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Code source wiki de Les outils d'aide à la saisie

Version 80.1 par Doriane Bautista le 2025/07/09 16:32
Afficher les derniers auteurs
1 (% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures **
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3 |(% style="width:840px" %)(((
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5 (((
6 (% class="box" %)
7 (((
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9 )))
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11 (((
12 = Aide en ligne sur les champs =
13
14 Pour consulter la documentation associée à un champ :
15
16 1. **Clic droit** sur le libellé du champ → **Afficher Aide**
17 1. Une nouvelle fenêtre vers le wiki s’ouvre, donnant accès à des conseils de saisie, des astuces pratiques et, selon les cas, des précisions réglementaires sur le champ concerné.
18
19 (% class="box infomessage" %)
20 (((
21 Cette aide est **personnalisable par l’administrateur fonctionnel**, qui peut adapter son contenu selon les besoins de l’institution.
22 )))
23
24 [[Ex. table des biens →  clic droit sur le champ** Préfixe musée **pour afficher l'aide en ligne. >>image:1734100943088-429.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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26
27 [[Résultat →  consultation de l'aide en ligne sur le champ **Préfixe musée.**>>image:1734101035306-247.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
28
29
30 = Informations sur le champ =
31
32 Vous pouvez également **survoler un libellé** pour afficher son **code technique**, ou effectuer un clic droit → **Afficher Informations** pour obtenir des données complémentaires.
33
34 (% class="box infomessage" %)
35 (((
36 Les informations d’un champ peuvent être requises pour le support ou lors d’une vérification par l’administrateur.
37 )))
38
39 [[Ex. table photothèque → survole du libellé du champ **Titre/légende** pour afficher son code informatique. >>image:1744196073845-875.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
40 )))
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50 [[Ex. table photothèque → clic droit sur le champ **Titre/légende** pour afficher les informations complémentaires.>>image:1744196121351-940.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
51
52
53 [[Résultat → consultation des informations sur le champ **Titre/légende**. >>image:1744196146434-955.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
54
55
56 = Modèles de saisie rapide =
57
58 Les modèles de saisie rapide permettent de gagner du temps lors de la saisie de séries de notices similaires. Ils permettent de préremplir certains champs avec des valeurs communes, sans risque d’erreurs liées à une duplication complète.
59
60 (% class="box infomessage" %)
61 (((
62 **Les administrateurs fonctionnels** peuvent également utiliser cette fonctionnalité pour **créer des grilles de saisie personnalisées.**
63 )))
64
65 == Créer un modèle ==
66
67 1. Ouvrez une grille de saisie
68 1. Activez la barre de saisie rapide en cliquant sur l'icône [[image:1744196445965-856.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="32" width="35"]] en bas à gauche
69 1. Donnez un nom au modèle et enregistrez-le avec l'icône [[image:1744196571841-824.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="37" width="29"]]
70 1. Renseignez les champs à pré-remplir
71 1. Marquez les champs à mémoriser en cliquant sur les étoiles ([[image:1744196696669-247.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="29" width="24"]] = champ mémorisé)
72 1. Enregistrer le modèle en cliquant sur l'icône [[image:1744196809731-276.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="38" width="32"]] et fermez le modèle de saisie rapide en cliquant sur l'icône [[image:1744196834006-929.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="38" width="28"]]
73
74 Le modèle peut ensuite être rappelé à tout moment, dans la grille de saisie concernée.
75
76 [[Ex. table des biens → ouverture d'un modèle de saisie rapide depuis la grille de saisie complète. >>image:1744196424064-778.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
77
78
79 [[Ex. table des biens → nommage du modèle de saisie rapide. >>image:1744196613035-663.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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82 [[Ex. Table des biens → champs saisis et mémorisés (étoiles bleues).>>image:1751955305794-257.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
83 )))
84
85 (((
86
87
88 [[Ex. Table des biens → enregistrement et fermeture du modèle. >>image:1751889357515-116.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
89
90
91 == Utiliser ou modifier un modèle ==
92
93 1. Sélectionnez un modèle existant dans la liste
94 1. Modifiez les champs, ajoutez ou supprimez des blocs
95 1. Marquez les champs à mémoriser en cliquant sur les étoiles ([[image:1744196696669-247.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="34" width="28"]] = champ mémorisé / [[image:1751889287960-803.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] = champ désélectionné)
96 1. Pensez à enregistrer les changements pour ne pas les perdre
97
98 [[Ex. Table des biens → choix du modèle de saisie rapide.>>image:1751888872714-791.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
99
100
101 [[Ex. Table des biens → modification de champs (suppression** **données champ **Collection**), ajout de champs (**Niveau d'intérêt, Fonds**). >>image:1751955478415-872.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
102
103
104 == Dupliquer un modèle ==
105
106 1. Sélectionnez un modèle existant dans la liste
107 1. Modifiez le nom du modèle et enregistrez-le.
108
109 [[Ex. Table des biens → choix du modèle de saisie rapide à dupliquer.>>image:1751888872714-791.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
110
111
112 [[Ex. Table des biens → modification du nom du modèle et enregistrement. >>image:1751890371850-155.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
113
114
115 [[Résultat →  modèle dupliqué. >>image:1751890551030-633.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
116
117 == Supprimer un modèle ==
118
119 1. Depuis la liste des modèles, sélectionnez les modèles à supprimer
120 1. Cliquez sur l’icône de suppression
121
122 [[Ex. Table des biens →  suppression d'un modèle en doublon.>>image:1751890493835-208.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
123
124
125 == Quelle différence entre duplication de notice et modèle de saisie rapide ? ==
126
127 Avant de choisir un mode de saisie, il est essentiel de bien comprendre la différence entre **la duplication d’une notice** et **l’utilisation d’un modèle de saisie rapide**. Ces deux outils répondent à des logiques différentes : l’un reproduit intégralement une notice existante, l’autre permet de préremplir uniquement les champs pertinents.
128 Le tableau ci-dessous récapitule les usages, avantages et limites de chaque méthode :
129
130 (% class="table-bordered" %)
131 (% class="active" %)|=**Fonction**|=**Définition**|=**Avantages**|=**Risques**
132 |**Duplication de notice**|Création d'une nouvelle notice en copiant **l'intégralité** d'une notice existante|Rapide si toutes les données sont à reprendre à l’identique|Risque d’oublier de supprimer ou modifier des champs non pertinents :
133 – Liens photo
134 – Constat d’état
135 – Numéros spécifiques
136 – Données descriptives erronées
137 |**Modèle de saisie rapide**|Pré-remplissage de champs sélectionnés dans une grille standard|Sécurisé : seuls les champs utiles sont mémorisés
138 Personnalisable
139 Réutilisable pour des campagnes de saisie répétitives|Nécessite une configuration initiale, mais évite les erreurs de contenu
140
141 (% class="box infomessage" %)
142 (((
143 **Privilégiez les modèles de saisie rapide.** La duplication de notices n’est à utiliser qu’avec une vigilance extrême, en vérifiant soigneusement toutes les données dupliquées.
144 )))
145
146 = (% id="cke_bm_35452S" style="display:none" %) (%%)Assistant thésaurus =
147
148 L’assistant thésaurus permet de **parcourir le thésaurus associé à un champ**, de **rechercher ou explorer les termes disponibles**, puis de **rapatrier les termes appropriés** dans la notice en cours de saisie.
149
150 Les champs contrôlés par un thésaurus sont reconnaissables à l’**icône **[[image:1744269006702-138.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="35" width="33"]] affichée à droite du champ.
151
152 Comment l'utiliser ?
153
154 1. Cliquez sur l’icône à droite du champ concerné pour ouvrir l'assistant.
155 1. Recherchez ou naviguez dans le thésaurus pour identifier le ou les termes souhaités.
156 1. Double-cliquez sur un terme (ou utiliser les boutons dédiés) pour l'ajouter à la sélection.
157 1. Fermez l'assistant : le ou les termes sélectionnés sont automatiquement insérés dans le champ.
158
159 >(% class="small" %)Ex. dans la table des Biens, sélection du terme toile dans le champ **Matière** à l’aide de l’assistant thésaurus.
160
161 [[Ex. table des biens, champ **Matière** → clic sur l'icône pour ouvrir l'assistant thésaurus.>>image:1751893741694-298.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
162
163
164 [[Ex. table des biens, assistant thésaurus **Matières et Techniques** → recherche, sélection du terme toile (double clic) et fermeture de l'assistant. >>image:1751893938811-547.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
165
166
167 L'assistant thésaurus propose plusieurs outils pour rechercher, naviguer, sélectionner ou ajouter des termes de manière structurée et conforme aux règles de saisie définies dans Flora :
168
169 (% class="active" %)|(% style="width:304px" %)**Fonctionnalité**|(% style="width:575px" %)**Définition**
170 |(% style="width:304px" %)[[image:1744269117607-946.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:575px" %)Saisissez un mot-clé dans l’onglet **Critère** pour afficher les résultats.
171 |(% style="width:304px" %)[[image:1705073549125-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:575px" %)La langue active est affichée en haut à droite (ex. : Français).
172 |(% style="width:304px" %)[[image:1744269162121-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:575px" %)Utilisez les flèches pour développer les branches hiérarchiques.
173 |(% style="width:304px" %)[[image:1744269168001-183.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:575px" %)(((
174 (% id="cke_bm_443531S" style="display:none" %) (%%)Utilisez les flèches pour réduire les branches hiérarchiques.
175 )))
176 |(% style="width:304px" %)[[image:1744269189103-125.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:575px" %)Si vous êtes habilité·e, cliquez sur l’icône d’ajout pour ouvrir une grille de saisie et créer un nouveau terme.
177 |(% style="width:304px" %)[[image:1744269226594-162.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:575px" %)Sélectionnez un ou plusieurs termes via les boutons dédiés ou en double-cliquant sur un terme dans l’arborescence.
178 |(% style="width:304px" %)[[image:1744269249651-654.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:575px" %)Utilisez l’icône correspondante pour supprimer un terme de la sélection.
179 |(% style="width:304px" %)[[image:1744269267092-514.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:575px" %)fermer la fenêtre en confirmant votre sélection, qui sera insérée dans le champ de la notice.
180
181 [[Résultat → le terme toile apparaît dans le champ **Matière** de la notice.>>image:1744269366488-201.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
182
183
184 = (% id="cke_bm_1547705S" style="display:none" %) (%%)Assistant datation =
185
186 Les champs de datation dans Flora sont enrichis d’un **assistant dédié**, permettant de saisir des dates avec un **niveau de précision très fin**, tout en garantissant leur **exploitabilité en recherche**.
187
188 Grâce à un calendrier interactif, il est possible de renseigner une date précise, une fourchette ou même des périodes longues (millénaire, siècle, quart de siècle…). L’outil gère également les compléments de datation (ex. : //vers//, //après//, //au début de…//) et propose une prise en charge du **calendrier républicain**.
189
190 L’assistant de datation est accessible lorsqu’un **bouton calendrier** apparaît à droite du champ concerné.
191 Un clic sur ce bouton ouvre une fenêtre contenant plusieurs onglets, selon le type de datation souhaité.
192
193 [[Ex. Table des biens → assistant de datation sur le champ **Date-Siècle-Millénaire début de création-exécution.**>>image:1744211210764-455.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
194
195
196 == Saisir une date ou une fourchette simple ==
197
198 === Onglet date ===
199
200 Permet de sélectionner une **date précise**, qui peut s’afficher au choix sous forme :
201
202 * Année
203 * Mois + année
204 * Jour + mois + année.
205
206 [[Ex. Table des biens,  champ **Date-Siècle-Millénaire début de création-exécution** → sélection d'une date simple dans le calendrier.>>image:1751955866354-446.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
207
208
209 (% class="box warningmessage" %)
210 (((
211 **Validez** impérativement la sélection avant de revenir à la grille de saisie, en cliquant sur le bouton [[image:1744211583840-183.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="34" width="29"]].
212 )))
213
214 [[Ex. Table des biens, champ **Date-Siècle-Millénaire début de création-exécution** → date simple rapatriée dans le champ.>>image:1744211616332-422.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
215
216
217 === Onglet intervalle de date ===
218
219 Permet de définir une période encadrée (date de début et de fin), avec les mêmes niveaux de précision.
220
221 [[Ex. Table des biens, champ **Date-Siècle-Millénaire début de création-exécution** → sélection d'une intervalle de date simple dans le calendrier.>>image:1751955919130-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
222
223
224 (% class="box warningmessage" %)
225 (((
226 **Validez** impérativement la sélection avant de revenir à la grille de saisie.
227 )))
228
229 [[Ex. Table des biens, champ **Date-Siècle-Millénaire début de création-exécution** → intervalle de date simple rapatriée dans le champ.>>image:1744211759977-578.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
230
231
232 == Dates étendues : périodes longues ou anciennes ==
233
234 Le bouton// //étendu permet de travailler sur des datations très anciennes ou peu précises :
235
236 * **Milliards**, **millions**, ou **milliers d’années**
237 * **Siècles avant/après J.-C.**, avec découpage possible en **moitié** ou **quart de siècle**
238
239 Utilisation : cliquer sur un type de date (ex. //80e millénaire// ou //15e siècle av. J.-C.//) puis préciser son découpage (ex. 83e millénaire ou 1ère moitié du 15 siècle av. J.-C.).
240
241 [[Ex. Sélection et validation d'une intervalle de date étendue en milliers d'années dans l'assistant de datation.>>image:1751955973032-290.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
242
243
244 [[Ex. Sélection et validation d'une intervalle de date étendue en siècles av. J;-C. dans l'assistant de datation.>>image:1751956012401-592.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
245
246
247 (% class="box warningmessage" %)
248 (((
249 **Validez** impérativement la sélection avant de revenir à la grille de saisie.
250 )))
251
252 == Complément de datation ==
253
254 Dans Flora, il est possible d’ajouter un **complément** à la date saisie, qu’il s’agisse d’une **date simple** ou d’une **date étendue**, avec ou sans intervalle.
255
256 Une **liste déroulante** permet de qualifier la date avec des expressions comme :
257
258 * //Exactement// (valeur par défaut),
259 * //Vers//, //Avant//, //Après//, //Début//, //Milieu//, //Fin//…
260
261 >(% class="small" %)Ex. milieu du IIe siècle avant J.-C. ou fin du troisième quart du XXe siècle
262
263 [[Ex. Date simple → fonctionnalité complément de datation.>>image:1751956288746-445.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
264
265
266 == Calendrier républicain ==
267
268 Un onglet spécifique permet de saisir une date issue du **calendrier républicain français**, y compris les jours complémentaires ou intercalaires.
269
270 [[Ex. Sélection et validation d'une date dans le calendrier républicain.>>image:1751956523122-197.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
271
272
273 (% class="box warningmessage" %)
274 (((
275 **Validez** impérativement la sélection avant de revenir à la grille de saisie.
276 )))
277
278 = Assistant sur les autorités =
279
280 L’assistant associé à ces champs permet de **rechercher et de rapatrier des autorités** (ou, selon les cas, des **liens vers des notices documentaires**) directement dans la grille de saisie.
281
282 == Lier une autorité depuis un champ ==
283
284 Pour insérer une autorité dans un champ :
285
286 1. Cliquez sur l’**icône **[[image:1744267239237-220.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="37" width="32"]] à droite du champ concerné.
287 1. Recherchez l’autorité à rapatrier dans le champ en utilisant soit la **recherche simple**, soit la **recherche avancée**, selon vos besoins.
288 1. Sélectionnez le ou les termes souhaités.
289 1. Cliquez sur **Valider** pour rapatrier le lien dans la notice.
290
291 [[Ex. Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → recherche, sélection et validation de l'autorité personne dans l'assistant.>>image:1751959991697-634.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
292
293
294 [[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → autorités rapatriée dans le champ. >>image:1751960154874-910.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
295
296
297 == Comment rechercher une autorité dans l’assistant ? ==
298
299 Pour choisir le mode de recherche le plus adapté dans l’assistant d’autorité, il est utile de bien comprendre les différences entre la **recherche simple** et la **recherche avancée**. Le tableau ci-dessous vous aide à identifier rapidement les atouts et les cas d’usage de chacun.
300
301 (% class="table-bordered" %)
302 (% class="active" %)|(% style="text-align:center; width:125px" %)**Critère**|(% style="text-align:center; width:323px" %)**Recherche simple **|(% style="text-align:center; width:431px" %)**Recherche avancée**
303 |(% style="text-align:center; width:125px" %)Accès|(% style="text-align:center; width:323px" %)Par défaut à l’ouverture de l’assistant|(% style="text-align:center; width:431px" %)Via le bouton **Avancée >>** depuis la recherche simple
304 |(% style="text-align:center; width:125px" %)Objectif|(% style="text-align:center; width:323px" %)Trouver rapidement une autorité avec un mot-clé|(% style="text-align:center; width:431px" %)Affiner la recherche en combinant plusieurs critères (recherche experte)
305 |(% style="text-align:center; width:125px" %)Saisie|(% style="text-align:center; width:323px" %)1 champ de recherche (ex. : Durand//)//|(% style="text-align:center; width:431px" %)Formulaire multi-index (ex. : Nom, Qualité, Date…)
306 |(% style="text-align:center; width:125px" %)Affichage des résultats|(% colspan="2" rowspan="1" style="text-align:center; width:323px" %)Liste double (haut = autorités à ajouter, bas = autorités sélectionnées + résumé)
307 |(% style="text-align:center; width:125px" %)Ajouter des termes|(% colspan="2" style="text-align:center; width:323px" %)Double clic ou bouton** Ajouter **[[image:1744267530823-370.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="35" width="31"]]
308 |(% style="text-align:center; width:125px" %)Retirer des termes|(% colspan="2" style="text-align:center; width:323px" %)clic sur le bouton **Retirer** [[image:1744267515165-450.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="36" width="29"]]
309 |(% style="text-align:center; width:125px" %)Accès à l'autre mode|(% style="text-align:center; width:323px" %)Oui, via le bouton **Avancée >>**|(% style="text-align:center; width:323px" %)Oui, via le bouton **<< Simple**
310 |(% style="text-align:center; width:125px" %)Cas d'usage recommandé|(% style="text-align:center; width:323px" %)Recherche rapide sur un nom connu ou partiel|(% style="text-align:center; width:323px" %)Recherche ciblée ou complexe (homonymes, filtres multiples)
311
312 (% class="box infomessage" %)
313 (((
314 **Bon à savoir** : vous pouvez afficher toutes les autorités d’une table en lançant une recherche simple sans critère.
315 )))
316
317 [[Ex. Assistant d'autorité table personnes, recherche simple sans critère → affichage des autorités. >>image:1751962471114-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
318
319
320 [[Ex. Assistant d'autorité table personnes → accès à la recherche avancée.>>image:1744267681768-429.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
321
322
323 [[Ex. Assistant d'autorité table personnes → recherche avancée des Baudry dont le lieu de travail est Vendée et sélection de l'autorité. >>image:1744267851493-505.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
324
325
326 [[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → autorités rapatriée dans le champ. >>image:1744267909001-661.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
327
328
329 = Créer une autorité liée =
330
331 Lors de la saisie d’une notice, il peut arriver que l’autorité recherchée (personne, lieu, collection, etc.) n’existe pas encore dans la base. Flora propose alors un raccourci pour créer immédiatement la nouvelle autorité, sans quitter la saisie en cours.
332
333 Étapes de création :
334
335 1. **Cliquez sur le bouton **[[image:1752042218305-859.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="32" width="34"]]à droite du champ soumis à autorité.
336 1. **Une nouvelle fenêtre s’ouvre**, affichant la grille de saisie de la notice d’autorité (personne, lieu, collection… selon le champ concerné).
337 1. **Complétez les champs obligatoires et utiles** de la nouvelle notice d’autorité.
338 1. **Cliquez sur Enregistrer.**
339 1. **Retour automatique** à la grille de saisie initiale, avec le lien vers la nouvelle autorité inséré dans le champ.
340
341 (% class="box infomessage" %)
342 (((
343 Cette fonctionnalité est uniquement disponible si le **profil utilisateur** dispose des droits nécessaires.
344 Elle est généralement réservée aux profils administrateurs et aux utilisateurs habilités à enrichir les autorités.
345 )))
346
347 [[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → clic sur le bouton de création.>>image:1752041695676-894.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
348
349
350 [[Ex. Grille de saisie autorité personnes → saisie des champs obligatoire et utiles puis enregistrement.>>image:1752042299046-236.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
351
352
353 [[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → retour à la grille de saisie initiale : l'autorité saisie a été rapatriée dans le champ. >>image:1752041758619-395.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
354 )))
355
356
357
358 = Ajouter un terme dans une liste =
359
360 Lors de la saisie, certains champs de type liste (déroulante ou longue) peuvent être enrichis par les utilisateurs habilités. Cela permet d’ajouter de nouvelles valeurs sans quitter la notice en cours.
361
362 L’ajout est autorisé uniquement si :
363
364 * le champ concerné est paramétré pour accepter l’enrichissement,
365 * et si l’utilisateur dispose des droits requis (profil administrateur ou habilité).
366
367 L’**icône d’ajout** [[image:1752042949344-726.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] indique que l’ajout de valeurs est possible.
368
369 (% class="box infomessage" %)
370 (((
371 Bonnes pratiques :
372
373 * Vérifiez qu’un terme similaire n’existe pas déjà avant d’en créer un nouveau.
374 * Ne jamais modifier manuellement le champ **Code**.
375 * Supprimez tout terme inutile **avant** de valider.
376 * Si le bouton n’est pas affiché, vous ne pouvez pas ajouter vous-même une nouvelle valeur. L’ajout devra être réalisé par un administrateur fonctionnel. En cas de doute ou de restriction, sollicitez votre administrateur fonctionnel.
377 )))
378
379 == Listes déroulantes ==
380
381 1. Cliquez sur l’icône [[image:1752043338393-575.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="33" width="35"]] située à droite de la liste déroulante.
382 Une fenêtre d’ajout s’ouvre, vous permettant de créer une ou plusieurs nouvelles valeurs.
383 1. Dans cette fenêtre :
384
385 * Une ligne vide est automatiquement proposée : **renseignez le libellé** (champ obligatoire).
386 * Pour **ajouter plusieurs valeurs**, utilisez les **boutons de la barre d’outils** en haut de la fenêtre (ajout ou suppression de lignes).
387
388 (% start="3" %)
389 1. Cliquez sur **Valider** pour enregistrer les nouvelles valeurs.
390 Les nouveaux termes sont immédiatement intégrés à la liste et deviennent sélectionnables dans le champ.
391
392 [[Ex. Liste **Type** dans les entrées →  ajout d'un terme.>>image:1752044708346-334.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
393
394
395 )))
396
397 [[Ex. Résultat → nouveau terme immédiatement ajouté à la liste et sélectionnable. >>image:1744210347789-938.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
398
399
400 (((
401 == Listes longues : une étape supplémentaire ==
402
403 Dans les listes longues, l’ajout d’un nouveau terme suit le même principe que pour les listes déroulantes, **à une différence près** :
404 le bouton [[image:1752045487385-423.png||data-xwiki-image-style-border="true"]]n’est pas directement visible à droite du champ.
405
406 Procédure :
407
408 1. Cliquez d’abord sur le bouton [[image:1744210470829-953.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="44" width="30"]] pour **ouvrir la liste.**
409 1. Dans la nouvelle fenêtre, utilisez le bouton [[image:1752045525067-815.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] situé en bas à droite, pour insérer une nouvelle valeur.
410 1. Vous accédez alors à la même interface d’ajout avec possibilité d’ajouter ou supprimer plusieurs termes avant validation.
411
412 (% class="box infomessage" %)
413 (((
414 Pensez à bien valider pour enregistrer vos ajouts. Les nouvelles valeurs seront immédiatement disponibles à la sélection.
415 )))
416
417 [[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → ouverture de la liste et clic sur le bouton de création. >>image:1752045931813-985.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
418
419
420 [[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → saisie du terme et validation.>>image:1752046150702-919.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
421
422
423 == Supprimer un terme ajouté par erreur dans une liste ==
424
425 Lors de l’ajout de nouvelles valeurs dans une **liste déroulante** ou **liste longue**, il est possible de supprimer un terme avant validation si une erreur a été commise.
426
427 Comment faire :
428
429 1. Dans la fenêtre d’ajout, cochez la case située à gauche de la ou des lignes à supprimer.
430 1. Cliquez sur le bouton [[image:1752044286842-233.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="26" width="30"]] situé dans la **barre d’outils en haut à droite** de la fenêtre.
431 1. Le ou les termes sont immédiatement retirés de la liste en cours d’édition.
432
433 (% class="box warningmessage" %)
434 (((
435 La suppression n’est possible **qu’avant la validation finale**. Une fois les termes enregistrés, seuls les administrateurs pourront intervenir sur la liste.
436 )))
437
438 [[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → suppression de plusieurs termes avant validation.>>image:1752044520714-289.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
439
440
441 = Raccourci de saisie : créer une notice documentaire et attacher un fichier =
442
443 Dans les grilles de saisie, un raccourci de saisie est disponible pour intégrer de nouveaux fichiers. Il s'agit de fichiers associés à la notice, que ce soit des images, des documents ou des vidéos.
444
445 [[image:1744198591326-807.png]]
446
447 //Exemple sur l'onglet documentation de la grille de saisie des biens//
448
449 Pour ce faire, il faut respecter le protocole suivant :
450
451 * Créer une notice (documents, photo, bibliothèque, vidéos-sons ou archives) avec le raccourci de saisie  [[image:1744198616900-336.png]]
452
453 * .
454
455 Lorsque l'on clique sur cette fonctionnalité, on est redirigé vers une grille de saisie. Renseigner les informations sur le document et cliquer sur enregistré. La notice du document à associé sera créée.
456
457 [[image:1744198674782-545.png]]
458
459 //Exemple avec une notice autres documents//
460
461 [[image:1744198726056-753.png]]
462
463 //Résultat//
464
465 * Une fois la notice créée, cliquer sur l'onglet d'association de documents [[image:1744198755996-817.png]]
466
467 * .
468
469 La fenêtre de gestion avancée des fichiers s'ouvre :
470
471 [[image:1744198798500-807.png]]
472
473 //Visualisation de la fenêtre de gestion avancée des fichiers//
474
475 Cliquer sur le [[image:1744198833940-653.png]]
476
477 dans la fenêtre de gestion avancée des fichiers pour parcourir vos documents et valider l'association du document.
478
479 [[image:1744198987527-309.png]]
480
481 //Visualisation de la fenêtre permettant de parcourir les fichiers à associer//
482
483 Une fois le document associé, ne pas oublier de cliquer sur le [[image:1744199081111-700.png]]
484
485 avant de quitter la fenêtre de gestion avancée des fichiers.
486
487 [[image:1744199046837-528.png]]
488
489 //Résultat//
490
491 Les documents associés sont insérés sous forme de lien.
492
493 [[image:1744199133459-449.png]]
494
495 //Intégration de la notice documentaire et du fichier associé dans la grille de saisie//
496
497 [[image:1744199321440-975.png]]
498
499 //Visualisation des notices créées et fichiers associés dans la notice de bien//
500
501 === Focus sur les fonctionnalités de la fenêtre de gestion avancée des fichiers ===
502
503 [[image:1744199450803-206.png]]
504
505 * [[image:1744200154013-335.png]]
506
507 * retourner sur la notice
508 * [[image:1744200173773-567.png]]
509 * valider l'ajout d'un document
510 * [[image:1744200248285-737.png]]
511 * annuler l'association d'un document
512 * [[image:2025-04-09_14h01_32.png]]
513 * ajouter un dossier
514 * [[image:1744200306410-626.png]]
515 * ajouter un fichier bureautique
516 * [[image:1744200336429-184.png]]
517 * ajouter un fichier photo
518 * [[image:1744200363870-496.png]]
519 * ajouter un fichier vidéos-sons
520 * [[image:1744200401014-873.png]]
521 * déplacer vers le bas un document
522 * [[image:1744200414180-540.png]]
523 * déplacer vers le haut un document
524 * [[image:1744200455510-180.png]]
525 * modifier les attributs d'un document
526 * [[image:1744200502704-220.png]]
527 * couper en vue de déplacer un document vers un autre dossier
528 * [[image:1744200560571-305.png]]
529 * coller un document dans un autre dossier
530 * [[image:1744200590083-440.png]]
531 * supprimer le document
532
533
534
535 = Vider un champ contrôlé =
536
537 Dans les grilles de saisie, deux options permettent de retirer les valeurs d’un champ contrôlé (autorités, thésaurus, datation, listes, liens documentaires, etc.)
538
539 == Retirer toutes les valeurs du champ ==
540
541 Le bouton [[image:1744268486947-525.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] situé à droite du champ permet de **vider entièrement** son contenu.
542
543 (% class="box warningmessage" %)
544 (((
545 Attention : ce bouton **supprime toutes les valeurs** du champ en un seul clic.
546 )))
547
548 [[Ex. Champ** Dénomination **dans la table des biens → clic sur la fonctionnalité.>>image:1744268557540-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
549
550
551 [[Ex. Résultat → champ** Dénomination **vidé.>>image:1744268598544-349.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
552
553 == Retirer une valeur spécifique ==
554
555 Lorsque plusieurs termes sont présents dans un champ, il est possible de retirer **une seule valeur** grâce à la **croix** affichée à côté de chaque terme.
556
557 (% class="box infomessage" %)
558 (((
559 Bonnes pratiques :
560
561 * Ne pas utiliser le bouton de suppression global si vous ne souhaitez pas tout effacer.
562 * La suppression est immédiate, uniquement pour le terme cliqué.
563 * Si d'autres champs ont hérité de cette valeur (par duplication ou modèle de saisie rapide), pensez à les vérifier et les ajuster manuellement.
564 )))
565
566 [[Ex. Champ** Dénomination **dans la table des biens → clic sur la croix pour retirer le terme icône. >>image:1744268647429-243.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
567
568
569 [[Ex. Résultat → terme icône retiré du champ** Dénomination. **>>image:1744268693656-506.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
570
571
572 = Utiliser le clavier unicode =
573
574 Le clavier Unicode permet de saisir des caractères spéciaux et multilingues dans Flora, notamment pour :
575
576 * les textes anciens (grec ou latin, translittérations, diacritiques rares),
577 * les langues non latines comme le chinois, le japonais ou l’arabe,
578 * ou toute saisie nécessitant des signes typographiques ou linguistiques spécifiques.
579
580 Dans Flora, le clavier Unicode est accessible depuis l’espace de travail **Décrire**, dans le menu **Outils**.
581
582 Pour l'utiliser :
583
584 1. Ouvrez la fenêtre Unicode.
585 1. Choisissez le jeu de caractères souhaité (latin, grec, cyrillique, etc.).
586 1. Cliquez sur les lettres ou symboles à insérer.
587 1. Copiez la chaîne produite puis collez-la dans le champ texte de Flora concerné (ex. Champ** Transcription des inscriptions,** grille de saisie des biens).
588
589 (% class="box infomessage" %)
590 (((
591 Bon à savoir :
592
593 * Le clavier Unicode est **compatible avec tous les champs texte** de Flora.
594 * Il permet une **saisie standardisée et internationale**, conforme aux règles de catalogage ou de transcription.
595 * Il évite les erreurs liées au copier-coller depuis des outils externes.
596 )))
597
598 [[Accès clavier unicode dans Flora.>>image:1752049189710-664.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
599
600
601 [[Clavier unicode → ouverture d'une nouvelle fenêtre, sélection de l'alphabet cyrillique et choix des caractères. >>image:1752049261731-843.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
602
603
604
605 )))
606 )))|(% style="width:300px" %)(((
607 (% class="box" %)
608 (((
609 **Sommaire**
610
611 {{toc depth="2" numbered="true"/}}
612 )))
613
614 (% class="box" %)
615 (((
616 **Aller plus loin**
617
618 * [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
619 * [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
620 * [[Modifier l'aide en ligne>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Modifier l’aide en ligne.WebHome]]
621 * [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome]]
622 )))
623
624 (% class="box" %)
625 (((
626 **Icônes principales**
627 )))
628 )))
629
630