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Modifications pour le document Exploiter les outils d’aide à la saisie

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/15 14:27
Depuis la version 79.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/09 16:22
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À la version 62.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/09 08:29
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -2,7 +2,6 @@
2 2  
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (((
5 -(((
6 6  (% class="box" %)
7 7  (((
8 8  
... ... @@ -41,11 +41,6 @@
41 41  
42 42  
43 43  
44 -
45 -
46 -
47 -
48 -
49 49  [[Ex. table photothèque → clic droit sur le champ **Titre/légende** pour afficher les informations complémentaires.>>image:1744196121351-940.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
50 50  
51 51  
... ... @@ -333,8 +333,8 @@
333 333  
334 334  1. **Cliquez sur le bouton **[[image:1752042218305-859.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="32" width="34"]]à droite du champ soumis à autorité.
335 335  1. **Une nouvelle fenêtre s’ouvre**, affichant la grille de saisie de la notice d’autorité (personne, lieu, collection… selon le champ concerné).
336 -1. **Complétez les champs obligatoires et utiles** de la nouvelle notice d’autorité.
337 -1. **Cliquez sur Enregistrer.**
330 +1. **Compléter les champs obligatoires et utiles** de la nouvelle notice d’autorité.
331 +1. **Cliquer sur Enregistrer.**
338 338  1. **Retour automatique** à la grille de saisie initiale, avec le lien vers la nouvelle autorité inséré dans le champ.
339 339  
340 340  (% class="box infomessage" %)
... ... @@ -343,7 +343,7 @@
343 343  Elle est généralement réservée aux profils administrateurs et aux utilisateurs habilités à enrichir les autorités.
344 344  )))
345 345  
346 -[[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → clic sur le bouton de création.>>image:1752041695676-894.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
340 +[[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → clic sur le bouton de création d'une autorité.>>image:1752041695676-894.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
347 347  
348 348  
349 349  [[Ex. Grille de saisie autorité personnes → saisie des champs obligatoire et utiles puis enregistrement.>>image:1752042299046-236.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
... ... @@ -354,279 +354,179 @@
354 354  
355 355  
356 356  
357 -
358 -
359 -
360 -
361 -
362 362  = Ajouter un terme dans une liste =
363 363  
364 -Lors de la saisie, certains champs de type liste (déroulante ou longue) peuvent être enrichis par les utilisateurs habilités. Cela permet d’ajouter de nouvelles valeurs sans quitter la notice en cours.
365 365  
366 -L’ajout est autorisé uniquement si :
367 -
368 -* le champ concerné est paramétré pour accepter l’enrichissement,
369 -* et si l’utilisateur dispose des droits requis (profil administrateur ou habilité).
370 -
371 -L’**icône d’ajout** [[image:1752042949344-726.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] indique que l’ajout de valeurs est possible.
372 -
373 373  (% class="box infomessage" %)
374 374  (((
375 -Bonnes pratiques :
376 -
377 -* Vérifiez qu’un terme similaire n’existe pas déjà avant d’en créer un nouveau.
378 -* Ne jamais modifier manuellement le champ **Code**.
379 -* Supprimez tout terme inutile **avant** de valider.
380 -* Si le bouton n’est pas affiché, vous ne pouvez pas ajouter vous-même une nouvelle valeur. L’ajout devra être réalisé par un administrateur fonctionnel. En cas de doute ou de restriction, sollicitez votre administrateur fonctionnel.
356 +Cette fonctionnalité est uniquement disponible si le **profil utilisateur** dispose des droits nécessaires.
357 +Elle est généralement réservée aux profils administrateurs et aux utilisateurs habilités à enrichir les listes.
381 381  )))
382 382  
383 -== Listes déroulantes ==
384 384  
385 -1. Cliquez sur l’icône [[image:1752043338393-575.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="33" width="35"]] située à droite de la liste déroulante.
386 -Une fenêtre d’ajout s’ouvre, vous permettant de créer une ou plusieurs nouvelles valeurs.
387 -1. Dans cette fenêtre :
388 388  
389 -* Une ligne vide est automatiquement proposée : **renseignez le libellé** (champ obligatoire).
390 -* Pour **ajouter plusieurs valeurs**, utilisez les **boutons de la barre d’outils** en haut de la fenêtre (ajout ou suppression de lignes).
391 -
392 -(% start="3" %)
393 -1. Cliquez sur **Valider** pour enregistrer les nouvelles valeurs.
394 -Les nouveaux termes sont immédiatement intégrés à la liste et deviennent sélectionnables dans le champ.
395 -
396 -[[Ex. Liste **Type** dans les entrées →  ajout d'un terme.>>image:1752044708346-334.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
397 -
398 398  
363 +)))|(% style="width:300px" %)(((
364 +(% class="box" %)
365 +(((
366 +**Sommaire**
367 +
368 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
399 399  )))
400 400  
401 -[[Ex. Résultat → nouveau terme immédiatement ajouté à la liste et sélectionnable. >>image:1744210347789-938.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
402 -
403 -
371 +(% class="box" %)
404 404  (((
405 -== Listes longues : une étape supplémentaire ==
373 +**Aller plus loin**
406 406  
407 -Dans les listes longues, l’ajout d’un nouveau terme suit le même principe que pour les listes déroulantes, **à une différence près** :
408 -le bouton [[image:1752045487385-423.png||data-xwiki-image-style-border="true"]]n’est pas directement visible à droite du champ.
375 +* [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
376 +* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
377 +* [[Modifier l'aide en ligne>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Modifier l’aide en ligne.WebHome]]
378 +* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome]]
379 +)))
409 409  
410 -Procédure :
411 -
412 -1. Cliquez d’abord sur le bouton [[image:1744210470829-953.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="44" width="30"]] pour **ouvrir la liste.**
413 -1. Dans la nouvelle fenêtre, utilisez le bouton [[image:1752045525067-815.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] situé en bas à droite, pour insérer une nouvelle valeur.
414 -1. Vous accédez alors à la même interface d’ajout avec possibilité d’ajouter ou supprimer plusieurs termes avant validation.
415 -
416 -(% class="box infomessage" %)
381 +(% class="box" %)
417 417  (((
418 -Pensez à bien valider pour enregistrer vos ajouts. Les nouvelles valeurs seront immédiatement disponibles à la sélection.
383 +**Icônes principales**
419 419  )))
385 +)))
420 420  
421 -[[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → ouverture de la liste et clic sur le bouton de création. >>image:1752045931813-985.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
422 422  
423 423  
424 -[[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → saisie du terme et validation.>>image:1752046150702-919.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
425 425  
426 426  
427 -== Supprimer un terme ajouté par erreur dans une liste ==
391 +En saisie standard, il est possible de compléter une liste avec de nouvelles des valeurs.
428 428  
429 -Lors de l’ajout de nouvelles valeurs dans une **liste déroulante** ou **liste longue**, il est possible de supprimer un terme avant validation si une erreur a été commise.
393 +Selon les profils utilisateurs, les agents habilités peuvent enrichir le contenu d'une liste (déroulante ou longue),  si le champ dispose de cette option.Le bouton [[image:1744210149421-781.png]] indique la possibilité d'ajouter des valeurs à une liste. Son emplacement est différent selon la liste considérée : une liste déroulante ou une liste longue (voir ci-dessus).
430 430  
431 -Comment faire :
395 +== Liste déroulante ==
432 432  
433 -1. Dans la fenêtre d’ajout, cochez la case située à gauche de la ou des lignes à supprimer.
434 -1. Cliquez sur le bouton [[image:1752044286842-233.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="26" width="30"]] situé dans la **barre d’outils en haut à droite** de la fenêtre.
435 -1. Le ou les termes sont immédiatement retirés de la liste en cours d’édition.
397 +//Exemple avec le champ TYPE, dans une notice Entrées ~://
436 436  
437 -(% class="box warningmessage" %)
438 -(((
439 -La suppression n’est possible **qu’avant la validation finale**. Une fois les termes enregistrés, seuls les administrateurs pourront intervenir sur la liste.
440 -)))
399 +​Le bouton [[image:1744210149421-781.png]] située à droite de la zone, permet d'ajouter un nouveau terme.// //Cliquer dessus.
441 441  
442 -[[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → suppression de plusieurs termes avant validation.>>image:1752044520714-289.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
401 +[[image:1744210222945-989.png]]
443 443  
403 +//Visualisation de la fonctionnalité d'ajout d'un terme dans une liste courte//
444 444  
445 -= Vider un champ contrôlé =
405 +Un clic sur le bouton affiche la fenêtre d'ajout de valeurs. Elle présente :
446 446  
447 -Dans les grilles de saisie, deux options permettent de retirer les valeurs d’un champ contrôlé (autorités, thésaurus, datation, listes, liens documentaires, etc.)
407 +* une barre d'outils avec les boutons (ajouter un item) et (supprimer les items sélectionnés)
408 +* une zone de saisie permettant de définir une nouvelle valeur (code et libellé)
409 +* la liste courante (non modifiable).
448 448  
449 -== Retirer toutes les valeurs du champ ==
411 +Renseigner le nouveau terme dans le champ **Libellé** et cliquer sur valider pour enregistrer le nouveau terme dans la liste :
450 450  
451 -Le bouton [[image:1744268486947-525.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] situé à droite du champ permet de **vider entièrement** son contenu.
413 +[[image:1744210276379-163.png]]
452 452  
453 -(% class="box warningmessage" %)
454 -(((
455 -Attention : ce bouton **supprime toutes les valeurs** du champ en un seul clic.
456 -)))
415 +//Ajout d'un nouveau terme/ libellé dans la liste courte//
457 457  
458 -[[Ex. Champ** Dénomination **dans la table des biens → clic sur la fonctionnalité.>>image:1744268557540-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
417 +//​Ne pas modifier le champ CODE. Ce champ est réservé aux équipes de Flora.//
459 459  
419 +[[image:1744210347789-938.png]]
460 460  
461 -[[Ex. Résultat → champ** Dénomination **vidé.>>image:1744268598544-349.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
421 +//Résultat : ajout de la nouvelle valeur sur liste déroulante//
462 462  
463 -== Retirer une valeur spécifique ==
423 +== Liste longue ==
464 464  
465 -Lorsque plusieurs termes sont présents dans un champ, il est possible de retirer **une seule valeur** grâce à la **croix** affichée à côté de chaque terme.
425 +Dans une liste longue, le bouton [[image:1744210470829-953.png]] est disponible à droite de la zone : un clic sur ce bouton affiche la liste avec le bouton [[image:1744210492776-343.png]] associé.
466 466  
467 -(% class="box infomessage" %)
468 -(((
469 -Bonnes pratiques :
427 +[[image:1744210533401-483.png]]
470 470  
471 -* Ne pas utiliser le bouton de suppression global si vous ne souhaitez pas tout effacer.
472 -* La suppression est immédiate, uniquement pour le terme cliqué.
473 -* Si d'autres champs ont hérité de cette valeur (par duplication ou modèle de saisie rapide), pensez à les vérifier et les ajuster manuellement.
474 -)))
429 +//Visualisation de la liste longue avec bouton  d'ajout de valeur//
475 475  
476 -[[Ex. Champ** Dénomination **dans la table des biens → clic sur la croix pour retirer le terme icône. >>image:1744268647429-243.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
431 +Un clic sur le bouton affiche la fenêtre d'ajout de valeurs. Elle présente :
477 477  
433 +* une barre d'outils avec les boutons (ajouter un item) et (supprimer les items sélectionnés)
434 +* une zone de saisie permettant de définir une nouvelle valeur (code et libellé)
435 +* la liste courante (non modifiable).
478 478  
479 -[[Ex. Résultat → terme icône retiré du champ** Dénomination. **>>image:1744268693656-506.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
437 +Renseigner le nouveau terme dans le champ **Libellé** et cliquer sur valider pour enregistrer le nouveau terme dans la liste :
480 480  
439 +[[image:1744210578813-384.png]]
481 481  
482 -= Utiliser le clavier unicode =
441 +//Fenêtre d'ajout de valeurs à une liste longue//
483 483  
484 -Le clavier Unicode permet de saisir des caractères spéciaux et multilingues dans Flora, notamment pour :
443 +//​Ne pas modifier le champ CODE. Ce champ est réservé aux équipes de Flora.//
485 485  
486 -* les textes anciens (grec ou latin, translittérations, diacritiques rares),
487 -* les langues non latines comme le chinois, le japonais ou l’arabe,
488 -* ou toute saisie nécessitant des signes typographiques ou linguistiques spécifiques.
445 +Les valeurs sont effectivement ajoutées à la liste suite à un clic sur** Valider**. Un clic sur Annuler stoppe l'opération.
489 489  
490 -Dans Flora, le clavier Unicode est accessible depuis l’espace de travail **Décrire**, dans le menu **Outils**.
447 +* Pour créer des termes en plus : dans la fenêtre de saisie des nouvelles valeurs, cliquer sur [[image:1744210627834-465.png]] , pour renseigner un nouveau libellé. Cliquer ensuite sur valider. Les nouveaux termes sont présentés dans la liste des valeurs.
491 491  
492 -Pour l'utiliser :
493 493  
494 -1. Ouvrez la fenêtre Unicode.
495 -1. Choisissez le jeu de caractères souhaité (latin, grec, cyrillique, etc.).
496 -1. Cliquez sur les lettres ou symboles à insérer.
497 -1. Copiez la chaîne produite puis collez-la dans le champ texte de Flora concerné (ex. Champ** Transcription des inscriptions,** grille de saisie des biens).
498 498  
499 -(% class="box infomessage" %)
500 -(((
501 -Bon à savoir :
451 +[[image:1744210745453-989.png]]
502 502  
503 -* Le clavier Unicode est **compatible avec tous les champs texte** de Flora.
504 -* Il permet une **saisie standardisée et internationale**, conforme aux règles de catalogage ou de transcription.
505 -* Il évite les erreurs liées au copier-coller depuis des outils externes.
506 -)))
507 507  
508 -[[Accès clavier unicode dans Flora.>>image:1752049189710-664.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
454 +//Ajout de valeurs dans la liste//
509 509  
456 +* Pour supprimer un(des) terme(s), les cocher dans la liste des nouvelles valeurs puis cliquer sur le bouton  [[image:1744210815765-685.png]] : le(s) terme(s) est(sont) supprimé(s).
510 510  
511 -[[Clavier unicode → ouverture d'une nouvelle fenêtre, sélection de l'alphabet cyrillique et choix des caractères. >>image:1752049261731-843.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
458 +[[image:1744210799391-632.png]]
512 512  
460 +//Tout nouveau terme non retenu doit être supprimé AVANT validation.//
513 513  
514 -= Créer une notice documentaire et rattacher des fichiers =
462 +Cliquer sur Valider pour accepter l'intégration des termes dans la liste ou Annuler pour stopper l'opération. Les nouveaux termes apparaissent à la fin de la liste et peuvent être sélectionnés.
515 515  
516 -Dans les grilles de saisie, un raccourci de saisie est disponible pour intégrer de nouveaux fichiers. Il s'agit de fichiers associés à la notice, que ce soit des images, des documents ou des vidéos.
464 += Retirer les valeurs d'un champ =
517 517  
518 -[[image:1744198591326-807.png]]
466 +== Retirer en un clic toutes les valeurs d'un champ ==
519 519  
520 -//Exemple sur l'onglet documentation de la grille de saisie des biens//
468 +Dans les grilles de saisie, le bouton [[image:1744268486947-525.png]]est disponible à droite des champs qui sont renseignés par appel d'assistants de choix (datations, listes, autorités, termes de thesaurus, notices documentaires, liens). Ce bouton est également présent dans les fenêtres d'assistants de choix correspondantes. Ce dernier permet de retirer en un clic tous les termes inscrits dans un champ.
521 521  
522 -Pour ce faire, il faut respecter le protocole suivant :
470 +__Exemple pour la table des biens__ :
523 523  
524 -* Créer une notice (documents, photo, bibliothèque, vidéos-sons ou archives) avec le raccourci de saisie  [[image:1744198616900-336.png]]
472 +[[image:1744268557540-956.png]]
525 525  
526 -* .
474 +Résultat : le champ entier a été vidé.
527 527  
528 -Lorsque l'on clique sur cette fonctionnalité, on est redirigé vers une grille de saisie. Renseigner les informations sur le document et cliquer sur enregistré. La notice du document à associé sera créée.
476 +[[image:1744268598544-349.png]]
529 529  
530 -[[image:1744198674782-545.png]]
478 +== Retirer unitairement les valeurs d'un champ ==
531 531  
532 -//Exemple avec une notice autres documents//
480 +Si plusieurs termes sont inscrits dans le champ et que l'on souhaite retirer qu'un seul terme, il convient d'utiliser la croix associée [[image:1744268522556-632.png]] et de ne pas cliquer sur le bouton [[image:1744268486947-525.png]]. Dans le cas contraire, l'entièreté des valeurs saisies dans le champ seront retirées.
533 533  
534 -[[image:1744198726056-753.png]]
482 +__Exemple pour la table des biens__ :
535 535  
536 -//Résultat//
484 +[[image:1744268647429-243.png]]
537 537  
538 -* Une fois la notice créée, cliquer sur l'onglet d'association de documents [[image:1744198755996-817.png]]
486 +//Exemple de suppression unitaire//
539 539  
540 -* .
488 +Résultat : seul le terme icône a été retiré du champ.
541 541  
542 -La fenêtre de gestion avancée des fichiers s'ouvre :
490 +[[image:1744268693656-506.png]]
543 543  
544 -[[image:1744198798500-807.png]]
492 +//Seule la valeur du champ correspondant est retirée. Si d'autres champs ont hérité de cette valeur, il convient de les supprimer manuellement.//
545 545  
546 -//Visualisation de la fenêtre de gestion avancée des fichiers//
547 547  
548 -Cliquer sur le [[image:1744198833940-653.png]]
495 += Caractères à ignorer à l'indexation =
549 549  
550 - dans la fenêtre de gestion avancée des fichiers pour parcourir vos documents et valider l'association du document.
497 +(% class="box infomessage" %)
498 +(((
499 +//Pour utiliser cette fonctionnalité, il faut que le champ dispose du contrôle MARC, mais cette fonctionnalité n'est pas limitée à une application de type MARC (utilisé préférentiellement en Bibliothèque).//
500 +)))
551 551  
552 -[[image:1744198987527-309.png]]
502 +Pour certains champs, il est possible d'indiquer à Flora que les premiers caractères ne sont pas à prendre en compte dans l'index. Cela permet d'afficher le contenu complet sans indexer les articles au début. Ainsi, si on saisit [La ]Cousine Bette dans un champ, le contenu complet affiche La Cousine Bette mais l'entrée dans l'index est Cousine Bette.
553 553  
554 -//Visualisation de la fenêtre permettant de parcourir les fichiers à associer//
504 +[[image:1744266472839-529.png]]
555 555  
556 -Une fois le document associé, ne pas oublier de cliquer sur le [[image:1744199081111-700.png]]
506 +//Exemple dans la grille de saisie de la Bibliothèque, sur le champ Titre//
557 557  
558 - avant de quitter la fenêtre de gestion avancée des fichiers.
508 +[[image:1744266523925-837.png]]
559 559  
560 -[[image:1744199046837-528.png]]
510 +//Résultat sur la notice Bibliothèque : l'article est présent//
561 561  
562 -//Résultat//
512 +[[image:1744266561792-928.png]]
563 563  
564 -Les documents associés sont insérés sous forme de lien.
514 +//Exemple de recherche sur index : l'article n'est pas indexé//
565 565  
566 -[[image:1744199133459-449.png]]
516 +Dans un champ avec contrôle marc, pour que les crochets soient pris en compte en tant que tels, il suffit de les doubler (ceci est inutile si le crochet n'est pas le premier caractère).
567 567  
568 -//Intégration de la notice documentaire et du fichier associé dans la grille de saisie//
518 +[[image:1744266635460-134.png]]
569 569  
570 -[[image:1744199321440-975.png]]
520 +//Saisie de texte entre double crochets dans un champ avec contrôle marc//
571 571  
572 -//Visualisation des notices créées et fichiers associés dans la notice de bien//
522 +[[image:1744266659890-594.png]]
573 573  
574 -=== Focus sur les fonctionnalités de la fenêtre de gestion avancée des fichiers ===
524 +//Affichage du contenu du champ entre crochets//
575 575  
576 -[[image:1744199450803-206.png]]
577 -
578 -* [[image:1744200154013-335.png]]
579 -
580 -* retourner sur la notice
581 -* [[image:1744200173773-567.png]]
582 -* valider l'ajout d'un document
583 -* [[image:1744200248285-737.png]]
584 -* annuler l'association d'un document
585 -* [[image:2025-04-09_14h01_32.png]]
586 -* ajouter un dossier
587 -* [[image:1744200306410-626.png]]
588 -* ajouter un fichier bureautique
589 -* [[image:1744200336429-184.png]]
590 -* ajouter un fichier photo
591 -* [[image:1744200363870-496.png]]
592 -* ajouter un fichier vidéos-sons
593 -* [[image:1744200401014-873.png]]
594 -* déplacer vers le bas un document
595 -* [[image:1744200414180-540.png]]
596 -* déplacer vers le haut un document
597 -* [[image:1744200455510-180.png]]
598 -* modifier les attributs d'un document
599 -* [[image:1744200502704-220.png]]
600 -* couper en vue de déplacer un document vers un autre dossier
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618 -**Aller plus loin**
619 -
620 -* [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
621 -* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
622 -* [[Modifier l'aide en ligne>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Modifier l’aide en ligne.WebHome]]
623 -* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome]]
624 -)))
625 -
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628 -**Icônes principales**
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