Version 3.5 et ultérieures 

Aide en ligne sur les champs Pour consulter la documentation associée à un champ : Clic droit sur le libellé du champ → Afficher Aide Une nouvelle fenêtre vers le wiki s’ouvre, donnant accès à des conseils de saisie, des astuces pratiques et, selon les cas, des précisions réglementaires sur le champ concerné. Cette aide est personnalisable par l’administrateur fonctionnel, qui peut adapter son contenu selon les besoins de l’institution. Informations sur le champ Vous pouvez également survoler un libellé pour afficher son code technique, ou effectuer un clic droit → Afficher Informations pour obtenir des données complémentaires. Les informations d’un champ peuvent être requises pour le support ou lors d’une vérification par l’administrateur. Modèles de saisie rapide Les modèles de saisie rapide permettent de gagner du temps lors de la saisie de séries de notices similaires. Ils permettent de préremplir certains champs avec des valeurs communes, sans risque d’erreurs liées à une duplication complète. Les administrateurs fonctionnels peuvent également utiliser cette fonctionnalité pour créer des grilles de saisie personnalisées. Créer un modèle Ouvrez une grille de saisie Activez la barre de saisie rapide en cliquant sur l'icône  en bas à gauche Donnez un nom au modèle et enregistrez-le avec l'icône  Renseignez les champs à pré-remplir Marquez les champs à mémoriser en cliquant sur les étoiles ( = champ mémorisé) Enregistrer le modèle en cliquant sur l'icône  et fermez le modèle de saisie rapide en cliquant sur l'icône  Le modèle peut ensuite être rappelé à tout moment, dans la grille de saisie concernée.   Utiliser ou modifier un modèle Sélectionnez un modèle existant dans la liste Modifiez les champs, ajoutez ou supprimez des blocs Marquez les champs à mémoriser en cliquant sur les étoiles ( = champ mémorisé /  = champ désélectionné) Pensez à enregistrer les changements pour ne pas les perdre Dupliquer un modèle Sélectionnez un modèle existant dans la liste Modifiez le nom du modèle et enregistrez-le.  Supprimer un modèle Depuis la liste des modèles, sélectionnez les modèles à supprimer Cliquez sur l’icône de suppression Ne pas confondre duplication de notice et modèle de saisie rapide Avant de choisir un mode de saisie, il est essentiel de bien comprendre la différence entre la duplication d’une notice et l’utilisation d’un modèle de saisie rapide. Ces deux outils répondent à des logiques différentes : l’un reproduit intégralement une notice existante, l’autre permet de préremplir uniquement les champs pertinents. Le tableau ci-dessous récapitule les usages, avantages et limites de chaque méthode : Fonction Définition Avantages Risques Duplication de notice Création d'une nouvelle notice en copiant l'intégralité d'une notice existante Rapide si toutes les données sont à reprendre à l’identique Risque d’oublier de supprimer ou modifier des champs non pertinents : – Liens photo – Constat d’état – Numéros spécifiques – Données descriptives erronées Modèle de saisie rapide Pré-remplissage de champs sélectionnés dans une grille standard Sécurisé : seuls les champs utiles sont mémorisés Personnalisable Réutilisable pour des campagnes de saisie répétitives Nécessite une configuration initiale, mais évite les erreurs de contenu Privilégiez les modèles de saisie rapide. La duplication de notices n’est à utiliser qu’avec une vigilance extrême, en vérifiant soigneusement toutes les données dupliquées.  Assistant thésaurus L’assistant thésaurus permet de parcourir le thésaurus associé à un champ, de rechercher ou explorer les termes disponibles, puis de rapatrier les termes appropriés dans la notice en cours de saisie. Les champs contrôlés par un thésaurus sont reconnaissables à l’icône  affichée à droite du champ. Comment l'utiliser ?  Cliquez sur l’icône à droite du champ concerné pour ouvrir l'assistant.  Recherchez ou naviguez dans le thésaurus pour identifier le ou les termes souhaités. Double-cliquez sur un terme (ou utiliser les boutons dédiés) pour l'ajouter à la sélection. Fermez l'assistant : le ou les termes sélectionnés sont automatiquement insérés dans le champ. Ex. dans la table des Biens, sélection du terme toile dans le champ Matière à l’aide de l’assistant thésaurus. L'assistant thésaurus propose plusieurs outils pour rechercher, naviguer, sélectionner ou ajouter des termes de manière structurée et conforme aux règles de saisie définies dans Flora : Fonctionnalité Définition Saisissez un mot-clé dans l’onglet Critère pour afficher les résultats. La langue active est affichée en haut à droite (ex. : Français). Utilisez les flèches pour développer les branches hiérarchiques.  Utilisez les flèches pour réduire les branches hiérarchiques. Si vous êtes habilité·e, cliquez sur l’icône d’ajout pour ouvrir une grille de saisie et créer un nouveau terme.  Sélectionnez un ou plusieurs termes via les boutons dédiés ou en double-cliquant sur un terme dans l’arborescence. Utilisez l’icône correspondante pour supprimer un terme de la sélection. fermer la fenêtre en confirmant votre sélection, qui sera insérée dans le champ de la notice.  Assistant datation Les champs de datation dans Flora sont enrichis d’un assistant dédié, permettant de saisir des dates avec un niveau de précision très fin, tout en garantissant leur exploitabilité en recherche. Grâce à un calendrier interactif, il est possible de renseigner une date précise, une fourchette ou même des périodes longues (millénaire, siècle, quart de siècle…). L’outil gère également les compléments de datation (ex. : vers, après, au début de…) et propose une prise en charge du calendrier républicain. Ouvrir l'assistant de datation L’assistant de datation est accessible lorsqu’un bouton calendrier apparaît à droite du champ concerné. Un clic sur ce bouton ouvre une fenêtre contenant plusieurs onglets, selon le type de datation souhaité. Saisir une date ou une fourchette simple Onglet date Permet de sélectionner une date précise, qui peut s’afficher au choix sous forme : Année Mois + année Jour + mois + année. Validez impérativement la sélection avant de revenir à la grille de saisie, en cliquant sur le bouton . Onglet intervalle de date Permet de définir une période encadrée (date de début et de fin), avec les mêmes niveaux de précision. Dates étendues : périodes longues ou anciennes Le bouton étendu permet de travailler sur des datations très anciennes ou peu précises : Milliards, millions, ou milliers d’années Siècles avant/après J.-C., avec découpage possible en moitié ou quart de siècle Utilisation : cliquer sur un type de date (ex. 80e millénaire ou 15e siècle av. J.-C.) puis préciser son découpage (ex. 83e millénaire ou 1ère moitié du 15 siècle av. J.-C.).  Complément de datation Dans Flora, il est possible d’ajouter un complément à la date saisie, qu’il s’agisse d’une date simple ou d’une date étendue, avec ou sans intervalle. Une liste déroulante permet de qualifier la date avec des expressions comme : Exactement (valeur par défaut), Vers, Avant, Après, Début, Milieu, Fin… Ex. milieu du IIe siècle avant J.-C. ou fin du troisième quart du XXe siècle Calendrier républicain Cette option permet de travailler directement sur le calendrier républicain, à partir de la date du calendrier républicain ou bien, du jour complémentaire ou intercalaire. Sélection sur le calendrier républicain Une fois la sélection effectuée, cliquer sur le bouton pour afficher la date dans la grille de saisie.

Sommaire Aide en ligne sur les champs Informations sur le champ Modèles de saisie rapide Créer un modèle Utiliser ou modifier un modèle Dupliquer un modèle Supprimer un modèle Ne pas confondre duplication de notice et modèle de saisie rapide  Assistant thésaurus  Assistant datation Ouvrir l'assistant de datation Saisir une date ou une fourchette simple Dates étendues : périodes longues ou anciennes Assistant sur les autorités Recherche simple dans l'assistant d'autorité Recherche avancée dans l'assistant d'autorité Créer un terme dans une liste Liste déroulante Liste longue   Retirer les valeurs d'un champ Retirer en un clic toutes les valeurs d'un champ Retirer unitairement les valeurs d'un champ Caractères à ignorer à l'indexation Aller plus loin Typologie des champs d'une grille de saisie Utiliser la barre d'outils sur les notices Modifier l'aide en ligne Créer et gérer les grilles de saisie Icônes principales

Assistant sur les autorités

Les champs soumis à contrôle sur autorités pointent sur une autre notice d'une table de Flora. Le lien est rapatrié dans la zone considérée : lien vers un auteur, un éditeur, etc. De ce fait, les autorités sont référencées qu'une fois dans Flora ; leur modification est automatiquement impactée sur les notices qui lui sont liées.

Pour lier une autorité à un champ de la grille de saisie, cliquer sur le bouton  à droite du champ, pour accéder à la fenêtre de sélection de l'autorité. Le bouton  permet de retirer toutes les autorités saisies dans le champ (sans les supprimer de la table autorité). Si le profil utilisateur l'autorise, le bouton  permet de créer une nouvelle notice d'autorité, si celle-ci n'existe pas dans Flora.

Exemple avec le champ Auteur-exécutant dans la grille de saisie des Biens

En cliquant sur l'icône , une fenêtre s'ouvre.

Accès à la fenêtre de sélection d'autorités

Lorsque l'on accède à la fenêtre de sélection : deux recherches sont disponibles dans l'assistant d'autorités de Flora :

•     Recherche simple : la recherche et l'affichage des autorités trouvées s'effectuent via le champ critère
•     Recherche avancée : la recherche est réalisée via un formulaire de recherche experte.

Le choix de l'un des modes de recherche est valable pour l’ensemble des saisies/sélections d’autorités dans Flora.

Recherche simple dans l'assistant d'autorité

Affichage de la recherche simple dans l'assistant d'autorité

Les opérations suivantes sont possibles depuis la recherche simple :

• Rechercher : recherche dans la liste le terme saisi dans la(les) zone(s) de recherche.

Pour afficher toutes les autorités, cliquer sur le bouton Rechercher en laissant le critère vide.

• Avancée>> : pour changer de mode de recherche.
• Réponses maximum : modifier le nombre de réponses affichées : la recherche se relance automatiquement.
• Suite à sélection d'un terme, un résumé de sa notice est présenté en bas de la liste.
• Un clic sur ce bouton  ajoute le(s) terme(s) sélectionné(s) dans la liste supérieure : le(s) terme(s) est(sont) affiché(s) dans la liste inférieure.
• Un clic sur ce bouton enlève le(s) terme(s) ajouté(s), sélectionné(s) dans la liste inférieure : le(s) terme(s) est(sont) supprimé(s) de la liste inférieure.
• Valider : valide le(les) terme(s) sélectionné(s). La fenêtre se referme, le(s) terme(s) sélectionné(s) apparai(ssen)t dans le champ de la grille de saisie, éventuellement distingués avec un séparateur. Un double clic sur un terme le sélectionne et le valide.
• Annuler : annule l'opération. La fenêtre se referme pour revenir à la grille de saisie.
• Créer : si le profil utilisé y est autorisé, crée directement une nouvelle notice d'autorité. La grille de saisie proposée suit les règles standard de saisie. Suite à validation, le lien vers la nouvelle notice est enregistrée dans la grille de saisie.

La fonction Créer est également accessible pour les professionnels habilités, à partir de la grille de saisie de la notice : icône placé à droite du champ soumis à autorité.

En recherche simple, un fois le critère de mentionné et la recherche lancée, le premier terme approchant est présenté au début de la liste ; sinon, Flora affiche le message Aucune réponse à votre question.

Exemple

Suite à validation, l'information permettant d'identifier le lien vers l'autorité est affichée dans la grille de saisie.

Exemple d'affichage du lien vers l'autorité dans la grille de saisie des Biens

Recherche avancée dans l'assistant d'autorité

En plus de la recherche simple, un mode avancé permet d'affiner ses critères de recherche (fonctionnement identique à celui du formulaire de recherche experte - voir la rubrique Rechercher dans Flora.

Affichage de la recherche avancée de sélection d'autorités

Dans cette fenêtre de recherche d'autorités, voici les opération possibles :

• Renseigner le(s) termes d'index recherché(s) permettant de choisir le(s) autorité(s) désirées.

Pour l'index 1. Nom, saisir ba* - premières lettres du terme recherché puis cliquer sur Rechercher : la liste résultat suivante est présentée (sinon, Flora affiche le message Aucune réponse à votre question).

• << Simple : pour changer de mode de recherche.
• Réponses maximum : modifier le nombre de réponses affichées : la recherche se relance automatiquement.
• Suite à sélection d'un terme, un résumé de sa notice est présenté en bas de la liste.
• Un clic sur ce bouton ajoute le(s) terme(s) sélectionné(s) dans la liste supérieure : le(s) terme(s) est(sont) affiché(s) dans la liste inférieure.
• Un clic sur ce bouton enlève le(s) terme(s) ajouté(s), sélectionné(s) dans la liste inférieure : le(s) terme(s) est(sont) supprimé(s) de la liste inférieure.
• Valider : valide le(les) terme(s) sélectionné(s). La fenêtre se referme, le(s) terme(s) sélectionné(s) apparai(ssen)t dans le champ de la grille de saisie, éventuellement distingués avec un séparateur. Un double clic sur un terme le sélectionne et le valide.
• Annuler : annule l'opération. La fenêtre se referme pour revenir à la grille de saisie.
• Créer : si le profil utilisé est autorisé, crée directement une nouvelle notice d'autorité. La grille de saisie proposée suit les règles standard de saisie. Suite à validation, le lien vers la nouvelle notice est enregistrée dans la grille de saisie.

La fonction Créer est également accessible pour les professionnels habilités, à partir de la grille de saisie de la notice : placé à droite du champ soumis à autorité.

Double cliquer sur une autorité pour la sélectionner.

En cas de mono-sélection, le fait de cocher une autorité décoche automatiquement l'autorité précédemment sélectionnée.

Suite à validation, l'information permettant d'identifier le lien vers l'autorité est affichée dans la grille de saisie.

Exemple d'affichage du lien vers l'autorité dans la grille de saisie des Biens

Créer un terme dans une liste

En saisie standard, il est possible de compléter une liste avec de nouvelles des valeurs.

Selon les profils utilisateurs, les agents habilités peuvent enrichir le contenu d'une liste (déroulante ou longue),  si le champ dispose de cette option.Le bouton  indique la possibilité d'ajouter des valeurs à une liste. Son emplacement est différent selon la liste considérée : une liste déroulante ou une liste longue (voir ci-dessus).

Liste déroulante

Exemple avec le champ TYPE, dans une notice Entrées :

​Le bouton  située à droite de la zone, permet d'ajouter un nouveau terme. Cliquer dessus.

Visualisation de la fonctionnalité d'ajout d'un terme dans une liste courte

Un clic sur le bouton affiche la fenêtre d'ajout de valeurs. Elle présente :

• une barre d'outils avec les boutons (ajouter un item) et (supprimer les items sélectionnés)
• une zone de saisie permettant de définir une nouvelle valeur (code et libellé)
• la liste courante (non modifiable).

Renseigner le nouveau terme dans le champ Libellé et cliquer sur valider pour enregistrer le nouveau terme dans la liste :

Ajout d'un nouveau terme/ libellé dans la liste courte

​Ne pas modifier le champ CODE. Ce champ est réservé aux équipes de Flora.

Résultat : ajout de la nouvelle valeur sur liste déroulante

Liste longue

Dans une liste longue, le bouton  est disponible à droite de la zone : un clic sur ce bouton affiche la liste avec le bouton  associé.

Visualisation de la liste longue avec bouton  d'ajout de valeur

Un clic sur le bouton affiche la fenêtre d'ajout de valeurs. Elle présente :

• une barre d'outils avec les boutons (ajouter un item) et (supprimer les items sélectionnés)
• une zone de saisie permettant de définir une nouvelle valeur (code et libellé)
• la liste courante (non modifiable).

Renseigner le nouveau terme dans le champ Libellé et cliquer sur valider pour enregistrer le nouveau terme dans la liste :

Fenêtre d'ajout de valeurs à une liste longue

​Ne pas modifier le champ CODE. Ce champ est réservé aux équipes de Flora.

Les valeurs sont effectivement ajoutées à la liste suite à un clic sur Valider. Un clic sur Annuler stoppe l'opération.

• Pour créer des termes en plus : dans la fenêtre de saisie des nouvelles valeurs, cliquer sur  , pour renseigner un nouveau libellé. Cliquer ensuite sur valider. Les nouveaux termes sont présentés dans la liste des valeurs.

Ajout de valeurs dans la liste

• Pour supprimer un(des) terme(s), les cocher dans la liste des nouvelles valeurs puis cliquer sur le bouton   : le(s) terme(s) est(sont) supprimé(s).

Tout nouveau terme non retenu doit être supprimé AVANT validation.

Cliquer sur Valider pour accepter l'intégration des termes dans la liste ou Annuler pour stopper l'opération. Les nouveaux termes apparaissent à la fin de la liste et peuvent être sélectionnés.

Retirer les valeurs d'un champ

Retirer en un clic toutes les valeurs d'un champ

Dans les grilles de saisie, le bouton est disponible à droite des champs qui sont renseignés par appel d'assistants de choix (datations, listes, autorités, termes de thesaurus, notices documentaires, liens). Ce bouton est également présent dans les fenêtres d'assistants de choix correspondantes. Ce dernier permet de retirer en un clic tous les termes inscrits dans un champ.

Exemple pour la table des biens :

Résultat : le champ entier a été vidé.

Retirer unitairement les valeurs d'un champ

Si plusieurs termes sont inscrits dans le champ et que l'on souhaite retirer qu'un seul terme, il convient d'utiliser la croix associée  et de ne pas cliquer sur le bouton . Dans le cas contraire, l'entièreté des valeurs saisies dans le champ seront retirées.

Exemple pour la table des biens :

Exemple de suppression unitaire

Résultat : seul le terme icône a été retiré du champ.

Seule la valeur du champ correspondant est retirée. Si d'autres champs ont hérité de cette valeur, il convient de les supprimer manuellement.

Caractères à ignorer à l'indexation

Pour certains champs, il est possible d'indiquer à Flora que les premiers caractères ne sont pas à prendre en compte dans l'index. Cela permet d'afficher le contenu complet sans indexer les articles au début. Ainsi, si on saisit [La ]Cousine Bette dans un champ, le contenu complet affiche La Cousine Bette mais l'entrée dans l'index est Cousine Bette.

Exemple dans la grille de saisie de la Bibliothèque, sur le champ Titre

Résultat sur la notice Bibliothèque : l'article est présent

Exemple de recherche sur index : l'article n'est pas indexé

Dans un champ avec contrôle marc, pour que les crochets soient pris en compte en tant que tels, il suffit de les doubler (ceci est inutile si le crochet n'est pas le premier caractère).

Saisie de texte entre double crochets dans un champ avec contrôle marc

Affichage du contenu du champ entre crochets