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Code source wiki de Les outils d'aide à la saisie

Version 81.1 par Doriane Bautista le 2025/07/09 16:37
Afficher les derniers auteurs
1 (% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures **
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3 |(% style="width:840px" %)(((
4 (((
5 (((
6 (% class="box" %)
7 (((
8
9 )))
10
11 (((
12 = Aide en ligne sur les champs =
13
14 Pour consulter la documentation associée à un champ :
15
16 1. **Clic droit** sur le libellé du champ → **Afficher Aide**
17 1. Une nouvelle fenêtre vers le wiki s’ouvre, donnant accès à des conseils de saisie, des astuces pratiques et, selon les cas, des précisions réglementaires sur le champ concerné.
18
19 (% class="box infomessage" %)
20 (((
21 Cette aide est **personnalisable par l’administrateur fonctionnel**, qui peut adapter son contenu selon les besoins de l’institution.
22 )))
23
24 [[Ex. table des biens →  clic droit sur le champ** Préfixe musée **pour afficher l'aide en ligne. >>image:1734100943088-429.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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26
27 [[Résultat →  consultation de l'aide en ligne sur le champ **Préfixe musée.**>>image:1734101035306-247.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
28
29
30 = Informations sur le champ =
31
32 Vous pouvez également **survoler un libellé** pour afficher son **code technique**, ou effectuer un clic droit → **Afficher Informations** pour obtenir des données complémentaires.
33
34 (% class="box infomessage" %)
35 (((
36 Les informations d’un champ peuvent être requises pour le support ou lors d’une vérification par l’administrateur.
37 )))
38
39 [[Ex. table photothèque → survole du libellé du champ **Titre/légende** pour afficher son code informatique. >>image:1744196073845-875.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
40 )))
41
42
43
44 [[Ex. table photothèque → clic droit sur le champ **Titre/légende** pour afficher les informations complémentaires.>>image:1744196121351-940.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
45
46
47 [[Résultat → consultation des informations sur le champ **Titre/légende**. >>image:1744196146434-955.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
48
49
50 = Modèles de saisie rapide =
51
52 Les modèles de saisie rapide permettent de gagner du temps lors de la saisie de séries de notices similaires. Ils permettent de préremplir certains champs avec des valeurs communes, sans risque d’erreurs liées à une duplication complète.
53
54 (% class="box infomessage" %)
55 (((
56 **Les administrateurs fonctionnels** peuvent également utiliser cette fonctionnalité pour **créer des grilles de saisie personnalisées.**
57 )))
58
59 == Créer un modèle ==
60
61 1. Ouvrez une grille de saisie
62 1. Activez la barre de saisie rapide en cliquant sur l'icône [[image:1744196445965-856.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="32" width="35"]] en bas à gauche
63 1. Donnez un nom au modèle et enregistrez-le avec l'icône [[image:1744196571841-824.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="37" width="29"]]
64 1. Renseignez les champs à pré-remplir
65 1. Marquez les champs à mémoriser en cliquant sur les étoiles ([[image:1744196696669-247.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="29" width="24"]] = champ mémorisé)
66 1. Enregistrer le modèle en cliquant sur l'icône [[image:1744196809731-276.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="38" width="32"]] et fermez le modèle de saisie rapide en cliquant sur l'icône [[image:1744196834006-929.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="38" width="28"]]
67
68 Le modèle peut ensuite être rappelé à tout moment, dans la grille de saisie concernée.
69
70 [[Ex. table des biens → ouverture d'un modèle de saisie rapide depuis la grille de saisie complète. >>image:1744196424064-778.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
71
72
73 [[Ex. table des biens → nommage du modèle de saisie rapide. >>image:1744196613035-663.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
74
75
76 [[Ex. Table des biens → champs saisis et mémorisés (étoiles bleues).>>image:1751955305794-257.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
77 )))
78
79 (((
80
81
82 [[Ex. Table des biens → enregistrement et fermeture du modèle. >>image:1751889357515-116.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
83
84
85 == Utiliser ou modifier un modèle ==
86
87 1. Sélectionnez un modèle existant dans la liste
88 1. Modifiez les champs, ajoutez ou supprimez des blocs
89 1. Marquez les champs à mémoriser en cliquant sur les étoiles ([[image:1744196696669-247.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="34" width="28"]] = champ mémorisé / [[image:1751889287960-803.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] = champ désélectionné)
90 1. Pensez à enregistrer les changements pour ne pas les perdre
91
92 [[Ex. Table des biens → choix du modèle de saisie rapide.>>image:1751888872714-791.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
93
94
95 [[Ex. Table des biens → modification de champs (suppression** **données champ **Collection**), ajout de champs (**Niveau d'intérêt, Fonds**). >>image:1751955478415-872.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
96
97
98 == Dupliquer un modèle ==
99
100 1. Sélectionnez un modèle existant dans la liste
101 1. Modifiez le nom du modèle et enregistrez-le.
102
103 [[Ex. Table des biens → choix du modèle de saisie rapide à dupliquer.>>image:1751888872714-791.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
104
105
106 [[Ex. Table des biens → modification du nom du modèle et enregistrement. >>image:1751890371850-155.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
107
108
109 [[Résultat →  modèle dupliqué. >>image:1751890551030-633.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
110
111 == Supprimer un modèle ==
112
113 1. Depuis la liste des modèles, sélectionnez les modèles à supprimer
114 1. Cliquez sur l’icône de suppression
115
116 [[Ex. Table des biens →  suppression d'un modèle en doublon.>>image:1751890493835-208.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
117
118
119 == Quelle différence entre duplication de notice et modèle de saisie rapide ? ==
120
121 Avant de choisir un mode de saisie, il est essentiel de bien comprendre la différence entre **la duplication d’une notice** et **l’utilisation d’un modèle de saisie rapide**. Ces deux outils répondent à des logiques différentes : l’un reproduit intégralement une notice existante, l’autre permet de préremplir uniquement les champs pertinents.
122 Le tableau ci-dessous récapitule les usages, avantages et limites de chaque méthode :
123
124 (% class="table-bordered" %)
125 (% class="active" %)|=**Fonction**|=**Définition**|=**Avantages**|=**Risques**
126 |**Duplication de notice**|Création d'une nouvelle notice en copiant **l'intégralité** d'une notice existante|Rapide si toutes les données sont à reprendre à l’identique|Risque d’oublier de supprimer ou modifier des champs non pertinents :
127 – Liens photo
128 – Constat d’état
129 – Numéros spécifiques
130 – Données descriptives erronées
131 |**Modèle de saisie rapide**|Pré-remplissage de champs sélectionnés dans une grille standard|Sécurisé : seuls les champs utiles sont mémorisés
132 Personnalisable
133 Réutilisable pour des campagnes de saisie répétitives|Nécessite une configuration initiale, mais évite les erreurs de contenu
134
135 (% class="box infomessage" %)
136 (((
137 **Privilégiez les modèles de saisie rapide.** La duplication de notices n’est à utiliser qu’avec une vigilance extrême, en vérifiant soigneusement toutes les données dupliquées.
138 )))
139
140 = (% id="cke_bm_35452S" style="display:none" %) (%%)Assistant thésaurus =
141
142 L’assistant thésaurus permet de **parcourir le thésaurus associé à un champ**, de **rechercher ou explorer les termes disponibles**, puis de **rapatrier les termes appropriés** dans la notice en cours de saisie.
143
144 Les champs contrôlés par un thésaurus sont reconnaissables à l’**icône **[[image:1744269006702-138.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="35" width="33"]] affichée à droite du champ.
145
146 Comment l'utiliser ?
147
148 1. Cliquez sur l’icône à droite du champ concerné pour ouvrir l'assistant.
149 1. Recherchez ou naviguez dans le thésaurus pour identifier le ou les termes souhaités.
150 1. Double-cliquez sur un terme (ou utiliser les boutons dédiés) pour l'ajouter à la sélection.
151 1. Fermez l'assistant : le ou les termes sélectionnés sont automatiquement insérés dans le champ.
152
153 >(% class="small" %)Ex. dans la table des Biens, sélection du terme toile dans le champ **Matière** à l’aide de l’assistant thésaurus.
154
155 [[Ex. table des biens, champ **Matière** → clic sur l'icône pour ouvrir l'assistant thésaurus.>>image:1751893741694-298.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
156
157
158 [[Ex. table des biens, assistant thésaurus **Matières et Techniques** → recherche, sélection du terme toile (double clic) et fermeture de l'assistant. >>image:1751893938811-547.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
159
160
161 L'assistant thésaurus propose plusieurs outils pour rechercher, naviguer, sélectionner ou ajouter des termes de manière structurée et conforme aux règles de saisie définies dans Flora :
162
163 (% class="active" %)|(% style="width:304px" %)**Fonctionnalité**|(% style="width:575px" %)**Définition**
164 |(% style="width:304px" %)[[image:1744269117607-946.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:575px" %)Saisissez un mot-clé dans l’onglet **Critère** pour afficher les résultats.
165 |(% style="width:304px" %)[[image:1705073549125-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:575px" %)La langue active est affichée en haut à droite (ex. : Français).
166 |(% style="width:304px" %)[[image:1744269162121-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:575px" %)Utilisez les flèches pour développer les branches hiérarchiques.
167 |(% style="width:304px" %)[[image:1744269168001-183.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:575px" %)(((
168 (% id="cke_bm_443531S" style="display:none" %) (%%)Utilisez les flèches pour réduire les branches hiérarchiques.
169 )))
170 |(% style="width:304px" %)[[image:1744269189103-125.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:575px" %)Si vous êtes habilité·e, cliquez sur l’icône d’ajout pour ouvrir une grille de saisie et créer un nouveau terme.
171 |(% style="width:304px" %)[[image:1744269226594-162.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:575px" %)Sélectionnez un ou plusieurs termes via les boutons dédiés ou en double-cliquant sur un terme dans l’arborescence.
172 |(% style="width:304px" %)[[image:1744269249651-654.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:575px" %)Utilisez l’icône correspondante pour supprimer un terme de la sélection.
173 |(% style="width:304px" %)[[image:1744269267092-514.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:575px" %)fermer la fenêtre en confirmant votre sélection, qui sera insérée dans le champ de la notice.
174
175 [[Résultat → le terme toile apparaît dans le champ **Matière** de la notice.>>image:1744269366488-201.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
176
177
178 = (% id="cke_bm_1547705S" style="display:none" %) (%%)Assistant datation =
179
180 Les champs de datation dans Flora sont enrichis d’un **assistant dédié**, permettant de saisir des dates avec un **niveau de précision très fin**, tout en garantissant leur **exploitabilité en recherche**.
181
182 Grâce à un calendrier interactif, il est possible de renseigner une date précise, une fourchette ou même des périodes longues (millénaire, siècle, quart de siècle…). L’outil gère également les compléments de datation (ex. : //vers//, //après//, //au début de…//) et propose une prise en charge du **calendrier républicain**.
183
184 L’assistant de datation est accessible lorsqu’un **bouton calendrier** apparaît à droite du champ concerné.
185 Un clic sur ce bouton ouvre une fenêtre contenant plusieurs onglets, selon le type de datation souhaité.
186
187 [[Ex. Table des biens → assistant de datation sur le champ **Date-Siècle-Millénaire début de création-exécution.**>>image:1744211210764-455.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
188
189
190 == Saisir une date ou une fourchette simple ==
191
192 === Onglet date ===
193
194 Permet de sélectionner une **date précise**, qui peut s’afficher au choix sous forme :
195
196 * Année
197 * Mois + année
198 * Jour + mois + année.
199
200 [[Ex. Table des biens,  champ **Date-Siècle-Millénaire début de création-exécution** → sélection d'une date simple dans le calendrier.>>image:1751955866354-446.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
201
202
203 (% class="box warningmessage" %)
204 (((
205 **Validez** impérativement la sélection avant de revenir à la grille de saisie, en cliquant sur le bouton [[image:1744211583840-183.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="34" width="29"]].
206 )))
207
208 [[Ex. Table des biens, champ **Date-Siècle-Millénaire début de création-exécution** → date simple rapatriée dans le champ.>>image:1744211616332-422.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
209
210
211 === Onglet intervalle de date ===
212
213 Permet de définir une période encadrée (date de début et de fin), avec les mêmes niveaux de précision.
214
215 [[Ex. Table des biens, champ **Date-Siècle-Millénaire début de création-exécution** → sélection d'une intervalle de date simple dans le calendrier.>>image:1751955919130-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
216
217
218 (% class="box warningmessage" %)
219 (((
220 **Validez** impérativement la sélection avant de revenir à la grille de saisie.
221 )))
222
223 [[Ex. Table des biens, champ **Date-Siècle-Millénaire début de création-exécution** → intervalle de date simple rapatriée dans le champ.>>image:1744211759977-578.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
224
225
226 == Dates étendues : périodes longues ou anciennes ==
227
228 Le bouton// //étendu permet de travailler sur des datations très anciennes ou peu précises :
229
230 * **Milliards**, **millions**, ou **milliers d’années**
231 * **Siècles avant/après J.-C.**, avec découpage possible en **moitié** ou **quart de siècle**
232
233 Utilisation : cliquer sur un type de date (ex. //80e millénaire// ou //15e siècle av. J.-C.//) puis préciser son découpage (ex. 83e millénaire ou 1ère moitié du 15 siècle av. J.-C.).
234
235 [[Ex. Sélection et validation d'une intervalle de date étendue en milliers d'années dans l'assistant de datation.>>image:1751955973032-290.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
236
237
238 [[Ex. Sélection et validation d'une intervalle de date étendue en siècles av. J;-C. dans l'assistant de datation.>>image:1751956012401-592.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
239
240
241 (% class="box warningmessage" %)
242 (((
243 **Validez** impérativement la sélection avant de revenir à la grille de saisie.
244 )))
245
246 == Complément de datation ==
247
248 Dans Flora, il est possible d’ajouter un **complément** à la date saisie, qu’il s’agisse d’une **date simple** ou d’une **date étendue**, avec ou sans intervalle.
249
250 Une **liste déroulante** permet de qualifier la date avec des expressions comme :
251
252 * //Exactement// (valeur par défaut),
253 * //Vers//, //Avant//, //Après//, //Début//, //Milieu//, //Fin//…
254
255 >(% class="small" %)Ex. milieu du IIe siècle avant J.-C. ou fin du troisième quart du XXe siècle
256
257 [[Ex. Date simple → fonctionnalité complément de datation.>>image:1751956288746-445.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
258
259
260 == Calendrier républicain ==
261
262 Un onglet spécifique permet de saisir une date issue du **calendrier républicain français**, y compris les jours complémentaires ou intercalaires.
263
264 [[Ex. Sélection et validation d'une date dans le calendrier républicain.>>image:1751956523122-197.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
265
266
267 (% class="box warningmessage" %)
268 (((
269 **Validez** impérativement la sélection avant de revenir à la grille de saisie.
270 )))
271
272 = Assistant sur les autorités =
273
274 L’assistant associé à ces champs permet de **rechercher et de rapatrier des autorités** (ou, selon les cas, des **liens vers des notices documentaires**) directement dans la grille de saisie.
275
276 == Lier une autorité depuis un champ ==
277
278 Pour insérer une autorité dans un champ :
279
280 1. Cliquez sur l’**icône **[[image:1744267239237-220.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="37" width="32"]] à droite du champ concerné.
281 1. Recherchez l’autorité à rapatrier dans le champ en utilisant soit la **recherche simple**, soit la **recherche avancée**, selon vos besoins.
282 1. Sélectionnez le ou les termes souhaités.
283 1. Cliquez sur **Valider** pour rapatrier le lien dans la notice.
284
285 [[Ex. Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → recherche, sélection et validation de l'autorité personne dans l'assistant.>>image:1751959991697-634.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
286
287
288 [[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → autorités rapatriée dans le champ. >>image:1751960154874-910.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
289
290
291 == Comment rechercher une autorité dans l’assistant ? ==
292
293 Pour choisir le mode de recherche le plus adapté dans l’assistant d’autorité, il est utile de bien comprendre les différences entre la **recherche simple** et la **recherche avancée**. Le tableau ci-dessous vous aide à identifier rapidement les atouts et les cas d’usage de chacun.
294
295 (% class="table-bordered" %)
296 (% class="active" %)|(% style="text-align:center; width:125px" %)**Critère**|(% style="text-align:center; width:323px" %)**Recherche simple **|(% style="text-align:center; width:431px" %)**Recherche avancée**
297 |(% style="text-align:center; width:125px" %)Accès|(% style="text-align:center; width:323px" %)Par défaut à l’ouverture de l’assistant|(% style="text-align:center; width:431px" %)Via le bouton **Avancée >>** depuis la recherche simple
298 |(% style="text-align:center; width:125px" %)Objectif|(% style="text-align:center; width:323px" %)Trouver rapidement une autorité avec un mot-clé|(% style="text-align:center; width:431px" %)Affiner la recherche en combinant plusieurs critères (recherche experte)
299 |(% style="text-align:center; width:125px" %)Saisie|(% style="text-align:center; width:323px" %)1 champ de recherche (ex. : Durand//)//|(% style="text-align:center; width:431px" %)Formulaire multi-index (ex. : Nom, Qualité, Date…)
300 |(% style="text-align:center; width:125px" %)Affichage des résultats|(% colspan="2" rowspan="1" style="text-align:center; width:323px" %)Liste double (haut = autorités à ajouter, bas = autorités sélectionnées + résumé)
301 |(% style="text-align:center; width:125px" %)Ajouter des termes|(% colspan="2" style="text-align:center; width:323px" %)Double clic ou bouton** Ajouter **[[image:1744267530823-370.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="35" width="31"]]
302 |(% style="text-align:center; width:125px" %)Retirer des termes|(% colspan="2" style="text-align:center; width:323px" %)clic sur le bouton **Retirer** [[image:1744267515165-450.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="36" width="29"]]
303 |(% style="text-align:center; width:125px" %)Accès à l'autre mode|(% style="text-align:center; width:323px" %)Oui, via le bouton **Avancée >>**|(% style="text-align:center; width:323px" %)Oui, via le bouton **<< Simple**
304 |(% style="text-align:center; width:125px" %)Cas d'usage recommandé|(% style="text-align:center; width:323px" %)Recherche rapide sur un nom connu ou partiel|(% style="text-align:center; width:323px" %)Recherche ciblée ou complexe (homonymes, filtres multiples)
305
306 (% class="box infomessage" %)
307 (((
308 **Bon à savoir** : vous pouvez afficher toutes les autorités d’une table en lançant une recherche simple sans critère.
309 )))
310
311 [[Ex. Assistant d'autorité table personnes, recherche simple sans critère → affichage des autorités. >>image:1751962471114-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
312
313
314 [[Ex. Assistant d'autorité table personnes → accès à la recherche avancée.>>image:1744267681768-429.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
315
316
317 [[Ex. Assistant d'autorité table personnes → recherche avancée des Baudry dont le lieu de travail est Vendée et sélection de l'autorité. >>image:1744267851493-505.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
318
319
320 [[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → autorités rapatriée dans le champ. >>image:1744267909001-661.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
321
322
323 = Créer une autorité liée =
324
325 Lors de la saisie d’une notice, il peut arriver que l’autorité recherchée (personne, lieu, collection, etc.) n’existe pas encore dans la base. Flora propose alors un raccourci pour créer immédiatement la nouvelle autorité, sans quitter la saisie en cours.
326
327 Étapes de création :
328
329 1. **Cliquez sur le bouton **[[image:1752042218305-859.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="32" width="34"]]à droite du champ soumis à autorité.
330 1. **Une nouvelle fenêtre s’ouvre**, affichant la grille de saisie de la notice d’autorité (personne, lieu, collection… selon le champ concerné).
331 1. **Complétez les champs obligatoires et utiles** de la nouvelle notice d’autorité.
332 1. **Cliquez sur Enregistrer.**
333 1. **Retour automatique** à la grille de saisie initiale, avec le lien vers la nouvelle autorité inséré dans le champ.
334
335 (% class="box infomessage" %)
336 (((
337 Cette fonctionnalité est uniquement disponible si le **profil utilisateur** dispose des droits nécessaires.
338 Elle est généralement réservée aux profils administrateurs et aux utilisateurs habilités à enrichir les autorités.
339 )))
340
341 [[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → clic sur le bouton de création.>>image:1752041695676-894.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
342
343
344 [[Ex. Grille de saisie autorité personnes → saisie des champs obligatoire et utiles puis enregistrement.>>image:1752042299046-236.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
345
346
347 [[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → retour à la grille de saisie initiale : l'autorité saisie a été rapatriée dans le champ. >>image:1752041758619-395.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
348 )))
349
350
351
352
353 = Ajouter un terme dans une liste =
354
355 Lors de la saisie, certains champs de type liste (déroulante ou longue) peuvent être enrichis par les utilisateurs habilités. Cela permet d’ajouter de nouvelles valeurs sans quitter la notice en cours.
356
357 L’ajout est autorisé uniquement si :
358
359 * le champ concerné est paramétré pour accepter l’enrichissement,
360 * et si l’utilisateur dispose des droits requis (profil administrateur ou habilité).
361
362 L’**icône d’ajout** [[image:1752042949344-726.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] indique que l’ajout de valeurs est possible.
363
364 (% class="box infomessage" %)
365 (((
366 Bonnes pratiques :
367
368 * Vérifiez qu’un terme similaire n’existe pas déjà avant d’en créer un nouveau.
369 * Ne jamais modifier manuellement le champ **Code**.
370 * Supprimez tout terme inutile **avant** de valider.
371 * Si le bouton n’est pas affiché, vous ne pouvez pas ajouter vous-même une nouvelle valeur. L’ajout devra être réalisé par un administrateur fonctionnel. En cas de doute ou de restriction, sollicitez votre administrateur fonctionnel.
372 )))
373
374 == Listes déroulantes ==
375
376 1. Cliquez sur l’icône [[image:1752043338393-575.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="33" width="35"]] située à droite de la liste déroulante.
377 Une fenêtre d’ajout s’ouvre, vous permettant de créer une ou plusieurs nouvelles valeurs.
378 1. Dans cette fenêtre :
379
380 * Une ligne vide est automatiquement proposée : **renseignez le libellé** (champ obligatoire).
381 * Pour **ajouter plusieurs valeurs**, utilisez les **boutons de la barre d’outils** en haut de la fenêtre (ajout ou suppression de lignes).
382
383 (% start="3" %)
384 1. Cliquez sur **Valider** pour enregistrer les nouvelles valeurs.
385 Les nouveaux termes sont immédiatement intégrés à la liste et deviennent sélectionnables dans le champ.
386
387 [[Ex. Liste **Type** dans les entrées →  ajout d'un terme.>>image:1752044708346-334.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
388
389
390 )))
391
392 [[Ex. Résultat → nouveau terme immédiatement ajouté à la liste et sélectionnable. >>image:1744210347789-938.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
393
394
395 (((
396 == Listes longues : une étape supplémentaire ==
397
398 Dans les listes longues, l’ajout d’un nouveau terme suit le même principe que pour les listes déroulantes, **à une différence près** :
399 le bouton [[image:1752045487385-423.png||data-xwiki-image-style-border="true"]]n’est pas directement visible à droite du champ.
400
401 Procédure :
402
403 1. Cliquez d’abord sur le bouton [[image:1744210470829-953.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="44" width="30"]] pour **ouvrir la liste.**
404 1. Dans la nouvelle fenêtre, utilisez le bouton [[image:1752045525067-815.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] situé en bas à droite, pour insérer une nouvelle valeur.
405 1. Vous accédez alors à la même interface d’ajout avec possibilité d’ajouter ou supprimer plusieurs termes avant validation.
406
407 (% class="box infomessage" %)
408 (((
409 Pensez à bien valider pour enregistrer vos ajouts. Les nouvelles valeurs seront immédiatement disponibles à la sélection.
410 )))
411
412 [[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → ouverture de la liste et clic sur le bouton de création. >>image:1752045931813-985.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
413
414
415 [[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → saisie du terme et validation.>>image:1752046150702-919.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
416
417
418 == Supprimer un terme ajouté par erreur dans une liste ==
419
420 Lors de l’ajout de nouvelles valeurs dans une **liste déroulante** ou **liste longue**, il est possible de supprimer un terme avant validation si une erreur a été commise.
421
422 Comment faire :
423
424 1. Dans la fenêtre d’ajout, cochez la case située à gauche de la ou des lignes à supprimer.
425 1. Cliquez sur le bouton [[image:1752044286842-233.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="26" width="30"]] situé dans la **barre d’outils en haut à droite** de la fenêtre.
426 1. Le ou les termes sont immédiatement retirés de la liste en cours d’édition.
427
428 (% class="box warningmessage" %)
429 (((
430 La suppression n’est possible **qu’avant la validation finale**. Une fois les termes enregistrés, seuls les administrateurs pourront intervenir sur la liste.
431 )))
432
433 [[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → suppression de plusieurs termes avant validation.>>image:1752044520714-289.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
434
435
436 = Raccourci de saisie : créer une notice documentaire et attacher un fichier =
437
438 Dans Flora, un raccourci présent dans la grille de saisie permet de créer une notice documentaire dédiée (photo, document, vidéo, etc.) et d’y associer immédiatement un fichier. Cette notice liée est ensuite automatiquement rattachée à la notice principale.
439
440 Étapes à suivre :
441
442 1. (((
443 **Créer la notice documentaire associée**
444 Depuis l’onglet de documentation de la grille de saisie, cliquez sur l’icône [[image:1752071858179-406.png||data-xwiki-image-style-border="true"]]
445 Sélectionnez le type de document à créer (Autres documents, Photothèque, Bibliothèque, Vidéos-Sons ou Archives).
446 Une grille de saisie s’ouvre : renseignez les champs nécessaires puis cliquez sur **Enregistrer**.
447 )))
448 1. **Associer un fichier à cette notice documentaire**
449 Une fois la notice enregistrée, cliquez sur l’onglet **Documents associés** [[image:1744198755996-817.png]] pour ouvrir la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**.
450 1. **Ajouter un fichier**
451 Dans cette fenêtre, cliquez sur l’icône [[image:1744198833940-653.png]] pour parcourir et sélectionner un fichier local à associer (image, PDF, vidéo, etc.).
452 Le fichier apparaît dans la liste.
453 1. **Valider l’association**
454 Cliquez sur [[image:1744199081111-700.png]]
455
456
457
458
459 [[image:1744198591326-807.png]]
460
461 //Exemple sur l'onglet documentation de la grille de saisie des biens//
462
463 Pour ce faire, il faut respecter le protocole suivant :
464
465 * Créer une notice (documents, photo, bibliothèque, vidéos-sons ou archives) avec le raccourci de saisie  [[image:1744198616900-336.png]]
466
467 * .
468
469 Lorsque l'on clique sur cette fonctionnalité, on est redirigé vers une grille de saisie. Renseigner les informations sur le document et cliquer sur enregistré. La notice du document à associé sera créée.
470
471 [[image:1744198674782-545.png]]
472
473 //Exemple avec une notice autres documents//
474
475 [[image:1744198726056-753.png]]
476
477 //Résultat//
478
479 * Une fois la notice créée, cliquer sur l'onglet d'association de documents [[image:1744198755996-817.png]]
480
481 * .
482
483 La fenêtre de gestion avancée des fichiers s'ouvre :
484
485 [[image:1744198798500-807.png]]
486
487 //Visualisation de la fenêtre de gestion avancée des fichiers//
488
489 Cliquer sur le [[image:1744198833940-653.png]]
490
491 dans la fenêtre de gestion avancée des fichiers pour parcourir vos documents et valider l'association du document.
492
493 [[image:1744198987527-309.png]]
494
495 //Visualisation de la fenêtre permettant de parcourir les fichiers à associer//
496
497 Une fois le document associé, ne pas oublier de cliquer sur le [[image:1744199081111-700.png]]
498
499 avant de quitter la fenêtre de gestion avancée des fichiers.
500
501 [[image:1744199046837-528.png]]
502
503 //Résultat//
504
505 Les documents associés sont insérés sous forme de lien.
506
507 [[image:1744199133459-449.png]]
508
509 //Intégration de la notice documentaire et du fichier associé dans la grille de saisie//
510
511 [[image:1744199321440-975.png]]
512
513 //Visualisation des notices créées et fichiers associés dans la notice de bien//
514
515 === Focus sur les fonctionnalités de la fenêtre de gestion avancée des fichiers ===
516
517 [[image:1744199450803-206.png]]
518
519 * [[image:1744200154013-335.png]]
520
521 * retourner sur la notice
522 * [[image:1744200173773-567.png]]
523 * valider l'ajout d'un document
524 * [[image:1744200248285-737.png]]
525 * annuler l'association d'un document
526 * [[image:2025-04-09_14h01_32.png]]
527 * ajouter un dossier
528 * [[image:1744200306410-626.png]]
529 * ajouter un fichier bureautique
530 * [[image:1744200336429-184.png]]
531 * ajouter un fichier photo
532 * [[image:1744200363870-496.png]]
533 * ajouter un fichier vidéos-sons
534 * [[image:1744200401014-873.png]]
535 * déplacer vers le bas un document
536 * [[image:1744200414180-540.png]]
537 * déplacer vers le haut un document
538 * [[image:1744200455510-180.png]]
539 * modifier les attributs d'un document
540 * [[image:1744200502704-220.png]]
541 * couper en vue de déplacer un document vers un autre dossier
542 * [[image:1744200560571-305.png]]
543 * coller un document dans un autre dossier
544 * [[image:1744200590083-440.png]]
545 * supprimer le document
546
547
548
549 = Vider un champ contrôlé =
550
551 Dans les grilles de saisie, deux options permettent de retirer les valeurs d’un champ contrôlé (autorités, thésaurus, datation, listes, liens documentaires, etc.)
552
553 == Retirer toutes les valeurs du champ ==
554
555 Le bouton [[image:1744268486947-525.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] situé à droite du champ permet de **vider entièrement** son contenu.
556
557 (% class="box warningmessage" %)
558 (((
559 Attention : ce bouton **supprime toutes les valeurs** du champ en un seul clic.
560 )))
561
562 [[Ex. Champ** Dénomination **dans la table des biens → clic sur la fonctionnalité.>>image:1744268557540-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
563
564
565 [[Ex. Résultat → champ** Dénomination **vidé.>>image:1744268598544-349.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
566
567 == Retirer une valeur spécifique ==
568
569 Lorsque plusieurs termes sont présents dans un champ, il est possible de retirer **une seule valeur** grâce à la **croix** affichée à côté de chaque terme.
570
571 (% class="box infomessage" %)
572 (((
573 Bonnes pratiques :
574
575 * Ne pas utiliser le bouton de suppression global si vous ne souhaitez pas tout effacer.
576 * La suppression est immédiate, uniquement pour le terme cliqué.
577 * Si d'autres champs ont hérité de cette valeur (par duplication ou modèle de saisie rapide), pensez à les vérifier et les ajuster manuellement.
578 )))
579
580 [[Ex. Champ** Dénomination **dans la table des biens → clic sur la croix pour retirer le terme icône. >>image:1744268647429-243.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
581
582
583 [[Ex. Résultat → terme icône retiré du champ** Dénomination. **>>image:1744268693656-506.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
584
585
586 = Utiliser le clavier unicode =
587
588 Le clavier Unicode permet de saisir des caractères spéciaux et multilingues dans Flora, notamment pour :
589
590 * les textes anciens (grec ou latin, translittérations, diacritiques rares),
591 * les langues non latines comme le chinois, le japonais ou l’arabe,
592 * ou toute saisie nécessitant des signes typographiques ou linguistiques spécifiques.
593
594 Dans Flora, le clavier Unicode est accessible depuis l’espace de travail **Décrire**, dans le menu **Outils**.
595
596 Pour l'utiliser :
597
598 1. Ouvrez la fenêtre Unicode.
599 1. Choisissez le jeu de caractères souhaité (latin, grec, cyrillique, etc.).
600 1. Cliquez sur les lettres ou symboles à insérer.
601 1. Copiez la chaîne produite puis collez-la dans le champ texte de Flora concerné (ex. Champ** Transcription des inscriptions,** grille de saisie des biens).
602
603 (% class="box infomessage" %)
604 (((
605 Bon à savoir :
606
607 * Le clavier Unicode est **compatible avec tous les champs texte** de Flora.
608 * Il permet une **saisie standardisée et internationale**, conforme aux règles de catalogage ou de transcription.
609 * Il évite les erreurs liées au copier-coller depuis des outils externes.
610 )))
611
612 [[Accès clavier unicode dans Flora.>>image:1752049189710-664.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
613
614
615 [[Clavier unicode → ouverture d'une nouvelle fenêtre, sélection de l'alphabet cyrillique et choix des caractères. >>image:1752049261731-843.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
616
617
618
619 )))
620 )))|(% style="width:300px" %)(((
621 (% class="box" %)
622 (((
623 **Sommaire**
624
625 {{toc depth="2" numbered="true"/}}
626 )))
627
628 (% class="box" %)
629 (((
630 **Aller plus loin**
631
632 * [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
633 * [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
634 * [[Modifier l'aide en ligne>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Modifier l’aide en ligne.WebHome]]
635 * [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome]]
636 )))
637
638 (% class="box" %)
639 (((
640 **Icônes principales**
641 )))
642 )))
643
644