Modifications pour le document Exploiter les outils d’aide à la saisie

Résumé

• Propriétés de la Page (3 modifications, 0 ajouts, 0 suppressions)
• Pièces jointes (1 modifications, 18 ajouts, 0 suppressions)
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  • Liste_2.png
  • Retour%20liste%20de%20r%C3%A9sultats.png

Détails

Propriétés de la Page

Titre

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-Les outils d'aide à la saisie
	1	+Exploiter les outils d’aide à la saisie

Auteur du document

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-XWiki.DBA
	1	+XWiki.PSZ

Contenu

...	...	@@ -5,20 +5,30 @@
5	5	(((
6	6	(% class="box" %)
7	7	(((
8		-
	8	+Flora met à votre disposition une **série d’outils** conçus pour optimiser, sécuriser et accélérer la saisie des données.
	9	+
	10	+Ces fonctionnalités visent à :
	11	+
	12	+* faciliter le remplissage de champs complexes ou répétitifs,
	13	+* garantir la cohérence documentaire et le respect des standards professionnels,
	14	+* et accompagner chaque utilisateur, quel que soit son niveau, grâce à une aide contextualisée et des assistants intégrés.
	15	+
	16	+Qu’il s’agisse d’afficher une aide en ligne, de préremplir une grille via un modèle, de rechercher un terme dans un thésaurus, de gérer des dates précises ou anciennes, ou encore de saisir des caractères spéciaux, chaque outil a été pensé pour vous guider efficacement dans vos tâches de saisie.
	17	+
	18	+Cette page propose un parcours guidé à travers l’ensemble de ces outils, afin d’en comprendre les usages et les mobiliser efficacement dans vos pratiques de saisie.
9	9	)))
10	10
11	11	(((
12		-= Aide en ligne sur les champs =
	22	+= Consulter l’aide en ligne sur un champ =
13	13
14		-Pour consulter la documentation associée à un champ :
	24	+Pour accéder à la documentation d’un champ :
15	15
16	16	1. **Clic droit** sur le libellé du champ → **Afficher Aide**
17		-1. Une nouvelle fenêtre vers le wiki s’ouvre, donnant accès à des conseils de saisie, des astuces pratiques et, selon les cas, des précisions réglementaires sur le champ concerné.
	27	+1. Une fenêtre s’ouvre, pointant vers le wiki : vous y trouverez des conseils, des exemples de saisie, voire des indications réglementaires.
18	18
19	19	(% class="box infomessage" %)
20	20	(((
21		-Cette aide est **personnalisable par l’administrateur fonctionnel**, qui peut adapter son contenu selon les besoins de l’institution.
	31	+Cette aide est **personnalisable **par l’administrateur fonctionnel.
22	22	)))
23	23
24	24	[[Ex. table des biens →  clic droit sur le champ** Préfixe musée **pour afficher l'aide en ligne. >>image:1734100943088-429.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
...	...	@@ -27,10 +27,13 @@
27	27	[[Résultat →  consultation de l'aide en ligne sur le champ **Préfixe musée.**>>image:1734101035306-247.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
28	28
29	29
30		-= Informations sur le champ =
	40	+= Afficher les informations techniques d’un champ =
31	31
32		-Vous pouvez également **survoler un libellé** pour afficher son **code technique**, ou effectuer un clic droit → **Afficher Informations** pour obtenir des données complémentaires.
	42	+Deux options permettent de consulter les métadonnées d’un champ :
33	33
	44	+* **Survol** du libellé pour afficher le code technique ;
	45	+* **Clic droit → Afficher Informations** pour consulter les données associées.
	46	+
34	34	(% class="box infomessage" %)
35	35	(((
36	36	Les informations d’un champ peuvent être requises pour le support ou lors d’une vérification par l’administrateur.
...	...	@@ -48,9 +48,9 @@
48	48	[[Résultat → consultation des informations sur le champ **Titre/légende**. >>image:1744196146434-955.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
49	49
50	50
51		-= Modèles de saisie rapide =
	64	+= Utiliser les modèles de saisie rapide =
52	52
53		-Les modèles de saisie rapide permettent de gagner du temps lors de la saisie de séries de notices similaires. Ils permettent de préremplir certains champs avec des valeurs communes, sans risque d’erreurs liées à une duplication complète.
	66	+Les modèles de saisie rapide permettent de **préremplir une grille** avec des valeurs communes pour accélérer la saisie, tout en limitant les erreurs.
54	54
55	55	(% class="box infomessage" %)
56	56	(((
...	...	@@ -61,13 +61,12 @@
61	61
62	62	1. Ouvrez une grille de saisie
63	63	1. Activez la barre de saisie rapide en cliquant sur l'icône [[image:1744196445965-856.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="32" width="35"]] en bas à gauche
64		-1. Donnez un nom au modèle et enregistrez-le avec l'icône [[image:1744196571841-824.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="37" width="29"]]
65		-1. Renseignez les champs à pré-remplir
66		-1. Marquez les champs à mémoriser en cliquant sur les étoiles ([[image:1744196696669-247.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="29" width="24"]] = champ mémorisé)
67		-1. Enregistrer le modèle en cliquant sur l'icône [[image:1744196809731-276.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="38" width="32"]] et fermez le modèle de saisie rapide en cliquant sur l'icône [[image:1744196834006-929.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="38" width="28"]]
	77	+1. Nommez le modèle et enregistrez-le [[image:1744196571841-824.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="37" width="29"]]
	78	+1. Sélectionner les champs à mémoriser (clic sur les étoiles) [[image:1744196696669-247.png]]
	79	+1. Renseignez les champs mémorisées avec des valeurs par défaut ou non
	80	+1. Enregistrez le modèle en cliquant sur l'icône [[image:1744196809731-276.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="38" width="32"]] et fermez le modèle de saisie rapide en cliquant sur l'icône [[image:1744196834006-929.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="38" width="28"]]
	81	+1. Le modèle est prêt à être utilisé dans la grille de saisie concernée.
68	68
69		-Le modèle peut ensuite être rappelé à tout moment, dans la grille de saisie concernée.
70		-
71	71	[[Ex. table des biens → ouverture d'un modèle de saisie rapide depuis la grille de saisie complète. >>image:1744196424064-778.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
72	72
73	73
...	...	@@ -83,10 +83,10 @@
83	83	[[Ex. Table des biens → enregistrement et fermeture du modèle. >>image:1751889357515-116.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
84	84
85	85
86		-== Utiliser ou modifier un modèle ==
	98	+== Modifier et utiliser un modèle ==
87	87
88		-1. Sélectionnez un modèle existant dans la liste
89		-1. Modifiez les champs, ajoutez ou supprimez des blocs
	100	+1. Sélectionnez un modèle existant
	101	+1. Modifiez/ajoutez/supprimez les champs ou des blocs
90	90	1. Marquez les champs à mémoriser en cliquant sur les étoiles ([[image:1744196696669-247.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="34" width="28"]] = champ mémorisé / [[image:1751889287960-803.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] = champ désélectionné)
91	91	1. Pensez à enregistrer les changements pour ne pas les perdre
92	92
...	...	@@ -352,6 +352,13 @@
352	352
353	353
354	354
	367	+
	368	+
	369	+
	370	+
	371	+
	372	+
	373	+
355	355	= Ajouter un terme dans une liste =
356	356
357	357	Lors de la saisie, certains champs de type liste (déroulante ou longue) peuvent être enrichis par les utilisateurs habilités. Cela permet d’ajouter de nouvelles valeurs sans quitter la notice en cours.
...	...	@@ -435,7 +435,7 @@
435	435	[[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → suppression de plusieurs termes avant validation.>>image:1752044520714-289.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
436	436
437	437
438		-= Raccourci de saisie : créer une notice documentaire et attacher un fichier =
	457	+= Créer une notice documentaire et attacher un fichier =
439	439
440	440	Dans Flora, un raccourci présent dans la grille de saisie permet de créer une notice documentaire (photo, document, vidéo, etc.) et d’y associer immédiatement un fichier. Cette notice liée est ensuite automatiquement rattachée à la notice principale.
441	441
...	...	@@ -442,110 +442,79 @@
442	442	(((
443	443	== Créer la notice documentaire associée ==
444	444
445		-1. Depuis le regroupement de champs Documentation de la grille de saisie, choisissez un champ de lien documentaire.
	464	+1. Depuis le regroupement de champs **Documentation** de la grille de saisie, choisissez un champ de lien documentaire.
446	446	1. Cliquez sur le bouton [[image:1752071858179-406.png||data-xwiki-image-style-border="true"]].
447	447	1. Une grille de saisie s’ouvre : renseignez les champs nécessaires puis cliquez sur **Enregistrer**.
448	448
449		-[[Légende>>image:1752072262230-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	468	+[[Ex. Création d'une notice autres documents. >>image:1752072262230-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
450	450	)))
451	451
452	452
453		-[[Légende>>image:1752072381981-919.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	472	+[[Ex. Saisie des champs et enregistrement. >>image:1752072381981-919.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
454	454
455	455
456		-[[Légende>>image:1752072465102-170.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	475	+[[Résultat → la notice est créée.>>image:1752072465102-170.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
457	457
458	458
459	459	== Associer un fichier à cette notice documentaire ==
460	460
461	461	1. Une fois la notice enregistrée, cliquez sur sur le bouton  [[image:1744198755996-817.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] pour ouvrir la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**.
462		-1. Ajouter un fichier
463		-Dans cette fenêtre, cliquez sur le bouton :
	481	+1. Pour ajouter un fichier, utilisez l’un des boutons de la barre d’outils située en haut de la fenêtre :
464	464
465		-* [[image:1744198833940-653.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] pour parcourir et sélectionner un fichier local à associer (image, PDF, vidéo, etc.).
466		-*
467		-* [[image:1752072720356-936.png]]
468		-Le fichier apparaît dans la liste.
	483	+(% class="active" %)|(% style="text-align:center; width:129px" %)**Icône**|(% style="width:750px" %)**Fonction **
	484	+|(% style="width:129px" %)[[image:1752127989218-122.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:750px" %)Ajouter un fichier bureautique (PDF, Word, etc.)
	485	+|(% style="width:129px" %)[[image:1752128014249-970.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:750px" %)Ajouter un fichier photo (JPEG, PNG, TIFF…)
	486	+|(% style="width:129px" %)[[image:1752128001068-301.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:750px" %)Ajouter un fichier vidéo ou audio (MP4, MP3…)
469	469
470		-1. Valider l’association
471		-Cliquez sur [[image:1744199081111-700.png||data-xwiki-image-style-border="true"]]
	488	+(% start="3" %)
	489	+1. Parcourez vos fichiers et sélectionnez celui à associer.
	490	+1. Cliquez sur **Valider** pour confirmer le rapatriement du fichier.
	491	+1. Pour finaliser l’opération et revenir à la grille de saisie, cliquez sur le bouton [[image:1744199081111-700.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] en haut à droite.
	492	+1. Enregistrez la notice principale pour que l’association soit visible dans le pavé de visualisation des liens documentaires.
472	472
473		-[[Légende>>image:1752072620688-952.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	494	+[[Ex. Autres documents → clic sur le bouton d'attachement.>>image:1752072620688-952.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
474	474
475		-
476	476
	497	+[[Ex. Ajout du fichier.>>image:1752128535606-760.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
477	477
478	478
479		-* Une fois la notice créée, cliquer sur l'onglet d'association de documents [[image:1744198755996-817.png]]
	500	+[[Ex. Recherche et rapatriement du fichier.>>image:1752128628976-112.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
480	480
481		-* .
482	482
483		-La fenêtre de gestion avancée des fichiers s'ouvre :
	503	+[[Ex. Validation du fichier. >>image:1752128674753-298.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
484	484
485		-[[image:1744198798500-807.png]]
486	486
487		-//Visualisation de la fenêtre de gestion avancée des fichiers//
	506	+[[Ex. Finalisation de l'attachement. >>image:1752128759287-959.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
488	488
489		-Cliquer sur le [[image:1744198833940-653.png]]
490	490
491		- dans la fenêtre de gestion avancée des fichiers pour parcourir vos documents et valider l'association du document.
	509	+[[Ex.Retour sur la grille de saisie du bien → enregistrer la notice pour consulter le résultat.>>image:1752128821690-808.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
492	492
493		-[[image:1744198987527-309.png]]
494	494
495		-//Visualisation de la fenêtre permettant de parcourir les fichiers à associer//
	512	+[[Résultat → consultation de la notice et du fichier liés dans la pavé de visualisation des liens documentaires. >>image:1752128999094-967.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
496	496
497		-Une fois le document associé, ne pas oublier de cliquer sur le [[image:1744199081111-700.png]]
498	498
499		- avant de quitter la fenêtre de gestion avancée des fichiers.
	515	+=== Focus : Les outils de la fenêtre de gestion avancée ===
500	500
501		-[[image:1744199046837-528.png]]
	517	+[[Fenêtre de gestion avancée des fichiers.>>image:1752129852836-661.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
502	502
503		-//Résultat//
504	504
505		-Les documents associés sont insérés sous forme de lien.
	520	+Voici les principales fonctionnalités disponibles pour gérer vos fichiers associés :
506	506
507		-[[image:1744199133459-449.png]]
	522	+(% class="active" %)|(% style="text-align:center; width:101px" %)**Icône**|(% style="width:777px" %)**Fonction**
	523	+|(% style="width:101px" %)[[image:1744200154013-335.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Retourner à la notice
	524	+|(% style="width:101px" %)[[image:1744200173773-567.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Valider l’ajout d’un document
	525	+|(% style="width:101px" %)[[image:1744200248285-737.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Annuler une association
	526	+|(% style="width:101px" %)[[image:2025-04-09_14h01_32.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Ajouter un dossier
	527	+|(% style="width:101px" %)[[image:1744200306410-626.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Ajouter un fichier bureautique (PDF, Word, etc.)
	528	+|(% style="width:101px" %)[[image:1744200336429-184.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Ajouter un fichier photo (PNG, JPEG, TIFF, etc.)
	529	+|(% style="width:101px" %)[[image:1744200363870-496.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Ajouter un fichier vidéo-audio (MP3,MP4, etc.)
	530	+|(% style="width:101px" %)[[image:1744200401014-873.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Descendre un fichier dans la liste
	531	+|(% style="width:101px" %)[[image:1744200414180-540.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Monter un fichier dans la liste
	532	+|(% style="width:101px" %)[[image:1744200455510-180.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Modifier les attributs du fichier
	533	+|(% style="width:101px" %)[[image:1744200502704-220.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Couper un fichier pour le déplacer
	534	+|(% style="width:101px" %)[[image:1744200560571-305.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Coller un fichier dans un autre dossier
	535	+|(% style="width:101px" %)[[image:1744200590083-440.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Supprimer un fichier
508	508
509		-//Intégration de la notice documentaire et du fichier associé dans la grille de saisie//
510		-
511		-[[image:1744199321440-975.png]]
512		-
513		-//Visualisation des notices créées et fichiers associés dans la notice de bien//
514		-
515		-=== Focus sur les fonctionnalités de la fenêtre de gestion avancée des fichiers ===
516		-
517		-[[image:1744199450803-206.png]]
518		-
519		-* [[image:1744200154013-335.png]]
520		-
521		-* retourner sur la notice
522		-* [[image:1744200173773-567.png]]
523		-* valider l'ajout d'un document
524		-* [[image:1744200248285-737.png]]
525		-* annuler l'association d'un document
526		-* [[image:2025-04-09_14h01_32.png]]
527		-* ajouter un dossier
528		-* [[image:1744200306410-626.png]]
529		-* ajouter un fichier bureautique
530		-* [[image:1744200336429-184.png]]
531		-* ajouter un fichier photo
532		-* [[image:1744200363870-496.png]]
533		-* ajouter un fichier vidéos-sons
534		-* [[image:1744200401014-873.png]]
535		-* déplacer vers le bas un document
536		-* [[image:1744200414180-540.png]]
537		-* déplacer vers le haut un document
538		-* [[image:1744200455510-180.png]]
539		-* modifier les attributs d'un document
540		-* [[image:1744200502704-220.png]]
541		-* couper en vue de déplacer un document vers un autre dossier
542		-* [[image:1744200560571-305.png]]
543		-* coller un document dans un autre dossier
544		-* [[image:1744200590083-440.png]]
545		-* supprimer le document
546		-
547		-
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549	549	= Vider un champ contrôlé =
550	550
551	551	Dans les grilles de saisie, deux options permettent de retirer les valeurs d’un champ contrôlé (autorités, thésaurus, datation, listes, liens documentaires, etc.)
...	...	@@ -631,14 +631,25 @@
631	631
632	632	* [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
633	633	* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
634		-* [[Modifier l'aide en ligne>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Modifier l’aide en ligne.WebHome]]
635		-* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome]]
	622	+* [[Consulter les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Consulter les documents associés.WebHome]]
	623	+* [[Modifier l'aide en ligne>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Modifier l’aide en ligne.WebHome]]
	624	+* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome]]
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640	640	**Icônes principales**
	630	+
	631	+* [[image:1751958918305-515.png||height="24" width="24"]] Ouvrir l'assistant thésaurus
	632	+* [[image:Autorit%25C3%25A9s_Liens.png]]Rechercher une notice à lier
	633	+* [[image:Cr%C3%A9er.png||height="29" width="29"]]Créer ou nouvelle notice liée ou un nouveau terme dans une liste
	634	+* [[image:1752133397727-422.png||height="37" width="29"]] Attacher un fichier
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	636	+* [[image:1750832487231-298.png]] Ouvrir la liste
	637	+* [[image:Datation.png]] Ouvrir l'assistant de datation
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