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Modifications pour le document Exploiter les outils d’aide à la saisie

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/15 14:27
Depuis la version 97.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/10 09:25
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À la version 68.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/09 09:20
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -5,9 +5,7 @@
5 5  (((
6 6  (% class="box" %)
7 7  (((
8 -**Flora met à disposition une palette complète d’outils conçus pour accompagner les utilisateurs à chaque étape de la saisie.** Qu’il s’agisse de renseigner un champ complexe, d’accéder à une aide contextuelle, de préremplir des valeurs via un modèle, de sélectionner un terme dans un thésaurus, de dater précisément une œuvre ou d’intégrer des caractères rares grâce au clavier Unicode, chaque fonctionnalité poursuit un triple objectif : **faciliter la saisie, garantir la qualité des données et respecter les standards professionnels**.
9 -
10 -Cette page propose un parcours guidé à travers l’ensemble de ces outils, afin d’en comprendre les usages et les mobiliser efficacement dans vos pratiques de saisie.
8 +
11 11  )))
12 12  
13 13  (((
... ... @@ -44,13 +44,6 @@
44 44  
45 45  
46 46  
47 -
48 -
49 -
50 -
51 -
52 -
53 -
54 54  [[Ex. table photothèque → clic droit sur le champ **Titre/légende** pour afficher les informations complémentaires.>>image:1744196121351-940.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
55 55  
56 56  
... ... @@ -359,17 +359,6 @@
359 359  
360 360  
361 361  
362 -
363 -
364 -
365 -
366 -
367 -
368 -
369 -
370 -
371 -
372 -
373 373  = Ajouter un terme dans une liste =
374 374  
375 375  Lors de la saisie, certains champs de type liste (déroulante ou longue) peuvent être enrichis par les utilisateurs habilités. Cela permet d’ajouter de nouvelles valeurs sans quitter la notice en cours.
... ... @@ -411,16 +411,18 @@
411 411  
412 412  [[Ex. Résultat → nouveau terme immédiatement ajouté à la liste et sélectionnable. >>image:1744210347789-938.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
413 413  
414 -
415 415  (((
416 -== Listes longues : une étape supplémentaire ==
395 +(% class="wikigeneratedid" %)
396 +
417 417  
398 +== Listes longues : une étape supplémentaire ==
399 +
418 418  Dans les listes longues, l’ajout d’un nouveau terme suit le même principe que pour les listes déroulantes, **à une différence près** :
419 -le bouton [[image:1752045487385-423.png||data-xwiki-image-style-border="true"]]n’est pas directement visible à droite du champ.
401 +le bouton [[image:1752045487385-423.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="32" width="34"]]n’est pas directement visible à droite du champ.
420 420  
421 421  Procédure :
422 422  
423 -1. Cliquez d’abord sur le bouton [[image:1744210470829-953.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="44" width="30"]] pour **ouvrir la liste.**
405 +1. Cliquez d’abord sur le bouton [[image:1744210470829-953.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="40" width="27"]] pour **ouvrir la liste.**
424 424  1. Dans la nouvelle fenêtre, utilisez le bouton [[image:1752045525067-815.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] situé en bas à droite, pour insérer une nouvelle valeur.
425 425  1. Vous accédez alors à la même interface d’ajout avec possibilité d’ajouter ou supprimer plusieurs termes avant validation.
426 426  
... ... @@ -429,14 +429,11 @@
429 429  Pensez à bien valider pour enregistrer vos ajouts. Les nouvelles valeurs seront immédiatement disponibles à la sélection.
430 430  )))
431 431  
432 -[[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → ouverture de la liste et clic sur le bouton de création. >>image:1752045931813-985.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
433 433  
434 434  
435 -[[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → saisie du terme et validation.>>image:1752046150702-919.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
436 436  
417 += Supprimer un terme ajouté par erreur dans une liste =
437 437  
438 -== Supprimer un terme ajouté par erreur dans une liste ==
439 -
440 440  Lors de l’ajout de nouvelles valeurs dans une **liste déroulante** ou **liste longue**, il est possible de supprimer un terme avant validation si une erreur a été commise.
441 441  
442 442  Comment faire :
... ... @@ -452,182 +452,115 @@
452 452  
453 453  [[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → suppression de plusieurs termes avant validation.>>image:1752044520714-289.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
454 454  
434 +
435 +)))
436 +)))|(% style="width:300px" %)(((
437 +(% class="box" %)
438 +(((
439 +**Sommaire**
455 455  
456 -= Créer une notice documentaire et attacher un fichier =
441 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
442 +)))
457 457  
458 -Dans Flora, un raccourci présent dans la grille de saisie permet de créer une notice documentaire (photo, document, vidéo, etc.) et d’y associer immédiatement un fichier. Cette notice liée est ensuite automatiquement rattachée à la notice principale.
459 -
444 +(% class="box" %)
460 460  (((
461 -== Créer la notice documentaire associée ==
446 +**Aller plus loin**
462 462  
463 -1. Depuis le regroupement de champs **Documentation** de la grille de saisie, choisissez un champ de lien documentaire.
464 -1. Cliquez sur le bouton [[image:1752071858179-406.png||data-xwiki-image-style-border="true"]].
465 -1. Une grille de saisie s’ouvre : renseignez les champs nécessaires puis cliquez sur **Enregistrer**.
448 +* [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
449 +* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
450 +* [[Modifier l'aide en ligne>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Modifier l’aide en ligne.WebHome]]
451 +* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome]]
452 +)))
466 466  
467 -[[Ex. Création d'une notice autres documents. >>image:1752072262230-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
454 +(% class="box" %)
455 +(((
456 +**Icônes principales**
468 468  )))
458 +)))
469 469  
470 470  
471 -[[Ex. Saisie des champs et enregistrement. >>image:1752072381981-919.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
472 472  
473 473  
474 -[[Résultat → la notice est créée.>>image:1752072465102-170.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
475 475  
464 +[[image:1744210533401-483.png]]
476 476  
477 -== Associer un fichier à cette notice documentaire ==
466 +//Visualisation de la liste longue avec bouton  d'ajout de valeur//
478 478  
479 -1. Une fois la notice enregistrée, cliquez sur sur le bouton  [[image:1744198755996-817.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] pour ouvrir la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**.
480 -1. Pour ajouter un fichier, utilisez l’un des boutons de la barre d’outils située en haut de la fenêtre :
468 +Un clic sur le bouton affiche la fenêtre d'ajout de valeurs. Elle présente :
481 481  
482 -(% class="active" %)|(% style="text-align:center; width:129px" %)**Icône**|(% style="width:750px" %)**Fonction **
483 -|(% style="width:129px" %)[[image:1752127989218-122.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:750px" %)Ajouter un fichier bureautique (PDF, Word, etc.)
484 -|(% style="width:129px" %)[[image:1752128014249-970.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:750px" %)Ajouter un fichier photo (JPEG, PNG, TIFF…)
485 -|(% style="width:129px" %)[[image:1752128001068-301.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:750px" %)Ajouter un fichier vidéo ou audio (MP4, MP3…)
470 +* une barre d'outils avec les boutons (ajouter un item) et (supprimer les items sélectionnés)
471 +* une zone de saisie permettant de définir une nouvelle valeur (code et libellé)
472 +* la liste courante (non modifiable).
486 486  
487 -(% start="3" %)
488 -1. Parcourez vos fichiers et sélectionnez celui à associer.
489 -1. Cliquez sur **Valider** pour confirmer le rapatriement du fichier.
490 -1. Pour finaliser l’opération et revenir à la grille de saisie, cliquez sur le bouton [[image:1744199081111-700.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] en haut à droite.
491 -1. Enregistrez la notice principale pour que l’association soit visible dans le pavé de visualisation des liens documentaires.
474 +Renseigner le nouveau terme dans le champ **Libellé** et cliquer sur valider pour enregistrer le nouveau terme dans la liste :
492 492  
493 -[[Ex. Autres documents → clic sur le bouton d'attachement.>>image:1752072620688-952.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
476 +[[image:1744210578813-384.png]]
494 494  
478 +
495 495  
496 -[[Ex. Ajout du fichier.>>image:1752128535606-760.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
480 +
497 497  
498 498  
499 -[[Ex. Recherche et rapatriement du fichier.>>image:1752128628976-112.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
483 += Retirer les valeurs d'un champ =
500 500  
485 +== Retirer en un clic toutes les valeurs d'un champ ==
501 501  
502 -[[Ex. Validation du fichier. >>image:1752128674753-298.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
487 +Dans les grilles de saisie, le bouton [[image:1744268486947-525.png]]est disponible à droite des champs qui sont renseignés par appel d'assistants de choix (datations, listes, autorités, termes de thesaurus, notices documentaires, liens). Ce bouton est également présent dans les fenêtres d'assistants de choix correspondantes. Ce dernier permet de retirer en un clic tous les termes inscrits dans un champ.
503 503  
489 +__Exemple pour la table des biens__ :
504 504  
505 -[[Ex. Finalisation de l'attachement. >>image:1752128759287-959.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
491 +[[image:1744268557540-956.png]]
506 506  
493 +Résultat : le champ entier a été vidé.
507 507  
508 -[[Ex.Retour sur la grille de saisie du bien → enregistrer la notice pour consulter le résultat.>>image:1752128821690-808.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
495 +[[image:1744268598544-349.png]]
509 509  
497 +== Retirer unitairement les valeurs d'un champ ==
510 510  
511 -[[Résultat → consultation de la notice et du fichier liés dans la pavé de visualisation des liens documentaires. >>image:1752128999094-967.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
499 +Si plusieurs termes sont inscrits dans le champ et que l'on souhaite retirer qu'un seul terme, il convient d'utiliser la croix associée [[image:1744268522556-632.png]] et de ne pas cliquer sur le bouton [[image:1744268486947-525.png]]. Dans le cas contraire, l'entièreté des valeurs saisies dans le champ seront retirées.
512 512  
501 +__Exemple pour la table des biens__ :
513 513  
514 -=== Focus : Les outils de la fenêtre de gestion avancée ===
503 +[[image:1744268647429-243.png]]
515 515  
516 -[[Fenêtre de gestion avancée des fichiers.>>image:1752129852836-661.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
505 +//Exemple de suppression unitaire//
517 517  
507 +Résultat : seul le terme icône a été retiré du champ.
518 518  
519 -Voici les principales fonctionnalités disponibles pour gérer vos fichiers associés :
509 +[[image:1744268693656-506.png]]
520 520  
521 -(% class="active" %)|(% style="text-align:center; width:101px" %)**Icône**|(% style="width:777px" %)**Fonction**
522 -|(% style="width:101px" %)[[image:1744200154013-335.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Retourner à la notice
523 -|(% style="width:101px" %)[[image:1744200173773-567.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Valider l’ajout d’un document
524 -|(% style="width:101px" %)[[image:1744200248285-737.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Annuler une association
525 -|(% style="width:101px" %)[[image:2025-04-09_14h01_32.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Ajouter un dossier
526 -|(% style="width:101px" %)[[image:1744200306410-626.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Ajouter un fichier bureautique (PDF, Word, etc.)
527 -|(% style="width:101px" %)[[image:1744200336429-184.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Ajouter un fichier photo (PNG, JPEG, TIFF, etc.)
528 -|(% style="width:101px" %)[[image:1744200363870-496.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Ajouter un fichier vidéo-audio (MP3,MP4, etc.)
529 -|(% style="width:101px" %)[[image:1744200401014-873.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Descendre un fichier dans la liste
530 -|(% style="width:101px" %)[[image:1744200414180-540.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Monter un fichier dans la liste
531 -|(% style="width:101px" %)[[image:1744200455510-180.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Modifier les attributs du fichier
532 -|(% style="width:101px" %)[[image:1744200502704-220.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Couper un fichier pour le déplacer
533 -|(% style="width:101px" %)[[image:1744200560571-305.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Coller un fichier dans un autre dossier
534 -|(% style="width:101px" %)[[image:1744200590083-440.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Supprimer un fichier
511 +//Seule la valeur du champ correspondant est retirée. Si d'autres champs ont hérité de cette valeur, il convient de les supprimer manuellement.//
535 535  
536 -= Vider un champ contrôlé =
537 537  
538 -Dans les grilles de saisie, deux options permettent de retirer les valeurs d’un champ contrôlé (autorités, thésaurus, datation, listes, liens documentaires, etc.)
514 += Caractères à ignorer à l'indexation =
539 539  
540 -== Retirer toutes les valeurs du champ ==
541 -
542 -Le bouton [[image:1744268486947-525.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] situé à droite du champ permet de **vider entièrement** son contenu.
543 -
544 -(% class="box warningmessage" %)
545 -(((
546 -Attention : ce bouton **supprime toutes les valeurs** du champ en un seul clic.
547 -)))
548 -
549 -[[Ex. Champ** Dénomination **dans la table des biens → clic sur la fonctionnalité.>>image:1744268557540-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
550 -
551 -
552 -[[Ex. Résultat → champ** Dénomination **vidé.>>image:1744268598544-349.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
553 -
554 -== Retirer une valeur spécifique ==
555 -
556 -Lorsque plusieurs termes sont présents dans un champ, il est possible de retirer **une seule valeur** grâce à la **croix** affichée à côté de chaque terme.
557 -
558 558  (% class="box infomessage" %)
559 559  (((
560 -Bonnes pratiques :
561 -
562 -* Ne pas utiliser le bouton de suppression global si vous ne souhaitez pas tout effacer.
563 -* La suppression est immédiate, uniquement pour le terme cliqué.
564 -* Si d'autres champs ont hérité de cette valeur (par duplication ou modèle de saisie rapide), pensez à les vérifier et les ajuster manuellement.
518 +//Pour utiliser cette fonctionnalité, il faut que le champ dispose du contrôle MARC, mais cette fonctionnalité n'est pas limitée à une application de type MARC (utilisé préférentiellement en Bibliothèque).//
565 565  )))
566 566  
567 -[[Ex. Champ** Dénomination **dans la table des biens → clic sur la croix pour retirer le terme icône. >>image:1744268647429-243.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
521 +Pour certains champs, il est possible d'indiquer à Flora que les premiers caractères ne sont pas à prendre en compte dans l'index. Cela permet d'afficher le contenu complet sans indexer les articles au début. Ainsi, si on saisit [La ]Cousine Bette dans un champ, le contenu complet affiche La Cousine Bette mais l'entrée dans l'index est Cousine Bette.
568 568  
523 +[[image:1744266472839-529.png]]
569 569  
570 -[[Ex. Résultat → terme icône retiré du champ** Dénomination. **>>image:1744268693656-506.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
525 +//Exemple dans la grille de saisie de la Bibliothèque, sur le champ Titre//
571 571  
527 +[[image:1744266523925-837.png]]
572 572  
573 -= Utiliser le clavier unicode =
529 +//Résultat sur la notice Bibliothèque : l'article est présent//
574 574  
575 -Le clavier Unicode permet de saisir des caractères spéciaux et multilingues dans Flora, notamment pour :
531 +[[image:1744266561792-928.png]]
576 576  
577 -* les textes anciens (grec ou latin, translittérations, diacritiques rares),
578 -* les langues non latines comme le chinois, le japonais ou l’arabe,
579 -* ou toute saisie nécessitant des signes typographiques ou linguistiques spécifiques.
533 +//Exemple de recherche sur index : l'article n'est pas indexé//
580 580  
581 -Dans Flora, le clavier Unicode est accessible depuis l’espace de travail **Décrire**, dans le menu **Outils**.
535 +Dans un champ avec contrôle marc, pour que les crochets soient pris en compte en tant que tels, il suffit de les doubler (ceci est inutile si le crochet n'est pas le premier caractère).
582 582  
583 -Pour l'utiliser :
537 +[[image:1744266635460-134.png]]
584 584  
585 -1. Ouvrez la fenêtre Unicode.
586 -1. Choisissez le jeu de caractères souhaité (latin, grec, cyrillique, etc.).
587 -1. Cliquez sur les lettres ou symboles à insérer.
588 -1. Copiez la chaîne produite puis collez-la dans le champ texte de Flora concerné (ex. Champ** Transcription des inscriptions,** grille de saisie des biens).
539 +//Saisie de texte entre double crochets dans un champ avec contrôle marc//
589 589  
590 -(% class="box infomessage" %)
591 -(((
592 -Bon à savoir :
541 +[[image:1744266659890-594.png]]
593 593  
594 -* Le clavier Unicode est **compatible avec tous les champs texte** de Flora.
595 -* Il permet une **saisie standardisée et internationale**, conforme aux règles de catalogage ou de transcription.
596 -* Il évite les erreurs liées au copier-coller depuis des outils externes.
597 -)))
543 +//Affichage du contenu du champ entre crochets//
598 598  
599 -[[Accès clavier unicode dans Flora.>>image:1752049189710-664.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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