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Modifications pour le document Exploiter les outils d’aide à la saisie

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/15 14:27
Depuis la version 79.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/09 16:22
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À la version 65.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/09 08:56
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -44,8 +44,6 @@
44 44  
45 45  
46 46  
47 -
48 -
49 49  [[Ex. table photothèque → clic droit sur le champ **Titre/légende** pour afficher les informations complémentaires.>>image:1744196121351-940.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
50 50  
51 51  
... ... @@ -355,10 +355,6 @@
355 355  
356 356  
357 357  
358 -
359 -
360 -
361 -
362 362  = Ajouter un terme dans une liste =
363 363  
364 364  Lors de la saisie, certains champs de type liste (déroulante ou longue) peuvent être enrichis par les utilisateurs habilités. Cela permet d’ajouter de nouvelles valeurs sans quitter la notice en cours.
... ... @@ -393,240 +393,168 @@
393 393  1. Cliquez sur **Valider** pour enregistrer les nouvelles valeurs.
394 394  Les nouveaux termes sont immédiatement intégrés à la liste et deviennent sélectionnables dans le champ.
395 395  
396 -[[Ex. Liste **Type** dans les entrées →  ajout d'un terme.>>image:1752044708346-334.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
390 +[[Ex. Champ **Type** dans une notice entrées → clic sur le bouton de création.>>image:1744210222945-989.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
397 397  
398 398  
399 399  )))
400 400  
401 -[[Ex. Résultat → nouveau terme immédiatement ajouté à la liste et sélectionnable. >>image:1744210347789-938.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
402 -
403 -
404 404  (((
405 -== Listes longues : une étape supplémentaire ==
396 +== Supprimer un terme ajouté par erreur ==
406 406  
407 -Dans les listes longues, l’ajout d’un nouveau terme suit le même principe que pour les listes déroulantes, **à une différence près** :
408 -le bouton [[image:1752045487385-423.png||data-xwiki-image-style-border="true"]]n’est pas directement visible à droite du champ.
409 -
410 -Procédure :
411 -
412 -1. Cliquez d’abord sur le bouton [[image:1744210470829-953.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="44" width="30"]] pour **ouvrir la liste.**
413 -1. Dans la nouvelle fenêtre, utilisez le bouton [[image:1752045525067-815.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] situé en bas à droite, pour insérer une nouvelle valeur.
414 -1. Vous accédez alors à la même interface d’ajout avec possibilité d’ajouter ou supprimer plusieurs termes avant validation.
415 -
416 -(% class="box infomessage" %)
417 -(((
418 -Pensez à bien valider pour enregistrer vos ajouts. Les nouvelles valeurs seront immédiatement disponibles à la sélection.
419 -)))
420 -
421 -[[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → ouverture de la liste et clic sur le bouton de création. >>image:1752045931813-985.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
422 -
423 -
424 -[[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → saisie du terme et validation.>>image:1752046150702-919.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
425 -
426 -
427 -== Supprimer un terme ajouté par erreur dans une liste ==
428 -
429 429  Lors de l’ajout de nouvelles valeurs dans une **liste déroulante** ou **liste longue**, il est possible de supprimer un terme avant validation si une erreur a été commise.
430 430  
431 431  Comment faire :
432 432  
433 433  1. Dans la fenêtre d’ajout, cochez la case située à gauche de la ou des lignes à supprimer.
434 -1. Cliquez sur le bouton [[image:1752044286842-233.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="26" width="30"]] situé dans la **barre d’outils en haut à droite** de la fenêtre.
403 +1. Cliquez sur le bouton 🗑️ **(Supprimer les items sélectionnés)** situé dans la **barre d’outils en haut à droite** de la fenêtre.
435 435  1. Le ou les termes sont immédiatement retirés de la liste en cours d’édition.
436 436  
437 -(% class="box warningmessage" %)
438 -(((
439 -La suppression n’est possible **qu’avant la validation finale**. Une fois les termes enregistrés, seuls les administrateurs pourront intervenir sur la liste.
440 -)))
406 +[[Ex. Champ **Type** dans une notice entrées → suppression d'une valeur erronée avant validation.>>image:1752044041388-739.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
441 441  
442 -[[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → suppression de plusieurs termes avant validation.>>image:1752044520714-289.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
443 443  
409 +
410 +)))
411 +)))|(% style="width:300px" %)(((
412 +(% class="box" %)
413 +(((
414 +**Sommaire**
444 444  
445 -= Vider un champ contrôlé =
416 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
417 +)))
446 446  
447 -Dans les grilles de saisie, deux options permettent de retirer les valeurs d’un champ contrôlé (autorités, thésaurus, datation, listes, liens documentaires, etc.)
419 +(% class="box" %)
420 +(((
421 +**Aller plus loin**
448 448  
449 -== Retirer toutes les valeurs du champ ==
423 +* [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
424 +* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
425 +* [[Modifier l'aide en ligne>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Modifier l’aide en ligne.WebHome]]
426 +* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome]]
427 +)))
450 450  
451 -Le bouton [[image:1744268486947-525.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] situé à droite du champ permet de **vider entièrement** son contenu.
452 -
453 -(% class="box warningmessage" %)
429 +(% class="box" %)
454 454  (((
455 -Attention : ce bouton **supprime toutes les valeurs** du champ en un seul clic.
431 +**Icônes principales**
456 456  )))
433 +)))
457 457  
458 -[[Ex. Champ** Dénomination **dans la table des biens → clic sur la fonctionnalité.>>image:1744268557540-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
459 459  
460 460  
461 -[[Ex. Résultat → champ** Dénomination **vidé.>>image:1744268598544-349.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
462 462  
463 -== Retirer une valeur spécifique ==
464 464  
465 -Lorsque plusieurs termes sont présents dans un champ, il est possible de retirer **une seule valeur** grâce à la **croix** affichée à côté de chaque terme.
466 466  
467 -(% class="box infomessage" %)
468 -(((
469 -Bonnes pratiques :
470 470  
471 -* Ne pas utiliser le bouton de suppression global si vous ne souhaitez pas tout effacer.
472 -* La suppression est immédiate, uniquement pour le terme cliqué.
473 -* Si d'autres champs ont hérité de cette valeur (par duplication ou modèle de saisie rapide), pensez à les vérifier et les ajuster manuellement.
474 -)))
441 +[[image:1744210276379-163.png]]
475 475  
476 -[[Ex. Champ** Dénomination **dans la table des biens → clic sur la croix pour retirer le terme icône. >>image:1744268647429-243.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
443 +//Ajout d'un nouveau terme/ libellé dans la liste courte//
477 477  
445 +//​Ne pas modifier le champ CODE. Ce champ est réservé aux équipes de Flora.//
478 478  
479 -[[Ex. Résultat → terme icône retiré du champ** Dénomination. **>>image:1744268693656-506.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
447 +[[image:1744210347789-938.png]]
480 480  
449 +//Résultat : ajout de la nouvelle valeur sur liste déroulante//
481 481  
482 -= Utiliser le clavier unicode =
451 +== Liste longue ==
483 483  
484 -Le clavier Unicode permet de saisir des caractères spéciaux et multilingues dans Flora, notamment pour :
453 +Dans une liste longue, le bouton [[image:1744210470829-953.png]] est disponible à droite de la zone : un clic sur ce bouton affiche la liste avec le bouton [[image:1744210492776-343.png]] associé.
485 485  
486 -* les textes anciens (grec ou latin, translittérations, diacritiques rares),
487 -* les langues non latines comme le chinois, le japonais ou l’arabe,
488 -* ou toute saisie nécessitant des signes typographiques ou linguistiques spécifiques.
455 +[[image:1744210533401-483.png]]
489 489  
490 -Dans Flora, le clavier Unicode est accessible depuis l’espace de travail **Décrire**, dans le menu **Outils**.
457 +//Visualisation de la liste longue avec bouton  d'ajout de valeur//
491 491  
492 -Pour l'utiliser :
459 +Un clic sur le bouton affiche la fenêtre d'ajout de valeurs. Elle présente :
493 493  
494 -1. Ouvrez la fenêtre Unicode.
495 -1. Choisissez le jeu de caractères souhaité (latin, grec, cyrillique, etc.).
496 -1. Cliquez sur les lettres ou symboles à insérer.
497 -1. Copiez la chaîne produite puis collez-la dans le champ texte de Flora concerné (ex. Champ** Transcription des inscriptions,** grille de saisie des biens).
461 +* une barre d'outils avec les boutons (ajouter un item) et (supprimer les items sélectionnés)
462 +* une zone de saisie permettant de définir une nouvelle valeur (code et libellé)
463 +* la liste courante (non modifiable).
498 498  
499 -(% class="box infomessage" %)
500 -(((
501 -Bon à savoir :
465 +Renseigner le nouveau terme dans le champ **Libellé** et cliquer sur valider pour enregistrer le nouveau terme dans la liste :
502 502  
503 -* Le clavier Unicode est **compatible avec tous les champs texte** de Flora.
504 -* Il permet une **saisie standardisée et internationale**, conforme aux règles de catalogage ou de transcription.
505 -* Il évite les erreurs liées au copier-coller depuis des outils externes.
506 -)))
467 +[[image:1744210578813-384.png]]
507 507  
508 -[[Accès clavier unicode dans Flora.>>image:1752049189710-664.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
469 +//Fenêtre d'ajout de valeurs à une liste longue//
509 509  
471 +//​Ne pas modifier le champ CODE. Ce champ est réservé aux équipes de Flora.//
510 510  
511 -[[Clavier unicode → ouverture d'une nouvelle fenêtre, sélection de l'alphabet cyrillique et choix des caractères. >>image:1752049261731-843.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
473 +Les valeurs sont effectivement ajoutées à la liste suite à un clic sur** Valider**. Un clic sur Annuler stoppe l'opération.
512 512  
475 +* Pour créer des termes en plus : dans la fenêtre de saisie des nouvelles valeurs, cliquer sur [[image:1744210627834-465.png]] , pour renseigner un nouveau libellé. Cliquer ensuite sur valider. Les nouveaux termes sont présentés dans la liste des valeurs.
513 513  
514 -= Créer une notice documentaire et rattacher des fichiers =
515 515  
516 -Dans les grilles de saisie, un raccourci de saisie est disponible pour intégrer de nouveaux fichiers. Il s'agit de fichiers associés à la notice, que ce soit des images, des documents ou des vidéos.
517 517  
518 -[[image:1744198591326-807.png]]
479 +[[image:1744210745453-989.png]]
519 519  
520 -//Exemple sur l'onglet documentation de la grille de saisie des biens//
521 521  
522 -Pour ce faire, il faut respecter le protocole suivant :
482 +//Ajout de valeurs dans la liste//
523 523  
524 -* Créer une notice (documents, photo, bibliothèque, vidéos-sons ou archives) avec le raccourci de saisie  [[image:1744198616900-336.png]]
484 +* Pour supprimer un(des) terme(s), les cocher dans la liste des nouvelles valeurs puis cliquer sur le bouton  [[image:1744210815765-685.png]] : le(s) terme(s) est(sont) supprimé(s).
525 525  
526 -* .
486 +[[image:1744210799391-632.png]]
527 527  
528 -Lorsque l'on clique sur cette fonctionnalité, on est redirigé vers une grille de saisie. Renseigner les informations sur le document et cliquer sur enregistré. La notice du document à associé sera créée.
488 +//Tout nouveau terme non retenu doit être supprimé AVANT validation.//
529 529  
530 -[[image:1744198674782-545.png]]
490 +Cliquer sur Valider pour accepter l'intégration des termes dans la liste ou Annuler pour stopper l'opération. Les nouveaux termes apparaissent à la fin de la liste et peuvent être sélectionnés.
531 531  
532 -//Exemple avec une notice autres documents//
492 += Retirer les valeurs d'un champ =
533 533  
534 -[[image:1744198726056-753.png]]
494 +== Retirer en un clic toutes les valeurs d'un champ ==
535 535  
536 -//Résultat//
496 +Dans les grilles de saisie, le bouton [[image:1744268486947-525.png]]est disponible à droite des champs qui sont renseignés par appel d'assistants de choix (datations, listes, autorités, termes de thesaurus, notices documentaires, liens). Ce bouton est également présent dans les fenêtres d'assistants de choix correspondantes. Ce dernier permet de retirer en un clic tous les termes inscrits dans un champ.
537 537  
538 -* Une fois la notice créée, cliquer sur l'onglet d'association de documents [[image:1744198755996-817.png]]
498 +__Exemple pour la table des biens__ :
539 539  
540 -* .
500 +[[image:1744268557540-956.png]]
541 541  
542 -La fenêtre de gestion avancée des fichiers s'ouvre :
502 +Résultat : le champ entier a été vidé.
543 543  
544 -[[image:1744198798500-807.png]]
504 +[[image:1744268598544-349.png]]
545 545  
546 -//Visualisation de la fenêtre de gestion avancée des fichiers//
506 +== Retirer unitairement les valeurs d'un champ ==
547 547  
548 -Cliquer sur le [[image:1744198833940-653.png]]
508 +Si plusieurs termes sont inscrits dans le champ et que l'on souhaite retirer qu'un seul terme, il convient d'utiliser la croix associée [[image:1744268522556-632.png]] et de ne pas cliquer sur le bouton [[image:1744268486947-525.png]]. Dans le cas contraire, l'entièreté des valeurs saisies dans le champ seront retirées.
549 549  
550 - dans la fenêtre de gestion avancée des fichiers pour parcourir vos documents et valider l'association du document.
510 +__Exemple pour la table des biens__ :
551 551  
552 -[[image:1744198987527-309.png]]
512 +[[image:1744268647429-243.png]]
553 553  
554 -//Visualisation de la fenêtre permettant de parcourir les fichiers à associer//
514 +//Exemple de suppression unitaire//
555 555  
556 -Une fois le document associé, ne pas oublier de cliquer sur le [[image:1744199081111-700.png]]
516 +Résultat : seul le terme icône a été retiré du champ.
557 557  
558 - avant de quitter la fenêtre de gestion avancée des fichiers.
518 +[[image:1744268693656-506.png]]
559 559  
560 -[[image:1744199046837-528.png]]
520 +//Seule la valeur du champ correspondant est retirée. Si d'autres champs ont hérité de cette valeur, il convient de les supprimer manuellement.//
561 561  
562 -//Résultat//
563 563  
564 -Les documents associés sont insérés sous forme de lien.
523 += Caractères à ignorer à l'indexation =
565 565  
566 -[[image:1744199133459-449.png]]
525 +(% class="box infomessage" %)
526 +(((
527 +//Pour utiliser cette fonctionnalité, il faut que le champ dispose du contrôle MARC, mais cette fonctionnalité n'est pas limitée à une application de type MARC (utilisé préférentiellement en Bibliothèque).//
528 +)))
567 567  
568 -//Intégration de la notice documentaire et du fichier associé dans la grille de saisie//
530 +Pour certains champs, il est possible d'indiquer à Flora que les premiers caractères ne sont pas à prendre en compte dans l'index. Cela permet d'afficher le contenu complet sans indexer les articles au début. Ainsi, si on saisit [La ]Cousine Bette dans un champ, le contenu complet affiche La Cousine Bette mais l'entrée dans l'index est Cousine Bette.
569 569  
570 -[[image:1744199321440-975.png]]
532 +[[image:1744266472839-529.png]]
571 571  
572 -//Visualisation des notices créées et fichiers associés dans la notice de bien//
534 +//Exemple dans la grille de saisie de la Bibliothèque, sur le champ Titre//
573 573  
574 -=== Focus sur les fonctionnalités de la fenêtre de gestion avancée des fichiers ===
536 +[[image:1744266523925-837.png]]
575 575  
576 -[[image:1744199450803-206.png]]
538 +//Résultat sur la notice Bibliothèque : l'article est présent//
577 577  
578 -* [[image:1744200154013-335.png]]
540 +[[image:1744266561792-928.png]]
579 579  
580 -* retourner sur la notice
581 -* [[image:1744200173773-567.png]]
582 -* valider l'ajout d'un document
583 -* [[image:1744200248285-737.png]]
584 -* annuler l'association d'un document
585 -* [[image:2025-04-09_14h01_32.png]]
586 -* ajouter un dossier
587 -* [[image:1744200306410-626.png]]
588 -* ajouter un fichier bureautique
589 -* [[image:1744200336429-184.png]]
590 -* ajouter un fichier photo
591 -* [[image:1744200363870-496.png]]
592 -* ajouter un fichier vidéos-sons
593 -* [[image:1744200401014-873.png]]
594 -* déplacer vers le bas un document
595 -* [[image:1744200414180-540.png]]
596 -* déplacer vers le haut un document
597 -* [[image:1744200455510-180.png]]
598 -* modifier les attributs d'un document
599 -* [[image:1744200502704-220.png]]
600 -* couper en vue de déplacer un document vers un autre dossier
601 -* [[image:1744200560571-305.png]]
602 -* coller un document dans un autre dossier
603 -* [[image:1744200590083-440.png]]
604 -* supprimer le document
542 +//Exemple de recherche sur index : l'article n'est pas indexé//
605 605  
606 -
607 -)))
608 -)))|(% style="width:300px" %)(((
609 -(% class="box" %)
610 -(((
611 -**Sommaire**
544 +Dans un champ avec contrôle marc, pour que les crochets soient pris en compte en tant que tels, il suffit de les doubler (ceci est inutile si le crochet n'est pas le premier caractère).
612 612  
613 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
614 -)))
546 +[[image:1744266635460-134.png]]
615 615  
616 -(% class="box" %)
617 -(((
618 -**Aller plus loin**
548 +//Saisie de texte entre double crochets dans un champ avec contrôle marc//
619 619  
620 -* [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
621 -* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
622 -* [[Modifier l'aide en ligne>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Modifier l’aide en ligne.WebHome]]
623 -* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome]]
624 -)))
550 +[[image:1744266659890-594.png]]
625 625  
626 -(% class="box" %)
627 -(((
628 -**Icônes principales**
629 -)))
630 -)))
552 +//Affichage du contenu du champ entre crochets//
631 631  
632 632  
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Auteur
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