Exploiter les outils d’aide à la saisie

Qu’il s’agisse d’afficher une aide en ligne, de préremplir une grille via un modèle, de rechercher un terme dans un thésaurus, de gérer des dates précises ou anciennes, ou encore de saisir des caractères spéciaux, chaque outil a été pensé pour vous guider efficacement dans vos tâches de saisie.

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Cette page propose un parcours guidé à travers l’ensemble de ces outils, afin d’en comprendre les usages et les mobiliser efficacement dans vos pratiques de saisie.

)))

(((

= Consulter l’aide en ligne sur un champ =

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Pour accéder à la documentation d’un champ :

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1. **Clic droit** sur le libellé du champ → **Afficher Aide**

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1. Une fenêtre s’ouvre, pointant vers le wiki : vous y trouverez des conseils, des exemples de saisie, voire des indications réglementaires.

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(% class="box infomessage" %)

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(((

31

Cette aide est **personnalisable **par l’administrateur fonctionnel.

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)))

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34

[[Ex. table des biens → clic droit sur le champ** Préfixe musée **pour afficher l'aide en ligne. >>image:1734100943088-429.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[Résultat → consultation de l'aide en ligne sur le champ **Préfixe musée.**>>image:1734101035306-247.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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= Afficher les informations techniques d’un champ =

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Deux options permettent de consulter les métadonnées d’un champ :

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* **Survol** du libellé pour afficher le code technique ;

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* **Clic droit → Afficher Informations** pour consulter les données associées.

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(% class="box infomessage" %)

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(((

49

Les informations d’un champ peuvent être requises pour le support ou lors d’une vérification par l’administrateur.

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)))

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52

[[Ex. table photothèque → survole du libellé du champ **Titre/légende** pour afficher son code informatique. >>image:1744196073845-875.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

)))

[[Ex. table photothèque → clic droit sur le champ **Titre/légende** pour afficher les informations complémentaires.>>image:1744196121351-940.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[Résultat → consultation des informations sur le champ **Titre/légende**. >>image:1744196146434-955.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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= Utiliser les modèles de saisie rapide =

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Les modèles de saisie rapide permettent de **préremplir une grille** avec des valeurs communes pour accélérer la saisie, tout en limitant les erreurs.

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(% class="box infomessage" %)

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(((

70

**Les administrateurs fonctionnels** peuvent également utiliser cette fonctionnalité pour **créer des grilles de saisie personnalisées.**

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)))

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== Créer un modèle ==

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1. Ouvrez une grille de saisie

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1. Activez la barre de saisie rapide en cliquant sur l'icône [[image:1744196445965-856.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="32" width="35"]] en bas à gauche

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1. Nommez le modèle et enregistrez-le [[image:1744196571841-824.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="37" width="29"]]

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1. Sélectionner les champs à mémoriser (clic sur les étoiles) [[image:1744196696669-247.png]]

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1. Renseignez les champs mémorisées avec des valeurs par défaut ou non

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1. Enregistrez le modèle en cliquant sur l'icône [[image:1744196809731-276.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="38" width="32"]] et fermez le modèle de saisie rapide en cliquant sur l'icône [[image:1744196834006-929.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="38" width="28"]]

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1. Le modèle est prêt à être utilisé dans la grille de saisie concernée.

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[[Ex. table des biens → ouverture d'un modèle de saisie rapide depuis la grille de saisie complète. >>image:1744196424064-778.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[Ex. table des biens → nommage du modèle de saisie rapide. >>image:1744196613035-663.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[Ex. Table des biens → champs saisis et mémorisés (étoiles bleues).>>image:1751955305794-257.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

)))

(((

[[Ex. Table des biens → enregistrement et fermeture du modèle. >>image:1751889357515-116.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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== Modifier et utiliser un modèle ==

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1. Sélectionnez un modèle existant

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1. Modifiez/ajoutez/supprimez les champs ou des blocs

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1. Marquez les champs à mémoriser en cliquant sur les étoiles ([[image:1744196696669-247.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="34" width="28"]] = champ mémorisé / [[image:1751889287960-803.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] = champ désélectionné)

103

1. Pensez à enregistrer les changements pour ne pas les perdre

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105

[[Ex. Table des biens → choix du modèle de saisie rapide.>>image:1751888872714-791.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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108

[[Ex. Table des biens → modification de champs (suppression** **données champ **Collection**), ajout de champs (**Niveau d'intérêt, Fonds**). >>image:1751955478415-872.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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110

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== Dupliquer un modèle ==

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113

1. Sélectionnez un modèle existant dans la liste

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1. Modifiez le nom du modèle et enregistrez-le.

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[[Ex. Table des biens → choix du modèle de saisie rapide à dupliquer.>>image:1751888872714-791.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[Ex. Table des biens → modification du nom du modèle et enregistrement. >>image:1751890371850-155.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[Résultat → modèle dupliqué. >>image:1751890551030-633.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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124

== Supprimer un modèle ==

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1. Depuis la liste des modèles, sélectionnez les modèles à supprimer

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1. Cliquez sur l’icône de suppression

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[[Ex. Table des biens → suppression d'un modèle en doublon.>>image:1751890493835-208.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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131

132

== Quelle différence entre duplication de notice et modèle de saisie rapide ? ==

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Avant de choisir un mode de saisie, il est essentiel de bien comprendre la différence entre **la duplication d’une notice** et **l’utilisation d’un modèle de saisie rapide**. Ces deux outils répondent à des logiques différentes : l’un reproduit intégralement une notice existante, l’autre permet de préremplir uniquement les champs pertinents.

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Le tableau ci-dessous récapitule les usages, avantages et limites de chaque méthode :

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(% class="table-bordered" %)

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(% class="active" %)|=**Fonction**|=**Définition**|=**Avantages**|=**Risques**

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|**Duplication de notice**|Création d'une nouvelle notice en copiant **l'intégralité** d'une notice existante|Rapide si toutes les données sont à reprendre à l’identique|Risque d’oublier de supprimer ou modifier des champs non pertinents :

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– Liens photo

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– Constat d’état

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– Numéros spécifiques

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– Données descriptives erronées

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|**Modèle de saisie rapide**|Pré-remplissage de champs sélectionnés dans une grille standard|Sécurisé : seuls les champs utiles sont mémorisés

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Personnalisable

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Réutilisable pour des campagnes de saisie répétitives|Nécessite une configuration initiale, mais évite les erreurs de contenu

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(% class="box infomessage" %)

149

(((

150

**Privilégiez les modèles de saisie rapide.** La duplication de notices n’est à utiliser qu’avec une vigilance extrême, en vérifiant soigneusement toutes les données dupliquées.

151

)))

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= (% id="cke_bm_35452S" style="display:none" %) (%%)Assistant thésaurus =

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L’assistant thésaurus permet de **parcourir le thésaurus associé à un champ**, de **rechercher ou explorer les termes disponibles**, puis de **rapatrier les termes appropriés** dans la notice en cours de saisie.

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Les champs contrôlés par un thésaurus sont reconnaissables à l’**icône **[[image:1744269006702-138.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="35" width="33"]] affichée à droite du champ.

Comment l'utiliser ?

1. Cliquez sur l’icône à droite du champ concerné pour ouvrir l'assistant.

162

1. Recherchez ou naviguez dans le thésaurus pour identifier le ou les termes souhaités.

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1. Double-cliquez sur un terme (ou utiliser les boutons dédiés) pour l'ajouter à la sélection.

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1. Fermez l'assistant : le ou les termes sélectionnés sont automatiquement insérés dans le champ.

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>(% class="small" %)Ex. dans la table des Biens, sélection du terme toile dans le champ **Matière** à l’aide de l’assistant thésaurus.

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[[Ex. table des biens, champ **Matière** → clic sur l'icône pour ouvrir l'assistant thésaurus.>>image:1751893741694-298.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[Ex. table des biens, assistant thésaurus **Matières et Techniques** → recherche, sélection du terme toile (double clic) et fermeture de l'assistant. >>image:1751893938811-547.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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L'assistant thésaurus propose plusieurs outils pour rechercher, naviguer, sélectionner ou ajouter des termes de manière structurée et conforme aux règles de saisie définies dans Flora :

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(% class="active" %)|(% style="width:304px" %)**Fonctionnalité**|(% style="width:575px" %)**Définition**

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|(% style="width:304px" %)[[image:1744269117607-946.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:575px" %)Saisissez un mot-clé dans l’onglet **Critère** pour afficher les résultats.

178

|(% style="width:304px" %)[[image:1705073549125-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:575px" %)La langue active est affichée en haut à droite (ex. : Français).

179

|(% style="width:304px" %)[[image:1744269162121-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:575px" %)Utilisez les flèches pour développer les branches hiérarchiques.

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|(% style="width:304px" %)[[image:1744269168001-183.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:575px" %)(((

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(% id="cke_bm_443531S" style="display:none" %) (%%)Utilisez les flèches pour réduire les branches hiérarchiques.

182

)))

183

|(% style="width:304px" %)[[image:1744269189103-125.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:575px" %)Si vous êtes habilité·e, cliquez sur l’icône d’ajout pour ouvrir une grille de saisie et créer un nouveau terme.

184

|(% style="width:304px" %)[[image:1744269226594-162.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:575px" %)Sélectionnez un ou plusieurs termes via les boutons dédiés ou en double-cliquant sur un terme dans l’arborescence.

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|(% style="width:304px" %)[[image:1744269249651-654.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:575px" %)Utilisez l’icône correspondante pour supprimer un terme de la sélection.

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|(% style="width:304px" %)[[image:1744269267092-514.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:575px" %)fermer la fenêtre en confirmant votre sélection, qui sera insérée dans le champ de la notice.

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188

[[Résultat → le terme toile apparaît dans le champ **Matière** de la notice.>>image:1744269366488-201.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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= (% id="cke_bm_1547705S" style="display:none" %) (%%)Assistant datation =

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Les champs de datation dans Flora sont enrichis d’un **assistant dédié**, permettant de saisir des dates avec un **niveau de précision très fin**, tout en garantissant leur **exploitabilité en recherche**.

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195

Grâce à un calendrier interactif, il est possible de renseigner une date précise, une fourchette ou même des périodes longues (millénaire, siècle, quart de siècle…). L’outil gère également les compléments de datation (ex. : //vers//, //après//, //au début de…//) et propose une prise en charge du **calendrier républicain**.

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197

L’assistant de datation est accessible lorsqu’un **bouton calendrier** apparaît à droite du champ concerné.

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Un clic sur ce bouton ouvre une fenêtre contenant plusieurs onglets, selon le type de datation souhaité.

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200

[[Ex. Table des biens → assistant de datation sur le champ **Date-Siècle-Millénaire début de création-exécution.**>>image:1744211210764-455.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

201

202

203

== Saisir une date ou une fourchette simple ==

=== Onglet date ===

Permet de sélectionner une **date précise**, qui peut s’afficher au choix sous forme :

* Année

* Mois + année

* Jour + mois + année.

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213

[[Ex. Table des biens, champ **Date-Siècle-Millénaire début de création-exécution** → sélection d'une date simple dans le calendrier.>>image:1751955866354-446.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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215

216

(% class="box warningmessage" %)

217

(((

218

**Validez** impérativement la sélection avant de revenir à la grille de saisie, en cliquant sur le bouton [[image:1744211583840-183.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="34" width="29"]].

219

)))

220

221

[[Ex. Table des biens, champ **Date-Siècle-Millénaire début de création-exécution** → date simple rapatriée dans le champ.>>image:1744211616332-422.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

222

223

224

=== Onglet intervalle de date ===

225

226

Permet de définir une période encadrée (date de début et de fin), avec les mêmes niveaux de précision.

227

228

[[Ex. Table des biens, champ **Date-Siècle-Millénaire début de création-exécution** → sélection d'une intervalle de date simple dans le calendrier.>>image:1751955919130-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

229

230

231

(% class="box warningmessage" %)

232

(((

233

**Validez** impérativement la sélection avant de revenir à la grille de saisie.

234

)))

235

236

[[Ex. Table des biens, champ **Date-Siècle-Millénaire début de création-exécution** → intervalle de date simple rapatriée dans le champ.>>image:1744211759977-578.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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238

239

== Dates étendues : périodes longues ou anciennes ==

240

241

Le bouton// //étendu permet de travailler sur des datations très anciennes ou peu précises :

242

243

* **Milliards**, **millions**, ou **milliers d’années**

244

* **Siècles avant/après J.-C.**, avec découpage possible en **moitié** ou **quart de siècle**

245

246

Utilisation : cliquer sur un type de date (ex. //80e millénaire// ou //15e siècle av. J.-C.//) puis préciser son découpage (ex. 83e millénaire ou 1ère moitié du 15 siècle av. J.-C.).

247

248

[[Ex. Sélection et validation d'une intervalle de date étendue en milliers d'années dans l'assistant de datation.>>image:1751955973032-290.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

249

250

251

[[Ex. Sélection et validation d'une intervalle de date étendue en siècles av. J;-C. dans l'assistant de datation.>>image:1751956012401-592.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

252

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254

(% class="box warningmessage" %)

255

(((

256

**Validez** impérativement la sélection avant de revenir à la grille de saisie.

257

)))

258

259

== Complément de datation ==

260

261

Dans Flora, il est possible d’ajouter un **complément** à la date saisie, qu’il s’agisse d’une **date simple** ou d’une **date étendue**, avec ou sans intervalle.

262

263

Une **liste déroulante** permet de qualifier la date avec des expressions comme :

264

265

* //Exactement// (valeur par défaut),

266

* //Vers//, //Avant//, //Après//, //Début//, //Milieu//, //Fin//…

267

268

>(% class="small" %)Ex. milieu du IIe siècle avant J.-C. ou fin du troisième quart du XXe siècle

269

270

[[Ex. Date simple → fonctionnalité complément de datation.>>image:1751956288746-445.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

271

272

273

== Calendrier républicain ==

274

275

Un onglet spécifique permet de saisir une date issue du **calendrier républicain français**, y compris les jours complémentaires ou intercalaires.

276

277

[[Ex. Sélection et validation d'une date dans le calendrier républicain.>>image:1751956523122-197.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

278

279

280

(% class="box warningmessage" %)

281

(((

282

**Validez** impérativement la sélection avant de revenir à la grille de saisie.

283

)))

284

285

= Assistant sur les autorités =

286

287

L’assistant associé à ces champs permet de **rechercher et de rapatrier des autorités** (ou, selon les cas, des **liens vers des notices documentaires**) directement dans la grille de saisie.

288

289

== Lier une autorité depuis un champ ==

290

291

Pour insérer une autorité dans un champ :

292

293

1. Cliquez sur l’**icône **[[image:1744267239237-220.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="37" width="32"]] à droite du champ concerné.

294

1. Recherchez l’autorité à rapatrier dans le champ en utilisant soit la **recherche simple**, soit la **recherche avancée**, selon vos besoins.

295

1. Sélectionnez le ou les termes souhaités.

296

1. Cliquez sur **Valider** pour rapatrier le lien dans la notice.

297

298

[[Ex. Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → recherche, sélection et validation de l'autorité personne dans l'assistant.>>image:1751959991697-634.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

299

300

301

[[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → autorités rapatriée dans le champ. >>image:1751960154874-910.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

302

303

304

== Comment rechercher une autorité dans l’assistant ? ==

305

306

Pour choisir le mode de recherche le plus adapté dans l’assistant d’autorité, il est utile de bien comprendre les différences entre la **recherche simple** et la **recherche avancée**. Le tableau ci-dessous vous aide à identifier rapidement les atouts et les cas d’usage de chacun.

307

308

(% class="table-bordered" %)

309

(% class="active" %)|(% style="text-align:center; width:125px" %)**Critère**|(% style="text-align:center; width:323px" %)**Recherche simple **|(% style="text-align:center; width:431px" %)**Recherche avancée**

310

|(% style="text-align:center; width:125px" %)Accès|(% style="text-align:center; width:323px" %)Par défaut à l’ouverture de l’assistant|(% style="text-align:center; width:431px" %)Via le bouton **Avancée >>** depuis la recherche simple

311

|(% style="text-align:center; width:125px" %)Objectif|(% style="text-align:center; width:323px" %)Trouver rapidement une autorité avec un mot-clé|(% style="text-align:center; width:431px" %)Affiner la recherche en combinant plusieurs critères (recherche experte)

312

|(% style="text-align:center; width:125px" %)Saisie|(% style="text-align:center; width:323px" %)1 champ de recherche (ex. : Durand//)//|(% style="text-align:center; width:431px" %)Formulaire multi-index (ex. : Nom, Qualité, Date…)

313

|(% style="text-align:center; width:125px" %)Affichage des résultats|(% colspan="2" rowspan="1" style="text-align:center; width:323px" %)Liste double (haut = autorités à ajouter, bas = autorités sélectionnées + résumé)

314

|(% style="text-align:center; width:125px" %)Ajouter des termes|(% colspan="2" style="text-align:center; width:323px" %)Double clic ou bouton** Ajouter **[[image:1744267530823-370.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="35" width="31"]]

315

|(% style="text-align:center; width:125px" %)Retirer des termes|(% colspan="2" style="text-align:center; width:323px" %)clic sur le bouton **Retirer** [[image:1744267515165-450.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="36" width="29"]]

316

|(% style="text-align:center; width:125px" %)Accès à l'autre mode|(% style="text-align:center; width:323px" %)Oui, via le bouton **Avancée >>**|(% style="text-align:center; width:323px" %)Oui, via le bouton **<< Simple**

317

|(% style="text-align:center; width:125px" %)Cas d'usage recommandé|(% style="text-align:center; width:323px" %)Recherche rapide sur un nom connu ou partiel|(% style="text-align:center; width:323px" %)Recherche ciblée ou complexe (homonymes, filtres multiples)

318

319

(% class="box infomessage" %)

320

(((

321

**Bon à savoir** : vous pouvez afficher toutes les autorités d’une table en lançant une recherche simple sans critère.

322

)))

323

324

[[Ex. Assistant d'autorité table personnes, recherche simple sans critère → affichage des autorités. >>image:1751962471114-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

325

326

327

[[Ex. Assistant d'autorité table personnes → accès à la recherche avancée.>>image:1744267681768-429.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

328

329

330

[[Ex. Assistant d'autorité table personnes → recherche avancée des Baudry dont le lieu de travail est Vendée et sélection de l'autorité. >>image:1744267851493-505.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

331

332

333

[[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → autorités rapatriée dans le champ. >>image:1744267909001-661.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

334

335

336

= Créer une autorité liée =

337

338

Lors de la saisie d’une notice, il peut arriver que l’autorité recherchée (personne, lieu, collection, etc.) n’existe pas encore dans la base. Flora propose alors un raccourci pour créer immédiatement la nouvelle autorité, sans quitter la saisie en cours.

Étapes de création :

1. **Cliquez sur le bouton **[[image:1752042218305-859.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="32" width="34"]]à droite du champ soumis à autorité.

343

1. **Une nouvelle fenêtre s’ouvre**, affichant la grille de saisie de la notice d’autorité (personne, lieu, collection… selon le champ concerné).

344

1. **Complétez les champs obligatoires et utiles** de la nouvelle notice d’autorité.

345

1. **Cliquez sur Enregistrer.**

346

1. **Retour automatique** à la grille de saisie initiale, avec le lien vers la nouvelle autorité inséré dans le champ.

347

348

(% class="box infomessage" %)

349

(((

350

Cette fonctionnalité est uniquement disponible si le **profil utilisateur** dispose des droits nécessaires.

351

Elle est généralement réservée aux profils administrateurs et aux utilisateurs habilités à enrichir les autorités.

352

)))

353

354

[[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → clic sur le bouton de création.>>image:1752041695676-894.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

355

356

357

[[Ex. Grille de saisie autorité personnes → saisie des champs obligatoire et utiles puis enregistrement.>>image:1752042299046-236.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

358

359

360

[[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → retour à la grille de saisie initiale : l'autorité saisie a été rapatriée dans le champ. >>image:1752041758619-395.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

)))

= Ajouter un terme dans une liste =

375

376

Lors de la saisie, certains champs de type liste (déroulante ou longue) peuvent être enrichis par les utilisateurs habilités. Cela permet d’ajouter de nouvelles valeurs sans quitter la notice en cours.

377

378

L’ajout est autorisé uniquement si :

379

380

* le champ concerné est paramétré pour accepter l’enrichissement,

381

* et si l’utilisateur dispose des droits requis (profil administrateur ou habilité).

382

383

L’**icône d’ajout** [[image:1752042949344-726.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] indique que l’ajout de valeurs est possible.

384

385

(% class="box infomessage" %)

(((

Bonnes pratiques :

* Vérifiez qu’un terme similaire n’existe pas déjà avant d’en créer un nouveau.

390

* Ne jamais modifier manuellement le champ **Code**.

391

* Supprimez tout terme inutile **avant** de valider.

392

* Si le bouton n’est pas affiché, vous ne pouvez pas ajouter vous-même une nouvelle valeur. L’ajout devra être réalisé par un administrateur fonctionnel. En cas de doute ou de restriction, sollicitez votre administrateur fonctionnel.

393

)))

394

395

== Listes déroulantes ==

396

397

1. Cliquez sur l’icône [[image:1752043338393-575.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="33" width="35"]] située à droite de la liste déroulante.

398

Une fenêtre d’ajout s’ouvre, vous permettant de créer une ou plusieurs nouvelles valeurs.

399

1. Dans cette fenêtre :

400

401

* Une ligne vide est automatiquement proposée : **renseignez le libellé** (champ obligatoire).

402

* Pour **ajouter plusieurs valeurs**, utilisez les **boutons de la barre d’outils** en haut de la fenêtre (ajout ou suppression de lignes).

403

404

(% start="3" %)

405

1. Cliquez sur **Valider** pour enregistrer les nouvelles valeurs.

406

Les nouveaux termes sont immédiatement intégrés à la liste et deviennent sélectionnables dans le champ.

407

408

[[Ex. Liste **Type** dans les entrées → ajout d'un terme.>>image:1752044708346-334.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

)))

[[Ex. Résultat → nouveau terme immédiatement ajouté à la liste et sélectionnable. >>image:1744210347789-938.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

(((

== Listes longues : une étape supplémentaire ==

418

419

Dans les listes longues, l’ajout d’un nouveau terme suit le même principe que pour les listes déroulantes, **à une différence près** :

420

le bouton [[image:1752045487385-423.png||data-xwiki-image-style-border="true"]]n’est pas directement visible à droite du champ.

Procédure :

1. Cliquez d’abord sur le bouton [[image:1744210470829-953.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="44" width="30"]] pour **ouvrir la liste.**

425

1. Dans la nouvelle fenêtre, utilisez le bouton [[image:1752045525067-815.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] situé en bas à droite, pour insérer une nouvelle valeur.

426

1. Vous accédez alors à la même interface d’ajout avec possibilité d’ajouter ou supprimer plusieurs termes avant validation.

427

428

(% class="box infomessage" %)

429

(((

430

Pensez à bien valider pour enregistrer vos ajouts. Les nouvelles valeurs seront immédiatement disponibles à la sélection.

431

)))

432

433

[[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → ouverture de la liste et clic sur le bouton de création. >>image:1752045931813-985.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

434

435

436

[[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → saisie du terme et validation.>>image:1752046150702-919.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

437

438

439

== Supprimer un terme ajouté par erreur dans une liste ==

440

441

Lors de l’ajout de nouvelles valeurs dans une **liste déroulante** ou **liste longue**, il est possible de supprimer un terme avant validation si une erreur a été commise.

Comment faire :

1. Dans la fenêtre d’ajout, cochez la case située à gauche de la ou des lignes à supprimer.

446

1. Cliquez sur le bouton [[image:1752044286842-233.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="26" width="30"]] situé dans la **barre d’outils en haut à droite** de la fenêtre.

447

1. Le ou les termes sont immédiatement retirés de la liste en cours d’édition.

448

449

(% class="box warningmessage" %)

450

(((

451

La suppression n’est possible **qu’avant la validation finale**. Une fois les termes enregistrés, seuls les administrateurs pourront intervenir sur la liste.

452

)))

453

454

[[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → suppression de plusieurs termes avant validation.>>image:1752044520714-289.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

455

456

457

= Créer une notice documentaire et attacher un fichier =

458

459

Dans Flora, un raccourci présent dans la grille de saisie permet de créer une notice documentaire (photo, document, vidéo, etc.) et d’y associer immédiatement un fichier. Cette notice liée est ensuite automatiquement rattachée à la notice principale.

460

461

(((

462

== Créer la notice documentaire associée ==

463

464

1. Depuis le regroupement de champs **Documentation** de la grille de saisie, choisissez un champ de lien documentaire.

465

1. Cliquez sur le bouton [[image:1752071858179-406.png||data-xwiki-image-style-border="true"]].

466

1. Une grille de saisie s’ouvre : renseignez les champs nécessaires puis cliquez sur **Enregistrer**.

467

468

[[Ex. Création d'une notice autres documents. >>image:1752072262230-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

)))

[[Ex. Saisie des champs et enregistrement. >>image:1752072381981-919.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

473

474

475

[[Résultat → la notice est créée.>>image:1752072465102-170.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

476

477

478

== Associer un fichier à cette notice documentaire ==

479

480

1. Une fois la notice enregistrée, cliquez sur sur le bouton [[image:1744198755996-817.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] pour ouvrir la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**.

481

1. Pour ajouter un fichier, utilisez l’un des boutons de la barre d’outils située en haut de la fenêtre :

482

483

(% class="active" %)|(% style="text-align:center; width:129px" %)**Icône**|(% style="width:750px" %)**Fonction **

484

|(% style="width:129px" %)[[image:1752127989218-122.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:750px" %)Ajouter un fichier bureautique (PDF, Word, etc.)

485

|(% style="width:129px" %)[[image:1752128014249-970.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:750px" %)Ajouter un fichier photo (JPEG, PNG, TIFF…)

486

|(% style="width:129px" %)[[image:1752128001068-301.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:750px" %)Ajouter un fichier vidéo ou audio (MP4, MP3…)

487

488

(% start="3" %)

489

1. Parcourez vos fichiers et sélectionnez celui à associer.

490

1. Cliquez sur **Valider** pour confirmer le rapatriement du fichier.

491

1. Pour finaliser l’opération et revenir à la grille de saisie, cliquez sur le bouton [[image:1744199081111-700.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] en haut à droite.

492

1. Enregistrez la notice principale pour que l’association soit visible dans le pavé de visualisation des liens documentaires.

493

494

[[Ex. Autres documents → clic sur le bouton d'attachement.>>image:1752072620688-952.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

495

496

497

[[Ex. Ajout du fichier.>>image:1752128535606-760.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

498

499

500

[[Ex. Recherche et rapatriement du fichier.>>image:1752128628976-112.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

501

502

503

[[Ex. Validation du fichier. >>image:1752128674753-298.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

504

505

506

[[Ex. Finalisation de l'attachement. >>image:1752128759287-959.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

507

508

509

[[Ex.Retour sur la grille de saisie du bien → enregistrer la notice pour consulter le résultat.>>image:1752128821690-808.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

510

511

512

[[Résultat → consultation de la notice et du fichier liés dans la pavé de visualisation des liens documentaires. >>image:1752128999094-967.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

513

514

515

=== Focus : Les outils de la fenêtre de gestion avancée ===

516

517

[[Fenêtre de gestion avancée des fichiers.>>image:1752129852836-661.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

518

519

520

Voici les principales fonctionnalités disponibles pour gérer vos fichiers associés :

521

522

(% class="active" %)|(% style="text-align:center; width:101px" %)**Icône**|(% style="width:777px" %)**Fonction**

523

|(% style="width:101px" %)[[image:1744200154013-335.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Retourner à la notice

524

|(% style="width:101px" %)[[image:1744200173773-567.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Valider l’ajout d’un document

525

|(% style="width:101px" %)[[image:1744200248285-737.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Annuler une association

526

|(% style="width:101px" %)[[image:2025-04-09_14h01_32.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Ajouter un dossier

527

|(% style="width:101px" %)[[image:1744200306410-626.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Ajouter un fichier bureautique (PDF, Word, etc.)

528

|(% style="width:101px" %)[[image:1744200336429-184.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Ajouter un fichier photo (PNG, JPEG, TIFF, etc.)

529

|(% style="width:101px" %)[[image:1744200363870-496.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Ajouter un fichier vidéo-audio (MP3,MP4, etc.)

530

|(% style="width:101px" %)[[image:1744200401014-873.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Descendre un fichier dans la liste

531

|(% style="width:101px" %)[[image:1744200414180-540.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Monter un fichier dans la liste

532

|(% style="width:101px" %)[[image:1744200455510-180.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Modifier les attributs du fichier

533

|(% style="width:101px" %)[[image:1744200502704-220.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Couper un fichier pour le déplacer

534

|(% style="width:101px" %)[[image:1744200560571-305.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Coller un fichier dans un autre dossier

535

|(% style="width:101px" %)[[image:1744200590083-440.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Supprimer un fichier

536

537

= Vider un champ contrôlé =

538

539

Dans les grilles de saisie, deux options permettent de retirer les valeurs d’un champ contrôlé (autorités, thésaurus, datation, listes, liens documentaires, etc.)

540

541

== Retirer toutes les valeurs du champ ==

542

543

Le bouton [[image:1744268486947-525.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] situé à droite du champ permet de **vider entièrement** son contenu.

544

545

(% class="box warningmessage" %)

546

(((

547

Attention : ce bouton **supprime toutes les valeurs** du champ en un seul clic.

548

)))

549

550

[[Ex. Champ** Dénomination **dans la table des biens → clic sur la fonctionnalité.>>image:1744268557540-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

551

552

553

[[Ex. Résultat → champ** Dénomination **vidé.>>image:1744268598544-349.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

554

555

== Retirer une valeur spécifique ==

556

557

Lorsque plusieurs termes sont présents dans un champ, il est possible de retirer **une seule valeur** grâce à la **croix** affichée à côté de chaque terme.

558

559

(% class="box infomessage" %)

(((

Bonnes pratiques :

* Ne pas utiliser le bouton de suppression global si vous ne souhaitez pas tout effacer.

564

* La suppression est immédiate, uniquement pour le terme cliqué.

565

* Si d'autres champs ont hérité de cette valeur (par duplication ou modèle de saisie rapide), pensez à les vérifier et les ajuster manuellement.

566

)))

567

568

[[Ex. Champ** Dénomination **dans la table des biens → clic sur la croix pour retirer le terme icône. >>image:1744268647429-243.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

569

570

571

[[Ex. Résultat → terme icône retiré du champ** Dénomination. **>>image:1744268693656-506.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

572

573

574

= Utiliser le clavier unicode =

575

576

Le clavier Unicode permet de saisir des caractères spéciaux et multilingues dans Flora, notamment pour :

577

578

* les textes anciens (grec ou latin, translittérations, diacritiques rares),

579

* les langues non latines comme le chinois, le japonais ou l’arabe,

580

* ou toute saisie nécessitant des signes typographiques ou linguistiques spécifiques.

581

582

Dans Flora, le clavier Unicode est accessible depuis l’espace de travail **Décrire**, dans le menu **Outils**.

Pour l'utiliser :

1. Ouvrez la fenêtre Unicode.

587

1. Choisissez le jeu de caractères souhaité (latin, grec, cyrillique, etc.).

588

1. Cliquez sur les lettres ou symboles à insérer.

589

1. Copiez la chaîne produite puis collez-la dans le champ texte de Flora concerné (ex. Champ** Transcription des inscriptions,** grille de saisie des biens).

590

591

(% class="box infomessage" %)

(((

Bon à savoir :

* Le clavier Unicode est **compatible avec tous les champs texte** de Flora.

596

* Il permet une **saisie standardisée et internationale**, conforme aux règles de catalogage ou de transcription.

597

* Il évite les erreurs liées au copier-coller depuis des outils externes.

598

)))

599

600

[[Accès clavier unicode dans Flora.>>image:1752049189710-664.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

601

602

603

[[Clavier unicode → ouverture d'une nouvelle fenêtre, sélection de l'alphabet cyrillique et choix des caractères. >>image:1752049261731-843.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

)))

)))|(% style="width:300px" %)(((

609

(% class="box" %)

610

(((

611