Les outils d'aide à la saisie
Version 3.5 et ultérieures
Flora met à disposition une palette complète d’outils conçus pour accompagner les utilisateurs à chaque étape de la saisie. Qu’il s’agisse de renseigner un champ complexe, d’accéder à une aide contextuelle, de préremplir des valeurs via un modèle, de sélectionner un terme dans un thésaurus, de dater précisément une œuvre ou d’intégrer des caractères rares grâce au clavier Unicode, chaque fonctionnalité poursuit un triple objectif : faciliter la saisie, garantir la qualité des données et respecter les standards professionnels. Cette page propose un parcours guidé à travers l’ensemble de ces outils, afin d’en comprendre les usages et les mobiliser efficacement dans vos pratiques de saisie. Aide en ligne sur les champsPour consulter la documentation associée à un champ :
 Ex. table des biens → clic droit sur le champ Préfixe musée pour afficher l'aide en ligne.  Résultat → consultation de l'aide en ligne sur le champ Préfixe musée. Informations sur le champVous pouvez également survoler un libellé pour afficher son code technique, ou effectuer un clic droit → Afficher Informations pour obtenir des données complémentaires.  Ex. table photothèque → survole du libellé du champ Titre/légende pour afficher son code informatique.  Ex. table photothèque → clic droit sur le champ Titre/légende pour afficher les informations complémentaires.  Résultat → consultation des informations sur le champ Titre/légende. Modèles de saisie rapideLes modèles de saisie rapide permettent de gagner du temps lors de la saisie de séries de notices similaires. Ils permettent de préremplir certains champs avec des valeurs communes, sans risque d’erreurs liées à une duplication complète. Créer un modèle
Le modèle peut ensuite être rappelé à tout moment, dans la grille de saisie concernée.  Ex. table des biens → ouverture d'un modèle de saisie rapide depuis la grille de saisie complète.  Ex. table des biens → nommage du modèle de saisie rapide.  Ex. Table des biens → champs saisis et mémorisés (étoiles bleues).
 Ex. Table des biens → enregistrement et fermeture du modèle. Utiliser ou modifier un modèle
 Ex. Table des biens → choix du modèle de saisie rapide.  Ex. Table des biens → modification de champs (suppression données champ Collection), ajout de champs (Niveau d'intérêt, Fonds). Dupliquer un modèle
Ex. Table des biens → choix du modèle de saisie rapide à dupliquer.  Ex. Table des biens → modification du nom du modèle et enregistrement.  Résultat → modèle dupliqué. Supprimer un modèle
 Ex. Table des biens → suppression d'un modèle en doublon. Quelle différence entre duplication de notice et modèle de saisie rapide ?Avant de choisir un mode de saisie, il est essentiel de bien comprendre la différence entre la duplication d’une notice et l’utilisation d’un modèle de saisie rapide. Ces deux outils répondent à des logiques différentes : l’un reproduit intégralement une notice existante, l’autre permet de préremplir uniquement les champs pertinents.
Assistant thésaurusL’assistant thésaurus permet de parcourir le thésaurus associé à un champ, de rechercher ou explorer les termes disponibles, puis de rapatrier les termes appropriés dans la notice en cours de saisie. Les champs contrôlés par un thésaurus sont reconnaissables à l’icône Comment l'utiliser ?
 Ex. table des biens, champ Matière → clic sur l'icône pour ouvrir l'assistant thésaurus.  Ex. table des biens, assistant thésaurus Matières et Techniques → recherche, sélection du terme toile (double clic) et fermeture de l'assistant. L'assistant thésaurus propose plusieurs outils pour rechercher, naviguer, sélectionner ou ajouter des termes de manière structurée et conforme aux règles de saisie définies dans Flora :
 Résultat → le terme toile apparaît dans le champ Matière de la notice. Assistant datationLes champs de datation dans Flora sont enrichis d’un assistant dédié, permettant de saisir des dates avec un niveau de précision très fin, tout en garantissant leur exploitabilité en recherche. Grâce à un calendrier interactif, il est possible de renseigner une date précise, une fourchette ou même des périodes longues (millénaire, siècle, quart de siècle…). L’outil gère également les compléments de datation (ex. : vers, après, au début de…) et propose une prise en charge du calendrier républicain. L’assistant de datation est accessible lorsqu’un bouton calendrier apparaît à droite du champ concerné.  Ex. Table des biens → assistant de datation sur le champ Date-Siècle-Millénaire début de création-exécution. Saisir une date ou une fourchette simpleOnglet datePermet de sélectionner une date précise, qui peut s’afficher au choix sous forme :
 Ex. Table des biens, champ Date-Siècle-Millénaire début de création-exécution → sélection d'une date simple dans le calendrier. Validez impérativement la sélection avant de revenir à la grille de saisie, en cliquant sur le bouton  Ex. Table des biens, champ Date-Siècle-Millénaire début de création-exécution → date simple rapatriée dans le champ. Onglet intervalle de datePermet de définir une période encadrée (date de début et de fin), avec les mêmes niveaux de précision.  Ex. Table des biens, champ Date-Siècle-Millénaire début de création-exécution → sélection d'une intervalle de date simple dans le calendrier.  Ex. Table des biens, champ Date-Siècle-Millénaire début de création-exécution → intervalle de date simple rapatriée dans le champ. Dates étendues : périodes longues ou anciennesLe bouton étendu permet de travailler sur des datations très anciennes ou peu précises :
Utilisation : cliquer sur un type de date (ex. 80e millénaire ou 15e siècle av. J.-C.) puis préciser son découpage (ex. 83e millénaire ou 1ère moitié du 15 siècle av. J.-C.).  Ex. Sélection et validation d'une intervalle de date étendue en milliers d'années dans l'assistant de datation.  Ex. Sélection et validation d'une intervalle de date étendue en siècles av. J;-C. dans l'assistant de datation. Complément de datationDans Flora, il est possible d’ajouter un complément à la date saisie, qu’il s’agisse d’une date simple ou d’une date étendue, avec ou sans intervalle. Une liste déroulante permet de qualifier la date avec des expressions comme :
 Ex. Date simple → fonctionnalité complément de datation. Calendrier républicainUn onglet spécifique permet de saisir une date issue du calendrier républicain français, y compris les jours complémentaires ou intercalaires.  Ex. Sélection et validation d'une date dans le calendrier républicain. Assistant sur les autoritésL’assistant associé à ces champs permet de rechercher et de rapatrier des autorités (ou, selon les cas, des liens vers des notices documentaires) directement dans la grille de saisie. Lier une autorité depuis un champPour insérer une autorité dans un champ :
 Ex. Table des biens champs Auteur-Exécutant → recherche, sélection et validation de l'autorité personne dans l'assistant.  Ex.Table des biens champs Auteur-Exécutant → autorités rapatriée dans le champ. Comment rechercher une autorité dans l’assistant ?Pour choisir le mode de recherche le plus adapté dans l’assistant d’autorité, il est utile de bien comprendre les différences entre la recherche simple et la recherche avancée. Le tableau ci-dessous vous aide à identifier rapidement les atouts et les cas d’usage de chacun.
 Ex. Assistant d'autorité table personnes, recherche simple sans critère → affichage des autorités.  Ex. Assistant d'autorité table personnes → accès à la recherche avancée.  Ex. Assistant d'autorité table personnes → recherche avancée des Baudry dont le lieu de travail est Vendée et sélection de l'autorité.  Ex.Table des biens champs Auteur-Exécutant → autorités rapatriée dans le champ. Créer une autorité liéeLors de la saisie d’une notice, il peut arriver que l’autorité recherchée (personne, lieu, collection, etc.) n’existe pas encore dans la base. Flora propose alors un raccourci pour créer immédiatement la nouvelle autorité, sans quitter la saisie en cours. Étapes de création :
 Ex.Table des biens champs Auteur-Exécutant → clic sur le bouton de création.  Ex. Grille de saisie autorité personnes → saisie des champs obligatoire et utiles puis enregistrement.  Ex.Table des biens champs Auteur-Exécutant → retour à la grille de saisie initiale : l'autorité saisie a été rapatriée dans le champ. Ajouter un terme dans une listeLors de la saisie, certains champs de type liste (déroulante ou longue) peuvent être enrichis par les utilisateurs habilités. Cela permet d’ajouter de nouvelles valeurs sans quitter la notice en cours. L’ajout est autorisé uniquement si :
L’icône d’ajout Listes déroulantes
 Ex. Liste Type dans les entrées → ajout d'un terme.
 Ex. Résultat → nouveau terme immédiatement ajouté à la liste et sélectionnable. Listes longues : une étape supplémentaireDans les listes longues, l’ajout d’un nouveau terme suit le même principe que pour les listes déroulantes, à une différence près : Procédure :
 Ex. Liste Conditions de manutention dans les biens → ouverture de la liste et clic sur le bouton de création.  Ex. Liste Conditions de manutention dans les biens → saisie du terme et validation. Supprimer un terme ajouté par erreur dans une listeLors de l’ajout de nouvelles valeurs dans une liste déroulante ou liste longue, il est possible de supprimer un terme avant validation si une erreur a été commise. Comment faire :
 Ex. Liste Conditions de manutention dans les biens → suppression de plusieurs termes avant validation. Créer une notice documentaire et attacher un fichierDans Flora, un raccourci présent dans la grille de saisie permet de créer une notice documentaire (photo, document, vidéo, etc.) et d’y associer immédiatement un fichier. Cette notice liée est ensuite automatiquement rattachée à la notice principale. Créer la notice documentaire associée
 Ex. Création d'une notice autres documents.  Ex. Saisie des champs et enregistrement.  Résultat → la notice est créée. Associer un fichier à cette notice documentaire
 Ex. Autres documents → clic sur le bouton d'attachement.  Ex. Ajout du fichier.  Ex. Recherche et rapatriement du fichier.  Ex. Validation du fichier.  Ex. Finalisation de l'attachement.  Ex.Retour sur la grille de saisie du bien → enregistrer la notice pour consulter le résultat.  Résultat → consultation de la notice et du fichier liés dans la pavé de visualisation des liens documentaires. Focus : Les outils de la fenêtre de gestion avancée Fenêtre de gestion avancée des fichiers. Voici les principales fonctionnalités disponibles pour gérer vos fichiers associés :
Vider un champ contrôléDans les grilles de saisie, deux options permettent de retirer les valeurs d’un champ contrôlé (autorités, thésaurus, datation, listes, liens documentaires, etc.) Retirer toutes les valeurs du champLe bouton  Ex. Champ Dénomination dans la table des biens → clic sur la fonctionnalité.  Ex. Résultat → champ Dénomination vidé. Retirer une valeur spécifiqueLorsque plusieurs termes sont présents dans un champ, il est possible de retirer une seule valeur grâce à la croix affichée à côté de chaque terme.  Ex. Champ Dénomination dans la table des biens → clic sur la croix pour retirer le terme icône.  Ex. Résultat → terme icône retiré du champ Dénomination. Utiliser le clavier unicodeLe clavier Unicode permet de saisir des caractères spéciaux et multilingues dans Flora, notamment pour :
Dans Flora, le clavier Unicode est accessible depuis l’espace de travail Décrire, dans le menu Outils. Pour l'utiliser :
 Accès clavier unicode dans Flora.  Clavier unicode → ouverture d'une nouvelle fenêtre, sélection de l'alphabet cyrillique et choix des caractères.
| Sommaire Aller plus loin Icônes principales
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en bas à gauche
= champ mémorisé)
et fermez le modèle de saisie rapide en cliquant sur l'icône 
= champ mémorisé / 
= champ désélectionné)
affichée à droite du champ.
.
à droite du champ concerné.
à droite du champ soumis à autorité.
indique que l’ajout de valeurs est possible.
située à droite de la liste déroulante.
n’est pas directement visible à droite du champ.
pour ouvrir la liste.
situé en bas à droite, pour insérer une nouvelle valeur.
situé dans la barre d’outils en haut à droite de la fenêtre.
. 
pour ouvrir la fenêtre de gestion avancée des fichiers.
en haut à droite. 
situé à droite du champ permet de vider entièrement son contenu.
Ouvrir l'assistant thésaurus 
Rechercher une notice à lier
Créer ou nouvelle notice liée ou un nouveau terme dans une liste 
Ouvrir le menu déroulant
Ouvrir la liste
Ouvrir l'assistant de datation
Vider un champ