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Modifications pour le document Exploiter les outils d’aide à la saisie

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/15 14:27
Depuis la version 91.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/10 09:17
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À la version 54.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/08 09:15
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -2,11 +2,8 @@
2 2  
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (((
5 -(((
6 6  (% class="box" %)
7 7  (((
8 -**Flora met à disposition une palette complète d’outils conçus pour accompagner les utilisateurs à chaque étape de la saisie.** Qu’il s’agisse de renseigner un champ complexe, d’accéder à une aide contextuelle, de préremplir des valeurs via un modèle, de sélectionner un terme dans un thésaurus, de dater précisément une œuvre ou d’intégrer des caractères rares grâce au clavier Unicode, chaque fonctionnalité poursuit un triple objectif : **faciliter la saisie, garantir la qualité des données et respecter les standards professionnels**.
9 -
10 10  
11 11  )))
12 12  
... ... @@ -120,12 +120,11 @@
120 120  [[Ex. Table des biens →  suppression d'un modèle en doublon.>>image:1751890493835-208.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
121 121  
122 122  
123 -== Quelle différence entre duplication de notice et modèle de saisie rapide ? ==
120 +== Ne pas confondre duplication de notice et modèle de saisie rapide ==
124 124  
125 125  Avant de choisir un mode de saisie, il est essentiel de bien comprendre la différence entre **la duplication d’une notice** et **l’utilisation d’un modèle de saisie rapide**. Ces deux outils répondent à des logiques différentes : l’un reproduit intégralement une notice existante, l’autre permet de préremplir uniquement les champs pertinents.
126 126  Le tableau ci-dessous récapitule les usages, avantages et limites de chaque méthode :
127 127  
128 -(% class="table-bordered" %)
129 129  (% class="active" %)|=**Fonction**|=**Définition**|=**Avantages**|=**Risques**
130 130  |**Duplication de notice**|Création d'une nouvelle notice en copiant **l'intégralité** d'une notice existante|Rapide si toutes les données sont à reprendre à l’identique|Risque d’oublier de supprimer ou modifier des champs non pertinents :
131 131  – Liens photo
... ... @@ -185,6 +185,8 @@
185 185  
186 186  Grâce à un calendrier interactif, il est possible de renseigner une date précise, une fourchette ou même des périodes longues (millénaire, siècle, quart de siècle…). L’outil gère également les compléments de datation (ex. : //vers//, //après//, //au début de…//) et propose une prise en charge du **calendrier républicain**.
187 187  
184 +== Ouvrir l'assistant de datation ==
185 +
188 188  L’assistant de datation est accessible lorsqu’un **bouton calendrier** apparaît à droite du champ concerné.
189 189  Un clic sur ce bouton ouvre une fenêtre contenant plusieurs onglets, selon le type de datation souhaité.
190 190  
... ... @@ -273,349 +273,275 @@
273 273  **Validez** impérativement la sélection avant de revenir à la grille de saisie.
274 274  )))
275 275  
274 +
276 276  = Assistant sur les autorités =
277 277  
278 278  L’assistant associé à ces champs permet de **rechercher et de rapatrier des autorités** (ou, selon les cas, des **liens vers des notices documentaires**) directement dans la grille de saisie.
279 279  
280 -== Lier une autorité depuis un champ ==
281 281  
282 -Pour insérer une autorité dans un champ :
280 +Pour lier une autorité à un champ de la grille de saisie, cliquer sur le bouton [[image:1744267239237-220.png]] à droite du champ, pour accéder à la fenêtre de sélection de l'autorité. Le bouton [[image:1744267198314-123.png]] permet de retirer toutes les autorités saisies dans le champ (sans les supprimer de la table autorité). Si le profil utilisateur l'autorise, le bouton [[image:1744267183254-709.png]] permet de créer une nouvelle notice d'autorité, si celle-ci n'existe pas dans Flora.
283 283  
284 -1. Cliquez sur l’**icône **[[image:1744267239237-220.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="37" width="32"]] à droite du champ concerné.
285 -1. Recherchez l’autorité à rapatrier dans le champ en utilisant soit la **recherche simple**, soit la **recherche avancée**, selon vos besoins.
286 -1. Sélectionnez le ou les termes souhaités.
287 -1. Cliquez sur **Valider** pour rapatrier le lien dans la notice.
282 +[[image:1744267286929-385.png]]
288 288  
289 -[[Ex. Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → recherche, sélection et validation de l'autorité personne dans l'assistant.>>image:1751959991697-634.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
284 +//Exemple avec le champ Auteur-exécutant dans la grille de saisie des Biens//
290 290  
286 +En cliquant sur l'icône [[image:1744267239237-220.png]], une fenêtre s'ouvre.
291 291  
292 -[[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → autorités rapatriée dans le champ. >>image:1751960154874-910.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
288 +[[image:1744267382360-370.png]]
293 293  
290 +//Accès à la fenêtre de sélection d'autorités//
294 294  
295 -== Comment rechercher une autorité dans l’assistant ? ==
292 +Lorsque l'on accède à la fenêtre de sélection : deux recherches sont disponibles dans l'assistant d'autorités de Flora :
296 296  
297 -Pour choisir le mode de recherche le plus adapté dans l’assistant d’autorité, il est utile de bien comprendre les différences entre la **recherche simple** et la **recherche avancée**. Le tableau ci-dessous vous aide à identifier rapidement les atouts et les cas d’usage de chacun.
294 +* Recherche simple : la recherche et l'affichage des autorités trouvées s'effectuent via le champ critère
295 +* Recherche avancée : la recherche est réalisée via un formulaire de recherche experte.
298 298  
299 -(% class="table-bordered" %)
300 -(% class="active" %)|(% style="text-align:center; width:125px" %)**Critère**|(% style="text-align:center; width:323px" %)**Recherche simple **|(% style="text-align:center; width:431px" %)**Recherche avancée**
301 -|(% style="text-align:center; width:125px" %)Accès|(% style="text-align:center; width:323px" %)Par défaut à l’ouverture de l’assistant|(% style="text-align:center; width:431px" %)Via le bouton **Avancée >>** depuis la recherche simple
302 -|(% style="text-align:center; width:125px" %)Objectif|(% style="text-align:center; width:323px" %)Trouver rapidement une autorité avec un mot-clé|(% style="text-align:center; width:431px" %)Affiner la recherche en combinant plusieurs critères (recherche experte)
303 -|(% style="text-align:center; width:125px" %)Saisie|(% style="text-align:center; width:323px" %)1 champ de recherche (ex. : Durand//)//|(% style="text-align:center; width:431px" %)Formulaire multi-index (ex. : Nom, Qualité, Date…)
304 -|(% style="text-align:center; width:125px" %)Affichage des résultats|(% colspan="2" rowspan="1" style="text-align:center; width:323px" %)Liste double (haut = autorités à ajouter, bas = autorités sélectionnées + résumé)
305 -|(% style="text-align:center; width:125px" %)Ajouter des termes|(% colspan="2" style="text-align:center; width:323px" %)Double clic ou bouton** Ajouter **[[image:1744267530823-370.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="35" width="31"]]
306 -|(% style="text-align:center; width:125px" %)Retirer des termes|(% colspan="2" style="text-align:center; width:323px" %)clic sur le bouton **Retirer** [[image:1744267515165-450.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="36" width="29"]]
307 -|(% style="text-align:center; width:125px" %)Accès à l'autre mode|(% style="text-align:center; width:323px" %)Oui, via le bouton **Avancée >>**|(% style="text-align:center; width:323px" %)Oui, via le bouton **<< Simple**
308 -|(% style="text-align:center; width:125px" %)Cas d'usage recommandé|(% style="text-align:center; width:323px" %)Recherche rapide sur un nom connu ou partiel|(% style="text-align:center; width:323px" %)Recherche ciblée ou complexe (homonymes, filtres multiples)
297 +//Le choix de l'un des modes de recherche est valable pour l’ensemble des saisies/sélections d’autorités dans Flora.//
309 309  
310 -(% class="box infomessage" %)
311 -(((
312 -**Bon à savoir** : vous pouvez afficher toutes les autorités d’une table en lançant une recherche simple sans critère.
313 -)))
299 +== Recherche simple dans l'assistant d'autorité ==
314 314  
315 -[[Ex. Assistant d'autorité table personnes, recherche simple sans critère → affichage des autorités. >>image:1751962471114-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
301 +[[image:1744267382360-370.png]]
316 316  
303 +//Affichage de la recherche simple dans l'assistant d'autorité//
317 317  
318 -[[Ex. Assistant d'autorité table personnes → accès à la recherche avancée.>>image:1744267681768-429.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
305 +Les opérations suivantes sont possibles depuis la recherche simple :
319 319  
307 +* Rechercher : recherche dans la liste le terme saisi dans la(les) zone(s) de recherche.
320 320  
321 -[[Ex. Assistant d'autorité table personnes → recherche avancée des Baudry dont le lieu de travail est Vendée et sélection de l'autorité. >>image:1744267851493-505.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
309 +Pour afficher toutes les autorités, cliquer sur le bouton Rechercher en laissant le critère vide.
322 322  
311 +* Avancée>> : pour changer de mode de recherche.
312 +* Réponses maximum : modifier le nombre de réponses affichées : la recherche se relance automatiquement.
313 +* Suite à sélection d'un terme, un résumé de sa notice est présenté en bas de la liste.
314 +* Un clic sur ce bouton [[image:1744267530823-370.png]] ajoute le(s) terme(s) sélectionné(s) dans la liste supérieure : le(s) terme(s) est(sont) affiché(s) dans la liste inférieure.
315 +* Un clic sur ce bouton [[image:1744267515165-450.png]]enlève le(s) terme(s) ajouté(s), sélectionné(s) dans la liste inférieure : le(s) terme(s) est(sont) supprimé(s) de la liste inférieure.
316 +* Valider : valide le(les) terme(s) sélectionné(s). La fenêtre se referme, le(s) terme(s) sélectionné(s) apparai(ssen)t dans le champ de la grille de saisie, éventuellement distingués avec un séparateur. Un double clic sur un terme le sélectionne et le valide.
317 +* Annuler : annule l'opération. La fenêtre se referme pour revenir à la grille de saisie.
318 +* Créer : si le profil utilisé y est autorisé, crée directement une nouvelle notice d'autorité. La grille de saisie proposée suit les règles standard de saisie. Suite à validation, le lien vers la nouvelle notice est enregistrée dans la grille de saisie.
323 323  
324 -[[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → autorités rapatriée dans le champ. >>image:1744267909001-661.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
320 +La fonction Créer est également accessible pour les professionnels habilités, à partir de la grille de saisie de la notice : icône [[image:1744267183254-709.png]]placé à droite du champ soumis à autorité.
325 325  
322 +En recherche simple, un fois le critère de mentionné et la recherche lancée, le premier terme approchant est présenté au début de la liste ; sinon, Flora affiche le message Aucune réponse à votre question.
326 326  
327 -= Créer une autorité liée =
324 +[[image:1744267452487-960.png]]
328 328  
329 -Lors de la saisie d’une notice, il peut arriver que l’autorité recherchée (personne, lieu, collection, etc.) n’existe pas encore dans la base. Flora propose alors un raccourci pour créer immédiatement la nouvelle autorité, sans quitter la saisie en cours.
326 +//Exemple//
330 330  
331 -Étapes de création :
328 +Suite à validation, l'information permettant d'identifier le lien vers l'autorité est affichée dans la grille de saisie.
332 332  
333 -1. **Cliquez sur le bouton **[[image:1752042218305-859.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="32" width="34"]]à droite du champ soumis à autorité.
334 -1. **Une nouvelle fenêtre s’ouvre**, affichant la grille de saisie de la notice d’autorité (personne, lieu, collection… selon le champ concerné).
335 -1. **Complétez les champs obligatoires et utiles** de la nouvelle notice d’autorité.
336 -1. **Cliquez sur Enregistrer.**
337 -1. **Retour automatique** à la grille de saisie initiale, avec le lien vers la nouvelle autorité inséré dans le champ.
330 +[[image:1744267606003-831.png]]
338 338  
339 -(% class="box infomessage" %)
340 -(((
341 -Cette fonctionnalité est uniquement disponible si le **profil utilisateur** dispose des droits nécessaires.
342 -Elle est généralement réservée aux profils administrateurs et aux utilisateurs habilités à enrichir les autorités.
343 -)))
332 +//Exemple d'affichage du lien vers l'autorité dans la grille de saisie des Biens//
344 344  
345 -[[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → clic sur le bouton de création.>>image:1752041695676-894.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
334 +== Recherche avancée dans l'assistant d'autorité ==
346 346  
336 +En plus de la recherche simple, un mode avancé permet d'affiner ses critères de recherche (fonctionnement identique à celui du formulaire de recherche experte - [[voir la rubrique Rechercher dans Flora>>doc:1_Fonctionnalités.Recherche.WebHome]].
347 347  
348 -[[Ex. Grille de saisie autorité personnes → saisie des champs obligatoire et utiles puis enregistrement.>>image:1752042299046-236.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
338 +[[image:1744267681768-429.png]]
349 349  
340 +[[image:1744267705438-241.png]]
350 350  
351 -[[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → retour à la grille de saisie initiale : l'autorité saisie a été rapatriée dans le champ. >>image:1752041758619-395.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
352 -)))
342 +//Affichage de la recherche avancée de sélection d'autorités//
353 353  
344 +Dans cette fenêtre de recherche d'autorités, voici les opération possibles :
354 354  
346 +* Renseigner le(s) termes d'index recherché(s) permettant de choisir le(s) autorité(s) désirées.
355 355  
348 +Pour l'index 1. Nom, saisir ba* - premières lettres du terme recherché puis cliquer sur Rechercher : la liste résultat suivante est présentée (sinon, Flora affiche le message Aucune réponse à votre question).
356 356  
350 +* << Simple : pour changer de mode de recherche.
351 +* Réponses maximum : modifier le nombre de réponses affichées : la recherche se relance automatiquement.
352 +* Suite à sélection d'un terme, un résumé de sa notice est présenté en bas de la liste.
353 +* Un clic sur ce bouton [[image:1744267530823-370.png]]ajoute le(s) terme(s) sélectionné(s) dans la liste supérieure : le(s) terme(s) est(sont) affiché(s) dans la liste inférieure.
354 +* Un clic sur ce bouton [[image:1744267515165-450.png]]enlève le(s) terme(s) ajouté(s), sélectionné(s) dans la liste inférieure : le(s) terme(s) est(sont) supprimé(s) de la liste inférieure.
355 +* Valider : valide le(les) terme(s) sélectionné(s). La fenêtre se referme, le(s) terme(s) sélectionné(s) apparai(ssen)t dans le champ de la grille de saisie, éventuellement distingués avec un séparateur. Un double clic sur un terme le sélectionne et le valide.
356 +* Annuler : annule l'opération. La fenêtre se referme pour revenir à la grille de saisie.
357 +* Créer : si le profil utilisé est autorisé, crée directement une nouvelle notice d'autorité. La grille de saisie proposée suit les règles standard de saisie. Suite à validation, le lien vers la nouvelle notice est enregistrée dans la grille de saisie.
357 357  
359 +La fonction Créer est également accessible pour les professionnels habilités, à partir de la grille de saisie de la notice : [[image:1744267183254-709.png]]placé à droite du champ soumis à autorité.
358 358  
361 +[[image:1744267851493-505.png]]
359 359  
363 +Double cliquer sur une autorité pour la sélectionner.
360 360  
361 -= Ajouter un terme dans une liste =
365 +//En cas de mono-sélection, le fait de cocher une autorité décoche automatiquement l'autorité précédemment sélectionnée.//
362 362  
363 -Lors de la saisie, certains champs de type liste (déroulante ou longue) peuvent être enrichis par les utilisateurs habilités. Cela permet d’ajouter de nouvelles valeurs sans quitter la notice en cours.
367 +Suite à validation, l'information permettant d'identifier le lien vers l'autorité est affichée dans la grille de saisie.
364 364  
365 -L’ajout est autorisé uniquement si :
369 +[[image:1744267909001-661.png]]
366 366  
367 -* le champ concerné est paramétré pour accepter l’enrichissement,
368 -* et si l’utilisateur dispose des droits requis (profil administrateur ou habilité).
371 +//Exemple d'affichage du lien vers l'autorité dans la grille de saisie des Biens//
369 369  
370 -L’**icône d’ajout** [[image:1752042949344-726.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] indique que l’ajout de valeurs est possible.
371 371  
372 -(% class="box infomessage" %)
373 -(((
374 -Bonnes pratiques :
375 375  
376 -* Vérifiez qu’un terme similaire n’existe pas déjà avant d’en créer un nouveau.
377 -* Ne jamais modifier manuellement le champ **Code**.
378 -* Supprimez tout terme inutile **avant** de valider.
379 -* Si le bouton n’est pas affiché, vous ne pouvez pas ajouter vous-même une nouvelle valeur. L’ajout devra être réalisé par un administrateur fonctionnel. En cas de doute ou de restriction, sollicitez votre administrateur fonctionnel.
380 -)))
381 381  
382 -== Listes déroulantes ==
383 383  
384 -1. Cliquez sur l’icône [[image:1752043338393-575.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="33" width="35"]] située à droite de la liste déroulante.
385 -Une fenêtre d’ajout s’ouvre, vous permettant de créer une ou plusieurs nouvelles valeurs.
386 -1. Dans cette fenêtre :
387 387  
388 -* Une ligne vide est automatiquement proposée : **renseignez le libellé** (champ obligatoire).
389 -* Pour **ajouter plusieurs valeurs**, utilisez les **boutons de la barre d’outils** en haut de la fenêtre (ajout ou suppression de lignes).
390 -
391 -(% start="3" %)
392 -1. Cliquez sur **Valider** pour enregistrer les nouvelles valeurs.
393 -Les nouveaux termes sont immédiatement intégrés à la liste et deviennent sélectionnables dans le champ.
394 -
395 -[[Ex. Liste **Type** dans les entrées →  ajout d'un terme.>>image:1752044708346-334.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
396 -
397 397  
398 398  )))
380 +)))|(% style="width:300px" %)(((
381 +(% class="box" %)
382 +(((
383 +**Sommaire**
399 399  
400 -[[Ex. Résultat → nouveau terme immédiatement ajouté à la liste et sélectionnable. >>image:1744210347789-938.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
385 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
386 +)))
401 401  
388 +(% class="box" %)
389 +(((
390 +**Aller plus loin**
402 402  
392 +* [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
393 +* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
394 +* [[Modifier l'aide en ligne>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Modifier l’aide en ligne.WebHome]]
395 +* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome]]
396 +)))
397 +
398 +(% class="box" %)
403 403  (((
404 -== Listes longues : une étape supplémentaire ==
400 +**Icônes principales**
401 +)))
402 +)))
405 405  
406 -Dans les listes longues, l’ajout d’un nouveau terme suit le même principe que pour les listes déroulantes, **à une différence près** :
407 -le bouton [[image:1752045487385-423.png||data-xwiki-image-style-border="true"]]n’est pas directement visible à droite du champ.
408 408  
409 -Procédure :
410 410  
411 -1. Cliquez d’abord sur le bouton [[image:1744210470829-953.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="44" width="30"]] pour **ouvrir la liste.**
412 -1. Dans la nouvelle fenêtre, utilisez le bouton [[image:1752045525067-815.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] situé en bas à droite, pour insérer une nouvelle valeur.
413 -1. Vous accédez alors à la même interface d’ajout avec possibilité d’ajouter ou supprimer plusieurs termes avant validation.
414 414  
415 -(% class="box infomessage" %)
416 -(((
417 -Pensez à bien valider pour enregistrer vos ajouts. Les nouvelles valeurs seront immédiatement disponibles à la sélection.
418 -)))
407 += Créer un terme dans une liste =
419 419  
420 -[[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → ouverture de la liste et clic sur le bouton de création. >>image:1752045931813-985.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
421 421  
410 +En saisie standard, il est possible de compléter une liste avec de nouvelles des valeurs.
422 422  
423 -[[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → saisie du terme et validation.>>image:1752046150702-919.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
412 +Selon les profils utilisateurs, les agents habilités peuvent enrichir le contenu d'une liste (déroulante ou longue),  si le champ dispose de cette option.Le bouton [[image:1744210149421-781.png]] indique la possibilité d'ajouter des valeurs à une liste. Son emplacement est différent selon la liste considérée : une liste déroulante ou une liste longue (voir ci-dessus).
424 424  
414 +== Liste déroulante ==
425 425  
426 -== Supprimer un terme ajouté par erreur dans une liste ==
416 +//Exemple avec le champ TYPE, dans une notice Entrées ~://
427 427  
428 -Lors de l’ajout de nouvelles valeurs dans une **liste déroulante** ou **liste longue**, il est possible de supprimer un terme avant validation si une erreur a été commise.
418 +​Le bouton [[image:1744210149421-781.png]] située à droite de la zone, permet d'ajouter un nouveau terme.// //Cliquer dessus.
429 429  
430 -Comment faire :
420 +[[image:1744210222945-989.png]]
431 431  
432 -1. Dans la fenêtre d’ajout, cochez la case située à gauche de la ou des lignes à supprimer.
433 -1. Cliquez sur le bouton [[image:1752044286842-233.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="26" width="30"]] situé dans la **barre d’outils en haut à droite** de la fenêtre.
434 -1. Le ou les termes sont immédiatement retirés de la liste en cours d’édition.
422 +//Visualisation de la fonctionnalité d'ajout d'un terme dans une liste courte//
435 435  
436 -(% class="box warningmessage" %)
437 -(((
438 -La suppression n’est possible **qu’avant la validation finale**. Une fois les termes enregistrés, seuls les administrateurs pourront intervenir sur la liste.
439 -)))
424 +Un clic sur le bouton affiche la fenêtre d'ajout de valeurs. Elle présente :
440 440  
441 -[[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → suppression de plusieurs termes avant validation.>>image:1752044520714-289.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
426 +* une barre d'outils avec les boutons (ajouter un item) et (supprimer les items sélectionnés)
427 +* une zone de saisie permettant de définir une nouvelle valeur (code et libellé)
428 +* la liste courante (non modifiable).
442 442  
430 +Renseigner le nouveau terme dans le champ **Libellé** et cliquer sur valider pour enregistrer le nouveau terme dans la liste :
443 443  
444 -= Créer une notice documentaire et attacher un fichier =
432 +[[image:1744210276379-163.png]]
445 445  
446 -Dans Flora, un raccourci présent dans la grille de saisie permet de créer une notice documentaire (photo, document, vidéo, etc.) et d’y associer immédiatement un fichier. Cette notice liée est ensuite automatiquement rattachée à la notice principale.
434 +//Ajout d'un nouveau terme/ libellé dans la liste courte//
447 447  
448 -(((
449 -== Créer la notice documentaire associée ==
436 +//​Ne pas modifier le champ CODE. Ce champ est réservé aux équipes de Flora.//
450 450  
451 -1. Depuis le regroupement de champs **Documentation** de la grille de saisie, choisissez un champ de lien documentaire.
452 -1. Cliquez sur le bouton [[image:1752071858179-406.png||data-xwiki-image-style-border="true"]].
453 -1. Une grille de saisie s’ouvre : renseignez les champs nécessaires puis cliquez sur **Enregistrer**.
438 +[[image:1744210347789-938.png]]
454 454  
455 -[[Ex. Création d'une notice autres documents. >>image:1752072262230-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
456 -)))
440 +//Résultat : ajout de la nouvelle valeur sur liste déroulante//
457 457  
442 +== Liste longue ==
458 458  
459 -[[Ex. Saisie des champs et enregistrement. >>image:1752072381981-919.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
444 +Dans une liste longue, le bouton [[image:1744210470829-953.png]] est disponible à droite de la zone : un clic sur ce bouton affiche la liste avec le bouton [[image:1744210492776-343.png]] associé.
460 460  
446 +[[image:1744210533401-483.png]]
461 461  
462 -[[Résultat → la notice est créée.>>image:1752072465102-170.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
448 +//Visualisation de la liste longue avec bouton  d'ajout de valeur//
463 463  
450 +Un clic sur le bouton affiche la fenêtre d'ajout de valeurs. Elle présente :
464 464  
465 -== Associer un fichier à cette notice documentaire ==
452 +* une barre d'outils avec les boutons (ajouter un item) et (supprimer les items sélectionnés)
453 +* une zone de saisie permettant de définir une nouvelle valeur (code et libellé)
454 +* la liste courante (non modifiable).
466 466  
467 -1. Une fois la notice enregistrée, cliquez sur sur le bouton  [[image:1744198755996-817.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] pour ouvrir la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**.
468 -1. Pour ajouter un fichier, utilisez l’un des boutons de la barre d’outils située en haut de la fenêtre :
456 +Renseigner le nouveau terme dans le champ **Libellé** et cliquer sur valider pour enregistrer le nouveau terme dans la liste :
469 469  
470 -(% class="active" %)|(% style="text-align:center; width:129px" %)**Icône**|(% style="width:750px" %)**Fonction **
471 -|(% style="width:129px" %)[[image:1752127989218-122.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:750px" %)Ajouter un fichier bureautique (PDF, Word, etc.)
472 -|(% style="width:129px" %)[[image:1752128014249-970.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:750px" %)Ajouter un fichier photo (JPEG, PNG, TIFF…)
473 -|(% style="width:129px" %)[[image:1752128001068-301.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:750px" %)Ajouter un fichier vidéo ou audio (MP4, MP3…)
458 +[[image:1744210578813-384.png]]
474 474  
475 -(% start="3" %)
476 -1. Parcourez vos fichiers et sélectionnez celui à associer.
477 -1. Cliquez sur **Valider** pour confirmer le rapatriement du fichier.
478 -1. Pour finaliser l’opération et revenir à la grille de saisie, cliquez sur le bouton [[image:1744199081111-700.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] en haut à droite.
479 -1. Enregistrez la notice principale pour que l’association soit visible dans le pavé de visualisation des liens documentaires.
460 +//Fenêtre d'ajout de valeurs à une liste longue//
480 480  
481 -[[Ex. Autres documents → clic sur le bouton d'attachement.>>image:1752072620688-952.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
462 +//​Ne pas modifier le champ CODE. Ce champ est réservé aux équipes de Flora.//
482 482  
464 +Les valeurs sont effectivement ajoutées à la liste suite à un clic sur** Valider**. Un clic sur Annuler stoppe l'opération.
483 483  
484 -[[Ex. Ajout du fichier.>>image:1752128535606-760.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
466 +* Pour créer des termes en plus : dans la fenêtre de saisie des nouvelles valeurs, cliquer sur [[image:1744210627834-465.png]] , pour renseigner un nouveau libellé. Cliquer ensuite sur valider. Les nouveaux termes sont présentés dans la liste des valeurs.
485 485  
486 486  
487 -[[Ex. Recherche et rapatriement du fichier.>>image:1752128628976-112.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
488 488  
470 +[[image:1744210745453-989.png]]
489 489  
490 -[[Ex. Validation du fichier. >>image:1752128674753-298.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
491 491  
473 +//Ajout de valeurs dans la liste//
492 492  
493 -[[Ex. Finalisation de l'attachement. >>image:1752128759287-959.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
475 +* Pour supprimer un(des) terme(s), les cocher dans la liste des nouvelles valeurs puis cliquer sur le bouton  [[image:1744210815765-685.png]] : le(s) terme(s) est(sont) supprimé(s).
494 494  
477 +[[image:1744210799391-632.png]]
495 495  
496 -[[Ex.Retour sur la grille de saisie du bien → enregistrer la notice pour consulter le résultat.>>image:1752128821690-808.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
479 +//Tout nouveau terme non retenu doit être supprimé AVANT validation.//
497 497  
481 +Cliquer sur Valider pour accepter l'intégration des termes dans la liste ou Annuler pour stopper l'opération. Les nouveaux termes apparaissent à la fin de la liste et peuvent être sélectionnés.
498 498  
499 -[[Résultat → consultation de la notice et du fichier liés dans la pavé de visualisation des liens documentaires. >>image:1752128999094-967.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
483 += Retirer les valeurs d'un champ =
500 500  
485 +== Retirer en un clic toutes les valeurs d'un champ ==
501 501  
502 -=== Focus : Les outils de la fenêtre de gestion avancée ===
487 +Dans les grilles de saisie, le bouton [[image:1744268486947-525.png]]est disponible à droite des champs qui sont renseignés par appel d'assistants de choix (datations, listes, autorités, termes de thesaurus, notices documentaires, liens). Ce bouton est également présent dans les fenêtres d'assistants de choix correspondantes. Ce dernier permet de retirer en un clic tous les termes inscrits dans un champ.
503 503  
504 -[[Fenêtre de gestion avancée des fichiers.>>image:1752129852836-661.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
489 +__Exemple pour la table des biens__ :
505 505  
491 +[[image:1744268557540-956.png]]
506 506  
507 -Voici les principales fonctionnalités disponibles pour gérer vos fichiers associés :
493 +Résultat : le champ entier a été vidé.
508 508  
509 -(% class="active" %)|(% style="text-align:center; width:101px" %)**Icône**|(% style="width:777px" %)**Fonction**
510 -|(% style="width:101px" %)[[image:1744200154013-335.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Retourner à la notice
511 -|(% style="width:101px" %)[[image:1744200173773-567.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Valider l’ajout d’un document
512 -|(% style="width:101px" %)[[image:1744200248285-737.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Annuler une association
513 -|(% style="width:101px" %)[[image:2025-04-09_14h01_32.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Ajouter un dossier
514 -|(% style="width:101px" %)[[image:1744200306410-626.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Ajouter un fichier bureautique (PDF, Word, etc.)
515 -|(% style="width:101px" %)[[image:1744200336429-184.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Ajouter un fichier photo (PNG, JPEG, TIFF, etc.)
516 -|(% style="width:101px" %)[[image:1744200363870-496.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Ajouter un fichier vidéo-audio (MP3,MP4, etc.)
517 -|(% style="width:101px" %)[[image:1744200401014-873.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Descendre un fichier dans la liste
518 -|(% style="width:101px" %)[[image:1744200414180-540.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Monter un fichier dans la liste
519 -|(% style="width:101px" %)[[image:1744200455510-180.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Modifier les attributs du fichier
520 -|(% style="width:101px" %)[[image:1744200502704-220.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Couper un fichier pour le déplacer
521 -|(% style="width:101px" %)[[image:1744200560571-305.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Coller un fichier dans un autre dossier
522 -|(% style="width:101px" %)[[image:1744200590083-440.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Supprimer un fichier
495 +[[image:1744268598544-349.png]]
523 523  
524 -= Vider un champ contrôlé =
497 +== Retirer unitairement les valeurs d'un champ ==
525 525  
526 -Dans les grilles de saisie, deux options permettent de retirer les valeurs d’un champ contrôlé (autorités, thésaurus, datation, listes, liens documentaires, etc.)
499 +Si plusieurs termes sont inscrits dans le champ et que l'on souhaite retirer qu'un seul terme, il convient d'utiliser la croix associée [[image:1744268522556-632.png]] et de ne pas cliquer sur le bouton [[image:1744268486947-525.png]]. Dans le cas contraire, l'entièreté des valeurs saisies dans le champ seront retirées.
527 527  
528 -== Retirer toutes les valeurs du champ ==
501 +__Exemple pour la table des biens__ :
529 529  
530 -Le bouton [[image:1744268486947-525.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] situé à droite du champ permet de **vider entièrement** son contenu.
503 +[[image:1744268647429-243.png]]
531 531  
532 -(% class="box warningmessage" %)
533 -(((
534 -Attention : ce bouton **supprime toutes les valeurs** du champ en un seul clic.
535 -)))
505 +//Exemple de suppression unitaire//
536 536  
537 -[[Ex. Champ** Dénomination **dans la table des biens → clic sur la fonctionnalité.>>image:1744268557540-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
507 +Résultat : seul le terme icône a été retiré du champ.
538 538  
509 +[[image:1744268693656-506.png]]
539 539  
540 -[[Ex. Résultat → champ** Dénomination **vidé.>>image:1744268598544-349.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
511 +//Seule la valeur du champ correspondant est retirée. Si d'autres champs ont hérité de cette valeur, il convient de les supprimer manuellement.//
541 541  
542 -== Retirer une valeur spécifique ==
543 543  
544 -Lorsque plusieurs termes sont présents dans un champ, il est possible de retirer **une seule valeur** grâce à la **croix** affichée à côté de chaque terme.
514 += Caractères à ignorer à l'indexation =
545 545  
546 546  (% class="box infomessage" %)
547 547  (((
548 -Bonnes pratiques :
549 -
550 -* Ne pas utiliser le bouton de suppression global si vous ne souhaitez pas tout effacer.
551 -* La suppression est immédiate, uniquement pour le terme cliqué.
552 -* Si d'autres champs ont hérité de cette valeur (par duplication ou modèle de saisie rapide), pensez à les vérifier et les ajuster manuellement.
518 +//Pour utiliser cette fonctionnalité, il faut que le champ dispose du contrôle MARC, mais cette fonctionnalité n'est pas limitée à une application de type MARC (utilisé préférentiellement en Bibliothèque).//
553 553  )))
554 554  
555 -[[Ex. Champ** Dénomination **dans la table des biens → clic sur la croix pour retirer le terme icône. >>image:1744268647429-243.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
521 +Pour certains champs, il est possible d'indiquer à Flora que les premiers caractères ne sont pas à prendre en compte dans l'index. Cela permet d'afficher le contenu complet sans indexer les articles au début. Ainsi, si on saisit [La ]Cousine Bette dans un champ, le contenu complet affiche La Cousine Bette mais l'entrée dans l'index est Cousine Bette.
556 556  
523 +[[image:1744266472839-529.png]]
557 557  
558 -[[Ex. Résultat → terme icône retiré du champ** Dénomination. **>>image:1744268693656-506.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
525 +//Exemple dans la grille de saisie de la Bibliothèque, sur le champ Titre//
559 559  
527 +[[image:1744266523925-837.png]]
560 560  
561 -= Utiliser le clavier unicode =
529 +//Résultat sur la notice Bibliothèque : l'article est présent//
562 562  
563 -Le clavier Unicode permet de saisir des caractères spéciaux et multilingues dans Flora, notamment pour :
531 +[[image:1744266561792-928.png]]
564 564  
565 -* les textes anciens (grec ou latin, translittérations, diacritiques rares),
566 -* les langues non latines comme le chinois, le japonais ou l’arabe,
567 -* ou toute saisie nécessitant des signes typographiques ou linguistiques spécifiques.
533 +//Exemple de recherche sur index : l'article n'est pas indexé//
568 568  
569 -Dans Flora, le clavier Unicode est accessible depuis l’espace de travail **Décrire**, dans le menu **Outils**.
535 +Dans un champ avec contrôle marc, pour que les crochets soient pris en compte en tant que tels, il suffit de les doubler (ceci est inutile si le crochet n'est pas le premier caractère).
570 570  
571 -Pour l'utiliser :
537 +[[image:1744266635460-134.png]]
572 572  
573 -1. Ouvrez la fenêtre Unicode.
574 -1. Choisissez le jeu de caractères souhaité (latin, grec, cyrillique, etc.).
575 -1. Cliquez sur les lettres ou symboles à insérer.
576 -1. Copiez la chaîne produite puis collez-la dans le champ texte de Flora concerné (ex. Champ** Transcription des inscriptions,** grille de saisie des biens).
539 +//Saisie de texte entre double crochets dans un champ avec contrôle marc//
577 577  
578 -(% class="box infomessage" %)
579 -(((
580 -Bon à savoir :
541 +[[image:1744266659890-594.png]]
581 581  
582 -* Le clavier Unicode est **compatible avec tous les champs texte** de Flora.
583 -* Il permet une **saisie standardisée et internationale**, conforme aux règles de catalogage ou de transcription.
584 -* Il évite les erreurs liées au copier-coller depuis des outils externes.
585 -)))
543 +//Affichage du contenu du champ entre crochets//
586 586  
587 -[[Accès clavier unicode dans Flora.>>image:1752049189710-664.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
588 -
589 -
590 -[[Clavier unicode → ouverture d'une nouvelle fenêtre, sélection de l'alphabet cyrillique et choix des caractères. >>image:1752049261731-843.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
591 -
592 -
593 593  
594 -)))
595 -)))|(% style="width:300px" %)(((
596 -(% class="box" %)
597 -(((
598 -**Sommaire**
599 -
600 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
601 -)))
602 -
603 -(% class="box" %)
604 -(((
605 -**Aller plus loin**
606 -
607 -* [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
608 -* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
609 -* [[Consulter les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Consulter les documents associés.WebHome]]
610 -* [[Modifier l'aide en ligne>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Modifier l’aide en ligne.WebHome]]
611 -* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome]]
612 -)))
613 -
614 -(% class="box" %)
615 -(((
616 -**Icônes principales**
617 -)))
618 -)))
619 -|(% style="width:840px" %) |(% style="width:300px" %)
620 -
621 -
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