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Code source wiki de Les outils d'aide à la saisie

Version 82.1 par Doriane Bautista le 2025/07/09 16:52
Afficher les derniers auteurs
1 (% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures **
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3 |(% style="width:840px" %)(((
4 (((
5 (((
6 (% class="box" %)
7 (((
8
9 )))
10
11 (((
12 = Aide en ligne sur les champs =
13
14 Pour consulter la documentation associée à un champ :
15
16 1. **Clic droit** sur le libellé du champ → **Afficher Aide**
17 1. Une nouvelle fenêtre vers le wiki s’ouvre, donnant accès à des conseils de saisie, des astuces pratiques et, selon les cas, des précisions réglementaires sur le champ concerné.
18
19 (% class="box infomessage" %)
20 (((
21 Cette aide est **personnalisable par l’administrateur fonctionnel**, qui peut adapter son contenu selon les besoins de l’institution.
22 )))
23
24 [[Ex. table des biens →  clic droit sur le champ** Préfixe musée **pour afficher l'aide en ligne. >>image:1734100943088-429.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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26
27 [[Résultat →  consultation de l'aide en ligne sur le champ **Préfixe musée.**>>image:1734101035306-247.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
28
29
30 = Informations sur le champ =
31
32 Vous pouvez également **survoler un libellé** pour afficher son **code technique**, ou effectuer un clic droit → **Afficher Informations** pour obtenir des données complémentaires.
33
34 (% class="box infomessage" %)
35 (((
36 Les informations d’un champ peuvent être requises pour le support ou lors d’une vérification par l’administrateur.
37 )))
38
39 [[Ex. table photothèque → survole du libellé du champ **Titre/légende** pour afficher son code informatique. >>image:1744196073845-875.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
40 )))
41
42
43
44
45 [[Ex. table photothèque → clic droit sur le champ **Titre/légende** pour afficher les informations complémentaires.>>image:1744196121351-940.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
46
47
48 [[Résultat → consultation des informations sur le champ **Titre/légende**. >>image:1744196146434-955.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
49
50
51 = Modèles de saisie rapide =
52
53 Les modèles de saisie rapide permettent de gagner du temps lors de la saisie de séries de notices similaires. Ils permettent de préremplir certains champs avec des valeurs communes, sans risque d’erreurs liées à une duplication complète.
54
55 (% class="box infomessage" %)
56 (((
57 **Les administrateurs fonctionnels** peuvent également utiliser cette fonctionnalité pour **créer des grilles de saisie personnalisées.**
58 )))
59
60 == Créer un modèle ==
61
62 1. Ouvrez une grille de saisie
63 1. Activez la barre de saisie rapide en cliquant sur l'icône [[image:1744196445965-856.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="32" width="35"]] en bas à gauche
64 1. Donnez un nom au modèle et enregistrez-le avec l'icône [[image:1744196571841-824.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="37" width="29"]]
65 1. Renseignez les champs à pré-remplir
66 1. Marquez les champs à mémoriser en cliquant sur les étoiles ([[image:1744196696669-247.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="29" width="24"]] = champ mémorisé)
67 1. Enregistrer le modèle en cliquant sur l'icône [[image:1744196809731-276.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="38" width="32"]] et fermez le modèle de saisie rapide en cliquant sur l'icône [[image:1744196834006-929.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="38" width="28"]]
68
69 Le modèle peut ensuite être rappelé à tout moment, dans la grille de saisie concernée.
70
71 [[Ex. table des biens → ouverture d'un modèle de saisie rapide depuis la grille de saisie complète. >>image:1744196424064-778.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
72
73
74 [[Ex. table des biens → nommage du modèle de saisie rapide. >>image:1744196613035-663.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
75
76
77 [[Ex. Table des biens → champs saisis et mémorisés (étoiles bleues).>>image:1751955305794-257.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
78 )))
79
80 (((
81
82
83 [[Ex. Table des biens → enregistrement et fermeture du modèle. >>image:1751889357515-116.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
84
85
86 == Utiliser ou modifier un modèle ==
87
88 1. Sélectionnez un modèle existant dans la liste
89 1. Modifiez les champs, ajoutez ou supprimez des blocs
90 1. Marquez les champs à mémoriser en cliquant sur les étoiles ([[image:1744196696669-247.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="34" width="28"]] = champ mémorisé / [[image:1751889287960-803.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] = champ désélectionné)
91 1. Pensez à enregistrer les changements pour ne pas les perdre
92
93 [[Ex. Table des biens → choix du modèle de saisie rapide.>>image:1751888872714-791.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
94
95
96 [[Ex. Table des biens → modification de champs (suppression** **données champ **Collection**), ajout de champs (**Niveau d'intérêt, Fonds**). >>image:1751955478415-872.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
97
98
99 == Dupliquer un modèle ==
100
101 1. Sélectionnez un modèle existant dans la liste
102 1. Modifiez le nom du modèle et enregistrez-le.
103
104 [[Ex. Table des biens → choix du modèle de saisie rapide à dupliquer.>>image:1751888872714-791.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
105
106
107 [[Ex. Table des biens → modification du nom du modèle et enregistrement. >>image:1751890371850-155.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
108
109
110 [[Résultat →  modèle dupliqué. >>image:1751890551030-633.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
111
112 == Supprimer un modèle ==
113
114 1. Depuis la liste des modèles, sélectionnez les modèles à supprimer
115 1. Cliquez sur l’icône de suppression
116
117 [[Ex. Table des biens →  suppression d'un modèle en doublon.>>image:1751890493835-208.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
118
119
120 == Quelle différence entre duplication de notice et modèle de saisie rapide ? ==
121
122 Avant de choisir un mode de saisie, il est essentiel de bien comprendre la différence entre **la duplication d’une notice** et **l’utilisation d’un modèle de saisie rapide**. Ces deux outils répondent à des logiques différentes : l’un reproduit intégralement une notice existante, l’autre permet de préremplir uniquement les champs pertinents.
123 Le tableau ci-dessous récapitule les usages, avantages et limites de chaque méthode :
124
125 (% class="table-bordered" %)
126 (% class="active" %)|=**Fonction**|=**Définition**|=**Avantages**|=**Risques**
127 |**Duplication de notice**|Création d'une nouvelle notice en copiant **l'intégralité** d'une notice existante|Rapide si toutes les données sont à reprendre à l’identique|Risque d’oublier de supprimer ou modifier des champs non pertinents :
128 – Liens photo
129 – Constat d’état
130 – Numéros spécifiques
131 – Données descriptives erronées
132 |**Modèle de saisie rapide**|Pré-remplissage de champs sélectionnés dans une grille standard|Sécurisé : seuls les champs utiles sont mémorisés
133 Personnalisable
134 Réutilisable pour des campagnes de saisie répétitives|Nécessite une configuration initiale, mais évite les erreurs de contenu
135
136 (% class="box infomessage" %)
137 (((
138 **Privilégiez les modèles de saisie rapide.** La duplication de notices n’est à utiliser qu’avec une vigilance extrême, en vérifiant soigneusement toutes les données dupliquées.
139 )))
140
141 = (% id="cke_bm_35452S" style="display:none" %) (%%)Assistant thésaurus =
142
143 L’assistant thésaurus permet de **parcourir le thésaurus associé à un champ**, de **rechercher ou explorer les termes disponibles**, puis de **rapatrier les termes appropriés** dans la notice en cours de saisie.
144
145 Les champs contrôlés par un thésaurus sont reconnaissables à l’**icône **[[image:1744269006702-138.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="35" width="33"]] affichée à droite du champ.
146
147 Comment l'utiliser ?
148
149 1. Cliquez sur l’icône à droite du champ concerné pour ouvrir l'assistant.
150 1. Recherchez ou naviguez dans le thésaurus pour identifier le ou les termes souhaités.
151 1. Double-cliquez sur un terme (ou utiliser les boutons dédiés) pour l'ajouter à la sélection.
152 1. Fermez l'assistant : le ou les termes sélectionnés sont automatiquement insérés dans le champ.
153
154 >(% class="small" %)Ex. dans la table des Biens, sélection du terme toile dans le champ **Matière** à l’aide de l’assistant thésaurus.
155
156 [[Ex. table des biens, champ **Matière** → clic sur l'icône pour ouvrir l'assistant thésaurus.>>image:1751893741694-298.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
157
158
159 [[Ex. table des biens, assistant thésaurus **Matières et Techniques** → recherche, sélection du terme toile (double clic) et fermeture de l'assistant. >>image:1751893938811-547.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
160
161
162 L'assistant thésaurus propose plusieurs outils pour rechercher, naviguer, sélectionner ou ajouter des termes de manière structurée et conforme aux règles de saisie définies dans Flora :
163
164 (% class="active" %)|(% style="width:304px" %)**Fonctionnalité**|(% style="width:575px" %)**Définition**
165 |(% style="width:304px" %)[[image:1744269117607-946.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:575px" %)Saisissez un mot-clé dans l’onglet **Critère** pour afficher les résultats.
166 |(% style="width:304px" %)[[image:1705073549125-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:575px" %)La langue active est affichée en haut à droite (ex. : Français).
167 |(% style="width:304px" %)[[image:1744269162121-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:575px" %)Utilisez les flèches pour développer les branches hiérarchiques.
168 |(% style="width:304px" %)[[image:1744269168001-183.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:575px" %)(((
169 (% id="cke_bm_443531S" style="display:none" %) (%%)Utilisez les flèches pour réduire les branches hiérarchiques.
170 )))
171 |(% style="width:304px" %)[[image:1744269189103-125.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:575px" %)Si vous êtes habilité·e, cliquez sur l’icône d’ajout pour ouvrir une grille de saisie et créer un nouveau terme.
172 |(% style="width:304px" %)[[image:1744269226594-162.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:575px" %)Sélectionnez un ou plusieurs termes via les boutons dédiés ou en double-cliquant sur un terme dans l’arborescence.
173 |(% style="width:304px" %)[[image:1744269249651-654.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:575px" %)Utilisez l’icône correspondante pour supprimer un terme de la sélection.
174 |(% style="width:304px" %)[[image:1744269267092-514.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:575px" %)fermer la fenêtre en confirmant votre sélection, qui sera insérée dans le champ de la notice.
175
176 [[Résultat → le terme toile apparaît dans le champ **Matière** de la notice.>>image:1744269366488-201.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
177
178
179 = (% id="cke_bm_1547705S" style="display:none" %) (%%)Assistant datation =
180
181 Les champs de datation dans Flora sont enrichis d’un **assistant dédié**, permettant de saisir des dates avec un **niveau de précision très fin**, tout en garantissant leur **exploitabilité en recherche**.
182
183 Grâce à un calendrier interactif, il est possible de renseigner une date précise, une fourchette ou même des périodes longues (millénaire, siècle, quart de siècle…). L’outil gère également les compléments de datation (ex. : //vers//, //après//, //au début de…//) et propose une prise en charge du **calendrier républicain**.
184
185 L’assistant de datation est accessible lorsqu’un **bouton calendrier** apparaît à droite du champ concerné.
186 Un clic sur ce bouton ouvre une fenêtre contenant plusieurs onglets, selon le type de datation souhaité.
187
188 [[Ex. Table des biens → assistant de datation sur le champ **Date-Siècle-Millénaire début de création-exécution.**>>image:1744211210764-455.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
189
190
191 == Saisir une date ou une fourchette simple ==
192
193 === Onglet date ===
194
195 Permet de sélectionner une **date précise**, qui peut s’afficher au choix sous forme :
196
197 * Année
198 * Mois + année
199 * Jour + mois + année.
200
201 [[Ex. Table des biens,  champ **Date-Siècle-Millénaire début de création-exécution** → sélection d'une date simple dans le calendrier.>>image:1751955866354-446.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
202
203
204 (% class="box warningmessage" %)
205 (((
206 **Validez** impérativement la sélection avant de revenir à la grille de saisie, en cliquant sur le bouton [[image:1744211583840-183.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="34" width="29"]].
207 )))
208
209 [[Ex. Table des biens, champ **Date-Siècle-Millénaire début de création-exécution** → date simple rapatriée dans le champ.>>image:1744211616332-422.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
210
211
212 === Onglet intervalle de date ===
213
214 Permet de définir une période encadrée (date de début et de fin), avec les mêmes niveaux de précision.
215
216 [[Ex. Table des biens, champ **Date-Siècle-Millénaire début de création-exécution** → sélection d'une intervalle de date simple dans le calendrier.>>image:1751955919130-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
217
218
219 (% class="box warningmessage" %)
220 (((
221 **Validez** impérativement la sélection avant de revenir à la grille de saisie.
222 )))
223
224 [[Ex. Table des biens, champ **Date-Siècle-Millénaire début de création-exécution** → intervalle de date simple rapatriée dans le champ.>>image:1744211759977-578.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
225
226
227 == Dates étendues : périodes longues ou anciennes ==
228
229 Le bouton// //étendu permet de travailler sur des datations très anciennes ou peu précises :
230
231 * **Milliards**, **millions**, ou **milliers d’années**
232 * **Siècles avant/après J.-C.**, avec découpage possible en **moitié** ou **quart de siècle**
233
234 Utilisation : cliquer sur un type de date (ex. //80e millénaire// ou //15e siècle av. J.-C.//) puis préciser son découpage (ex. 83e millénaire ou 1ère moitié du 15 siècle av. J.-C.).
235
236 [[Ex. Sélection et validation d'une intervalle de date étendue en milliers d'années dans l'assistant de datation.>>image:1751955973032-290.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
237
238
239 [[Ex. Sélection et validation d'une intervalle de date étendue en siècles av. J;-C. dans l'assistant de datation.>>image:1751956012401-592.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
240
241
242 (% class="box warningmessage" %)
243 (((
244 **Validez** impérativement la sélection avant de revenir à la grille de saisie.
245 )))
246
247 == Complément de datation ==
248
249 Dans Flora, il est possible d’ajouter un **complément** à la date saisie, qu’il s’agisse d’une **date simple** ou d’une **date étendue**, avec ou sans intervalle.
250
251 Une **liste déroulante** permet de qualifier la date avec des expressions comme :
252
253 * //Exactement// (valeur par défaut),
254 * //Vers//, //Avant//, //Après//, //Début//, //Milieu//, //Fin//…
255
256 >(% class="small" %)Ex. milieu du IIe siècle avant J.-C. ou fin du troisième quart du XXe siècle
257
258 [[Ex. Date simple → fonctionnalité complément de datation.>>image:1751956288746-445.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
259
260
261 == Calendrier républicain ==
262
263 Un onglet spécifique permet de saisir une date issue du **calendrier républicain français**, y compris les jours complémentaires ou intercalaires.
264
265 [[Ex. Sélection et validation d'une date dans le calendrier républicain.>>image:1751956523122-197.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
266
267
268 (% class="box warningmessage" %)
269 (((
270 **Validez** impérativement la sélection avant de revenir à la grille de saisie.
271 )))
272
273 = Assistant sur les autorités =
274
275 L’assistant associé à ces champs permet de **rechercher et de rapatrier des autorités** (ou, selon les cas, des **liens vers des notices documentaires**) directement dans la grille de saisie.
276
277 == Lier une autorité depuis un champ ==
278
279 Pour insérer une autorité dans un champ :
280
281 1. Cliquez sur l’**icône **[[image:1744267239237-220.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="37" width="32"]] à droite du champ concerné.
282 1. Recherchez l’autorité à rapatrier dans le champ en utilisant soit la **recherche simple**, soit la **recherche avancée**, selon vos besoins.
283 1. Sélectionnez le ou les termes souhaités.
284 1. Cliquez sur **Valider** pour rapatrier le lien dans la notice.
285
286 [[Ex. Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → recherche, sélection et validation de l'autorité personne dans l'assistant.>>image:1751959991697-634.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
287
288
289 [[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → autorités rapatriée dans le champ. >>image:1751960154874-910.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
290
291
292 == Comment rechercher une autorité dans l’assistant ? ==
293
294 Pour choisir le mode de recherche le plus adapté dans l’assistant d’autorité, il est utile de bien comprendre les différences entre la **recherche simple** et la **recherche avancée**. Le tableau ci-dessous vous aide à identifier rapidement les atouts et les cas d’usage de chacun.
295
296 (% class="table-bordered" %)
297 (% class="active" %)|(% style="text-align:center; width:125px" %)**Critère**|(% style="text-align:center; width:323px" %)**Recherche simple **|(% style="text-align:center; width:431px" %)**Recherche avancée**
298 |(% style="text-align:center; width:125px" %)Accès|(% style="text-align:center; width:323px" %)Par défaut à l’ouverture de l’assistant|(% style="text-align:center; width:431px" %)Via le bouton **Avancée >>** depuis la recherche simple
299 |(% style="text-align:center; width:125px" %)Objectif|(% style="text-align:center; width:323px" %)Trouver rapidement une autorité avec un mot-clé|(% style="text-align:center; width:431px" %)Affiner la recherche en combinant plusieurs critères (recherche experte)
300 |(% style="text-align:center; width:125px" %)Saisie|(% style="text-align:center; width:323px" %)1 champ de recherche (ex. : Durand//)//|(% style="text-align:center; width:431px" %)Formulaire multi-index (ex. : Nom, Qualité, Date…)
301 |(% style="text-align:center; width:125px" %)Affichage des résultats|(% colspan="2" rowspan="1" style="text-align:center; width:323px" %)Liste double (haut = autorités à ajouter, bas = autorités sélectionnées + résumé)
302 |(% style="text-align:center; width:125px" %)Ajouter des termes|(% colspan="2" style="text-align:center; width:323px" %)Double clic ou bouton** Ajouter **[[image:1744267530823-370.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="35" width="31"]]
303 |(% style="text-align:center; width:125px" %)Retirer des termes|(% colspan="2" style="text-align:center; width:323px" %)clic sur le bouton **Retirer** [[image:1744267515165-450.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="36" width="29"]]
304 |(% style="text-align:center; width:125px" %)Accès à l'autre mode|(% style="text-align:center; width:323px" %)Oui, via le bouton **Avancée >>**|(% style="text-align:center; width:323px" %)Oui, via le bouton **<< Simple**
305 |(% style="text-align:center; width:125px" %)Cas d'usage recommandé|(% style="text-align:center; width:323px" %)Recherche rapide sur un nom connu ou partiel|(% style="text-align:center; width:323px" %)Recherche ciblée ou complexe (homonymes, filtres multiples)
306
307 (% class="box infomessage" %)
308 (((
309 **Bon à savoir** : vous pouvez afficher toutes les autorités d’une table en lançant une recherche simple sans critère.
310 )))
311
312 [[Ex. Assistant d'autorité table personnes, recherche simple sans critère → affichage des autorités. >>image:1751962471114-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
313
314
315 [[Ex. Assistant d'autorité table personnes → accès à la recherche avancée.>>image:1744267681768-429.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
316
317
318 [[Ex. Assistant d'autorité table personnes → recherche avancée des Baudry dont le lieu de travail est Vendée et sélection de l'autorité. >>image:1744267851493-505.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
319
320
321 [[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → autorités rapatriée dans le champ. >>image:1744267909001-661.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
322
323
324 = Créer une autorité liée =
325
326 Lors de la saisie d’une notice, il peut arriver que l’autorité recherchée (personne, lieu, collection, etc.) n’existe pas encore dans la base. Flora propose alors un raccourci pour créer immédiatement la nouvelle autorité, sans quitter la saisie en cours.
327
328 Étapes de création :
329
330 1. **Cliquez sur le bouton **[[image:1752042218305-859.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="32" width="34"]]à droite du champ soumis à autorité.
331 1. **Une nouvelle fenêtre s’ouvre**, affichant la grille de saisie de la notice d’autorité (personne, lieu, collection… selon le champ concerné).
332 1. **Complétez les champs obligatoires et utiles** de la nouvelle notice d’autorité.
333 1. **Cliquez sur Enregistrer.**
334 1. **Retour automatique** à la grille de saisie initiale, avec le lien vers la nouvelle autorité inséré dans le champ.
335
336 (% class="box infomessage" %)
337 (((
338 Cette fonctionnalité est uniquement disponible si le **profil utilisateur** dispose des droits nécessaires.
339 Elle est généralement réservée aux profils administrateurs et aux utilisateurs habilités à enrichir les autorités.
340 )))
341
342 [[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → clic sur le bouton de création.>>image:1752041695676-894.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
343
344
345 [[Ex. Grille de saisie autorité personnes → saisie des champs obligatoire et utiles puis enregistrement.>>image:1752042299046-236.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
346
347
348 [[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → retour à la grille de saisie initiale : l'autorité saisie a été rapatriée dans le champ. >>image:1752041758619-395.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
349 )))
350
351
352
353
354
355 = Ajouter un terme dans une liste =
356
357 Lors de la saisie, certains champs de type liste (déroulante ou longue) peuvent être enrichis par les utilisateurs habilités. Cela permet d’ajouter de nouvelles valeurs sans quitter la notice en cours.
358
359 L’ajout est autorisé uniquement si :
360
361 * le champ concerné est paramétré pour accepter l’enrichissement,
362 * et si l’utilisateur dispose des droits requis (profil administrateur ou habilité).
363
364 L’**icône d’ajout** [[image:1752042949344-726.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] indique que l’ajout de valeurs est possible.
365
366 (% class="box infomessage" %)
367 (((
368 Bonnes pratiques :
369
370 * Vérifiez qu’un terme similaire n’existe pas déjà avant d’en créer un nouveau.
371 * Ne jamais modifier manuellement le champ **Code**.
372 * Supprimez tout terme inutile **avant** de valider.
373 * Si le bouton n’est pas affiché, vous ne pouvez pas ajouter vous-même une nouvelle valeur. L’ajout devra être réalisé par un administrateur fonctionnel. En cas de doute ou de restriction, sollicitez votre administrateur fonctionnel.
374 )))
375
376 == Listes déroulantes ==
377
378 1. Cliquez sur l’icône [[image:1752043338393-575.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="33" width="35"]] située à droite de la liste déroulante.
379 Une fenêtre d’ajout s’ouvre, vous permettant de créer une ou plusieurs nouvelles valeurs.
380 1. Dans cette fenêtre :
381
382 * Une ligne vide est automatiquement proposée : **renseignez le libellé** (champ obligatoire).
383 * Pour **ajouter plusieurs valeurs**, utilisez les **boutons de la barre d’outils** en haut de la fenêtre (ajout ou suppression de lignes).
384
385 (% start="3" %)
386 1. Cliquez sur **Valider** pour enregistrer les nouvelles valeurs.
387 Les nouveaux termes sont immédiatement intégrés à la liste et deviennent sélectionnables dans le champ.
388
389 [[Ex. Liste **Type** dans les entrées →  ajout d'un terme.>>image:1752044708346-334.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
390
391
392 )))
393
394 [[Ex. Résultat → nouveau terme immédiatement ajouté à la liste et sélectionnable. >>image:1744210347789-938.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
395
396
397 (((
398 == Listes longues : une étape supplémentaire ==
399
400 Dans les listes longues, l’ajout d’un nouveau terme suit le même principe que pour les listes déroulantes, **à une différence près** :
401 le bouton [[image:1752045487385-423.png||data-xwiki-image-style-border="true"]]n’est pas directement visible à droite du champ.
402
403 Procédure :
404
405 1. Cliquez d’abord sur le bouton [[image:1744210470829-953.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="44" width="30"]] pour **ouvrir la liste.**
406 1. Dans la nouvelle fenêtre, utilisez le bouton [[image:1752045525067-815.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] situé en bas à droite, pour insérer une nouvelle valeur.
407 1. Vous accédez alors à la même interface d’ajout avec possibilité d’ajouter ou supprimer plusieurs termes avant validation.
408
409 (% class="box infomessage" %)
410 (((
411 Pensez à bien valider pour enregistrer vos ajouts. Les nouvelles valeurs seront immédiatement disponibles à la sélection.
412 )))
413
414 [[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → ouverture de la liste et clic sur le bouton de création. >>image:1752045931813-985.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
415
416
417 [[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → saisie du terme et validation.>>image:1752046150702-919.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
418
419
420 == Supprimer un terme ajouté par erreur dans une liste ==
421
422 Lors de l’ajout de nouvelles valeurs dans une **liste déroulante** ou **liste longue**, il est possible de supprimer un terme avant validation si une erreur a été commise.
423
424 Comment faire :
425
426 1. Dans la fenêtre d’ajout, cochez la case située à gauche de la ou des lignes à supprimer.
427 1. Cliquez sur le bouton [[image:1752044286842-233.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="26" width="30"]] situé dans la **barre d’outils en haut à droite** de la fenêtre.
428 1. Le ou les termes sont immédiatement retirés de la liste en cours d’édition.
429
430 (% class="box warningmessage" %)
431 (((
432 La suppression n’est possible **qu’avant la validation finale**. Une fois les termes enregistrés, seuls les administrateurs pourront intervenir sur la liste.
433 )))
434
435 [[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → suppression de plusieurs termes avant validation.>>image:1752044520714-289.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
436
437
438 = Raccourci de saisie : créer une notice documentaire et attacher un fichier =
439
440 Dans Flora, un raccourci présent dans la grille de saisie permet de créer une notice documentaire (photo, document, vidéo, etc.) et d’y associer immédiatement un fichier. Cette notice liée est ensuite automatiquement rattachée à la notice principale.
441
442 (((
443 == Créer la notice documentaire associée ==
444
445 1. Depuis le regroupement de champs Documentation de la grille de saisie, choisissez un champ de lien documentaire.
446 1. Cliquez sur le bouton [[image:1752071858179-406.png||data-xwiki-image-style-border="true"]].
447 1. Une grille de saisie s’ouvre : renseignez les champs nécessaires puis cliquez sur **Enregistrer**.
448
449 [[Légende>>image:1752072262230-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
450 )))
451
452
453 [[Légende>>image:1752072381981-919.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
454
455
456 [[Légende>>image:1752072465102-170.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
457
458
459 == Associer un fichier à cette notice documentaire ==
460
461 1. Une fois la notice enregistrée, cliquez sur sur le bouton  [[image:1744198755996-817.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] pour ouvrir la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**.
462 1. Ajouter un fichier
463 Dans cette fenêtre, cliquez sur le bouton :
464
465 * [[image:1744198833940-653.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] pour parcourir et sélectionner un fichier local à associer (image, PDF, vidéo, etc.).
466 *
467 * [[image:1752072720356-936.png]]
468 Le fichier apparaît dans la liste.
469
470 1. Valider l’association
471 Cliquez sur [[image:1744199081111-700.png||data-xwiki-image-style-border="true"]]
472
473 [[Légende>>image:1752072620688-952.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
474
475
476
477
478
479 * Une fois la notice créée, cliquer sur l'onglet d'association de documents [[image:1744198755996-817.png]]
480
481 * .
482
483 La fenêtre de gestion avancée des fichiers s'ouvre :
484
485 [[image:1744198798500-807.png]]
486
487 //Visualisation de la fenêtre de gestion avancée des fichiers//
488
489 Cliquer sur le [[image:1744198833940-653.png]]
490
491 dans la fenêtre de gestion avancée des fichiers pour parcourir vos documents et valider l'association du document.
492
493 [[image:1744198987527-309.png]]
494
495 //Visualisation de la fenêtre permettant de parcourir les fichiers à associer//
496
497 Une fois le document associé, ne pas oublier de cliquer sur le [[image:1744199081111-700.png]]
498
499 avant de quitter la fenêtre de gestion avancée des fichiers.
500
501 [[image:1744199046837-528.png]]
502
503 //Résultat//
504
505 Les documents associés sont insérés sous forme de lien.
506
507 [[image:1744199133459-449.png]]
508
509 //Intégration de la notice documentaire et du fichier associé dans la grille de saisie//
510
511 [[image:1744199321440-975.png]]
512
513 //Visualisation des notices créées et fichiers associés dans la notice de bien//
514
515 === Focus sur les fonctionnalités de la fenêtre de gestion avancée des fichiers ===
516
517 [[image:1744199450803-206.png]]
518
519 * [[image:1744200154013-335.png]]
520
521 * retourner sur la notice
522 * [[image:1744200173773-567.png]]
523 * valider l'ajout d'un document
524 * [[image:1744200248285-737.png]]
525 * annuler l'association d'un document
526 * [[image:2025-04-09_14h01_32.png]]
527 * ajouter un dossier
528 * [[image:1744200306410-626.png]]
529 * ajouter un fichier bureautique
530 * [[image:1744200336429-184.png]]
531 * ajouter un fichier photo
532 * [[image:1744200363870-496.png]]
533 * ajouter un fichier vidéos-sons
534 * [[image:1744200401014-873.png]]
535 * déplacer vers le bas un document
536 * [[image:1744200414180-540.png]]
537 * déplacer vers le haut un document
538 * [[image:1744200455510-180.png]]
539 * modifier les attributs d'un document
540 * [[image:1744200502704-220.png]]
541 * couper en vue de déplacer un document vers un autre dossier
542 * [[image:1744200560571-305.png]]
543 * coller un document dans un autre dossier
544 * [[image:1744200590083-440.png]]
545 * supprimer le document
546
547
548
549 = Vider un champ contrôlé =
550
551 Dans les grilles de saisie, deux options permettent de retirer les valeurs d’un champ contrôlé (autorités, thésaurus, datation, listes, liens documentaires, etc.)
552
553 == Retirer toutes les valeurs du champ ==
554
555 Le bouton [[image:1744268486947-525.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] situé à droite du champ permet de **vider entièrement** son contenu.
556
557 (% class="box warningmessage" %)
558 (((
559 Attention : ce bouton **supprime toutes les valeurs** du champ en un seul clic.
560 )))
561
562 [[Ex. Champ** Dénomination **dans la table des biens → clic sur la fonctionnalité.>>image:1744268557540-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
563
564
565 [[Ex. Résultat → champ** Dénomination **vidé.>>image:1744268598544-349.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
566
567 == Retirer une valeur spécifique ==
568
569 Lorsque plusieurs termes sont présents dans un champ, il est possible de retirer **une seule valeur** grâce à la **croix** affichée à côté de chaque terme.
570
571 (% class="box infomessage" %)
572 (((
573 Bonnes pratiques :
574
575 * Ne pas utiliser le bouton de suppression global si vous ne souhaitez pas tout effacer.
576 * La suppression est immédiate, uniquement pour le terme cliqué.
577 * Si d'autres champs ont hérité de cette valeur (par duplication ou modèle de saisie rapide), pensez à les vérifier et les ajuster manuellement.
578 )))
579
580 [[Ex. Champ** Dénomination **dans la table des biens → clic sur la croix pour retirer le terme icône. >>image:1744268647429-243.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
581
582
583 [[Ex. Résultat → terme icône retiré du champ** Dénomination. **>>image:1744268693656-506.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
584
585
586 = Utiliser le clavier unicode =
587
588 Le clavier Unicode permet de saisir des caractères spéciaux et multilingues dans Flora, notamment pour :
589
590 * les textes anciens (grec ou latin, translittérations, diacritiques rares),
591 * les langues non latines comme le chinois, le japonais ou l’arabe,
592 * ou toute saisie nécessitant des signes typographiques ou linguistiques spécifiques.
593
594 Dans Flora, le clavier Unicode est accessible depuis l’espace de travail **Décrire**, dans le menu **Outils**.
595
596 Pour l'utiliser :
597
598 1. Ouvrez la fenêtre Unicode.
599 1. Choisissez le jeu de caractères souhaité (latin, grec, cyrillique, etc.).
600 1. Cliquez sur les lettres ou symboles à insérer.
601 1. Copiez la chaîne produite puis collez-la dans le champ texte de Flora concerné (ex. Champ** Transcription des inscriptions,** grille de saisie des biens).
602
603 (% class="box infomessage" %)
604 (((
605 Bon à savoir :
606
607 * Le clavier Unicode est **compatible avec tous les champs texte** de Flora.
608 * Il permet une **saisie standardisée et internationale**, conforme aux règles de catalogage ou de transcription.
609 * Il évite les erreurs liées au copier-coller depuis des outils externes.
610 )))
611
612 [[Accès clavier unicode dans Flora.>>image:1752049189710-664.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
613
614
615 [[Clavier unicode → ouverture d'une nouvelle fenêtre, sélection de l'alphabet cyrillique et choix des caractères. >>image:1752049261731-843.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
616
617
618
619 )))
620 )))|(% style="width:300px" %)(((
621 (% class="box" %)
622 (((
623 **Sommaire**
624
625 {{toc depth="2" numbered="true"/}}
626 )))
627
628 (% class="box" %)
629 (((
630 **Aller plus loin**
631
632 * [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
633 * [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
634 * [[Modifier l'aide en ligne>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Modifier l’aide en ligne.WebHome]]
635 * [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome]]
636 )))
637
638 (% class="box" %)
639 (((
640 **Icônes principales**
641 )))
642 )))
643
644