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Modifications pour le document Exploiter les outils d’aide à la saisie

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/15 14:27
Depuis la version 84.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/10 08:45
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À la version 105.1
modifié par Pascale STEIMETZ-LE CACHEUX
sur 2025/08/06 18:14
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Les outils d'aide à la saisie
1 +Exploiter les outils d’aide à la saisie
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.DBA
1 +XWiki.PSZ
Contenu
... ... @@ -5,20 +5,30 @@
5 5  (((
6 6  (% class="box" %)
7 7  (((
8 -
8 +Flora met à votre disposition une **série d’outils** conçus pour optimiser, sécuriser et accélérer la saisie des données.
9 +
10 +Ces fonctionnalités visent à :
11 +
12 +* faciliter le remplissage de champs complexes ou répétitifs,
13 +* garantir la cohérence documentaire et le respect des standards professionnels,
14 +* et accompagner chaque utilisateur, quel que soit son niveau, grâce à une aide contextualisée et des assistants intégrés.
15 +
16 +Qu’il s’agisse d’afficher une aide en ligne, de préremplir une grille via un modèle, de rechercher un terme dans un thésaurus, de gérer des dates précises ou anciennes, ou encore de saisir des caractères spéciaux, chaque outil a été pensé pour vous guider efficacement dans vos tâches de saisie.
17 +
18 +Cette page propose un parcours guidé à travers l’ensemble de ces outils, afin d’en comprendre les usages et les mobiliser efficacement dans vos pratiques de saisie.
9 9  )))
10 10  
11 11  (((
12 -= Aide en ligne sur les champs =
22 += Consulter l’aide en ligne sur un champ =
13 13  
14 -Pour consulter la documentation associée à un champ :
24 +Pour accéder à la documentation d’un champ :
15 15  
16 16  1. **Clic droit** sur le libellé du champ → **Afficher Aide**
17 -1. Une nouvelle fenêtre vers le wiki s’ouvre, donnant accès à des conseils de saisie, des astuces pratiques et, selon les cas, des précisions réglementaires sur le champ concerné.
27 +1. Une fenêtre s’ouvre, pointant vers le wiki : vous y trouverez des conseils, des exemples de saisie, voire des indications réglementaires.
18 18  
19 19  (% class="box infomessage" %)
20 20  (((
21 -Cette aide est **personnalisable par l’administrateur fonctionnel**, qui peut adapter son contenu selon les besoins de l’institution.
31 +Cette aide est **personnalisable **par l’administrateur fonctionnel.
22 22  )))
23 23  
24 24  [[Ex. table des biens →  clic droit sur le champ** Préfixe musée **pour afficher l'aide en ligne. >>image:1734100943088-429.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
... ... @@ -27,10 +27,13 @@
27 27  [[Résultat →  consultation de l'aide en ligne sur le champ **Préfixe musée.**>>image:1734101035306-247.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
28 28  
29 29  
30 -= Informations sur le champ =
40 += Afficher les informations techniques d’un champ =
31 31  
32 -Vous pouvez également **survoler un libellé** pour afficher son **code technique**, ou effectuer un clic droit → **Afficher Informations** pour obtenir des données complémentaires.
42 +Deux options permettent de consulter les métadonnées d’un champ :
33 33  
44 +* **Survol** du libellé pour afficher le code technique ;
45 +* **Clic droit → Afficher Informations** pour consulter les données associées.
46 +
34 34  (% class="box infomessage" %)
35 35  (((
36 36  Les informations d’un champ peuvent être requises pour le support ou lors d’une vérification par l’administrateur.
... ... @@ -41,9 +41,6 @@
41 41  
42 42  
43 43  
44 -
45 -
46 -
47 47  [[Ex. table photothèque → clic droit sur le champ **Titre/légende** pour afficher les informations complémentaires.>>image:1744196121351-940.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
48 48  
49 49  
... ... @@ -50,9 +50,9 @@
50 50  [[Résultat → consultation des informations sur le champ **Titre/légende**. >>image:1744196146434-955.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
51 51  
52 52  
53 -= Modèles de saisie rapide =
63 += Utiliser les modèles de saisie rapide =
54 54  
55 -Les modèles de saisie rapide permettent de gagner du temps lors de la saisie de séries de notices similaires. Ils permettent de préremplir certains champs avec des valeurs communes, sans risque d’erreurs liées à une duplication complète.
65 +Les modèles de saisie rapide permettent de **préremplir une grille** avec des valeurs communes pour accélérer la saisie, tout en limitant les erreurs.
56 56  
57 57  (% class="box infomessage" %)
58 58  (((
... ... @@ -63,9 +63,8 @@
63 63  
64 64  1. Ouvrez une grille de saisie
65 65  1. Activez la barre de saisie rapide en cliquant sur l'icône [[image:1744196445965-856.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="32" width="35"]] en bas à gauche
66 -1. Donnez un nom au modèle et enregistrez-le avec l'icône [[image:1744196571841-824.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="37" width="29"]]
67 -1. Renseignez les champs à pré-remplir
68 -1. Marquez les champs à mémoriser en cliquant sur les étoiles ([[image:1744196696669-247.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="29" width="24"]] = champ mémorisé)
76 +1. Nommez le modèle et enregistrez-le [[image:1744196571841-824.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="37" width="29"]]
77 +1. Renseignez les champs à mémoriser (clic sur les étoiles) [[image:1744196696669-247.png||data-xwiki-image-style-border="true"]]
69 69  1. Enregistrer le modèle en cliquant sur l'icône [[image:1744196809731-276.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="38" width="32"]] et fermez le modèle de saisie rapide en cliquant sur l'icône [[image:1744196834006-929.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="38" width="28"]]
70 70  
71 71  Le modèle peut ensuite être rappelé à tout moment, dans la grille de saisie concernée.
... ... @@ -353,6 +353,13 @@
353 353  
354 354  
355 355  
365 +
366 +
367 +
368 +
369 +
370 +
371 +
356 356  = Ajouter un terme dans une liste =
357 357  
358 358  Lors de la saisie, certains champs de type liste (déroulante ou longue) peuvent être enrichis par les utilisateurs habilités. Cela permet d’ajouter de nouvelles valeurs sans quitter la notice en cours.
... ... @@ -436,7 +436,7 @@
436 436  [[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → suppression de plusieurs termes avant validation.>>image:1752044520714-289.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
437 437  
438 438  
439 -= Raccourci de saisie : créer une notice documentaire et attacher un fichier =
455 += Créer une notice documentaire et attacher un fichier =
440 440  
441 441  Dans Flora, un raccourci présent dans la grille de saisie permet de créer une notice documentaire (photo, document, vidéo, etc.) et d’y associer immédiatement un fichier. Cette notice liée est ensuite automatiquement rattachée à la notice principale.
442 442  
... ... @@ -443,7 +443,7 @@
443 443  (((
444 444  == Créer la notice documentaire associée ==
445 445  
446 -1. Depuis le regroupement de champs Documentation de la grille de saisie, choisissez un champ de lien documentaire.
462 +1. Depuis le regroupement de champs **Documentation** de la grille de saisie, choisissez un champ de lien documentaire.
447 447  1. Cliquez sur le bouton [[image:1752071858179-406.png||data-xwiki-image-style-border="true"]].
448 448  1. Une grille de saisie s’ouvre : renseignez les champs nécessaires puis cliquez sur **Enregistrer**.
449 449  
... ... @@ -451,48 +451,47 @@
451 451  )))
452 452  
453 453  
454 -[[Ex. Création d'une notice autres documents → saisie des champs et enregistrement. >>image:1752072381981-919.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
470 +[[Ex. Saisie des champs et enregistrement. >>image:1752072381981-919.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
455 455  
456 456  
457 -[[Résultat → notice autres documents créée.>>image:1752072465102-170.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
473 +[[Résultat → la notice est créée.>>image:1752072465102-170.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
458 458  
459 459  
460 460  == Associer un fichier à cette notice documentaire ==
461 461  
462 462  1. Une fois la notice enregistrée, cliquez sur sur le bouton  [[image:1744198755996-817.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] pour ouvrir la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**.
463 -1. Ajouter un fichier
464 -Dans cette fenêtre, selon votre besoin cliquez sur le bouton disponible dans la barre d'outils en haut :
479 +1. Pour ajouter un fichier, utilisez l’un des boutons de la barre d’outils située en haut de la fenêtre :
465 465  
466 -* [[image:1752127989218-122.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="40" width="37"]] pour parcourir et sélectionner un fichier bureautique à associer (PDF, Word, etc.).
467 -* [[image:1752128014249-970.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="38" width="35"]] pour parcourir et sélectionner un fichier photo à associer (PNG, JPEG, TIFF, etc.).
468 -* [[image:1752128001068-301.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="29" width="37"]]pour parcourir et sélectionner un fichier vidéo à associer (MP3,MP4, etc.).
481 +(% class="active" %)|(% style="text-align:center; width:129px" %)**Icône**|(% style="width:750px" %)**Fonction **
482 +|(% style="width:129px" %)[[image:1752127989218-122.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:750px" %)Ajouter un fichier bureautique (PDF, Word, etc.)
483 +|(% style="width:129px" %)[[image:1752128014249-970.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:750px" %)Ajouter un fichier photo (JPEG, PNG, TIFF…)
484 +|(% style="width:129px" %)[[image:1752128001068-301.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:750px" %)Ajouter un fichier vidéo ou audio (MP4, MP3…)
469 469  
470 470  (% start="3" %)
471 -1. Parcourez vos fichiers pour rapatrier le fichier concerné.
472 -1. Cliquer sur Valider pour rapatrier le fichier concerné.
473 -1. Pour finaliser l'association et revenir à la grille de saisie, cliquez sur [[image:1744199081111-700.png||data-xwiki-image-style-border="true"]], situé en haut à droite dans la barre d'outils.
474 -1. Pour visualiser la notice documentaire avec le fichier, enregistrez la notice et consultez le pavé de visualisation des liens documentaires.
487 +1. Parcourez vos fichiers et sélectionnez celui à associer.
488 +1. Cliquez sur **Valider** pour confirmer le rapatriement du fichier.
489 +1. Pour finaliser l’opération et revenir à la grille de saisie, cliquez sur le bouton [[image:1744199081111-700.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] en haut à droite.
490 +1. Enregistrez la notice principale pour que l’association soit visible dans le pavé de visualisation des liens documentaires.
475 475  
476 -[[Ex. Attachement fichier bureautique.>>image:1752072620688-952.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
492 +[[Ex. Autres documents → clic sur le bouton d'attachement.>>image:1752072620688-952.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
477 477  
478 478  
479 -[[Ex. Ajout fichier bureautique.>>image:1752128535606-760.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
495 +[[Ex. Ajout du fichier.>>image:1752128535606-760.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
480 480  
481 481  
482 -[[Ex. Recherche et rapatriement du fichier bureautique.>>image:1752128628976-112.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
498 +[[Ex. Recherche et rapatriement du fichier.>>image:1752128628976-112.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
483 483  
484 484  
485 -[[Ex. Validation rapatriement du fichier bureautique dans Flora.>>image:1752128674753-298.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
501 +[[Ex. Validation du fichier. >>image:1752128674753-298.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
486 486  
487 487  
488 -[[Ex. Validation finale attachement du fichier bureautique.>>image:1752128759287-959.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
504 +[[Ex. Finalisation de l'attachement. >>image:1752128759287-959.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
489 489  
490 - 
491 491  
492 -[[Ex.Retour sur la grille de saisie du bien → enregistrer la notice pour voir le résultat sur la notice.>>image:1752128821690-808.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
507 +[[Ex.Retour sur la grille de saisie du bien → enregistrer la notice pour consulter le résultat.>>image:1752128821690-808.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
493 493  
494 494  
495 -[[Résultat → consultation de la notice et du fichier bureautique dans la pavé de gestion des liens documentaires. >>image:1752128999094-967.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
510 +[[Résultat → consultation de la notice et du fichier liés dans la pavé de visualisation des liens documentaires. >>image:1752128999094-967.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
496 496  
497 497  
498 498  === Focus : Les outils de la fenêtre de gestion avancée ===
... ... @@ -507,9 +507,9 @@
507 507  |(% style="width:101px" %)[[image:1744200173773-567.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Valider l’ajout d’un document
508 508  |(% style="width:101px" %)[[image:1744200248285-737.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Annuler une association
509 509  |(% style="width:101px" %)[[image:2025-04-09_14h01_32.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Ajouter un dossier
510 -|(% style="width:101px" %)[[image:1744200306410-626.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Ajouter un fichier bureautique
511 -|(% style="width:101px" %)[[image:1744200336429-184.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Ajouter un fichier image
512 -|(% style="width:101px" %)[[image:1744200363870-496.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Ajouter un fichier vidéo ou audio
525 +|(% style="width:101px" %)[[image:1744200306410-626.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Ajouter un fichier bureautique (PDF, Word, etc.)
526 +|(% style="width:101px" %)[[image:1744200336429-184.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Ajouter un fichier photo (PNG, JPEG, TIFF, etc.)
527 +|(% style="width:101px" %)[[image:1744200363870-496.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Ajouter un fichier vidéo-audio (MP3,MP4, etc.)
513 513  |(% style="width:101px" %)[[image:1744200401014-873.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Descendre un fichier dans la liste
514 514  |(% style="width:101px" %)[[image:1744200414180-540.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Monter un fichier dans la liste
515 515  |(% style="width:101px" %)[[image:1744200455510-180.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Modifier les attributs du fichier
... ... @@ -603,13 +603,22 @@
603 603  * [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
604 604  * [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
605 605  * [[Consulter les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Consulter les documents associés.WebHome]]
606 -* [[Modifier l'aide en ligne>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Modifier l’aide en ligne.WebHome]]
607 -* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome]]
621 +* [[Modifier l'aide en ligne>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Modifier l’aide en ligne.WebHome]]
622 +* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome]]
608 608  )))
609 609  
610 610  (% class="box" %)
611 611  (((
612 612  **Icônes principales**
628 +
629 +* [[image:1751958918305-515.png||height="24" width="24"]] Ouvrir l'assistant thésaurus
630 +* [[image:Autorit%25C3%25A9s_Liens.png]]Rechercher une notice à lier
631 +* [[image:Cr%C3%A9er.png||height="29" width="29"]]Créer ou nouvelle notice liée ou un nouveau terme dans une liste
632 +* [[image:1752133397727-422.png||height="37" width="29"]] Attacher un fichier
633 +* [[image:Liste_2.png]]Ouvrir le menu déroulant
634 +* [[image:1750832487231-298.png]] Ouvrir la liste
635 +* [[image:Datation.png]] Ouvrir l'assistant de datation
636 +* [[image:Retour%20liste%20de%20r%C3%A9sultats.png]]Vider un champ
613 613  )))
614 614  )))
615 615  |(% style="width:840px" %) |(% style="width:300px" %)
1744196696669-247.png
Auteur
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Auteur
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Auteur
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Auteur
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Auteur
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