Modifications pour le document Exploiter les outils d’aide à la saisie
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Résumé
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Propriétés de la Page (1 modifications, 0 ajouts, 0 suppressions)
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Pièces jointes (1 modifications, 0 ajouts, 23 suppressions)
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Détails
- Propriétés de la Page
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- Contenu
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... ... @@ -2,7 +2,6 @@ 2 2 3 3 |(% style="width:840px" %)((( 4 4 ((( 5 -((( 6 6 (% class="box" %) 7 7 ((( 8 8 ... ... @@ -41,10 +41,6 @@ 41 41 42 42 43 43 44 - 45 - 46 - 47 - 48 48 [[Ex. table photothèque → clic droit sur le champ **Titre/légende** pour afficher les informations complémentaires.>>image:1744196121351-940.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 49 49 50 50 ... ... @@ -120,12 +120,11 @@ 120 120 [[Ex. Table des biens → suppression d'un modèle en doublon.>>image:1751890493835-208.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 121 121 122 122 123 -== Quelledifférenceentre duplication de notice et modèle de saisie rapide?==118 +== Ne pas confondre duplication de notice et modèle de saisie rapide == 124 124 125 125 Avant de choisir un mode de saisie, il est essentiel de bien comprendre la différence entre **la duplication d’une notice** et **l’utilisation d’un modèle de saisie rapide**. Ces deux outils répondent à des logiques différentes : l’un reproduit intégralement une notice existante, l’autre permet de préremplir uniquement les champs pertinents. 126 126 Le tableau ci-dessous récapitule les usages, avantages et limites de chaque méthode : 127 127 128 -(% class="table-bordered" %) 129 129 (% class="active" %)|=**Fonction**|=**Définition**|=**Avantages**|=**Risques** 130 130 |**Duplication de notice**|Création d'une nouvelle notice en copiant **l'intégralité** d'une notice existante|Rapide si toutes les données sont à reprendre à l’identique|Risque d’oublier de supprimer ou modifier des champs non pertinents : 131 131 – Liens photo ... ... @@ -286,6 +286,12 @@ 286 286 1. Sélectionnez le ou les termes souhaités. 287 287 1. Cliquez sur **Valider** pour rapatrier le lien dans la notice. 288 288 283 +(% class="box infomessage" %) 284 +((( 285 +Le bouton de suppression associé au champ permet de **retirer tous les liens** (sans supprimer les notices d’autorité). 286 +Si vous êtes habilité·e, un bouton permet également de **créer une nouvelle autorité** à la volée. 287 +))) 288 + 289 289 [[Ex. Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → recherche, sélection et validation de l'autorité personne dans l'assistant.>>image:1751959991697-634.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 290 290 291 291 ... ... @@ -296,7 +296,6 @@ 296 296 297 297 Pour choisir le mode de recherche le plus adapté dans l’assistant d’autorité, il est utile de bien comprendre les différences entre la **recherche simple** et la **recherche avancée**. Le tableau ci-dessous vous aide à identifier rapidement les atouts et les cas d’usage de chacun. 298 298 299 -(% class="table-bordered" %) 300 300 (% class="active" %)|(% style="text-align:center; width:125px" %)**Critère**|(% style="text-align:center; width:323px" %)**Recherche simple **|(% style="text-align:center; width:431px" %)**Recherche avancée** 301 301 |(% style="text-align:center; width:125px" %)Accès|(% style="text-align:center; width:323px" %)Par défaut à l’ouverture de l’assistant|(% style="text-align:center; width:431px" %)Via le bouton **Avancée >>** depuis la recherche simple 302 302 |(% style="text-align:center; width:125px" %)Objectif|(% style="text-align:center; width:323px" %)Trouver rapidement une autorité avec un mot-clé|(% style="text-align:center; width:431px" %)Affiner la recherche en combinant plusieurs critères (recherche experte) ... ... @@ -324,216 +324,176 @@ 324 324 [[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → autorités rapatriée dans le champ. >>image:1744267909001-661.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 325 325 326 326 327 -= Créer une autorité liée = 328 328 329 -Lors de la saisie d’une notice, il peut arriver que l’autorité recherchée (personne, lieu, collection, etc.) n’existe pas encore dans la base. Flora propose alors un raccourci pour créer immédiatement la nouvelle autorité, sans quitter la saisie en cours. 330 330 331 -Étapes de création : 332 332 333 -1. **Cliquez sur le bouton **[[image:1752042218305-859.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="32" width="34"]]à droite du champ soumis à autorité. 334 -1. **Une nouvelle fenêtre s’ouvre**, affichant la grille de saisie de la notice d’autorité (personne, lieu, collection… selon le champ concerné). 335 -1. **Complétez les champs obligatoires et utiles** de la nouvelle notice d’autorité. 336 -1. **Cliquez sur Enregistrer.** 337 -1. **Retour automatique** à la grille de saisie initiale, avec le lien vers la nouvelle autorité inséré dans le champ. 338 338 339 -(% class="box infomessage" %) 330 + 331 + 332 +))) 333 +)))|(% style="width:300px" %)((( 334 +(% class="box" %) 340 340 ((( 341 -Cette fonctionnalité est uniquement disponible si le **profil utilisateur** dispose des droits nécessaires. 342 -Elle est généralement réservée aux profils administrateurs et aux utilisateurs habilités à enrichir les autorités. 336 +**Sommaire** 337 + 338 +{{toc depth="2" numbered="true"/}} 343 343 ))) 344 344 345 -[[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → clic sur le bouton de création.>>image:1752041695676-894.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 341 +(% class="box" %) 342 +((( 343 +**Aller plus loin** 346 346 345 +* [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]] 346 +* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]] 347 +* [[Modifier l'aide en ligne>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Modifier l’aide en ligne.WebHome]] 348 +* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome]] 349 +))) 347 347 348 -[[Ex. Grille de saisie autorité personnes → saisie des champs obligatoire et utiles puis enregistrement.>>image:1752042299046-236.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 349 - 350 - 351 -[[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → retour à la grille de saisie initiale : l'autorité saisie a été rapatriée dans le champ. >>image:1752041758619-395.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 351 +(% class="box" %) 352 +((( 353 +**Icônes principales** 352 352 ))) 355 +))) 353 353 354 354 355 355 356 356 360 += Créer un terme dans une liste = 357 357 358 358 363 +En saisie standard, il est possible de compléter une liste avec de nouvelles des valeurs. 359 359 360 - =Ajouter un terme dans une liste=365 +Selon les profils utilisateurs, les agents habilités peuvent enrichir le contenu d'une liste (déroulante ou longue), si le champ dispose de cette option.Le bouton [[image:1744210149421-781.png]] indique la possibilité d'ajouter des valeurs à une liste. Son emplacement est différent selon la liste considérée : une liste déroulante ou une liste longue (voir ci-dessus). 361 361 362 - Lorsde la saisie, certains champs detype liste (déroulanteou longue) peuvent être enrichis par les utilisateurs habilités. Cela permet d’ajouter de nouvelles valeurs sans quitter la notice en cours.367 +== Liste déroulante == 363 363 364 - L’ajoutestautoriséuniquement si:369 +//Exemple avec le champ TYPE, dans une notice Entrées ~:// 365 365 366 -* le champ concerné est paramétré pour accepter l’enrichissement, 367 -* et si l’utilisateur dispose des droits requis (profil administrateur ou habilité). 371 +Le bouton [[image:1744210149421-781.png]] située à droite de la zone, permet d'ajouter un nouveau terme.// //Cliquer dessus. 368 368 369 - L’**icône d’ajout**[[image:1752042949344-726.png||data-xwiki-image-style-border="true"]]indique que l’ajout de valeurs est possible.373 +[[image:1744210222945-989.png]] 370 370 371 -(% class="box infomessage" %) 372 -((( 373 -Bonnes pratiques : 375 +//Visualisation de la fonctionnalité d'ajout d'un terme dans une liste courte// 374 374 375 -* Vérifiez qu’un terme similaire n’existe pas déjà avant d’en créer un nouveau. 376 -* Ne jamais modifier manuellement le champ **Code**. 377 -* Supprimez tout terme inutile **avant** de valider. 378 -* Si le bouton n’est pas affiché, vous ne pouvez pas ajouter vous-même une nouvelle valeur. L’ajout devra être réalisé par un administrateur fonctionnel. En cas de doute ou de restriction, sollicitez votre administrateur fonctionnel. 379 -))) 377 +Un clic sur le bouton affiche la fenêtre d'ajout de valeurs. Elle présente : 380 380 381 -== Listes déroulantes == 379 +* une barre d'outils avec les boutons (ajouter un item) et (supprimer les items sélectionnés) 380 +* une zone de saisie permettant de définir une nouvelle valeur (code et libellé) 381 +* la liste courante (non modifiable). 382 382 383 -1. Cliquez sur l’icône [[image:1752043338393-575.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="33" width="35"]] située à droite de la liste déroulante. 384 -Une fenêtre d’ajout s’ouvre, vous permettant de créer une ou plusieurs nouvelles valeurs. 385 -1. Dans cette fenêtre : 383 +Renseigner le nouveau terme dans le champ **Libellé** et cliquer sur valider pour enregistrer le nouveau terme dans la liste : 386 386 387 -* Une ligne vide est automatiquement proposée : **renseignez le libellé** (champ obligatoire). 388 -* Pour **ajouter plusieurs valeurs**, utilisez les **boutons de la barre d’outils** en haut de la fenêtre (ajout ou suppression de lignes). 385 +[[image:1744210276379-163.png]] 389 389 390 -(% start="3" %) 391 -1. Cliquez sur **Valider** pour enregistrer les nouvelles valeurs. 392 -Les nouveaux termes sont immédiatement intégrés à la liste et deviennent sélectionnables dans le champ. 387 +//Ajout d'un nouveau terme/ libellé dans la liste courte// 393 393 394 - [[Ex. Liste**Type** danslesentrées →ajoutd'unterme.>>image:1752044708346-334.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]389 +//Ne pas modifier le champ CODE. Ce champ est réservé aux équipes de Flora.// 395 395 396 - 397 -))) 391 +[[image:1744210347789-938.png]] 398 398 399 - [[Ex.Résultat→nouveauterme immédiatement ajoutéàlalisteet sélectionnable.>>image:1744210347789-938.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]393 +//Résultat : ajout de la nouvelle valeur sur liste déroulante// 400 400 395 +== Liste longue == 401 401 402 -((( 403 -== Listes longues : une étape supplémentaire == 397 +Dans une liste longue, le bouton [[image:1744210470829-953.png]] est disponible à droite de la zone : un clic sur ce bouton affiche la liste avec le bouton [[image:1744210492776-343.png]] associé. 404 404 405 -Dans les listes longues, l’ajout d’un nouveau terme suit le même principe que pour les listes déroulantes, **à une différence près** : 406 -le bouton [[image:1752045487385-423.png||data-xwiki-image-style-border="true"]]n’est pas directement visible à droite du champ. 399 +[[image:1744210533401-483.png]] 407 407 408 - Procédure:401 +//Visualisation de la liste longue avec bouton d'ajout de valeur// 409 409 410 -1. Cliquez d’abord sur le bouton [[image:1744210470829-953.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="44" width="30"]] pour **ouvrir la liste.** 411 -1. Dans la nouvelle fenêtre, utilisez le bouton [[image:1752045525067-815.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] situé en bas à droite, pour insérer une nouvelle valeur. 412 -1. Vous accédez alors à la même interface d’ajout avec possibilité d’ajouter ou supprimer plusieurs termes avant validation. 403 +Un clic sur le bouton affiche la fenêtre d'ajout de valeurs. Elle présente : 413 413 414 -(% class="box infomessage" %) 415 -((( 416 -Pensez à bien valider pour enregistrer vos ajouts. Les nouvelles valeurs seront immédiatement disponibles à la sélection. 417 -))) 405 +* une barre d'outils avec les boutons (ajouter un item) et (supprimer les items sélectionnés) 406 +* une zone de saisie permettant de définir une nouvelle valeur (code et libellé) 407 +* la liste courante (non modifiable). 418 418 419 - [[Ex. Liste**Conditionsdemanutention** danslesbiens →ouverture delaliste et clicsur lebouton de création.>>image:1752045931813-985.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]409 +Renseigner le nouveau terme dans le champ **Libellé** et cliquer sur valider pour enregistrer le nouveau terme dans la liste : 420 420 411 +[[image:1744210578813-384.png]] 421 421 422 - [[Ex. Liste**Conditions demanutention**danslesbiens→ saisie dutermeet validation.>>image:1752046150702-919.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]413 +//Fenêtre d'ajout de valeurs à une liste longue// 423 423 415 +//Ne pas modifier le champ CODE. Ce champ est réservé aux équipes de Flora.// 424 424 425 - ==Supprimerun terme ajoutéparerreurdansuneliste==417 +Les valeurs sont effectivement ajoutées à la liste suite à un clic sur** Valider**. Un clic sur Annuler stoppe l'opération. 426 426 427 - Lorsde l’ajout de nouvelles valeursdansune**listedéroulante**ou**liste longue**,ilest possibledesupprimerun termeavantvalidationsiune erreura été commise.419 +* Pour créer des termes en plus : dans la fenêtre de saisie des nouvelles valeurs, cliquer sur [[image:1744210627834-465.png]] , pour renseigner un nouveau libellé. Cliquer ensuite sur valider. Les nouveaux termes sont présentés dans la liste des valeurs. 428 428 429 -Comment faire : 430 430 431 -1. Dans la fenêtre d’ajout, cochez la case située à gauche de la ou des lignes à supprimer. 432 -1. Cliquez sur le bouton [[image:1752044286842-233.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="26" width="30"]] situé dans la **barre d’outils en haut à droite** de la fenêtre. 433 -1. Le ou les termes sont immédiatement retirés de la liste en cours d’édition. 434 434 435 -(% class="box warningmessage" %) 436 -((( 437 -La suppression n’est possible **qu’avant la validation finale**. Une fois les termes enregistrés, seuls les administrateurs pourront intervenir sur la liste. 438 -))) 423 +[[image:1744210745453-989.png]] 439 439 440 -[[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → suppression de plusieurs termes avant validation.>>image:1752044520714-289.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 441 441 426 +//Ajout de valeurs dans la liste// 442 442 443 - =Vider un champ contrôlé=428 +* Pour supprimer un(des) terme(s), les cocher dans la liste des nouvelles valeurs puis cliquer sur le bouton [[image:1744210815765-685.png]] : le(s) terme(s) est(sont) supprimé(s). 444 444 445 - Dans les grilles de saisie, deux options permettent de retirer les valeurs d’un champcontrôlé (autorités, thésaurus, datation, listes, liens documentaires, etc.)430 +[[image:1744210799391-632.png]] 446 446 447 - ==Retirertoutesles valeursdu champ ==432 +//Tout nouveau terme non retenu doit être supprimé AVANT validation.// 448 448 449 - Lebouton[[image:1744268486947-525.png||data-xwiki-image-style-border="true"]]situéàdroiteduchamppermet de**viderentièrement**soncontenu.434 +Cliquer sur Valider pour accepter l'intégration des termes dans la liste ou Annuler pour stopper l'opération. Les nouveaux termes apparaissent à la fin de la liste et peuvent être sélectionnés. 450 450 451 -(% class="box warningmessage" %) 452 -((( 453 -Attention : ce bouton **supprime toutes les valeurs** du champ en un seul clic. 454 -))) 436 += Retirer les valeurs d'un champ = 455 455 456 - [[Ex.Champ** Dénomination **dans la tabledesbiens →clicsur la fonctionnalité.>>image:1744268557540-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]438 +== Retirer en un clic toutes les valeurs d'un champ == 457 457 440 +Dans les grilles de saisie, le bouton [[image:1744268486947-525.png]]est disponible à droite des champs qui sont renseignés par appel d'assistants de choix (datations, listes, autorités, termes de thesaurus, notices documentaires, liens). Ce bouton est également présent dans les fenêtres d'assistants de choix correspondantes. Ce dernier permet de retirer en un clic tous les termes inscrits dans un champ. 458 458 459 - [[Ex. Résultat→ champ** Dénomination**vidé.>>image:1744268598544-349.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]442 +__Exemple pour la table des biens__ : 460 460 461 - == Retirer une valeur spécifique ==444 +[[image:1744268557540-956.png]] 462 462 463 - Lorsque plusieurstermes sontprésentsdans unchamp,ilestpossiblederetirer**une seule valeur**grâce à la **croix** affichée à côté de chaque terme.446 +Résultat : le champ entier a été vidé. 464 464 465 -(% class="box infomessage" %) 466 -((( 467 -Bonnes pratiques : 448 +[[image:1744268598544-349.png]] 468 468 469 -* Ne pas utiliser le bouton de suppression global si vous ne souhaitez pas tout effacer. 470 -* La suppression est immédiate, uniquement pour le terme cliqué. 471 -* Si d'autres champs ont hérité de cette valeur (par duplication ou modèle de saisie rapide), pensez à les vérifier et les ajuster manuellement. 472 -))) 450 +== Retirer unitairement les valeurs d'un champ == 473 473 474 - [[Ex.Champ** Dénomination**dans latabledesbiens →clicsur la croixpourretirerletermeicône.>>image:1744268647429-243.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]452 +Si plusieurs termes sont inscrits dans le champ et que l'on souhaite retirer qu'un seul terme, il convient d'utiliser la croix associée [[image:1744268522556-632.png]] et de ne pas cliquer sur le bouton [[image:1744268486947-525.png]]. Dans le cas contraire, l'entièreté des valeurs saisies dans le champ seront retirées. 475 475 454 +__Exemple pour la table des biens__ : 476 476 477 -[[ Ex. Résultat → termeicône retiré du champ** Dénomination. **>>image:1744268693656-506.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]456 +[[image:1744268647429-243.png]] 478 478 458 +//Exemple de suppression unitaire// 479 479 480 - = Utiliserleclavierunicode=460 +Résultat : seul le terme icône a été retiré du champ. 481 481 482 - Le clavier Unicode permet de saisir des caractères spéciaux et multilingues dans Flora, notamment pour :462 +[[image:1744268693656-506.png]] 483 483 484 -* les textes anciens (grec ou latin, translittérations, diacritiques rares), 485 -* les langues non latines comme le chinois, le japonais ou l’arabe, 486 -* ou toute saisie nécessitant des signes typographiques ou linguistiques spécifiques. 464 +//Seule la valeur du champ correspondant est retirée. Si d'autres champs ont hérité de cette valeur, il convient de les supprimer manuellement.// 487 487 488 -Dans Flora, le clavier Unicode est accessible depuis l’espace de travail **Décrire**, dans le menu **Outils**. 489 489 490 - Pour l'utiliser:467 += Caractères à ignorer à l'indexation = 491 491 492 -1. Ouvrez la fenêtre Unicode. 493 -1. Choisissez le jeu de caractères souhaité (latin, grec, cyrillique, etc.). 494 -1. Cliquez sur les lettres ou symboles à insérer. 495 -1. Copiez la chaîne produite puis collez-la dans le champ texte de Flora concerné (ex. Champ** Transcription des inscriptions,** grille de saisie des biens). 496 - 497 497 (% class="box infomessage" %) 498 498 ((( 499 -Bon à savoir : 500 - 501 -* Le clavier Unicode est **compatible avec tous les champs texte** de Flora. 502 -* Il permet une **saisie standardisée et internationale**, conforme aux règles de catalogage ou de transcription. 503 -* Il évite les erreurs liées au copier-coller depuis des outils externes. 471 +//Pour utiliser cette fonctionnalité, il faut que le champ dispose du contrôle MARC, mais cette fonctionnalité n'est pas limitée à une application de type MARC (utilisé préférentiellement en Bibliothèque).// 504 504 ))) 505 505 506 - [[Accès clavier unicode dansFlora.>>image:1752049189710-664.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]474 +Pour certains champs, il est possible d'indiquer à Flora que les premiers caractères ne sont pas à prendre en compte dans l'index. Cela permet d'afficher le contenu complet sans indexer les articles au début. Ainsi, si on saisit [La ]Cousine Bette dans un champ, le contenu complet affiche La Cousine Bette mais l'entrée dans l'index est Cousine Bette. 507 507 476 +[[image:1744266472839-529.png]] 508 508 509 - [[Clavierunicode→ouverture d'une nouvellefenêtre,sélectionde l'alphabetcyrilliqueet choix descaractères.>>image:1752049261731-843.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]478 +//Exemple dans la grille de saisie de la Bibliothèque, sur le champ Titre// 510 510 480 +[[image:1744266523925-837.png]] 511 511 482 +//Résultat sur la notice Bibliothèque : l'article est présent// 512 512 513 - 514 -))) 515 -)))|(% style="width:300px" %)((( 516 -(% class="box" %) 517 -((( 518 -**Sommaire** 484 +[[image:1744266561792-928.png]] 519 519 520 -{{toc depth="2" numbered="true"/}} 521 -))) 486 +//Exemple de recherche sur index : l'article n'est pas indexé// 522 522 523 -(% class="box" %) 524 -((( 525 -**Aller plus loin** 488 +Dans un champ avec contrôle marc, pour que les crochets soient pris en compte en tant que tels, il suffit de les doubler (ceci est inutile si le crochet n'est pas le premier caractère). 526 526 527 -* [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]] 528 -* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]] 529 -* [[Modifier l'aide en ligne>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Modifier l’aide en ligne.WebHome]] 530 -* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome]] 531 -))) 490 +[[image:1744266635460-134.png]] 532 532 533 -(% class="box" %) 534 -((( 535 -**Icônes principales** 536 -))) 537 -))) 492 +//Saisie de texte entre double crochets dans un champ avec contrôle marc// 538 538 494 +[[image:1744266659890-594.png]] 495 + 496 +//Affichage du contenu du champ entre crochets// 497 + 539 539
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