
198 * Année
199 * Mois + année
200 * Jour + mois + année.
201
202 [[Ex. Table des biens,  champ **Date-Siècle-Millénaire début de création-exécution** → sélection d'une date simple dans le calendrier.>>image:1751955866354-446.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
203
204
205 (% class="box warningmessage" %)
206 (((
207 **Validez** impérativement la sélection avant de revenir à la grille de saisie, en cliquant sur le bouton [[image:1744211583840-183.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="34" width="29"]].
208 )))
209
210 [[Ex. Table des biens, champ **Date-Siècle-Millénaire début de création-exécution** → date simple rapatriée dans le champ.>>image:1744211616332-422.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
211
212
213 === Onglet intervalle de date ===
214
215 Permet de définir une période encadrée (date de début et de fin), avec les mêmes niveaux de précision.
216
217 [[Ex. Table des biens, champ **Date-Siècle-Millénaire début de création-exécution** → sélection d'une intervalle de date simple dans le calendrier.>>image:1751955919130-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
218
219
220 (% class="box warningmessage" %)
221 (((
222 **Validez** impérativement la sélection avant de revenir à la grille de saisie.
223 )))
224
225 [[Ex. Table des biens, champ **Date-Siècle-Millénaire début de création-exécution** → intervalle de date simple rapatriée dans le champ.>>image:1744211759977-578.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
226
227
228 == Dates étendues : périodes longues ou anciennes ==
229
230 Le bouton// //étendu permet de travailler sur des datations très anciennes ou peu précises :
231
232 * **Milliards**, **millions**, ou **milliers d’années**
233 * **Siècles avant/après J.-C.**, avec découpage possible en **moitié** ou **quart de siècle**
234
235 Utilisation : cliquer sur un type de date (ex. //80e millénaire// ou //15e siècle av. J.-C.//) puis préciser son découpage (ex. 83e millénaire ou 1ère moitié du 15 siècle av. J.-C.).
236
237 [[Ex. Sélection et validation d'une intervalle de date étendue en milliers d'années dans l'assistant de datation.>>image:1751955973032-290.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
238
239
240 [[Ex. Sélection et validation d'une intervalle de date étendue en siècles av. J;-C. dans l'assistant de datation.>>image:1751956012401-592.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
241
242
243 (% class="box warningmessage" %)
244 (((
245 **Validez** impérativement la sélection avant de revenir à la grille de saisie.
246 )))
247
248 == Complément de datation ==
249
250 Dans Flora, il est possible d’ajouter un **complément** à la date saisie, qu’il s’agisse d’une **date simple** ou d’une **date étendue**, avec ou sans intervalle.
251
252 Une **liste déroulante** permet de qualifier la date avec des expressions comme :
253
254 * //Exactement// (valeur par défaut),
255 * //Vers//, //Avant//, //Après//, //Début//, //Milieu//, //Fin//…
256
257 >(% class="small" %)Ex. milieu du IIe siècle avant J.-C. ou fin du troisième quart du XXe siècle
258
259 [[Ex. Date simple → fonctionnalité complément de datation.>>image:1751956288746-445.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
260
261
262 == Calendrier républicain ==
263
264 Un onglet spécifique permet de saisir une date issue du **calendrier républicain français**, y compris les jours complémentaires ou intercalaires.
265
266 [[Ex. Sélection et validation d'une date dans le calendrier républicain.>>image:1751956523122-197.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
267
268
269 (% class="box warningmessage" %)
270 (((
271 **Validez** impérativement la sélection avant de revenir à la grille de saisie.
272 )))
273
274 = Assistant sur les autorités =
275
276 L’assistant associé à ces champs permet de **rechercher et de rapatrier des autorités** (ou, selon les cas, des **liens vers des notices documentaires**) directement dans la grille de saisie.
277
278 == Lier une autorité depuis un champ ==
279
280 Pour insérer une autorité dans un champ :
281
282 1. Cliquez sur l’**icône **[[image:1744267239237-220.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="37" width="32"]] à droite du champ concerné.
283 1. Recherchez l’autorité à rapatrier dans le champ en utilisant soit la **recherche simple**, soit la **recherche avancée**, selon vos besoins.
284 1. Sélectionnez le ou les termes souhaités.
285 1. Cliquez sur **Valider** pour rapatrier le lien dans la notice.
286
287 [[Ex. Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → recherche, sélection et validation de l'autorité personne dans l'assistant.>>image:1751959991697-634.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
288
289
290 [[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → autorités rapatriée dans le champ. >>image:1751960154874-910.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
291
292
293 == Comment rechercher une autorité dans l’assistant ? ==
294
295 Pour choisir le mode de recherche le plus adapté dans l’assistant d’autorité, il est utile de bien comprendre les différences entre la **recherche simple** et la **recherche avancée**. Le tableau ci-dessous vous aide à identifier rapidement les atouts et les cas d’usage de chacun.
296
297 (% class="table-bordered" %)
298 (% class="active" %)|(% style="text-align:center; width:125px" %)**Critère**|(% style="text-align:center; width:323px" %)**Recherche simple **|(% style="text-align:center; width:431px" %)**Recherche avancée**
299 |(% style="text-align:center; width:125px" %)Accès|(% style="text-align:center; width:323px" %)Par défaut à l’ouverture de l’assistant|(% style="text-align:center; width:431px" %)Via le bouton **Avancée >>** depuis la recherche simple
300 |(% style="text-align:center; width:125px" %)Objectif|(% style="text-align:center; width:323px" %)Trouver rapidement une autorité avec un mot-clé|(% style="text-align:center; width:431px" %)Affiner la recherche en combinant plusieurs critères (recherche experte)
301 |(% style="text-align:center; width:125px" %)Saisie|(% style="text-align:center; width:323px" %)1 champ de recherche (ex. : Durand//)//|(% style="text-align:center; width:431px" %)Formulaire multi-index (ex. : Nom, Qualité, Date…)
302 |(% style="text-align:center; width:125px" %)Affichage des résultats|(% colspan="2" rowspan="1" style="text-align:center; width:323px" %)Liste double (haut = autorités à ajouter, bas = autorités sélectionnées + résumé)
303 |(% style="text-align:center; width:125px" %)Ajouter des termes|(% colspan="2" style="text-align:center; width:323px" %)Double clic ou bouton** Ajouter **[[image:1744267530823-370.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="35" width="31"]]
304 |(% style="text-align:center; width:125px" %)Retirer des termes|(% colspan="2" style="text-align:center; width:323px" %)clic sur le bouton **Retirer** [[image:1744267515165-450.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="36" width="29"]]
305 |(% style="text-align:center; width:125px" %)Accès à l'autre mode|(% style="text-align:center; width:323px" %)Oui, via le bouton **Avancée >>**|(% style="text-align:center; width:323px" %)Oui, via le bouton **<< Simple**
306 |(% style="text-align:center; width:125px" %)Cas d'usage recommandé|(% style="text-align:center; width:323px" %)Recherche rapide sur un nom connu ou partiel|(% style="text-align:center; width:323px" %)Recherche ciblée ou complexe (homonymes, filtres multiples)
307
308 (% class="box infomessage" %)
309 (((
310 **Bon à savoir** : vous pouvez afficher toutes les autorités d’une table en lançant une recherche simple sans critère.
311 )))
312
313 [[Ex. Assistant d'autorité table personnes, recherche simple sans critère → affichage des autorités. >>image:1751962471114-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
314
315
316 [[Ex. Assistant d'autorité table personnes → accès à la recherche avancée.>>image:1744267681768-429.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
317
318
319 [[Ex. Assistant d'autorité table personnes → recherche avancée des Baudry dont le lieu de travail est Vendée et sélection de l'autorité. >>image:1744267851493-505.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
320
321
322 [[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → autorités rapatriée dans le champ. >>image:1744267909001-661.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
323
324
325 = Créer une autorité liée =
326
327 Lors de la saisie d’une notice, il peut arriver que l’autorité recherchée (personne, lieu, collection, etc.) n’existe pas encore dans la base. Flora propose alors un raccourci pour créer immédiatement la nouvelle autorité, sans quitter la saisie en cours.
328
329 Étapes de création :
330
331 1. **Cliquez sur le bouton **[[image:1752042218305-859.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="32" width="34"]]à droite du champ soumis à autorité.
332 1. **Une nouvelle fenêtre s’ouvre**, affichant la grille de saisie de la notice d’autorité (personne, lieu, collection… selon le champ concerné).
333 1. **Complétez les champs obligatoires et utiles** de la nouvelle notice d’autorité.
334 1. **Cliquez sur Enregistrer.**
335 1. **Retour automatique** à la grille de saisie initiale, avec le lien vers la nouvelle autorité inséré dans le champ.
336
337 (% class="box infomessage" %)
338 (((
339 Cette fonctionnalité est uniquement disponible si le **profil utilisateur** dispose des droits nécessaires.
340 Elle est généralement réservée aux profils administrateurs et aux utilisateurs habilités à enrichir les autorités.
341 )))
342
343 [[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → clic sur le bouton de création.>>image:1752041695676-894.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
344
345
346 [[Ex. Grille de saisie autorité personnes → saisie des champs obligatoire et utiles puis enregistrement.>>image:1752042299046-236.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
347
348
349 [[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → retour à la grille de saisie initiale : l'autorité saisie a été rapatriée dans le champ. >>image:1752041758619-395.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
350 )))
351
352
353
354 = Ajouter un terme dans une liste =
355
356 Lors de la saisie, certains champs de type liste (déroulante ou longue) peuvent être enrichis par les utilisateurs habilités. Cela permet d’ajouter de nouvelles valeurs sans quitter la notice en cours.
357
358 L’ajout est autorisé uniquement si :
359
360 * le champ concerné est paramétré pour accepter l’enrichissement,
361 * et si l’utilisateur dispose des droits requis (profil administrateur ou habilité).
362
363 L’**icône d’ajout** [[image:1752042949344-726.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] indique que l’ajout de valeurs est possible.
364
365 (% class="box infomessage" %)
366 (((
367 Bonnes pratiques :
368
369 * Vérifiez qu’un terme similaire n’existe pas déjà avant d’en créer un nouveau.
370 * Ne jamais modifier manuellement le champ **Code**.
371 * Supprimez tout terme inutile **avant** de valider.
372 * Si le bouton n’est pas affiché, vous ne pouvez pas ajouter vous-même une nouvelle valeur. L’ajout devra être réalisé par un administrateur fonctionnel. En cas de doute ou de restriction, sollicitez votre administrateur fonctionnel.
373 )))
374
375 == Listes déroulantes ==
376
377 1. Cliquez sur l’icône [[image:1752043338393-575.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="33" width="35"]] située à droite de la liste déroulante.
378 Une fenêtre d’ajout s’ouvre, vous permettant de créer une ou plusieurs nouvelles valeurs.
379 1. Dans cette fenêtre :
380
381 * Une ligne vide est automatiquement proposée : **renseignez le libellé** (champ obligatoire).
382 * Pour **ajouter plusieurs valeurs**, utilisez les **boutons de la barre d’outils** en haut de la fenêtre (ajout ou suppression de lignes).
383
384 (% start="3" %)
385 1. Cliquez sur **Valider** pour enregistrer les nouvelles valeurs.
386 Les nouveaux termes sont immédiatement intégrés à la liste et deviennent sélectionnables dans le champ.
387
388 [[Ex. Liste **Type** dans les entrées →  ajout d'un terme.>>image:1752044708346-334.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
389
390
391 )))
392
393 [[Ex. Résultat → nouveau terme immédiatement ajouté à la liste et sélectionnable. >>image:1744210347789-938.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
394
395
396 (((
397 == Listes longues : une étape supplémentaire ==
398
399 Dans les listes longues, l’ajout d’un nouveau terme suit le même principe que pour les listes déroulantes, **à une différence près** :
400 le bouton [[image:1752045487385-423.png||data-xwiki-image-style-border="true"]]n’est pas directement visible à droite du champ.
401
402 Procédure :
403
404 1. Cliquez d’abord sur le bouton [[image:1744210470829-953.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="44" width="30"]] pour **ouvrir la liste.**
405 1. Dans la nouvelle fenêtre, utilisez le bouton [[image:1752045525067-815.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] situé en bas à droite, pour insérer une nouvelle valeur.
406 1. Vous accédez alors à la même interface d’ajout avec possibilité d’ajouter ou supprimer plusieurs termes avant validation.
407
408 (% class="box infomessage" %)
409 (((
410 Pensez à bien valider pour enregistrer vos ajouts. Les nouvelles valeurs seront immédiatement disponibles à la sélection.
411 )))
412
413 [[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → ouverture de la liste et clic sur le bouton de création. >>image:1752045931813-985.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
414
415
416 [[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → saisie du terme et validation.>>image:1752046150702-919.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
417
418
419 == Supprimer un terme ajouté par erreur dans une liste ==
420
421 Lors de l’ajout de nouvelles valeurs dans une **liste déroulante** ou **liste longue**, il est possible de supprimer un terme avant validation si une erreur a été commise.
422
423 Comment faire :
424
425 1. Dans la fenêtre d’ajout, cochez la case située à gauche de la ou des lignes à supprimer.
426 1. Cliquez sur le bouton [[image:1752044286842-233.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="26" width="30"]] situé dans la **barre d’outils en haut à droite** de la fenêtre.
427 1. Le ou les termes sont immédiatement retirés de la liste en cours d’édition.
428
429 (% class="box warningmessage" %)
430 (((
431 La suppression n’est possible **qu’avant la validation finale**. Une fois les termes enregistrés, seuls les administrateurs pourront intervenir sur la liste.
432 )))
433
434 [[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → suppression de plusieurs termes avant validation.>>image:1752044520714-289.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
435
436
437 = Raccourci de saisie : créer une notice documentaire et attacher un fichier =
438
439 Dans Flora, un raccourci présent dans la grille de saisie permet de créer une notice documentaire (photo, document, vidéo, etc.) et d’y associer immédiatement un fichier. Cette notice liée est ensuite automatiquement rattachée à la notice principale.
440
441 (((
442 == Créer la notice documentaire associée ==
443
444 1. Depuis le regroupement de champs Documentation de la grille de saisie, choisissez un champ de lien documentaire.
445 1. Cliquez sur le bouton [[image:1752071858179-406.png||data-xwiki-image-style-border="true"]].
446 1. Une grille de saisie s’ouvre : renseignez les champs nécessaires puis cliquez sur **Enregistrer**.
447
448 [[Ex. Création d'une notice autres documents. >>image:1752072262230-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
449 )))
450
451
452 [[Ex. Création d'une notice autres documents → saisie des champs et enregistrement. >>image:1752072381981-919.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
453
454
455 [[Résultat → notice autres documents créée.>>image:1752072465102-170.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
456
457
458 == Associer un fichier à cette notice documentaire ==
459
460 1. Une fois la notice enregistrée, cliquez sur sur le bouton  [[image:1744198755996-817.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] pour ouvrir la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**.
461 1. Ajouter un fichier
462 Dans cette fenêtre, selon votre besoin cliquez sur le bouton disponible dans la barre d'outils en haut :
463
464 * [[image:1752127989218-122.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="40" width="37"]] pour parcourir et sélectionner un fichier bureautique à associer (PDF, Word, etc.).
465 * [[image:1752128014249-970.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="38" width="35"]] pour parcourir et sélectionner un fichier photo à associer (PNG, JPEG, TIFF, etc.).
466 * [[image:1752128001068-301.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="29" width="37"]]pour parcourir et sélectionner un fichier vidéo à associer (MP3,MP4, etc.).
467
468 (% start="3" %)
469 1. Parcourez vos fichiers pour rapatrier le fichier concerné.
470 1. Cliquer sur Valider pour rapatrier le fichier concerné.
471 1. Pour finaliser l'association et revenir à la grille de saisie, cliquez sur [[image:1744199081111-700.png||data-xwiki-image-style-border="true"]], situé en haut à droite dans la barre d'outils.
472
473 [[Légende>>image:1752072620688-952.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
474
475
476 [[image:1744198798500-807.png]]
477
478 //Visualisation de la fenêtre de gestion avancée des fichiers//
479
480 Cliquer sur le [[image:1744198833940-653.png]]
481
482 dans la fenêtre de gestion avancée des fichiers pour parcourir vos documents et valider l'association du document.
483
484 [[image:1744198987527-309.png]]
485
486 //Visualisation de la fenêtre permettant de parcourir les fichiers à associer//
487
488 Une fois le document associé, ne pas oublier de cliquer sur le [[image:1744199081111-700.png]]
489
490 avant de quitter la fenêtre de gestion avancée des fichiers.
491
492 [[image:1744199046837-528.png]]
493
494 //Résultat//
495
496 Les documents associés sont insérés sous forme de lien.
497
498 [[image:1744199133459-449.png]]
499
500 //Intégration de la notice documentaire et du fichier associé dans la grille de saisie//
501
502 [[image:1744199321440-975.png]]
503
504 //Visualisation des notices créées et fichiers associés dans la notice de bien//
505
506 === Focus sur les fonctionnalités de la fenêtre de gestion avancée des fichiers ===
507
508 [[image:1744199450803-206.png]]
509
510 * [[image:1744200154013-335.png]]
511
512 * retourner sur la notice
513 * [[image:1744200173773-567.png]]
514 * valider l'ajout d'un document
515 * [[image:1744200248285-737.png]]
516 * annuler l'association d'un document
517 * [[image:2025-04-09_14h01_32.png]]
518 * ajouter un dossier
519 * [[image:1744200306410-626.png]]
520 * ajouter un fichier bureautique
521 * [[image:1744200336429-184.png]]
522 * ajouter un fichier photo
523 * [[image:1744200363870-496.png]]
524 * ajouter un fichier vidéos-sons
525 * [[image:1744200401014-873.png]]
526 * déplacer vers le bas un document
527 * [[image:1744200414180-540.png]]
528 * déplacer vers le haut un document
529 * [[image:1744200455510-180.png]]
530 * modifier les attributs d'un document
531 * [[image:1744200502704-220.png]]
532 * couper en vue de déplacer un document vers un autre dossier
533 * [[image:1744200560571-305.png]]
534 * coller un document dans un autre dossier
535 * [[image:1744200590083-440.png]]
536 * supprimer le document
537
538
539
540 = Vider un champ contrôlé =
541
542 Dans les grilles de saisie, deux options permettent de retirer les valeurs d’un champ contrôlé (autorités, thésaurus, datation, listes, liens documentaires, etc.)
543
544 == Retirer toutes les valeurs du champ ==
545
546 Le bouton [[image:1744268486947-525.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] situé à droite du champ permet de **vider entièrement** son contenu.
547
548 (% class="box warningmessage" %)
549 (((
550 Attention : ce bouton **supprime toutes les valeurs** du champ en un seul clic.
551 )))
552
553 [[Ex. Champ** Dénomination **dans la table des biens → clic sur la fonctionnalité.>>image:1744268557540-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
554
555
556 [[Ex. Résultat → champ** Dénomination **vidé.>>image:1744268598544-349.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
557
558 == Retirer une valeur spécifique ==
559
560 Lorsque plusieurs termes sont présents dans un champ, il est possible de retirer **une seule valeur** grâce à la **croix** affichée à côté de chaque terme.
561
562 (% class="box infomessage" %)
563 (((
564 Bonnes pratiques :
565
566 * Ne pas utiliser le bouton de suppression global si vous ne souhaitez pas tout effacer.
567 * La suppression est immédiate, uniquement pour le terme cliqué.
568 * Si d'autres champs ont hérité de cette valeur (par duplication ou modèle de saisie rapide), pensez à les vérifier et les ajuster manuellement.
569 )))
570
571 [[Ex. Champ** Dénomination **dans la table des biens → clic sur la croix pour retirer le terme icône. >>image:1744268647429-243.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
572
573
574 [[Ex. Résultat → terme icône retiré du champ** Dénomination. **>>image:1744268693656-506.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
575
576
577 = Utiliser le clavier unicode =
578
579 Le clavier Unicode permet de saisir des caractères spéciaux et multilingues dans Flora, notamment pour :
580
581 * les textes anciens (grec ou latin, translittérations, diacritiques rares),
582 * les langues non latines comme le chinois, le japonais ou l’arabe,
583 * ou toute saisie nécessitant des signes typographiques ou linguistiques spécifiques.
584
585 Dans Flora, le clavier Unicode est accessible depuis l’espace de travail **Décrire**, dans le menu **Outils**.
586
587 Pour l'utiliser :
588
589 1. Ouvrez la fenêtre Unicode.
590 1. Choisissez le jeu de caractères souhaité (latin, grec, cyrillique, etc.).
591 1. Cliquez sur les lettres ou symboles à insérer.
592 1. Copiez la chaîne produite puis collez-la dans le champ texte de Flora concerné (ex. Champ** Transcription des inscriptions,** grille de saisie des biens).
593
594 (% class="box infomessage" %)
595 (((
596 Bon à savoir :
597
598 * Le clavier Unicode est **compatible avec tous les champs texte** de Flora.
599 * Il permet une **saisie standardisée et internationale**, conforme aux règles de catalogage ou de transcription.
600 * Il évite les erreurs liées au copier-coller depuis des outils externes.
601 )))
602
603 [[Accès clavier unicode dans Flora.>>image:1752049189710-664.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
604
605
606 [[Clavier unicode → ouverture d'une nouvelle fenêtre, sélection de l'alphabet cyrillique et choix des caractères. >>image:1752049261731-843.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
607
608
609
610 )))
611 )))|(% style="width:300px" %)(((
612 (% class="box" %)
613 (((
614 **Sommaire**
615
616 {{toc depth="2" numbered="true"/}}
617 )))
618
619 (% class="box" %)
620 (((
621 **Aller plus loin**
622
623 * [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
624 * [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
625 * [[Modifier l'aide en ligne>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Modifier l’aide en ligne.WebHome]]
626 * [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome]]
627 )))
628
629 (% class="box" %)
630 (((
631 **Icônes principales**
632 )))
633 )))
634
635