Modifications pour le document Exploiter les outils d’aide à la saisie
Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/15 14:27
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Résumé
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Propriétés de la Page (1 modifications, 0 ajouts, 0 suppressions)
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Pièces jointes (1 modifications, 0 ajouts, 53 suppressions)
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Détails
- Propriétés de la Page
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- Contenu
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... ... @@ -5,7 +5,7 @@ 5 5 ((( 6 6 (% class="box" %) 7 7 ((( 8 - **Floramet à disposition une palette complète d’outils conçus pour accompagner les utilisateurs à chaque étape de la saisie.** Qu’il s’agisse de renseigner un champ complexe, d’accéder à une aide contextuelle, de préremplir des valeurs via un modèle, de sélectionner un terme dans un thésaurus, de dater précisément une œuvre ou d’intégrer des caractères rares grâce au clavier Unicode, chaque fonctionnalité poursuit un triple objectif : **faciliter la saisie, garantir la qualité des données et respecter les standards professionnels**.8 + 9 9 ))) 10 10 11 11 ((( ... ... @@ -353,13 +353,6 @@ 353 353 354 354 355 355 356 - 357 - 358 - 359 - 360 - 361 - 362 - 363 363 = Ajouter un terme dans une liste = 364 364 365 365 Lors de la saisie, certains champs de type liste (déroulante ou longue) peuvent être enrichis par les utilisateurs habilités. Cela permet d’ajouter de nouvelles valeurs sans quitter la notice en cours. ... ... @@ -394,39 +394,14 @@ 394 394 1. Cliquez sur **Valider** pour enregistrer les nouvelles valeurs. 395 395 Les nouveaux termes sont immédiatement intégrés à la liste et deviennent sélectionnables dans le champ. 396 396 397 -[[Ex. Liste**Type** danslesentrées →ajoutd'unterme.>>image:1752044708346-334.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]390 +[[Ex. Champ **Type** dans une notice entrées → clic sur le bouton de création.>>image:1744210222945-989.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 398 398 399 399 400 400 ))) 401 401 402 -[[Ex. Résultat → nouveau terme immédiatement ajouté à la liste et sélectionnable. >>image:1744210347789-938.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 403 - 404 - 405 405 ((( 406 -== Listeslongues : uneétapesupplémentaire ==396 +== Supprimer un terme ajouté par erreur == 407 407 408 -Dans les listes longues, l’ajout d’un nouveau terme suit le même principe que pour les listes déroulantes, **à une différence près** : 409 -le bouton [[image:1752045487385-423.png||data-xwiki-image-style-border="true"]]n’est pas directement visible à droite du champ. 410 - 411 -Procédure : 412 - 413 -1. Cliquez d’abord sur le bouton [[image:1744210470829-953.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="44" width="30"]] pour **ouvrir la liste.** 414 -1. Dans la nouvelle fenêtre, utilisez le bouton [[image:1752045525067-815.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] situé en bas à droite, pour insérer une nouvelle valeur. 415 -1. Vous accédez alors à la même interface d’ajout avec possibilité d’ajouter ou supprimer plusieurs termes avant validation. 416 - 417 -(% class="box infomessage" %) 418 -((( 419 -Pensez à bien valider pour enregistrer vos ajouts. Les nouvelles valeurs seront immédiatement disponibles à la sélection. 420 -))) 421 - 422 -[[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → ouverture de la liste et clic sur le bouton de création. >>image:1752045931813-985.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 423 - 424 - 425 -[[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → saisie du terme et validation.>>image:1752046150702-919.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 426 - 427 - 428 -== Supprimer un terme ajouté par erreur dans une liste == 429 - 430 430 Lors de l’ajout de nouvelles valeurs dans une **liste déroulante** ou **liste longue**, il est possible de supprimer un terme avant validation si une erreur a été commise. 431 431 432 432 Comment faire : ... ... @@ -440,184 +440,152 @@ 440 440 La suppression n’est possible **qu’avant la validation finale**. Une fois les termes enregistrés, seuls les administrateurs pourront intervenir sur la liste. 441 441 ))) 442 442 443 -[[Ex. Liste**Conditions demanutention**danslesbiens→ suppression deplusieurstermesavant validation.>>image:1752044520714-289.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]411 +[[Ex. Champ **Type** dans une notice entrées → suppression d'une valeur erronée avant validation.>>image:1752044041388-739.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 444 444 445 445 446 -= Créer une notice documentaire et attacher un fichier = 414 + 415 +))) 416 +)))|(% style="width:300px" %)((( 417 +(% class="box" %) 418 +((( 419 +**Sommaire** 447 447 448 -Dans Flora, un raccourci présent dans la grille de saisie permet de créer une notice documentaire (photo, document, vidéo, etc.) et d’y associer immédiatement un fichier. Cette notice liée est ensuite automatiquement rattachée à la notice principale. 421 +{{toc depth="2" numbered="true"/}} 422 +))) 449 449 424 +(% class="box" %) 450 450 ((( 451 - == Créer la notice documentaire associée ==426 +**Aller plus loin** 452 452 453 -1. Depuis le regroupement de champs **Documentation** de la grille de saisie, choisissez un champ de lien documentaire. 454 -1. Cliquez sur le bouton [[image:1752071858179-406.png||data-xwiki-image-style-border="true"]]. 455 -1. Une grille de saisie s’ouvre : renseignez les champs nécessaires puis cliquez sur **Enregistrer**. 428 +* [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]] 429 +* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]] 430 +* [[Modifier l'aide en ligne>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Modifier l’aide en ligne.WebHome]] 431 +* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome]] 432 +))) 456 456 457 -[[Ex. Création d'une notice autres documents. >>image:1752072262230-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 434 +(% class="box" %) 435 +((( 436 +**Icônes principales** 458 458 ))) 438 +))) 459 459 460 460 461 -[[Ex. Saisie des champs et enregistrement. >>image:1752072381981-919.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 462 462 463 463 464 -[[Résultat → la notice est créée.>>image:1752072465102-170.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 465 465 466 466 467 -== Associer un fichier à cette notice documentaire == 468 468 469 -1. Une fois la notice enregistrée, cliquez sur sur le bouton [[image:1744198755996-817.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] pour ouvrir la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**. 470 -1. Pour ajouter un fichier, utilisez l’un des boutons de la barre d’outils située en haut de la fenêtre : 446 +[[image:1744210276379-163.png]] 471 471 472 -(% class="active" %)|(% style="text-align:center; width:129px" %)**Icône**|(% style="width:750px" %)**Fonction ** 473 -|(% style="width:129px" %)[[image:1752127989218-122.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:750px" %)Ajouter un fichier bureautique (PDF, Word, etc.) 474 -|(% style="width:129px" %)[[image:1752128014249-970.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:750px" %)Ajouter un fichier photo (JPEG, PNG, TIFF…) 475 -|(% style="width:129px" %)[[image:1752128001068-301.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:750px" %)Ajouter un fichier vidéo ou audio (MP4, MP3…) 448 +//Ajout d'un nouveau terme/ libellé dans la liste courte// 476 476 477 -(% start="3" %) 478 -1. Parcourez vos fichiers et sélectionnez celui à associer. 479 -1. Cliquez sur **Valider** pour confirmer le rapatriement du fichier. 480 -1. Pour finaliser l’opération et revenir à la grille de saisie, cliquez sur le bouton [[image:1744199081111-700.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] en haut à droite. 481 -1. Enregistrez la notice principale pour que l’association soit visible dans le pavé de visualisation des liens documentaires. 450 +//Ne pas modifier le champ CODE. Ce champ est réservé aux équipes de Flora.// 482 482 483 -[[ Ex. Autres documents → clic sur le bouton d'attachement.>>image:1752072620688-952.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]452 +[[image:1744210347789-938.png]] 484 484 454 +//Résultat : ajout de la nouvelle valeur sur liste déroulante// 485 485 486 - [[Ex.Ajout du fichier.>>image:1752128535606-760.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]456 +== Liste longue == 487 487 458 +Dans une liste longue, le bouton [[image:1744210470829-953.png]] est disponible à droite de la zone : un clic sur ce bouton affiche la liste avec le bouton [[image:1744210492776-343.png]] associé. 488 488 489 -[[ Ex. Recherche et rapatriement du fichier.>>image:1752128628976-112.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]460 +[[image:1744210533401-483.png]] 490 490 462 +//Visualisation de la liste longue avec bouton d'ajout de valeur// 491 491 492 - [[Ex.Validationdufichier.>>image:1752128674753-298.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]464 +Un clic sur le bouton affiche la fenêtre d'ajout de valeurs. Elle présente : 493 493 466 +* une barre d'outils avec les boutons (ajouter un item) et (supprimer les items sélectionnés) 467 +* une zone de saisie permettant de définir une nouvelle valeur (code et libellé) 468 +* la liste courante (non modifiable). 494 494 495 - [[Ex. Finalisationde l'attachement.>>image:1752128759287-959.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]470 +Renseigner le nouveau terme dans le champ **Libellé** et cliquer sur valider pour enregistrer le nouveau terme dans la liste : 496 496 472 +[[image:1744210578813-384.png]] 497 497 498 - [[Ex.Retoursur la grille de saisie dubien →enregistrerlanotice pour consulterle résultat.>>image:1752128821690-808.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]474 +//Fenêtre d'ajout de valeurs à une liste longue// 499 499 476 +//Ne pas modifier le champ CODE. Ce champ est réservé aux équipes de Flora.// 500 500 501 - [[Résultat →consultationdela noticeetdufichier liésdanslapavé de visualisation desliensdocumentaires.>>image:1752128999094-967.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]478 +Les valeurs sont effectivement ajoutées à la liste suite à un clic sur** Valider**. Un clic sur Annuler stoppe l'opération. 502 502 480 +* Pour créer des termes en plus : dans la fenêtre de saisie des nouvelles valeurs, cliquer sur [[image:1744210627834-465.png]] , pour renseigner un nouveau libellé. Cliquer ensuite sur valider. Les nouveaux termes sont présentés dans la liste des valeurs. 503 503 504 -=== Focus : Les outils de la fenêtre de gestion avancée === 505 505 506 -[[Fenêtre de gestion avancée des fichiers.>>image:1752129852836-661.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 507 507 484 +[[image:1744210745453-989.png]] 508 508 509 -Voici les principales fonctionnalités disponibles pour gérer vos fichiers associés : 510 510 511 -(% class="active" %)|(% style="text-align:center; width:101px" %)**Icône**|(% style="width:777px" %)**Fonction** 512 -|(% style="width:101px" %)[[image:1744200154013-335.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Retourner à la notice 513 -|(% style="width:101px" %)[[image:1744200173773-567.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Valider l’ajout d’un document 514 -|(% style="width:101px" %)[[image:1744200248285-737.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Annuler une association 515 -|(% style="width:101px" %)[[image:2025-04-09_14h01_32.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Ajouter un dossier 516 -|(% style="width:101px" %)[[image:1744200306410-626.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Ajouter un fichier bureautique (PDF, Word, etc.) 517 -|(% style="width:101px" %)[[image:1744200336429-184.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Ajouter un fichier photo (PNG, JPEG, TIFF, etc.) 518 -|(% style="width:101px" %)[[image:1744200363870-496.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Ajouter un fichier vidéo-audio (MP3,MP4, etc.) 519 -|(% style="width:101px" %)[[image:1744200401014-873.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Descendre un fichier dans la liste 520 -|(% style="width:101px" %)[[image:1744200414180-540.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Monter un fichier dans la liste 521 -|(% style="width:101px" %)[[image:1744200455510-180.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Modifier les attributs du fichier 522 -|(% style="width:101px" %)[[image:1744200502704-220.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Couper un fichier pour le déplacer 523 -|(% style="width:101px" %)[[image:1744200560571-305.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Coller un fichier dans un autre dossier 524 -|(% style="width:101px" %)[[image:1744200590083-440.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Supprimer un fichier 487 +//Ajout de valeurs dans la liste// 525 525 526 - =Vider un champ contrôlé=489 +* Pour supprimer un(des) terme(s), les cocher dans la liste des nouvelles valeurs puis cliquer sur le bouton [[image:1744210815765-685.png]] : le(s) terme(s) est(sont) supprimé(s). 527 527 528 - Dans les grilles de saisie, deux options permettent de retirer les valeurs d’un champcontrôlé (autorités, thésaurus, datation, listes, liens documentaires, etc.)491 +[[image:1744210799391-632.png]] 529 529 530 - ==Retirertoutesles valeursdu champ ==493 +//Tout nouveau terme non retenu doit être supprimé AVANT validation.// 531 531 532 - Lebouton[[image:1744268486947-525.png||data-xwiki-image-style-border="true"]]situéàdroiteduchamppermet de**viderentièrement**soncontenu.495 +Cliquer sur Valider pour accepter l'intégration des termes dans la liste ou Annuler pour stopper l'opération. Les nouveaux termes apparaissent à la fin de la liste et peuvent être sélectionnés. 533 533 534 -(% class="box warningmessage" %) 535 -((( 536 -Attention : ce bouton **supprime toutes les valeurs** du champ en un seul clic. 537 -))) 497 += Retirer les valeurs d'un champ = 538 538 539 - [[Ex.Champ** Dénomination **dans la tabledesbiens →clicsur la fonctionnalité.>>image:1744268557540-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]499 +== Retirer en un clic toutes les valeurs d'un champ == 540 540 501 +Dans les grilles de saisie, le bouton [[image:1744268486947-525.png]]est disponible à droite des champs qui sont renseignés par appel d'assistants de choix (datations, listes, autorités, termes de thesaurus, notices documentaires, liens). Ce bouton est également présent dans les fenêtres d'assistants de choix correspondantes. Ce dernier permet de retirer en un clic tous les termes inscrits dans un champ. 541 541 542 - [[Ex. Résultat→ champ** Dénomination**vidé.>>image:1744268598544-349.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]503 +__Exemple pour la table des biens__ : 543 543 544 - == Retirer une valeur spécifique ==505 +[[image:1744268557540-956.png]] 545 545 546 - Lorsque plusieurstermes sontprésentsdans unchamp,ilestpossiblederetirer**une seule valeur**grâce à la **croix** affichée à côté de chaque terme.507 +Résultat : le champ entier a été vidé. 547 547 548 -(% class="box infomessage" %) 549 -((( 550 -Bonnes pratiques : 509 +[[image:1744268598544-349.png]] 551 551 552 -* Ne pas utiliser le bouton de suppression global si vous ne souhaitez pas tout effacer. 553 -* La suppression est immédiate, uniquement pour le terme cliqué. 554 -* Si d'autres champs ont hérité de cette valeur (par duplication ou modèle de saisie rapide), pensez à les vérifier et les ajuster manuellement. 555 -))) 511 +== Retirer unitairement les valeurs d'un champ == 556 556 557 - [[Ex.Champ** Dénomination**dans latabledesbiens →clicsur la croixpourretirerletermeicône.>>image:1744268647429-243.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]513 +Si plusieurs termes sont inscrits dans le champ et que l'on souhaite retirer qu'un seul terme, il convient d'utiliser la croix associée [[image:1744268522556-632.png]] et de ne pas cliquer sur le bouton [[image:1744268486947-525.png]]. Dans le cas contraire, l'entièreté des valeurs saisies dans le champ seront retirées. 558 558 515 +__Exemple pour la table des biens__ : 559 559 560 -[[ Ex. Résultat → termeicône retiré du champ** Dénomination. **>>image:1744268693656-506.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]517 +[[image:1744268647429-243.png]] 561 561 519 +//Exemple de suppression unitaire// 562 562 563 - = Utiliserleclavierunicode=521 +Résultat : seul le terme icône a été retiré du champ. 564 564 565 - Le clavier Unicode permet de saisir des caractères spéciaux et multilingues dans Flora, notamment pour :523 +[[image:1744268693656-506.png]] 566 566 567 -* les textes anciens (grec ou latin, translittérations, diacritiques rares), 568 -* les langues non latines comme le chinois, le japonais ou l’arabe, 569 -* ou toute saisie nécessitant des signes typographiques ou linguistiques spécifiques. 525 +//Seule la valeur du champ correspondant est retirée. Si d'autres champs ont hérité de cette valeur, il convient de les supprimer manuellement.// 570 570 571 -Dans Flora, le clavier Unicode est accessible depuis l’espace de travail **Décrire**, dans le menu **Outils**. 572 572 573 - Pour l'utiliser:528 += Caractères à ignorer à l'indexation = 574 574 575 -1. Ouvrez la fenêtre Unicode. 576 -1. Choisissez le jeu de caractères souhaité (latin, grec, cyrillique, etc.). 577 -1. Cliquez sur les lettres ou symboles à insérer. 578 -1. Copiez la chaîne produite puis collez-la dans le champ texte de Flora concerné (ex. Champ** Transcription des inscriptions,** grille de saisie des biens). 579 - 580 580 (% class="box infomessage" %) 581 581 ((( 582 -Bon à savoir : 583 - 584 -* Le clavier Unicode est **compatible avec tous les champs texte** de Flora. 585 -* Il permet une **saisie standardisée et internationale**, conforme aux règles de catalogage ou de transcription. 586 -* Il évite les erreurs liées au copier-coller depuis des outils externes. 532 +//Pour utiliser cette fonctionnalité, il faut que le champ dispose du contrôle MARC, mais cette fonctionnalité n'est pas limitée à une application de type MARC (utilisé préférentiellement en Bibliothèque).// 587 587 ))) 588 588 589 - [[Accès clavier unicode dansFlora.>>image:1752049189710-664.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]535 +Pour certains champs, il est possible d'indiquer à Flora que les premiers caractères ne sont pas à prendre en compte dans l'index. Cela permet d'afficher le contenu complet sans indexer les articles au début. Ainsi, si on saisit [La ]Cousine Bette dans un champ, le contenu complet affiche La Cousine Bette mais l'entrée dans l'index est Cousine Bette. 590 590 537 +[[image:1744266472839-529.png]] 591 591 592 - [[Clavierunicode→ouverture d'une nouvellefenêtre,sélectionde l'alphabetcyrilliqueet choix descaractères.>>image:1752049261731-843.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]539 +//Exemple dans la grille de saisie de la Bibliothèque, sur le champ Titre// 593 593 541 +[[image:1744266523925-837.png]] 594 594 595 - 596 -))) 597 -)))|(% style="width:300px" %)((( 598 -(% class="box" %) 599 -((( 600 -**Sommaire** 543 +//Résultat sur la notice Bibliothèque : l'article est présent// 601 601 602 -{{toc depth="2" numbered="true"/}} 603 -))) 545 +[[image:1744266561792-928.png]] 604 604 605 -(% class="box" %) 606 -((( 607 -**Aller plus loin** 547 +//Exemple de recherche sur index : l'article n'est pas indexé// 608 608 609 -* [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]] 610 -* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]] 611 -* [[Consulter les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Consulter les documents associés.WebHome]] 612 -* [[Modifier l'aide en ligne>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Modifier l’aide en ligne.WebHome]] 613 -* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome]] 614 -))) 549 +Dans un champ avec contrôle marc, pour que les crochets soient pris en compte en tant que tels, il suffit de les doubler (ceci est inutile si le crochet n'est pas le premier caractère). 615 615 616 -(% class="box" %) 617 -((( 618 -**Icônes principales** 619 -))) 620 -))) 621 -|(% style="width:840px" %) |(% style="width:300px" %) 551 +[[image:1744266635460-134.png]] 622 622 553 +//Saisie de texte entre double crochets dans un champ avec contrôle marc// 554 + 555 +[[image:1744266659890-594.png]] 556 + 557 +//Affichage du contenu du champ entre crochets// 558 + 623 623
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