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Modifications pour le document Exploiter les outils d’aide à la saisie

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/15 14:27
Depuis la version 96.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/10 09:25
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À la version 67.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/09 09:07
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -5,9 +5,7 @@
5 5  (((
6 6  (% class="box" %)
7 7  (((
8 -**Flora met à disposition une palette complète d’outils conçus pour accompagner les utilisateurs à chaque étape de la saisie.** Qu’il s’agisse de renseigner un champ complexe, d’accéder à une aide contextuelle, de préremplir des valeurs via un modèle, de sélectionner un terme dans un thésaurus, de dater précisément une œuvre ou d’intégrer des caractères rares grâce au clavier Unicode, chaque fonctionnalité poursuit un triple objectif : **faciliter la saisie, garantir la qualité des données et respecter les standards professionnels**.
9 -
10 -Cette page propose un parcours guidé à travers l’ensemble de ces outils, afin d’en comprendre les usages concrets et les mobiliser efficacement dans vos pratiques de saisie.
8 +
11 11  )))
12 12  
13 13  (((
... ... @@ -43,13 +43,6 @@
43 43  
44 44  
45 45  
46 -
47 -
48 -
49 -
50 -
51 -
52 -
53 53  [[Ex. table photothèque → clic droit sur le champ **Titre/légende** pour afficher les informations complémentaires.>>image:1744196121351-940.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
54 54  
55 55  
... ... @@ -358,16 +358,6 @@
358 358  
359 359  
360 360  
361 -
362 -
363 -
364 -
365 -
366 -
367 -
368 -
369 -
370 -
371 371  = Ajouter un terme dans une liste =
372 372  
373 373  Lors de la saisie, certains champs de type liste (déroulante ou longue) peuvent être enrichis par les utilisateurs habilités. Cela permet d’ajouter de nouvelles valeurs sans quitter la notice en cours.
... ... @@ -407,34 +407,14 @@
407 407  
408 408  )))
409 409  
410 -[[Ex. Résultat → nouveau terme immédiatement ajouté à la liste et sélectionnable. >>image:1744210347789-938.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
391 +[[Ex. Résultat → nouveau terme ajouté à la liste et sélectionnable immédiatement. >>image:1744210347789-938.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
411 411  
412 -
413 413  (((
414 -== Listes longues : une étape supplémentaire ==
394 +(% class="wikigeneratedid" %)
395 +
415 415  
416 -Dans les listes longues, l’ajout d’un nouveau terme suit le même principe que pour les listes déroulantes, **à une différence près** :
417 -le bouton [[image:1752045487385-423.png||data-xwiki-image-style-border="true"]]n’est pas directement visible à droite du champ.
397 += Supprimer un terme ajouté par erreur dans une liste =
418 418  
419 -Procédure :
420 -
421 -1. Cliquez d’abord sur le bouton [[image:1744210470829-953.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="44" width="30"]] pour **ouvrir la liste.**
422 -1. Dans la nouvelle fenêtre, utilisez le bouton [[image:1752045525067-815.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] situé en bas à droite, pour insérer une nouvelle valeur.
423 -1. Vous accédez alors à la même interface d’ajout avec possibilité d’ajouter ou supprimer plusieurs termes avant validation.
424 -
425 -(% class="box infomessage" %)
426 -(((
427 -Pensez à bien valider pour enregistrer vos ajouts. Les nouvelles valeurs seront immédiatement disponibles à la sélection.
428 -)))
429 -
430 -[[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → ouverture de la liste et clic sur le bouton de création. >>image:1752045931813-985.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
431 -
432 -
433 -[[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → saisie du terme et validation.>>image:1752046150702-919.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
434 -
435 -
436 -== Supprimer un terme ajouté par erreur dans une liste ==
437 -
438 438  Lors de l’ajout de nouvelles valeurs dans une **liste déroulante** ou **liste longue**, il est possible de supprimer un terme avant validation si une erreur a été commise.
439 439  
440 440  Comment faire :
... ... @@ -450,182 +450,146 @@
450 450  
451 451  [[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → suppression de plusieurs termes avant validation.>>image:1752044520714-289.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
452 452  
414 +
415 +)))
416 +)))|(% style="width:300px" %)(((
417 +(% class="box" %)
418 +(((
419 +**Sommaire**
453 453  
454 -= Créer une notice documentaire et attacher un fichier =
421 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
422 +)))
455 455  
456 -Dans Flora, un raccourci présent dans la grille de saisie permet de créer une notice documentaire (photo, document, vidéo, etc.) et d’y associer immédiatement un fichier. Cette notice liée est ensuite automatiquement rattachée à la notice principale.
457 -
424 +(% class="box" %)
458 458  (((
459 -== Créer la notice documentaire associée ==
426 +**Aller plus loin**
460 460  
461 -1. Depuis le regroupement de champs **Documentation** de la grille de saisie, choisissez un champ de lien documentaire.
462 -1. Cliquez sur le bouton [[image:1752071858179-406.png||data-xwiki-image-style-border="true"]].
463 -1. Une grille de saisie s’ouvre : renseignez les champs nécessaires puis cliquez sur **Enregistrer**.
428 +* [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
429 +* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
430 +* [[Modifier l'aide en ligne>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Modifier l’aide en ligne.WebHome]]
431 +* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome]]
432 +)))
464 464  
465 -[[Ex. Création d'une notice autres documents. >>image:1752072262230-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
434 +(% class="box" %)
435 +(((
436 +**Icônes principales**
466 466  )))
438 +)))
467 467  
468 468  
469 -[[Ex. Saisie des champs et enregistrement. >>image:1752072381981-919.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
470 470  
471 471  
472 -[[Résultat → la notice est créée.>>image:1752072465102-170.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
473 473  
474 474  
475 -== Associer un fichier à cette notice documentaire ==
476 476  
477 -1. Une fois la notice enregistrée, cliquez sur sur le bouton  [[image:1744198755996-817.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] pour ouvrir la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**.
478 -1. Pour ajouter un fichier, utilisez l’un des boutons de la barre d’outils située en haut de la fenêtre :
479 479  
480 -(% class="active" %)|(% style="text-align:center; width:129px" %)**Icône**|(% style="width:750px" %)**Fonction **
481 -|(% style="width:129px" %)[[image:1752127989218-122.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:750px" %)Ajouter un fichier bureautique (PDF, Word, etc.)
482 -|(% style="width:129px" %)[[image:1752128014249-970.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:750px" %)Ajouter un fichier photo (JPEG, PNG, TIFF…)
483 -|(% style="width:129px" %)[[image:1752128001068-301.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:750px" %)Ajouter un fichier vidéo ou audio (MP4, MP3…)
447 +//A//
484 484  
485 -(% start="3" %)
486 -1. Parcourez vos fichiers et sélectionnez celui à associer.
487 -1. Cliquez sur **Valider** pour confirmer le rapatriement du fichier.
488 -1. Pour finaliser l’opération et revenir à la grille de saisie, cliquez sur le bouton [[image:1744199081111-700.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] en haut à droite.
489 -1. Enregistrez la notice principale pour que l’association soit visible dans le pavé de visualisation des liens documentaires.
449 +[[image:1744210347789-938.png]]
490 490  
491 -[[Ex. Autres documents → clic sur le bouton d'attachement.>>image:1752072620688-952.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
451 +//Résultat : ajout de la nouvelle valeur sur liste déroulante//
492 492  
453 +== Liste longue ==
493 493  
494 -[[Ex. Ajout du fichier.>>image:1752128535606-760.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
455 +Dans une liste longue, le bouton [[image:1744210470829-953.png]] est disponible à droite de la zone : un clic sur ce bouton affiche la liste avec le bouton [[image:1744210492776-343.png]] associé.
495 495  
457 +[[image:1744210533401-483.png]]
496 496  
497 -[[Ex. Recherche et rapatriement du fichier.>>image:1752128628976-112.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
459 +//Visualisation de la liste longue avec bouton  d'ajout de valeur//
498 498  
461 +Un clic sur le bouton affiche la fenêtre d'ajout de valeurs. Elle présente :
499 499  
500 -[[Ex. Validation du fichier. >>image:1752128674753-298.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
463 +* une barre d'outils avec les boutons (ajouter un item) et (supprimer les items sélectionnés)
464 +* une zone de saisie permettant de définir une nouvelle valeur (code et libellé)
465 +* la liste courante (non modifiable).
501 501  
467 +Renseigner le nouveau terme dans le champ **Libellé** et cliquer sur valider pour enregistrer le nouveau terme dans la liste :
502 502  
503 -[[Ex. Finalisation de l'attachement. >>image:1752128759287-959.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
469 +[[image:1744210578813-384.png]]
504 504  
471 +//Fenêtre d'ajout de valeurs à une liste longue//
505 505  
506 -[[Ex.Retour sur la grille de saisie du bien → enregistrer la notice pour consulter le résultat.>>image:1752128821690-808.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
473 +//​Ne pas modifier le champ CODE. Ce champ est réservé aux équipes de Flora.//
507 507  
475 +Les valeurs sont effectivement ajoutées à la liste suite à un clic sur** Valider**. Un clic sur Annuler stoppe l'opération.
508 508  
509 -[[Résultat → consultation de la notice et du fichier liés dans la pavé de visualisation des liens documentaires. >>image:1752128999094-967.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
477 +* Pour créer des termes en plus : dans la fenêtre de saisie des nouvelles valeurs, cliquer sur [[image:1744210627834-465.png]] , pour renseigner un nouveau libellé. Cliquer ensuite sur valider. Les nouveaux termes sont présentés dans la liste des valeurs.
510 510  
511 511  
512 -=== Focus : Les outils de la fenêtre de gestion avancée ===
513 513  
514 -[[Fenêtre de gestion avancée des fichiers.>>image:1752129852836-661.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
481 +[[image:1744210745453-989.png]]
515 515  
516 516  
517 -Voici les principales fonctionnalités disponibles pour gérer vos fichiers associés :
484 +//Ajout de valeurs dans la liste//
518 518  
519 -(% class="active" %)|(% style="text-align:center; width:101px" %)**Icône**|(% style="width:777px" %)**Fonction**
520 -|(% style="width:101px" %)[[image:1744200154013-335.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Retourner à la notice
521 -|(% style="width:101px" %)[[image:1744200173773-567.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Valider l’ajout d’un document
522 -|(% style="width:101px" %)[[image:1744200248285-737.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Annuler une association
523 -|(% style="width:101px" %)[[image:2025-04-09_14h01_32.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Ajouter un dossier
524 -|(% style="width:101px" %)[[image:1744200306410-626.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Ajouter un fichier bureautique (PDF, Word, etc.)
525 -|(% style="width:101px" %)[[image:1744200336429-184.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Ajouter un fichier photo (PNG, JPEG, TIFF, etc.)
526 -|(% style="width:101px" %)[[image:1744200363870-496.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Ajouter un fichier vidéo-audio (MP3,MP4, etc.)
527 -|(% style="width:101px" %)[[image:1744200401014-873.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Descendre un fichier dans la liste
528 -|(% style="width:101px" %)[[image:1744200414180-540.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Monter un fichier dans la liste
529 -|(% style="width:101px" %)[[image:1744200455510-180.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Modifier les attributs du fichier
530 -|(% style="width:101px" %)[[image:1744200502704-220.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Couper un fichier pour le déplacer
531 -|(% style="width:101px" %)[[image:1744200560571-305.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Coller un fichier dans un autre dossier
532 -|(% style="width:101px" %)[[image:1744200590083-440.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Supprimer un fichier
486 +* Pour supprimer un(des) terme(s), les cocher dans la liste des nouvelles valeurs puis cliquer sur le bouton  [[image:1744210815765-685.png]] : le(s) terme(s) est(sont) supprimé(s).
533 533  
534 -= Vider un champ contrôlé =
488 +[[image:1744210799391-632.png]]
535 535  
536 -Dans les grilles de saisie, deux options permettent de retirer les valeurs d’un champ contrôlé (autorités, thésaurus, datation, listes, liens documentaires, etc.)
490 +//Tout nouveau terme non retenu doit être supprimé AVANT validation.//
537 537  
538 -== Retirer toutes les valeurs du champ ==
492 +Cliquer sur Valider pour accepter l'intégration des termes dans la liste ou Annuler pour stopper l'opération. Les nouveaux termes apparaissent à la fin de la liste et peuvent être sélectionnés.
539 539  
540 -Le bouton [[image:1744268486947-525.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] situé à droite du champ permet de **vider entièrement** son contenu.
494 += Retirer les valeurs d'un champ =
541 541  
542 -(% class="box warningmessage" %)
543 -(((
544 -Attention : ce bouton **supprime toutes les valeurs** du champ en un seul clic.
545 -)))
496 +== Retirer en un clic toutes les valeurs d'un champ ==
546 546  
547 -[[Ex. Champ** Dénomination **dans la table des biens → clic sur la fonctionnalité.>>image:1744268557540-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
498 +Dans les grilles de saisie, le bouton [[image:1744268486947-525.png]]est disponible à droite des champs qui sont renseignés par appel d'assistants de choix (datations, listes, autorités, termes de thesaurus, notices documentaires, liens). Ce bouton est également présent dans les fenêtres d'assistants de choix correspondantes. Ce dernier permet de retirer en un clic tous les termes inscrits dans un champ.
548 548  
500 +__Exemple pour la table des biens__ :
549 549  
550 -[[Ex. Résultat → champ** Dénomination **vidé.>>image:1744268598544-349.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
502 +[[image:1744268557540-956.png]]
551 551  
552 -== Retirer une valeur spécifique ==
504 +Résultat : le champ entier a été vidé.
553 553  
554 -Lorsque plusieurs termes sont présents dans un champ, il est possible de retirer **une seule valeur** grâce à la **croix** affichée à côté de chaque terme.
506 +[[image:1744268598544-349.png]]
555 555  
556 -(% class="box infomessage" %)
557 -(((
558 -Bonnes pratiques :
508 +== Retirer unitairement les valeurs d'un champ ==
559 559  
560 -* Ne pas utiliser le bouton de suppression global si vous ne souhaitez pas tout effacer.
561 -* La suppression est immédiate, uniquement pour le terme cliqué.
562 -* Si d'autres champs ont hérité de cette valeur (par duplication ou modèle de saisie rapide), pensez à les vérifier et les ajuster manuellement.
563 -)))
510 +Si plusieurs termes sont inscrits dans le champ et que l'on souhaite retirer qu'un seul terme, il convient d'utiliser la croix associée [[image:1744268522556-632.png]] et de ne pas cliquer sur le bouton [[image:1744268486947-525.png]]. Dans le cas contraire, l'entièreté des valeurs saisies dans le champ seront retirées.
564 564  
565 -[[Ex. Champ** Dénomination **dans la table des biens → clic sur la croix pour retirer le terme icône. >>image:1744268647429-243.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
512 +__Exemple pour la table des biens__ :
566 566  
514 +[[image:1744268647429-243.png]]
567 567  
568 -[[Ex. Résultat → terme icône retiré du champ** Dénomination. **>>image:1744268693656-506.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
516 +//Exemple de suppression unitaire//
569 569  
518 +Résultat : seul le terme icône a été retiré du champ.
570 570  
571 -= Utiliser le clavier unicode =
520 +[[image:1744268693656-506.png]]
572 572  
573 -Le clavier Unicode permet de saisir des caractères spéciaux et multilingues dans Flora, notamment pour :
522 +//Seule la valeur du champ correspondant est retirée. Si d'autres champs ont hérité de cette valeur, il convient de les supprimer manuellement.//
574 574  
575 -* les textes anciens (grec ou latin, translittérations, diacritiques rares),
576 -* les langues non latines comme le chinois, le japonais ou l’arabe,
577 -* ou toute saisie nécessitant des signes typographiques ou linguistiques spécifiques.
578 578  
579 -Dans Flora, le clavier Unicode est accessible depuis l’espace de travail **Décrire**, dans le menu **Outils**.
525 += Caractères à ignorer à l'indexation =
580 580  
581 -Pour l'utiliser :
582 -
583 -1. Ouvrez la fenêtre Unicode.
584 -1. Choisissez le jeu de caractères souhaité (latin, grec, cyrillique, etc.).
585 -1. Cliquez sur les lettres ou symboles à insérer.
586 -1. Copiez la chaîne produite puis collez-la dans le champ texte de Flora concerné (ex. Champ** Transcription des inscriptions,** grille de saisie des biens).
587 -
588 588  (% class="box infomessage" %)
589 589  (((
590 -Bon à savoir :
591 -
592 -* Le clavier Unicode est **compatible avec tous les champs texte** de Flora.
593 -* Il permet une **saisie standardisée et internationale**, conforme aux règles de catalogage ou de transcription.
594 -* Il évite les erreurs liées au copier-coller depuis des outils externes.
529 +//Pour utiliser cette fonctionnalité, il faut que le champ dispose du contrôle MARC, mais cette fonctionnalité n'est pas limitée à une application de type MARC (utilisé préférentiellement en Bibliothèque).//
595 595  )))
596 596  
597 -[[Accès clavier unicode dans Flora.>>image:1752049189710-664.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
532 +Pour certains champs, il est possible d'indiquer à Flora que les premiers caractères ne sont pas à prendre en compte dans l'index. Cela permet d'afficher le contenu complet sans indexer les articles au début. Ainsi, si on saisit [La ]Cousine Bette dans un champ, le contenu complet affiche La Cousine Bette mais l'entrée dans l'index est Cousine Bette.
598 598  
534 +[[image:1744266472839-529.png]]
599 599  
600 -[[Clavier unicode → ouverture d'une nouvelle fenêtre, sélection de l'alphabet cyrillique et choix des caractères. >>image:1752049261731-843.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
536 +//Exemple dans la grille de saisie de la Bibliothèque, sur le champ Titre//
601 601  
538 +[[image:1744266523925-837.png]]
602 602  
603 -
604 -)))
605 -)))|(% style="width:300px" %)(((
606 -(% class="box" %)
607 -(((
608 -**Sommaire**
540 +//Résultat sur la notice Bibliothèque : l'article est présent//
609 609  
610 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
611 -)))
542 +[[image:1744266561792-928.png]]
612 612  
613 -(% class="box" %)
614 -(((
615 -**Aller plus loin**
544 +//Exemple de recherche sur index : l'article n'est pas indexé//
616 616  
617 -* [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
618 -* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
619 -* [[Consulter les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Consulter les documents associés.WebHome]]
620 -* [[Modifier l'aide en ligne>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Modifier l’aide en ligne.WebHome]]
621 -* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome]]
622 -)))
546 +Dans un champ avec contrôle marc, pour que les crochets soient pris en compte en tant que tels, il suffit de les doubler (ceci est inutile si le crochet n'est pas le premier caractère).
623 623  
624 -(% class="box" %)
625 -(((
626 -**Icônes principales**
627 -)))
628 -)))
629 -|(% style="width:840px" %) |(% style="width:300px" %)
548 +[[image:1744266635460-134.png]]
630 630  
550 +//Saisie de texte entre double crochets dans un champ avec contrôle marc//
551 +
552 +[[image:1744266659890-594.png]]
553 +
554 +//Affichage du contenu du champ entre crochets//
555 +
631 631  
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