Modifications pour le document Exploiter les outils d’aide à la saisie

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/15 14:27

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Détails

Propriétés de la Page

Contenu

@@ -2,7 +2,6 @@
  |(% style="width:840px" %)(((
  (((
--(((
  (% class="box" %)
  (((
@@ -118,7 +118,7 @@
  [[Ex. Table des biens →  suppression d'un modèle en doublon.>>image:1751890493835-208.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--== Quelle différence entre duplication de notice et modèle de saisie rapide ? ==
++== Ne pas confondre duplication de notice et modèle de saisie rapide ==
  Avant de choisir un mode de saisie, il est essentiel de bien comprendre la différence entre **la duplication d’une notice** et **l’utilisation d’un modèle de saisie rapide**. Ces deux outils répondent à des logiques différentes : l’un reproduit intégralement une notice existante, l’autre permet de préremplir uniquement les champs pertinents.
  Le tableau ci-dessous récapitule les usages, avantages et limites de chaque méthode :
@@ -324,201 +324,188 @@
  = Créer une autorité liée =
--Lors de la saisie d’une notice, il peut arriver que l’autorité recherchée (personne, lieu, collection, etc.) n’existe pas encore dans la base. Flora propose alors un raccourci pour créer immédiatement la nouvelle autorité, sans quitter la saisie en cours.
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++Si vous êtes habilité·e, le bouton [[image:1752041817077-491.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] permet également de **créer une nouvelle autorité** à la volée.
++)))
--Étapes de création :
++[[Légende>>image:1752041695676-894.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--1. **Cliquez sur le bouton **[[image:1752042218305-859.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="32" width="34"]]à droite du champ soumis à autorité.
--1. **Une nouvelle fenêtre s’ouvre**, affichant la grille de saisie de la notice d’autorité (personne, lieu, collection… selon le champ concerné).
--1. **Complétez les champs obligatoires et utiles** de la nouvelle notice d’autorité.
--1. **Cliquez sur Enregistrer.**
--1. **Retour automatique** à la grille de saisie initiale, avec le lien vers la nouvelle autorité inséré dans le champ.
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--Cette fonctionnalité est uniquement disponible si le **profil utilisateur** dispose des droits nécessaires.
--Elle est généralement réservée aux profils administrateurs et aux utilisateurs habilités à enrichir les autorités.
++[[Légende>>image:1752041794288-500.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++
++[[Légende>>image:1752041758619-395.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
  )))
--[[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → clic sur le bouton de création.>>image:1752041695676-894.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[Ex. Grille de saisie autorité personnes → saisie des champs obligatoire et utiles puis enregistrement.>>image:1752042299046-236.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → retour à la grille de saisie initiale : l'autorité saisie a été rapatriée dans le champ. >>image:1752041758619-395.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++)))|(% style="width:300px" %)(((
++(% class="box" %)
++(((
++**Sommaire**
++
++{{toc depth="2" numbered="true"/}}
  )))
++(% class="box" %)
++(((
++**Aller plus loin**
++* [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
++* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
++* [[Modifier l'aide en ligne>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Modifier l’aide en ligne.WebHome]]
++* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome]]
++)))
++(% class="box" %)
++(((
++**Icônes principales**
++)))
++)))
--= Ajouter un terme dans une liste =
--Lors de la saisie, certains champs de type liste (déroulante ou longue) peuvent être enrichis par les utilisateurs habilités. Cela permet d’ajouter de nouvelles valeurs sans quitter la notice en cours.
--L’ajout est autorisé uniquement si :
++= Créer un terme dans une liste =
--* le champ concerné est paramétré pour accepter l’enrichissement,
--* et si l’utilisateur dispose des droits requis (profil administrateur ou habilité).
--L’**icône d’ajout** [[image:1752042949344-726.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] indique que l’ajout de valeurs est possible.
++En saisie standard, il est possible de compléter une liste avec de nouvelles des valeurs.
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--Bonnes pratiques :
++Selon les profils utilisateurs, les agents habilités peuvent enrichir le contenu d'une liste (déroulante ou longue),  si le champ dispose de cette option.Le bouton [[image:1744210149421-781.png]] indique la possibilité d'ajouter des valeurs à une liste. Son emplacement est différent selon la liste considérée : une liste déroulante ou une liste longue (voir ci-dessus).
--* Vérifiez qu’un terme similaire n’existe pas déjà avant d’en créer un nouveau.
--* Ne jamais modifier manuellement le champ **Code**.
--* Supprimez tout terme inutile **avant** de valider.
--* Si le bouton n’est pas affiché, vous ne pouvez pas ajouter vous-même une nouvelle valeur. L’ajout devra être réalisé par un administrateur fonctionnel. En cas de doute ou de restriction, sollicitez votre administrateur fonctionnel.
--)))
++== Liste déroulante ==
--== Listes déroulantes ==
++//Exemple avec le champ TYPE, dans une notice Entrées ~://
--1. Cliquez sur l’icône [[image:1752043338393-575.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="33" width="35"]] située à droite de la liste déroulante.
--Une fenêtre d’ajout s’ouvre, vous permettant de créer une ou plusieurs nouvelles valeurs.
--1. Dans cette fenêtre :
++Le bouton [[image:1744210149421-781.png]] située à droite de la zone, permet d'ajouter un nouveau terme.// //Cliquer dessus.
--* Une ligne vide est automatiquement proposée : **renseignez le libellé** (champ obligatoire).
--* Pour **ajouter plusieurs valeurs**, utilisez les **boutons de la barre d’outils** en haut de la fenêtre (ajout ou suppression de lignes).
++[[image:1744210222945-989.png]]
--(% start="3" %)
--1. Cliquez sur **Valider** pour enregistrer les nouvelles valeurs.
--Les nouveaux termes sont immédiatement intégrés à la liste et deviennent sélectionnables dans le champ.
++//Visualisation de la fonctionnalité d'ajout d'un terme dans une liste courte//
--[[Ex. Liste **Type** dans les entrées →  ajout d'un terme.>>image:1752044708346-334.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++Un clic sur le bouton affiche la fenêtre d'ajout de valeurs. Elle présente :
--
--)))
++* une barre d'outils avec les boutons (ajouter un item) et (supprimer les items sélectionnés)
++* une zone de saisie permettant de définir une nouvelle valeur (code et libellé)
++* la liste courante (non modifiable).
--[[Ex. Résultat → nouveau terme immédiatement ajouté à la liste et sélectionnable. >>image:1744210347789-938.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++Renseigner le nouveau terme dans le champ **Libellé** et cliquer sur valider pour enregistrer le nouveau terme dans la liste :
++[[image:1744210276379-163.png]]
--(((
--== Listes longues : une étape supplémentaire ==
++//Ajout d'un nouveau terme/ libellé dans la liste courte//
--Dans les listes longues, l’ajout d’un nouveau terme suit le même principe que pour les listes déroulantes, **à une différence près** :
--le bouton [[image:1752045487385-423.png||data-xwiki-image-style-border="true"]]n’est pas directement visible à droite du champ.
++//Ne pas modifier le champ CODE. Ce champ est réservé aux équipes de Flora.//
--Procédure :
++[[image:1744210347789-938.png]]
--1. Cliquez d’abord sur le bouton [[image:1744210470829-953.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="44" width="30"]] pour **ouvrir la liste.**
--1. Dans la nouvelle fenêtre, utilisez le bouton [[image:1752045525067-815.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] situé en bas à droite, pour insérer une nouvelle valeur.
--1. Vous accédez alors à la même interface d’ajout avec possibilité d’ajouter ou supprimer plusieurs termes avant validation.
++//Résultat : ajout de la nouvelle valeur sur liste déroulante//
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--Pensez à bien valider pour enregistrer vos ajouts. Les nouvelles valeurs seront immédiatement disponibles à la sélection.
--)))
++== Liste longue ==
--[[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → ouverture de la liste et clic sur le bouton de création. >>image:1752045931813-985.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++Dans une liste longue, le bouton [[image:1744210470829-953.png]] est disponible à droite de la zone : un clic sur ce bouton affiche la liste avec le bouton [[image:1744210492776-343.png]] associé.
++[[image:1744210533401-483.png]]
--[[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → saisie du terme et validation.>>image:1752046150702-919.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++//Visualisation de la liste longue avec bouton  d'ajout de valeur//
++Un clic sur le bouton affiche la fenêtre d'ajout de valeurs. Elle présente :
--== Supprimer un terme ajouté par erreur dans une liste ==
++* une barre d'outils avec les boutons (ajouter un item) et (supprimer les items sélectionnés)
++* une zone de saisie permettant de définir une nouvelle valeur (code et libellé)
++* la liste courante (non modifiable).
--Lors de l’ajout de nouvelles valeurs dans une **liste déroulante** ou **liste longue**, il est possible de supprimer un terme avant validation si une erreur a été commise.
++Renseigner le nouveau terme dans le champ **Libellé** et cliquer sur valider pour enregistrer le nouveau terme dans la liste :
--Comment faire :
++[[image:1744210578813-384.png]]
--1. Dans la fenêtre d’ajout, cochez la case située à gauche de la ou des lignes à supprimer.
--1. Cliquez sur le bouton [[image:1752044286842-233.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="26" width="30"]] situé dans la **barre d’outils en haut à droite** de la fenêtre.
--1. Le ou les termes sont immédiatement retirés de la liste en cours d’édition.
++//Fenêtre d'ajout de valeurs à une liste longue//
--(% class="box warningmessage" %)
--(((
--La suppression n’est possible **qu’avant la validation finale**. Une fois les termes enregistrés, seuls les administrateurs pourront intervenir sur la liste.
--)))
++//Ne pas modifier le champ CODE. Ce champ est réservé aux équipes de Flora.//
--[[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → suppression de plusieurs termes avant validation.>>image:1752044520714-289.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++Les valeurs sont effectivement ajoutées à la liste suite à un clic sur** Valider**. Un clic sur Annuler stoppe l'opération.
++* Pour créer des termes en plus : dans la fenêtre de saisie des nouvelles valeurs, cliquer sur [[image:1744210627834-465.png]] , pour renseigner un nouveau libellé. Cliquer ensuite sur valider. Les nouveaux termes sont présentés dans la liste des valeurs.
--= Vider un champ contrôlé =
--Dans les grilles de saisie, deux options permettent de retirer les valeurs d’un champ contrôlé (autorités, thésaurus, datation, listes, liens documentaires, etc.)
--== Retirer toutes les valeurs du champ ==
++[[image:1744210745453-989.png]]
--Le bouton [[image:1744268486947-525.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] situé à droite du champ permet de **vider entièrement** son contenu.
--(% class="box warningmessage" %)
--(((
--Attention : ce bouton **supprime toutes les valeurs** du champ en un seul clic.
--)))
++//Ajout de valeurs dans la liste//
--[[Ex. Champ** Dénomination **dans la table des biens → clic sur la fonctionnalité.>>image:1744268557540-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++* Pour supprimer un(des) terme(s), les cocher dans la liste des nouvelles valeurs puis cliquer sur le bouton  [[image:1744210815765-685.png]] : le(s) terme(s) est(sont) supprimé(s).
++[[image:1744210799391-632.png]]
--[[Ex. Résultat → champ** Dénomination **vidé.>>image:1744268598544-349.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++//Tout nouveau terme non retenu doit être supprimé AVANT validation.//
--== Retirer une valeur spécifique ==
++Cliquer sur Valider pour accepter l'intégration des termes dans la liste ou Annuler pour stopper l'opération. Les nouveaux termes apparaissent à la fin de la liste et peuvent être sélectionnés.
--Lorsque plusieurs termes sont présents dans un champ, il est possible de retirer **une seule valeur** grâce à la **croix** affichée à côté de chaque terme.
++= Retirer les valeurs d'un champ =
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--Bonnes pratiques :
++== Retirer en un clic toutes les valeurs d'un champ ==
--* Ne pas utiliser le bouton de suppression global si vous ne souhaitez pas tout effacer.
--* La suppression est immédiate, uniquement pour le terme cliqué.
--* Si d'autres champs ont hérité de cette valeur (par duplication ou modèle de saisie rapide), pensez à les vérifier et les ajuster manuellement.
--)))
++Dans les grilles de saisie, le bouton [[image:1744268486947-525.png]]est disponible à droite des champs qui sont renseignés par appel d'assistants de choix (datations, listes, autorités, termes de thesaurus, notices documentaires, liens). Ce bouton est également présent dans les fenêtres d'assistants de choix correspondantes. Ce dernier permet de retirer en un clic tous les termes inscrits dans un champ.
--[[Ex. Champ** Dénomination **dans la table des biens → clic sur la croix pour retirer le terme icône. >>image:1744268647429-243.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++__Exemple pour la table des biens__ :
++[[image:1744268557540-956.png]]
--[[Ex. Résultat → terme icône retiré du champ** Dénomination. **>>image:1744268693656-506.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++Résultat : le champ entier a été vidé.
++[[image:1744268598544-349.png]]
--= Utiliser le clavier unicode dans Flora  =
++== Retirer unitairement les valeurs d'un champ ==
--Le clavier Unicode permet de **saisir des caractères spéciaux et multilingues** dans Flora, notamment pour :
++Si plusieurs termes sont inscrits dans le champ et que l'on souhaite retirer qu'un seul terme, il convient d'utiliser la croix associée [[image:1744268522556-632.png]] et de ne pas cliquer sur le bouton [[image:1744268486947-525.png]]. Dans le cas contraire, l'entièreté des valeurs saisies dans le champ seront retirées.
--* les **textes anciens** (grec ou latin ancien, translittérations, diacritiques rares),
--* les **langues non latines** comme le chinois, le japonais ou l’arabe,
--* ou toute saisie nécessitant des signes typographiques ou linguistiques spécifiques.
++__Exemple pour la table des biens__ :
--Dans Flora, le clavier Unicode est accessible depuis l'espace de travail **Décrire** dans le menu **Outils**.
++[[image:1744268647429-243.png]]
--Pour l'utiliser :
++//Exemple de suppression unitaire//
--1. Ouvrez la fenêtre Unicode.
--1. Choisissez le jeu de caractères souhaité (latin, grec, cyrillique, etc.).
--1. Cliquez sur les lettres ou symboles à insérer.
--1. Copiez la chaîne produite puis collez-la dans le champ de saisie dans Flora (ex. Transcription de l
++Résultat : seul le terme icône a été retiré du champ.
++[[image:1744268693656-506.png]]
++
++//Seule la valeur du champ correspondant est retirée. Si d'autres champs ont hérité de cette valeur, il convient de les supprimer manuellement.//
++
++
++= Caractères à ignorer à l'indexation =
++
  (% class="box infomessage" %)
  (((
--Bon à savoir
++//Pour utiliser cette fonctionnalité, il faut que le champ dispose du contrôle MARC, mais cette fonctionnalité n'est pas limitée à une application de type MARC (utilisé préférentiellement en Bibliothèque).//
  )))
--
--)))
--)))|(% style="width:300px" %)(((
--(% class="box" %)
--(((
--**Sommaire**
++Pour certains champs, il est possible d'indiquer à Flora que les premiers caractères ne sont pas à prendre en compte dans l'index. Cela permet d'afficher le contenu complet sans indexer les articles au début. Ainsi, si on saisit [La ]Cousine Bette dans un champ, le contenu complet affiche La Cousine Bette mais l'entrée dans l'index est Cousine Bette.
--{{toc depth="2" numbered="true"/}}
--)))
++[[image:1744266472839-529.png]]
--(% class="box" %)
--(((
--**Aller plus loin**
++//Exemple dans la grille de saisie de la Bibliothèque, sur le champ Titre//
--* [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
--* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
--* [[Modifier l'aide en ligne>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Modifier l’aide en ligne.WebHome]]
--* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome]]
--)))
++[[image:1744266523925-837.png]]
--(% class="box" %)
--(((
--**Icônes principales**
--)))
--)))
++//Résultat sur la notice Bibliothèque : l'article est présent//
++[[image:1744266561792-928.png]]
++
++//Exemple de recherche sur index : l'article n'est pas indexé//
++
++Dans un champ avec contrôle marc, pour que les crochets soient pris en compte en tant que tels, il suffit de les doubler (ceci est inutile si le crochet n'est pas le premier caractère).
++
++[[image:1744266635460-134.png]]
++
++//Saisie de texte entre double crochets dans un champ avec contrôle marc//
++
++[[image:1744266659890-594.png]]
++
++//Affichage du contenu du champ entre crochets//
++

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Taille

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--366 bytes
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Contenu

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