Exploiter les outils d’aide à la saisie

Qu’il s’agisse d’afficher une aide en ligne, de préremplir une grille via un modèle, de rechercher un terme dans un thésaurus, de gérer des dates précises ou anciennes, ou encore de saisir des caractères spéciaux, chaque outil a été pensé pour vous guider efficacement dans vos tâches de saisie.

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Cette page propose un parcours guidé à travers l’ensemble de ces outils, afin d’en comprendre les usages et les mobiliser efficacement dans vos pratiques de saisie.

)))

(((

= Consulter l’aide en ligne sur un champ =

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Pour accéder à la documentation d’un champ :

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1. **Clic droit** sur le libellé du champ → **Afficher Aide**

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1. Une fenêtre s’ouvre, pointant vers le wiki : vous y trouverez des conseils, des exemples de saisie, voire des indications réglementaires.

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(% class="box infomessage" %)

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(((

31

Cette aide est **personnalisable **par l’administrateur fonctionnel.

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)))

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[[Ex. table des biens → clic droit sur le champ** Préfixe musée **pour afficher l'aide en ligne. >>image:1734100943088-429.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[Résultat → consultation de l'aide en ligne sur le champ **Préfixe musée.**>>image:1734101035306-247.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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= Afficher les informations techniques d’un champ =

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Deux options permettent de consulter les métadonnées d’un champ :

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* **Survol** du libellé pour afficher le code technique ;

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* **Clic droit → Afficher Informations** pour consulter les données associées.

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(% class="box infomessage" %)

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(((

49

Les informations d’un champ peuvent être requises pour le support ou lors d’une vérification par l’administrateur.

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)))

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[[Ex. table photothèque → survole du libellé du champ **Titre/légende** pour afficher son code informatique. >>image:1744196073845-875.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

)))

[[Ex. table photothèque → clic droit sur le champ **Titre/légende** pour afficher les informations complémentaires.>>image:1744196121351-940.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[Résultat → consultation des informations sur le champ **Titre/légende**. >>image:1744196146434-955.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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67

= Utiliser les modèles de saisie rapide =

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69

Les modèles de saisie rapide permettent de **préremplir une grille** avec des valeurs communes pour accélérer la saisie, tout en limitant les erreurs.

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(% class="box warningmessage" %)

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(((

73

Elles sont propres à chaque utilisateur.

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)))

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(% class="box infomessage" %)

77

(((

78

**Les administrateurs fonctionnels** peuvent également utiliser cette fonctionnalité pour **créer des grilles de saisie personnalisées.**

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)))

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== Créer un modèle ==

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1. Ouvrez une grille de saisie

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1. Activez la barre de saisie rapide en cliquant sur l'icône [[image:1744196445965-856.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="32" width="35"]] en bas à gauche

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1. Nommez le modèle et enregistrez-le [[image:1744196571841-824.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="37" width="29"]]

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1. Sélectionner les champs à mémoriser (clic sur les étoiles) [[image:1744196696669-247.png]]

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1. Renseignez les champs mémorisées avec des valeurs par défaut ou non

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1. Enregistrez le modèle en cliquant sur l'icône [[image:1744196809731-276.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="38" width="32"]] et fermez le modèle de saisie rapide en cliquant sur l'icône [[image:1744196834006-929.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="38" width="28"]]

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1. Le modèle est prêt à être utilisé dans la grille de saisie concernée.

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[[Ex. table des biens → ouverture d'un modèle de saisie rapide depuis la grille de saisie complète. >>image:1744196424064-778.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[Ex. table des biens → nommage du modèle de saisie rapide. >>image:1744196613035-663.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[Ex. Table des biens → champs saisis et mémorisés (étoiles bleues).>>image:1751955305794-257.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

)))

(((

[[Ex. Table des biens → enregistrement et fermeture du modèle. >>image:1751889357515-116.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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== Modifier et utiliser un modèle ==

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1. Sélectionnez un modèle existant

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1. Modifiez/ajoutez/supprimez les champs ou des blocs

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1. Marquez les champs à mémoriser en cliquant sur les étoiles ([[image:1744196696669-247.png||height="34" width="28"]] = champ mémorisé / [[image:1751889287960-803.png]] = champ désélectionné)

111

1. Ajoutez des valeurs par défaut si nécessaire dans les champs sélectionnés

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1. Enregistrez les changement

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114

[[Ex. Table des biens → choix du modèle de saisie rapide.>>image:1751888872714-791.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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116

117

[[Ex. Table des biens → modification de champs (suppression** **données champ **Collection**), ajout de champs (**Niveau d'intérêt, Fonds**). >>image:1751955478415-872.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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120

== Dupliquer un modèle ==

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122

1. Sélectionnez un modèle existant dans la liste

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1. Modifiez le nom du modèle

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1. Enregistrez-le.

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126

[[Ex. Table des biens → choix du modèle de saisie rapide à dupliquer.>>image:1751888872714-791.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[Ex. Table des biens → modification du nom du modèle et enregistrement. >>image:1751890371850-155.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

130

131

132

[[Résultat → modèle dupliqué. >>image:1751890551030-633.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

133

134

== Supprimer un modèle ==

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136

1. Depuis la liste des modèles, sélectionnez les modèles à supprimer

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1. Cliquez sur l’icône de suppression

138

139

[[Ex. Table des biens → suppression d'un modèle en doublon.>>image:1751890493835-208.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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141

142

== Duplication de notice vs. modèle de saisie rapide : quelle différence ? ==

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144

Avant de choisir un mode de saisie, il est essentiel de bien comprendre la différence entre **la duplication d’une notice** et **l’utilisation d’un modèle de saisie rapide**.

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146

Ces deux outils répondent à des logiques différentes :

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* l’un reproduit intégralement une notice existante,

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* l’autre permet de préremplir uniquement les champs pertinents.

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151

Le tableau ci-dessous récapitule les usages, avantages et limites de chaque méthode :

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(% class="table-bordered" %)

154

(% class="active" %)|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Fonction**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Définition**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Avantages**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Risques**

155

|**Duplication de notice**|**Copie complète** d’une notice existante|Rapide si est identique|Risque d’erreurs si des champs ne sont pas modifiés

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|**Modèle de saisie rapide**|Sélection de champs avec pré-remplissage ou non de ces derniers|Sécurisé : seuls les champs utiles sont mémorisés

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Personnalisable

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Réutilisable pour des campagnes de saisie répétitives|Nécessite une configuration initiale, mais évite les erreurs de contenu

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(% class="box infomessage" %)

161

(((

162

**Privilégiez les modèles de saisie rapide, **pour éviter les erreurs.

163

)))

164

165

= (% id="cke_bm_35452S" style="display:none" %) (%%)Parcourir le thésaurus avec l’assistant =

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167

Les champs liés à un thésaurus disposent d’un **assistant, identifié par l'icône **[[image:1744269006702-138.png]]

Il permet de :

* Rechercher un terme

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* Naviguer dans l’arborescence

173

* Ajouter un ou plusieurs termes à la notice

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175

== Fonctionnalités intégrées : ==

176

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* Recherche par mot-clé

178

* Navigation dans la hiérarchie

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* Sélection et suppression de termes

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* Création de nouveaux termes (si habilité)

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182

== Comment l'utiliser ? ==

183

184

1. Cliquez sur l’icône pour ouvrir l'assistant.

185

1. Recherchez ou naviguez dans le thésaurus pour identifier le ou les termes souhaités ou en ajouter un.

186

1. Double-cliquez sur un terme (ou utiliser les boutons dédiés) pour l'ajouter à la sélection.

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1. Fermez l'assistant : le ou les termes sélectionnés sont automatiquement insérés dans le champ.

188

189

>(% class="small" %)Ex. dans la table des Biens, sélection du terme toile dans le champ **Matière** à l’aide de l’assistant thésaurus.

190

191

[[Ex. table des biens, champ **Matière** → clic sur l'icône pour ouvrir l'assistant thésaurus.>>image:1751893741694-298.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

192

193

194

[[Ex. table des biens, assistant thésaurus **Matières et Techniques** → recherche, sélection du terme toile (double clic) et fermeture de l'assistant. >>image:1751893938811-547.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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196

197

== Utiliser la barre d"outil de l'assistant thésaurus ==

198

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(% class="active" %)|(% style="background-color:#cbcbea; vertical-align:middle; width:304px" %)**Fonctionnalité**|(% style="background-color:#cbcbea; vertical-align:middle; width:575px" %)**Définition**

200

|(% style="vertical-align:middle; width:304px" %)[[image:1744269117607-946.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:575px" %)Saisissez un mot-clé dans l’onglet **Critère** pour afficher les résultats.

201

|(% style="vertical-align:middle; width:304px" %)[[image:1705073549125-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:575px" %)La langue active est affichée en haut à droite (ex. : Français).

202

|(% style="vertical-align:middle; width:304px" %)[[image:1744269162121-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:575px" %)Utilisez cette icône pour développer les branches hiérarchiques.

203

|(% style="vertical-align:middle; width:304px" %)[[image:1744269168001-183.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:575px" %)(((

204

(% id="cke_bm_443531S" style="display:none" %) (%%)Utilisez cette icône pour réduire les branches hiérarchiques.

205

)))

206

|(% style="vertical-align:middle; width:304px" %)[[image:1744269189103-125.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:575px" %)Si vous êtes habilité·e, cliquez sur l’icône d’ajout pour ouvrir une grille de saisie et créer un nouveau terme.

207

|(% style="vertical-align:middle; width:304px" %)[[image:1744269226594-162.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:575px" %)Sélectionnez un ou plusieurs termes via les boutons dédiés ou en double-cliquant sur un terme dans l’arborescence.

208

|(% style="vertical-align:middle; width:304px" %)[[image:1744269249651-654.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:575px" %)Utilisez l’icône correspondante pour supprimer un terme de la sélection.

209

|(% style="vertical-align:middle; width:304px" %)[[image:1744269267092-514.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:575px" %)Fermer la fenêtre en confirmant votre sélection, qui sera insérée dans le champ de la notice.

210

211

[[Résultat → le terme toile apparaît dans le champ **Matière** de la notice.>>image:1744269366488-201.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

212

213

214

= (% id="cke_bm_1547705S" style="display:none" %) (%%)Saisir une date avec l’assistant de datation =

215

216

Flora intègre un **assistant dédié** pour les champs de datation, offrant une saisie précise et structurée des dates, tout en assurant leur pleine **exploitabilité en recherche**.

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218

L’assistant, accessible via l'icône dédiée, propose plusieurs modes de saisie :

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220

* **Date simple** : jour, mois, année

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* **Intervalle** : début/fin

222

* **Période étendue** : millénaires, siècles, avant/après J.-C.

223

* **Complément** de datation : vers, après, début de, etc.

224

* **Calendrier républicain** : prise en charge intégrée

225

226

Validez toujours votre saisie avant de revenir à la grille.

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228

[[Ex. Table des biens → assistant de datation sur le champ **Date-Siècle-Millénaire début de création-exécution.**>>image:1744211210764-455.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

229

230

231

== Saisir une date ou une fourchette simple ==

=== Onglet date ===

Permet de sélectionner une **date précise**, qui peut s’afficher au choix sous forme :

* Année

* Mois + année

* Jour + mois + année.

240

241

**Validez** impérativement la sélection avant de revenir à la grille de saisie, en cliquant sur le bouton [[image:1744211583840-183.png]].

242

243

[[Ex. Table des biens, champ **Date-Siècle-Millénaire début de création-exécution** → sélection d'une date simple dans le calendrier.>>image:1751955866354-446.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

244

245

246

[[Ex. Table des biens, champ **Date-Siècle-Millénaire début de création-exécution** → date simple rapatriée dans le champ.>>image:1744211616332-422.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

247

248

249

=== Onglet intervalle de date ===

250

251

Permet de définir une période encadrée (date de début et de fin), avec les mêmes niveaux de précision.

* Année

* Mois + année

* Jour + mois + année.

256

257

**Validez** impérativement la sélection avant de revenir à la grille de saisie, en cliquant sur le bouton [[image:1744211583840-183.png]].

258

259

[[Ex. Table des biens, champ **Date-Siècle-Millénaire début de création-exécution** → sélection d'une intervalle de date simple dans le calendrier.>>image:1751955919130-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

260

261

262

[[Ex. Table des biens, champ **Date-Siècle-Millénaire début de création-exécution** → intervalle de date simple rapatriée dans le champ.>>image:1744211759977-578.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

263

264

265

== Saisir des dates étendues ==

266

267

Un toggle (interrupteur) **étendu** permet de travailler sur des datations très anciennes ou peu précises :

268

269

* **Milliards**, **millions**, ou **milliers d’années**

270

* **Siècles avant/après J.-C.**, avec découpage possible en **moitié** ou **quart de siècle**

271

272

1. Cliquez sur un type de date (ex. //80e millénaire// ou //15e siècle av. J.-C.//)

273

1. Précisez son découpage (ex. 83e millénaire ou 1ère moitié du 15 siècle av. J.-C.)

274

1. **Validez** impérativement la sélection avant de revenir à la grille de saisie, en cliquant sur le bouton [[image:1744211583840-183.png]]

275

276

[[Ex. Sélection et validation d'une intervalle de date étendue en milliers d'années dans l'assistant de datation.>>image:1751955973032-290.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

277

278

279

[[Ex. Sélection et validation d'une intervalle de date étendue en siècles av. J;-C. dans l'assistant de datation.>>image:1751956012401-592.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

280

281

282

== Préciser la date avec un complément ==

283

284

Dans Flora, vous pouvez ajouter un **complément de datation** à toute date saisie — qu’elle soit simple, étendue ou définie par intervalle — afin de refléter un niveau de certitude ou une approximation chronologique.

285

286

Un **menu déroulant** permet de qualifier la date à l’aide d’expressions standards telles que :

287

288

* **Exactement** //(valeur par défaut)//

* **Vers**

* **Avant**

* **Après**

* **Début**

* **Milieu**

* **Fin**

Ces compléments permettent d’indiquer la position estimée dans une période (ex. : //début du IIIe siècle// ou //milieu du IIe millénaire av. J.-C.//), tout en garantissant une bonne exploitabilité en recherche.

297

298

**Validez** impérativement la sélection avant de revenir à la grille de saisie, en cliquant sur le bouton [[image:1754552478030-114.png%3Bcharset%3Dutf-8]]

299

300

>(% class="small" %)Ex. milieu du IIe siècle avant J.-C. ou fin du troisième quart du XXe siècle

301

302

[[Ex. Date simple → fonctionnalité complément de datation.>>image:1751956288746-445.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

303

304

305

== Saisir une date en calendrier républicain ==

306

307

Un onglet dédié vous permet de saisir une **date selon le calendrier républicain français**, utilisé entre 1792 et 1806.

308

309

Vous pouvez y sélectionner :

310

311

* le **mois républicain** (Vendémiaire, Brumaire, etc.),

312

* le **jour du mois**,

313

* ainsi que les **jours complémentaires ou intercalaires** (ex. : Jour de la Vertu, Jour du Travail…).

314

315

Flora prend en charge l’ensemble du calendrier républicain, y compris les cas particuliers liés aux années bissextiles.

316

317

**Validez** impérativement la sélection avant de revenir à la grille de saisie, en cliquant sur le bouton [[image:1754552488862-144.png%3Bcharset%3Dutf-8]]

318

319

[[Ex. Sélection et validation d'une date dans le calendrier républicain.>>image:1751956523122-197.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

320

321

322

= Parcourir les autorités avec un assistant =

323

324

L’assistant de ces champs permet de rechercher et d’insérer directement, dans la grille de saisie, une autorité ou un lien vers une notice documentaire.

325

326

== Ajouter une autorité dans un champ ==

327

328

Pour rechercher et insérer une autorité :

329

330

1. Cliquez sur l’icône à droite du champ [[image:1744267239237-220.png]]

331

1. Utilisez la **recherche simple** (mot-clé), la **recherche avancée** (critères combinés) ou lancez une recherche vide pour afficher toutes les autorités d’une table.

332

1. Sélectionnez une ou plusieurs notices

333

1. Cliquez sur **Valider** pour insérer le lien

[[Ex. Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → recherche, sélection et validation de l'autorité personne dans l'assistant.>>image:1751959991697-634.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

338

339

340

[[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → autorités rapatriée dans le champ. >>image:1751960154874-910.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

341

342

343

== Comment rechercher une autorité dans l’assistant ? ==

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345

Pour sélectionner le mode de recherche le plus pertinent dans l’assistant d’autorité, il est important de comprendre les différences entre la **recherche simple** et la **recherche avancée**.

346

Le tableau ci-dessous vous aide à comparer leurs fonctionnalités et à identifier le mode le plus adapté à votre besoin

347

348

(% class="table-bordered" %)

349

(% class="active" %)|(% style="background-color:#cbcbea; text-align:center; vertical-align:middle; width:125px" %)**Critère**|(% style="background-color:#cbcbea; text-align:center; vertical-align:middle; width:323px" %)**Recherche simple **|(% style="background-color:#cbcbea; text-align:center; vertical-align:middle; width:431px" %)**Recherche avancée**

350

|(% style="text-align:left; vertical-align:middle; width:125px" %)Accès|(% style="text-align:left; vertical-align:middle; width:323px" %)Par défaut à l’ouverture de l’assistant|(% style="text-align:left; vertical-align:middle; width:431px" %)Via le bouton **Avancée >>** depuis la recherche simple

351

|(% style="text-align:left; vertical-align:middle; width:125px" %)Objectif|(% style="text-align:left; vertical-align:middle; width:323px" %)Trouver rapidement une autorité avec un mot-clé|(% style="text-align:left; vertical-align:middle; width:431px" %)Affiner la recherche en combinant plusieurs critères (recherche experte)

352

|(% style="text-align:left; vertical-align:middle; width:125px" %)Saisie|(% style="text-align:left; vertical-align:middle; width:323px" %)1 champ de recherche (ex. : Durand//)//|(% style="text-align:left; vertical-align:middle; width:431px" %)Formulaire multi-index (ex. : Nom, Qualité, Date…)

353

|(% style="text-align:left; vertical-align:middle; width:125px" %)Affichage des résultats|(% colspan="2" rowspan="1" style="text-align:left; vertical-align:middle; width:323px" %)Liste double (haut = autorités à ajouter, bas = autorités sélectionnées + résumé)

354

|(% style="text-align:left; vertical-align:middle; width:125px" %)Ajouter des termes|(% colspan="2" style="text-align:left; vertical-align:middle; width:323px" %)Double clic ou bouton** Ajouter **[[image:1744267530823-370.png||height="35" width="31"]]

355

|(% style="text-align:left; vertical-align:middle; width:125px" %)Retirer des termes|(% colspan="2" style="text-align:left; vertical-align:middle; width:323px" %)clic sur le bouton **Retirer** [[image:1744267515165-450.png||height="36" width="29"]]

356

|(% style="text-align:left; vertical-align:middle; width:125px" %)Accès à l'autre mode|(% style="text-align:left; vertical-align:middle; width:323px" %)Oui, via le bouton **Avancée >>**|(% style="text-align:left; vertical-align:middle; width:323px" %)Oui, via le bouton **<< Simple**

357

|(% style="text-align:left; vertical-align:middle; width:125px" %)Cas d'usage recommandé|(% style="text-align:left; vertical-align:middle; width:323px" %)Recherche rapide sur un nom connu ou partiel|(% style="text-align:left; vertical-align:middle; width:323px" %)Recherche ciblée ou complexe (homonymes, filtres multiples)

358

359

[[Ex. Assistant d'autorité table personnes, recherche simple sans critère → affichage des autorités. >>image:1751962471114-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

360

361

362

[[Ex. Assistant d'autorité table personnes → accès à la recherche avancée.>>image:1744267681768-429.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

363

364

365

[[Ex. Assistant d'autorité table personnes → recherche avancée des Baudry dont le lieu de travail est Vendée et sélection de l'autorité. >>image:1744267851493-505.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

366

367

368

[[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → autorités rapatriée dans le champ. >>image:1744267909001-661.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

369

370

371

= Créer une autorité manquante pendant la saisie =

372

373

Si l’autorité recherchée (personne, lieu, collection, etc.) n’existe pas encore dans la base, Flora permet de la **créer immédiatement depuis la grille de saisie**, sans interrompre votre travail.

374

375

(% class="box infomessage" %)

376

(((

377

Cette fonctionnalité est accessible uniquement aux profils habilités à enrichir les autorités.

378

)))

379

380

1. **Cliquez sur le bouton **[[image:1752042218305-859.png||height="32" width="34"]]

381

1. **Une fenêtre s’ouvre**, affichant la grille de saisie de la notice d’autorité (personne, lieu, collection… selon le champ concerné).

382

1. **Complétez** la notice d’autorité (personne, lieu, etc.)

383

1. **Enregistrez : **: le lien est automatiquement inséré dans la notice en cours

384

385

[[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → clic sur le bouton de création.>>image:1752041695676-894.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

386

387

388

[[Ex. Grille de saisie autorité personnes → saisie des champs obligatoire et utiles puis enregistrement.>>image:1752042299046-236.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

389

390

391

[[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → retour à la grille de saisie initiale : l'autorité saisie a été rapatriée dans le champ. >>image:1752041758619-395.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

)))

= Ajouter un terme dans une liste contrôlée =

399

400

Dans certains champs de type liste (déroulante, monovaluée ou multivaluée), vous pouvez ajouter de nouvelles valeurs sans quitter la saisie, **si vous disposez des droits requis** et si **le champ est paramétré pour accepter l’enrichissement**.

401

402

(% class="box infomessage" %)

403

(((

404

**Bonnes pratiques **

405

406

* **Vérifiez** qu’un terme équivalent n’existe pas déjà avant d’en créer un nouveau.

407

* **N’intervenez jamais manuellement** sur le champ //Code// : il est généré automatiquement.

408

* **Supprimez** toute valeur inutile avant validation.

409

* **Contrôlez la présence du bouton d’ajout** : s’il n’est pas affiché, cela signifie que vous n’êtes pas autorisé à enrichir la liste vous-même. Dans ce cas, **contactez votre administrateur fonctionnel**.

410

)))

411

412

== Ajouter une valeur dans une liste déroulante ==

413

414

1. Cliquez sur l’icône située à droite de la liste déroulante [[image:1752043338393-575.png||height="33" width="35"]]

415

1. Une fenêtre d’ajout s’ouvre automatiquement.

416

1. Une ligne vide est proposée par défaut : renseignez le **libellé** (champ obligatoire).

417

1. Pour ajouter plusieurs valeurs, utilisez les boutons de la barre d’outils (ajout ou suppression de lignes).

418

1. Cliquez sur **Valider** pour enregistrer.

419

1. (((

420

Les nouvelles valeurs sont immédiatement disponibles dans la liste.

421

)))

422

423

[[Ex. Liste **Type** dans les entrées → ajout d'un terme.>>image:1752044708346-334.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

)))

[[Ex. Résultat → nouveau terme immédiatement ajouté à la liste et sélectionnable. >>image:1744210347789-938.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

(((

== Ajouter un terme dans la liste mono-valuée ou multivaluée ==

433

434

Dans ces liste, le principe est le même, mais le bouton d’ajout **n’apparaît pas directement** à droite du champ.

435

436

1. Cliquez sur le bouton pour **ouvrir la liste complète **[[image:1744210470829-953.png||height="44" width="30"]].

437

1. Dans la nouvelle fenêtre, cliquez sur le bouton **Ajouter** situé en bas à droite [[image:1752045525067-815.png]].

438

1. Renseignez les libellés souhaités.

439

1. Validez pour enregistrer.

440

1. Les nouvelles valeurs sont immédiatement disponibles dans la liste.

441

442

[[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → ouverture de la liste et clic sur le bouton de création. >>image:1752045931813-985.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

443

444

445

[[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → saisie du terme et validation.>>image:1752046150702-919.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

446

447

448

== Supprimer un terme avant validation ==

449

450

Si vous avez ajouté une valeur par erreur dans une liste (déroulante ou longue), vous pouvez la supprimer **avant validation**.

451

452

1. Cochez la case à gauche de la ligne à supprimer.

453

1. Cliquez sur le bouton **Supprimer** dans la barre d’outils [[image:1752044286842-233.png||height="26" width="30"]].

454

1. Le ou les termes sont immédiatement retirés de la liste en cours d’édition.

455

456

(% class="box warningmessage" %)

457

(((

458

Après validation, seules les personnes disposant des droits d’administration peuvent modifier ou supprimer les valeurs enregistrées.

459

)))

460

461

[[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → suppression de plusieurs termes avant validation.>>image:1752044520714-289.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

462

463

464

= Créer une notice documentaire et associer un fichier =

465

466

Dans Flora, vous pouvez créer une **notice documentaire** (photo, document, vidéo, etc.) directement depuis une grille de saisie, puis y attacher un fichier. La notice créée est automatiquement liée à la notice principale (bien, événement, entrée, etc.).

467

468

(((

469

== Créer la notice documentaire ==

470

471

1. Depuis la **zone Documentation** de la grille de saisie, sélectionnez un champ de lien documentaire (ex. : Photo, Vidéo, Autres documents).

472

1. Cliquez sur le **bouton de création** situé à droite du champ [[image:1752071858179-406.png]].

473

1. Une grille de saisie s’ouvre : renseignez les champs requis (titre, type, etc.).

474

1. Cliquez sur **Enregistrer** : la notice est créée et liée à l’enregistrement principal.

475

476

[[Ex. Création d'une notice autres documents. >>image:1752072262230-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

)))

[[Ex. Saisie des champs et enregistrement. >>image:1752072381981-919.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

481

482

483

[[Résultat → la notice est créée.>>image:1752072465102-170.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

484

485

486

== Associer un fichier à la notice documentaire ==

487

488

1. Cliquez sur l’**icône de gestion des fichiers** [[image:1744198755996-817.png]]pour ouvrir la **fenêtre de gestion avancée**.

489

1. Choisissez le bouton correspondant au type de fichier à importer :

490

491

(% class="active" %)|(% style="background-color:#cbcbea; text-align:center; vertical-align:middle; width:129px" %)**Icône**|(% style="background-color:#cbcbea; vertical-align:middle; width:750px" %)**Fonction **

492

|(% style="vertical-align:middle; width:129px" %)[[image:1752127989218-122.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:750px" %)Ajouter un fichier bureautique (PDF, Word, etc.)

493

|(% style="vertical-align:middle; width:129px" %)[[image:1752128014249-970.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:750px" %)Ajouter un fichier photo (JPEG, PNG, TIFF…)

494

|(% style="vertical-align:middle; width:129px" %)[[image:1752128001068-301.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:750px" %)Ajouter un fichier vidéo ou audio (MP4, MP3…)

495

496

(% start="3" %)

497

1. Sélectionnez le fichier depuis votre poste de travail.

498

1. Cliquez sur **Valider** pour confirmer l’ajout [[image:1744211583840-183.png]]

499

1. Cliquez sur le bouton **Fermer** (en haut à droite) pour revenir à la grille de saisie.

500

1. **Enregistrez la notice principale** pour finaliser l’opération.

501

1. (((

502

Le fichier s’affiche ensuite dans le pavé de visualisation des liens documentaires

503

)))

504

505

[[Ex. Autres documents → clic sur le bouton d'attachement.>>image:1752072620688-952.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

506

507

508

[[Ex. Ajout du fichier.>>image:1752128535606-760.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

509

510

511

[[Ex. Recherche et rapatriement du fichier.>>image:1752128628976-112.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

512

513

514

[[Ex. Validation du fichier. >>image:1752128674753-298.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

515

516

517

[[Ex. Finalisation de l'attachement. >>image:1752128759287-959.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

518

519

520

[[Ex.Retour sur la grille de saisie du bien → enregistrer la notice pour consulter le résultat.>>image:1752128821690-808.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

521

522

523

[[Résultat → consultation de la notice et du fichier liés dans la pavé de visualisation des liens documentaires. >>image:1752128999094-967.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

524

525

526

= Gérer les fichiers associés =

527

528

[[Fenêtre de gestion avancée des fichiers.>>image:1752129852836-661.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

529

530

531

Voici les principaux outils de la fenêtre de gestion avancée des fichiers :

532

533

(% class="active" %)|(% style="background-color:#cbcbea; text-align:center; vertical-align:middle; width:101px" %)**Icône**|(% style="background-color:#cbcbea; vertical-align:middle; width:777px" %)**Fonction**

534

|(% style="vertical-align:middle; width:101px" %)[[image:1744200154013-335.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:777px" %)Retourner à la notice

535

|(% style="vertical-align:middle; width:101px" %)[[image:1744200173773-567.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:777px" %)Valider l’ajout d’un document

536

|(% style="vertical-align:middle; width:101px" %)[[image:1744200248285-737.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:777px" %)Annuler une association

537

|(% style="vertical-align:middle; width:101px" %)[[image:2025-04-09_14h01_32.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:777px" %)Ajouter un dossier

538

|(% style="vertical-align:middle; width:101px" %)[[image:1744200306410-626.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:777px" %)Ajouter un fichier bureautique (PDF, Word, etc.)

539

|(% style="vertical-align:middle; width:101px" %)[[image:1744200336429-184.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:777px" %)Ajouter un fichier photo (PNG, JPEG, TIFF, etc.)

540

|(% style="vertical-align:middle; width:101px" %)[[image:1744200363870-496.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:777px" %)Ajouter un fichier vidéo-audio (MP3,MP4, etc.)

541

|(% style="vertical-align:middle; width:101px" %)[[image:1744200401014-873.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:777px" %)Descendre un fichier dans la liste

542

|(% style="vertical-align:middle; width:101px" %)[[image:1744200414180-540.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:777px" %)Monter un fichier dans la liste

543

|(% style="vertical-align:middle; width:101px" %)[[image:1744200455510-180.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:777px" %)Modifier les attributs du fichier

544

|(% style="vertical-align:middle; width:101px" %)[[image:1744200502704-220.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:777px" %)Couper un fichier pour le déplacer

545

|(% style="vertical-align:middle; width:101px" %)[[image:1744200560571-305.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:777px" %)Coller un fichier dans un autre dossier

546

|(% style="vertical-align:middle; width:101px" %)[[image:1744200590083-440.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:777px" %)Supprimer un fichier

547

548

= Vider un champ contrôlé =

549

550

Dans les grilles de saisie, deux options permettent de retirer les valeurs d’un champ contrôlé (autorités, thésaurus, datation, listes, liens documentaires, etc.)

551

552

== Retirer toutes les valeurs du champ ==

553

554

Le bouton situé à droite du champ permet de **vider entièrement** son contenu [[image:1744200248285-737.png]] .

555

556

(% class="box warningmessage" %)

557

(((

558

Attention : ce bouton **supprime toutes les valeurs** du champ en un seul clic.

559

)))

560

561

[[Ex. Champ** Dénomination **dans la table des biens → clic sur la fonctionnalité.>>image:1744268557540-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

562

563

564

[[Ex. Résultat → champ** Dénomination **vidé.>>image:1744268598544-349.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

565

566

== Retirer une valeur spécifique ==

567

568

Si plusieurs termes sont renseignés dans un champ, vous pouvez en retirer un seul à l’aide de la croix située à droite de chaque valeur.

569

570

(% class="box infomessage" %)

(((

**Bonnes pratiques**

* Évitez le bouton de suppression global si vous souhaitez conserver certaines valeurs.

575

* La suppression via la croix n’affecte que le terme concerné, de façon immédiate.

576

* Si la valeur a été copiée dans d’autres champs (par duplication ou via un modèle), pensez à la vérifier et la modifier manuellement.

577

)))

578

579

[[Ex. Champ** Dénomination **dans la table des biens → clic sur la croix pour retirer le terme icône. >>image:1744268647429-243.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

580

581

582

[[Ex. Résultat → terme icône retiré du champ** Dénomination. **>>image:1744268693656-506.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

583

584

585

= Utiliser le clavier unicode =

586

587

Le clavier Unicode permet de saisir des caractères spéciaux et multilingues dans Flora, notamment pour :

588

589

* les textes anciens (grec ou latin, translittérations, diacritiques rares),

590

* les langues non latines comme le chinois, le japonais ou l’arabe,

591

* ou toute saisie nécessitant des signes typographiques ou linguistiques spécifiques.

592

593

Dans Flora, le clavier Unicode est accessible depuis l’espace de travail **Décrire**, dans le menu **Outils**.

Pour l'utiliser :

1. Ouvrez la fenêtre Unicode.

598

1. Choisissez le jeu de caractères souhaité (latin, grec, cyrillique, etc.).

599

1. Cliquez sur les lettres ou symboles à insérer.

600

1. Copiez la chaîne produite puis collez-la dans le champ texte de Flora concerné (ex. Champ** Transcription des inscriptions,** grille de saisie des biens).

601

602

(% class="box infomessage" %)

(((

**Bon à savoir**

* Le clavier Unicode est **compatible avec tous les champs texte** de Flora.

607

* Il permet une **saisie standardisée et internationale**, conforme aux règles de catalogage ou de transcription.

608

* Il évite les erreurs liées au copier-coller depuis des outils externes.

609

)))

610

611

[[Accès clavier unicode dans Flora.>>image:1752049189710-664.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

612

613

614

[[Clavier unicode → ouverture d'une nouvelle fenêtre, sélection de l'alphabet cyrillique et choix des caractères. >>image:1752049261731-843.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

)))

)))|(% style="width:300px" %)(((

620

(% class="box" %)

621

(((

622