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Version 121.1 par Doriane Bautista le 2025/08/07 11:28
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1 (% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures **
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3 |(% style="width:840px" %)(((
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5 (((
6 (% class="box" %)
7 (((
8 Flora met à votre disposition une **série d’outils** conçus pour optimiser, sécuriser et accélérer la saisie des données.
9
10 Ces fonctionnalités visent à :
11
12 * faciliter le remplissage de champs complexes ou répétitifs,
13 * garantir la cohérence documentaire et le respect des standards professionnels,
14 * et accompagner chaque utilisateur, quel que soit son niveau, grâce à une aide contextualisée et des assistants intégrés.
15
16 Qu’il s’agisse d’afficher une aide en ligne, de préremplir une grille via un modèle, de rechercher un terme dans un thésaurus, de gérer des dates précises ou anciennes, ou encore de saisir des caractères spéciaux, chaque outil a été pensé pour vous guider efficacement dans vos tâches de saisie.
17
18 Cette page propose un parcours guidé à travers l’ensemble de ces outils, afin d’en comprendre les usages et les mobiliser efficacement dans vos pratiques de saisie.
19 )))
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21 (((
22 = Consulter l’aide en ligne sur un champ =
23
24 Pour accéder à la documentation d’un champ :
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26 1. **Clic droit** sur le libellé du champ → **Afficher Aide**
27 1. Une fenêtre s’ouvre, pointant vers le wiki : vous y trouverez des conseils, des exemples de saisie, voire des indications réglementaires.
28
29 (% class="box infomessage" %)
30 (((
31 Cette aide est **personnalisable **par l’administrateur fonctionnel.
32 )))
33
34 [[Ex. table des biens →  clic droit sur le champ** Préfixe musée **pour afficher l'aide en ligne. >>image:1734100943088-429.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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37 [[Résultat →  consultation de l'aide en ligne sur le champ **Préfixe musée.**>>image:1734101035306-247.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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40 = Afficher les informations techniques d’un champ =
41
42 Deux options permettent de consulter les métadonnées d’un champ :
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44 * **Survol** du libellé pour afficher le code technique ;
45 * **Clic droit → Afficher Informations** pour consulter les données associées.
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47 (% class="box infomessage" %)
48 (((
49 Les informations d’un champ peuvent être requises pour le support ou lors d’une vérification par l’administrateur.
50 )))
51
52 [[Ex. table photothèque → survole du libellé du champ **Titre/légende** pour afficher son code informatique. >>image:1744196073845-875.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
53 )))
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59 [[Ex. table photothèque → clic droit sur le champ **Titre/légende** pour afficher les informations complémentaires.>>image:1744196121351-940.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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61
62 [[Résultat → consultation des informations sur le champ **Titre/légende**. >>image:1744196146434-955.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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64
65 = Utiliser les modèles de saisie rapide =
66
67 Les modèles de saisie rapide permettent de **préremplir une grille** avec des valeurs communes pour accélérer la saisie, tout en limitant les erreurs.
68
69 (% class="box warningmessage" %)
70 (((
71 Elles sont propres à chaque utilisateur.
72 )))
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74 (% class="box infomessage" %)
75 (((
76 **Les administrateurs fonctionnels** peuvent également utiliser cette fonctionnalité pour **créer des grilles de saisie personnalisées.**
77 )))
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79 == Créer un modèle ==
80
81 1. Ouvrez une grille de saisie
82 1. Activez la barre de saisie rapide en cliquant sur l'icône[[image:1754557965715-163.png||height="33" width="17"]] en bas à gauche
83 1. Nommez le modèle et enregistrez-le  [[image:1754557909695-525.png||height="30" width="30"]]
84 1. Sélectionner les champs à mémoriser (clic sur les étoiles) [[image:1754558078260-345.png||height="26" width="27"]]
85 1. Renseignez les champs mémorisées avec des valeurs par défaut ou non
86 1. Enregistrez le modèle en cliquant sur l'icône [[image:1754557915659-743.png||height="31" width="31"]] et fermez le modèle de saisie rapide en cliquant sur l'icône [[image:1754558217657-486.png||height="32" width="18"]]
87 1. Le modèle est prêt à être utilisé dans la grille de saisie concernée.
88
89 [[Ex. table des biens → ouverture d'un modèle de saisie rapide depuis la grille de saisie complète. >>image:1744196424064-778.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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91
92 [[Ex. table des biens → nommage du modèle de saisie rapide. >>image:1744196613035-663.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
93
94
95 [[Ex. Table des biens → champs saisis et mémorisés (étoiles bleues).>>image:1751955305794-257.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
96 )))
97
98 (((
99
100
101 [[Ex. Table des biens → enregistrement et fermeture du modèle. >>image:1751889357515-116.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
102
103
104 == Modifier et utiliser un modèle ==
105
106 1. Sélectionnez un modèle existant
107 1. Modifiez/ajoutez/supprimez les champs ou des blocs
108 1. Marquez les champs à mémoriser en cliquant sur les étoiles ([[image:1754558078260-345.png||height="29" width="30"]] = champ mémorisé / [[image:1754558373201-284.png||height="24" width="25"]] = champ désélectionné)
109 1. Ajoutez des valeurs par défaut si nécessaire dans les champs sélectionnés
110 1. Enregistrez les changement
111
112 [[Ex. Table des biens → choix du modèle de saisie rapide.>>image:1751888872714-791.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
113
114
115 [[Ex. Table des biens → modification de champs (suppression** **données champ **Collection**), ajout de champs (**Niveau d'intérêt, Fonds**). >>image:1751955478415-872.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
116
117
118 == Dupliquer un modèle ==
119
120 1. Sélectionnez un modèle existant dans la liste
121 1. Modifiez le nom du modèle
122 1. Enregistrez-le.
123
124 [[Ex. Table des biens → choix du modèle de saisie rapide à dupliquer.>>image:1751888872714-791.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
125
126
127 [[Ex. Table des biens → modification du nom du modèle et enregistrement. >>image:1751890371850-155.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
128
129
130 [[Résultat →  modèle dupliqué. >>image:1751890551030-633.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
131
132 == Supprimer un modèle ==
133
134 1. Depuis la liste des modèles, sélectionnez les modèles à supprimer
135 1. Cliquez sur l’icône de suppression
136
137 [[Ex. Table des biens →  suppression d'un modèle en doublon.>>image:1751890493835-208.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
138
139
140 == Duplication de notice vs. modèle de saisie rapide : quelle différence ? ==
141
142 Avant de choisir un mode de saisie, il est essentiel de bien comprendre la différence entre **la duplication d’une notice** et **l’utilisation d’un modèle de saisie rapide**.
143
144 Ces deux outils répondent à des logiques différentes :
145
146 * l’un reproduit intégralement une notice existante,
147 * l’autre permet de préremplir uniquement les champs pertinents.
148
149 Le tableau ci-dessous récapitule les usages, avantages et limites de chaque méthode :
150
151 (% class="table-bordered" %)
152 (% class="active" %)|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Fonction**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Définition**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Avantages**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Risques**
153 |**Duplication de notice**|**Copie complète** d’une notice existante|Rapide si est identique|Risque d’erreurs si des champs ne sont pas modifiés
154 |**Modèle de saisie rapide**|Sélection de champs avec pré-remplissage ou non de ces derniers|Sécurisé : seuls les champs utiles sont mémorisés
155 Personnalisable
156 Réutilisable pour des campagnes de saisie répétitives|Nécessite une configuration initiale, mais évite les erreurs de contenu
157
158 (% class="box infomessage" %)
159 (((
160 **Privilégiez les modèles de saisie rapide, **pour éviter les erreurs.
161 )))
162
163 = (% id="cke_bm_35452S" style="display:none" %) (%%)Parcourir le thésaurus avec l’assistant =
164
165 Les champs liés à un thésaurus disposent d’un **assistant, identifié par l'icône **[[image:1754558489789-816.png]]
166
167 Il permet de :
168
169 * Rechercher un terme
170 * Naviguer dans l’arborescence
171 * Ajouter un ou plusieurs termes à la notice
172
173 == Fonctionnalités intégrées : ==
174
175 * Recherche par mot-clé
176 * Navigation dans la hiérarchie
177 * Sélection et suppression de termes
178 * Création de nouveaux termes (si habilité)
179
180 == Comment l'utiliser ? ==
181
182 1. Cliquez sur l’icône pour ouvrir l'assistant.
183 1. Recherchez ou naviguez dans le thésaurus pour identifier le ou les termes souhaités ou en ajouter un.
184 1. Double-cliquez sur un terme (ou utiliser les boutons dédiés) pour l'ajouter à la sélection.
185 1. Fermez l'assistant : le ou les termes sélectionnés sont automatiquement insérés dans le champ.
186
187 >(% class="small" %)Ex. dans la table des Biens, sélection du terme toile dans le champ **Matière** à l’aide de l’assistant thésaurus.
188
189 [[Ex. table des biens, champ **Matière** → clic sur l'icône pour ouvrir l'assistant thésaurus.>>image:1751893741694-298.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
190
191
192 [[Ex. table des biens, assistant thésaurus **Matières et Techniques** → recherche, sélection du terme toile (double clic) et fermeture de l'assistant. >>image:1751893938811-547.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
193
194
195 == Utiliser la barre d"outil de l'assistant thésaurus ==
196
197 (% class="active" %)|(% style="background-color:#cbcbea; vertical-align:middle; width:304px" %)**Fonctionnalité**|(% style="background-color:#cbcbea; vertical-align:middle; width:575px" %)**Définition**
198 |(% style="vertical-align:middle; width:304px" %)[[image:1744269117607-946.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:575px" %)Saisissez un mot-clé dans l’onglet **Critère** pour afficher les résultats.
199 |(% style="vertical-align:middle; width:304px" %)[[image:1705073549125-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:575px" %)La langue active est affichée en haut à droite (ex. : Français).
200 |(% style="vertical-align:middle; width:304px" %)[[image:1744269162121-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:575px" %)Utilisez cette icône pour développer les branches hiérarchiques.
201 |(% style="vertical-align:middle; width:304px" %)[[image:1744269168001-183.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:575px" %)(((
202 (% id="cke_bm_443531S" style="display:none" %) (%%)Utilisez cette icône pour réduire les branches hiérarchiques.
203 )))
204 |(% style="vertical-align:middle; width:304px" %)[[image:1744269189103-125.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:575px" %)Si vous êtes habilité·e, cliquez sur l’icône d’ajout pour ouvrir une grille de saisie et créer un nouveau terme.
205 |(% style="vertical-align:middle; width:304px" %)[[image:1744269226594-162.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:575px" %)Sélectionnez un ou plusieurs termes via les boutons dédiés ou en double-cliquant sur un terme dans l’arborescence.
206 |(% style="vertical-align:middle; width:304px" %)[[image:1754558656861-782.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="36" width="36"]]|(% style="vertical-align:middle; width:575px" %)Utilisez l’icône correspondante pour supprimer un terme de la sélection.
207 |(% style="vertical-align:middle; width:304px" %)[[image:1744269267092-514.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:575px" %)Fermer la fenêtre en confirmant votre sélection, qui sera insérée dans le champ de la notice.
208
209 [[Résultat → le terme toile apparaît dans le champ **Matière** de la notice.>>image:1744269366488-201.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
210
211
212 = (% id="cke_bm_1547705S" style="display:none" %) (%%)Saisir une date avec l’assistant de datation =
213
214 Flora intègre un **assistant dédié** pour les champs de datation, offrant une saisie précise et structurée des dates, tout en assurant leur pleine **exploitabilité en recherche**.
215
216 L’assistant, accessible via l'icône dédiée, propose plusieurs modes de saisie :
217
218 * **Date simple** : jour, mois, année
219 * **Intervalle** : début/fin
220 * **Période étendue** : millénaires, siècles, avant/après J.-C.
221 * **Complément** de datation : vers, après, début de, etc.
222 * **Calendrier républicain** : prise en charge intégrée
223
224 Validez toujours votre saisie avant de revenir à la grille.
225
226 [[Ex. Table des biens → assistant de datation sur le champ **Date-Siècle-Millénaire début de création-exécution.**>>image:1744211210764-455.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
227
228
229 == Saisir une date ou une fourchette simple ==
230
231 === Onglet date ===
232
233 Permet de sélectionner une **date précise**, qui peut s’afficher au choix sous forme :
234
235 * Année
236 * Mois + année
237 * Jour + mois + année.
238
239 **Validez** impérativement la sélection avant de revenir à la grille de saisie, en cliquant sur le bouton [[image:1754558748821-948.png||height="29" width="41"]].
240
241 [[Ex. Table des biens,  champ **Date-Siècle-Millénaire début de création-exécution** → sélection d'une date simple dans le calendrier.>>image:1751955866354-446.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
242
243
244 [[Ex. Table des biens, champ **Date-Siècle-Millénaire début de création-exécution** → date simple rapatriée dans le champ.>>image:1744211616332-422.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
245
246
247 === Onglet intervalle de date ===
248
249 Permet de définir une période encadrée (date de début et de fin), avec les mêmes niveaux de précision.
250
251 * Année
252 * Mois + année
253 * Jour + mois + année.
254
255 **Validez** impérativement la sélection avant de revenir à la grille de saisie, en cliquant sur le bouton [[image:1754558748821-948.png||height="29" width="42"]].
256
257 [[Ex. Table des biens, champ **Date-Siècle-Millénaire début de création-exécution** → sélection d'une intervalle de date simple dans le calendrier.>>image:1751955919130-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
258
259
260 [[Ex. Table des biens, champ **Date-Siècle-Millénaire début de création-exécution** → intervalle de date simple rapatriée dans le champ.>>image:1744211759977-578.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
261
262
263 == Saisir des dates étendues ==
264
265 Un toggle (interrupteur) **étendu** permet de travailler sur des datations très anciennes ou peu précises :
266
267 * **Milliards**, **millions**, ou **milliers d’années**
268 * **Siècles avant/après J.-C.**, avec découpage possible en **moitié** ou **quart de siècle**
269
270 1. Cliquez sur un type de date (ex. //80e millénaire// ou //15e siècle av. J.-C.//)
271 1. Précisez son découpage (ex. 83e millénaire ou 1ère moitié du 15 siècle av. J.-C.)
272 1. **Validez** impérativement la sélection avant de revenir à la grille de saisie, en cliquant sur le bouton [[image:1754558748821-948.png||height="24" width="35"]]
273
274 [[Ex. Sélection et validation d'une intervalle de date étendue en milliers d'années dans l'assistant de datation.>>image:1751955973032-290.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
275
276
277 [[Ex. Sélection et validation d'une intervalle de date étendue en siècles av. J;-C. dans l'assistant de datation.>>image:1751956012401-592.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
278
279
280 == Préciser la date avec un complément ==
281
282 Dans Flora, vous pouvez ajouter un **complément de datation** à toute date saisie — qu’elle soit simple, étendue ou définie par intervalle — afin de refléter un niveau de certitude ou une approximation chronologique.
283
284 Un **menu déroulant** permet de qualifier la date à l’aide d’expressions standards telles que :
285
286 * **Exactement** //(valeur par défaut)//
287 * **Vers**
288 * **Avant**
289 * **Après**
290 * **Début**
291 * **Milieu**
292 * **Fin**
293
294 Ces compléments permettent d’indiquer la position estimée dans une période (ex. : //début du IIIe siècle// ou //milieu du IIe millénaire av. J.-C.//), tout en garantissant une bonne exploitabilité en recherche.
295
296 **Validez** impérativement la sélection avant de revenir à la grille de saisie, en cliquant sur le bouton [[image:1754558748821-948.png||height="24" width="34"]]
297
298 >(% class="small" %)Ex. milieu du IIe siècle avant J.-C. ou fin du troisième quart du XXe siècle
299
300 [[Ex. Date simple → fonctionnalité complément de datation.>>image:1751956288746-445.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
301
302
303 == Saisir une date en calendrier républicain ==
304
305 Un onglet dédié vous permet de saisir une **date selon le calendrier républicain français**, utilisé entre 1792 et 1806.
306
307 Vous pouvez y sélectionner :
308
309 * le **mois républicain** (Vendémiaire, Brumaire, etc.),
310 * le **jour du mois**,
311 * ainsi que les **jours complémentaires ou intercalaires** (ex. : Jour de la Vertu, Jour du Travail…).
312
313 Flora prend en charge l’ensemble du calendrier républicain, y compris les cas particuliers liés aux années bissextiles.
314
315 **Validez** impérativement la sélection avant de revenir à la grille de saisie, en cliquant sur le bouton [[image:1754558748821-948.png||height="25" width="36"]]
316
317 [[Ex. Sélection et validation d'une date dans le calendrier républicain.>>image:1751956523122-197.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
318
319
320 = Parcourir les autorités avec un assistant =
321
322 L’assistant de ces champs permet de rechercher et d’insérer directement, dans la grille de saisie, une autorité ou un lien vers une notice documentaire.
323
324 == Ajouter une autorité dans un champ ==
325
326 Pour rechercher et insérer une autorité :
327
328 1. Cliquez sur l’icône à droite du champ [[image:1754558872947-808.png]]
329 1. Utilisez la **recherche simple** (mot-clé), la **recherche avancée** (critères combinés) ou lancez une recherche vide pour afficher toutes les autorités d’une table.
330 1. Sélectionnez une ou plusieurs notices
331 1. Cliquez sur **Valider** pour insérer le lien
332
333 [[Ex. Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → recherche, sélection et validation de l'autorité personne dans l'assistant.>>image:1751959991697-634.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
334
335
336 [[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → autorités rapatriée dans le champ. >>image:1751960154874-910.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
337
338
339 == Comment rechercher une autorité dans l’assistant ? ==
340
341 Pour sélectionner le mode de recherche le plus pertinent dans l’assistant d’autorité, il est important de comprendre les différences entre la **recherche simple** et la **recherche avancée**.
342 Le tableau ci-dessous vous aide à comparer leurs fonctionnalités et à identifier le mode le plus adapté à votre besoin
343
344 (% class="table-bordered" %)
345 (% class="active" %)|(% style="background-color:#cbcbea; text-align:center; vertical-align:middle; width:125px" %)**Critère**|(% style="background-color:#cbcbea; text-align:center; vertical-align:middle; width:323px" %)**Recherche simple **|(% style="background-color:#cbcbea; text-align:center; vertical-align:middle; width:431px" %)**Recherche avancée**
346 |(% style="text-align:left; vertical-align:middle; width:125px" %)Accès|(% style="text-align:left; vertical-align:middle; width:323px" %)Par défaut à l’ouverture de l’assistant|(% style="text-align:left; vertical-align:middle; width:431px" %)Via le bouton **Avancée >>** depuis la recherche simple
347 |(% style="text-align:left; vertical-align:middle; width:125px" %)Objectif|(% style="text-align:left; vertical-align:middle; width:323px" %)Trouver rapidement une autorité avec un mot-clé|(% style="text-align:left; vertical-align:middle; width:431px" %)Affiner la recherche en combinant plusieurs critères (recherche experte)
348 |(% style="text-align:left; vertical-align:middle; width:125px" %)Saisie|(% style="text-align:left; vertical-align:middle; width:323px" %)1 champ de recherche (ex. : Durand//)//|(% style="text-align:left; vertical-align:middle; width:431px" %)Formulaire multi-index (ex. : Nom, Qualité, Date…)
349 |(% style="text-align:left; vertical-align:middle; width:125px" %)Affichage des résultats|(% colspan="2" rowspan="1" style="text-align:left; vertical-align:middle; width:323px" %)Liste double (haut = autorités à ajouter, bas = autorités sélectionnées + résumé)
350 |(% style="text-align:left; vertical-align:middle; width:125px" %)Ajouter des termes|(% colspan="2" style="text-align:left; vertical-align:middle; width:323px" %)Double clic ou bouton** Ajouter **[[image:1744267530823-370.png||height="35" width="31"]]
351 |(% style="text-align:left; vertical-align:middle; width:125px" %)Retirer des termes|(% colspan="2" style="text-align:left; vertical-align:middle; width:323px" %)clic sur le bouton **Retirer** [[image:1744267515165-450.png||height="36" width="29"]]
352 |(% style="text-align:left; vertical-align:middle; width:125px" %)Accès à l'autre mode|(% style="text-align:left; vertical-align:middle; width:323px" %)Oui, via le bouton **Avancée >>**|(% style="text-align:left; vertical-align:middle; width:323px" %)Oui, via le bouton **<< Simple**
353 |(% style="text-align:left; vertical-align:middle; width:125px" %)Cas d'usage recommandé|(% style="text-align:left; vertical-align:middle; width:323px" %)Recherche rapide sur un nom connu ou partiel|(% style="text-align:left; vertical-align:middle; width:323px" %)Recherche ciblée ou complexe (homonymes, filtres multiples)
354
355 [[Ex. Assistant d'autorité table personnes, recherche simple sans critère → affichage des autorités. >>image:1751962471114-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
356
357
358 [[Ex. Assistant d'autorité table personnes → accès à la recherche avancée.>>image:1744267681768-429.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
359
360
361 [[Ex. Assistant d'autorité table personnes → recherche avancée des Baudry dont le lieu de travail est Vendée et sélection de l'autorité. >>image:1744267851493-505.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
362
363
364 [[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → autorités rapatriée dans le champ. >>image:1744267909001-661.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
365
366
367 = Créer une autorité manquante pendant la saisie =
368
369 Si l’autorité recherchée (personne, lieu, collection, etc.) n’existe pas encore dans la base, Flora permet de la **créer immédiatement depuis la grille de saisie**, sans interrompre votre travail.
370
371 (% class="box infomessage" %)
372 (((
373 Cette fonctionnalité est accessible uniquement aux profils habilités à enrichir les autorités.
374 )))
375
376 1. **Cliquez sur le bouton **[[image:1754558926688-946.png||height="29" width="29"]]
377 1. **Une fenêtre s’ouvre**, affichant la grille de saisie de la notice d’autorité (personne, lieu, collection… selon le champ concerné).
378 1. **Complétez** la notice d’autorité (personne, lieu, etc.)
379 1. **Enregistrez : **: le lien est automatiquement inséré dans la notice en cours
380
381 [[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → clic sur le bouton de création.>>image:1752041695676-894.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
382
383
384 [[Ex. Grille de saisie autorité personnes → saisie des champs obligatoire et utiles puis enregistrement.>>image:1752042299046-236.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
385
386
387 [[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → retour à la grille de saisie initiale : l'autorité saisie a été rapatriée dans le champ. >>image:1752041758619-395.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
388 )))
389
390
391
392
393
394
395
396
397
398
399
400
401 = Ajouter un terme dans une liste contrôlée =
402
403 Dans certains champs de type liste (déroulante, monovaluée ou multivaluée), vous pouvez ajouter de nouvelles valeurs sans quitter la saisie, **si vous disposez des droits requis** et si **le champ est paramétré pour accepter l’enrichissement**.
404
405 (% class="box infomessage" %)
406 (((
407 **Bonnes pratiques **
408
409 * **Vérifiez** qu’un terme équivalent n’existe pas déjà avant d’en créer un nouveau.
410 * **N’intervenez jamais manuellement** sur le champ //Code// : il est généré automatiquement.
411 * **Supprimez** toute valeur inutile avant validation.
412 * **Contrôlez la présence du bouton d’ajout** : s’il n’est pas affiché, cela signifie que vous n’êtes pas autorisé à enrichir la liste vous-même. Dans ce cas, **contactez votre administrateur fonctionnel**.
413 )))
414
415 == Ajouter une valeur dans une liste déroulante ==
416
417 1. Cliquez sur l’icône située à droite de la liste déroulante [[image:1752043338393-575.png||height="33" width="35"]]
418 1. Une fenêtre d’ajout s’ouvre automatiquement.
419 1. Une ligne vide est proposée par défaut : renseignez le **libellé** (champ obligatoire).
420 1. Pour ajouter plusieurs valeurs, utilisez les boutons de la barre d’outils (ajout ou suppression de lignes).
421 1. Cliquez sur **Valider** pour enregistrer.
422 1. (((
423 Les nouvelles valeurs sont immédiatement disponibles dans la liste.
424 )))
425
426 [[Ex. Liste **Type** dans les entrées →  ajout d'un terme.>>image:1752044708346-334.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
427
428
429 )))
430
431 [[Ex. Résultat → nouveau terme immédiatement ajouté à la liste et sélectionnable. >>image:1744210347789-938.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
432
433
434 (((
435 == Ajouter un terme dans la liste mono-valuée ou multivaluée ==
436
437 Dans ces liste, le principe est le même, mais le bouton d’ajout **n’apparaît pas directement** à droite du champ.
438
439 1. Cliquez sur le bouton pour **ouvrir la liste complète **[[image:1744210470829-953.png||height="44" width="30"]].
440 1. Dans la nouvelle fenêtre, cliquez sur le bouton **Ajouter** situé en bas à droite [[image:1752045525067-815.png]].
441 1. Renseignez les libellés souhaités.
442 1. Validez pour enregistrer.
443 1. Les nouvelles valeurs sont immédiatement disponibles dans la liste.
444
445 [[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → ouverture de la liste et clic sur le bouton de création. >>image:1752045931813-985.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
446
447
448 [[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → saisie du terme et validation.>>image:1752046150702-919.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
449
450
451 == Supprimer un terme avant validation ==
452
453 Si vous avez ajouté une valeur par erreur dans une liste (déroulante ou longue), vous pouvez la supprimer **avant validation**.
454
455 1. Cochez la case à gauche de la ligne à supprimer.
456 1. Cliquez sur le bouton **Supprimer** dans la barre d’outils [[image:1752044286842-233.png||height="26" width="30"]].
457 1. Le ou les termes sont immédiatement retirés de la liste en cours d’édition.
458
459 (% class="box warningmessage" %)
460 (((
461 Après validation, seules les personnes disposant des droits d’administration peuvent modifier ou supprimer les valeurs enregistrées.
462 )))
463
464 [[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → suppression de plusieurs termes avant validation.>>image:1752044520714-289.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
465
466
467 = Créer une notice documentaire et associer un fichier =
468
469 Dans Flora, vous pouvez créer une **notice documentaire** (photo, document, vidéo, etc.) directement depuis une grille de saisie, puis y attacher un fichier. La notice créée est automatiquement liée à la notice principale (bien, événement, entrée, etc.).
470
471 (((
472 == Créer la notice documentaire ==
473
474 1. Depuis la **zone Documentation** de la grille de saisie, sélectionnez un champ de lien documentaire (ex. : Photo, Vidéo, Autres documents).
475 1. Cliquez sur le **bouton de création** situé à droite du champ [[image:1752071858179-406.png]].
476 1. Une grille de saisie s’ouvre : renseignez les champs requis (titre, type, etc.).
477 1. Cliquez sur **Enregistrer** : la notice est créée et liée à l’enregistrement principal.
478
479 [[Ex. Création d'une notice autres documents. >>image:1752072262230-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
480 )))
481
482
483 [[Ex. Saisie des champs et enregistrement. >>image:1752072381981-919.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
484
485
486 [[Résultat → la notice est créée.>>image:1752072465102-170.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
487
488
489 == Associer un fichier à la notice documentaire ==
490
491 1. Cliquez sur l’**icône de gestion des fichiers** [[image:1744198755996-817.png]]pour ouvrir la **fenêtre de gestion avancée**.
492 1. Choisissez le bouton correspondant au type de fichier à importer :
493
494 (% class="active" %)|(% style="background-color:#cbcbea; text-align:center; vertical-align:middle; width:129px" %)**Icône**|(% style="background-color:#cbcbea; vertical-align:middle; width:750px" %)**Fonction **
495 |(% style="vertical-align:middle; width:129px" %)[[image:1752127989218-122.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:750px" %)Ajouter un fichier bureautique (PDF, Word, etc.)
496 |(% style="vertical-align:middle; width:129px" %)[[image:1752128014249-970.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:750px" %)Ajouter un fichier photo (JPEG, PNG, TIFF…)
497 |(% style="vertical-align:middle; width:129px" %)[[image:1752128001068-301.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:750px" %)Ajouter un fichier vidéo ou audio (MP4, MP3…)
498
499 (% start="3" %)
500 1. Sélectionnez le fichier depuis votre poste de travail.
501 1. Cliquez sur **Valider** pour confirmer l’ajout [[image:1744211583840-183.png]]
502 1. Cliquez sur le bouton **Fermer** (en haut à droite) pour revenir à la grille de saisie.
503 1. **Enregistrez la notice principale** pour finaliser l’opération.
504 1. (((
505 Le fichier s’affiche ensuite dans le pavé de visualisation des liens documentaires
506 )))
507
508 [[Ex. Autres documents → clic sur le bouton d'attachement.>>image:1752072620688-952.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
509
510
511 [[Ex. Ajout du fichier.>>image:1752128535606-760.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
512
513
514 [[Ex. Recherche et rapatriement du fichier.>>image:1752128628976-112.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
515
516
517 [[Ex. Validation du fichier. >>image:1752128674753-298.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
518
519
520 [[Ex. Finalisation de l'attachement. >>image:1752128759287-959.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
521
522
523 [[Ex.Retour sur la grille de saisie du bien → enregistrer la notice pour consulter le résultat.>>image:1752128821690-808.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
524
525
526 [[Résultat → consultation de la notice et du fichier liés dans la pavé de visualisation des liens documentaires. >>image:1752128999094-967.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
527
528
529 = Gérer les fichiers associés =
530
531 [[Fenêtre de gestion avancée des fichiers.>>image:1752129852836-661.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
532
533
534 Voici les principaux outils de la fenêtre de gestion avancée des fichiers :
535
536 (% class="active" %)|(% style="background-color:#cbcbea; text-align:center; vertical-align:middle; width:101px" %)**Icône**|(% style="background-color:#cbcbea; vertical-align:middle; width:777px" %)**Fonction**
537 |(% style="vertical-align:middle; width:101px" %)[[image:1744200154013-335.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:777px" %)Retourner à la notice
538 |(% style="vertical-align:middle; width:101px" %)[[image:1744200173773-567.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:777px" %)Valider l’ajout d’un document
539 |(% style="vertical-align:middle; width:101px" %)[[image:1744200248285-737.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:777px" %)Annuler une association
540 |(% style="vertical-align:middle; width:101px" %)[[image:2025-04-09_14h01_32.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:777px" %)Ajouter un dossier
541 |(% style="vertical-align:middle; width:101px" %)[[image:1744200306410-626.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:777px" %)Ajouter un fichier bureautique (PDF, Word, etc.)
542 |(% style="vertical-align:middle; width:101px" %)[[image:1744200336429-184.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:777px" %)Ajouter un fichier photo (PNG, JPEG, TIFF, etc.)
543 |(% style="vertical-align:middle; width:101px" %)[[image:1744200363870-496.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:777px" %)Ajouter un fichier vidéo-audio (MP3,MP4, etc.)
544 |(% style="vertical-align:middle; width:101px" %)[[image:1744200401014-873.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:777px" %)Descendre un fichier dans la liste
545 |(% style="vertical-align:middle; width:101px" %)[[image:1744200414180-540.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:777px" %)Monter un fichier dans la liste
546 |(% style="vertical-align:middle; width:101px" %)[[image:1744200455510-180.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:777px" %)Modifier les attributs du fichier
547 |(% style="vertical-align:middle; width:101px" %)[[image:1744200502704-220.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:777px" %)Couper un fichier pour le déplacer
548 |(% style="vertical-align:middle; width:101px" %)[[image:1744200560571-305.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:777px" %)Coller un fichier dans un autre dossier
549 |(% style="vertical-align:middle; width:101px" %)[[image:1744200590083-440.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:777px" %)Supprimer un fichier
550
551 = Vider un champ contrôlé =
552
553 Dans les grilles de saisie, deux options permettent de retirer les valeurs d’un champ contrôlé (autorités, thésaurus, datation, listes, liens documentaires, etc.)
554
555 == Retirer toutes les valeurs du champ ==
556
557 Le bouton situé à droite du champ permet de **vider entièrement** son contenu [[image:1744200248285-737.png]] .
558
559 (% class="box warningmessage" %)
560 (((
561 Attention : ce bouton **supprime toutes les valeurs** du champ en un seul clic.
562 )))
563
564 [[Ex. Champ** Dénomination **dans la table des biens → clic sur la fonctionnalité.>>image:1744268557540-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
565
566
567 [[Ex. Résultat → champ** Dénomination **vidé.>>image:1744268598544-349.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
568
569 == Retirer une valeur spécifique ==
570
571 Si plusieurs termes sont renseignés dans un champ, vous pouvez en retirer un seul à l’aide de la croix située à droite de chaque valeur.
572
573 (% class="box infomessage" %)
574 (((
575 **Bonnes pratiques**
576
577 * Évitez le bouton de suppression global si vous souhaitez conserver certaines valeurs.
578 * La suppression via la croix n’affecte que le terme concerné, de façon immédiate.
579 * Si la valeur a été copiée dans d’autres champs (par duplication ou via un modèle), pensez à la vérifier et la modifier manuellement.
580 )))
581
582 [[Ex. Champ** Dénomination **dans la table des biens → clic sur la croix pour retirer le terme icône. >>image:1744268647429-243.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
583
584
585 [[Ex. Résultat → terme icône retiré du champ** Dénomination. **>>image:1744268693656-506.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
586
587
588 = Utiliser le clavier unicode =
589
590 Le clavier Unicode permet de saisir des caractères spéciaux et multilingues dans Flora, notamment pour :
591
592 * les textes anciens (grec ou latin, translittérations, diacritiques rares),
593 * les langues non latines comme le chinois, le japonais ou l’arabe,
594 * ou toute saisie nécessitant des signes typographiques ou linguistiques spécifiques.
595
596 Dans Flora, le clavier Unicode est accessible depuis l’espace de travail **Décrire**, dans le menu **Outils**.
597
598 Pour l'utiliser :
599
600 1. Ouvrez la fenêtre Unicode.
601 1. Choisissez le jeu de caractères souhaité (latin, grec, cyrillique, etc.).
602 1. Cliquez sur les lettres ou symboles à insérer.
603 1. Copiez la chaîne produite puis collez-la dans le champ texte de Flora concerné (ex. Champ** Transcription des inscriptions,** grille de saisie des biens).
604
605 (% class="box infomessage" %)
606 (((
607 **Bon à savoir**
608
609 * Le clavier Unicode est **compatible avec tous les champs texte** de Flora.
610 * Il permet une **saisie standardisée et internationale**, conforme aux règles de catalogage ou de transcription.
611 * Il évite les erreurs liées au copier-coller depuis des outils externes.
612 )))
613
614 [[Accès clavier unicode dans Flora.>>image:1752049189710-664.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
615
616
617 [[Clavier unicode → ouverture d'une nouvelle fenêtre, sélection de l'alphabet cyrillique et choix des caractères. >>image:1752049261731-843.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
618
619
620
621 )))
622 )))|(% style="width:300px" %)(((
623 (% class="box" %)
624 (((
625 **Sommaire**
626
627 {{toc depth="1" numbered="true"/}}
628 )))
629
630 (% class="box" %)
631 (((
632 **Aller plus loin**
633
634 * [[Comprendre les types de champs et leur contrôle>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome||target="_blank"]]
635 * [[Utiliser la barre d'outils dans les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome||target="_blank"]]
636 * [[Consulter les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Consulter les documents associés.WebHome||target="_blank"]]
637 * [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
638 )))
639
640 (% class="box" %)
641 (((
642 **Icônes principales**
643
644 * [[image:1751958918305-515.png||height="24" width="24"]]Ouvrir l'assistant thésaurus 
645
646 * [[image:Autorit%25C3%25A9s_Liens.png]]Rechercher une notice à lier
647
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