Exploiter les outils d’aide à la saisie

Qu’il s’agisse d’afficher une aide en ligne, de préremplir une grille via un modèle, de rechercher un terme dans un thésaurus, de gérer des dates précises ou anciennes, ou encore de saisir des caractères spéciaux, chaque outil a été pensé pour vous guider efficacement dans vos tâches de saisie.

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Cette page propose un parcours guidé à travers l’ensemble de ces outils, afin d’en comprendre les usages et les mobiliser efficacement dans vos pratiques de saisie.

)))

(((

= Consulter l’aide en ligne sur un champ =

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Pour accéder à la documentation d’un champ :

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1. **Clic droit** sur le libellé du champ → **Afficher Aide**

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1. Une fenêtre s’ouvre, pointant vers le wiki : vous y trouverez des conseils, des exemples de saisie, voire des indications réglementaires.

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(% class="box infomessage" %)

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(((

31

Cette aide est **personnalisable **par l’administrateur fonctionnel.

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)))

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[[Ex. table des biens → clic droit sur le champ** Préfixe musée **pour afficher l'aide en ligne. >>image:1734100943088-429.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[Résultat → consultation de l'aide en ligne sur le champ **Préfixe musée.**>>image:1734101035306-247.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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= Afficher les informations techniques d’un champ =

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Deux options permettent de consulter les métadonnées d’un champ :

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* **Survol** du libellé pour afficher le code technique ;

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* **Clic droit → Afficher Informations** pour consulter les données associées.

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(% class="box infomessage" %)

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(((

49

Les informations d’un champ peuvent être requises pour le support ou lors d’une vérification par l’administrateur.

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)))

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52

[[Ex. table photothèque → survole du libellé du champ **Titre/légende** pour afficher son code informatique. >>image:1744196073845-875.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

)))

[[Ex. table photothèque → clic droit sur le champ **Titre/légende** pour afficher les informations complémentaires.>>image:1744196121351-940.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[Résultat → consultation des informations sur le champ **Titre/légende**. >>image:1744196146434-955.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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= Utiliser les modèles de saisie rapide =

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Les modèles de saisie rapide permettent de **préremplir une grille** avec des valeurs communes pour accélérer la saisie, tout en limitant les erreurs.

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(% class="box warningmessage" %)

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(((

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Elles sont propres à chaque utilisateur.

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(% class="box infomessage" %)

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(((

74

**Les administrateurs fonctionnels** peuvent également utiliser cette fonctionnalité pour **créer des grilles de saisie personnalisées.**

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)))

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== Créer un modèle ==

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1. Ouvrez une grille de saisie

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1. Activez la barre de saisie rapide en cliquant sur l'icône[[image:1754557965715-163.png||height="33" width="17"]] en bas à gauche

81

1. Nommez le modèle et enregistrez-le [[image:1754557909695-525.png||height="30" width="30"]]

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1. Sélectionner les champs à mémoriser (clic sur les étoiles) [[image:1754558078260-345.png||height="26" width="27"]]

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1. Renseignez les champs mémorisées avec des valeurs par défaut ou non

84

1. Enregistrez le modèle en cliquant sur l'icône [[image:1754557915659-743.png||height="31" width="31"]] et fermez le modèle de saisie rapide en cliquant sur l'icône [[image:1754558217657-486.png||height="32" width="18"]]

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1. Le modèle est prêt à être utilisé dans la grille de saisie concernée.

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[[Ex. table des biens → ouverture d'un modèle de saisie rapide depuis la grille de saisie complète. >>image:1744196424064-778.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[Ex. table des biens → nommage du modèle de saisie rapide. >>image:1744196613035-663.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[Ex. Table des biens → champs saisis et mémorisés (étoiles bleues).>>image:1751955305794-257.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

)))

(((

[[Ex. Table des biens → enregistrement et fermeture du modèle. >>image:1751889357515-116.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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101

102

== Modifier et utiliser un modèle ==

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1. Sélectionnez un modèle existant

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1. Modifiez/ajoutez/supprimez les champs ou des blocs

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1. Marquez les champs à mémoriser en cliquant sur les étoiles ([[image:1754558078260-345.png||height="29" width="30"]] = champ mémorisé / [[image:1754558373201-284.png||height="24" width="25"]] = champ désélectionné)

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1. Ajoutez des valeurs par défaut si nécessaire dans les champs sélectionnés

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1. Enregistrez les changement

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110

[[Ex. Table des biens → choix du modèle de saisie rapide.>>image:1751888872714-791.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

111

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[[Ex. Table des biens → modification de champs (suppression** **données champ **Collection**), ajout de champs (**Niveau d'intérêt, Fonds**). >>image:1751955478415-872.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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115

116

== Dupliquer un modèle ==

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1. Sélectionnez un modèle existant dans la liste

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1. Modifiez le nom du modèle

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1. Enregistrez-le.

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122

[[Ex. Table des biens → choix du modèle de saisie rapide à dupliquer.>>image:1751888872714-791.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[Ex. Table des biens → modification du nom du modèle et enregistrement. >>image:1751890371850-155.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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128

[[Résultat → modèle dupliqué. >>image:1751890551030-633.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

129

130

== Supprimer un modèle ==

131

132

1. Depuis la liste des modèles, sélectionnez les modèles à supprimer

133

1. Cliquez sur l’icône de suppression

134

135

[[Ex. Table des biens → suppression d'un modèle en doublon.>>image:1751890493835-208.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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138

== Duplication de notice vs. modèle de saisie rapide : quelle différence ? ==

139

140

Avant de choisir un mode de saisie, il est essentiel de bien comprendre la différence entre **la duplication d’une notice** et **l’utilisation d’un modèle de saisie rapide**.

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Ces deux outils répondent à des logiques différentes :

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144

* l’un reproduit intégralement une notice existante,

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* l’autre permet de préremplir uniquement les champs pertinents.

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Le tableau ci-dessous récapitule les usages, avantages et limites de chaque méthode :

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149

(% class="table-bordered" %)

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(% class="active" %)|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Fonction**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Définition**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Avantages**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Risques**

151

|**Duplication de notice**|**Copie complète** d’une notice existante|Rapide si est identique|Risque d’erreurs si des champs ne sont pas modifiés

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|**Modèle de saisie rapide**|Sélection de champs avec pré-remplissage ou non de ces derniers|Sécurisé : seuls les champs utiles sont mémorisés

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Personnalisable

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Réutilisable pour des campagnes de saisie répétitives|Nécessite une configuration initiale, mais évite les erreurs de contenu

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(% class="box infomessage" %)

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(((

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**Privilégiez les modèles de saisie rapide, **pour éviter les erreurs.

159

)))

160

161

= (% id="cke_bm_35452S" style="display:none" %) (%%)Parcourir le thésaurus avec l’assistant =

162

163

Les champs liés à un thésaurus disposent d’un **assistant, identifié par l'icône **[[image:1754558489789-816.png]]

Il permet de :

* Rechercher un terme

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* Naviguer dans l’arborescence

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* Ajouter un ou plusieurs termes à la notice

170

171

== Fonctionnalités intégrées : ==

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* Recherche par mot-clé

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* Navigation dans la hiérarchie

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* Sélection et suppression de termes

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* Création de nouveaux termes (si habilité)

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178

== Comment l'utiliser ? ==

179

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1. Cliquez sur l’icône pour ouvrir l'assistant.

181

1. Recherchez ou naviguez dans le thésaurus pour identifier le ou les termes souhaités ou en ajouter un.

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1. Double-cliquez sur un terme (ou utiliser les boutons dédiés) pour l'ajouter à la sélection.

183

1. Fermez l'assistant : le ou les termes sélectionnés sont automatiquement insérés dans le champ.

184

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>(% class="small" %)Ex. dans la table des Biens, sélection du terme toile dans le champ **Matière** à l’aide de l’assistant thésaurus.

186

187

[[Ex. table des biens, champ **Matière** → clic sur l'icône pour ouvrir l'assistant thésaurus.>>image:1751893741694-298.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

188

189

190

[[Ex. table des biens, assistant thésaurus **Matières et Techniques** → recherche, sélection du terme toile (double clic) et fermeture de l'assistant. >>image:1751893938811-547.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

191

192

193

== Utiliser la barre d"outil de l'assistant thésaurus ==

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(% class="active" %)|(% style="background-color:#cbcbea; vertical-align:middle; width:304px" %)**Fonctionnalité**|(% style="background-color:#cbcbea; vertical-align:middle; width:575px" %)**Définition**

196

|(% style="vertical-align:middle; width:304px" %)[[image:1744269117607-946.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:575px" %)Saisissez un mot-clé dans l’onglet **Critère** pour afficher les résultats.

197

|(% style="vertical-align:middle; width:304px" %)[[image:1705073549125-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:575px" %)La langue active est affichée en haut à droite (ex. : Français).

198

|(% style="vertical-align:middle; width:304px" %)[[image:1744269162121-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:575px" %)Utilisez cette icône pour développer les branches hiérarchiques.

199

|(% style="vertical-align:middle; width:304px" %)[[image:1744269168001-183.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:575px" %)(((

200

(% id="cke_bm_443531S" style="display:none" %) (%%)Utilisez cette icône pour réduire les branches hiérarchiques.

201

)))

202

|(% style="vertical-align:middle; width:304px" %)[[image:1744269189103-125.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:575px" %)Si vous êtes habilité·e, cliquez sur l’icône d’ajout pour ouvrir une grille de saisie et créer un nouveau terme.

203

|(% style="vertical-align:middle; width:304px" %)[[image:1744269226594-162.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:575px" %)Sélectionnez un ou plusieurs termes via les boutons dédiés ou en double-cliquant sur un terme dans l’arborescence.

204

|(% style="vertical-align:middle; width:304px" %)[[image:1754558656861-782.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="36" width="36"]]|(% style="vertical-align:middle; width:575px" %)Utilisez l’icône correspondante pour supprimer un terme de la sélection.

205

|(% style="vertical-align:middle; width:304px" %)[[image:1744269267092-514.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:575px" %)Fermer la fenêtre en confirmant votre sélection, qui sera insérée dans le champ de la notice.

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207

[[Résultat → le terme toile apparaît dans le champ **Matière** de la notice.>>image:1744269366488-201.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

208

209

210

= (% id="cke_bm_1547705S" style="display:none" %) (%%)Saisir une date avec l’assistant de datation =

211

212

Flora intègre un **assistant dédié** pour les champs de datation, offrant une saisie précise et structurée des dates, tout en assurant leur pleine **exploitabilité en recherche**.

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214

L’assistant, accessible via l'icône dédiée, propose plusieurs modes de saisie :

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216

* **Date simple** : jour, mois, année

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* **Intervalle** : début/fin

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* **Période étendue** : millénaires, siècles, avant/après J.-C.

219

* **Complément** de datation : vers, après, début de, etc.

220

* **Calendrier républicain** : prise en charge intégrée

221

222

Validez toujours votre saisie avant de revenir à la grille.

223

224

[[Ex. Table des biens → assistant de datation sur le champ **Date-Siècle-Millénaire début de création-exécution.**>>image:1744211210764-455.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

225

226

227

== Saisir une date ou une fourchette simple ==

=== Onglet date ===

Permet de sélectionner une **date précise**, qui peut s’afficher au choix sous forme :

* Année

* Mois + année

* Jour + mois + année.

236

237

**Validez** impérativement la sélection avant de revenir à la grille de saisie, en cliquant sur le bouton [[image:1754558748821-948.png||height="29" width="41"]].

238

239

[[Ex. Table des biens, champ **Date-Siècle-Millénaire début de création-exécution** → sélection d'une date simple dans le calendrier.>>image:1751955866354-446.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

240

241

242

[[Ex. Table des biens, champ **Date-Siècle-Millénaire début de création-exécution** → date simple rapatriée dans le champ.>>image:1744211616332-422.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

243

244

245

=== Onglet intervalle de date ===

246

247

Permet de définir une période encadrée (date de début et de fin), avec les mêmes niveaux de précision.

* Année

* Mois + année

* Jour + mois + année.

252

253

**Validez** impérativement la sélection avant de revenir à la grille de saisie, en cliquant sur le bouton [[image:1754558748821-948.png||height="29" width="42"]].

254

255

[[Ex. Table des biens, champ **Date-Siècle-Millénaire début de création-exécution** → sélection d'une intervalle de date simple dans le calendrier.>>image:1751955919130-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

256

257

258

[[Ex. Table des biens, champ **Date-Siècle-Millénaire début de création-exécution** → intervalle de date simple rapatriée dans le champ.>>image:1744211759977-578.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

259

260

261

== Saisir des dates étendues ==

262

263

Un toggle (interrupteur) **étendu** permet de travailler sur des datations très anciennes ou peu précises :

264

265

* **Milliards**, **millions**, ou **milliers d’années**

266

* **Siècles avant/après J.-C.**, avec découpage possible en **moitié** ou **quart de siècle**

267

268

1. Cliquez sur un type de date (ex. //80e millénaire// ou //15e siècle av. J.-C.//)

269

1. Précisez son découpage (ex. 83e millénaire ou 1ère moitié du 15 siècle av. J.-C.)

270

1. **Validez** impérativement la sélection avant de revenir à la grille de saisie, en cliquant sur le bouton [[image:1754558748821-948.png||height="24" width="35"]]

271

272

[[Ex. Sélection et validation d'une intervalle de date étendue en milliers d'années dans l'assistant de datation.>>image:1751955973032-290.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

273

274

275

[[Ex. Sélection et validation d'une intervalle de date étendue en siècles av. J;-C. dans l'assistant de datation.>>image:1751956012401-592.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

276

277

278

== Préciser la date avec un complément ==

279

280

Dans Flora, vous pouvez ajouter un **complément de datation** à toute date saisie — qu’elle soit simple, étendue ou définie par intervalle — afin de refléter un niveau de certitude ou une approximation chronologique.

281

282

Un **menu déroulant** permet de qualifier la date à l’aide d’expressions standards telles que :

283

284

* **Exactement** //(valeur par défaut)//

* **Vers**

* **Avant**

* **Après**

* **Début**

* **Milieu**

* **Fin**

Ces compléments permettent d’indiquer la position estimée dans une période (ex. : //début du IIIe siècle// ou //milieu du IIe millénaire av. J.-C.//), tout en garantissant une bonne exploitabilité en recherche.

293

294

**Validez** impérativement la sélection avant de revenir à la grille de saisie, en cliquant sur le bouton [[image:1754558748821-948.png||height="24" width="34"]]

295

296

>(% class="small" %)Ex. milieu du IIe siècle avant J.-C. ou fin du troisième quart du XXe siècle

297

298

[[Ex. Date simple → fonctionnalité complément de datation.>>image:1751956288746-445.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

299

300

301

== Saisir une date en calendrier républicain ==

302

303

Un onglet dédié vous permet de saisir une **date selon le calendrier républicain français**, utilisé entre 1792 et 1806.

304

305

Vous pouvez y sélectionner :

306

307

* le **mois républicain** (Vendémiaire, Brumaire, etc.),

308

* le **jour du mois**,

309

* ainsi que les **jours complémentaires ou intercalaires** (ex. : Jour de la Vertu, Jour du Travail…).

310

311

Flora prend en charge l’ensemble du calendrier républicain, y compris les cas particuliers liés aux années bissextiles.

312

313

**Validez** impérativement la sélection avant de revenir à la grille de saisie, en cliquant sur le bouton [[image:1754558748821-948.png||height="25" width="36"]]

314

315

[[Ex. Sélection et validation d'une date dans le calendrier républicain.>>image:1751956523122-197.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

316

317

318

= Parcourir les autorités avec un assistant =

319

320

L’assistant de ces champs permet de rechercher et d’insérer directement, dans la grille de saisie, une autorité ou un lien vers une notice documentaire.

321

322

== Ajouter une autorité dans un champ ==

323

324

Pour rechercher et insérer une autorité :

325

326

1. Cliquez sur l’icône à droite du champ [[image:1754558872947-808.png]]

327

1. Utilisez la **recherche simple** (mot-clé), la **recherche avancée** (critères combinés) ou lancez une recherche vide pour afficher toutes les autorités d’une table.

328

1. Sélectionnez une ou plusieurs notices

329

1. Cliquez sur **Valider** pour insérer le lien

330

331

[[Ex. Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → recherche, sélection et validation de l'autorité personne dans l'assistant.>>image:1751959991697-634.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

332

333

334

[[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → autorités rapatriée dans le champ. >>image:1751960154874-910.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

335

336

337

== Comment rechercher une autorité dans l’assistant ? ==

338

339

Pour sélectionner le mode de recherche le plus pertinent dans l’assistant d’autorité, il est important de comprendre les différences entre la **recherche simple** et la **recherche avancée**.

340

Le tableau ci-dessous vous aide à comparer leurs fonctionnalités et à identifier le mode le plus adapté à votre besoin

341

342

(% class="table-bordered" %)

343

(% class="active" %)|(% style="background-color:#cbcbea; text-align:center; vertical-align:middle; width:125px" %)**Critère**|(% style="background-color:#cbcbea; text-align:center; vertical-align:middle; width:323px" %)**Recherche simple **|(% style="background-color:#cbcbea; text-align:center; vertical-align:middle; width:431px" %)**Recherche avancée**

344

|(% style="text-align:left; vertical-align:middle; width:125px" %)Accès|(% style="text-align:left; vertical-align:middle; width:323px" %)Par défaut à l’ouverture de l’assistant|(% style="text-align:left; vertical-align:middle; width:431px" %)Via le bouton **Avancée >>** depuis la recherche simple

345

|(% style="text-align:left; vertical-align:middle; width:125px" %)Objectif|(% style="text-align:left; vertical-align:middle; width:323px" %)Trouver rapidement une autorité avec un mot-clé|(% style="text-align:left; vertical-align:middle; width:431px" %)Affiner la recherche en combinant plusieurs critères (recherche experte)

346

|(% style="text-align:left; vertical-align:middle; width:125px" %)Saisie|(% style="text-align:left; vertical-align:middle; width:323px" %)1 champ de recherche (ex. : Durand//)//|(% style="text-align:left; vertical-align:middle; width:431px" %)Formulaire multi-index (ex. : Nom, Qualité, Date…)

347

|(% style="text-align:left; vertical-align:middle; width:125px" %)Affichage des résultats|(% colspan="2" rowspan="1" style="text-align:left; vertical-align:middle; width:323px" %)Liste double (haut = autorités à ajouter, bas = autorités sélectionnées + résumé)

348

|(% style="text-align:left; vertical-align:middle; width:125px" %)Ajouter des termes|(% colspan="2" style="text-align:left; vertical-align:middle; width:323px" %)Double clic ou bouton** Ajouter **[[image:1744267530823-370.png||height="35" width="31"]]

349

|(% style="text-align:left; vertical-align:middle; width:125px" %)Retirer des termes|(% colspan="2" style="text-align:left; vertical-align:middle; width:323px" %)clic sur le bouton **Retirer** [[image:1744267515165-450.png||height="36" width="29"]]

350

|(% style="text-align:left; vertical-align:middle; width:125px" %)Accès à l'autre mode|(% style="text-align:left; vertical-align:middle; width:323px" %)Oui, via le bouton **Avancée >>**|(% style="text-align:left; vertical-align:middle; width:323px" %)Oui, via le bouton **<< Simple**

351

|(% style="text-align:left; vertical-align:middle; width:125px" %)Cas d'usage recommandé|(% style="text-align:left; vertical-align:middle; width:323px" %)Recherche rapide sur un nom connu ou partiel|(% style="text-align:left; vertical-align:middle; width:323px" %)Recherche ciblée ou complexe (homonymes, filtres multiples)

352

353

[[Ex. Assistant d'autorité table personnes, recherche simple sans critère → affichage des autorités. >>image:1751962471114-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

354

355

356

[[Ex. Assistant d'autorité table personnes → accès à la recherche avancée.>>image:1744267681768-429.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

357

358

359

[[Ex. Assistant d'autorité table personnes → recherche avancée des Baudry dont le lieu de travail est Vendée et sélection de l'autorité. >>image:1744267851493-505.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

360

361

362

[[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → autorités rapatriée dans le champ. >>image:1744267909001-661.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

363

364

365

= Créer une autorité manquante pendant la saisie =

366

367

Si l’autorité recherchée (personne, lieu, collection, etc.) n’existe pas encore dans la base, Flora permet de la **créer immédiatement depuis la grille de saisie**, sans interrompre votre travail.

368

369

(% class="box infomessage" %)

370

(((

371

Cette fonctionnalité est accessible uniquement aux profils habilités à enrichir les autorités.

372

)))

373

374

1. **Cliquez sur le bouton **[[image:1754558926688-946.png||height="29" width="29"]]

375

1. **Une fenêtre s’ouvre**, affichant la grille de saisie de la notice d’autorité (personne, lieu, collection… selon le champ concerné).

376

1. **Complétez** la notice d’autorité (personne, lieu, etc.)

377

1. **Enregistrez : **: le lien est automatiquement inséré dans la notice en cours

378

379

[[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → clic sur le bouton de création.>>image:1752041695676-894.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

380

381

382

[[Ex. Grille de saisie autorité personnes → saisie des champs obligatoire et utiles puis enregistrement.>>image:1752042299046-236.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

383

384

385

[[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → retour à la grille de saisie initiale : l'autorité saisie a été rapatriée dans le champ. >>image:1752041758619-395.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

)))

= Ajouter un terme dans une liste contrôlée =

391

392

Dans certains champs de type liste (déroulante, monovaluée ou multivaluée), vous pouvez ajouter de nouvelles valeurs sans quitter la saisie, **si vous disposez des droits requis** et si **le champ est paramétré pour accepter l’enrichissement**.

393

394

(% class="box infomessage" %)

395

(((

396

**Bonnes pratiques **

397

398

* **Vérifiez** qu’un terme équivalent n’existe pas déjà avant d’en créer un nouveau.

399

* **N’intervenez jamais manuellement** sur le champ //Code// : il est généré automatiquement.

400

* **Supprimez** toute valeur inutile avant validation.

401

* **Contrôlez la présence du bouton d’ajout** : s’il n’est pas affiché, cela signifie que vous n’êtes pas autorisé à enrichir la liste vous-même. Dans ce cas, **contactez votre administrateur fonctionnel**.

402

)))

403

404

== Ajouter une valeur dans une liste déroulante ==

405

406

1. Cliquez sur l’icône située à droite de la liste déroulante [[image:1754559001771-938.png||height="32" width="32"]]

407

1. Une fenêtre d’ajout s’ouvre automatiquement.

408

1. Une ligne vide est proposée par défaut : renseignez le **libellé** (champ obligatoire).

409

1. Pour ajouter plusieurs valeurs, utilisez les boutons de la barre d’outils (ajout ou suppression de lignes).

410

1. Cliquez sur **Valider** pour enregistrer.

411

1. (((

412

Les nouvelles valeurs sont immédiatement disponibles dans la liste.

413

)))

414

415

[[Ex. Liste **Type** dans les entrées → ajout d'un terme.>>image:1752044708346-334.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

)))

[[Ex. Résultat → nouveau terme immédiatement ajouté à la liste et sélectionnable. >>image:1744210347789-938.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

(((

== Ajouter un terme dans la liste mono-valuée ou multivaluée ==

425

426

Dans ces liste, le principe est le même, mais le bouton d’ajout **n’apparaît pas directement** à droite du champ.

427

428

1. Cliquez sur le bouton pour **ouvrir la liste complète **[[image:1754559024245-230.png]].

429

1. Dans la nouvelle fenêtre, cliquez sur le bouton **Ajouter** situé en bas à droite [[image:1754559010905-586.png||height="33" width="33"]].

430

1. Renseignez les libellés souhaités.

431

1. Validez pour enregistrer.

432

1. Les nouvelles valeurs sont immédiatement disponibles dans la liste.

433

434

[[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → ouverture de la liste et clic sur le bouton de création. >>image:1752045931813-985.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

435

436

437

[[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → saisie du terme et validation.>>image:1752046150702-919.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

438

439

440

== Supprimer un terme avant validation ==

441

442

Si vous avez ajouté une valeur par erreur dans une liste (déroulante ou longue), vous pouvez la supprimer **avant validation**.

443

444

1. Cochez la case à gauche de la ligne à supprimer.

445

1. Cliquez sur le bouton **Supprimer** dans la barre d’outils [[image:1754559045961-853.png]].

446

1. Le ou les termes sont immédiatement retirés de la liste en cours d’édition.

447

448

(% class="box warningmessage" %)

449

(((

450

Après validation, seules les personnes disposant des droits d’administration peuvent modifier ou supprimer les valeurs enregistrées.

451

)))

452

453

[[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → suppression de plusieurs termes avant validation.>>image:1752044520714-289.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

454

455

456

= Créer une notice documentaire et associer un fichier =

457

458

Dans Flora, vous pouvez créer une **notice documentaire** (photo, document, vidéo, etc.) directement depuis une grille de saisie, puis y attacher un fichier. La notice créée est automatiquement liée à la notice principale (bien, événement, entrée, etc.).

459

460

(((

461

== Créer la notice documentaire ==

462

463

1. Depuis la **zone Documentation** de la grille de saisie, sélectionnez un champ de lien documentaire (ex. : Photo, Vidéo, Autres documents).

464

1. Cliquez sur le **bouton de création** situé à droite du champ [[image:1754559056514-430.png||height="39" width="39"]].

465

1. Une grille de saisie s’ouvre : renseignez les champs requis (titre, type, etc.).

466

1. Cliquez sur **Enregistrer** : la notice est créée et liée à l’enregistrement principal.

467

468

[[Ex. Création d'une notice autres documents. >>image:1752072262230-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

)))

[[Ex. Saisie des champs et enregistrement. >>image:1752072381981-919.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

473

474

475

[[Résultat → la notice est créée.>>image:1752072465102-170.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

476

477

478

== Associer un fichier à la notice documentaire ==

479

480

1. Cliquez sur l’**icône de gestion des fichiers** [[image:1752128014249-970.png]] pour ouvrir la **fenêtre de gestion avancée**.

481

1. Choisissez le bouton correspondant au type de fichier à importer :

482

483

(% class="active" %)|(% style="background-color:#cbcbea; text-align:center; vertical-align:middle; width:129px" %)**Icône**|(% style="background-color:#cbcbea; vertical-align:middle; width:750px" %)**Fonction **

484

|(% style="vertical-align:middle; width:129px" %)[[image:1752127989218-122.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:750px" %)Ajouter un fichier bureautique (PDF, Word, etc.)

485

|(% style="vertical-align:middle; width:129px" %)[[image:1752128014249-970.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:750px" %)Ajouter un fichier photo (JPEG, PNG, TIFF…)

486

|(% style="vertical-align:middle; width:129px" %)[[image:1752128001068-301.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:750px" %)Ajouter un fichier vidéo ou audio (MP4, MP3…)

487

488

(% start="3" %)

489

1. Sélectionnez le fichier depuis votre poste de travail.

490

1. Cliquez sur **Valider** pour confirmer l’ajout [[image:1754559093852-873.png||height="31" width="45"]]

491

1. Cliquez sur le bouton **Fermer** (en haut à droite) pour revenir à la grille de saisie.

492

1. **Enregistrez la notice principale** pour finaliser l’opération.

493

1. (((

494

Le fichier s’affiche ensuite dans le pavé de visualisation des liens documentaires

495

)))

496

497

[[Ex. Autres documents → clic sur le bouton d'attachement.>>image:1752072620688-952.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

498

499

500

[[Ex. Ajout du fichier.>>image:1752128535606-760.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

501

502

503

[[Ex. Recherche et rapatriement du fichier.>>image:1752128628976-112.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

504

505

506

[[Ex. Validation du fichier. >>image:1752128674753-298.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

507

508

509

[[Ex. Finalisation de l'attachement. >>image:1752128759287-959.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

510

511

512

[[Ex.Retour sur la grille de saisie du bien → enregistrer la notice pour consulter le résultat.>>image:1752128821690-808.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

513

514

515

[[Résultat → consultation de la notice et du fichier liés dans la pavé de visualisation des liens documentaires. >>image:1752128999094-967.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

516

517

518

= Gérer les fichiers associés =

519

520

[[Fenêtre de gestion avancée des fichiers.>>image:1752129852836-661.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

521

522

523

Voici les principaux outils de la fenêtre de gestion avancée des fichiers :

524

525

(% class="active" %)|(% style="background-color:#cbcbea; text-align:center; vertical-align:middle; width:101px" %)**Icône**|(% style="background-color:#cbcbea; vertical-align:middle; width:777px" %)**Fonction**

526

|(% style="vertical-align:middle; width:101px" %)[[image:1744200154013-335.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:777px" %)Retourner à la notice

527

|(% style="vertical-align:middle; width:101px" %)[[image:1744200173773-567.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:777px" %)Valider l’ajout d’un document

528

|(% style="vertical-align:middle; width:101px" %)[[image:1744200248285-737.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:777px" %)Annuler une association

529

|(% style="vertical-align:middle; width:101px" %)[[image:2025-04-09_14h01_32.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:777px" %)Ajouter un dossier

530

|(% style="vertical-align:middle; width:101px" %)[[image:1744200306410-626.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:777px" %)Ajouter un fichier bureautique (PDF, Word, etc.)

531

|(% style="vertical-align:middle; width:101px" %)[[image:1744200336429-184.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:777px" %)Ajouter un fichier photo (PNG, JPEG, TIFF, etc.)

532

|(% style="vertical-align:middle; width:101px" %)[[image:1744200363870-496.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:777px" %)Ajouter un fichier vidéo-audio (MP3,MP4, etc.)

533

|(% style="vertical-align:middle; width:101px" %)[[image:1744200401014-873.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:777px" %)Descendre un fichier dans la liste

534

|(% style="vertical-align:middle; width:101px" %)[[image:1744200414180-540.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:777px" %)Monter un fichier dans la liste

535

|(% style="vertical-align:middle; width:101px" %)[[image:1744200455510-180.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:777px" %)Modifier les attributs du fichier

536

|(% style="vertical-align:middle; width:101px" %)[[image:1744200502704-220.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:777px" %)Couper un fichier pour le déplacer

537

|(% style="vertical-align:middle; width:101px" %)[[image:1744200560571-305.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:777px" %)Coller un fichier dans un autre dossier

538

|(% style="vertical-align:middle; width:101px" %)[[image:1744200590083-440.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:777px" %)Supprimer un fichier

539

540

= Vider un champ contrôlé =

541

542

Dans les grilles de saisie, deux options permettent de retirer les valeurs d’un champ contrôlé (autorités, thésaurus, datation, listes, liens documentaires, etc.)

543

544

== Retirer toutes les valeurs du champ ==

545

546

Le bouton situé à droite du champ permet de **vider entièrement** son contenu [[image:1744200248285-737.png]] .

547

548

(% class="box warningmessage" %)

549

(((

550

Attention : ce bouton **supprime toutes les valeurs** du champ en un seul clic.

551

)))

552

553

[[Ex. Champ** Dénomination **dans la table des biens → clic sur la fonctionnalité.>>image:1744268557540-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

554

555

556

[[Ex. Résultat → champ** Dénomination **vidé.>>image:1744268598544-349.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

557

558

== Retirer une valeur spécifique ==

559

560

Si plusieurs termes sont renseignés dans un champ, vous pouvez en retirer un seul à l’aide de la croix située à droite de chaque valeur.

561

562

(% class="box infomessage" %)

(((

**Bonnes pratiques**

* Évitez le bouton de suppression global si vous souhaitez conserver certaines valeurs.

567

* La suppression via la croix n’affecte que le terme concerné, de façon immédiate.

568

* Si la valeur a été copiée dans d’autres champs (par duplication ou via un modèle), pensez à la vérifier et la modifier manuellement.

569

)))

570

571

[[Ex. Champ** Dénomination **dans la table des biens → clic sur la croix pour retirer le terme icône. >>image:1744268647429-243.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

572

573

574

[[Ex. Résultat → terme icône retiré du champ** Dénomination. **>>image:1744268693656-506.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

575

576

577

= Utiliser le clavier unicode =

578

579

Le clavier Unicode permet de saisir des caractères spéciaux et multilingues dans Flora, notamment pour :

580

581

* les textes anciens (grec ou latin, translittérations, diacritiques rares),

582

* les langues non latines comme le chinois, le japonais ou l’arabe,

583

* ou toute saisie nécessitant des signes typographiques ou linguistiques spécifiques.

584

585

Dans Flora, le clavier Unicode est accessible depuis l’espace de travail **Décrire**, dans le menu **Outils**.

Pour l'utiliser :

1. Ouvrez la fenêtre Unicode.

590

1. Choisissez le jeu de caractères souhaité (latin, grec, cyrillique, etc.).

591

1. Cliquez sur les lettres ou symboles à insérer.

592

1. Copiez la chaîne produite puis collez-la dans le champ texte de Flora concerné (ex. Champ** Transcription des inscriptions,** grille de saisie des biens).

593

594

(% class="box infomessage" %)

(((

**Bon à savoir**

* Le clavier Unicode est **compatible avec tous les champs texte** de Flora.

599

* Il permet une **saisie standardisée et internationale**, conforme aux règles de catalogage ou de transcription.

600

* Il évite les erreurs liées au copier-coller depuis des outils externes.

601

)))

602

603

[[Accès clavier unicode dans Flora.>>image:1752049189710-664.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

604

605

606

[[Clavier unicode → ouverture d'une nouvelle fenêtre, sélection de l'alphabet cyrillique et choix des caractères. >>image:1752049261731-843.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

)))

)))|(% style="width:300px" %)(((

(% class="box" %)

(((

**Sommaire**

)))

(% class="box" %)

(((

**Aller plus loin**

* [[Comprendre les types de champs et leur contrôle>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome||target="_blank"]]

624

* [[Utiliser la barre d'outils dans les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome||target="_blank"]]

625

* [[Consulter les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Consulter les documents associés.WebHome||target="_blank"]]

626

* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]

)))

(% class="box" %)

(((

**Icônes principales**

632

633

* [[image:1751958918305-515.png||height="24" width="24"]]Ouvrir l'assistant thésaurus