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Version 109.1 par Pascale STEIMETZ-LE CACHEUX le 2025/08/07 09:50
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1 (% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures **
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3 |(% style="width:840px" %)(((
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5 (((
6 (% class="box" %)
7 (((
8 Flora met à votre disposition une **série d’outils** conçus pour optimiser, sécuriser et accélérer la saisie des données.
9
10 Ces fonctionnalités visent à :
11
12 * faciliter le remplissage de champs complexes ou répétitifs,
13 * garantir la cohérence documentaire et le respect des standards professionnels,
14 * et accompagner chaque utilisateur, quel que soit son niveau, grâce à une aide contextualisée et des assistants intégrés.
15
16 Qu’il s’agisse d’afficher une aide en ligne, de préremplir une grille via un modèle, de rechercher un terme dans un thésaurus, de gérer des dates précises ou anciennes, ou encore de saisir des caractères spéciaux, chaque outil a été pensé pour vous guider efficacement dans vos tâches de saisie.
17
18 Cette page propose un parcours guidé à travers l’ensemble de ces outils, afin d’en comprendre les usages et les mobiliser efficacement dans vos pratiques de saisie.
19 )))
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21 (((
22 = Consulter l’aide en ligne sur un champ =
23
24 Pour accéder à la documentation d’un champ :
25
26 1. **Clic droit** sur le libellé du champ → **Afficher Aide**
27 1. Une fenêtre s’ouvre, pointant vers le wiki : vous y trouverez des conseils, des exemples de saisie, voire des indications réglementaires.
28
29 (% class="box infomessage" %)
30 (((
31 Cette aide est **personnalisable **par l’administrateur fonctionnel.
32 )))
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34 [[Ex. table des biens →  clic droit sur le champ** Préfixe musée **pour afficher l'aide en ligne. >>image:1734100943088-429.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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37 [[Résultat →  consultation de l'aide en ligne sur le champ **Préfixe musée.**>>image:1734101035306-247.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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40 = Afficher les informations techniques d’un champ =
41
42 Deux options permettent de consulter les métadonnées d’un champ :
43
44 * **Survol** du libellé pour afficher le code technique ;
45 * **Clic droit → Afficher Informations** pour consulter les données associées.
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47 (% class="box infomessage" %)
48 (((
49 Les informations d’un champ peuvent être requises pour le support ou lors d’une vérification par l’administrateur.
50 )))
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52 [[Ex. table photothèque → survole du libellé du champ **Titre/légende** pour afficher son code informatique. >>image:1744196073845-875.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
53 )))
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59 [[Ex. table photothèque → clic droit sur le champ **Titre/légende** pour afficher les informations complémentaires.>>image:1744196121351-940.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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62 [[Résultat → consultation des informations sur le champ **Titre/légende**. >>image:1744196146434-955.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
63
64
65 = Utiliser les modèles de saisie rapide =
66
67 Les modèles de saisie rapide permettent de **préremplir une grille** avec des valeurs communes pour accélérer la saisie, tout en limitant les erreurs.
68
69 (% class="box warningmessage" %)
70 (((
71 **Elles sont propres à chaque utilisateur.**
72 )))
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74 (% class="box infomessage" %)
75 (((
76 **Les administrateurs fonctionnels** peuvent également utiliser cette fonctionnalité pour **créer des grilles de saisie personnalisées.**
77 )))
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79 == Créer un modèle ==
80
81 1. Ouvrez une grille de saisie
82 1. Activez la barre de saisie rapide en cliquant sur l'icône [[image:1744196445965-856.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="32" width="35"]] en bas à gauche
83 1. Nommez le modèle et enregistrez-le [[image:1744196571841-824.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="37" width="29"]]
84 1. Sélectionner les champs à mémoriser (clic sur les étoiles) [[image:1744196696669-247.png]]
85 1. Renseignez les champs mémorisées avec des valeurs par défaut ou non
86 1. Enregistrez le modèle en cliquant sur l'icône [[image:1744196809731-276.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="38" width="32"]] et fermez le modèle de saisie rapide en cliquant sur l'icône [[image:1744196834006-929.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="38" width="28"]]
87 1. Le modèle est prêt à être utilisé dans la grille de saisie concernée.
88
89 [[Ex. table des biens → ouverture d'un modèle de saisie rapide depuis la grille de saisie complète. >>image:1744196424064-778.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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91
92 [[Ex. table des biens → nommage du modèle de saisie rapide. >>image:1744196613035-663.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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95 [[Ex. Table des biens → champs saisis et mémorisés (étoiles bleues).>>image:1751955305794-257.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
96 )))
97
98 (((
99
100
101 [[Ex. Table des biens → enregistrement et fermeture du modèle. >>image:1751889357515-116.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
102
103
104 == Modifier et utiliser un modèle ==
105
106 1. Sélectionnez un modèle existant
107 1. Modifiez/ajoutez/supprimez les champs ou des blocs
108 1. Marquez les champs à mémoriser en cliquant sur les étoiles ([[image:1744196696669-247.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="34" width="28"]] = champ mémorisé / [[image:1751889287960-803.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] = champ désélectionné)
109 1. Ajoutez des valeurs par défaut si nécessaire dans les champs sélectionnés
110 1. Enregistrez les changements
111
112 [[Ex. Table des biens → choix du modèle de saisie rapide.>>image:1751888872714-791.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
113
114
115 [[Ex. Table des biens → modification de champs (suppression** **données champ **Collection**), ajout de champs (**Niveau d'intérêt, Fonds**). >>image:1751955478415-872.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
116
117
118 == Dupliquer un modèle ==
119
120 1. Sélectionnez un modèle existant dans la liste
121 1. Modifiez le nom du modèle et enregistrez-le.
122
123 [[Ex. Table des biens → choix du modèle de saisie rapide à dupliquer.>>image:1751888872714-791.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
124
125
126 [[Ex. Table des biens → modification du nom du modèle et enregistrement. >>image:1751890371850-155.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
127
128
129 [[Résultat →  modèle dupliqué. >>image:1751890551030-633.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
130
131 == Supprimer un modèle ==
132
133 1. Depuis la liste des modèles, sélectionnez les modèles à supprimer
134 1. Cliquez sur l’icône de suppression
135
136 [[Ex. Table des biens →  suppression d'un modèle en doublon.>>image:1751890493835-208.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
137
138
139 == Duplication de notice vs. modèle de saisie rapide : quelle différence ? ==
140
141 Avant de choisir un mode de saisie, il est essentiel de bien comprendre la différence entre **la duplication d’une notice** et **l’utilisation d’un modèle de saisie rapide**.
142
143 Ces deux outils répondent à des logiques différentes :
144
145 * l’un reproduit intégralement une notice existante,
146 * l’autre permet de préremplir uniquement les champs pertinents.
147
148 Le tableau ci-dessous récapitule les usages, avantages et limites de chaque méthode :
149
150 (% class="table-bordered" %)
151 (% class="active" %)|=**Fonction**|=**Définition**|=**Avantages**|=**Risques**
152 |**Duplication de notice**|**Copie complète** d’une notice existante|Rapide si est identique|Risque d’erreurs si des champs ne sont pas modifiés
153 |**Modèle de saisie rapide**|Sélection de champs avec pré-remplissage ou non de ces derniers|Sécurisé : seuls les champs utiles sont mémorisés
154 Personnalisable
155 Réutilisable pour des campagnes de saisie répétitives|Configuration initiale nécessaire
156
157 (% class="box infomessage" %)
158 (((
159 **Privilégiez les modèles de saisie rapide, **pour éviter les erreur
160 )))
161
162 = (% id="cke_bm_35452S" style="display:none" %) (%%)Parcourir le thésaurus avec l’assistant =
163
164 Les champs liés à un thésaurus disposent d’un **assistant, identifié par l'icône **[[image:1744269006702-138.png]], permettant de :
165
166 * Rechercher un terme
167 * Naviguer dans l’arborescence
168 * Ajouter un ou plusieurs termes à la notice
169
170 == Fonctionnalités intégrées : ==
171
172 * Recherche par mot-clé
173 * Navigation dans la hiérarchie
174 * Sélection et suppression de termes
175 * Création de nouveaux termes (si habilité)
176
177 == Comment l'utiliser ? ==
178
179 1. Cliquez sur l’icône pour ouvrir l'assistant.
180 1. Recherchez ou naviguez dans le thésaurus pour identifier le ou les termes souhaités ou en ajouter un.
181 1. Double-cliquez sur un terme (ou utiliser les boutons dédiés) pour l'ajouter à la sélection.
182 1. Fermez l'assistant : le ou les termes sélectionnés sont automatiquement insérés dans le champ.
183
184 >(% class="small" %)Ex. dans la table des Biens, sélection du terme toile dans le champ **Matière** à l’aide de l’assistant thésaurus.
185
186 [[Ex. table des biens, champ **Matière** → clic sur l'icône pour ouvrir l'assistant thésaurus.>>image:1751893741694-298.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
187
188
189 [[Ex. table des biens, assistant thésaurus **Matières et Techniques** → recherche, sélection du terme toile (double clic) et fermeture de l'assistant. >>image:1751893938811-547.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
190
191
192 == Utiliser la barre d"outil de l'assistant thésaurus ==
193
194 (% class="active" %)|(% style="background-color:#cbcbea; vertical-align:middle; width:304px" %)**Fonctionnalité**|(% style="background-color:#cbcbea; vertical-align:middle; width:575px" %)**Définition**
195 |(% style="vertical-align:middle; width:304px" %)[[image:1744269117607-946.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:575px" %)Saisissez un mot-clé dans l’onglet **Critère** pour afficher les résultats.
196 |(% style="vertical-align:middle; width:304px" %)[[image:1705073549125-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:575px" %)La langue active est affichée en haut à droite (ex. : Français).
197 |(% style="vertical-align:middle; width:304px" %)[[image:1744269162121-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:575px" %)Utilisez cette icône pour développer les branches hiérarchiques.
198 |(% style="vertical-align:middle; width:304px" %)[[image:1744269168001-183.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:575px" %)(((
199 (% id="cke_bm_443531S" style="display:none" %) (%%)Utilisez cette icône pour réduire les branches hiérarchiques.
200 )))
201 |(% style="vertical-align:middle; width:304px" %)[[image:1744269189103-125.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:575px" %)Si vous êtes habilité·e, cliquez sur l’icône d’ajout pour ouvrir une grille de saisie et créer un nouveau terme.
202 |(% style="vertical-align:middle; width:304px" %)[[image:1744269226594-162.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:575px" %)Sélectionnez un ou plusieurs termes via les boutons dédiés ou en double-cliquant sur un terme dans l’arborescence.
203 |(% style="vertical-align:middle; width:304px" %)[[image:1744269249651-654.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:575px" %)Utilisez l’icône correspondante pour supprimer un terme de la sélection.
204 |(% style="vertical-align:middle; width:304px" %)[[image:1744269267092-514.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="vertical-align:middle; width:575px" %)fermer la fenêtre en confirmant votre sélection, qui sera insérée dans le champ de la notice.
205
206 [[Résultat → le terme toile apparaît dans le champ **Matière** de la notice.>>image:1744269366488-201.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
207
208
209 = (% id="cke_bm_1547705S" style="display:none" %) (%%)Saisir une date avec l’assistant de datation =
210
211 Flora intègre un **assistant dédié** pour les champs de datation, offrant une saisie précise et structurée des dates, tout en assurant leur pleine **exploitabilité en recherche**.
212
213 L’assistant, accessible via l'icône dédiée, propose plusieurs modes de saisie :
214
215 * **Date simple** : jour, mois, année
216 * **Intervalle** : début/fin
217 * **Période étendue** : millénaires, siècles, avant/après J.-C.
218 * **Complément** de datation : vers, après, début de, etc.
219 * **Calendrier républicain** : prise en charge intégrée
220
221 Validez toujours votre saisie avant de revenir à la grille.
222
223 [[Ex. Table des biens → assistant de datation sur le champ **Date-Siècle-Millénaire début de création-exécution.**>>image:1744211210764-455.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
224
225
226 == Saisir une date ou une fourchette simple ==
227
228 === Onglet date ===
229
230 Permet de sélectionner une **date précise**, qui peut s’afficher au choix sous forme :
231
232 * Année
233 * Mois + année
234 * Jour + mois + année.
235
236 **Validez** impérativement la sélection avant de revenir à la grille de saisie, en cliquant sur le bouton [[image:1744211583840-183.png||height="34" width="29"]].
237
238 [[Ex. Table des biens,  champ **Date-Siècle-Millénaire début de création-exécution** → sélection d'une date simple dans le calendrier.>>image:1751955866354-446.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
239
240
241 [[Ex. Table des biens, champ **Date-Siècle-Millénaire début de création-exécution** → date simple rapatriée dans le champ.>>image:1744211616332-422.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
242
243
244 === Onglet intervalle de date ===
245
246 Permet de définir une période encadrée (date de début et de fin), avec les mêmes niveaux de précision.
247
248 * Année
249 * Mois + année
250 * Jour + mois + année.
251
252 **Validez** impérativement la sélection avant de revenir à la grille de saisie, en cliquant sur le bouton [[image:1744211583840-183.png]][[image:1754551830380-999.png;charset=utf-8]][[image:1754551810474-175.png;charset=utf-8]][[image:1754551781098-940.png;charset=utf-8]][[image:1754551841952-714.png;charset=utf-8]].
253
254 [[Ex. Table des biens, champ **Date-Siècle-Millénaire début de création-exécution** → sélection d'une intervalle de date simple dans le calendrier.>>image:1751955919130-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
255
256
257 [[Ex. Table des biens, champ **Date-Siècle-Millénaire début de création-exécution** → intervalle de date simple rapatriée dans le champ.>>image:1744211759977-578.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
258
259
260 == Saisir des dates étendues ==
261
262 Un toggle (interrupteur) **étendu** permet de travailler sur des datations très anciennes ou peu précises :
263
264 * **Milliards**, **millions**, ou **milliers d’années**
265 * **Siècles avant/après J.-C.**, avec découpage possible en **moitié** ou **quart de siècle**
266
267 1. Cliquez sur un type de date (ex. //80e millénaire// ou //15e siècle av. J.-C.//)
268 1. Précisez son découpage (ex. 83e millénaire ou 1ère moitié du 15 siècle av. J.-C.)
269 1. **Validez** impérativement la sélection avant de revenir à la grille de saisie, en cliquant sur le bouton [[image:1744211583840-183.png]][[image:1754551888089-279.png;charset=utf-8]][[image:1754551830380-999.png;charset=utf-8]][[image:1754551810474-175.png;charset=utf-8]][[image:1754551781098-940.png;charset=utf-8]][[image:1754551841952-714.png;charset=utf-8]].
270
271 [[Ex. Sélection et validation d'une intervalle de date étendue en milliers d'années dans l'assistant de datation.>>image:1751955973032-290.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
272
273
274 [[Ex. Sélection et validation d'une intervalle de date étendue en siècles av. J;-C. dans l'assistant de datation.>>image:1751956012401-592.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
275
276
277 == Préciser la date avec un complément ==
278
279 Dans Flora, vous pouvez ajouter un **complément de datation** à toute date saisie — qu’elle soit simple, étendue ou définie par intervalle — afin de refléter un niveau de certitude ou une approximation chronologique.
280
281 Un **menu déroulant** permet de qualifier la date à l’aide d’expressions standards telles que :
282
283 * **Exactement** //(valeur par défaut)//
284 * **Vers**
285 * **Avant**
286 * **Après**
287 * **Début**
288 * **Milieu**
289 * **Fin**
290
291 Ces compléments permettent d’indiquer la position estimée dans une période (ex. : //début du IIIe siècle// ou //milieu du IIe millénaire av. J.-C.//), tout en garantissant une bonne exploitabilité en recherche.
292
293 **Validez** impérativement la sélection avant de revenir à la grille de saisie, en cliquant sur le bouton [[image:1754552478030-114.png;charset=utf-8]][[image:1754551888089-279.png;charset=utf-8]][[image:1754551830380-999.png;charset=utf-8]][[image:1754551810474-175.png;charset=utf-8]][[image:1754551781098-940.png;charset=utf-8]][[image:1754551841952-714.png;charset=utf-8]].
294
295 >(% class="small" %)Ex. milieu du IIe siècle avant J.-C. ou fin du troisième quart du XXe siècle
296
297 [[Ex. Date simple → fonctionnalité complément de datation.>>image:1751956288746-445.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
298
299
300 == Saisir une date en calendrier républicain ==
301
302 Un onglet dédié vous permet de saisir une **date selon le calendrier républicain français**, utilisé entre 1792 et 1806.
303
304 Vous pouvez y sélectionner :
305
306 * le **mois républicain** (Vendémiaire, Brumaire, etc.),
307 * le **jour du mois**,
308 * ainsi que les **jours complémentaires ou intercalaires** (ex. : Jour de la Vertu, Jour du Travail…).
309
310 Flora prend en charge l’ensemble du calendrier républicain, y compris les cas particuliers liés aux années bissextiles.
311
312 **Validez** impérativement la sélection avant de revenir à la grille de saisie, en cliquant sur le bouton [[image:1754552488862-144.png;charset=utf-8]][[image:1754551888089-279.png;charset=utf-8]][[image:1754551830380-999.png;charset=utf-8]][[image:1754551810474-175.png;charset=utf-8]][[image:1754551781098-940.png;charset=utf-8]][[image:1754551841952-714.png;charset=utf-8]].
313
314 [[Ex. Sélection et validation d'une date dans le calendrier républicain.>>image:1751956523122-197.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
315
316
317 = Assistant sur les autorités =
318
319 L’assistant associé à ces champs permet de **rechercher et de rapatrier des autorités** (ou, selon les cas, des **liens vers des notices documentaires**) directement dans la grille de saisie.
320
321 == Ajouter une autorité dans un champ ==
322
323 Pour insérer une autorité dans un champ :
324
325 1. Cliquez sur l’**icône **[[image:1744267239237-220.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="37" width="32"]] à droite du champ concerné.
326 1. Recherchez l’autorité à rapatrier dans le champ en utilisant soit la **recherche simple**, soit la **recherche avancée**, selon vos besoins.
327 1. Sélectionnez le ou les termes souhaités.
328 1. Cliquez sur **Valider** pour rapatrier le lien dans la notice.
329
330 [[Ex. Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → recherche, sélection et validation de l'autorité personne dans l'assistant.>>image:1751959991697-634.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
331
332
333 [[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → autorités rapatriée dans le champ. >>image:1751960154874-910.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
334
335
336 == Comment rechercher une autorité dans l’assistant ? ==
337
338 Pour choisir le mode de recherche le plus adapté dans l’assistant d’autorité, il est utile de bien comprendre les différences entre la **recherche simple** et la **recherche avancée**. Le tableau ci-dessous vous aide à identifier rapidement les atouts et les cas d’usage de chacun.
339
340 (% class="table-bordered" %)
341 (% class="active" %)|(% style="text-align:center; width:125px" %)**Critère**|(% style="text-align:center; width:323px" %)**Recherche simple **|(% style="text-align:center; width:431px" %)**Recherche avancée**
342 |(% style="text-align:center; width:125px" %)Accès|(% style="text-align:center; width:323px" %)Par défaut à l’ouverture de l’assistant|(% style="text-align:center; width:431px" %)Via le bouton **Avancée >>** depuis la recherche simple
343 |(% style="text-align:center; width:125px" %)Objectif|(% style="text-align:center; width:323px" %)Trouver rapidement une autorité avec un mot-clé|(% style="text-align:center; width:431px" %)Affiner la recherche en combinant plusieurs critères (recherche experte)
344 |(% style="text-align:center; width:125px" %)Saisie|(% style="text-align:center; width:323px" %)1 champ de recherche (ex. : Durand//)//|(% style="text-align:center; width:431px" %)Formulaire multi-index (ex. : Nom, Qualité, Date…)
345 |(% style="text-align:center; width:125px" %)Affichage des résultats|(% colspan="2" rowspan="1" style="text-align:center; width:323px" %)Liste double (haut = autorités à ajouter, bas = autorités sélectionnées + résumé)
346 |(% style="text-align:center; width:125px" %)Ajouter des termes|(% colspan="2" style="text-align:center; width:323px" %)Double clic ou bouton** Ajouter **[[image:1744267530823-370.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="35" width="31"]]
347 |(% style="text-align:center; width:125px" %)Retirer des termes|(% colspan="2" style="text-align:center; width:323px" %)clic sur le bouton **Retirer** [[image:1744267515165-450.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="36" width="29"]]
348 |(% style="text-align:center; width:125px" %)Accès à l'autre mode|(% style="text-align:center; width:323px" %)Oui, via le bouton **Avancée >>**|(% style="text-align:center; width:323px" %)Oui, via le bouton **<< Simple**
349 |(% style="text-align:center; width:125px" %)Cas d'usage recommandé|(% style="text-align:center; width:323px" %)Recherche rapide sur un nom connu ou partiel|(% style="text-align:center; width:323px" %)Recherche ciblée ou complexe (homonymes, filtres multiples)
350
351 (% class="box infomessage" %)
352 (((
353 **Bon à savoir** : vous pouvez afficher toutes les autorités d’une table en lançant une recherche simple sans critère.
354 )))
355
356 [[Ex. Assistant d'autorité table personnes, recherche simple sans critère → affichage des autorités. >>image:1751962471114-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
357
358
359 [[Ex. Assistant d'autorité table personnes → accès à la recherche avancée.>>image:1744267681768-429.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
360
361
362 [[Ex. Assistant d'autorité table personnes → recherche avancée des Baudry dont le lieu de travail est Vendée et sélection de l'autorité. >>image:1744267851493-505.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
363
364
365 [[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → autorités rapatriée dans le champ. >>image:1744267909001-661.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
366
367
368 = Créer une autorité liée =
369
370 Lors de la saisie d’une notice, il peut arriver que l’autorité recherchée (personne, lieu, collection, etc.) n’existe pas encore dans la base. Flora propose alors un raccourci pour créer immédiatement la nouvelle autorité, sans quitter la saisie en cours.
371
372 Étapes de création :
373
374 1. **Cliquez sur le bouton **[[image:1752042218305-859.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="32" width="34"]]à droite du champ soumis à autorité.
375 1. **Une nouvelle fenêtre s’ouvre**, affichant la grille de saisie de la notice d’autorité (personne, lieu, collection… selon le champ concerné).
376 1. **Complétez les champs obligatoires et utiles** de la nouvelle notice d’autorité.
377 1. **Cliquez sur Enregistrer.**
378 1. **Retour automatique** à la grille de saisie initiale, avec le lien vers la nouvelle autorité inséré dans le champ.
379
380 (% class="box infomessage" %)
381 (((
382 Cette fonctionnalité est uniquement disponible si le **profil utilisateur** dispose des droits nécessaires.
383 Elle est généralement réservée aux profils administrateurs et aux utilisateurs habilités à enrichir les autorités.
384 )))
385
386 [[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → clic sur le bouton de création.>>image:1752041695676-894.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
387
388
389 [[Ex. Grille de saisie autorité personnes → saisie des champs obligatoire et utiles puis enregistrement.>>image:1752042299046-236.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
390
391
392 [[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → retour à la grille de saisie initiale : l'autorité saisie a été rapatriée dans le champ. >>image:1752041758619-395.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
393 )))
394
395
396
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399
400
401
402
403
404
405
406
407
408
409 = Ajouter un terme dans une liste =
410
411 Lors de la saisie, certains champs de type liste (déroulante ou longue) peuvent être enrichis par les utilisateurs habilités. Cela permet d’ajouter de nouvelles valeurs sans quitter la notice en cours.
412
413 L’ajout est autorisé uniquement si :
414
415 * le champ concerné est paramétré pour accepter l’enrichissement,
416 * et si l’utilisateur dispose des droits requis (profil administrateur ou habilité).
417
418 L’**icône d’ajout** [[image:1752042949344-726.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] indique que l’ajout de valeurs est possible.
419
420 (% class="box infomessage" %)
421 (((
422 Bonnes pratiques :
423
424 * Vérifiez qu’un terme similaire n’existe pas déjà avant d’en créer un nouveau.
425 * Ne jamais modifier manuellement le champ **Code**.
426 * Supprimez tout terme inutile **avant** de valider.
427 * Si le bouton n’est pas affiché, vous ne pouvez pas ajouter vous-même une nouvelle valeur. L’ajout devra être réalisé par un administrateur fonctionnel. En cas de doute ou de restriction, sollicitez votre administrateur fonctionnel.
428 )))
429
430 == Listes déroulantes ==
431
432 1. Cliquez sur l’icône [[image:1752043338393-575.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="33" width="35"]] située à droite de la liste déroulante.
433 Une fenêtre d’ajout s’ouvre, vous permettant de créer une ou plusieurs nouvelles valeurs.
434 1. Dans cette fenêtre :
435
436 * Une ligne vide est automatiquement proposée : **renseignez le libellé** (champ obligatoire).
437 * Pour **ajouter plusieurs valeurs**, utilisez les **boutons de la barre d’outils** en haut de la fenêtre (ajout ou suppression de lignes).
438
439 (% start="3" %)
440 1. Cliquez sur **Valider** pour enregistrer les nouvelles valeurs.
441 Les nouveaux termes sont immédiatement intégrés à la liste et deviennent sélectionnables dans le champ.
442
443 [[Ex. Liste **Type** dans les entrées →  ajout d'un terme.>>image:1752044708346-334.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
444
445
446 )))
447
448 [[Ex. Résultat → nouveau terme immédiatement ajouté à la liste et sélectionnable. >>image:1744210347789-938.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
449
450
451 (((
452 == Listes longues : une étape supplémentaire ==
453
454 Dans les listes longues, l’ajout d’un nouveau terme suit le même principe que pour les listes déroulantes, **à une différence près** :
455 le bouton [[image:1752045487385-423.png||data-xwiki-image-style-border="true"]]n’est pas directement visible à droite du champ.
456
457 Procédure :
458
459 1. Cliquez d’abord sur le bouton [[image:1744210470829-953.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="44" width="30"]] pour **ouvrir la liste.**
460 1. Dans la nouvelle fenêtre, utilisez le bouton [[image:1752045525067-815.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] situé en bas à droite, pour insérer une nouvelle valeur.
461 1. Vous accédez alors à la même interface d’ajout avec possibilité d’ajouter ou supprimer plusieurs termes avant validation.
462
463 (% class="box infomessage" %)
464 (((
465 Pensez à bien valider pour enregistrer vos ajouts. Les nouvelles valeurs seront immédiatement disponibles à la sélection.
466 )))
467
468 [[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → ouverture de la liste et clic sur le bouton de création. >>image:1752045931813-985.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
469
470
471 [[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → saisie du terme et validation.>>image:1752046150702-919.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
472
473
474 == Supprimer un terme ajouté par erreur dans une liste ==
475
476 Lors de l’ajout de nouvelles valeurs dans une **liste déroulante** ou **liste longue**, il est possible de supprimer un terme avant validation si une erreur a été commise.
477
478 Comment faire :
479
480 1. Dans la fenêtre d’ajout, cochez la case située à gauche de la ou des lignes à supprimer.
481 1. Cliquez sur le bouton [[image:1752044286842-233.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="26" width="30"]] situé dans la **barre d’outils en haut à droite** de la fenêtre.
482 1. Le ou les termes sont immédiatement retirés de la liste en cours d’édition.
483
484 (% class="box warningmessage" %)
485 (((
486 La suppression n’est possible **qu’avant la validation finale**. Une fois les termes enregistrés, seuls les administrateurs pourront intervenir sur la liste.
487 )))
488
489 [[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → suppression de plusieurs termes avant validation.>>image:1752044520714-289.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
490
491
492 = Créer une notice documentaire et attacher un fichier =
493
494 Dans Flora, un raccourci présent dans la grille de saisie permet de créer une notice documentaire (photo, document, vidéo, etc.) et d’y associer immédiatement un fichier. Cette notice liée est ensuite automatiquement rattachée à la notice principale.
495
496 (((
497 == Créer la notice documentaire associée ==
498
499 1. Depuis le regroupement de champs **Documentation** de la grille de saisie, choisissez un champ de lien documentaire.
500 1. Cliquez sur le bouton [[image:1752071858179-406.png||data-xwiki-image-style-border="true"]].
501 1. Une grille de saisie s’ouvre : renseignez les champs nécessaires puis cliquez sur **Enregistrer**.
502
503 [[Ex. Création d'une notice autres documents. >>image:1752072262230-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
504 )))
505
506
507 [[Ex. Saisie des champs et enregistrement. >>image:1752072381981-919.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
508
509
510 [[Résultat → la notice est créée.>>image:1752072465102-170.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
511
512
513 == Associer un fichier à cette notice documentaire ==
514
515 1. Une fois la notice enregistrée, cliquez sur sur le bouton  [[image:1744198755996-817.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] pour ouvrir la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**.
516 1. Pour ajouter un fichier, utilisez l’un des boutons de la barre d’outils située en haut de la fenêtre :
517
518 (% class="active" %)|(% style="text-align:center; width:129px" %)**Icône**|(% style="width:750px" %)**Fonction **
519 |(% style="width:129px" %)[[image:1752127989218-122.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:750px" %)Ajouter un fichier bureautique (PDF, Word, etc.)
520 |(% style="width:129px" %)[[image:1752128014249-970.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:750px" %)Ajouter un fichier photo (JPEG, PNG, TIFF…)
521 |(% style="width:129px" %)[[image:1752128001068-301.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:750px" %)Ajouter un fichier vidéo ou audio (MP4, MP3…)
522
523 (% start="3" %)
524 1. Parcourez vos fichiers et sélectionnez celui à associer.
525 1. Cliquez sur **Valider** pour confirmer le rapatriement du fichier.
526 1. Pour finaliser l’opération et revenir à la grille de saisie, cliquez sur le bouton [[image:1744199081111-700.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] en haut à droite.
527 1. Enregistrez la notice principale pour que l’association soit visible dans le pavé de visualisation des liens documentaires.
528
529 [[Ex. Autres documents → clic sur le bouton d'attachement.>>image:1752072620688-952.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
530
531
532 [[Ex. Ajout du fichier.>>image:1752128535606-760.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
533
534
535 [[Ex. Recherche et rapatriement du fichier.>>image:1752128628976-112.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
536
537
538 [[Ex. Validation du fichier. >>image:1752128674753-298.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
539
540
541 [[Ex. Finalisation de l'attachement. >>image:1752128759287-959.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
542
543
544 [[Ex.Retour sur la grille de saisie du bien → enregistrer la notice pour consulter le résultat.>>image:1752128821690-808.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
545
546
547 [[Résultat → consultation de la notice et du fichier liés dans la pavé de visualisation des liens documentaires. >>image:1752128999094-967.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
548
549
550 === Focus : Les outils de la fenêtre de gestion avancée ===
551
552 [[Fenêtre de gestion avancée des fichiers.>>image:1752129852836-661.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
553
554
555 Voici les principales fonctionnalités disponibles pour gérer vos fichiers associés :
556
557 (% class="active" %)|(% style="text-align:center; width:101px" %)**Icône**|(% style="width:777px" %)**Fonction**
558 |(% style="width:101px" %)[[image:1744200154013-335.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Retourner à la notice
559 |(% style="width:101px" %)[[image:1744200173773-567.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Valider l’ajout d’un document
560 |(% style="width:101px" %)[[image:1744200248285-737.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Annuler une association
561 |(% style="width:101px" %)[[image:2025-04-09_14h01_32.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Ajouter un dossier
562 |(% style="width:101px" %)[[image:1744200306410-626.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Ajouter un fichier bureautique (PDF, Word, etc.)
563 |(% style="width:101px" %)[[image:1744200336429-184.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Ajouter un fichier photo (PNG, JPEG, TIFF, etc.)
564 |(% style="width:101px" %)[[image:1744200363870-496.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Ajouter un fichier vidéo-audio (MP3,MP4, etc.)
565 |(% style="width:101px" %)[[image:1744200401014-873.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Descendre un fichier dans la liste
566 |(% style="width:101px" %)[[image:1744200414180-540.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Monter un fichier dans la liste
567 |(% style="width:101px" %)[[image:1744200455510-180.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Modifier les attributs du fichier
568 |(% style="width:101px" %)[[image:1744200502704-220.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Couper un fichier pour le déplacer
569 |(% style="width:101px" %)[[image:1744200560571-305.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Coller un fichier dans un autre dossier
570 |(% style="width:101px" %)[[image:1744200590083-440.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Supprimer un fichier
571
572 = Vider un champ contrôlé =
573
574 Dans les grilles de saisie, deux options permettent de retirer les valeurs d’un champ contrôlé (autorités, thésaurus, datation, listes, liens documentaires, etc.)
575
576 == Retirer toutes les valeurs du champ ==
577
578 Le bouton [[image:1744268486947-525.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] situé à droite du champ permet de **vider entièrement** son contenu.
579
580 (% class="box warningmessage" %)
581 (((
582 Attention : ce bouton **supprime toutes les valeurs** du champ en un seul clic.
583 )))
584
585 [[Ex. Champ** Dénomination **dans la table des biens → clic sur la fonctionnalité.>>image:1744268557540-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
586
587
588 [[Ex. Résultat → champ** Dénomination **vidé.>>image:1744268598544-349.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
589
590 == Retirer une valeur spécifique ==
591
592 Lorsque plusieurs termes sont présents dans un champ, il est possible de retirer **une seule valeur** grâce à la **croix** affichée à côté de chaque terme.
593
594 (% class="box infomessage" %)
595 (((
596 Bonnes pratiques :
597
598 * Ne pas utiliser le bouton de suppression global si vous ne souhaitez pas tout effacer.
599 * La suppression est immédiate, uniquement pour le terme cliqué.
600 * Si d'autres champs ont hérité de cette valeur (par duplication ou modèle de saisie rapide), pensez à les vérifier et les ajuster manuellement.
601 )))
602
603 [[Ex. Champ** Dénomination **dans la table des biens → clic sur la croix pour retirer le terme icône. >>image:1744268647429-243.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
604
605
606 [[Ex. Résultat → terme icône retiré du champ** Dénomination. **>>image:1744268693656-506.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
607
608
609 = Utiliser le clavier unicode =
610
611 Le clavier Unicode permet de saisir des caractères spéciaux et multilingues dans Flora, notamment pour :
612
613 * les textes anciens (grec ou latin, translittérations, diacritiques rares),
614 * les langues non latines comme le chinois, le japonais ou l’arabe,
615 * ou toute saisie nécessitant des signes typographiques ou linguistiques spécifiques.
616
617 Dans Flora, le clavier Unicode est accessible depuis l’espace de travail **Décrire**, dans le menu **Outils**.
618
619 Pour l'utiliser :
620
621 1. Ouvrez la fenêtre Unicode.
622 1. Choisissez le jeu de caractères souhaité (latin, grec, cyrillique, etc.).
623 1. Cliquez sur les lettres ou symboles à insérer.
624 1. Copiez la chaîne produite puis collez-la dans le champ texte de Flora concerné (ex. Champ** Transcription des inscriptions,** grille de saisie des biens).
625
626 (% class="box infomessage" %)
627 (((
628 Bon à savoir :
629
630 * Le clavier Unicode est **compatible avec tous les champs texte** de Flora.
631 * Il permet une **saisie standardisée et internationale**, conforme aux règles de catalogage ou de transcription.
632 * Il évite les erreurs liées au copier-coller depuis des outils externes.
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635 [[Accès clavier unicode dans Flora.>>image:1752049189710-664.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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638 [[Clavier unicode → ouverture d'une nouvelle fenêtre, sélection de l'alphabet cyrillique et choix des caractères. >>image:1752049261731-843.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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643 )))|(% style="width:300px" %)(((
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646 **Sommaire**
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655 **Aller plus loin**
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657 * [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/5.C.%20Saisie/Les%20diff%C3%A9rents%20types%20de%20champs/]]
658 * [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/5.C.%20Saisie/Les%20outils%20de%20la%20notice/]]
659 * [[Consulter les documents associés>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Consulter%20les%20documents%20associ%C3%A9s/]]
660 * [[Modifier l'aide en ligne>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/2_Administration/Administration%20fonctionnelle/Modifier%20l%E2%80%99aide%20en%20ligne/]]
661 * [[Créer et gérer les grilles de saisie>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/2_Administration/Administration%20fonctionnelle/Gestion%20dynamique%20des%20sc%C3%A9narios/]]
662 )))
663
664 (% class="box" %)
665 (((
666 **Icônes principales**
667
668 * [[image:1751958918305-515.png]]
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670 * Ouvrir l'assistant thésaurus
671 * [[image:Autorit%2525C3%2525A9s_Liens.png]]
672 * Rechercher une notice à lier
673 * [[image:Cr%25C3%25A9er.png]]
674 * Créer ou nouvelle notice liée ou un nouveau terme dans une liste
675 * [[image:1752133397727-422.png]]
676 * Attacher un fichier
677 * [[image:Liste_2.png]]
678 * Ouvrir le menu déroulant
679 * [[image:1750832487231-298.png]]
680 * Ouvrir la liste
681 * [[image:Datation.png]]
682 * Ouvrir l'assistant de datation
683 * [[image:Retour%2520liste%2520de%2520r%25C3%25A9sultats.png]]
684 * Vider un champ
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