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Modifications pour le document Exploiter les outils d’aide à la saisie

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/15 14:27
Depuis la version 90.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/10 09:16
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À la version 52.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/08 08:42
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -2,11 +2,8 @@
2 2  
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (((
5 -(((
6 6  (% class="box" %)
7 7  (((
8 -Flora met à disposition une palette complète d’outils pensés pour accompagner les utilisateurs tout au long de la saisie. Qu’il s’agisse de renseigner un champ complexe, d’accéder à une aide contextuelle, de préremplir des valeurs via un modèle, de saisir des termes thésaurus, de dater précisément une œuvre ou d’intégrer des caractères rares via le clavier Unicode, chaque fonctionnalité vise un triple objectif : **faciliter la saisie, garantir la qualité des données, et respecter les standards professionnels**.
9 -
10 10  
11 11  )))
12 12  
... ... @@ -43,7 +43,6 @@
43 43  
44 44  
45 45  
46 -
47 47  [[Ex. table photothèque → clic droit sur le champ **Titre/légende** pour afficher les informations complémentaires.>>image:1744196121351-940.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
48 48  
49 49  
... ... @@ -119,12 +119,11 @@
119 119  [[Ex. Table des biens →  suppression d'un modèle en doublon.>>image:1751890493835-208.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
120 120  
121 121  
122 -== Quelle différence entre duplication de notice et modèle de saisie rapide ? ==
118 +== Ne pas confondre duplication de notice et modèle de saisie rapide ==
123 123  
124 124  Avant de choisir un mode de saisie, il est essentiel de bien comprendre la différence entre **la duplication d’une notice** et **l’utilisation d’un modèle de saisie rapide**. Ces deux outils répondent à des logiques différentes : l’un reproduit intégralement une notice existante, l’autre permet de préremplir uniquement les champs pertinents.
125 125  Le tableau ci-dessous récapitule les usages, avantages et limites de chaque méthode :
126 126  
127 -(% class="table-bordered" %)
128 128  (% class="active" %)|=**Fonction**|=**Définition**|=**Avantages**|=**Risques**
129 129  |**Duplication de notice**|Création d'une nouvelle notice en copiant **l'intégralité** d'une notice existante|Rapide si toutes les données sont à reprendre à l’identique|Risque d’oublier de supprimer ou modifier des champs non pertinents :
130 130  – Liens photo
... ... @@ -163,7 +163,7 @@
163 163  
164 164  L'assistant thésaurus propose plusieurs outils pour rechercher, naviguer, sélectionner ou ajouter des termes de manière structurée et conforme aux règles de saisie définies dans Flora :
165 165  
166 -(% class="active" %)|(% style="width:304px" %)**Fonctionnalité**|(% style="width:575px" %)**Définition**
161 +|(% style="width:304px" %)**Fonctionnalité**|(% style="width:575px" %)**Définition**
167 167  |(% style="width:304px" %)[[image:1744269117607-946.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:575px" %)Saisissez un mot-clé dans l’onglet **Critère** pour afficher les résultats.
168 168  |(% style="width:304px" %)[[image:1705073549125-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:575px" %)La langue active est affichée en haut à droite (ex. : Français).
169 169  |(% style="width:304px" %)[[image:1744269162121-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:575px" %)Utilisez les flèches pour développer les branches hiérarchiques.
... ... @@ -184,6 +184,8 @@
184 184  
185 185  Grâce à un calendrier interactif, il est possible de renseigner une date précise, une fourchette ou même des périodes longues (millénaire, siècle, quart de siècle…). L’outil gère également les compléments de datation (ex. : //vers//, //après//, //au début de…//) et propose une prise en charge du **calendrier républicain**.
186 186  
182 +== Ouvrir l'assistant de datation ==
183 +
187 187  L’assistant de datation est accessible lorsqu’un **bouton calendrier** apparaît à droite du champ concerné.
188 188  Un clic sur ce bouton ouvre une fenêtre contenant plusieurs onglets, selon le type de datation souhaité.
189 189  
... ... @@ -272,348 +272,280 @@
272 272  **Validez** impérativement la sélection avant de revenir à la grille de saisie.
273 273  )))
274 274  
275 -= Assistant sur les autorités =
276 276  
277 -L’assistant associé à ces champs permet de **rechercher et de rapatrier des autorités** (ou, selon les cas, des **liens vers des notices documentaires**) directement dans la grille de saisie.
278 278  
279 -== Lier une autorité depuis un champ ==
280 280  
281 -Pour insérer une autorité dans un champ :
282 282  
283 -1. Cliquez sur l’**icône **[[image:1744267239237-220.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="37" width="32"]] à droite du champ concerné.
284 -1. Recherchez l’autorité à rapatrier dans le champ en utilisant soit la **recherche simple**, soit la **recherche avancée**, selon vos besoins.
285 -1. Sélectionnez le ou les termes souhaités.
286 -1. Cliquez sur **Valider** pour rapatrier le lien dans la notice.
287 287  
288 -[[Ex. Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → recherche, sélection et validation de l'autorité personne dans l'assistant.>>image:1751959991697-634.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
289 289  
290 290  
291 -[[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → autorités rapatriée dans le champ. >>image:1751960154874-910.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
279 +
280 +)))
281 +)))|(% style="width:300px" %)(((
282 +(% class="box" %)
283 +(((
284 +**Sommaire**
292 292  
286 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
287 +)))
293 293  
294 -== Comment rechercher une autorité dans l’assistant ? ==
289 +(% class="box" %)
290 +(((
291 +**Aller plus loin**
295 295  
296 -Pour choisir le mode de recherche le plus adapté dans l’assistant d’autorité, il est utile de bien comprendre les différences entre la **recherche simple** et la **recherche avancée**. Le tableau ci-dessous vous aide à identifier rapidement les atouts et les cas d’usage de chacun.
293 +* [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
294 +* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
295 +* [[Modifier l'aide en ligne>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Modifier l’aide en ligne.WebHome]]
296 +* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome]]
297 +)))
297 297  
298 -(% class="table-bordered" %)
299 -(% class="active" %)|(% style="text-align:center; width:125px" %)**Critère**|(% style="text-align:center; width:323px" %)**Recherche simple **|(% style="text-align:center; width:431px" %)**Recherche avancée**
300 -|(% style="text-align:center; width:125px" %)Accès|(% style="text-align:center; width:323px" %)Par défaut à l’ouverture de l’assistant|(% style="text-align:center; width:431px" %)Via le bouton **Avancée >>** depuis la recherche simple
301 -|(% style="text-align:center; width:125px" %)Objectif|(% style="text-align:center; width:323px" %)Trouver rapidement une autorité avec un mot-clé|(% style="text-align:center; width:431px" %)Affiner la recherche en combinant plusieurs critères (recherche experte)
302 -|(% style="text-align:center; width:125px" %)Saisie|(% style="text-align:center; width:323px" %)1 champ de recherche (ex. : Durand//)//|(% style="text-align:center; width:431px" %)Formulaire multi-index (ex. : Nom, Qualité, Date…)
303 -|(% style="text-align:center; width:125px" %)Affichage des résultats|(% colspan="2" rowspan="1" style="text-align:center; width:323px" %)Liste double (haut = autorités à ajouter, bas = autorités sélectionnées + résumé)
304 -|(% style="text-align:center; width:125px" %)Ajouter des termes|(% colspan="2" style="text-align:center; width:323px" %)Double clic ou bouton** Ajouter **[[image:1744267530823-370.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="35" width="31"]]
305 -|(% style="text-align:center; width:125px" %)Retirer des termes|(% colspan="2" style="text-align:center; width:323px" %)clic sur le bouton **Retirer** [[image:1744267515165-450.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="36" width="29"]]
306 -|(% style="text-align:center; width:125px" %)Accès à l'autre mode|(% style="text-align:center; width:323px" %)Oui, via le bouton **Avancée >>**|(% style="text-align:center; width:323px" %)Oui, via le bouton **<< Simple**
307 -|(% style="text-align:center; width:125px" %)Cas d'usage recommandé|(% style="text-align:center; width:323px" %)Recherche rapide sur un nom connu ou partiel|(% style="text-align:center; width:323px" %)Recherche ciblée ou complexe (homonymes, filtres multiples)
308 -
309 -(% class="box infomessage" %)
299 +(% class="box" %)
310 310  (((
311 -**Bon à savoir** : vous pouvez afficher toutes les autorités d’une table en lançant une recherche simple sans critère.
301 +**Icônes principales**
312 312  )))
303 +)))
313 313  
314 -[[Ex. Assistant d'autorité table personnes, recherche simple sans critère → affichage des autorités. >>image:1751962471114-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
315 315  
316 316  
317 -[[Ex. Assistant d'autorité table personnes → accès à la recherche avancée.>>image:1744267681768-429.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
318 318  
308 += Assistant sur les autorités =
319 319  
320 -[[Ex. Assistant d'autorité table personnes → recherche avancée des Baudry dont le lieu de travail est Vendée et sélection de l'autorité. >>image:1744267851493-505.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
321 321  
311 +Les champs soumis à contrôle sur autorités pointent sur une autre notice d'une table de Flora. Le lien est rapatrié dans la zone considérée : lien vers un auteur, un éditeur, etc. De ce fait, les autorités sont référencées qu'une fois dans Flora ; leur modification est automatiquement impactée sur les notices qui lui sont liées.
322 322  
323 -[[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → autorités rapatriée dans le champ. >>image:1744267909001-661.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
313 +Pour lier une autorité à un champ de la grille de saisie, cliquer sur le bouton [[image:1744267239237-220.png]] à droite du champ, pour accéder à la fenêtre de sélection de l'autorité. Le bouton [[image:1744267198314-123.png]] permet de retirer toutes les autorités saisies dans le champ (sans les supprimer de la table autorité). Si le profil utilisateur l'autorise, le bouton [[image:1744267183254-709.png]] permet de créer une nouvelle notice d'autorité, si celle-ci n'existe pas dans Flora.
324 324  
315 +[[image:1744267286929-385.png]]
325 325  
326 -= Créer une autorité liée =
317 +//Exemple avec le champ Auteur-exécutant dans la grille de saisie des Biens//
327 327  
328 -Lors de la saisie d’une notice, il peut arriver que l’autorité recherchée (personne, lieu, collection, etc.) n’existe pas encore dans la base. Flora propose alors un raccourci pour créer immédiatement la nouvelle autorité, sans quitter la saisie en cours.
319 +En cliquant sur l'icône [[image:1744267239237-220.png]], une fenêtre s'ouvre.
329 329  
330 -Étapes de création :
321 +[[image:1744267382360-370.png]]
331 331  
332 -1. **Cliquez sur le bouton **[[image:1752042218305-859.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="32" width="34"]]à droite du champ soumis à autorité.
333 -1. **Une nouvelle fenêtre s’ouvre**, affichant la grille de saisie de la notice d’autorité (personne, lieu, collection… selon le champ concerné).
334 -1. **Complétez les champs obligatoires et utiles** de la nouvelle notice d’autorité.
335 -1. **Cliquez sur Enregistrer.**
336 -1. **Retour automatique** à la grille de saisie initiale, avec le lien vers la nouvelle autorité inséré dans le champ.
323 +//Accès à la fenêtre de sélection d'autorités//
337 337  
338 -(% class="box infomessage" %)
339 -(((
340 -Cette fonctionnalité est uniquement disponible si le **profil utilisateur** dispose des droits nécessaires.
341 -Elle est généralement réservée aux profils administrateurs et aux utilisateurs habilités à enrichir les autorités.
342 -)))
325 +Lorsque l'on accède à la fenêtre de sélection : deux recherches sont disponibles dans l'assistant d'autorités de Flora :
343 343  
344 -[[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → clic sur le bouton de création.>>image:1752041695676-894.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
327 +* Recherche simple : la recherche et l'affichage des autorités trouvées s'effectuent via le champ critère
328 +* Recherche avancée : la recherche est réalisée via un formulaire de recherche experte.
345 345  
330 +//Le choix de l'un des modes de recherche est valable pour l’ensemble des saisies/sélections d’autorités dans Flora.//
346 346  
347 -[[Ex. Grille de saisie autorité personnes → saisie des champs obligatoire et utiles puis enregistrement.>>image:1752042299046-236.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
332 +== Recherche simple dans l'assistant d'autorité ==
348 348  
334 +[[image:1744267382360-370.png]]
349 349  
350 -[[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → retour à la grille de saisie initiale : l'autorité saisie a été rapatriée dans le champ. >>image:1752041758619-395.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
351 -)))
336 +//Affichage de la recherche simple dans l'assistant d'autorité//
352 352  
338 +Les opérations suivantes sont possibles depuis la recherche simple :
353 353  
340 +* Rechercher : recherche dans la liste le terme saisi dans la(les) zone(s) de recherche.
354 354  
342 +Pour afficher toutes les autorités, cliquer sur le bouton Rechercher en laissant le critère vide.
355 355  
344 +* Avancée>> : pour changer de mode de recherche.
345 +* Réponses maximum : modifier le nombre de réponses affichées : la recherche se relance automatiquement.
346 +* Suite à sélection d'un terme, un résumé de sa notice est présenté en bas de la liste.
347 +* Un clic sur ce bouton [[image:1744267530823-370.png]] ajoute le(s) terme(s) sélectionné(s) dans la liste supérieure : le(s) terme(s) est(sont) affiché(s) dans la liste inférieure.
348 +* Un clic sur ce bouton [[image:1744267515165-450.png]]enlève le(s) terme(s) ajouté(s), sélectionné(s) dans la liste inférieure : le(s) terme(s) est(sont) supprimé(s) de la liste inférieure.
349 +* Valider : valide le(les) terme(s) sélectionné(s). La fenêtre se referme, le(s) terme(s) sélectionné(s) apparai(ssen)t dans le champ de la grille de saisie, éventuellement distingués avec un séparateur. Un double clic sur un terme le sélectionne et le valide.
350 +* Annuler : annule l'opération. La fenêtre se referme pour revenir à la grille de saisie.
351 +* Créer : si le profil utilisé y est autorisé, crée directement une nouvelle notice d'autorité. La grille de saisie proposée suit les règles standard de saisie. Suite à validation, le lien vers la nouvelle notice est enregistrée dans la grille de saisie.
356 356  
353 +La fonction Créer est également accessible pour les professionnels habilités, à partir de la grille de saisie de la notice : icône [[image:1744267183254-709.png]]placé à droite du champ soumis à autorité.
357 357  
355 +En recherche simple, un fois le critère de mentionné et la recherche lancée, le premier terme approchant est présenté au début de la liste ; sinon, Flora affiche le message Aucune réponse à votre question.
358 358  
359 -= Ajouter un terme dans une liste =
357 +[[image:1744267452487-960.png]]
360 360  
361 -Lors de la saisie, certains champs de type liste (déroulante ou longue) peuvent être enrichis par les utilisateurs habilités. Cela permet d’ajouter de nouvelles valeurs sans quitter la notice en cours.
359 +//Exemple//
362 362  
363 -L’ajout est autorisé uniquement si :
361 +Suite à validation, l'information permettant d'identifier le lien vers l'autorité est affichée dans la grille de saisie.
364 364  
365 -* le champ concerné est paramétré pour accepter l’enrichissement,
366 -* et si l’utilisateur dispose des droits requis (profil administrateur ou habilité).
363 +[[image:1744267606003-831.png]]
367 367  
368 -L’**icône d’ajout** [[image:1752042949344-726.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] indique que l’ajout de valeurs est possible.
365 +//Exemple d'affichage du lien vers l'autorité dans la grille de saisie des Biens//
369 369  
370 -(% class="box infomessage" %)
371 -(((
372 -Bonnes pratiques :
367 +== Recherche avancée dans l'assistant d'autorité ==
373 373  
374 -* Vérifiez qu’un terme similaire n’existe pas déjà avant d’en créer un nouveau.
375 -* Ne jamais modifier manuellement le champ **Code**.
376 -* Supprimez tout terme inutile **avant** de valider.
377 -* Si le bouton n’est pas affiché, vous ne pouvez pas ajouter vous-même une nouvelle valeur. L’ajout devra être réalisé par un administrateur fonctionnel. En cas de doute ou de restriction, sollicitez votre administrateur fonctionnel.
378 -)))
369 +En plus de la recherche simple, un mode avancé permet d'affiner ses critères de recherche (fonctionnement identique à celui du formulaire de recherche experte - [[voir la rubrique Rechercher dans Flora>>doc:1_Fonctionnalités.Recherche.WebHome]].
379 379  
380 -== Listes déroulantes ==
371 +[[image:1744267681768-429.png]]
381 381  
382 -1. Cliquez sur l’icône [[image:1752043338393-575.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="33" width="35"]] située à droite de la liste déroulante.
383 -Une fenêtre d’ajout s’ouvre, vous permettant de créer une ou plusieurs nouvelles valeurs.
384 -1. Dans cette fenêtre :
373 +[[image:1744267705438-241.png]]
385 385  
386 -* Une ligne vide est automatiquement proposée : **renseignez le libellé** (champ obligatoire).
387 -* Pour **ajouter plusieurs valeurs**, utilisez les **boutons de la barre d’outils** en haut de la fenêtre (ajout ou suppression de lignes).
375 +//Affichage de la recherche avancée de sélection d'autorités//
388 388  
389 -(% start="3" %)
390 -1. Cliquez sur **Valider** pour enregistrer les nouvelles valeurs.
391 -Les nouveaux termes sont immédiatement intégrés à la liste et deviennent sélectionnables dans le champ.
377 +Dans cette fenêtre de recherche d'autorités, voici les opération possibles :
392 392  
393 -[[Ex. Liste **Type** dans les entrées →  ajout d'un terme.>>image:1752044708346-334.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
379 +* Renseigner le(s) termes d'index recherché(s) permettant de choisir le(s) autorité(s) désirées.
394 394  
395 -
396 -)))
381 +Pour l'index 1. Nom, saisir ba* - premières lettres du terme recherché puis cliquer sur Rechercher : la liste résultat suivante est présentée (sinon, Flora affiche le message Aucune réponse à votre question).
397 397  
398 -[[Ex. Résultat → nouveau terme immédiatement ajouté à la liste et sélectionnable. >>image:1744210347789-938.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
383 +* << Simple : pour changer de mode de recherche.
384 +* Réponses maximum : modifier le nombre de réponses affichées : la recherche se relance automatiquement.
385 +* Suite à sélection d'un terme, un résumé de sa notice est présenté en bas de la liste.
386 +* Un clic sur ce bouton [[image:1744267530823-370.png]]ajoute le(s) terme(s) sélectionné(s) dans la liste supérieure : le(s) terme(s) est(sont) affiché(s) dans la liste inférieure.
387 +* Un clic sur ce bouton [[image:1744267515165-450.png]]enlève le(s) terme(s) ajouté(s), sélectionné(s) dans la liste inférieure : le(s) terme(s) est(sont) supprimé(s) de la liste inférieure.
388 +* Valider : valide le(les) terme(s) sélectionné(s). La fenêtre se referme, le(s) terme(s) sélectionné(s) apparai(ssen)t dans le champ de la grille de saisie, éventuellement distingués avec un séparateur. Un double clic sur un terme le sélectionne et le valide.
389 +* Annuler : annule l'opération. La fenêtre se referme pour revenir à la grille de saisie.
390 +* Créer : si le profil utilisé est autorisé, crée directement une nouvelle notice d'autorité. La grille de saisie proposée suit les règles standard de saisie. Suite à validation, le lien vers la nouvelle notice est enregistrée dans la grille de saisie.
399 399  
392 +La fonction Créer est également accessible pour les professionnels habilités, à partir de la grille de saisie de la notice : [[image:1744267183254-709.png]]placé à droite du champ soumis à autorité.
400 400  
401 -(((
402 -== Listes longues : une étape supplémentaire ==
394 +[[image:1744267851493-505.png]]
403 403  
404 -Dans les listes longues, l’ajout d’un nouveau terme suit le même principe que pour les listes déroulantes, **à une différence près** :
405 -le bouton [[image:1752045487385-423.png||data-xwiki-image-style-border="true"]]n’est pas directement visible à droite du champ.
396 +Double cliquer sur une autorité pour la sélectionner.
406 406  
407 -Procédure :
398 +//En cas de mono-sélection, le fait de cocher une autorité décoche automatiquement l'autorité précédemment sélectionnée.//
408 408  
409 -1. Cliquez d’abord sur le bouton [[image:1744210470829-953.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="44" width="30"]] pour **ouvrir la liste.**
410 -1. Dans la nouvelle fenêtre, utilisez le bouton [[image:1752045525067-815.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] situé en bas à droite, pour insérer une nouvelle valeur.
411 -1. Vous accédez alors à la même interface d’ajout avec possibilité d’ajouter ou supprimer plusieurs termes avant validation.
400 +Suite à validation, l'information permettant d'identifier le lien vers l'autorité est affichée dans la grille de saisie.
412 412  
413 -(% class="box infomessage" %)
414 -(((
415 -Pensez à bien valider pour enregistrer vos ajouts. Les nouvelles valeurs seront immédiatement disponibles à la sélection.
416 -)))
402 +[[image:1744267909001-661.png]]
417 417  
418 -[[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → ouverture de la liste et clic sur le bouton de création. >>image:1752045931813-985.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
404 +//Exemple d'affichage du lien vers l'autorité dans la grille de saisie des Biens//
419 419  
420 420  
421 -[[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → saisie du terme et validation.>>image:1752046150702-919.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
407 += Créer un terme dans une liste =
422 422  
423 423  
424 -== Supprimer un terme ajouté par erreur dans une liste ==
410 +En saisie standard, il est possible de compléter une liste avec de nouvelles des valeurs.
425 425  
426 -Lors de l’ajout de nouvelles valeurs dans une **liste déroulante** ou **liste longue**, il est possible de supprimer un terme avant validation si une erreur a été commise.
412 +Selon les profils utilisateurs, les agents habilités peuvent enrichir le contenu d'une liste (déroulante ou longue),  si le champ dispose de cette option.Le bouton [[image:1744210149421-781.png]] indique la possibilité d'ajouter des valeurs à une liste. Son emplacement est différent selon la liste considérée : une liste déroulante ou une liste longue (voir ci-dessus).
427 427  
428 -Comment faire :
414 +== Liste déroulante ==
429 429  
430 -1. Dans la fenêtre d’ajout, cochez la case située à gauche de la ou des lignes à supprimer.
431 -1. Cliquez sur le bouton [[image:1752044286842-233.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="26" width="30"]] situé dans la **barre d’outils en haut à droite** de la fenêtre.
432 -1. Le ou les termes sont immédiatement retirés de la liste en cours d’édition.
416 +//Exemple avec le champ TYPE, dans une notice Entrées ~://
433 433  
434 -(% class="box warningmessage" %)
435 -(((
436 -La suppression n’est possible **qu’avant la validation finale**. Une fois les termes enregistrés, seuls les administrateurs pourront intervenir sur la liste.
437 -)))
418 +​Le bouton [[image:1744210149421-781.png]] située à droite de la zone, permet d'ajouter un nouveau terme.// //Cliquer dessus.
438 438  
439 -[[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → suppression de plusieurs termes avant validation.>>image:1752044520714-289.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
420 +[[image:1744210222945-989.png]]
440 440  
422 +//Visualisation de la fonctionnalité d'ajout d'un terme dans une liste courte//
441 441  
442 -= Créer une notice documentaire et attacher un fichier =
424 +Un clic sur le bouton affiche la fenêtre d'ajout de valeurs. Elle présente :
443 443  
444 -Dans Flora, un raccourci présent dans la grille de saisie permet de créer une notice documentaire (photo, document, vidéo, etc.) et d’y associer immédiatement un fichier. Cette notice liée est ensuite automatiquement rattachée à la notice principale.
426 +* une barre d'outils avec les boutons (ajouter un item) et (supprimer les items sélectionnés)
427 +* une zone de saisie permettant de définir une nouvelle valeur (code et libellé)
428 +* la liste courante (non modifiable).
445 445  
446 -(((
447 -== Créer la notice documentaire associée ==
430 +Renseigner le nouveau terme dans le champ **Libellé** et cliquer sur valider pour enregistrer le nouveau terme dans la liste :
448 448  
449 -1. Depuis le regroupement de champs **Documentation** de la grille de saisie, choisissez un champ de lien documentaire.
450 -1. Cliquez sur le bouton [[image:1752071858179-406.png||data-xwiki-image-style-border="true"]].
451 -1. Une grille de saisie s’ouvre : renseignez les champs nécessaires puis cliquez sur **Enregistrer**.
432 +[[image:1744210276379-163.png]]
452 452  
453 -[[Ex. Création d'une notice autres documents. >>image:1752072262230-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
454 -)))
434 +//Ajout d'un nouveau terme/ libellé dans la liste courte//
455 455  
436 +//​Ne pas modifier le champ CODE. Ce champ est réservé aux équipes de Flora.//
456 456  
457 -[[Ex. Saisie des champs et enregistrement. >>image:1752072381981-919.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
438 +[[image:1744210347789-938.png]]
458 458  
440 +//Résultat : ajout de la nouvelle valeur sur liste déroulante//
459 459  
460 -[[Résultat → la notice est créée.>>image:1752072465102-170.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
442 +== Liste longue ==
461 461  
444 +Dans une liste longue, le bouton [[image:1744210470829-953.png]] est disponible à droite de la zone : un clic sur ce bouton affiche la liste avec le bouton [[image:1744210492776-343.png]] associé.
462 462  
463 -== Associer un fichier à cette notice documentaire ==
446 +[[image:1744210533401-483.png]]
464 464  
465 -1. Une fois la notice enregistrée, cliquez sur sur le bouton  [[image:1744198755996-817.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] pour ouvrir la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**.
466 -1. Pour ajouter un fichier, utilisez l’un des boutons de la barre d’outils située en haut de la fenêtre :
448 +//Visualisation de la liste longue avec bouton  d'ajout de valeur//
467 467  
468 -(% class="active" %)|(% style="text-align:center; width:129px" %)**Icône**|(% style="width:750px" %)**Fonction **
469 -|(% style="width:129px" %)[[image:1752127989218-122.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:750px" %)Ajouter un fichier bureautique (PDF, Word, etc.)
470 -|(% style="width:129px" %)[[image:1752128014249-970.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:750px" %)Ajouter un fichier photo (JPEG, PNG, TIFF…)
471 -|(% style="width:129px" %)[[image:1752128001068-301.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:750px" %)Ajouter un fichier vidéo ou audio (MP4, MP3…)
450 +Un clic sur le bouton affiche la fenêtre d'ajout de valeurs. Elle présente :
472 472  
473 -(% start="3" %)
474 -1. Parcourez vos fichiers et sélectionnez celui à associer.
475 -1. Cliquez sur **Valider** pour confirmer le rapatriement du fichier.
476 -1. Pour finaliser l’opération et revenir à la grille de saisie, cliquez sur le bouton [[image:1744199081111-700.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] en haut à droite.
477 -1. Enregistrez la notice principale pour que l’association soit visible dans le pavé de visualisation des liens documentaires.
452 +* une barre d'outils avec les boutons (ajouter un item) et (supprimer les items sélectionnés)
453 +* une zone de saisie permettant de définir une nouvelle valeur (code et libellé)
454 +* la liste courante (non modifiable).
478 478  
479 -[[Ex. Autres documents → clic sur le bouton d'attachement.>>image:1752072620688-952.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
456 +Renseigner le nouveau terme dans le champ **Libellé** et cliquer sur valider pour enregistrer le nouveau terme dans la liste :
480 480  
458 +[[image:1744210578813-384.png]]
481 481  
482 -[[Ex. Ajout du fichier.>>image:1752128535606-760.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
460 +//Fenêtre d'ajout de valeurs à une liste longue//
483 483  
462 +//​Ne pas modifier le champ CODE. Ce champ est réservé aux équipes de Flora.//
484 484  
485 -[[Ex. Recherche et rapatriement du fichier.>>image:1752128628976-112.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
464 +Les valeurs sont effectivement ajoutées à la liste suite à un clic sur** Valider**. Un clic sur Annuler stoppe l'opération.
486 486  
466 +* Pour créer des termes en plus : dans la fenêtre de saisie des nouvelles valeurs, cliquer sur [[image:1744210627834-465.png]] , pour renseigner un nouveau libellé. Cliquer ensuite sur valider. Les nouveaux termes sont présentés dans la liste des valeurs.
487 487  
488 -[[Ex. Validation du fichier. >>image:1752128674753-298.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
489 489  
490 490  
491 -[[Ex. Finalisation de l'attachement. >>image:1752128759287-959.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
470 +[[image:1744210745453-989.png]]
492 492  
493 493  
494 -[[Ex.Retour sur la grille de saisie du bien → enregistrer la notice pour consulter le résultat.>>image:1752128821690-808.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
473 +//Ajout de valeurs dans la liste//
495 495  
475 +* Pour supprimer un(des) terme(s), les cocher dans la liste des nouvelles valeurs puis cliquer sur le bouton  [[image:1744210815765-685.png]] : le(s) terme(s) est(sont) supprimé(s).
496 496  
497 -[[Résultat → consultation de la notice et du fichier liés dans la pavé de visualisation des liens documentaires. >>image:1752128999094-967.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
477 +[[image:1744210799391-632.png]]
498 498  
479 +//Tout nouveau terme non retenu doit être supprimé AVANT validation.//
499 499  
500 -=== Focus : Les outils de la fenêtre de gestion avancée ===
481 +Cliquer sur Valider pour accepter l'intégration des termes dans la liste ou Annuler pour stopper l'opération. Les nouveaux termes apparaissent à la fin de la liste et peuvent être sélectionnés.
501 501  
502 -[[Fenêtre de gestion avancée des fichiers.>>image:1752129852836-661.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
483 += =
503 503  
504 504  
505 -Voici les principales fonctionnalités disponibles pour gérer vos fichiers associés :
486 += Retirer les valeurs d'un champ =
506 506  
507 -(% class="active" %)|(% style="text-align:center; width:101px" %)**Icône**|(% style="width:777px" %)**Fonction**
508 -|(% style="width:101px" %)[[image:1744200154013-335.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Retourner à la notice
509 -|(% style="width:101px" %)[[image:1744200173773-567.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Valider l’ajout d’un document
510 -|(% style="width:101px" %)[[image:1744200248285-737.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Annuler une association
511 -|(% style="width:101px" %)[[image:2025-04-09_14h01_32.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Ajouter un dossier
512 -|(% style="width:101px" %)[[image:1744200306410-626.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Ajouter un fichier bureautique (PDF, Word, etc.)
513 -|(% style="width:101px" %)[[image:1744200336429-184.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Ajouter un fichier photo (PNG, JPEG, TIFF, etc.)
514 -|(% style="width:101px" %)[[image:1744200363870-496.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Ajouter un fichier vidéo-audio (MP3,MP4, etc.)
515 -|(% style="width:101px" %)[[image:1744200401014-873.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Descendre un fichier dans la liste
516 -|(% style="width:101px" %)[[image:1744200414180-540.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Monter un fichier dans la liste
517 -|(% style="width:101px" %)[[image:1744200455510-180.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Modifier les attributs du fichier
518 -|(% style="width:101px" %)[[image:1744200502704-220.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Couper un fichier pour le déplacer
519 -|(% style="width:101px" %)[[image:1744200560571-305.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Coller un fichier dans un autre dossier
520 -|(% style="width:101px" %)[[image:1744200590083-440.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Supprimer un fichier
488 +== Retirer en un clic toutes les valeurs d'un champ ==
521 521  
522 -= Vider un champ contrôlé =
490 +Dans les grilles de saisie, le bouton [[image:1744268486947-525.png]]est disponible à droite des champs qui sont renseignés par appel d'assistants de choix (datations, listes, autorités, termes de thesaurus, notices documentaires, liens). Ce bouton est également présent dans les fenêtres d'assistants de choix correspondantes. Ce dernier permet de retirer en un clic tous les termes inscrits dans un champ.
523 523  
524 -Dans les grilles de saisie, deux options permettent de retirer les valeurs d’un champ contrôlé (autorités, thésaurus, datation, listes, liens documentaires, etc.)
492 +__Exemple pour la table des biens__ :
525 525  
526 -== Retirer toutes les valeurs du champ ==
494 +[[image:1744268557540-956.png]]
527 527  
528 -Le bouton [[image:1744268486947-525.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] situé à droite du champ permet de **vider entièrement** son contenu.
496 +Résultat : le champ entier a été vidé.
529 529  
530 -(% class="box warningmessage" %)
531 -(((
532 -Attention : ce bouton **supprime toutes les valeurs** du champ en un seul clic.
533 -)))
498 +[[image:1744268598544-349.png]]
534 534  
535 -[[Ex. Champ** Dénomination **dans la table des biens → clic sur la fonctionnalité.>>image:1744268557540-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
500 +== Retirer unitairement les valeurs d'un champ ==
536 536  
502 +Si plusieurs termes sont inscrits dans le champ et que l'on souhaite retirer qu'un seul terme, il convient d'utiliser la croix associée [[image:1744268522556-632.png]] et de ne pas cliquer sur le bouton [[image:1744268486947-525.png]]. Dans le cas contraire, l'entièreté des valeurs saisies dans le champ seront retirées.
537 537  
538 -[[Ex. Résultat → champ** Dénomination **vidé.>>image:1744268598544-349.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
504 +__Exemple pour la table des biens__ :
539 539  
540 -== Retirer une valeur spécifique ==
506 +[[image:1744268647429-243.png]]
541 541  
542 -Lorsque plusieurs termes sont présents dans un champ, il est possible de retirer **une seule valeur** grâce à la **croix** affichée à côté de chaque terme.
508 +//Exemple de suppression unitaire//
543 543  
544 -(% class="box infomessage" %)
545 -(((
546 -Bonnes pratiques :
510 +Résultat : seul le terme icône a été retiré du champ.
547 547  
548 -* Ne pas utiliser le bouton de suppression global si vous ne souhaitez pas tout effacer.
549 -* La suppression est immédiate, uniquement pour le terme cliqué.
550 -* Si d'autres champs ont hérité de cette valeur (par duplication ou modèle de saisie rapide), pensez à les vérifier et les ajuster manuellement.
551 -)))
512 +[[image:1744268693656-506.png]]
552 552  
553 -[[Ex. Champ** Dénomination **dans la table des biens → clic sur la croix pour retirer le terme icône. >>image:1744268647429-243.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
514 +//Seule la valeur du champ correspondant est retirée. Si d'autres champs ont hérité de cette valeur, il convient de les supprimer manuellement.//
554 554  
555 555  
556 -[[Ex. Résultat → terme icône retiré du champ** Dénomination. **>>image:1744268693656-506.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
517 += Caractères à ignorer à l'indexation =
557 557  
519 +(% class="box infomessage" %)
520 +(((
521 +//Pour utiliser cette fonctionnalité, il faut que le champ dispose du contrôle MARC, mais cette fonctionnalité n'est pas limitée à une application de type MARC (utilisé préférentiellement en Bibliothèque).//
522 +)))
558 558  
559 -= Utiliser le clavier unicode =
524 +Pour certains champs, il est possible d'indiquer à Flora que les premiers caractères ne sont pas à prendre en compte dans l'index. Cela permet d'afficher le contenu complet sans indexer les articles au début. Ainsi, si on saisit [La ]Cousine Bette dans un champ, le contenu complet affiche La Cousine Bette mais l'entrée dans l'index est Cousine Bette.
560 560  
561 -Le clavier Unicode permet de saisir des caractères spéciaux et multilingues dans Flora, notamment pour :
526 +[[image:1744266472839-529.png]]
562 562  
563 -* les textes anciens (grec ou latin, translittérations, diacritiques rares),
564 -* les langues non latines comme le chinois, le japonais ou l’arabe,
565 -* ou toute saisie nécessitant des signes typographiques ou linguistiques spécifiques.
528 +//Exemple dans la grille de saisie de la Bibliothèque, sur le champ Titre//
566 566  
567 -Dans Flora, le clavier Unicode est accessible depuis l’espace de travail **Décrire**, dans le menu **Outils**.
530 +[[image:1744266523925-837.png]]
568 568  
569 -Pour l'utiliser :
532 +//Résultat sur la notice Bibliothèque : l'article est présent//
570 570  
571 -1. Ouvrez la fenêtre Unicode.
572 -1. Choisissez le jeu de caractères souhaité (latin, grec, cyrillique, etc.).
573 -1. Cliquez sur les lettres ou symboles à insérer.
574 -1. Copiez la chaîne produite puis collez-la dans le champ texte de Flora concerné (ex. Champ** Transcription des inscriptions,** grille de saisie des biens).
534 +[[image:1744266561792-928.png]]
575 575  
576 -(% class="box infomessage" %)
577 -(((
578 -Bon à savoir :
536 +//Exemple de recherche sur index : l'article n'est pas indexé//
579 579  
580 -* Le clavier Unicode est **compatible avec tous les champs texte** de Flora.
581 -* Il permet une **saisie standardisée et internationale**, conforme aux règles de catalogage ou de transcription.
582 -* Il évite les erreurs liées au copier-coller depuis des outils externes.
583 -)))
538 +Dans un champ avec contrôle marc, pour que les crochets soient pris en compte en tant que tels, il suffit de les doubler (ceci est inutile si le crochet n'est pas le premier caractère).
584 584  
585 -[[Accès clavier unicode dans Flora.>>image:1752049189710-664.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
540 +[[image:1744266635460-134.png]]
586 586  
542 +//Saisie de texte entre double crochets dans un champ avec contrôle marc//
587 587  
588 -[[Clavier unicode → ouverture d'une nouvelle fenêtre, sélection de l'alphabet cyrillique et choix des caractères. >>image:1752049261731-843.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
544 +[[image:1744266659890-594.png]]
589 589  
546 +//Affichage du contenu du champ entre crochets//
590 590  
591 591  
592 -)))
593 -)))|(% style="width:300px" %)(((
594 -(% class="box" %)
595 -(((
596 -**Sommaire**
597 -
598 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
599 -)))
600 -
601 -(% class="box" %)
602 -(((
603 -**Aller plus loin**
604 -
605 -* [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
606 -* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
607 -* [[Consulter les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Consulter les documents associés.WebHome]]
608 -* [[Modifier l'aide en ligne>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Modifier l’aide en ligne.WebHome]]
609 -* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome]]
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