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Modifications pour le document Exploiter les outils d’aide à la saisie

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/15 14:27
Depuis la version 92.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/10 09:19
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À la version 51.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/08 08:39
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -2,11 +2,8 @@
2 2  
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (((
5 -(((
6 6  (% class="box" %)
7 7  (((
8 -**Flora met à disposition une palette complète d’outils conçus pour accompagner les utilisateurs à chaque étape de la saisie.** Qu’il s’agisse de renseigner un champ complexe, d’accéder à une aide contextuelle, de préremplir des valeurs via un modèle, de sélectionner un terme dans un thésaurus, de dater précisément une œuvre ou d’intégrer des caractères rares grâce au clavier Unicode, chaque fonctionnalité poursuit un triple objectif : **faciliter la saisie, garantir la qualité des données et respecter les standards professionnels**.
9 -
10 10  
11 11  )))
12 12  
... ... @@ -44,8 +44,6 @@
44 44  
45 45  
46 46  
47 -
48 -
49 49  [[Ex. table photothèque → clic droit sur le champ **Titre/légende** pour afficher les informations complémentaires.>>image:1744196121351-940.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
50 50  
51 51  
... ... @@ -121,12 +121,11 @@
121 121  [[Ex. Table des biens →  suppression d'un modèle en doublon.>>image:1751890493835-208.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
122 122  
123 123  
124 -== Quelle différence entre duplication de notice et modèle de saisie rapide ? ==
119 +== Ne pas confondre duplication de notice et modèle de saisie rapide ==
125 125  
126 126  Avant de choisir un mode de saisie, il est essentiel de bien comprendre la différence entre **la duplication d’une notice** et **l’utilisation d’un modèle de saisie rapide**. Ces deux outils répondent à des logiques différentes : l’un reproduit intégralement une notice existante, l’autre permet de préremplir uniquement les champs pertinents.
127 127  Le tableau ci-dessous récapitule les usages, avantages et limites de chaque méthode :
128 128  
129 -(% class="table-bordered" %)
130 130  (% class="active" %)|=**Fonction**|=**Définition**|=**Avantages**|=**Risques**
131 131  |**Duplication de notice**|Création d'une nouvelle notice en copiant **l'intégralité** d'une notice existante|Rapide si toutes les données sont à reprendre à l’identique|Risque d’oublier de supprimer ou modifier des champs non pertinents :
132 132  – Liens photo
... ... @@ -163,6 +163,9 @@
163 163  [[Ex. table des biens, assistant thésaurus **Matières et Techniques** → recherche, sélection du terme toile (double clic) et fermeture de l'assistant. >>image:1751893938811-547.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
164 164  
165 165  
160 +[[Résultat → le terme toile apparaît dans le champ **Matière** de la notice.>>image:1744269366488-201.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
161 +
162 +
166 166  L'assistant thésaurus propose plusieurs outils pour rechercher, naviguer, sélectionner ou ajouter des termes de manière structurée et conforme aux règles de saisie définies dans Flora :
167 167  
168 168  (% class="active" %)|(% style="width:304px" %)**Fonctionnalité**|(% style="width:575px" %)**Définition**
... ... @@ -177,9 +177,6 @@
177 177  |(% style="width:304px" %)[[image:1744269249651-654.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:575px" %)Utilisez l’icône correspondante pour supprimer un terme de la sélection.
178 178  |(% style="width:304px" %)[[image:1744269267092-514.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:575px" %)fermer la fenêtre en confirmant votre sélection, qui sera insérée dans le champ de la notice.
179 179  
180 -[[Résultat → le terme toile apparaît dans le champ **Matière** de la notice.>>image:1744269366488-201.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
181 -
182 -
183 183  = (% id="cke_bm_1547705S" style="display:none" %) (%%)Assistant datation =
184 184  
185 185  Les champs de datation dans Flora sont enrichis d’un **assistant dédié**, permettant de saisir des dates avec un **niveau de précision très fin**, tout en garantissant leur **exploitabilité en recherche**.
... ... @@ -186,6 +186,8 @@
186 186  
187 187  Grâce à un calendrier interactif, il est possible de renseigner une date précise, une fourchette ou même des périodes longues (millénaire, siècle, quart de siècle…). L’outil gère également les compléments de datation (ex. : //vers//, //après//, //au début de…//) et propose une prise en charge du **calendrier républicain**.
188 188  
183 +== Ouvrir l'assistant de datation ==
184 +
189 189  L’assistant de datation est accessible lorsqu’un **bouton calendrier** apparaît à droite du champ concerné.
190 190  Un clic sur ce bouton ouvre une fenêtre contenant plusieurs onglets, selon le type de datation souhaité.
191 191  
... ... @@ -273,351 +273,272 @@
273 273  (((
274 274  **Validez** impérativement la sélection avant de revenir à la grille de saisie.
275 275  )))
272 +)))
273 +)))|(% style="width:300px" %)(((
274 +(% class="box" %)
275 +(((
276 +**Sommaire**
276 276  
277 -= Assistant sur les autorités =
278 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
279 +)))
278 278  
279 -L’assistant associé à ces champs permet de **rechercher et de rapatrier des autorités** (ou, selon les cas, des **liens vers des notices documentaires**) directement dans la grille de saisie.
281 +(% class="box" %)
282 +(((
283 +**Aller plus loin**
280 280  
281 -== Lier une autorité depuis un champ ==
285 +* [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
286 +* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
287 +* [[Modifier l'aide en ligne>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Modifier l’aide en ligne.WebHome]]
288 +* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome]]
289 +)))
282 282  
283 -Pour insérer une autorité dans un champ :
291 +(% class="box" %)
292 +(((
293 +**Icônes principales**
294 +)))
295 +)))
284 284  
285 -1. Cliquez sur l’**icône **[[image:1744267239237-220.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="37" width="32"]] à droite du champ concerné.
286 -1. Recherchez l’autorité à rapatrier dans le champ en utilisant soit la **recherche simple**, soit la **recherche avancée**, selon vos besoins.
287 -1. Sélectionnez le ou les termes souhaités.
288 -1. Cliquez sur **Valider** pour rapatrier le lien dans la notice.
289 289  
290 -[[Ex. Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → recherche, sélection et validation de l'autorité personne dans l'assistant.>>image:1751959991697-634.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
291 291  
292 292  
293 -[[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → autorités rapatriée dans le champ. >>image:1751960154874-910.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
300 += Assistant sur les autorités =
294 294  
295 295  
296 -== Comment rechercher une autorité dans l’assistant ? ==
303 +Les champs soumis à contrôle sur autorités pointent sur une autre notice d'une table de Flora. Le lien est rapatrié dans la zone considérée : lien vers un auteur, un éditeur, etc. De ce fait, les autorités sont référencées qu'une fois dans Flora ; leur modification est automatiquement impactée sur les notices qui lui sont liées.
297 297  
298 -Pour choisir le mode de recherche le plus adapté dans l’assistant d’autorité, il est utile de bien comprendre les différences entre la **recherche simple** et la **recherche avancée**. Le tableau ci-dessous vous aide à identifier rapidement les atouts et les cas d’usage de chacun.
305 +Pour lier une autorité à un champ de la grille de saisie, cliquer sur le bouton [[image:1744267239237-220.png]] à droite du champ, pour accéder à la fenêtre de sélection de l'autorité. Le bouton [[image:1744267198314-123.png]] permet de retirer toutes les autorités saisies dans le champ (sans les supprimer de la table autorité). Si le profil utilisateur l'autorise, le bouton [[image:1744267183254-709.png]] permet de créer une nouvelle notice d'autorité, si celle-ci n'existe pas dans Flora.
299 299  
300 -(% class="table-bordered" %)
301 -(% class="active" %)|(% style="text-align:center; width:125px" %)**Critère**|(% style="text-align:center; width:323px" %)**Recherche simple **|(% style="text-align:center; width:431px" %)**Recherche avancée**
302 -|(% style="text-align:center; width:125px" %)Accès|(% style="text-align:center; width:323px" %)Par défaut à l’ouverture de l’assistant|(% style="text-align:center; width:431px" %)Via le bouton **Avancée >>** depuis la recherche simple
303 -|(% style="text-align:center; width:125px" %)Objectif|(% style="text-align:center; width:323px" %)Trouver rapidement une autorité avec un mot-clé|(% style="text-align:center; width:431px" %)Affiner la recherche en combinant plusieurs critères (recherche experte)
304 -|(% style="text-align:center; width:125px" %)Saisie|(% style="text-align:center; width:323px" %)1 champ de recherche (ex. : Durand//)//|(% style="text-align:center; width:431px" %)Formulaire multi-index (ex. : Nom, Qualité, Date…)
305 -|(% style="text-align:center; width:125px" %)Affichage des résultats|(% colspan="2" rowspan="1" style="text-align:center; width:323px" %)Liste double (haut = autorités à ajouter, bas = autorités sélectionnées + résumé)
306 -|(% style="text-align:center; width:125px" %)Ajouter des termes|(% colspan="2" style="text-align:center; width:323px" %)Double clic ou bouton** Ajouter **[[image:1744267530823-370.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="35" width="31"]]
307 -|(% style="text-align:center; width:125px" %)Retirer des termes|(% colspan="2" style="text-align:center; width:323px" %)clic sur le bouton **Retirer** [[image:1744267515165-450.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="36" width="29"]]
308 -|(% style="text-align:center; width:125px" %)Accès à l'autre mode|(% style="text-align:center; width:323px" %)Oui, via le bouton **Avancée >>**|(% style="text-align:center; width:323px" %)Oui, via le bouton **<< Simple**
309 -|(% style="text-align:center; width:125px" %)Cas d'usage recommandé|(% style="text-align:center; width:323px" %)Recherche rapide sur un nom connu ou partiel|(% style="text-align:center; width:323px" %)Recherche ciblée ou complexe (homonymes, filtres multiples)
307 +[[image:1744267286929-385.png]]
310 310  
311 -(% class="box infomessage" %)
312 -(((
313 -**Bon à savoir** : vous pouvez afficher toutes les autorités d’une table en lançant une recherche simple sans critère.
314 -)))
309 +//Exemple avec le champ Auteur-exécutant dans la grille de saisie des Biens//
315 315  
316 -[[Ex. Assistant d'autorité table personnes, recherche simple sans critère → affichage des autorités. >>image:1751962471114-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
311 +En cliquant sur l'icône [[image:1744267239237-220.png]], une fenêtre s'ouvre.
317 317  
313 +[[image:1744267382360-370.png]]
318 318  
319 -[[Ex. Assistant d'autorité table personnes → accès à la recherche avancée.>>image:1744267681768-429.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
315 +//Accès à la fenêtre de sélection d'autorités//
320 320  
317 +Lorsque l'on accède à la fenêtre de sélection : deux recherches sont disponibles dans l'assistant d'autorités de Flora :
321 321  
322 -[[Ex. Assistant d'autorité table personnes → recherche avancée des Baudry dont le lieu de travail est Vendée et sélection de l'autorité. >>image:1744267851493-505.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
319 +* Recherche simple : la recherche et l'affichage des autorités trouvées s'effectuent via le champ critère
320 +* Recherche avancée : la recherche est réalisée via un formulaire de recherche experte.
323 323  
322 +//Le choix de l'un des modes de recherche est valable pour l’ensemble des saisies/sélections d’autorités dans Flora.//
324 324  
325 -[[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → autorités rapatriée dans le champ. >>image:1744267909001-661.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
324 +== Recherche simple dans l'assistant d'autorité ==
326 326  
326 +[[image:1744267382360-370.png]]
327 327  
328 -= Créer une autorité liée =
328 +//Affichage de la recherche simple dans l'assistant d'autorité//
329 329  
330 -Lors de la saisie d’une notice, il peut arriver que l’autorité recherchée (personne, lieu, collection, etc.) n’existe pas encore dans la base. Flora propose alors un raccourci pour créer immédiatement la nouvelle autorité, sans quitter la saisie en cours.
330 +Les opérations suivantes sont possibles depuis la recherche simple :
331 331  
332 -Étapes de création :
332 +* Rechercher : recherche dans la liste le terme saisi dans la(les) zone(s) de recherche.
333 333  
334 -1. **Cliquez sur le bouton **[[image:1752042218305-859.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="32" width="34"]]à droite du champ soumis à autorité.
335 -1. **Une nouvelle fenêtre s’ouvre**, affichant la grille de saisie de la notice d’autorité (personne, lieu, collection… selon le champ concerné).
336 -1. **Complétez les champs obligatoires et utiles** de la nouvelle notice d’autorité.
337 -1. **Cliquez sur Enregistrer.**
338 -1. **Retour automatique** à la grille de saisie initiale, avec le lien vers la nouvelle autorité inséré dans le champ.
334 +Pour afficher toutes les autorités, cliquer sur le bouton Rechercher en laissant le critère vide.
339 339  
340 -(% class="box infomessage" %)
341 -(((
342 -Cette fonctionnalité est uniquement disponible si le **profil utilisateur** dispose des droits nécessaires.
343 -Elle est généralement réservée aux profils administrateurs et aux utilisateurs habilités à enrichir les autorités.
344 -)))
336 +* Avancée>> : pour changer de mode de recherche.
337 +* Réponses maximum : modifier le nombre de réponses affichées : la recherche se relance automatiquement.
338 +* Suite à sélection d'un terme, un résumé de sa notice est présenté en bas de la liste.
339 +* Un clic sur ce bouton [[image:1744267530823-370.png]] ajoute le(s) terme(s) sélectionné(s) dans la liste supérieure : le(s) terme(s) est(sont) affiché(s) dans la liste inférieure.
340 +* Un clic sur ce bouton [[image:1744267515165-450.png]]enlève le(s) terme(s) ajouté(s), sélectionné(s) dans la liste inférieure : le(s) terme(s) est(sont) supprimé(s) de la liste inférieure.
341 +* Valider : valide le(les) terme(s) sélectionné(s). La fenêtre se referme, le(s) terme(s) sélectionné(s) apparai(ssen)t dans le champ de la grille de saisie, éventuellement distingués avec un séparateur. Un double clic sur un terme le sélectionne et le valide.
342 +* Annuler : annule l'opération. La fenêtre se referme pour revenir à la grille de saisie.
343 +* Créer : si le profil utilisé y est autorisé, crée directement une nouvelle notice d'autorité. La grille de saisie proposée suit les règles standard de saisie. Suite à validation, le lien vers la nouvelle notice est enregistrée dans la grille de saisie.
345 345  
346 -[[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → clic sur le bouton de création.>>image:1752041695676-894.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
345 +La fonction Créer est également accessible pour les professionnels habilités, à partir de la grille de saisie de la notice : icône [[image:1744267183254-709.png]]placé à droite du champ soumis à autorité.
347 347  
347 +En recherche simple, un fois le critère de mentionné et la recherche lancée, le premier terme approchant est présenté au début de la liste ; sinon, Flora affiche le message Aucune réponse à votre question.
348 348  
349 -[[Ex. Grille de saisie autorité personnes → saisie des champs obligatoire et utiles puis enregistrement.>>image:1752042299046-236.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
349 +[[image:1744267452487-960.png]]
350 350  
351 +//Exemple//
351 351  
352 -[[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → retour à la grille de saisie initiale : l'autorité saisie a été rapatriée dans le champ. >>image:1752041758619-395.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
353 -)))
353 +Suite à validation, l'information permettant d'identifier le lien vers l'autorité est affichée dans la grille de saisie.
354 354  
355 +[[image:1744267606003-831.png]]
355 355  
357 +//Exemple d'affichage du lien vers l'autorité dans la grille de saisie des Biens//
356 356  
359 +== Recherche avancée dans l'assistant d'autorité ==
357 357  
361 +En plus de la recherche simple, un mode avancé permet d'affiner ses critères de recherche (fonctionnement identique à celui du formulaire de recherche experte - [[voir la rubrique Rechercher dans Flora>>doc:1_Fonctionnalités.Recherche.WebHome]].
358 358  
363 +[[image:1744267681768-429.png]]
359 359  
365 +[[image:1744267705438-241.png]]
360 360  
367 +//Affichage de la recherche avancée de sélection d'autorités//
361 361  
369 +Dans cette fenêtre de recherche d'autorités, voici les opération possibles :
362 362  
363 -= Ajouter un terme dans une liste =
371 +* Renseigner le(s) termes d'index recherché(s) permettant de choisir le(s) autorité(s) désirées.
364 364  
365 -Lors de la saisie, certains champs de type liste (déroulante ou longue) peuvent être enrichis par les utilisateurs habilités. Cela permet d’ajouter de nouvelles valeurs sans quitter la notice en cours.
373 +Pour l'index 1. Nom, saisir ba* - premières lettres du terme recherché puis cliquer sur Rechercher : la liste résultat suivante est présentée (sinon, Flora affiche le message Aucune réponse à votre question).
366 366  
367 -L’ajout est autorisé uniquement si :
375 +* << Simple : pour changer de mode de recherche.
376 +* Réponses maximum : modifier le nombre de réponses affichées : la recherche se relance automatiquement.
377 +* Suite à sélection d'un terme, un résumé de sa notice est présenté en bas de la liste.
378 +* Un clic sur ce bouton [[image:1744267530823-370.png]]ajoute le(s) terme(s) sélectionné(s) dans la liste supérieure : le(s) terme(s) est(sont) affiché(s) dans la liste inférieure.
379 +* Un clic sur ce bouton [[image:1744267515165-450.png]]enlève le(s) terme(s) ajouté(s), sélectionné(s) dans la liste inférieure : le(s) terme(s) est(sont) supprimé(s) de la liste inférieure.
380 +* Valider : valide le(les) terme(s) sélectionné(s). La fenêtre se referme, le(s) terme(s) sélectionné(s) apparai(ssen)t dans le champ de la grille de saisie, éventuellement distingués avec un séparateur. Un double clic sur un terme le sélectionne et le valide.
381 +* Annuler : annule l'opération. La fenêtre se referme pour revenir à la grille de saisie.
382 +* Créer : si le profil utilisé est autorisé, crée directement une nouvelle notice d'autorité. La grille de saisie proposée suit les règles standard de saisie. Suite à validation, le lien vers la nouvelle notice est enregistrée dans la grille de saisie.
368 368  
369 -* le champ concerné est paramétré pour accepter l’enrichissement,
370 -* et si l’utilisateur dispose des droits requis (profil administrateur ou habilité).
384 +La fonction Créer est également accessible pour les professionnels habilités, à partir de la grille de saisie de la notice : [[image:1744267183254-709.png]]placé à droite du champ soumis à autorité.
371 371  
372 -L’**icône d’ajout** [[image:1752042949344-726.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] indique que l’ajout de valeurs est possible.
386 +[[image:1744267851493-505.png]]
373 373  
374 -(% class="box infomessage" %)
375 -(((
376 -Bonnes pratiques :
388 +Double cliquer sur une autorité pour la sélectionner.
377 377  
378 -* Vérifiez qu’un terme similaire n’existe pas déjà avant d’en créer un nouveau.
379 -* Ne jamais modifier manuellement le champ **Code**.
380 -* Supprimez tout terme inutile **avant** de valider.
381 -* Si le bouton n’est pas affiché, vous ne pouvez pas ajouter vous-même une nouvelle valeur. L’ajout devra être réalisé par un administrateur fonctionnel. En cas de doute ou de restriction, sollicitez votre administrateur fonctionnel.
382 -)))
390 +//En cas de mono-sélection, le fait de cocher une autorité décoche automatiquement l'autorité précédemment sélectionnée.//
383 383  
384 -== Listes déroulantes ==
392 +Suite à validation, l'information permettant d'identifier le lien vers l'autorité est affichée dans la grille de saisie.
385 385  
386 -1. Cliquez sur l’icône [[image:1752043338393-575.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="33" width="35"]] située à droite de la liste déroulante.
387 -Une fenêtre d’ajout s’ouvre, vous permettant de créer une ou plusieurs nouvelles valeurs.
388 -1. Dans cette fenêtre :
394 +[[image:1744267909001-661.png]]
389 389  
390 -* Une ligne vide est automatiquement proposée : **renseignez le libellé** (champ obligatoire).
391 -* Pour **ajouter plusieurs valeurs**, utilisez les **boutons de la barre d’outils** en haut de la fenêtre (ajout ou suppression de lignes).
396 +//Exemple d'affichage du lien vers l'autorité dans la grille de saisie des Biens//
392 392  
393 -(% start="3" %)
394 -1. Cliquez sur **Valider** pour enregistrer les nouvelles valeurs.
395 -Les nouveaux termes sont immédiatement intégrés à la liste et deviennent sélectionnables dans le champ.
396 396  
397 -[[Ex. Liste **Type** dans les entrées →  ajout d'un terme.>>image:1752044708346-334.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
399 += Créer un terme dans une liste =
398 398  
399 -
400 -)))
401 401  
402 -[[Ex. Résultat → nouveau terme immédiatement ajouté à la liste et sélectionnable. >>image:1744210347789-938.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
402 +En saisie standard, il est possible de compléter une liste avec de nouvelles des valeurs.
403 403  
404 +Selon les profils utilisateurs, les agents habilités peuvent enrichir le contenu d'une liste (déroulante ou longue),  si le champ dispose de cette option.Le bouton [[image:1744210149421-781.png]] indique la possibilité d'ajouter des valeurs à une liste. Son emplacement est différent selon la liste considérée : une liste déroulante ou une liste longue (voir ci-dessus).
404 404  
405 -(((
406 -== Listes longues : une étape supplémentaire ==
406 +== Liste déroulante ==
407 407  
408 -Dans les listes longues, l’ajout d’un nouveau terme suit le même principe que pour les listes déroulantes, **à une différence près** :
409 -le bouton [[image:1752045487385-423.png||data-xwiki-image-style-border="true"]]n’est pas directement visible à droite du champ.
408 +//Exemple avec le champ TYPE, dans une notice Entrées ~://
410 410  
411 -Procédure :
410 +​Le bouton [[image:1744210149421-781.png]] située à droite de la zone, permet d'ajouter un nouveau terme.// //Cliquer dessus.
412 412  
413 -1. Cliquez d’abord sur le bouton [[image:1744210470829-953.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="44" width="30"]] pour **ouvrir la liste.**
414 -1. Dans la nouvelle fenêtre, utilisez le bouton [[image:1752045525067-815.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] situé en bas à droite, pour insérer une nouvelle valeur.
415 -1. Vous accédez alors à la même interface d’ajout avec possibilité d’ajouter ou supprimer plusieurs termes avant validation.
412 +[[image:1744210222945-989.png]]
416 416  
417 -(% class="box infomessage" %)
418 -(((
419 -Pensez à bien valider pour enregistrer vos ajouts. Les nouvelles valeurs seront immédiatement disponibles à la sélection.
420 -)))
414 +//Visualisation de la fonctionnalité d'ajout d'un terme dans une liste courte//
421 421  
422 -[[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → ouverture de la liste et clic sur le bouton de création. >>image:1752045931813-985.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
416 +Un clic sur le bouton affiche la fenêtre d'ajout de valeurs. Elle présente :
423 423  
418 +* une barre d'outils avec les boutons (ajouter un item) et (supprimer les items sélectionnés)
419 +* une zone de saisie permettant de définir une nouvelle valeur (code et libellé)
420 +* la liste courante (non modifiable).
424 424  
425 -[[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → saisie du terme et validation.>>image:1752046150702-919.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
422 +Renseigner le nouveau terme dans le champ **Libellé** et cliquer sur valider pour enregistrer le nouveau terme dans la liste :
426 426  
424 +[[image:1744210276379-163.png]]
427 427  
428 -== Supprimer un terme ajouté par erreur dans une liste ==
426 +//Ajout d'un nouveau terme/ libellé dans la liste courte//
429 429  
430 -Lors de l’ajout de nouvelles valeurs dans une **liste déroulante** ou **liste longue**, il est possible de supprimer un terme avant validation si une erreur a été commise.
428 +//​Ne pas modifier le champ CODE. Ce champ est réservé aux équipes de Flora.//
431 431  
432 -Comment faire :
430 +[[image:1744210347789-938.png]]
433 433  
434 -1. Dans la fenêtre d’ajout, cochez la case située à gauche de la ou des lignes à supprimer.
435 -1. Cliquez sur le bouton [[image:1752044286842-233.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="26" width="30"]] situé dans la **barre d’outils en haut à droite** de la fenêtre.
436 -1. Le ou les termes sont immédiatement retirés de la liste en cours d’édition.
432 +//Résultat : ajout de la nouvelle valeur sur liste déroulante//
437 437  
438 -(% class="box warningmessage" %)
439 -(((
440 -La suppression n’est possible **qu’avant la validation finale**. Une fois les termes enregistrés, seuls les administrateurs pourront intervenir sur la liste.
441 -)))
434 +== Liste longue ==
442 442  
443 -[[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → suppression de plusieurs termes avant validation.>>image:1752044520714-289.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
436 +Dans une liste longue, le bouton [[image:1744210470829-953.png]] est disponible à droite de la zone : un clic sur ce bouton affiche la liste avec le bouton [[image:1744210492776-343.png]] associé.
444 444  
438 +[[image:1744210533401-483.png]]
445 445  
446 -= Créer une notice documentaire et attacher un fichier =
440 +//Visualisation de la liste longue avec bouton  d'ajout de valeur//
447 447  
448 -Dans Flora, un raccourci présent dans la grille de saisie permet de créer une notice documentaire (photo, document, vidéo, etc.) et d’y associer immédiatement un fichier. Cette notice liée est ensuite automatiquement rattachée à la notice principale.
442 +Un clic sur le bouton affiche la fenêtre d'ajout de valeurs. Elle présente :
449 449  
450 -(((
451 -== Créer la notice documentaire associée ==
444 +* une barre d'outils avec les boutons (ajouter un item) et (supprimer les items sélectionnés)
445 +* une zone de saisie permettant de définir une nouvelle valeur (code et libellé)
446 +* la liste courante (non modifiable).
452 452  
453 -1. Depuis le regroupement de champs **Documentation** de la grille de saisie, choisissez un champ de lien documentaire.
454 -1. Cliquez sur le bouton [[image:1752071858179-406.png||data-xwiki-image-style-border="true"]].
455 -1. Une grille de saisie s’ouvre : renseignez les champs nécessaires puis cliquez sur **Enregistrer**.
448 +Renseigner le nouveau terme dans le champ **Libellé** et cliquer sur valider pour enregistrer le nouveau terme dans la liste :
456 456  
457 -[[Ex. Création d'une notice autres documents. >>image:1752072262230-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
458 -)))
450 +[[image:1744210578813-384.png]]
459 459  
452 +//Fenêtre d'ajout de valeurs à une liste longue//
460 460  
461 -[[Ex. Saisie des champs et enregistrement. >>image:1752072381981-919.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
454 +//​Ne pas modifier le champ CODE. Ce champ est réservé aux équipes de Flora.//
462 462  
456 +Les valeurs sont effectivement ajoutées à la liste suite à un clic sur** Valider**. Un clic sur Annuler stoppe l'opération.
463 463  
464 -[[Résultat → la notice est créée.>>image:1752072465102-170.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
458 +* Pour créer des termes en plus : dans la fenêtre de saisie des nouvelles valeurs, cliquer sur [[image:1744210627834-465.png]] , pour renseigner un nouveau libellé. Cliquer ensuite sur valider. Les nouveaux termes sont présentés dans la liste des valeurs.
465 465  
466 466  
467 -== Associer un fichier à cette notice documentaire ==
468 468  
469 -1. Une fois la notice enregistrée, cliquez sur sur le bouton  [[image:1744198755996-817.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] pour ouvrir la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**.
470 -1. Pour ajouter un fichier, utilisez l’un des boutons de la barre d’outils située en haut de la fenêtre :
462 +[[image:1744210745453-989.png]]
471 471  
472 -(% class="active" %)|(% style="text-align:center; width:129px" %)**Icône**|(% style="width:750px" %)**Fonction **
473 -|(% style="width:129px" %)[[image:1752127989218-122.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:750px" %)Ajouter un fichier bureautique (PDF, Word, etc.)
474 -|(% style="width:129px" %)[[image:1752128014249-970.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:750px" %)Ajouter un fichier photo (JPEG, PNG, TIFF…)
475 -|(% style="width:129px" %)[[image:1752128001068-301.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:750px" %)Ajouter un fichier vidéo ou audio (MP4, MP3…)
476 476  
477 -(% start="3" %)
478 -1. Parcourez vos fichiers et sélectionnez celui à associer.
479 -1. Cliquez sur **Valider** pour confirmer le rapatriement du fichier.
480 -1. Pour finaliser l’opération et revenir à la grille de saisie, cliquez sur le bouton [[image:1744199081111-700.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] en haut à droite.
481 -1. Enregistrez la notice principale pour que l’association soit visible dans le pavé de visualisation des liens documentaires.
465 +//Ajout de valeurs dans la liste//
482 482  
483 -[[Ex. Autres documents → clic sur le bouton d'attachement.>>image:1752072620688-952.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
467 +* Pour supprimer un(des) terme(s), les cocher dans la liste des nouvelles valeurs puis cliquer sur le bouton  [[image:1744210815765-685.png]] : le(s) terme(s) est(sont) supprimé(s).
484 484  
469 +[[image:1744210799391-632.png]]
485 485  
486 -[[Ex. Ajout du fichier.>>image:1752128535606-760.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
471 +//Tout nouveau terme non retenu doit être supprimé AVANT validation.//
487 487  
473 +Cliquer sur Valider pour accepter l'intégration des termes dans la liste ou Annuler pour stopper l'opération. Les nouveaux termes apparaissent à la fin de la liste et peuvent être sélectionnés.
488 488  
489 -[[Ex. Recherche et rapatriement du fichier.>>image:1752128628976-112.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
475 += =
490 490  
491 491  
492 -[[Ex. Validation du fichier. >>image:1752128674753-298.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
478 += Retirer les valeurs d'un champ =
493 493  
480 +== Retirer en un clic toutes les valeurs d'un champ ==
494 494  
495 -[[Ex. Finalisation de l'attachement. >>image:1752128759287-959.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
482 +Dans les grilles de saisie, le bouton [[image:1744268486947-525.png]]est disponible à droite des champs qui sont renseignés par appel d'assistants de choix (datations, listes, autorités, termes de thesaurus, notices documentaires, liens). Ce bouton est également présent dans les fenêtres d'assistants de choix correspondantes. Ce dernier permet de retirer en un clic tous les termes inscrits dans un champ.
496 496  
484 +__Exemple pour la table des biens__ :
497 497  
498 -[[Ex.Retour sur la grille de saisie du bien → enregistrer la notice pour consulter le résultat.>>image:1752128821690-808.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
486 +[[image:1744268557540-956.png]]
499 499  
488 +Résultat : le champ entier a été vidé.
500 500  
501 -[[Résultat → consultation de la notice et du fichier liés dans la pavé de visualisation des liens documentaires. >>image:1752128999094-967.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
490 +[[image:1744268598544-349.png]]
502 502  
492 +== Retirer unitairement les valeurs d'un champ ==
503 503  
504 -=== Focus : Les outils de la fenêtre de gestion avancée ===
494 +Si plusieurs termes sont inscrits dans le champ et que l'on souhaite retirer qu'un seul terme, il convient d'utiliser la croix associée [[image:1744268522556-632.png]] et de ne pas cliquer sur le bouton [[image:1744268486947-525.png]]. Dans le cas contraire, l'entièreté des valeurs saisies dans le champ seront retirées.
505 505  
506 -[[Fenêtre de gestion avancée des fichiers.>>image:1752129852836-661.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
496 +__Exemple pour la table des biens__ :
507 507  
498 +[[image:1744268647429-243.png]]
508 508  
509 -Voici les principales fonctionnalités disponibles pour gérer vos fichiers associés :
500 +//Exemple de suppression unitaire//
510 510  
511 -(% class="active" %)|(% style="text-align:center; width:101px" %)**Icône**|(% style="width:777px" %)**Fonction**
512 -|(% style="width:101px" %)[[image:1744200154013-335.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Retourner à la notice
513 -|(% style="width:101px" %)[[image:1744200173773-567.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Valider l’ajout d’un document
514 -|(% style="width:101px" %)[[image:1744200248285-737.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Annuler une association
515 -|(% style="width:101px" %)[[image:2025-04-09_14h01_32.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Ajouter un dossier
516 -|(% style="width:101px" %)[[image:1744200306410-626.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Ajouter un fichier bureautique (PDF, Word, etc.)
517 -|(% style="width:101px" %)[[image:1744200336429-184.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Ajouter un fichier photo (PNG, JPEG, TIFF, etc.)
518 -|(% style="width:101px" %)[[image:1744200363870-496.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Ajouter un fichier vidéo-audio (MP3,MP4, etc.)
519 -|(% style="width:101px" %)[[image:1744200401014-873.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Descendre un fichier dans la liste
520 -|(% style="width:101px" %)[[image:1744200414180-540.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Monter un fichier dans la liste
521 -|(% style="width:101px" %)[[image:1744200455510-180.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Modifier les attributs du fichier
522 -|(% style="width:101px" %)[[image:1744200502704-220.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Couper un fichier pour le déplacer
523 -|(% style="width:101px" %)[[image:1744200560571-305.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Coller un fichier dans un autre dossier
524 -|(% style="width:101px" %)[[image:1744200590083-440.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Supprimer un fichier
502 +Résultat : seul le terme icône a été retiré du champ.
525 525  
526 -= Vider un champ contrôlé =
504 +[[image:1744268693656-506.png]]
527 527  
528 -Dans les grilles de saisie, deux options permettent de retirer les valeurs d’un champ contrôlé (autorités, thésaurus, datation, listes, liens documentaires, etc.)
506 +//Seule la valeur du champ correspondant est retirée. Si d'autres champs ont hérité de cette valeur, il convient de les supprimer manuellement.//
529 529  
530 -== Retirer toutes les valeurs du champ ==
531 531  
532 -Le bouton [[image:1744268486947-525.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] situé à droite du champ permet de **vider entièrement** son contenu.
509 += Caractères à ignorer à l'indexation =
533 533  
534 -(% class="box warningmessage" %)
535 -(((
536 -Attention : ce bouton **supprime toutes les valeurs** du champ en un seul clic.
537 -)))
538 -
539 -[[Ex. Champ** Dénomination **dans la table des biens → clic sur la fonctionnalité.>>image:1744268557540-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
540 -
541 -
542 -[[Ex. Résultat → champ** Dénomination **vidé.>>image:1744268598544-349.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
543 -
544 -== Retirer une valeur spécifique ==
545 -
546 -Lorsque plusieurs termes sont présents dans un champ, il est possible de retirer **une seule valeur** grâce à la **croix** affichée à côté de chaque terme.
547 -
548 548  (% class="box infomessage" %)
549 549  (((
550 -Bonnes pratiques :
551 -
552 -* Ne pas utiliser le bouton de suppression global si vous ne souhaitez pas tout effacer.
553 -* La suppression est immédiate, uniquement pour le terme cliqué.
554 -* Si d'autres champs ont hérité de cette valeur (par duplication ou modèle de saisie rapide), pensez à les vérifier et les ajuster manuellement.
513 +//Pour utiliser cette fonctionnalité, il faut que le champ dispose du contrôle MARC, mais cette fonctionnalité n'est pas limitée à une application de type MARC (utilisé préférentiellement en Bibliothèque).//
555 555  )))
556 556  
557 -[[Ex. Champ** Dénomination **dans la table des biens → clic sur la croix pour retirer le terme icône. >>image:1744268647429-243.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
516 +Pour certains champs, il est possible d'indiquer à Flora que les premiers caractères ne sont pas à prendre en compte dans l'index. Cela permet d'afficher le contenu complet sans indexer les articles au début. Ainsi, si on saisit [La ]Cousine Bette dans un champ, le contenu complet affiche La Cousine Bette mais l'entrée dans l'index est Cousine Bette.
558 558  
518 +[[image:1744266472839-529.png]]
559 559  
560 -[[Ex. Résultat → terme icône retiré du champ** Dénomination. **>>image:1744268693656-506.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
520 +//Exemple dans la grille de saisie de la Bibliothèque, sur le champ Titre//
561 561  
522 +[[image:1744266523925-837.png]]
562 562  
563 -= Utiliser le clavier unicode =
524 +//Résultat sur la notice Bibliothèque : l'article est présent//
564 564  
565 -Le clavier Unicode permet de saisir des caractères spéciaux et multilingues dans Flora, notamment pour :
526 +[[image:1744266561792-928.png]]
566 566  
567 -* les textes anciens (grec ou latin, translittérations, diacritiques rares),
568 -* les langues non latines comme le chinois, le japonais ou l’arabe,
569 -* ou toute saisie nécessitant des signes typographiques ou linguistiques spécifiques.
528 +//Exemple de recherche sur index : l'article n'est pas indexé//
570 570  
571 -Dans Flora, le clavier Unicode est accessible depuis l’espace de travail **Décrire**, dans le menu **Outils**.
530 +Dans un champ avec contrôle marc, pour que les crochets soient pris en compte en tant que tels, il suffit de les doubler (ceci est inutile si le crochet n'est pas le premier caractère).
572 572  
573 -Pour l'utiliser :
532 +[[image:1744266635460-134.png]]
574 574  
575 -1. Ouvrez la fenêtre Unicode.
576 -1. Choisissez le jeu de caractères souhaité (latin, grec, cyrillique, etc.).
577 -1. Cliquez sur les lettres ou symboles à insérer.
578 -1. Copiez la chaîne produite puis collez-la dans le champ texte de Flora concerné (ex. Champ** Transcription des inscriptions,** grille de saisie des biens).
534 +//Saisie de texte entre double crochets dans un champ avec contrôle marc//
579 579  
580 -(% class="box infomessage" %)
581 -(((
582 -Bon à savoir :
536 +[[image:1744266659890-594.png]]
583 583  
584 -* Le clavier Unicode est **compatible avec tous les champs texte** de Flora.
585 -* Il permet une **saisie standardisée et internationale**, conforme aux règles de catalogage ou de transcription.
586 -* Il évite les erreurs liées au copier-coller depuis des outils externes.
587 -)))
538 +//Affichage du contenu du champ entre crochets//
588 588  
589 -[[Accès clavier unicode dans Flora.>>image:1752049189710-664.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
590 -
591 -
592 -[[Clavier unicode → ouverture d'une nouvelle fenêtre, sélection de l'alphabet cyrillique et choix des caractères. >>image:1752049261731-843.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
593 -
594 -
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610 -* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
611 -* [[Consulter les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Consulter les documents associés.WebHome]]
612 -* [[Modifier l'aide en ligne>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Modifier l’aide en ligne.WebHome]]
613 -* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome]]
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