Modifications pour le document Exploiter les outils d’aide à la saisie

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/15 14:27

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Détails

Propriétés de la Page

Contenu

@@ -2,7 +2,6 @@
  |(% style="width:840px" %)(((
  (((
--(((
  (% class="box" %)
  (((
@@ -42,8 +42,6 @@
--
--
  [[Ex. table photothèque → clic droit sur le champ **Titre/légende** pour afficher les informations complémentaires.>>image:1744196121351-940.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -341,7 +341,7 @@
  Elle est généralement réservée aux profils administrateurs et aux utilisateurs habilités à enrichir les autorités.
  )))
--[[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → clic sur le bouton de création.>>image:1752041695676-894.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → clic sur le bouton de création d'une autorité.>>image:1752041695676-894.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
  [[Ex. Grille de saisie autorité personnes → saisie des champs obligatoire et utiles puis enregistrement.>>image:1752042299046-236.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -353,8 +353,6 @@
--
--
  = Ajouter un terme dans une liste =
  Lors de la saisie, certains champs de type liste (déroulante ou longue) peuvent être enrichis par les utilisateurs habilités. Cela permet d’ajouter de nouvelles valeurs sans quitter la notice en cours.
@@ -366,172 +366,184 @@
  L’**icône d’ajout** [[image:1752042949344-726.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] indique que l’ajout de valeurs est possible.
++(% class="box warningmessage" %)
++(((
++Si le bouton n’est pas affiché, vous ne pouvez pas ajouter vous-même une nouvelle valeur. L’ajout devra être réalisé par un administrateur fonctionnel.
++)))
++
++
  (% class="box infomessage" %)
  (((
  Bonnes pratiques :
++)))
  * Vérifiez qu’un terme similaire n’existe pas déjà avant d’en créer un nouveau.
  * Ne jamais modifier manuellement le champ **Code**.
  * Supprimez tout terme inutile **avant** de valider.
--* Si le bouton n’est pas affiché, vous ne pouvez pas ajouter vous-même une nouvelle valeur. L’ajout devra être réalisé par un administrateur fonctionnel. En cas de doute ou de restriction, sollicitez votre administrateur fonctionnel.
++* En cas de doute ou de restriction, sollicitez votre administrateur fonctionnel.
++
++
++)))|(% style="width:300px" %)(((
++(% class="box" %)
++(((
++**Sommaire**
++
++{{toc depth="2" numbered="true"/}}
  )))
--== Listes déroulantes ==
++(% class="box" %)
++(((
++**Aller plus loin**
--1. Cliquez sur l’icône [[image:1752043338393-575.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="33" width="35"]] située à droite de la liste déroulante.
--Une fenêtre d’ajout s’ouvre, vous permettant de créer une ou plusieurs nouvelles valeurs.
--1. Dans cette fenêtre :
++* [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
++* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
++* [[Modifier l'aide en ligne>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Modifier l’aide en ligne.WebHome]]
++* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome]]
++)))
--* Une ligne vide est automatiquement proposée : **renseignez le libellé** (champ obligatoire).
--* Pour **ajouter plusieurs valeurs**, utilisez les **boutons de la barre d’outils** en haut de la fenêtre (ajout ou suppression de lignes).
++(% class="box" %)
++(((
++**Icônes principales**
++)))
++)))
--(% start="3" %)
--1. Cliquez sur **Valider** pour enregistrer les nouvelles valeurs.
--Les nouveaux termes sont immédiatement intégrés à la liste et deviennent sélectionnables dans le champ.
--[[Ex. Liste **Type** dans les entrées →  ajout d'un terme.>>image:1752044708346-334.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--)))
--[[Ex. Résultat → nouveau terme immédiatement ajouté à la liste et sélectionnable. >>image:1744210347789-938.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++En saisie standard, il est possible de compléter une liste avec de nouvelles des valeurs.
--(((
--== Listes longues : une étape supplémentaire ==
++Selon les profils utilisateurs, les agents habilités peuvent enrichir le contenu d'une liste (déroulante ou longue),  si le champ dispose de cette option.Le bouton [[image:1744210149421-781.png]] indique la possibilité d'ajouter des valeurs à une liste. Son emplacement est différent selon la liste considérée : une liste déroulante ou une liste longue (voir ci-dessus).
--Dans les listes longues, l’ajout d’un nouveau terme suit le même principe que pour les listes déroulantes, **à une différence près** :
--le bouton [[image:1752045487385-423.png||data-xwiki-image-style-border="true"]]n’est pas directement visible à droite du champ.
++== Liste déroulante ==
--Procédure :
++//Exemple avec le champ TYPE, dans une notice Entrées ~://
--1. Cliquez d’abord sur le bouton [[image:1744210470829-953.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="44" width="30"]] pour **ouvrir la liste.**
--1. Dans la nouvelle fenêtre, utilisez le bouton [[image:1752045525067-815.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] situé en bas à droite, pour insérer une nouvelle valeur.
--1. Vous accédez alors à la même interface d’ajout avec possibilité d’ajouter ou supprimer plusieurs termes avant validation.
++Le bouton [[image:1744210149421-781.png]] située à droite de la zone, permet d'ajouter un nouveau terme.// //Cliquer dessus.
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--Pensez à bien valider pour enregistrer vos ajouts. Les nouvelles valeurs seront immédiatement disponibles à la sélection.
--)))
++[[image:1744210222945-989.png]]
--[[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → ouverture de la liste et clic sur le bouton de création. >>image:1752045931813-985.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++//Visualisation de la fonctionnalité d'ajout d'un terme dans une liste courte//
++Un clic sur le bouton affiche la fenêtre d'ajout de valeurs. Elle présente :
--[[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → saisie du terme et validation.>>image:1752046150702-919.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++* une barre d'outils avec les boutons (ajouter un item) et (supprimer les items sélectionnés)
++* une zone de saisie permettant de définir une nouvelle valeur (code et libellé)
++* la liste courante (non modifiable).
++Renseigner le nouveau terme dans le champ **Libellé** et cliquer sur valider pour enregistrer le nouveau terme dans la liste :
--== Supprimer un terme ajouté par erreur dans une liste ==
++[[image:1744210276379-163.png]]
--Lors de l’ajout de nouvelles valeurs dans une **liste déroulante** ou **liste longue**, il est possible de supprimer un terme avant validation si une erreur a été commise.
++//Ajout d'un nouveau terme/ libellé dans la liste courte//
--Comment faire :
++//Ne pas modifier le champ CODE. Ce champ est réservé aux équipes de Flora.//
--1. Dans la fenêtre d’ajout, cochez la case située à gauche de la ou des lignes à supprimer.
--1. Cliquez sur le bouton [[image:1752044286842-233.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="26" width="30"]] situé dans la **barre d’outils en haut à droite** de la fenêtre.
--1. Le ou les termes sont immédiatement retirés de la liste en cours d’édition.
++[[image:1744210347789-938.png]]
--(% class="box warningmessage" %)
--(((
--La suppression n’est possible **qu’avant la validation finale**. Une fois les termes enregistrés, seuls les administrateurs pourront intervenir sur la liste.
--)))
++//Résultat : ajout de la nouvelle valeur sur liste déroulante//
--[[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → suppression de plusieurs termes avant validation.>>image:1752044520714-289.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++== Liste longue ==
++Dans une liste longue, le bouton [[image:1744210470829-953.png]] est disponible à droite de la zone : un clic sur ce bouton affiche la liste avec le bouton [[image:1744210492776-343.png]] associé.
--= Vider un champ contrôlé =
++[[image:1744210533401-483.png]]
--Dans les grilles de saisie, deux options permettent de retirer les valeurs d’un champ contrôlé (autorités, thésaurus, datation, listes, liens documentaires, etc.)
++//Visualisation de la liste longue avec bouton  d'ajout de valeur//
--== Retirer toutes les valeurs du champ ==
++Un clic sur le bouton affiche la fenêtre d'ajout de valeurs. Elle présente :
--Le bouton [[image:1744268486947-525.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] situé à droite du champ permet de **vider entièrement** son contenu.
++* une barre d'outils avec les boutons (ajouter un item) et (supprimer les items sélectionnés)
++* une zone de saisie permettant de définir une nouvelle valeur (code et libellé)
++* la liste courante (non modifiable).
--(% class="box warningmessage" %)
--(((
--Attention : ce bouton **supprime toutes les valeurs** du champ en un seul clic.
--)))
++Renseigner le nouveau terme dans le champ **Libellé** et cliquer sur valider pour enregistrer le nouveau terme dans la liste :
--[[Ex. Champ** Dénomination **dans la table des biens → clic sur la fonctionnalité.>>image:1744268557540-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[image:1744210578813-384.png]]
++//Fenêtre d'ajout de valeurs à une liste longue//
--[[Ex. Résultat → champ** Dénomination **vidé.>>image:1744268598544-349.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++//Ne pas modifier le champ CODE. Ce champ est réservé aux équipes de Flora.//
--== Retirer une valeur spécifique ==
++Les valeurs sont effectivement ajoutées à la liste suite à un clic sur** Valider**. Un clic sur Annuler stoppe l'opération.
--Lorsque plusieurs termes sont présents dans un champ, il est possible de retirer **une seule valeur** grâce à la **croix** affichée à côté de chaque terme.
++* Pour créer des termes en plus : dans la fenêtre de saisie des nouvelles valeurs, cliquer sur [[image:1744210627834-465.png]] , pour renseigner un nouveau libellé. Cliquer ensuite sur valider. Les nouveaux termes sont présentés dans la liste des valeurs.
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--Bonnes pratiques :
--* Ne pas utiliser le bouton de suppression global si vous ne souhaitez pas tout effacer.
--* La suppression est immédiate, uniquement pour le terme cliqué.
--* Si d'autres champs ont hérité de cette valeur (par duplication ou modèle de saisie rapide), pensez à les vérifier et les ajuster manuellement.
--)))
--[[Ex. Champ** Dénomination **dans la table des biens → clic sur la croix pour retirer le terme icône. >>image:1744268647429-243.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[image:1744210745453-989.png]]
--[[Ex. Résultat → terme icône retiré du champ** Dénomination. **>>image:1744268693656-506.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++//Ajout de valeurs dans la liste//
++* Pour supprimer un(des) terme(s), les cocher dans la liste des nouvelles valeurs puis cliquer sur le bouton  [[image:1744210815765-685.png]] : le(s) terme(s) est(sont) supprimé(s).
--= Utiliser le clavier unicode dans Flora =
++[[image:1744210799391-632.png]]
--Le clavier Unicode permet de saisir des caractères spéciaux et multilingues dans Flora, notamment pour :
++//Tout nouveau terme non retenu doit être supprimé AVANT validation.//
--* les textes anciens (grec ou latin, translittérations, diacritiques rares),
--* les langues non latines comme le chinois, le japonais ou l’arabe,
--* ou toute saisie nécessitant des signes typographiques ou linguistiques spécifiques.
++Cliquer sur Valider pour accepter l'intégration des termes dans la liste ou Annuler pour stopper l'opération. Les nouveaux termes apparaissent à la fin de la liste et peuvent être sélectionnés.
--Dans Flora, le clavier Unicode est accessible depuis l’espace de travail **Décrire**, dans le menu **Outils**.
++= Retirer les valeurs d'un champ =
--Pour l'utiliser :
++== Retirer en un clic toutes les valeurs d'un champ ==
--1. Ouvrez la fenêtre Unicode.
--1. Choisissez le jeu de caractères souhaité (latin, grec, cyrillique, etc.).
--1. Cliquez sur les lettres ou symboles à insérer.
--1. Copiez la chaîne produite puis collez-la dans le champ texte de Flora concerné (ex. Champ** Transcription des inscriptions,** grille de saisie des biens).
++Dans les grilles de saisie, le bouton [[image:1744268486947-525.png]]est disponible à droite des champs qui sont renseignés par appel d'assistants de choix (datations, listes, autorités, termes de thesaurus, notices documentaires, liens). Ce bouton est également présent dans les fenêtres d'assistants de choix correspondantes. Ce dernier permet de retirer en un clic tous les termes inscrits dans un champ.
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--Bon à savoir :
++__Exemple pour la table des biens__ :
--* Le clavier Unicode est **compatible avec tous les champs texte** de Flora.
--* Il permet une **saisie standardisée et internationale**, conforme aux règles de catalogage ou de transcription.
--* Il évite les erreurs liées au copier-coller depuis des outils externes.
--)))
++[[image:1744268557540-956.png]]
--[[Accès clavier unicode dans Flora.>>image:1752049189710-664.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++Résultat : le champ entier a été vidé.
++[[image:1744268598544-349.png]]
--[[Clavier unicode → ouverture d'une nouvelle fenêtre, sélection de la langue et choix des caractères. >>image:1752049261731-843.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++== Retirer unitairement les valeurs d'un champ ==
++Si plusieurs termes sont inscrits dans le champ et que l'on souhaite retirer qu'un seul terme, il convient d'utiliser la croix associée [[image:1744268522556-632.png]] et de ne pas cliquer sur le bouton [[image:1744268486947-525.png]]. Dans le cas contraire, l'entièreté des valeurs saisies dans le champ seront retirées.
++__Exemple pour la table des biens__ :
--
--)))
--)))|(% style="width:300px" %)(((
--(% class="box" %)
--(((
--**Sommaire**
++[[image:1744268647429-243.png]]
--{{toc depth="2" numbered="true"/}}
--)))
++//Exemple de suppression unitaire//
--(% class="box" %)
--(((
--**Aller plus loin**
++Résultat : seul le terme icône a été retiré du champ.
--* [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
--* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
--* [[Modifier l'aide en ligne>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Modifier l’aide en ligne.WebHome]]
--* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome]]
--)))
++[[image:1744268693656-506.png]]
--(% class="box" %)
++//Seule la valeur du champ correspondant est retirée. Si d'autres champs ont hérité de cette valeur, il convient de les supprimer manuellement.//
++
++
++= Caractères à ignorer à l'indexation =
++
++(% class="box infomessage" %)
  (((
--**Icônes principales**
++//Pour utiliser cette fonctionnalité, il faut que le champ dispose du contrôle MARC, mais cette fonctionnalité n'est pas limitée à une application de type MARC (utilisé préférentiellement en Bibliothèque).//
  )))
--)))
++Pour certains champs, il est possible d'indiquer à Flora que les premiers caractères ne sont pas à prendre en compte dans l'index. Cela permet d'afficher le contenu complet sans indexer les articles au début. Ainsi, si on saisit [La ]Cousine Bette dans un champ, le contenu complet affiche La Cousine Bette mais l'entrée dans l'index est Cousine Bette.
++
++[[image:1744266472839-529.png]]
++
++//Exemple dans la grille de saisie de la Bibliothèque, sur le champ Titre//
++
++[[image:1744266523925-837.png]]
++
++//Résultat sur la notice Bibliothèque : l'article est présent//
++
++[[image:1744266561792-928.png]]
++
++//Exemple de recherche sur index : l'article n'est pas indexé//
++
++Dans un champ avec contrôle marc, pour que les crochets soient pris en compte en tant que tels, il suffit de les doubler (ceci est inutile si le crochet n'est pas le premier caractère).
++
++[[image:1744266635460-134.png]]
++
++//Saisie de texte entre double crochets dans un champ avec contrôle marc//
++
++[[image:1744266659890-594.png]]
++
++//Affichage du contenu du champ entre crochets//
++

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Contenu

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