Modifications pour le document Exploiter les outils d’aide à la saisie

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/15 14:27

From 81.1 to 82.1 From 105.1 to 106.1

Depuis la version 82.1

modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/09 16:52

Commentaire de modification : Il n'y a aucun commentaire pour cette version

À la version 105.1

modifié par Pascale STEIMETZ-LE CACHEUX
sur 2025/08/06 18:14

Commentaire de modification : Il n'y a aucun commentaire pour cette version

Source
Rendu

Résumé

Propriétés de la Page (3 modifications, 0 ajouts, 0 suppressions)
Pièces jointes (1 modifications, 18 ajouts, 0 suppressions)

Détails

Propriétés de la Page

Titre

@@ -1,1 +1,1 @@
--Les outils d'aide à la saisie
++Exploiter les outils d’aide à la saisie

Auteur du document

@@ -1,1 +1,1 @@
--XWiki.DBA
++XWiki.PSZ

Contenu

@@ -5,20 +5,30 @@
  (((
  (% class="box" %)
  (((
--
++Flora met à votre disposition une **série d’outils** conçus pour optimiser, sécuriser et accélérer la saisie des données.
++
++Ces fonctionnalités visent à :
++
++* faciliter le remplissage de champs complexes ou répétitifs,
++* garantir la cohérence documentaire et le respect des standards professionnels,
++* et accompagner chaque utilisateur, quel que soit son niveau, grâce à une aide contextualisée et des assistants intégrés.
++
++Qu’il s’agisse d’afficher une aide en ligne, de préremplir une grille via un modèle, de rechercher un terme dans un thésaurus, de gérer des dates précises ou anciennes, ou encore de saisir des caractères spéciaux, chaque outil a été pensé pour vous guider efficacement dans vos tâches de saisie.
++
++Cette page propose un parcours guidé à travers l’ensemble de ces outils, afin d’en comprendre les usages et les mobiliser efficacement dans vos pratiques de saisie.
  )))
  (((
--= Aide en ligne sur les champs =
++= Consulter l’aide en ligne sur un champ =
--Pour consulter la documentation associée à un champ :
++Pour accéder à la documentation d’un champ :
 . **Clic droit** sur le libellé du champ → **Afficher Aide**
--1. Une nouvelle fenêtre vers le wiki s’ouvre, donnant accès à des conseils de saisie, des astuces pratiques et, selon les cas, des précisions réglementaires sur le champ concerné.
++1. Une fenêtre s’ouvre, pointant vers le wiki : vous y trouverez des conseils, des exemples de saisie, voire des indications réglementaires.
  (% class="box infomessage" %)
  (((
--Cette aide est **personnalisable par l’administrateur fonctionnel**, qui peut adapter son contenu selon les besoins de l’institution.
++Cette aide est **personnalisable **par l’administrateur fonctionnel.
  )))
  [[Ex. table des biens →  clic droit sur le champ** Préfixe musée **pour afficher l'aide en ligne. >>image:1734100943088-429.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -27,10 +27,13 @@
  [[Résultat →  consultation de l'aide en ligne sur le champ **Préfixe musée.**>>image:1734101035306-247.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--= Informations sur le champ =
++= Afficher les informations techniques d’un champ =
--Vous pouvez également **survoler un libellé** pour afficher son **code technique**, ou effectuer un clic droit → **Afficher Informations** pour obtenir des données complémentaires.
++Deux options permettent de consulter les métadonnées d’un champ :
++* **Survol** du libellé pour afficher le code technique ;
++* **Clic droit → Afficher Informations** pour consulter les données associées.
++
  (% class="box infomessage" %)
  (((
  Les informations d’un champ peuvent être requises pour le support ou lors d’une vérification par l’administrateur.
@@ -41,7 +41,6 @@
--
  [[Ex. table photothèque → clic droit sur le champ **Titre/légende** pour afficher les informations complémentaires.>>image:1744196121351-940.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -48,9 +48,9 @@
  [[Résultat → consultation des informations sur le champ **Titre/légende**. >>image:1744196146434-955.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--= Modèles de saisie rapide =
++= Utiliser les modèles de saisie rapide =
--Les modèles de saisie rapide permettent de gagner du temps lors de la saisie de séries de notices similaires. Ils permettent de préremplir certains champs avec des valeurs communes, sans risque d’erreurs liées à une duplication complète.
++Les modèles de saisie rapide permettent de **préremplir une grille** avec des valeurs communes pour accélérer la saisie, tout en limitant les erreurs.
  (% class="box infomessage" %)
  (((
@@ -61,9 +61,8 @@
 . Ouvrez une grille de saisie
 . Activez la barre de saisie rapide en cliquant sur l'icône [[image:1744196445965-856.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="32" width="35"]] en bas à gauche
--1. Donnez un nom au modèle et enregistrez-le avec l'icône [[image:1744196571841-824.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="37" width="29"]]
--1. Renseignez les champs à pré-remplir
--1. Marquez les champs à mémoriser en cliquant sur les étoiles ([[image:1744196696669-247.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="29" width="24"]] = champ mémorisé)
++1. Nommez le modèle et enregistrez-le  [[image:1744196571841-824.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="37" width="29"]]
++1. Renseignez les champs à mémoriser (clic sur les étoiles) [[image:1744196696669-247.png||data-xwiki-image-style-border="true"]]
 . Enregistrer le modèle en cliquant sur l'icône [[image:1744196809731-276.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="38" width="32"]] et fermez le modèle de saisie rapide en cliquant sur l'icône [[image:1744196834006-929.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="38" width="28"]]
  Le modèle peut ensuite être rappelé à tout moment, dans la grille de saisie concernée.
@@ -352,6 +352,12 @@
++
++
++
++
++
++
  = Ajouter un terme dans une liste =
  Lors de la saisie, certains champs de type liste (déroulante ou longue) peuvent être enrichis par les utilisateurs habilités. Cela permet d’ajouter de nouvelles valeurs sans quitter la notice en cours.
@@ -435,7 +435,7 @@
  [[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → suppression de plusieurs termes avant validation.>>image:1752044520714-289.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--= Raccourci de saisie : créer une notice documentaire et attacher un fichier =
++= Créer une notice documentaire et attacher un fichier =
  Dans Flora, un raccourci présent dans la grille de saisie permet de créer une notice documentaire (photo, document, vidéo, etc.) et d’y associer immédiatement un fichier. Cette notice liée est ensuite automatiquement rattachée à la notice principale.
@@ -442,110 +442,79 @@
  (((
  == Créer la notice documentaire associée ==
--1. Depuis le regroupement de champs Documentation de la grille de saisie, choisissez un champ de lien documentaire.
++1. Depuis le regroupement de champs **Documentation** de la grille de saisie, choisissez un champ de lien documentaire.
 . Cliquez sur le bouton [[image:1752071858179-406.png||data-xwiki-image-style-border="true"]].
 . Une grille de saisie s’ouvre : renseignez les champs nécessaires puis cliquez sur **Enregistrer**.
--[[Légende>>image:1752072262230-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[Ex. Création d'une notice autres documents. >>image:1752072262230-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
  )))
--[[Légende>>image:1752072381981-919.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[Ex. Saisie des champs et enregistrement. >>image:1752072381981-919.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[Légende>>image:1752072465102-170.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[Résultat → la notice est créée.>>image:1752072465102-170.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
  == Associer un fichier à cette notice documentaire ==
 . Une fois la notice enregistrée, cliquez sur sur le bouton  [[image:1744198755996-817.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] pour ouvrir la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**.
--1. Ajouter un fichier
--Dans cette fenêtre, cliquez sur le bouton :
++1. Pour ajouter un fichier, utilisez l’un des boutons de la barre d’outils située en haut de la fenêtre :
--* [[image:1744198833940-653.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] pour parcourir et sélectionner un fichier local à associer (image, PDF, vidéo, etc.).
--*
--* [[image:1752072720356-936.png]]
--Le fichier apparaît dans la liste.
++(% class="active" %)|(% style="text-align:center; width:129px" %)**Icône**|(% style="width:750px" %)**Fonction **
++|(% style="width:129px" %)[[image:1752127989218-122.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:750px" %)Ajouter un fichier bureautique (PDF, Word, etc.)
++|(% style="width:129px" %)[[image:1752128014249-970.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:750px" %)Ajouter un fichier photo (JPEG, PNG, TIFF…)
++|(% style="width:129px" %)[[image:1752128001068-301.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:750px" %)Ajouter un fichier vidéo ou audio (MP4, MP3…)
--1. Valider l’association
--Cliquez sur [[image:1744199081111-700.png||data-xwiki-image-style-border="true"]]
++(% start="3" %)
++1. Parcourez vos fichiers et sélectionnez celui à associer.
++1. Cliquez sur **Valider** pour confirmer le rapatriement du fichier.
++1. Pour finaliser l’opération et revenir à la grille de saisie, cliquez sur le bouton [[image:1744199081111-700.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] en haut à droite.
++1. Enregistrez la notice principale pour que l’association soit visible dans le pavé de visualisation des liens documentaires.
--[[Légende>>image:1752072620688-952.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[Ex. Autres documents → clic sur le bouton d'attachement.>>image:1752072620688-952.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
++[[Ex. Ajout du fichier.>>image:1752128535606-760.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--* Une fois la notice créée, cliquer sur l'onglet d'association de documents [[image:1744198755996-817.png]]
++[[Ex. Recherche et rapatriement du fichier.>>image:1752128628976-112.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--* .
--La fenêtre de gestion avancée des fichiers s'ouvre :
++[[Ex. Validation du fichier. >>image:1752128674753-298.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[image:1744198798500-807.png]]
--//Visualisation de la fenêtre de gestion avancée des fichiers//
++[[Ex. Finalisation de l'attachement. >>image:1752128759287-959.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--Cliquer sur le [[image:1744198833940-653.png]]
-- dans la fenêtre de gestion avancée des fichiers pour parcourir vos documents et valider l'association du document.
++[[Ex.Retour sur la grille de saisie du bien → enregistrer la notice pour consulter le résultat.>>image:1752128821690-808.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[image:1744198987527-309.png]]
--//Visualisation de la fenêtre permettant de parcourir les fichiers à associer//
++[[Résultat → consultation de la notice et du fichier liés dans la pavé de visualisation des liens documentaires. >>image:1752128999094-967.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--Une fois le document associé, ne pas oublier de cliquer sur le [[image:1744199081111-700.png]]
-- avant de quitter la fenêtre de gestion avancée des fichiers.
++=== Focus : Les outils de la fenêtre de gestion avancée ===
--[[image:1744199046837-528.png]]
++[[Fenêtre de gestion avancée des fichiers.>>image:1752129852836-661.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--//Résultat//
--Les documents associés sont insérés sous forme de lien.
++Voici les principales fonctionnalités disponibles pour gérer vos fichiers associés :
--[[image:1744199133459-449.png]]
++(% class="active" %)|(% style="text-align:center; width:101px" %)**Icône**|(% style="width:777px" %)**Fonction**
++|(% style="width:101px" %)[[image:1744200154013-335.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Retourner à la notice
++|(% style="width:101px" %)[[image:1744200173773-567.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Valider l’ajout d’un document
++|(% style="width:101px" %)[[image:1744200248285-737.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Annuler une association
++|(% style="width:101px" %)[[image:2025-04-09_14h01_32.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Ajouter un dossier
++|(% style="width:101px" %)[[image:1744200306410-626.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Ajouter un fichier bureautique (PDF, Word, etc.)
++|(% style="width:101px" %)[[image:1744200336429-184.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Ajouter un fichier photo (PNG, JPEG, TIFF, etc.)
++|(% style="width:101px" %)[[image:1744200363870-496.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Ajouter un fichier vidéo-audio (MP3,MP4, etc.)
++|(% style="width:101px" %)[[image:1744200401014-873.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Descendre un fichier dans la liste
++|(% style="width:101px" %)[[image:1744200414180-540.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Monter un fichier dans la liste
++|(% style="width:101px" %)[[image:1744200455510-180.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Modifier les attributs du fichier
++|(% style="width:101px" %)[[image:1744200502704-220.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Couper un fichier pour le déplacer
++|(% style="width:101px" %)[[image:1744200560571-305.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Coller un fichier dans un autre dossier
++|(% style="width:101px" %)[[image:1744200590083-440.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Supprimer un fichier
--//Intégration de la notice documentaire et du fichier associé dans la grille de saisie//
--
--[[image:1744199321440-975.png]]
--
--//Visualisation des notices créées et fichiers associés dans la notice de bien//
--
--=== Focus sur les fonctionnalités de la fenêtre de gestion avancée des fichiers ===
--
--[[image:1744199450803-206.png]]
--
--* [[image:1744200154013-335.png]]
--
--*  retourner sur la notice
--* [[image:1744200173773-567.png]]
--*  valider l'ajout d'un document
--* [[image:1744200248285-737.png]]
--*  annuler l'association d'un document
--* [[image:2025-04-09_14h01_32.png]]
--*  ajouter un dossier
--* [[image:1744200306410-626.png]]
--*  ajouter un fichier bureautique
--* [[image:1744200336429-184.png]]
--*  ajouter un fichier photo
--* [[image:1744200363870-496.png]]
--*  ajouter un fichier vidéos-sons
--* [[image:1744200401014-873.png]]
--*  déplacer vers le bas un document
--* [[image:1744200414180-540.png]]
--*  déplacer vers le haut un document
--* [[image:1744200455510-180.png]]
--*  modifier les attributs d'un document
--* [[image:1744200502704-220.png]]
--*  couper en vue de déplacer un document vers un autre dossier
--* [[image:1744200560571-305.png]]
--*  coller un document dans un autre dossier
--* [[image:1744200590083-440.png]]
--*  supprimer le document
--
--
--
  = Vider un champ contrôlé =
  Dans les grilles de saisie, deux options permettent de retirer les valeurs d’un champ contrôlé (autorités, thésaurus, datation, listes, liens documentaires, etc.)
@@ -631,14 +631,25 @@
  * [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
  * [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
--* [[Modifier l'aide en ligne>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Modifier l’aide en ligne.WebHome]]
--* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome]]
++* [[Consulter les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Consulter les documents associés.WebHome]]
++* [[Modifier l'aide en ligne>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Modifier l’aide en ligne.WebHome]]
++* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome]]
  )))
  (% class="box" %)
  (((
  **Icônes principales**
++
++* [[image:1751958918305-515.png||height="24" width="24"]] Ouvrir l'assistant thésaurus
++* [[image:Autorit%25C3%25A9s_Liens.png]]Rechercher une notice à lier
++* [[image:Cr%C3%A9er.png||height="29" width="29"]]Créer ou nouvelle notice liée ou un nouveau terme dans une liste
++* [[image:1752133397727-422.png||height="37" width="29"]] Attacher un fichier
++* [[image:Liste_2.png]]Ouvrir le menu déroulant
++* [[image:1750832487231-298.png]] Ouvrir la liste
++* [[image:Datation.png]] Ouvrir l'assistant de datation
++* [[image:Retour%20liste%20de%20r%C3%A9sultats.png]]Vider un champ
  )))
  )))
++|(% style="width:840px" %) |(% style="width:300px" %)

1744196696669-247.png

Auteur

@@ -1,1 +1,1 @@
--XWiki.DBA
++XWiki.PSZ

Taille

@@ -1,1 +1,1 @@
--475 bytes
++473 bytes

Contenu

1750832487231-298.png

Auteur

...	...	@@ -1,0 +1,1 @@
	1	+XWiki.DBA

Taille

...	...	@@ -1,0 +1,1 @@
	1	+467 bytes

Contenu

1751958918305-515.png

Auteur

...	...	@@ -1,0 +1,1 @@
	1	+XWiki.DBA

Taille

...	...	@@ -1,0 +1,1 @@
	1	+681 bytes

Contenu

1752127989218-122.png

Auteur

...	...	@@ -1,0 +1,1 @@
	1	+XWiki.DBA

Taille

...	...	@@ -1,0 +1,1 @@
	1	+1.1 KB

Contenu

1752128001068-301.png

Auteur

...	...	@@ -1,0 +1,1 @@
	1	+XWiki.DBA

Taille

...	...	@@ -1,0 +1,1 @@
	1	+674 bytes

Contenu

1752128014249-970.png

Auteur

...	...	@@ -1,0 +1,1 @@
	1	+XWiki.DBA

Taille

...	...	@@ -1,0 +1,1 @@
	1	+718 bytes

Contenu

1752128535606-760.png

Auteur

...	...	@@ -1,0 +1,1 @@
	1	+XWiki.DBA

Taille

...	...	@@ -1,0 +1,1 @@
	1	+211.4 KB

Contenu

1752128628976-112.png

Auteur

...	...	@@ -1,0 +1,1 @@
	1	+XWiki.DBA

Taille

...	...	@@ -1,0 +1,1 @@
	1	+112.5 KB

Contenu

1752128674753-298.png

Auteur

...	...	@@ -1,0 +1,1 @@
	1	+XWiki.DBA

Taille

...	...	@@ -1,0 +1,1 @@
	1	+77.8 KB

Contenu

1752128759287-959.png

Auteur

...	...	@@ -1,0 +1,1 @@
	1	+XWiki.DBA

Taille

...	...	@@ -1,0 +1,1 @@
	1	+116.8 KB

Contenu

1752128821690-808.png

Auteur

...	...	@@ -1,0 +1,1 @@
	1	+XWiki.DBA

Taille

...	...	@@ -1,0 +1,1 @@
	1	+158.0 KB

Contenu

1752128999094-967.png

Auteur

...	...	@@ -1,0 +1,1 @@
	1	+XWiki.DBA

Taille

...	...	@@ -1,0 +1,1 @@
	1	+163.2 KB

Contenu

1752129852836-661.png

Auteur

...	...	@@ -1,0 +1,1 @@
	1	+XWiki.DBA

Taille

...	...	@@ -1,0 +1,1 @@
	1	+12.6 KB

Contenu

1752133397727-422.png

Auteur

...	...	@@ -1,0 +1,1 @@
	1	+XWiki.DBA

Taille

...	...	@@ -1,0 +1,1 @@
	1	+1.5 KB

Contenu

Autorit%25C3%25A9s_Liens.png

Auteur

...	...	@@ -1,0 +1,1 @@
	1	+XWiki.DBA

Taille

...	...	@@ -1,0 +1,1 @@
	1	+636 bytes

Contenu

Cr%C3%A9er.png

Auteur

...	...	@@ -1,0 +1,1 @@
	1	+XWiki.DBA

Taille

...	...	@@ -1,0 +1,1 @@
	1	+1.1 KB

Contenu

Datation.png

Auteur

...	...	@@ -1,0 +1,1 @@
	1	+XWiki.DBA

Taille

...	...	@@ -1,0 +1,1 @@
	1	+468 bytes

Contenu

Liste_2.png

Auteur

...	...	@@ -1,0 +1,1 @@
	1	+XWiki.DBA

Taille

...	...	@@ -1,0 +1,1 @@
	1	+218 bytes

Contenu

Retour%20liste%20de%20r%C3%A9sultats.png

Auteur

...	...	@@ -1,0 +1,1 @@
	1	+XWiki.DBA

Taille

...	...	@@ -1,0 +1,1 @@
	1	+934 bytes

Contenu