Aide en ligne

Flora a mis en place une aide en ligne, qui pointe vers la documentation des champs du Wiki. Cette dernière permet d'accompagner les clients durant la saisie.

Pour afficher l'aide en ligne sur un champ :

Effectuer un clic droit avec la souris sur le libellé d'un champ. Un menu contextuel vous est proposé : cliquer sur "Afficher Aide" pour visualiser l'aide en ligne sur ce champ. Cliquer sur Annuler pour fermer le menu contextuel.

Exemple avec le champ "Préfixe Musée", dans la grille de saisie des biens.

Résultat : exemple avec le champ "Préfixe Musée", dans la grille de saisie des biens.

Informations sur le champ

En glissant la souris sur le libellé d'un champ, il est possible de visualiser le nom/code informatique de celui-ci.

Visualisation du nom/code informatique d'un champ de la photothèque

Pour visualiser des informations complémentaires sur le champ, effectuer un clic droit avec  la souris sur le libellé d'un champ : un menu contextuel vous est proposé. Cliquer sur "Afficher Informations". Cliquer sur Annuler pour fermer le menu contextuel.

Menu contextuel sur le libellé de champ

Résultat : affichage des informations sur le champ

Saisie rapide

Utiliser les modèles de saisie rapide

Flora dispose également de modèles de saisie rapide. Ces derniers permettent d'ajouter des valeurs par défaut à un scenario standard, pour optimiser la saisie de notices consécutives ou définir des modèles de notices utilisables à tout moment. Il est possible de mettre en place des valeurs par défaut dans les champs, adapter la hiérarchie de la grille et rappeler les dernières valeurs saisies.

Exemple : on peut utiliser ce type de grille pour les campagnes de saisie de grandes séries, souvent répétitives.

Créer un modèle de saisie rapide

Pour créer un modèle de saisie rapide, ouvrir une grille de saisie. En bas à gauche de la fenêtre, l'icône  permet d'ouvrir un modèle de saisie rapide.

Visualisation du bouton d'ouverture d'un modèle de saisie rapide, dans une grille de saisie des biens.

L'activation de la barre de saisie rapide entraîne l'affichage - en bas de la grille standard de saisie - des fonctionnalités associées et des boutons de mémorisation placés derrière chaque champ  . Si un modèle a été présélectionné, son nom est affiché dans la zone.

Une fois le modèle ouvert :

• donner un nom au modèle de saisie rapide dans l'onglet  et cliquer sur  pour enregistrer.

Visualisation de la fonctionnalité dans la grille de saisie

• remplir les champs et les enregistrer dans le modèle en cliquant sur les . Les étoiles deviennent bleu lorsque les champs sont sélectionnés : .

Enregistrer la sélection régulièrement avec l'icône .

Une fois la sélection achevée, fermer la grille de saisie en cliquant sur l'icône  . Cela désactivera les fonctions associées : fermeture de la barre de saisie rapide, effacement des boutons de mémorisation.

Alimenter un modèle de saisie rapide

Mettre en place des valeurs par défaut

La définition de valeurs par défaut permet d'optimiser la saisie de plusieurs notices consécutives. Référencer la première notice de la manière suivante :

• Renseigner les champs dont le contenu doit être reporté dans le modèle, selon les principes généraux de saisie.
• Marquer les champs à conserver pour les notices suivantes, en cliquant sur le bouton   , situé à la droite des champs : le bouton s'active quand il devient bleu .
• Inversement, pour supprimer un champ pré-saisi dans un modèle, cliquer sur  : le bouton se désactive quand il devient blanc et contouré de bleu
   .  Le contenu du champ est supprimé du modèle.

Mettre en place une grille de saisie complétée avec plusieurs blocs répétables

Un modèle de saisie enregistre la hiérarchie des champs de la grille. Ainsi l'ajout de blocs de champs permettent d'optimiser la saisie de notices consécutives, en allégeant la liste des champs à saisir ou en prévoyant leur répétition.

• Ajouter les blocs de champs à remplir en plusieurs exemplaires dans la grille de saisie.
• Marquer les champs à conserver pour les notices suivantes, en cliquant sur le bouton  , situé à la droite des champs : le bouton s'active quand il devient bleu .
• Inversement, pour supprimer un champ pré-saisi dans un modèle, cliquer sur  : le bouton se désactive quand il blanc et contouré de bleu   .  Le contenu du champ est supprimé du modèle.

Les administrateurs fonctionnels utilisent également ces grilles de saisie rapide pour créer des grilles de saisie personnalisées.

Modifier un modèle

• Ouvrir une grille de saisie avec le modèle à modifier.
• Effectuer les modifications dans le formulaire : modification du contenu des champs pré-saisis, rajout ou suppression de champs à mémoriser, insertion ou suppression de blocs et/ou de champs (selon les mêmes principes que pour la création du modèle).
• Le nombre de champs pré-saisis est mis à jour au fur et mesure.
• Dès que le contenu de la grille change, le nom du modèle disparaît en dessous de la barre de saisie rapide.
• Cliquer sur pour enregistrer les modifications. Le nom du modèle est de nouveau présent.

Si les modifications ne sont pas enregistrées (nom du modèle absent), et que l'on enregistre une notice : les modifications sont perdues.                               Toujours penser à enregistrer régulièrement les modifications avec la  . Puis, à fermer la grille de saisie rapide avec l'icône  , quand on en a plus besoin.

Dupliquer un modèle

• Ouvrir une grille de saisie avec le modèle à dupliquer.
• Effectuer les modifications dans le formulaire : modification du contenu des champs pré-saisis, rajout ou suppression de champs à mémoriser (selon les mêmes principes que pour la création du modèle).
• Modifier le nom du modèle dans la barre des modèles, puis cliquer sur  pour dupliquer le modèle.

Lorsque l'on revient à l'ouverture des grille de saisie rapide, la liste des grille disponibles sera complétée de la grille dupliquée.

Exemple de duplication de modèle de grille de saisie rapide

Ouvrir un modèle de saisie rapide

Pour ouvrir un modèle de saisie rapide, accéder à la liste des grilles de saisie disponibles. Flora affiche la liste des modèles de saisie rapide associés à cette grille.

Cliquer sur le modèle désiré puis, sur Valider - ou bien double-cliquer sur le modèle de saisie - pour ouvrir la grille et le modèle.

Choix du modèle de saisie "photographies", pour la grille de saisie complète, dans les biens

Ouverture de la grille de saisie complète, avec le modèle de saisie rapide "photographie".

La grille du modèle s'affiche, avec rapatriement de l'ensemble des valeurs contenues dans le modèle (les champs pré-renseignés sont distingués par l'icône  activée). Sous la barre de saisie rapide, le nom du modèle et le nombre de champs pré-saisis sont affichés.

Supprimer un modèle de saisie rapide

Lorsque la saisie consécutive de données identiques est achevée, il est possible de supprimer le modèle de saisie rapide.

Pour cela, accéder à la liste des grilles de saisie. Sélectionner la grille saisie à laquelle est associé le modèle de saisie rapide à supprimer.

Sélectionner dans la liste des modèles ceux à supprimer (multi-sélection avec la touche Ctrl) puis cliquer sur l'icône : la liste des modèles est vidée des modèles supprimés.

Sélection des modèles de saisie rapide à supprimer, associés à la grille complète (biens)

Liste des modèles de saisie rapide avec un modèle supprimé

Assistant sur les autorités

Les champs soumis à contrôle sur autorités pointent sur une autre notice d'une table de Flora. Le lien est rapatrié dans la zone considérée : lien vers un auteur, un éditeur, etc. De ce fait, les autorités sont référencées qu'une fois dans Flora ; leur modification est automatiquement impactée sur les notices qui lui sont liées.

Pour lier une autorité à un champ de la grille de saisie, cliquer sur le bouton  à droite du champ, pour accéder à la fenêtre de sélection de l'autorité. Le bouton  permet de retirer toutes les autorités saisies dans le champ (sans les supprimer de la table autorité). Si le profil utilisateur l'autorise, le bouton  permet de créer une nouvelle notice d'autorité, si celle-ci n'existe pas dans Flora.

Exemple avec le champ Auteur-exécutant dans la grille de saisie des Biens

En cliquant sur l'icône , une fenêtre s'ouvre.

Accès à la fenêtre de sélection d'autorités

Lorsque l'on accède à la fenêtre de sélection : deux recherches sont disponibles dans l'assistant d'autorités de Flora :

•     Recherche simple : la recherche et l'affichage des autorités trouvées s'effectuent via le champ critère
•     Recherche avancée : la recherche est réalisée via un formulaire de recherche experte.

Le choix de l'un des modes de recherche est valable pour l’ensemble des saisies/sélections d’autorités dans Flora.

Recherche simple dans l'assistant d'autorité

Affichage de la recherche simple dans l'assistant d'autorité

Les opérations suivantes sont possibles depuis la recherche simple :

• Rechercher : recherche dans la liste le terme saisi dans la(les) zone(s) de recherche.

Pour afficher toutes les autorités, cliquer sur le bouton Rechercher en laissant le critère vide.

• Avancée>> : pour changer de mode de recherche.
• Réponses maximum : modifier le nombre de réponses affichées : la recherche se relance automatiquement.
• Suite à sélection d'un terme, un résumé de sa notice est présenté en bas de la liste.
• Un clic sur ce bouton  ajoute le(s) terme(s) sélectionné(s) dans la liste supérieure : le(s) terme(s) est(sont) affiché(s) dans la liste inférieure.
• Un clic sur ce bouton enlève le(s) terme(s) ajouté(s), sélectionné(s) dans la liste inférieure : le(s) terme(s) est(sont) supprimé(s) de la liste inférieure.
• Valider : valide le(les) terme(s) sélectionné(s). La fenêtre se referme, le(s) terme(s) sélectionné(s) apparai(ssen)t dans le champ de la grille de saisie, éventuellement distingués avec un séparateur. Un double clic sur un terme le sélectionne et le valide.
• Annuler : annule l'opération. La fenêtre se referme pour revenir à la grille de saisie.
• Créer : si le profil utilisé y est autorisé, crée directement une nouvelle notice d'autorité. La grille de saisie proposée suit les règles standard de saisie. Suite à validation, le lien vers la nouvelle notice est enregistrée dans la grille de saisie.

La fonction Créer est également accessible pour les professionnels habilités, à partir de la grille de saisie de la notice : icône placé à droite du champ soumis à autorité.

En recherche simple, un fois le critère de mentionné et la recherche lancée, le premier terme approchant est présenté au début de la liste ; sinon, Flora affiche le message Aucune réponse à votre question.

Exemple

Suite à validation, l'information permettant d'identifier le lien vers l'autorité est affichée dans la grille de saisie.

Exemple d'affichage du lien vers l'autorité dans la grille de saisie des Biens

Recherche avancée dans l'assistant d'autorité

En plus de la recherche simple, un mode avancé permet d'affiner ses critères de recherche (fonctionnement identique à celui du formulaire de recherche experte - voir la rubrique Rechercher dans Flora.

Affichage de la recherche avancée de sélection d'autorités

Dans cette fenêtre de recherche d'autorités, voici les opération possibles :

• Renseigner le(s) termes d'index recherché(s) permettant de choisir le(s) autorité(s) désirées.

Pour l'index 1. Nom, saisir ba* - premières lettres du terme recherché puis cliquer sur Rechercher : la liste résultat suivante est présentée (sinon, Flora affiche le message Aucune réponse à votre question).

• << Simple : pour changer de mode de recherche.
• Réponses maximum : modifier le nombre de réponses affichées : la recherche se relance automatiquement.
• Suite à sélection d'un terme, un résumé de sa notice est présenté en bas de la liste.
• Un clic sur ce bouton ajoute le(s) terme(s) sélectionné(s) dans la liste supérieure : le(s) terme(s) est(sont) affiché(s) dans la liste inférieure.
• Un clic sur ce bouton enlève le(s) terme(s) ajouté(s), sélectionné(s) dans la liste inférieure : le(s) terme(s) est(sont) supprimé(s) de la liste inférieure.
• Valider : valide le(les) terme(s) sélectionné(s). La fenêtre se referme, le(s) terme(s) sélectionné(s) apparai(ssen)t dans le champ de la grille de saisie, éventuellement distingués avec un séparateur. Un double clic sur un terme le sélectionne et le valide.
• Annuler : annule l'opération. La fenêtre se referme pour revenir à la grille de saisie.
• Créer : si le profil utilisé est autorisé, crée directement une nouvelle notice d'autorité. La grille de saisie proposée suit les règles standard de saisie. Suite à validation, le lien vers la nouvelle notice est enregistrée dans la grille de saisie.

La fonction Créer est également accessible pour les professionnels habilités, à partir de la grille de saisie de la notice : placé à droite du champ soumis à autorité.

Double cliquer sur une autorité pour la sélectionner.

En cas de mono-sélection, le fait de cocher une autorité décoche automatiquement l'autorité précédemment sélectionnée.

Suite à validation, l'information permettant d'identifier le lien vers l'autorité est affichée dans la grille de saisie.

Exemple d'affichage du lien vers l'autorité dans la grille de saisie des Biens

Créer un terme dans une liste

En saisie standard, il est possible de compléter une liste avec de nouvelles des valeurs.

Selon les profils utilisateurs, les agents habilités peuvent enrichir le contenu d'une liste (déroulante ou longue),  si le champ dispose de cette option.Le bouton  indique la possibilité d'ajouter des valeurs à une liste. Son emplacement est différent selon la liste considérée : une liste déroulante ou une liste longue (voir ci-dessus).

Liste déroulante

Exemple avec le champ TYPE, dans une notice Entrées :

​Le bouton  située à droite de la zone, permet d'ajouter un nouveau terme. Cliquer dessus.

Visualisation de la fonctionnalité d'ajout d'un terme dans une liste courte

Un clic sur le bouton affiche la fenêtre d'ajout de valeurs. Elle présente :

• une barre d'outils avec les boutons (ajouter un item) et (supprimer les items sélectionnés)
• une zone de saisie permettant de définir une nouvelle valeur (code et libellé)
• la liste courante (non modifiable).

Renseigner le nouveau terme dans le champ Libellé et cliquer sur valider pour enregistrer le nouveau terme dans la liste :

Ajout d'un nouveau terme/ libellé dans la liste courte

​Ne pas modifier le champ CODE. Ce champ est réservé aux équipes de Flora.

Résultat : ajout de la nouvelle valeur sur liste déroulante

Liste longue

Dans une liste longue, le bouton  est disponible à droite de la zone : un clic sur ce bouton affiche la liste avec le bouton  associé.

Visualisation de la liste longue avec bouton  d'ajout de valeur

Un clic sur le bouton affiche la fenêtre d'ajout de valeurs. Elle présente :

• une barre d'outils avec les boutons (ajouter un item) et (supprimer les items sélectionnés)
• une zone de saisie permettant de définir une nouvelle valeur (code et libellé)
• la liste courante (non modifiable).

Renseigner le nouveau terme dans le champ Libellé et cliquer sur valider pour enregistrer le nouveau terme dans la liste :

Fenêtre d'ajout de valeurs à une liste longue

​Ne pas modifier le champ CODE. Ce champ est réservé aux équipes de Flora.

Les valeurs sont effectivement ajoutées à la liste suite à un clic sur Valider. Un clic sur Annuler stoppe l'opération.

• Pour créer des termes en plus : dans la fenêtre de saisie des nouvelles valeurs, cliquer sur  , pour renseigner un nouveau libellé. Cliquer ensuite sur valider. Les nouveaux termes sont présentés dans la liste des valeurs.

Ajout de valeurs dans la liste

• Pour supprimer un(des) terme(s), les cocher dans la liste des nouvelles valeurs puis cliquer sur le bouton   : le(s) terme(s) est(sont) supprimé(s).

Tout nouveau terme non retenu doit être supprimé AVANT validation.

Cliquer sur Valider pour accepter l'intégration des termes dans la liste ou Annuler pour stopper l'opération. Les nouveaux termes apparaissent à la fin de la liste et peuvent être sélectionnés.

Assistant thésaurus

 Les champs soumis à contrôle sur thesaurus pointent sur un thesaurus (à plat ou hiérarchisé) défini dans Flora. Selon le paramétrage établi, la fenêtre de saisie contrôlée sur thesaurus présente les termes descripteurs et/ou synonymes et/ou candidats. Le lien est rapatrié dans la zone prévue à cet effet.

Les champs soumis à contrôle sur thésaurus sont identifiables grâce à l'icône .

En saisie, pour accéder au thésaurus :

• se positionner sur un champ thésaurus et cliquer sur le bouton  pour accéder à la fenêtre de sélection des termes du thesaurus.

Exemple avec le champ Matière, dans la grille de saisie des biens

Fenêtre de sélection des termes du thesaurus

Les opérations disponibles dans la fenêtre de sélection thésaurus :

• Rechercher : rechercher dans la liste des termes saisis dans l'onglet Critère  ou naviguer directement dans l'arborescence, en cliquant sur les boutons et , pour développer/réduire une branche du thesaurus.
• : créer directement un nouveau terme (si vous y êtes autorisé(e)). Le formulaire proposé suit les règles standard de saisie. Suite à validation, le lien vers la nouvelle notice est enregistré dans le formulaire. Voir l'étape créer les candidats dans le paragraphe gérer les candidats.
• Langue de recherche : cette information rappelle la langue de travail utilisée (en fonction du profil de l'utilisateur, ici le français )
•   Ajouter un terme sélectionné dans le champ : un clic sur ces boutons  ajoute le(s) terme(s) sélectionné(s) dans la liste des termes : le(s) terme(s) est(sont) affiché(s) dans la zone inférieure. Il est également possible d'ajouter un terme dans la zone inférieur en double cliquant sur le terme dans l'arborescence.
• Retirer un terme sélectionné :  un clic sur ce bouton enlève le(s) terme(s) ajouté(s), sélectionné(s) de la zone inférieure : le(s) terme(s) est(sont) supprimé(s) de la liste inférieure.
•  : ferme la fenêtre et rapatrie les termes sélectionnés dans le champ de la grille de saisie.

Exemple avec le terme toile 

Résultat : le terme toile apparait dans le champ Matière.

Assistant datation

En utilisant le calendrier complet, il est possible de renseigner plusieurs degrés de précision pour des datations, tout en permettant leur exploitation en recherche.

Le calendrier complet permet de donner une datation plus ou moins précise (milliards d’années, millions d’années, millénaire, siècle, demi-siècle, quart de siècle, année, mois + année, date précise du calendrier grégorien, environ, à partir de, etc.).

Cette fonctionnalité est disponible lorsque le bouton est situé à droite du champ de saisie.

Un clic sur le bouton   ouvre le calendrier datation.

Exemple avec le champ "Date-Siècle-Millénaire début de création-exécution" dans la grille de saisie des Biens.

Plusieurs onglets et fonctionnalités disponibles. Selon le besoin, on peut sélectionner :

• Une date (onglet Date)

 Assistant de saisie datation - Onglet Date

• Une fourchette de dates (onglet Intervalle de dates)

Assistant de saisie datation - Onglet Intervalle de dates

Le principe de fonctionnement est identique pour les dates et intervalles de dates :

• Deux types de dates peuvent être sélectionnés : Simple et Étendu.
• La liste déroulante permet d'apporter des précisions sur le type de mois, année et siècle : Exactement, Fin, Milieu, Début, Environ, Avant, Après (pour saisir et rechercher par exemple des dates du type : milieu II siècle avant J.-C.).

• Le calendrier républicain (onglet Calendrier républicain)

Assistant de saisie datation - Onglet Calendrier républicain

Date ou intervalle de dates simple

C'est une date précise qui peut être définie par le calendrier, mais dont la présentation dans la notice peut être choisie.

Sélectionner une date en cliquant sur un mois et/ou une année et/ou un jour du calendrier : la date correspondante s'affiche dans les trois zones à droite sous la forme :

• Année
• Mois + année
• Jour + mois + année.

Sélection d'une date simple dans le calendrier

Une fois la date choisie, cliquer sur le bouton   , associé à la date d'affichage désirée pour validations.

Affichage de la sélection d'une date simple

Sélection d'un intervalle de dates simples dans le calendrier

Pour un intervalle de dates, ne pas oublier de valider avant de revenir à la grille de saisie !

Affichage de la sélection pour un intervalle de dates simples

Date ou intervalle de dates étendu

Cette fonction permet de considérer des datations plus ou moins précises, en travaillant sur les découpages temporels : milliards, millions et milliers d'années (et leurs subdivisions), siècles avant et après Jésus-Christ (et leur découpage en moitié et quart de siècle).

Fenêtre de sélection d'un intervalle de dates étendues

Gestion des dates en milliards, millions et milliers d'années

Le principe est le même pour ces trois types de datations.

Cliquer soit, sur Dates en milliards d'années, Dates en millions d'années ou Dates en milliers d'années :

• la(les) première(s) ligne(s) affiche(nt) les choix en nombres entiers.
• un clic sur un nombre affiche sur la dernière ligne les choix plus précis correspondants.

Sélection de 80 milliers et affichage de la décomposition sur la dernière ligne

Sélection du 83e millénaire

Gestion des dates en siècles avant et siècles après J.-C.

Le principe est le même pour deux types de datations.

Cliquer soit sur Siècles av. J.-C. ou Siècles apr. J.-C. :

• la première ligne affiche les choix en nombres entiers.
• un clic sur un nombre affiche sur la dernière ligne les découpages en moitié et quart de siècle.

Sélection de 15ème siècle avant Jésus-Christ et affichage de la décomposition sur la dernière ligne

Sélection du 1ère quart du 15ème siècle avant Jésus-Christ

Le calendrier de date étendu est également disponible dans les intervalles de dates. Il est utilisé de la même manière que vu précédemment.

Exemple d'intervalle de date avec le calendrier étendu

Pour un intervalle de date, ne pas oublier de valider avant de revenir à la grille de saisie !

Complément de datation

Dans Flora, il est possible de compléter les datations en indiquant si la datation est à la fin, au début, au milieu, vers, avant ou après une date.

Que l'on soit en datation simple ou étendue, avec intervalle de date ou non, une liste déroulante est mise à disposition des utilisateurs.

La valeur par défaut est exactement. Mais il est possible de la changer et d'utiliser les termes suivants :

Exemple pour la table des biens :

Une oeuvre créée entre le début du 20e siècle et la fin du troisième quart du 20e siècle.

Calendrier républicain

Cette option permet de travailler directement sur le calendrier républicain, à partir de la date du calendrier républicain ou bien, du jour complémentaire ou intercalaire.

Sélection sur le calendrier républicain

Une fois la sélection effectuée, cliquer sur le bouton pour afficher la date dans la grille de saisie.

Retirer les valeurs d'un champ

Retirer en un clic toutes les valeurs d'un champ

Dans les grilles de saisie, le bouton est disponible à droite des champs qui sont renseignés par appel d'assistants de choix (datations, listes, autorités, termes de thesaurus, notices documentaires, liens). Ce bouton est également présent dans les fenêtres d'assistants de choix correspondantes. Ce dernier permet de retirer en un clic tous les termes inscrits dans un champ.

Exemple pour la table des biens :

Résultat : le champ entier a été vidé.

Retirer unitairement les valeurs d'un champ

Si plusieurs termes sont inscrits dans le champ et que l'on souhaite retirer qu'un seul terme, il convient d'utiliser la croix associée  et de ne pas cliquer sur le bouton . Dans le cas contraire, l'entièreté des valeurs saisies dans le champ seront retirées.

Exemple pour la table des biens :

Exemple de suppression unitaire

Résultat : seul le terme icône a été retiré du champ.

Seule la valeur du champ correspondant est retirée. Si d'autres champs ont hérité de cette valeur, il convient de les supprimer manuellement.

Caractères à ignorer à l'indexation

Pour certains champs, il est possible d'indiquer à Flora que les premiers caractères ne sont pas à prendre en compte dans l'index. Cela permet d'afficher le contenu complet sans indexer les articles au début. Ainsi, si on saisit [La ]Cousine Bette dans un champ, le contenu complet affiche La Cousine Bette mais l'entrée dans l'index est Cousine Bette.

Exemple dans la grille de saisie de la Bibliothèque, sur le champ Titre

Résultat sur la notice Bibliothèque : l'article est présent

Exemple de recherche sur index : l'article n'est pas indexé

Dans un champ avec contrôle marc, pour que les crochets soient pris en compte en tant que tels, il suffit de les doubler (ceci est inutile si le crochet n'est pas le premier caractère).

Saisie de texte entre double crochets dans un champ avec contrôle marc

Affichage du contenu du champ entre crochets