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Modifications pour le document Exploiter les outils d’aide à la saisie

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/15 14:27
Depuis la version 80.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/09 16:32
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À la version 65.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/09 08:56
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -44,9 +44,6 @@
44 44  
45 45  
46 46  
47 -
48 -
49 -
50 50  [[Ex. table photothèque → clic droit sur le champ **Titre/légende** pour afficher les informations complémentaires.>>image:1744196121351-940.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
51 51  
52 52  
... ... @@ -355,6 +355,7 @@
355 355  
356 356  
357 357  
355 +
358 358  = Ajouter un terme dans une liste =
359 359  
360 360  Lors de la saisie, certains champs de type liste (déroulante ou longue) peuvent être enrichis par les utilisateurs habilités. Cela permet d’ajouter de nouvelles valeurs sans quitter la notice en cours.
... ... @@ -389,242 +389,168 @@
389 389  1. Cliquez sur **Valider** pour enregistrer les nouvelles valeurs.
390 390  Les nouveaux termes sont immédiatement intégrés à la liste et deviennent sélectionnables dans le champ.
391 391  
392 -[[Ex. Liste **Type** dans les entrées →  ajout d'un terme.>>image:1752044708346-334.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
390 +[[Ex. Champ **Type** dans une notice entrées → clic sur le bouton de création.>>image:1744210222945-989.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
393 393  
394 394  
395 395  )))
396 396  
397 -[[Ex. Résultat → nouveau terme immédiatement ajouté à la liste et sélectionnable. >>image:1744210347789-938.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
395 +(((
396 +== Supprimer un terme ajouté par erreur ==
398 398  
398 +Lors de l’ajout de nouvelles valeurs dans une **liste déroulante** ou **liste longue**, il est possible de supprimer un terme avant validation si une erreur a été commise.
399 399  
400 -(((
401 -== Listes longues : une étape supplémentaire ==
400 +Comment faire :
402 402  
403 -Dans les listes longues, l’ajout d’un nouveau terme suit le même principe que pour les listes déroulantes, **à une différence près** :
404 -le bouton [[image:1752045487385-423.png||data-xwiki-image-style-border="true"]]n’est pas directement visible à droite du champ.
402 +1. Dans la fenêtre d’ajout, cochez la case située à gauche de la ou des lignes à supprimer.
403 +1. Cliquez sur le bouton 🗑️ **(Supprimer les items sélectionnés)** situé dans la **barre d’outils en haut à droite** de la fenêtre.
404 +1. Le ou les termes sont immédiatement retirés de la liste en cours d’édition.
405 405  
406 -Procédure :
406 +[[Ex. Champ **Type** dans une notice entrées → suppression d'une valeur erronée avant validation.>>image:1752044041388-739.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
407 407  
408 -1. Cliquez d’abord sur le bouton [[image:1744210470829-953.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="44" width="30"]] pour **ouvrir la liste.**
409 -1. Dans la nouvelle fenêtre, utilisez le bouton [[image:1752045525067-815.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] situé en bas à droite, pour insérer une nouvelle valeur.
410 -1. Vous accédez alors à la même interface d’ajout avec possibilité d’ajouter ou supprimer plusieurs termes avant validation.
411 411  
412 -(% class="box infomessage" %)
409 +
410 +)))
411 +)))|(% style="width:300px" %)(((
412 +(% class="box" %)
413 413  (((
414 -Pensez à bien valider pour enregistrer vos ajouts. Les nouvelles valeurs seront immédiatement disponibles à la sélection.
414 +**Sommaire**
415 +
416 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
415 415  )))
416 416  
417 -[[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → ouverture de la liste et clic sur le bouton de création. >>image:1752045931813-985.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
419 +(% class="box" %)
420 +(((
421 +**Aller plus loin**
418 418  
423 +* [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
424 +* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
425 +* [[Modifier l'aide en ligne>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Modifier l’aide en ligne.WebHome]]
426 +* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome]]
427 +)))
419 419  
420 -[[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → saisie du terme et validation.>>image:1752046150702-919.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
421 -
422 -
423 -== Supprimer un terme ajouté par erreur dans une liste ==
424 -
425 -Lors de l’ajout de nouvelles valeurs dans une **liste déroulante** ou **liste longue**, il est possible de supprimer un terme avant validation si une erreur a été commise.
426 -
427 -Comment faire :
428 -
429 -1. Dans la fenêtre d’ajout, cochez la case située à gauche de la ou des lignes à supprimer.
430 -1. Cliquez sur le bouton [[image:1752044286842-233.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="26" width="30"]] situé dans la **barre d’outils en haut à droite** de la fenêtre.
431 -1. Le ou les termes sont immédiatement retirés de la liste en cours d’édition.
432 -
433 -(% class="box warningmessage" %)
429 +(% class="box" %)
434 434  (((
435 -La suppression n’est possible **qu’avant la validation finale**. Une fois les termes enregistrés, seuls les administrateurs pourront intervenir sur la liste.
431 +**Icônes principales**
436 436  )))
433 +)))
437 437  
438 -[[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → suppression de plusieurs termes avant validation.>>image:1752044520714-289.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
439 439  
440 440  
441 -= Raccourci de saisie : créer une notice documentaire et attacher un fichier =
442 442  
443 -Dans les grilles de saisie, un raccourci de saisie est disponible pour intégrer de nouveaux fichiers. Il s'agit de fichiers associés à la notice, que ce soit des images, des documents ou des vidéos.
444 444  
445 -[[image:1744198591326-807.png]]
446 446  
447 -//Exemple sur l'onglet documentation de la grille de saisie des biens//
448 448  
449 -Pour ce faire, il faut respecter le protocole suivant :
441 +[[image:1744210276379-163.png]]
450 450  
451 -* Créer une notice (documents, photo, bibliothèque, vidéos-sons ou archives) avec le raccourci de saisie  [[image:1744198616900-336.png]]
443 +//Ajout d'un nouveau terme/ libellé dans la liste courte//
452 452  
453 -* .
445 +//​Ne pas modifier le champ CODE. Ce champ est réservé aux équipes de Flora.//
454 454  
455 -Lorsque l'on clique sur cette fonctionnalité, on est redirigé vers une grille de saisie. Renseigner les informations sur le document et cliquer sur enregistré. La notice du document à associé sera créée.
447 +[[image:1744210347789-938.png]]
456 456  
457 -[[image:1744198674782-545.png]]
449 +//Résultat : ajout de la nouvelle valeur sur liste déroulante//
458 458  
459 -//Exemple avec une notice autres documents//
451 +== Liste longue ==
460 460  
461 -[[image:1744198726056-753.png]]
453 +Dans une liste longue, le bouton [[image:1744210470829-953.png]] est disponible à droite de la zone : un clic sur ce bouton affiche la liste avec le bouton [[image:1744210492776-343.png]] associé.
462 462  
463 -//Résultat//
455 +[[image:1744210533401-483.png]]
464 464  
465 -* Une fois la notice créée, cliquer sur l'onglet d'association de documents [[image:1744198755996-817.png]]
457 +//Visualisation de la liste longue avec bouton  d'ajout de valeur//
466 466  
467 -* .
459 +Un clic sur le bouton affiche la fenêtre d'ajout de valeurs. Elle présente :
468 468  
469 -La fenêtre de gestion avancée des fichiers s'ouvre :
461 +* une barre d'outils avec les boutons (ajouter un item) et (supprimer les items sélectionnés)
462 +* une zone de saisie permettant de définir une nouvelle valeur (code et libellé)
463 +* la liste courante (non modifiable).
470 470  
471 -[[image:1744198798500-807.png]]
465 +Renseigner le nouveau terme dans le champ **Libellé** et cliquer sur valider pour enregistrer le nouveau terme dans la liste :
472 472  
473 -//Visualisation de la fenêtre de gestion avancée des fichiers//
467 +[[image:1744210578813-384.png]]
474 474  
475 -Cliquer sur le [[image:1744198833940-653.png]]
469 +//Fenêtre d'ajout de valeurs à une liste longue//
476 476  
477 - dans la fenêtre de gestion avancée des fichiers pour parcourir vos documents et valider l'association du document.
471 +//​Ne pas modifier le champ CODE. Ce champ est réservé aux équipes de Flora.//
478 478  
479 -[[image:1744198987527-309.png]]
473 +Les valeurs sont effectivement ajoutées à la liste suite à un clic sur** Valider**. Un clic sur Annuler stoppe l'opération.
480 480  
481 -//Visualisation de la fenêtre permettant de parcourir les fichiers à associer//
475 +* Pour créer des termes en plus : dans la fenêtre de saisie des nouvelles valeurs, cliquer sur [[image:1744210627834-465.png]] , pour renseigner un nouveau libellé. Cliquer ensuite sur valider. Les nouveaux termes sont présentés dans la liste des valeurs.
482 482  
483 -Une fois le document associé, ne pas oublier de cliquer sur le [[image:1744199081111-700.png]]
484 484  
485 - avant de quitter la fenêtre de gestion avancée des fichiers.
486 486  
487 -[[image:1744199046837-528.png]]
479 +[[image:1744210745453-989.png]]
488 488  
489 -//Résultat//
490 490  
491 -Les documents associés sont insérés sous forme de lien.
482 +//Ajout de valeurs dans la liste//
492 492  
493 -[[image:1744199133459-449.png]]
484 +* Pour supprimer un(des) terme(s), les cocher dans la liste des nouvelles valeurs puis cliquer sur le bouton  [[image:1744210815765-685.png]] : le(s) terme(s) est(sont) supprimé(s).
494 494  
495 -//Intégration de la notice documentaire et du fichier associé dans la grille de saisie//
486 +[[image:1744210799391-632.png]]
496 496  
497 -[[image:1744199321440-975.png]]
488 +//Tout nouveau terme non retenu doit être supprimé AVANT validation.//
498 498  
499 -//Visualisation des notices créées et fichiers associés dans la notice de bien//
490 +Cliquer sur Valider pour accepter l'intégration des termes dans la liste ou Annuler pour stopper l'opération. Les nouveaux termes apparaissent à la fin de la liste et peuvent être sélectionnés.
500 500  
501 -=== Focus sur les fonctionnalités de la fenêtre de gestion avancée des fichiers ===
492 += Retirer les valeurs d'un champ =
502 502  
503 -[[image:1744199450803-206.png]]
494 +== Retirer en un clic toutes les valeurs d'un champ ==
504 504  
505 -* [[image:1744200154013-335.png]]
496 +Dans les grilles de saisie, le bouton [[image:1744268486947-525.png]]est disponible à droite des champs qui sont renseignés par appel d'assistants de choix (datations, listes, autorités, termes de thesaurus, notices documentaires, liens). Ce bouton est également présent dans les fenêtres d'assistants de choix correspondantes. Ce dernier permet de retirer en un clic tous les termes inscrits dans un champ.
506 506  
507 -* retourner sur la notice
508 -* [[image:1744200173773-567.png]]
509 -* valider l'ajout d'un document
510 -* [[image:1744200248285-737.png]]
511 -* annuler l'association d'un document
512 -* [[image:2025-04-09_14h01_32.png]]
513 -* ajouter un dossier
514 -* [[image:1744200306410-626.png]]
515 -* ajouter un fichier bureautique
516 -* [[image:1744200336429-184.png]]
517 -* ajouter un fichier photo
518 -* [[image:1744200363870-496.png]]
519 -* ajouter un fichier vidéos-sons
520 -* [[image:1744200401014-873.png]]
521 -* déplacer vers le bas un document
522 -* [[image:1744200414180-540.png]]
523 -* déplacer vers le haut un document
524 -* [[image:1744200455510-180.png]]
525 -* modifier les attributs d'un document
526 -* [[image:1744200502704-220.png]]
527 -* couper en vue de déplacer un document vers un autre dossier
528 -* [[image:1744200560571-305.png]]
529 -* coller un document dans un autre dossier
530 -* [[image:1744200590083-440.png]]
531 -* supprimer le document
498 +__Exemple pour la table des biens__ :
532 532  
500 +[[image:1744268557540-956.png]]
533 533  
502 +Résultat : le champ entier a été vidé.
534 534  
535 -= Vider un champ contrôlé =
504 +[[image:1744268598544-349.png]]
536 536  
537 -Dans les grilles de saisie, deux options permettent de retirer les valeurs d’un champ contrôlé (autorités, thésaurus, datation, listes, liens documentaires, etc.)
506 +== Retirer unitairement les valeurs d'un champ ==
538 538  
539 -== Retirer toutes les valeurs du champ ==
508 +Si plusieurs termes sont inscrits dans le champ et que l'on souhaite retirer qu'un seul terme, il convient d'utiliser la croix associée [[image:1744268522556-632.png]] et de ne pas cliquer sur le bouton [[image:1744268486947-525.png]]. Dans le cas contraire, l'entièreté des valeurs saisies dans le champ seront retirées.
540 540  
541 -Le bouton [[image:1744268486947-525.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] situé à droite du champ permet de **vider entièrement** son contenu.
510 +__Exemple pour la table des biens__ :
542 542  
543 -(% class="box warningmessage" %)
544 -(((
545 -Attention : ce bouton **supprime toutes les valeurs** du champ en un seul clic.
546 -)))
512 +[[image:1744268647429-243.png]]
547 547  
548 -[[Ex. Champ** Dénomination **dans la table des biens → clic sur la fonctionnalité.>>image:1744268557540-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
514 +//Exemple de suppression unitaire//
549 549  
516 +Résultat : seul le terme icône a été retiré du champ.
550 550  
551 -[[Ex. Résultat → champ** Dénomination **vidé.>>image:1744268598544-349.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
518 +[[image:1744268693656-506.png]]
552 552  
553 -== Retirer une valeur spécifique ==
520 +//Seule la valeur du champ correspondant est retirée. Si d'autres champs ont hérité de cette valeur, il convient de les supprimer manuellement.//
554 554  
555 -Lorsque plusieurs termes sont présents dans un champ, il est possible de retirer **une seule valeur** grâce à la **croix** affichée à côté de chaque terme.
556 556  
523 += Caractères à ignorer à l'indexation =
524 +
557 557  (% class="box infomessage" %)
558 558  (((
559 -Bonnes pratiques :
560 -
561 -* Ne pas utiliser le bouton de suppression global si vous ne souhaitez pas tout effacer.
562 -* La suppression est immédiate, uniquement pour le terme cliqué.
563 -* Si d'autres champs ont hérité de cette valeur (par duplication ou modèle de saisie rapide), pensez à les vérifier et les ajuster manuellement.
527 +//Pour utiliser cette fonctionnalité, il faut que le champ dispose du contrôle MARC, mais cette fonctionnalité n'est pas limitée à une application de type MARC (utilisé préférentiellement en Bibliothèque).//
564 564  )))
565 565  
566 -[[Ex. Champ** Dénomination **dans la table des biens → clic sur la croix pour retirer le terme icône. >>image:1744268647429-243.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
530 +Pour certains champs, il est possible d'indiquer à Flora que les premiers caractères ne sont pas à prendre en compte dans l'index. Cela permet d'afficher le contenu complet sans indexer les articles au début. Ainsi, si on saisit [La ]Cousine Bette dans un champ, le contenu complet affiche La Cousine Bette mais l'entrée dans l'index est Cousine Bette.
567 567  
532 +[[image:1744266472839-529.png]]
568 568  
569 -[[Ex. Résultat → terme icône retiré du champ** Dénomination. **>>image:1744268693656-506.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
534 +//Exemple dans la grille de saisie de la Bibliothèque, sur le champ Titre//
570 570  
536 +[[image:1744266523925-837.png]]
571 571  
572 -= Utiliser le clavier unicode =
538 +//Résultat sur la notice Bibliothèque : l'article est présent//
573 573  
574 -Le clavier Unicode permet de saisir des caractères spéciaux et multilingues dans Flora, notamment pour :
540 +[[image:1744266561792-928.png]]
575 575  
576 -* les textes anciens (grec ou latin, translittérations, diacritiques rares),
577 -* les langues non latines comme le chinois, le japonais ou l’arabe,
578 -* ou toute saisie nécessitant des signes typographiques ou linguistiques spécifiques.
542 +//Exemple de recherche sur index : l'article n'est pas indexé//
579 579  
580 -Dans Flora, le clavier Unicode est accessible depuis l’espace de travail **Décrire**, dans le menu **Outils**.
544 +Dans un champ avec contrôle marc, pour que les crochets soient pris en compte en tant que tels, il suffit de les doubler (ceci est inutile si le crochet n'est pas le premier caractère).
581 581  
582 -Pour l'utiliser :
546 +[[image:1744266635460-134.png]]
583 583  
584 -1. Ouvrez la fenêtre Unicode.
585 -1. Choisissez le jeu de caractères souhaité (latin, grec, cyrillique, etc.).
586 -1. Cliquez sur les lettres ou symboles à insérer.
587 -1. Copiez la chaîne produite puis collez-la dans le champ texte de Flora concerné (ex. Champ** Transcription des inscriptions,** grille de saisie des biens).
548 +//Saisie de texte entre double crochets dans un champ avec contrôle marc//
588 588  
589 -(% class="box infomessage" %)
590 -(((
591 -Bon à savoir :
550 +[[image:1744266659890-594.png]]
592 592  
593 -* Le clavier Unicode est **compatible avec tous les champs texte** de Flora.
594 -* Il permet une **saisie standardisée et internationale**, conforme aux règles de catalogage ou de transcription.
595 -* Il évite les erreurs liées au copier-coller depuis des outils externes.
596 -)))
552 +//Affichage du contenu du champ entre crochets//
597 597  
598 -[[Accès clavier unicode dans Flora.>>image:1752049189710-664.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
599 -
600 -
601 -[[Clavier unicode → ouverture d'une nouvelle fenêtre, sélection de l'alphabet cyrillique et choix des caractères. >>image:1752049261731-843.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
602 -
603 -
604 604  
605 -)))
606 -)))|(% style="width:300px" %)(((
607 -(% class="box" %)
608 -(((
609 -**Sommaire**
610 -
611 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
612 -)))
613 -
614 -(% class="box" %)
615 -(((
616 -**Aller plus loin**
617 -
618 -* [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
619 -* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
620 -* [[Modifier l'aide en ligne>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Modifier l’aide en ligne.WebHome]]
621 -* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome]]
622 -)))
623 -
624 -(% class="box" %)
625 -(((
626 -**Icônes principales**
627 -)))
628 -)))
629 -
630 -
1744198591326-807.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -206.4 KB
Contenu
1744198616900-336.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
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