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Modifications pour le document Exploiter les outils d’aide à la saisie

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/15 14:27
Depuis la version 75.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/09 09:49
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À la version 61.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/09 08:19
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -2,7 +2,6 @@
2 2  
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (((
5 -(((
6 6  (% class="box" %)
7 7  (((
8 8  
... ... @@ -42,6 +42,8 @@
42 42  
43 43  
44 44  
44 +
45 +
45 45  [[Ex. table photothèque → clic droit sur le champ **Titre/légende** pour afficher les informations complémentaires.>>image:1744196121351-940.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
46 46  
47 47  
... ... @@ -323,181 +323,189 @@
323 323  
324 324  = Créer une autorité liée =
325 325  
326 -Lors de la saisie d’une notice, il peut arriver que l’autorité recherchée (personne, lieu, collection, etc.) n’existe pas encore dans la base. Flora propose alors un raccourci pour créer immédiatement la nouvelle autorité, sans quitter la saisie en cours.
327 -
328 -Étapes de création :
329 -
330 -1. **Cliquez sur le bouton **[[image:1752042218305-859.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="32" width="34"]]à droite du champ soumis à autorité.
331 -1. **Une nouvelle fenêtre s’ouvre**, affichant la grille de saisie de la notice d’autorité (personne, lieu, collection… selon le champ concerné).
332 -1. **Complétez les champs obligatoires et utiles** de la nouvelle notice d’autorité.
333 -1. **Cliquez sur Enregistrer.**
334 -1. **Retour automatique** à la grille de saisie initiale, avec le lien vers la nouvelle autorité inséré dans le champ.
335 -
336 336  (% class="box infomessage" %)
337 337  (((
338 -Cette fonctionnalité est uniquement disponible si le **profil utilisateur** dispose des droits nécessaires.
339 -Elle est généralement réservée aux profils administrateurs et aux utilisateurs habilités à enrichir les autorités.
329 +Si vous êtes habilité·e, le bouton [[image:1752041817077-491.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] permet également de **créer une nouvelle autorité** à la volée.
340 340  )))
341 341  
342 -[[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → clic sur le bouton de création.>>image:1752041695676-894.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
332 +[[Légende>>image:1752041695676-894.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
343 343  
344 344  
345 -[[Ex. Grille de saisie autorité personnes → saisie des champs obligatoire et utiles puis enregistrement.>>image:1752042299046-236.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
335 +[[Légende>>image:1752041794288-500.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
346 346  
347 347  
348 -[[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → retour à la grille de saisie initiale : l'autorité saisie a été rapatriée dans le champ. >>image:1752041758619-395.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
338 +[[Légende>>image:1752041758619-395.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
349 349  )))
350 350  
351 351  
352 352  
353 353  
354 -= Ajouter un terme dans une liste =
355 355  
356 -Lors de la saisie, certains champs de type liste (déroulante ou longue) peuvent être enrichis par les utilisateurs habilités. Cela permet d’ajouter de nouvelles valeurs sans quitter la notice en cours.
357 357  
358 -L’ajout est autorisé uniquement si :
346 +
347 +)))|(% style="width:300px" %)(((
348 +(% class="box" %)
349 +(((
350 +**Sommaire**
359 359  
360 -* le champ concerné est paramétré pour accepter l’enrichissement,
361 -* et si l’utilisateur dispose des droits requis (profil administrateur ou habilité).
352 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
353 +)))
362 362  
363 -L’**icône d’ajout** [[image:1752042949344-726.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] indique que l’ajout de valeurs est possible.
364 -
365 -(% class="box infomessage" %)
355 +(% class="box" %)
366 366  (((
367 -Bonnes pratiques :
357 +**Aller plus loin**
368 368  
369 -* Vérifiez qu’un terme similaire n’existe pas déjà avant d’en créer un nouveau.
370 -* Ne jamais modifier manuellement le champ **Code**.
371 -* Supprimez tout terme inutile **avant** de valider.
372 -* Si le bouton n’est pas affiché, vous ne pouvez pas ajouter vous-même une nouvelle valeur. L’ajout devra être réalisé par un administrateur fonctionnel. En cas de doute ou de restriction, sollicitez votre administrateur fonctionnel.
359 +* [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
360 +* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
361 +* [[Modifier l'aide en ligne>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Modifier l’aide en ligne.WebHome]]
362 +* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome]]
373 373  )))
374 374  
375 -== Listes déroulantes ==
365 +(% class="box" %)
366 +(((
367 +**Icônes principales**
368 +)))
369 +)))
376 376  
377 -1. Cliquez sur l’icône [[image:1752043338393-575.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="33" width="35"]] située à droite de la liste déroulante.
378 -Une fenêtre d’ajout s’ouvre, vous permettant de créer une ou plusieurs nouvelles valeurs.
379 -1. Dans cette fenêtre :
380 380  
381 -* Une ligne vide est automatiquement proposée : **renseignez le libellé** (champ obligatoire).
382 -* Pour **ajouter plusieurs valeurs**, utilisez les **boutons de la barre d’outils** en haut de la fenêtre (ajout ou suppression de lignes).
383 383  
384 -(% start="3" %)
385 -1. Cliquez sur **Valider** pour enregistrer les nouvelles valeurs.
386 -Les nouveaux termes sont immédiatement intégrés à la liste et deviennent sélectionnables dans le champ.
387 387  
388 -[[Ex. Liste **Type** dans les entrées →  ajout d'un terme.>>image:1752044708346-334.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
374 += Créer un terme dans une liste =
389 389  
390 -
391 -)))
392 392  
393 -[[Ex. Résultat → nouveau terme immédiatement ajouté à la liste et sélectionnable. >>image:1744210347789-938.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
377 +En saisie standard, il est possible de compléter une liste avec de nouvelles des valeurs.
394 394  
379 +Selon les profils utilisateurs, les agents habilités peuvent enrichir le contenu d'une liste (déroulante ou longue),  si le champ dispose de cette option.Le bouton [[image:1744210149421-781.png]] indique la possibilité d'ajouter des valeurs à une liste. Son emplacement est différent selon la liste considérée : une liste déroulante ou une liste longue (voir ci-dessus).
395 395  
396 -(((
397 -== Listes longues : une étape supplémentaire ==
381 +== Liste déroulante ==
398 398  
399 -Dans les listes longues, l’ajout d’un nouveau terme suit le même principe que pour les listes déroulantes, **à une différence près** :
400 -le bouton [[image:1752045487385-423.png||data-xwiki-image-style-border="true"]]n’est pas directement visible à droite du champ.
383 +//Exemple avec le champ TYPE, dans une notice Entrées ~://
401 401  
402 -Procédure :
385 +​Le bouton [[image:1744210149421-781.png]] située à droite de la zone, permet d'ajouter un nouveau terme.// //Cliquer dessus.
403 403  
404 -1. Cliquez d’abord sur le bouton [[image:1744210470829-953.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="44" width="30"]] pour **ouvrir la liste.**
405 -1. Dans la nouvelle fenêtre, utilisez le bouton [[image:1752045525067-815.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] situé en bas à droite, pour insérer une nouvelle valeur.
406 -1. Vous accédez alors à la même interface d’ajout avec possibilité d’ajouter ou supprimer plusieurs termes avant validation.
387 +[[image:1744210222945-989.png]]
407 407  
408 -(% class="box infomessage" %)
409 -(((
410 -Pensez à bien valider pour enregistrer vos ajouts. Les nouvelles valeurs seront immédiatement disponibles à la sélection.
411 -)))
389 +//Visualisation de la fonctionnalité d'ajout d'un terme dans une liste courte//
412 412  
413 -[[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → ouverture de la liste et clic sur le bouton de création. >>image:1752045931813-985.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
391 +Un clic sur le bouton affiche la fenêtre d'ajout de valeurs. Elle présente :
414 414  
393 +* une barre d'outils avec les boutons (ajouter un item) et (supprimer les items sélectionnés)
394 +* une zone de saisie permettant de définir une nouvelle valeur (code et libellé)
395 +* la liste courante (non modifiable).
415 415  
416 -[[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → saisie du terme et validation.>>image:1752046150702-919.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
397 +Renseigner le nouveau terme dans le champ **Libellé** et cliquer sur valider pour enregistrer le nouveau terme dans la liste :
417 417  
399 +[[image:1744210276379-163.png]]
418 418  
419 -== Supprimer un terme ajouté par erreur dans une liste ==
401 +//Ajout d'un nouveau terme/ libellé dans la liste courte//
420 420  
421 -Lors de l’ajout de nouvelles valeurs dans une **liste déroulante** ou **liste longue**, il est possible de supprimer un terme avant validation si une erreur a été commise.
403 +//​Ne pas modifier le champ CODE. Ce champ est réservé aux équipes de Flora.//
422 422  
423 -Comment faire :
405 +[[image:1744210347789-938.png]]
424 424  
425 -1. Dans la fenêtre d’ajout, cochez la case située à gauche de la ou des lignes à supprimer.
426 -1. Cliquez sur le bouton [[image:1752044286842-233.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="26" width="30"]] situé dans la **barre d’outils en haut à droite** de la fenêtre.
427 -1. Le ou les termes sont immédiatement retirés de la liste en cours d’édition.
407 +//Résultat : ajout de la nouvelle valeur sur liste déroulante//
428 428  
429 -(% class="box warningmessage" %)
430 -(((
431 -La suppression n’est possible **qu’avant la validation finale**. Une fois les termes enregistrés, seuls les administrateurs pourront intervenir sur la liste.
432 -)))
409 +== Liste longue ==
433 433  
434 -[[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → suppression de plusieurs termes avant validation.>>image:1752044520714-289.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
411 +Dans une liste longue, le bouton [[image:1744210470829-953.png]] est disponible à droite de la zone : un clic sur ce bouton affiche la liste avec le bouton [[image:1744210492776-343.png]] associé.
435 435  
413 +[[image:1744210533401-483.png]]
436 436  
437 -= Vider un champ contrôlé =
415 +//Visualisation de la liste longue avec bouton  d'ajout de valeur//
438 438  
439 -Dans les grilles de saisie, deux options permettent de retirer les valeurs d’un champ contrôlé (autorités, thésaurus, datation, listes, liens documentaires, etc.)
417 +Un clic sur le bouton affiche la fenêtre d'ajout de valeurs. Elle présente :
440 440  
441 -== Retirer toutes les valeurs du champ ==
419 +* une barre d'outils avec les boutons (ajouter un item) et (supprimer les items sélectionnés)
420 +* une zone de saisie permettant de définir une nouvelle valeur (code et libellé)
421 +* la liste courante (non modifiable).
442 442  
443 -Le bouton [[image:1744268486947-525.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] situé à droite du champ permet de **vider entièrement** son contenu.
423 +Renseigner le nouveau terme dans le champ **Libellé** et cliquer sur valider pour enregistrer le nouveau terme dans la liste :
444 444  
445 -(% class="box warningmessage" %)
446 -(((
447 -Attention : ce bouton **supprime toutes les valeurs** du champ en un seul clic.
448 -)))
425 +[[image:1744210578813-384.png]]
449 449  
450 -[[Ex. Champ** Dénomination **dans la table des biens → clic sur la fonctionnalité.>>image:1744268557540-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
427 +//Fenêtre d'ajout de valeurs à une liste longue//
451 451  
429 +//​Ne pas modifier le champ CODE. Ce champ est réservé aux équipes de Flora.//
452 452  
453 -[[Ex. Résultat → champ** Dénomination **vidé.>>image:1744268598544-349.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
431 +Les valeurs sont effectivement ajoutées à la liste suite à un clic sur** Valider**. Un clic sur Annuler stoppe l'opération.
454 454  
455 -== Retirer une valeur spécifique ==
433 +* Pour créer des termes en plus : dans la fenêtre de saisie des nouvelles valeurs, cliquer sur [[image:1744210627834-465.png]] , pour renseigner un nouveau libellé. Cliquer ensuite sur valider. Les nouveaux termes sont présentés dans la liste des valeurs.
456 456  
457 -Lorsque plusieurs termes sont présents dans un champ, il est possible de retirer **une seule valeur** grâce à la **croix** affichée à côté de chaque terme.
458 458  
459 -(% class="box infomessage" %)
460 -(((
461 -Bonnes pratiques :
462 462  
463 -* Ne pas utiliser le bouton de suppression global si vous ne souhaitez pas tout effacer.
464 -* La suppression est immédiate, uniquement pour le terme cliqué.
465 -* Si d'autres champs ont hérité de cette valeur (par duplication ou modèle de saisie rapide), pensez à les vérifier et les ajuster manuellement.
466 -)))
437 +[[image:1744210745453-989.png]]
467 467  
468 -[[Ex. Champ** Dénomination **dans la table des biens → clic sur la croix pour retirer le terme icône. >>image:1744268647429-243.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
469 469  
440 +//Ajout de valeurs dans la liste//
470 470  
471 -[[Ex. Résultat → terme icône retiré du champ** Dénomination. **>>image:1744268693656-506.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
442 +* Pour supprimer un(des) terme(s), les cocher dans la liste des nouvelles valeurs puis cliquer sur le bouton  [[image:1744210815765-685.png]] : le(s) terme(s) est(sont) supprimé(s).
472 472  
444 +[[image:1744210799391-632.png]]
473 473  
446 +//Tout nouveau terme non retenu doit être supprimé AVANT validation.//
474 474  
448 +Cliquer sur Valider pour accepter l'intégration des termes dans la liste ou Annuler pour stopper l'opération. Les nouveaux termes apparaissent à la fin de la liste et peuvent être sélectionnés.
475 475  
450 += Retirer les valeurs d'un champ =
476 476  
477 -
478 -)))
479 -)))|(% style="width:300px" %)(((
480 -(% class="box" %)
481 -(((
482 -**Sommaire**
452 +== Retirer en un clic toutes les valeurs d'un champ ==
483 483  
484 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
485 -)))
454 +Dans les grilles de saisie, le bouton [[image:1744268486947-525.png]]est disponible à droite des champs qui sont renseignés par appel d'assistants de choix (datations, listes, autorités, termes de thesaurus, notices documentaires, liens). Ce bouton est également présent dans les fenêtres d'assistants de choix correspondantes. Ce dernier permet de retirer en un clic tous les termes inscrits dans un champ.
486 486  
487 -(% class="box" %)
488 -(((
489 -**Aller plus loin**
456 +__Exemple pour la table des biens__ :
490 490  
491 -* [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
492 -* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
493 -* [[Modifier l'aide en ligne>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Modifier l’aide en ligne.WebHome]]
494 -* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome]]
495 -)))
458 +[[image:1744268557540-956.png]]
496 496  
497 -(% class="box" %)
460 +Résultat : le champ entier a été vidé.
461 +
462 +[[image:1744268598544-349.png]]
463 +
464 +== Retirer unitairement les valeurs d'un champ ==
465 +
466 +Si plusieurs termes sont inscrits dans le champ et que l'on souhaite retirer qu'un seul terme, il convient d'utiliser la croix associée [[image:1744268522556-632.png]] et de ne pas cliquer sur le bouton [[image:1744268486947-525.png]]. Dans le cas contraire, l'entièreté des valeurs saisies dans le champ seront retirées.
467 +
468 +__Exemple pour la table des biens__ :
469 +
470 +[[image:1744268647429-243.png]]
471 +
472 +//Exemple de suppression unitaire//
473 +
474 +Résultat : seul le terme icône a été retiré du champ.
475 +
476 +[[image:1744268693656-506.png]]
477 +
478 +//Seule la valeur du champ correspondant est retirée. Si d'autres champs ont hérité de cette valeur, il convient de les supprimer manuellement.//
479 +
480 +
481 += Caractères à ignorer à l'indexation =
482 +
483 +(% class="box infomessage" %)
498 498  (((
499 -**Icônes principales**
485 +//Pour utiliser cette fonctionnalité, il faut que le champ dispose du contrôle MARC, mais cette fonctionnalité n'est pas limitée à une application de type MARC (utilisé préférentiellement en Bibliothèque).//
500 500  )))
501 -)))
502 502  
488 +Pour certains champs, il est possible d'indiquer à Flora que les premiers caractères ne sont pas à prendre en compte dans l'index. Cela permet d'afficher le contenu complet sans indexer les articles au début. Ainsi, si on saisit [La ]Cousine Bette dans un champ, le contenu complet affiche La Cousine Bette mais l'entrée dans l'index est Cousine Bette.
489 +
490 +[[image:1744266472839-529.png]]
491 +
492 +//Exemple dans la grille de saisie de la Bibliothèque, sur le champ Titre//
493 +
494 +[[image:1744266523925-837.png]]
495 +
496 +//Résultat sur la notice Bibliothèque : l'article est présent//
497 +
498 +[[image:1744266561792-928.png]]
499 +
500 +//Exemple de recherche sur index : l'article n'est pas indexé//
501 +
502 +Dans un champ avec contrôle marc, pour que les crochets soient pris en compte en tant que tels, il suffit de les doubler (ceci est inutile si le crochet n'est pas le premier caractère).
503 +
504 +[[image:1744266635460-134.png]]
505 +
506 +//Saisie de texte entre double crochets dans un champ avec contrôle marc//
507 +
508 +[[image:1744266659890-594.png]]
509 +
510 +//Affichage du contenu du champ entre crochets//
511 +
503 503  
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