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Modifications pour le document Exploiter les outils d’aide à la saisie

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/15 14:27
Depuis la version 81.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/09 16:37
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À la version 68.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/09 09:20
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -41,6 +41,7 @@
41 41  
42 42  
43 43  
44 +
44 44  [[Ex. table photothèque → clic droit sur le champ **Titre/légende** pour afficher les informations complémentaires.>>image:1744196121351-940.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
45 45  
46 46  
... ... @@ -349,7 +349,6 @@
349 349  
350 350  
351 351  
352 -
353 353  = Ajouter un terme dans une liste =
354 354  
355 355  Lors de la saisie, certains champs de type liste (déroulante ou longue) peuvent être enrichis par les utilisateurs habilités. Cela permet d’ajouter de nouvelles valeurs sans quitter la notice en cours.
... ... @@ -391,16 +391,18 @@
391 391  
392 392  [[Ex. Résultat → nouveau terme immédiatement ajouté à la liste et sélectionnable. >>image:1744210347789-938.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
393 393  
394 -
395 395  (((
396 -== Listes longues : une étape supplémentaire ==
395 +(% class="wikigeneratedid" %)
396 +
397 397  
398 +== Listes longues : une étape supplémentaire ==
399 +
398 398  Dans les listes longues, l’ajout d’un nouveau terme suit le même principe que pour les listes déroulantes, **à une différence près** :
399 -le bouton [[image:1752045487385-423.png||data-xwiki-image-style-border="true"]]n’est pas directement visible à droite du champ.
401 +le bouton [[image:1752045487385-423.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="32" width="34"]]n’est pas directement visible à droite du champ.
400 400  
401 401  Procédure :
402 402  
403 -1. Cliquez d’abord sur le bouton [[image:1744210470829-953.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="44" width="30"]] pour **ouvrir la liste.**
405 +1. Cliquez d’abord sur le bouton [[image:1744210470829-953.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="40" width="27"]] pour **ouvrir la liste.**
404 404  1. Dans la nouvelle fenêtre, utilisez le bouton [[image:1752045525067-815.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] situé en bas à droite, pour insérer une nouvelle valeur.
405 405  1. Vous accédez alors à la même interface d’ajout avec possibilité d’ajouter ou supprimer plusieurs termes avant validation.
406 406  
... ... @@ -409,14 +409,11 @@
409 409  Pensez à bien valider pour enregistrer vos ajouts. Les nouvelles valeurs seront immédiatement disponibles à la sélection.
410 410  )))
411 411  
412 -[[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → ouverture de la liste et clic sur le bouton de création. >>image:1752045931813-985.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
413 413  
414 414  
415 -[[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → saisie du terme et validation.>>image:1752046150702-919.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
416 416  
417 += Supprimer un terme ajouté par erreur dans une liste =
417 417  
418 -== Supprimer un terme ajouté par erreur dans une liste ==
419 -
420 420  Lors de l’ajout de nouvelles valeurs dans une **liste déroulante** ou **liste longue**, il est possible de supprimer un terme avant validation si une erreur a été commise.
421 421  
422 422  Comment faire :
... ... @@ -432,213 +432,115 @@
432 432  
433 433  [[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → suppression de plusieurs termes avant validation.>>image:1752044520714-289.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
434 434  
434 +
435 +)))
436 +)))|(% style="width:300px" %)(((
437 +(% class="box" %)
438 +(((
439 +**Sommaire**
435 435  
436 -= Raccourci de saisie : créer une notice documentaire et attacher un fichier =
441 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
442 +)))
437 437  
438 -Dans Flora, un raccourci présent dans la grille de saisie permet de créer une notice documentaire dédiée (photo, document, vidéo, etc.) et d’y associer immédiatement un fichier. Cette notice liée est ensuite automatiquement rattachée à la notice principale.
444 +(% class="box" %)
445 +(((
446 +**Aller plus loin**
439 439  
440 -Étapes à suivre :
448 +* [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
449 +* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
450 +* [[Modifier l'aide en ligne>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Modifier l’aide en ligne.WebHome]]
451 +* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome]]
452 +)))
441 441  
442 -1. (((
443 -**Créer la notice documentaire associée**
444 -Depuis l’onglet de documentation de la grille de saisie, cliquez sur l’icône [[image:1752071858179-406.png||data-xwiki-image-style-border="true"]]
445 -Sélectionnez le type de document à créer (Autres documents, Photothèque, Bibliothèque, Vidéos-Sons ou Archives).
446 -Une grille de saisie s’ouvre : renseignez les champs nécessaires puis cliquez sur **Enregistrer**.
454 +(% class="box" %)
455 +(((
456 +**Icônes principales**
447 447  )))
448 -1. **Associer un fichier à cette notice documentaire**
449 -Une fois la notice enregistrée, cliquez sur l’onglet **Documents associés** [[image:1744198755996-817.png]] pour ouvrir la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**.
450 -1. **Ajouter un fichier**
451 -Dans cette fenêtre, cliquez sur l’icône [[image:1744198833940-653.png]] pour parcourir et sélectionner un fichier local à associer (image, PDF, vidéo, etc.).
452 -Le fichier apparaît dans la liste.
453 -1. **Valider l’association**
454 -Cliquez sur [[image:1744199081111-700.png]]
458 +)))
455 455  
456 456  
457 457  
458 458  
459 -[[image:1744198591326-807.png]]
460 460  
461 -//Exemple sur l'onglet documentation de la grille de saisie des biens//
464 +[[image:1744210533401-483.png]]
462 462  
463 -Pour ce faire, il faut respecter le protocole suivant :
466 +//Visualisation de la liste longue avec bouton  d'ajout de valeur//
464 464  
465 -* Créer une notice (documents, photo, bibliothèque, vidéos-sons ou archives) avec le raccourci de saisie  [[image:1744198616900-336.png]]
468 +Un clic sur le bouton affiche la fenêtre d'ajout de valeurs. Elle présente :
466 466  
467 -* .
470 +* une barre d'outils avec les boutons (ajouter un item) et (supprimer les items sélectionnés)
471 +* une zone de saisie permettant de définir une nouvelle valeur (code et libellé)
472 +* la liste courante (non modifiable).
468 468  
469 -Lorsque l'on clique sur cette fonctionnalité, on est redirigé vers une grille de saisie. Renseigner les informations sur le document et cliquer sur enregistré. La notice du document à associé sera créée.
474 +Renseigner le nouveau terme dans le champ **Libellé** et cliquer sur valider pour enregistrer le nouveau terme dans la liste :
470 470  
471 -[[image:1744198674782-545.png]]
476 +[[image:1744210578813-384.png]]
472 472  
473 -//Exemple avec une notice autres documents//
478 +
474 474  
475 -[[image:1744198726056-753.png]]
480 +
476 476  
477 -//Résultat//
478 478  
479 -* Une fois la notice créée, cliquer sur l'onglet d'association de documents [[image:1744198755996-817.png]]
483 += Retirer les valeurs d'un champ =
480 480  
481 -* .
485 +== Retirer en un clic toutes les valeurs d'un champ ==
482 482  
483 -La fenêtre de gestion avancée des fichiers s'ouvre :
487 +Dans les grilles de saisie, le bouton [[image:1744268486947-525.png]]est disponible à droite des champs qui sont renseignés par appel d'assistants de choix (datations, listes, autorités, termes de thesaurus, notices documentaires, liens). Ce bouton est également présent dans les fenêtres d'assistants de choix correspondantes. Ce dernier permet de retirer en un clic tous les termes inscrits dans un champ.
484 484  
485 -[[image:1744198798500-807.png]]
489 +__Exemple pour la table des biens__ :
486 486  
487 -//Visualisation de la fenêtre de gestion avancée des fichiers//
491 +[[image:1744268557540-956.png]]
488 488  
489 -Cliquer sur le [[image:1744198833940-653.png]]
493 +Résultat : le champ entier a été vidé.
490 490  
491 - dans la fenêtre de gestion avancée des fichiers pour parcourir vos documents et valider l'association du document.
495 +[[image:1744268598544-349.png]]
492 492  
493 -[[image:1744198987527-309.png]]
497 +== Retirer unitairement les valeurs d'un champ ==
494 494  
495 -//Visualisation de la fenêtre permettant de parcourir les fichiers à associer//
499 +Si plusieurs termes sont inscrits dans le champ et que l'on souhaite retirer qu'un seul terme, il convient d'utiliser la croix associée [[image:1744268522556-632.png]] et de ne pas cliquer sur le bouton [[image:1744268486947-525.png]]. Dans le cas contraire, l'entièreté des valeurs saisies dans le champ seront retirées.
496 496  
497 -Une fois le document associé, ne pas oublier de cliquer sur le [[image:1744199081111-700.png]]
501 +__Exemple pour la table des biens__ :
498 498  
499 - avant de quitter la fenêtre de gestion avancée des fichiers.
503 +[[image:1744268647429-243.png]]
500 500  
501 -[[image:1744199046837-528.png]]
505 +//Exemple de suppression unitaire//
502 502  
503 -//Résultat//
507 +Résultat : seul le terme icône a été retiré du champ.
504 504  
505 -Les documents associés sont insérés sous forme de lien.
509 +[[image:1744268693656-506.png]]
506 506  
507 -[[image:1744199133459-449.png]]
511 +//Seule la valeur du champ correspondant est retirée. Si d'autres champs ont hérité de cette valeur, il convient de les supprimer manuellement.//
508 508  
509 -//Intégration de la notice documentaire et du fichier associé dans la grille de saisie//
510 510  
511 -[[image:1744199321440-975.png]]
514 += Caractères à ignorer à l'indexation =
512 512  
513 -//Visualisation des notices créées et fichiers associés dans la notice de bien//
514 -
515 -=== Focus sur les fonctionnalités de la fenêtre de gestion avancée des fichiers ===
516 -
517 -[[image:1744199450803-206.png]]
518 -
519 -* [[image:1744200154013-335.png]]
520 -
521 -* retourner sur la notice
522 -* [[image:1744200173773-567.png]]
523 -* valider l'ajout d'un document
524 -* [[image:1744200248285-737.png]]
525 -* annuler l'association d'un document
526 -* [[image:2025-04-09_14h01_32.png]]
527 -* ajouter un dossier
528 -* [[image:1744200306410-626.png]]
529 -* ajouter un fichier bureautique
530 -* [[image:1744200336429-184.png]]
531 -* ajouter un fichier photo
532 -* [[image:1744200363870-496.png]]
533 -* ajouter un fichier vidéos-sons
534 -* [[image:1744200401014-873.png]]
535 -* déplacer vers le bas un document
536 -* [[image:1744200414180-540.png]]
537 -* déplacer vers le haut un document
538 -* [[image:1744200455510-180.png]]
539 -* modifier les attributs d'un document
540 -* [[image:1744200502704-220.png]]
541 -* couper en vue de déplacer un document vers un autre dossier
542 -* [[image:1744200560571-305.png]]
543 -* coller un document dans un autre dossier
544 -* [[image:1744200590083-440.png]]
545 -* supprimer le document
546 -
547 -
548 -
549 -= Vider un champ contrôlé =
550 -
551 -Dans les grilles de saisie, deux options permettent de retirer les valeurs d’un champ contrôlé (autorités, thésaurus, datation, listes, liens documentaires, etc.)
552 -
553 -== Retirer toutes les valeurs du champ ==
554 -
555 -Le bouton [[image:1744268486947-525.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] situé à droite du champ permet de **vider entièrement** son contenu.
556 -
557 -(% class="box warningmessage" %)
558 -(((
559 -Attention : ce bouton **supprime toutes les valeurs** du champ en un seul clic.
560 -)))
561 -
562 -[[Ex. Champ** Dénomination **dans la table des biens → clic sur la fonctionnalité.>>image:1744268557540-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
563 -
564 -
565 -[[Ex. Résultat → champ** Dénomination **vidé.>>image:1744268598544-349.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
566 -
567 -== Retirer une valeur spécifique ==
568 -
569 -Lorsque plusieurs termes sont présents dans un champ, il est possible de retirer **une seule valeur** grâce à la **croix** affichée à côté de chaque terme.
570 -
571 571  (% class="box infomessage" %)
572 572  (((
573 -Bonnes pratiques :
574 -
575 -* Ne pas utiliser le bouton de suppression global si vous ne souhaitez pas tout effacer.
576 -* La suppression est immédiate, uniquement pour le terme cliqué.
577 -* Si d'autres champs ont hérité de cette valeur (par duplication ou modèle de saisie rapide), pensez à les vérifier et les ajuster manuellement.
518 +//Pour utiliser cette fonctionnalité, il faut que le champ dispose du contrôle MARC, mais cette fonctionnalité n'est pas limitée à une application de type MARC (utilisé préférentiellement en Bibliothèque).//
578 578  )))
579 579  
580 -[[Ex. Champ** Dénomination **dans la table des biens → clic sur la croix pour retirer le terme icône. >>image:1744268647429-243.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
521 +Pour certains champs, il est possible d'indiquer à Flora que les premiers caractères ne sont pas à prendre en compte dans l'index. Cela permet d'afficher le contenu complet sans indexer les articles au début. Ainsi, si on saisit [La ]Cousine Bette dans un champ, le contenu complet affiche La Cousine Bette mais l'entrée dans l'index est Cousine Bette.
581 581  
523 +[[image:1744266472839-529.png]]
582 582  
583 -[[Ex. Résultat → terme icône retiré du champ** Dénomination. **>>image:1744268693656-506.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
525 +//Exemple dans la grille de saisie de la Bibliothèque, sur le champ Titre//
584 584  
527 +[[image:1744266523925-837.png]]
585 585  
586 -= Utiliser le clavier unicode =
529 +//Résultat sur la notice Bibliothèque : l'article est présent//
587 587  
588 -Le clavier Unicode permet de saisir des caractères spéciaux et multilingues dans Flora, notamment pour :
531 +[[image:1744266561792-928.png]]
589 589  
590 -* les textes anciens (grec ou latin, translittérations, diacritiques rares),
591 -* les langues non latines comme le chinois, le japonais ou l’arabe,
592 -* ou toute saisie nécessitant des signes typographiques ou linguistiques spécifiques.
533 +//Exemple de recherche sur index : l'article n'est pas indexé//
593 593  
594 -Dans Flora, le clavier Unicode est accessible depuis l’espace de travail **Décrire**, dans le menu **Outils**.
535 +Dans un champ avec contrôle marc, pour que les crochets soient pris en compte en tant que tels, il suffit de les doubler (ceci est inutile si le crochet n'est pas le premier caractère).
595 595  
596 -Pour l'utiliser :
537 +[[image:1744266635460-134.png]]
597 597  
598 -1. Ouvrez la fenêtre Unicode.
599 -1. Choisissez le jeu de caractères souhaité (latin, grec, cyrillique, etc.).
600 -1. Cliquez sur les lettres ou symboles à insérer.
601 -1. Copiez la chaîne produite puis collez-la dans le champ texte de Flora concerné (ex. Champ** Transcription des inscriptions,** grille de saisie des biens).
539 +//Saisie de texte entre double crochets dans un champ avec contrôle marc//
602 602  
603 -(% class="box infomessage" %)
604 -(((
605 -Bon à savoir :
541 +[[image:1744266659890-594.png]]
606 606  
607 -* Le clavier Unicode est **compatible avec tous les champs texte** de Flora.
608 -* Il permet une **saisie standardisée et internationale**, conforme aux règles de catalogage ou de transcription.
609 -* Il évite les erreurs liées au copier-coller depuis des outils externes.
610 -)))
543 +//Affichage du contenu du champ entre crochets//
611 611  
612 -[[Accès clavier unicode dans Flora.>>image:1752049189710-664.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
613 -
614 -
615 -[[Clavier unicode → ouverture d'une nouvelle fenêtre, sélection de l'alphabet cyrillique et choix des caractères. >>image:1752049261731-843.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
616 -
617 -
618 618  
619 -)))
620 -)))|(% style="width:300px" %)(((
621 -(% class="box" %)
622 -(((
623 -**Sommaire**
624 -
625 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
626 -)))
627 -
628 -(% class="box" %)
629 -(((
630 -**Aller plus loin**
631 -
632 -* [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
633 -* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
634 -* [[Modifier l'aide en ligne>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Modifier l’aide en ligne.WebHome]]
635 -* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome]]
636 -)))
637 -
638 -(% class="box" %)
639 -(((
640 -**Icônes principales**
641 -)))
642 -)))
643 -
644 -
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