Modifications pour le document Exploiter les outils d’aide à la saisie
Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/15 14:27
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Résumé
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Propriétés de la Page (1 modifications, 0 ajouts, 0 suppressions)
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Pièces jointes (1 modifications, 0 ajouts, 21 suppressions)
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Détails
- Propriétés de la Page
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- Contenu
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... ... @@ -2,7 +2,6 @@ 2 2 3 3 |(% style="width:840px" %)((( 4 4 ((( 5 -((( 6 6 (% class="box" %) 7 7 ((( 8 8 ... ... @@ -41,8 +41,6 @@ 41 41 42 42 43 43 44 - 45 - 46 46 [[Ex. table photothèque → clic droit sur le champ **Titre/légende** pour afficher les informations complémentaires.>>image:1744196121351-940.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 47 47 48 48 ... ... @@ -118,12 +118,11 @@ 118 118 [[Ex. Table des biens → suppression d'un modèle en doublon.>>image:1751890493835-208.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 119 119 120 120 121 -== Quelledifférenceentre duplication de notice et modèle de saisie rapide?==118 +== Ne pas confondre duplication de notice et modèle de saisie rapide == 122 122 123 123 Avant de choisir un mode de saisie, il est essentiel de bien comprendre la différence entre **la duplication d’une notice** et **l’utilisation d’un modèle de saisie rapide**. Ces deux outils répondent à des logiques différentes : l’un reproduit intégralement une notice existante, l’autre permet de préremplir uniquement les champs pertinents. 124 124 Le tableau ci-dessous récapitule les usages, avantages et limites de chaque méthode : 125 125 126 -(% class="table-bordered" %) 127 127 (% class="active" %)|=**Fonction**|=**Définition**|=**Avantages**|=**Risques** 128 128 |**Duplication de notice**|Création d'une nouvelle notice en copiant **l'intégralité** d'une notice existante|Rapide si toutes les données sont à reprendre à l’identique|Risque d’oublier de supprimer ou modifier des champs non pertinents : 129 129 – Liens photo ... ... @@ -284,6 +284,12 @@ 284 284 1. Sélectionnez le ou les termes souhaités. 285 285 1. Cliquez sur **Valider** pour rapatrier le lien dans la notice. 286 286 283 +(% class="box infomessage" %) 284 +((( 285 +Le bouton de suppression associé au champ permet de **retirer tous les liens** (sans supprimer les notices d’autorité). 286 +Si vous êtes habilité·e, un bouton permet également de **créer une nouvelle autorité** à la volée. 287 +))) 288 + 287 287 [[Ex. Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → recherche, sélection et validation de l'autorité personne dans l'assistant.>>image:1751959991697-634.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 288 288 289 289 ... ... @@ -294,7 +294,6 @@ 294 294 295 295 Pour choisir le mode de recherche le plus adapté dans l’assistant d’autorité, il est utile de bien comprendre les différences entre la **recherche simple** et la **recherche avancée**. Le tableau ci-dessous vous aide à identifier rapidement les atouts et les cas d’usage de chacun. 296 296 297 -(% class="table-bordered" %) 298 298 (% class="active" %)|(% style="text-align:center; width:125px" %)**Critère**|(% style="text-align:center; width:323px" %)**Recherche simple **|(% style="text-align:center; width:431px" %)**Recherche avancée** 299 299 |(% style="text-align:center; width:125px" %)Accès|(% style="text-align:center; width:323px" %)Par défaut à l’ouverture de l’assistant|(% style="text-align:center; width:431px" %)Via le bouton **Avancée >>** depuis la recherche simple 300 300 |(% style="text-align:center; width:125px" %)Objectif|(% style="text-align:center; width:323px" %)Trouver rapidement une autorité avec un mot-clé|(% style="text-align:center; width:431px" %)Affiner la recherche en combinant plusieurs critères (recherche experte) ... ... @@ -322,203 +322,176 @@ 322 322 [[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → autorités rapatriée dans le champ. >>image:1744267909001-661.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 323 323 324 324 325 -= Créer une autorité liée = 326 326 327 -Lors de la saisie d’une notice, il peut arriver que l’autorité recherchée (personne, lieu, collection, etc.) n’existe pas encore dans la base. Flora propose alors un raccourci pour créer immédiatement la nouvelle autorité, sans quitter la saisie en cours. 328 328 329 -Étapes de création : 330 330 331 -1. **Cliquez sur le bouton **[[image:1752042218305-859.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="32" width="34"]]à droite du champ soumis à autorité. 332 -1. **Une nouvelle fenêtre s’ouvre**, affichant la grille de saisie de la notice d’autorité (personne, lieu, collection… selon le champ concerné). 333 -1. **Complétez les champs obligatoires et utiles** de la nouvelle notice d’autorité. 334 -1. **Cliquez sur Enregistrer.** 335 -1. **Retour automatique** à la grille de saisie initiale, avec le lien vers la nouvelle autorité inséré dans le champ. 336 336 337 -(% class="box infomessage" %) 330 + 331 + 332 +))) 333 +)))|(% style="width:300px" %)((( 334 +(% class="box" %) 338 338 ((( 339 -Cette fonctionnalité est uniquement disponible si le **profil utilisateur** dispose des droits nécessaires. 340 -Elle est généralement réservée aux profils administrateurs et aux utilisateurs habilités à enrichir les autorités. 336 +**Sommaire** 337 + 338 +{{toc depth="2" numbered="true"/}} 341 341 ))) 342 342 343 -[[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → clic sur le bouton de création.>>image:1752041695676-894.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 341 +(% class="box" %) 342 +((( 343 +**Aller plus loin** 344 344 345 +* [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]] 346 +* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]] 347 +* [[Modifier l'aide en ligne>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Modifier l’aide en ligne.WebHome]] 348 +* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome]] 349 +))) 345 345 346 -[[Ex. Grille de saisie autorité personnes → saisie des champs obligatoire et utiles puis enregistrement.>>image:1752042299046-236.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 347 - 348 - 349 -[[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → retour à la grille de saisie initiale : l'autorité saisie a été rapatriée dans le champ. >>image:1752041758619-395.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 351 +(% class="box" %) 352 +((( 353 +**Icônes principales** 350 350 ))) 355 +))) 351 351 352 352 353 353 354 354 360 += Créer un terme dans une liste = 355 355 356 -= Ajouter un terme dans une liste = 357 357 358 - Lorsde lasaisie,certains champsdetype liste(déroulanteou longue)peuventêtreenrichispar lesutilisateurshabilités. Celapermetd’ajouterdenouvellesvaleurssans quitterla noticeen cours.363 +En saisie standard, il est possible de compléter une liste avec de nouvelles des valeurs. 359 359 360 - L’ajout est autorisé uniquement si :365 +Selon les profils utilisateurs, les agents habilités peuvent enrichir le contenu d'une liste (déroulante ou longue), si le champ dispose de cette option.Le bouton [[image:1744210149421-781.png]] indique la possibilité d'ajouter des valeurs à une liste. Son emplacement est différent selon la liste considérée : une liste déroulante ou une liste longue (voir ci-dessus). 361 361 362 -* le champ concerné est paramétré pour accepter l’enrichissement, 363 -* et si l’utilisateur dispose des droits requis (profil administrateur ou habilité). 367 +== Liste déroulante == 364 364 365 - L’**icôned’ajout** [[image:1752042949344-726.png||data-xwiki-image-style-border="true"]]indiquequel’ajoutdevaleurs estpossible.369 +//Exemple avec le champ TYPE, dans une notice Entrées ~:// 366 366 367 -(% class="box infomessage" %) 368 -((( 369 -Bonnes pratiques : 371 +Le bouton [[image:1744210149421-781.png]] située à droite de la zone, permet d'ajouter un nouveau terme.// //Cliquer dessus. 370 370 371 -* Vérifiez qu’un terme similaire n’existe pas déjà avant d’en créer un nouveau. 372 -* Ne jamais modifier manuellement le champ **Code**. 373 -* Supprimez tout terme inutile **avant** de valider. 374 -* Si le bouton n’est pas affiché, vous ne pouvez pas ajouter vous-même une nouvelle valeur. L’ajout devra être réalisé par un administrateur fonctionnel. En cas de doute ou de restriction, sollicitez votre administrateur fonctionnel. 375 -))) 373 +[[image:1744210222945-989.png]] 376 376 377 - == Listes déroulantes==375 +//Visualisation de la fonctionnalité d'ajout d'un terme dans une liste courte// 378 378 379 -1. Cliquez sur l’icône [[image:1752043338393-575.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="33" width="35"]] située à droite de la liste déroulante. 380 -Une fenêtre d’ajout s’ouvre, vous permettant de créer une ou plusieurs nouvelles valeurs. 381 -1. Dans cette fenêtre : 377 +Un clic sur le bouton affiche la fenêtre d'ajout de valeurs. Elle présente : 382 382 383 -* Une ligne vide est automatiquement proposée : **renseignez le libellé** (champ obligatoire). 384 -* Pour **ajouter plusieurs valeurs**, utilisez les **boutons de la barre d’outils** en haut de la fenêtre (ajout ou suppression de lignes). 379 +* une barre d'outils avec les boutons (ajouter un item) et (supprimer les items sélectionnés) 380 +* une zone de saisie permettant de définir une nouvelle valeur (code et libellé) 381 +* la liste courante (non modifiable). 385 385 386 -(% start="3" %) 387 -1. Cliquez sur **Valider** pour enregistrer les nouvelles valeurs. 388 -Les nouveaux termes sont immédiatement intégrés à la liste et deviennent sélectionnables dans le champ. 383 +Renseigner le nouveau terme dans le champ **Libellé** et cliquer sur valider pour enregistrer le nouveau terme dans la liste : 389 389 390 -[[ Ex. Liste **Type** dans les entrées → ajout d'un terme.>>image:1752044708346-334.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]385 +[[image:1744210276379-163.png]] 391 391 392 - 393 -))) 387 +//Ajout d'un nouveau terme/ libellé dans la liste courte// 394 394 395 - [[Ex.Résultat →nouveau terme immédiatement ajouté à la listeet sélectionnable.>>image:1744210347789-938.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]389 +//Ne pas modifier le champ CODE. Ce champ est réservé aux équipes de Flora.// 396 396 391 +[[image:1744210347789-938.png]] 397 397 398 -((( 399 -== Listes longues : une étape supplémentaire == 393 +//Résultat : ajout de la nouvelle valeur sur liste déroulante// 400 400 401 -Dans les listes longues, l’ajout d’un nouveau terme suit le même principe que pour les listes déroulantes, **à une différence près** : 402 -le bouton [[image:1752045487385-423.png||data-xwiki-image-style-border="true"]]n’est pas directement visible à droite du champ. 395 +== Liste longue == 403 403 404 - Procédure :397 +Dans une liste longue, le bouton [[image:1744210470829-953.png]] est disponible à droite de la zone : un clic sur ce bouton affiche la liste avec le bouton [[image:1744210492776-343.png]] associé. 405 405 406 -1. Cliquez d’abord sur le bouton [[image:1744210470829-953.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="44" width="30"]] pour **ouvrir la liste.** 407 -1. Dans la nouvelle fenêtre, utilisez le bouton [[image:1752045525067-815.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] situé en bas à droite, pour insérer une nouvelle valeur. 408 -1. Vous accédez alors à la même interface d’ajout avec possibilité d’ajouter ou supprimer plusieurs termes avant validation. 399 +[[image:1744210533401-483.png]] 409 409 410 -(% class="box infomessage" %) 411 -((( 412 -Pensez à bien valider pour enregistrer vos ajouts. Les nouvelles valeurs seront immédiatement disponibles à la sélection. 413 -))) 401 +//Visualisation de la liste longue avec bouton d'ajout de valeur// 414 414 415 - [[Ex. Liste **Conditionsde manutention** dans les biens → ouverture de la liste etclic sur le boutonde création. >>image:1752045931813-985.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]403 +Un clic sur le bouton affiche la fenêtre d'ajout de valeurs. Elle présente : 416 416 405 +* une barre d'outils avec les boutons (ajouter un item) et (supprimer les items sélectionnés) 406 +* une zone de saisie permettant de définir une nouvelle valeur (code et libellé) 407 +* la liste courante (non modifiable). 417 417 418 - [[Ex. Liste**Conditionsdemanutention**dans lesbiens→saisiedutermeetvalidation.>>image:1752046150702-919.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]409 +Renseigner le nouveau terme dans le champ **Libellé** et cliquer sur valider pour enregistrer le nouveau terme dans la liste : 419 419 411 +[[image:1744210578813-384.png]] 420 420 421 - == Supprimer unterme ajoutéparerreurdans une liste==413 +//Fenêtre d'ajout de valeurs à une liste longue// 422 422 423 - Lors del’ajoutdenouvellesvaleursdansune**listedéroulante** ou **listelongue**,ilestpossibledesupprimer un terme avant validation si une erreuraété commise.415 +//Ne pas modifier le champ CODE. Ce champ est réservé aux équipes de Flora.// 424 424 425 - Commentfaire:417 +Les valeurs sont effectivement ajoutées à la liste suite à un clic sur** Valider**. Un clic sur Annuler stoppe l'opération. 426 426 427 -1. Dans la fenêtre d’ajout, cochez la case située à gauche de la ou des lignes à supprimer. 428 -1. Cliquez sur le bouton [[image:1752044286842-233.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="26" width="30"]] situé dans la **barre d’outils en haut à droite** de la fenêtre. 429 -1. Le ou les termes sont immédiatement retirés de la liste en cours d’édition. 419 +* Pour créer des termes en plus : dans la fenêtre de saisie des nouvelles valeurs, cliquer sur [[image:1744210627834-465.png]] , pour renseigner un nouveau libellé. Cliquer ensuite sur valider. Les nouveaux termes sont présentés dans la liste des valeurs. 430 430 431 -(% class="box warningmessage" %) 432 -((( 433 -La suppression n’est possible **qu’avant la validation finale**. Une fois les termes enregistrés, seuls les administrateurs pourront intervenir sur la liste. 434 -))) 435 435 436 -[[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → suppression de plusieurs termes avant validation.>>image:1752044520714-289.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 437 437 423 +[[image:1744210745453-989.png]] 438 438 439 -= Vider un champ contrôlé = 440 440 441 - Dans les grilles de saisie, deuxoptionspermettentderetirer lesvaleurs d’un champ contrôlé (autorités,thésaurus,datation,listes, liens documentaires, etc.)426 +//Ajout de valeurs dans la liste// 442 442 443 - ==Retirer toutes les valeursdu champ==428 +* Pour supprimer un(des) terme(s), les cocher dans la liste des nouvelles valeurs puis cliquer sur le bouton [[image:1744210815765-685.png]] : le(s) terme(s) est(sont) supprimé(s). 444 444 445 - Le bouton[[image:1744268486947-525.png||data-xwiki-image-style-border="true"]]situé à droite du champ permet de **vider entièrement** son contenu.430 +[[image:1744210799391-632.png]] 446 446 447 -(% class="box warningmessage" %) 448 -((( 449 -Attention : ce bouton **supprime toutes les valeurs** du champ en un seul clic. 450 -))) 432 +//Tout nouveau terme non retenu doit être supprimé AVANT validation.// 451 451 452 - [[Ex.Champ** Dénomination**dans latabledesbiens → clicsurlafonctionnalité.>>image:1744268557540-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]434 +Cliquer sur Valider pour accepter l'intégration des termes dans la liste ou Annuler pour stopper l'opération. Les nouveaux termes apparaissent à la fin de la liste et peuvent être sélectionnés. 453 453 436 += Retirer les valeurs d'un champ = 454 454 455 - [[Ex.Résultat→ champ** Dénomination**vidé.>>image:1744268598544-349.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]438 +== Retirer en un clic toutes les valeurs d'un champ == 456 456 457 - ==Retirer unevaleur spécifique==440 +Dans les grilles de saisie, le bouton [[image:1744268486947-525.png]]est disponible à droite des champs qui sont renseignés par appel d'assistants de choix (datations, listes, autorités, termes de thesaurus, notices documentaires, liens). Ce bouton est également présent dans les fenêtres d'assistants de choix correspondantes. Ce dernier permet de retirer en un clic tous les termes inscrits dans un champ. 458 458 459 - Lorsqueplusieurstermes sontprésentsdansun champ, il estpossible deretirer **uneseulevaleur** grâce à la **croix** affichée à côté de chaque terme.442 +__Exemple pour la table des biens__ : 460 460 461 -(% class="box infomessage" %) 462 -((( 463 -Bonnes pratiques : 444 +[[image:1744268557540-956.png]] 464 464 465 -* Ne pas utiliser le bouton de suppression global si vous ne souhaitez pas tout effacer. 466 -* La suppression est immédiate, uniquement pour le terme cliqué. 467 -* Si d'autres champs ont hérité de cette valeur (par duplication ou modèle de saisie rapide), pensez à les vérifier et les ajuster manuellement. 468 -))) 446 +Résultat : le champ entier a été vidé. 469 469 470 -[[ Ex. Champ** Dénomination **dans la table des biens → clic sur la croix pour retirer le terme icône. >>image:1744268647429-243.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]448 +[[image:1744268598544-349.png]] 471 471 450 +== Retirer unitairement les valeurs d'un champ == 472 472 473 - [[Ex.Résultat→termeicône retiréduchamp** Dénomination.**>>image:1744268693656-506.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]452 +Si plusieurs termes sont inscrits dans le champ et que l'on souhaite retirer qu'un seul terme, il convient d'utiliser la croix associée [[image:1744268522556-632.png]] et de ne pas cliquer sur le bouton [[image:1744268486947-525.png]]. Dans le cas contraire, l'entièreté des valeurs saisies dans le champ seront retirées. 474 474 454 +__Exemple pour la table des biens__ : 475 475 476 - = Utiliser le clavier unicode dans Flora =456 +[[image:1744268647429-243.png]] 477 477 478 - LeclavierUnicode permet de **saisirdes caractères spéciaux et multilingues** dans Flora, notamment pour:458 +//Exemple de suppression unitaire// 479 479 480 -* les **textes anciens** (grec ou latin ancien, translittérations, diacritiques rares), 481 -* les **langues non latines** comme le chinois, le japonais ou l’arabe, 482 -* ou toute saisie nécessitant des signes typographiques ou linguistiques spécifiques. 460 +Résultat : seul le terme icône a été retiré du champ. 483 483 484 - Dans Flora, le clavier Unicode estaccessible depuis l'espace de travail **Décrire** dans le menu **Outils**.462 +[[image:1744268693656-506.png]] 485 485 486 - Pourl'utiliser:464 +//Seule la valeur du champ correspondant est retirée. Si d'autres champs ont hérité de cette valeur, il convient de les supprimer manuellement.// 487 487 488 -1. Ouvrez la fenêtre Unicode. 489 -1. Choisissez le jeu de caractères souhaité (latin, grec, cyrillique, etc.). 490 -1. Cliquez sur les lettres ou symboles à insérer. 491 -1. Copiez la chaîne produite puis collez-la dans le champ de saisie dans Flora (ex. Transcription de l 492 492 467 += Caractères à ignorer à l'indexation = 468 + 493 493 (% class="box infomessage" %) 494 494 ((( 495 - Bonàsavoir471 +//Pour utiliser cette fonctionnalité, il faut que le champ dispose du contrôle MARC, mais cette fonctionnalité n'est pas limitée à une application de type MARC (utilisé préférentiellement en Bibliothèque).// 496 496 ))) 497 497 498 - 499 -))) 500 -)))|(% style="width:300px" %)((( 501 -(% class="box" %) 502 -((( 503 -**Sommaire** 474 +Pour certains champs, il est possible d'indiquer à Flora que les premiers caractères ne sont pas à prendre en compte dans l'index. Cela permet d'afficher le contenu complet sans indexer les articles au début. Ainsi, si on saisit [La ]Cousine Bette dans un champ, le contenu complet affiche La Cousine Bette mais l'entrée dans l'index est Cousine Bette. 504 504 505 -{{toc depth="2" numbered="true"/}} 506 -))) 476 +[[image:1744266472839-529.png]] 507 507 508 -(% class="box" %) 509 -((( 510 -**Aller plus loin** 478 +//Exemple dans la grille de saisie de la Bibliothèque, sur le champ Titre// 511 511 512 -* [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]] 513 -* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]] 514 -* [[Modifier l'aide en ligne>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Modifier l’aide en ligne.WebHome]] 515 -* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome]] 516 -))) 480 +[[image:1744266523925-837.png]] 517 517 518 -(% class="box" %) 519 -((( 520 -**Icônes principales** 521 -))) 522 -))) 482 +//Résultat sur la notice Bibliothèque : l'article est présent// 523 523 484 +[[image:1744266561792-928.png]] 485 + 486 +//Exemple de recherche sur index : l'article n'est pas indexé// 487 + 488 +Dans un champ avec contrôle marc, pour que les crochets soient pris en compte en tant que tels, il suffit de les doubler (ceci est inutile si le crochet n'est pas le premier caractère). 489 + 490 +[[image:1744266635460-134.png]] 491 + 492 +//Saisie de texte entre double crochets dans un champ avec contrôle marc// 493 + 494 +[[image:1744266659890-594.png]] 495 + 496 +//Affichage du contenu du champ entre crochets// 497 + 524 524
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