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Modifications pour le document Exploiter les outils d’aide à la saisie

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/15 14:27
Depuis la version 83.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/10 08:21
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/09 09:00
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -43,6 +43,8 @@
43 43  
44 44  
45 45  
46 +
47 +
46 46  [[Ex. table photothèque → clic droit sur le champ **Titre/légende** pour afficher les informations complémentaires.>>image:1744196121351-940.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
47 47  
48 48  
... ... @@ -385,39 +385,14 @@
385 385  1. Cliquez sur **Valider** pour enregistrer les nouvelles valeurs.
386 386  Les nouveaux termes sont immédiatement intégrés à la liste et deviennent sélectionnables dans le champ.
387 387  
388 -[[Ex. Liste **Type** dans les entrées →  ajout d'un terme.>>image:1752044708346-334.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
390 +[[Ex. Champ **Type** dans une notice entrées → clic sur le bouton de création.>>image:1744210222945-989.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
389 389  
390 390  
391 391  )))
392 392  
393 -[[Ex. Résultat → nouveau terme immédiatement ajouté à la liste et sélectionnable. >>image:1744210347789-938.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
394 -
395 -
396 396  (((
397 -== Listes longues : une étape supplémentaire ==
396 +== Supprimer un terme ajouté par erreur ==
398 398  
399 -Dans les listes longues, l’ajout d’un nouveau terme suit le même principe que pour les listes déroulantes, **à une différence près** :
400 -le bouton [[image:1752045487385-423.png||data-xwiki-image-style-border="true"]]n’est pas directement visible à droite du champ.
401 -
402 -Procédure :
403 -
404 -1. Cliquez d’abord sur le bouton [[image:1744210470829-953.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="44" width="30"]] pour **ouvrir la liste.**
405 -1. Dans la nouvelle fenêtre, utilisez le bouton [[image:1752045525067-815.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] situé en bas à droite, pour insérer une nouvelle valeur.
406 -1. Vous accédez alors à la même interface d’ajout avec possibilité d’ajouter ou supprimer plusieurs termes avant validation.
407 -
408 -(% class="box infomessage" %)
409 -(((
410 -Pensez à bien valider pour enregistrer vos ajouts. Les nouvelles valeurs seront immédiatement disponibles à la sélection.
411 -)))
412 -
413 -[[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → ouverture de la liste et clic sur le bouton de création. >>image:1752045931813-985.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
414 -
415 -
416 -[[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → saisie du terme et validation.>>image:1752046150702-919.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
417 -
418 -
419 -== Supprimer un terme ajouté par erreur dans une liste ==
420 -
421 421  Lors de l’ajout de nouvelles valeurs dans une **liste déroulante** ou **liste longue**, il est possible de supprimer un terme avant validation si une erreur a été commise.
422 422  
423 423  Comment faire :
... ... @@ -431,205 +431,152 @@
431 431  La suppression n’est possible **qu’avant la validation finale**. Une fois les termes enregistrés, seuls les administrateurs pourront intervenir sur la liste.
432 432  )))
433 433  
434 -[[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → suppression de plusieurs termes avant validation.>>image:1752044520714-289.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
411 +[[Ex. Champ **Type** dans une notice entrées → suppression d'une valeur erronée avant validation.>>image:1752044041388-739.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
435 435  
436 436  
437 -= Raccourci de saisie : créer une notice documentaire et attacher un fichier =
414 +
415 +)))
416 +)))|(% style="width:300px" %)(((
417 +(% class="box" %)
418 +(((
419 +**Sommaire**
438 438  
439 -Dans Flora, un raccourci présent dans la grille de saisie permet de créer une notice documentaire (photo, document, vidéo, etc.) et d’y associer immédiatement un fichier. Cette notice liée est ensuite automatiquement rattachée à la notice principale.
421 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
422 +)))
440 440  
424 +(% class="box" %)
441 441  (((
442 -== Créer la notice documentaire associée ==
426 +**Aller plus loin**
443 443  
444 -1. Depuis le regroupement de champs Documentation de la grille de saisie, choisissez un champ de lien documentaire.
445 -1. Cliquez sur le bouton [[image:1752071858179-406.png||data-xwiki-image-style-border="true"]].
446 -1. Une grille de saisie s’ouvre : renseignez les champs nécessaires puis cliquez sur **Enregistrer**.
428 +* [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
429 +* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
430 +* [[Modifier l'aide en ligne>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Modifier l’aide en ligne.WebHome]]
431 +* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome]]
432 +)))
447 447  
448 -[[Ex. Création d'une notice autres documents. >>image:1752072262230-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
434 +(% class="box" %)
435 +(((
436 +**Icônes principales**
449 449  )))
438 +)))
450 450  
451 451  
452 -[[Ex. Création d'une notice autres documents → saisie des champs et enregistrement. >>image:1752072381981-919.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
453 453  
454 454  
455 -[[Résultat → notice autres documents créée.>>image:1752072465102-170.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
456 456  
457 457  
458 -== Associer un fichier à cette notice documentaire ==
459 459  
460 -1. Une fois la notice enregistrée, cliquez sur sur le bouton  [[image:1744198755996-817.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] pour ouvrir la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**.
461 -1. Ajouter un fichier
462 -Dans cette fenêtre, selon votre besoin cliquez sur le bouton disponible dans la barre d'outils en haut :
446 +[[image:1744210276379-163.png]]
463 463  
464 -* [[image:1752127989218-122.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="40" width="37"]] pour parcourir et sélectionner un fichier bureautique à associer (PDF, Word, etc.).
465 -* [[image:1752128014249-970.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="38" width="35"]] pour parcourir et sélectionner un fichier photo à associer (PNG, JPEG, TIFF, etc.).
466 -* [[image:1752128001068-301.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="29" width="37"]]pour parcourir et sélectionner un fichier vidéo à associer (MP3,MP4, etc.).
448 +//Ajout d'un nouveau terme/ libellé dans la liste courte//
467 467  
468 -(% start="3" %)
469 -1. Parcourez vos fichiers pour rapatrier le fichier concerné.
470 -1. Cliquer sur Valider pour rapatrier le fichier concerné.
471 -1. Pour finaliser l'association et revenir à la grille de saisie, cliquez sur [[image:1744199081111-700.png||data-xwiki-image-style-border="true"]], situé en haut à droite dans la barre d'outils.
450 +//​Ne pas modifier le champ CODE. Ce champ est réservé aux équipes de Flora.//
472 472  
473 -[[Légende>>image:1752072620688-952.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
452 +[[image:1744210347789-938.png]]
474 474  
454 +//Résultat : ajout de la nouvelle valeur sur liste déroulante//
475 475  
476 -[[image:1744198798500-807.png]]
456 +== Liste longue ==
477 477  
478 -//Visualisation de la fenêtre de gestion avancée des fichiers//
458 +Dans une liste longue, le bouton [[image:1744210470829-953.png]] est disponible à droite de la zone : un clic sur ce bouton affiche la liste avec le bouton [[image:1744210492776-343.png]] associé.
479 479  
480 -Cliquer sur le [[image:1744198833940-653.png]]
460 +[[image:1744210533401-483.png]]
481 481  
482 - dans la fenêtre de gestion avancée des fichiers pour parcourir vos documents et valider l'association du document.
462 +//Visualisation de la liste longue avec bouton  d'ajout de valeur//
483 483  
484 -[[image:1744198987527-309.png]]
464 +Un clic sur le bouton affiche la fenêtre d'ajout de valeurs. Elle présente :
485 485  
486 -//Visualisation de la fenêtre permettant de parcourir les fichiers à associer//
466 +* une barre d'outils avec les boutons (ajouter un item) et (supprimer les items sélectionnés)
467 +* une zone de saisie permettant de définir une nouvelle valeur (code et libellé)
468 +* la liste courante (non modifiable).
487 487  
488 -Une fois le document associé, ne pas oublier de cliquer sur le [[image:1744199081111-700.png]]
470 +Renseigner le nouveau terme dans le champ **Libellé** et cliquer sur valider pour enregistrer le nouveau terme dans la liste :
489 489  
490 - avant de quitter la fenêtre de gestion avancée des fichiers.
472 +[[image:1744210578813-384.png]]
491 491  
492 -[[image:1744199046837-528.png]]
474 +//Fenêtre d'ajout de valeurs à une liste longue//
493 493  
494 -//Résultat//
476 +//​Ne pas modifier le champ CODE. Ce champ est réservé aux équipes de Flora.//
495 495  
496 -Les documents associés sont insérés sous forme de lien.
478 +Les valeurs sont effectivement ajoutées à la liste suite à un clic sur** Valider**. Un clic sur Annuler stoppe l'opération.
497 497  
498 -[[image:1744199133459-449.png]]
480 +* Pour créer des termes en plus : dans la fenêtre de saisie des nouvelles valeurs, cliquer sur [[image:1744210627834-465.png]] , pour renseigner un nouveau libellé. Cliquer ensuite sur valider. Les nouveaux termes sont présentés dans la liste des valeurs.
499 499  
500 -//Intégration de la notice documentaire et du fichier associé dans la grille de saisie//
501 501  
502 -[[image:1744199321440-975.png]]
503 503  
504 -//Visualisation des notices créées et fichiers associés dans la notice de bien//
484 +[[image:1744210745453-989.png]]
505 505  
506 -=== Focus sur les fonctionnalités de la fenêtre de gestion avancée des fichiers ===
507 507  
508 -[[image:1744199450803-206.png]]
487 +//Ajout de valeurs dans la liste//
509 509  
510 -* [[image:1744200154013-335.png]]
489 +* Pour supprimer un(des) terme(s), les cocher dans la liste des nouvelles valeurs puis cliquer sur le bouton  [[image:1744210815765-685.png]] : le(s) terme(s) est(sont) supprimé(s).
511 511  
512 -* retourner sur la notice
513 -* [[image:1744200173773-567.png]]
514 -* valider l'ajout d'un document
515 -* [[image:1744200248285-737.png]]
516 -* annuler l'association d'un document
517 -* [[image:2025-04-09_14h01_32.png]]
518 -* ajouter un dossier
519 -* [[image:1744200306410-626.png]]
520 -* ajouter un fichier bureautique
521 -* [[image:1744200336429-184.png]]
522 -* ajouter un fichier photo
523 -* [[image:1744200363870-496.png]]
524 -* ajouter un fichier vidéos-sons
525 -* [[image:1744200401014-873.png]]
526 -* déplacer vers le bas un document
527 -* [[image:1744200414180-540.png]]
528 -* déplacer vers le haut un document
529 -* [[image:1744200455510-180.png]]
530 -* modifier les attributs d'un document
531 -* [[image:1744200502704-220.png]]
532 -* couper en vue de déplacer un document vers un autre dossier
533 -* [[image:1744200560571-305.png]]
534 -* coller un document dans un autre dossier
535 -* [[image:1744200590083-440.png]]
536 -* supprimer le document
491 +[[image:1744210799391-632.png]]
537 537  
493 +//Tout nouveau terme non retenu doit être supprimé AVANT validation.//
538 538  
495 +Cliquer sur Valider pour accepter l'intégration des termes dans la liste ou Annuler pour stopper l'opération. Les nouveaux termes apparaissent à la fin de la liste et peuvent être sélectionnés.
539 539  
540 -= Vider un champ contrôlé =
497 += Retirer les valeurs d'un champ =
541 541  
542 -Dans les grilles de saisie, deux options permettent de retirer les valeurs d’un champ contrôlé (autorités, thésaurus, datation, listes, liens documentaires, etc.)
499 +== Retirer en un clic toutes les valeurs d'un champ ==
543 543  
544 -== Retirer toutes les valeurs du champ ==
501 +Dans les grilles de saisie, le bouton [[image:1744268486947-525.png]]est disponible à droite des champs qui sont renseignés par appel d'assistants de choix (datations, listes, autorités, termes de thesaurus, notices documentaires, liens). Ce bouton est également présent dans les fenêtres d'assistants de choix correspondantes. Ce dernier permet de retirer en un clic tous les termes inscrits dans un champ.
545 545  
546 -Le bouton [[image:1744268486947-525.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] situé à droite du champ permet de **vider entièrement** son contenu.
503 +__Exemple pour la table des biens__ :
547 547  
548 -(% class="box warningmessage" %)
549 -(((
550 -Attention : ce bouton **supprime toutes les valeurs** du champ en un seul clic.
551 -)))
505 +[[image:1744268557540-956.png]]
552 552  
553 -[[Ex. Champ** Dénomination **dans la table des biens → clic sur la fonctionnalité.>>image:1744268557540-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
507 +Résultat : le champ entier a été vidé.
554 554  
509 +[[image:1744268598544-349.png]]
555 555  
556 -[[Ex. Résultat → champ** Dénomination **vidé.>>image:1744268598544-349.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
511 +== Retirer unitairement les valeurs d'un champ ==
557 557  
558 -== Retirer une valeur spécifique ==
513 +Si plusieurs termes sont inscrits dans le champ et que l'on souhaite retirer qu'un seul terme, il convient d'utiliser la croix associée [[image:1744268522556-632.png]] et de ne pas cliquer sur le bouton [[image:1744268486947-525.png]]. Dans le cas contraire, l'entièreté des valeurs saisies dans le champ seront retirées.
559 559  
560 -Lorsque plusieurs termes sont présents dans un champ, il est possible de retirer **une seule valeur** grâce à la **croix** affichée à côté de chaque terme.
515 +__Exemple pour la table des biens__ :
561 561  
562 -(% class="box infomessage" %)
563 -(((
564 -Bonnes pratiques :
517 +[[image:1744268647429-243.png]]
565 565  
566 -* Ne pas utiliser le bouton de suppression global si vous ne souhaitez pas tout effacer.
567 -* La suppression est immédiate, uniquement pour le terme cliqué.
568 -* Si d'autres champs ont hérité de cette valeur (par duplication ou modèle de saisie rapide), pensez à les vérifier et les ajuster manuellement.
569 -)))
519 +//Exemple de suppression unitaire//
570 570  
571 -[[Ex. Champ** Dénomination **dans la table des biens → clic sur la croix pour retirer le terme icône. >>image:1744268647429-243.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
521 +Résultat : seul le terme icône a été retiré du champ.
572 572  
523 +[[image:1744268693656-506.png]]
573 573  
574 -[[Ex. Résultat → terme icône retiré du champ** Dénomination. **>>image:1744268693656-506.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
525 +//Seule la valeur du champ correspondant est retirée. Si d'autres champs ont hérité de cette valeur, il convient de les supprimer manuellement.//
575 575  
576 576  
577 -= Utiliser le clavier unicode =
528 += Caractères à ignorer à l'indexation =
578 578  
579 -Le clavier Unicode permet de saisir des caractères spéciaux et multilingues dans Flora, notamment pour :
580 -
581 -* les textes anciens (grec ou latin, translittérations, diacritiques rares),
582 -* les langues non latines comme le chinois, le japonais ou l’arabe,
583 -* ou toute saisie nécessitant des signes typographiques ou linguistiques spécifiques.
584 -
585 -Dans Flora, le clavier Unicode est accessible depuis l’espace de travail **Décrire**, dans le menu **Outils**.
586 -
587 -Pour l'utiliser :
588 -
589 -1. Ouvrez la fenêtre Unicode.
590 -1. Choisissez le jeu de caractères souhaité (latin, grec, cyrillique, etc.).
591 -1. Cliquez sur les lettres ou symboles à insérer.
592 -1. Copiez la chaîne produite puis collez-la dans le champ texte de Flora concerné (ex. Champ** Transcription des inscriptions,** grille de saisie des biens).
593 -
594 594  (% class="box infomessage" %)
595 595  (((
596 -Bon à savoir :
597 -
598 -* Le clavier Unicode est **compatible avec tous les champs texte** de Flora.
599 -* Il permet une **saisie standardisée et internationale**, conforme aux règles de catalogage ou de transcription.
600 -* Il évite les erreurs liées au copier-coller depuis des outils externes.
532 +//Pour utiliser cette fonctionnalité, il faut que le champ dispose du contrôle MARC, mais cette fonctionnalité n'est pas limitée à une application de type MARC (utilisé préférentiellement en Bibliothèque).//
601 601  )))
602 602  
603 -[[Accès clavier unicode dans Flora.>>image:1752049189710-664.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
535 +Pour certains champs, il est possible d'indiquer à Flora que les premiers caractères ne sont pas à prendre en compte dans l'index. Cela permet d'afficher le contenu complet sans indexer les articles au début. Ainsi, si on saisit [La ]Cousine Bette dans un champ, le contenu complet affiche La Cousine Bette mais l'entrée dans l'index est Cousine Bette.
604 604  
537 +[[image:1744266472839-529.png]]
605 605  
606 -[[Clavier unicode → ouverture d'une nouvelle fenêtre, sélection de l'alphabet cyrillique et choix des caractères. >>image:1752049261731-843.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
539 +//Exemple dans la grille de saisie de la Bibliothèque, sur le champ Titre//
607 607  
541 +[[image:1744266523925-837.png]]
608 608  
609 -
610 -)))
611 -)))|(% style="width:300px" %)(((
612 -(% class="box" %)
613 -(((
614 -**Sommaire**
543 +//Résultat sur la notice Bibliothèque : l'article est présent//
615 615  
616 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
617 -)))
545 +[[image:1744266561792-928.png]]
618 618  
619 -(% class="box" %)
620 -(((
621 -**Aller plus loin**
547 +//Exemple de recherche sur index : l'article n'est pas indexé//
622 622  
623 -* [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
624 -* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
625 -* [[Modifier l'aide en ligne>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Modifier l’aide en ligne.WebHome]]
626 -* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome]]
627 -)))
549 +Dans un champ avec contrôle marc, pour que les crochets soient pris en compte en tant que tels, il suffit de les doubler (ceci est inutile si le crochet n'est pas le premier caractère).
628 628  
629 -(% class="box" %)
630 -(((
631 -**Icônes principales**
632 -)))
633 -)))
551 +[[image:1744266635460-134.png]]
634 634  
553 +//Saisie de texte entre double crochets dans un champ avec contrôle marc//
554 +
555 +[[image:1744266659890-594.png]]
556 +
557 +//Affichage du contenu du champ entre crochets//
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