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Modifications pour le document Exploiter les outils d’aide à la saisie

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/15 14:27
Depuis la version 73.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/09 09:42
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modifié par Pascale STEIMETZ-LE CACHEUX
sur 2025/08/06 18:14
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Les outils d'aide à la saisie
1 +Exploiter les outils d’aide à la saisie
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.DBA
1 +XWiki.PSZ
Contenu
... ... @@ -5,20 +5,30 @@
5 5  (((
6 6  (% class="box" %)
7 7  (((
8 -
8 +Flora met à votre disposition une **série d’outils** conçus pour optimiser, sécuriser et accélérer la saisie des données.
9 +
10 +Ces fonctionnalités visent à :
11 +
12 +* faciliter le remplissage de champs complexes ou répétitifs,
13 +* garantir la cohérence documentaire et le respect des standards professionnels,
14 +* et accompagner chaque utilisateur, quel que soit son niveau, grâce à une aide contextualisée et des assistants intégrés.
15 +
16 +Qu’il s’agisse d’afficher une aide en ligne, de préremplir une grille via un modèle, de rechercher un terme dans un thésaurus, de gérer des dates précises ou anciennes, ou encore de saisir des caractères spéciaux, chaque outil a été pensé pour vous guider efficacement dans vos tâches de saisie.
17 +
18 +Cette page propose un parcours guidé à travers l’ensemble de ces outils, afin d’en comprendre les usages et les mobiliser efficacement dans vos pratiques de saisie.
9 9  )))
10 10  
11 11  (((
12 -= Aide en ligne sur les champs =
22 += Consulter l’aide en ligne sur un champ =
13 13  
14 -Pour consulter la documentation associée à un champ :
24 +Pour accéder à la documentation d’un champ :
15 15  
16 16  1. **Clic droit** sur le libellé du champ → **Afficher Aide**
17 -1. Une nouvelle fenêtre vers le wiki s’ouvre, donnant accès à des conseils de saisie, des astuces pratiques et, selon les cas, des précisions réglementaires sur le champ concerné.
27 +1. Une fenêtre s’ouvre, pointant vers le wiki : vous y trouverez des conseils, des exemples de saisie, voire des indications réglementaires.
18 18  
19 19  (% class="box infomessage" %)
20 20  (((
21 -Cette aide est **personnalisable par l’administrateur fonctionnel**, qui peut adapter son contenu selon les besoins de l’institution.
31 +Cette aide est **personnalisable **par l’administrateur fonctionnel.
22 22  )))
23 23  
24 24  [[Ex. table des biens →  clic droit sur le champ** Préfixe musée **pour afficher l'aide en ligne. >>image:1734100943088-429.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
... ... @@ -27,10 +27,13 @@
27 27  [[Résultat →  consultation de l'aide en ligne sur le champ **Préfixe musée.**>>image:1734101035306-247.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
28 28  
29 29  
30 -= Informations sur le champ =
40 += Afficher les informations techniques d’un champ =
31 31  
32 -Vous pouvez également **survoler un libellé** pour afficher son **code technique**, ou effectuer un clic droit → **Afficher Informations** pour obtenir des données complémentaires.
42 +Deux options permettent de consulter les métadonnées d’un champ :
33 33  
44 +* **Survol** du libellé pour afficher le code technique ;
45 +* **Clic droit → Afficher Informations** pour consulter les données associées.
46 +
34 34  (% class="box infomessage" %)
35 35  (((
36 36  Les informations d’un champ peuvent être requises pour le support ou lors d’une vérification par l’administrateur.
... ... @@ -41,10 +41,6 @@
41 41  
42 42  
43 43  
44 -
45 -
46 -
47 -
48 48  [[Ex. table photothèque → clic droit sur le champ **Titre/légende** pour afficher les informations complémentaires.>>image:1744196121351-940.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
49 49  
50 50  
... ... @@ -51,9 +51,9 @@
51 51  [[Résultat → consultation des informations sur le champ **Titre/légende**. >>image:1744196146434-955.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
52 52  
53 53  
54 -= Modèles de saisie rapide =
63 += Utiliser les modèles de saisie rapide =
55 55  
56 -Les modèles de saisie rapide permettent de gagner du temps lors de la saisie de séries de notices similaires. Ils permettent de préremplir certains champs avec des valeurs communes, sans risque d’erreurs liées à une duplication complète.
65 +Les modèles de saisie rapide permettent de **préremplir une grille** avec des valeurs communes pour accélérer la saisie, tout en limitant les erreurs.
57 57  
58 58  (% class="box infomessage" %)
59 59  (((
... ... @@ -64,9 +64,8 @@
64 64  
65 65  1. Ouvrez une grille de saisie
66 66  1. Activez la barre de saisie rapide en cliquant sur l'icône [[image:1744196445965-856.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="32" width="35"]] en bas à gauche
67 -1. Donnez un nom au modèle et enregistrez-le avec l'icône [[image:1744196571841-824.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="37" width="29"]]
68 -1. Renseignez les champs à pré-remplir
69 -1. Marquez les champs à mémoriser en cliquant sur les étoiles ([[image:1744196696669-247.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="29" width="24"]] = champ mémorisé)
76 +1. Nommez le modèle et enregistrez-le [[image:1744196571841-824.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="37" width="29"]]
77 +1. Renseignez les champs à mémoriser (clic sur les étoiles) [[image:1744196696669-247.png||data-xwiki-image-style-border="true"]]
70 70  1. Enregistrer le modèle en cliquant sur l'icône [[image:1744196809731-276.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="38" width="32"]] et fermez le modèle de saisie rapide en cliquant sur l'icône [[image:1744196834006-929.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="38" width="28"]]
71 71  
72 72  Le modèle peut ensuite être rappelé à tout moment, dans la grille de saisie concernée.
... ... @@ -355,6 +355,12 @@
355 355  
356 356  
357 357  
366 +
367 +
368 +
369 +
370 +
371 +
358 358  = Ajouter un terme dans une liste =
359 359  
360 360  Lors de la saisie, certains champs de type liste (déroulante ou longue) peuvent être enrichis par les utilisateurs habilités. Cela permet d’ajouter de nouvelles valeurs sans quitter la notice en cours.
... ... @@ -438,6 +438,86 @@
438 438  [[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → suppression de plusieurs termes avant validation.>>image:1752044520714-289.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
439 439  
440 440  
455 += Créer une notice documentaire et attacher un fichier =
456 +
457 +Dans Flora, un raccourci présent dans la grille de saisie permet de créer une notice documentaire (photo, document, vidéo, etc.) et d’y associer immédiatement un fichier. Cette notice liée est ensuite automatiquement rattachée à la notice principale.
458 +
459 +(((
460 +== Créer la notice documentaire associée ==
461 +
462 +1. Depuis le regroupement de champs **Documentation** de la grille de saisie, choisissez un champ de lien documentaire.
463 +1. Cliquez sur le bouton [[image:1752071858179-406.png||data-xwiki-image-style-border="true"]].
464 +1. Une grille de saisie s’ouvre : renseignez les champs nécessaires puis cliquez sur **Enregistrer**.
465 +
466 +[[Ex. Création d'une notice autres documents. >>image:1752072262230-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
467 +)))
468 +
469 +
470 +[[Ex. Saisie des champs et enregistrement. >>image:1752072381981-919.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
471 +
472 +
473 +[[Résultat → la notice est créée.>>image:1752072465102-170.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
474 +
475 +
476 +== Associer un fichier à cette notice documentaire ==
477 +
478 +1. Une fois la notice enregistrée, cliquez sur sur le bouton  [[image:1744198755996-817.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] pour ouvrir la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**.
479 +1. Pour ajouter un fichier, utilisez l’un des boutons de la barre d’outils située en haut de la fenêtre :
480 +
481 +(% class="active" %)|(% style="text-align:center; width:129px" %)**Icône**|(% style="width:750px" %)**Fonction **
482 +|(% style="width:129px" %)[[image:1752127989218-122.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:750px" %)Ajouter un fichier bureautique (PDF, Word, etc.)
483 +|(% style="width:129px" %)[[image:1752128014249-970.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:750px" %)Ajouter un fichier photo (JPEG, PNG, TIFF…)
484 +|(% style="width:129px" %)[[image:1752128001068-301.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:750px" %)Ajouter un fichier vidéo ou audio (MP4, MP3…)
485 +
486 +(% start="3" %)
487 +1. Parcourez vos fichiers et sélectionnez celui à associer.
488 +1. Cliquez sur **Valider** pour confirmer le rapatriement du fichier.
489 +1. Pour finaliser l’opération et revenir à la grille de saisie, cliquez sur le bouton [[image:1744199081111-700.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] en haut à droite.
490 +1. Enregistrez la notice principale pour que l’association soit visible dans le pavé de visualisation des liens documentaires.
491 +
492 +[[Ex. Autres documents → clic sur le bouton d'attachement.>>image:1752072620688-952.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
493 +
494 +
495 +[[Ex. Ajout du fichier.>>image:1752128535606-760.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
496 +
497 +
498 +[[Ex. Recherche et rapatriement du fichier.>>image:1752128628976-112.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
499 +
500 +
501 +[[Ex. Validation du fichier. >>image:1752128674753-298.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
502 +
503 +
504 +[[Ex. Finalisation de l'attachement. >>image:1752128759287-959.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
505 +
506 +
507 +[[Ex.Retour sur la grille de saisie du bien → enregistrer la notice pour consulter le résultat.>>image:1752128821690-808.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
508 +
509 +
510 +[[Résultat → consultation de la notice et du fichier liés dans la pavé de visualisation des liens documentaires. >>image:1752128999094-967.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
511 +
512 +
513 +=== Focus : Les outils de la fenêtre de gestion avancée ===
514 +
515 +[[Fenêtre de gestion avancée des fichiers.>>image:1752129852836-661.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
516 +
517 +
518 +Voici les principales fonctionnalités disponibles pour gérer vos fichiers associés :
519 +
520 +(% class="active" %)|(% style="text-align:center; width:101px" %)**Icône**|(% style="width:777px" %)**Fonction**
521 +|(% style="width:101px" %)[[image:1744200154013-335.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Retourner à la notice
522 +|(% style="width:101px" %)[[image:1744200173773-567.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Valider l’ajout d’un document
523 +|(% style="width:101px" %)[[image:1744200248285-737.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Annuler une association
524 +|(% style="width:101px" %)[[image:2025-04-09_14h01_32.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Ajouter un dossier
525 +|(% style="width:101px" %)[[image:1744200306410-626.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Ajouter un fichier bureautique (PDF, Word, etc.)
526 +|(% style="width:101px" %)[[image:1744200336429-184.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Ajouter un fichier photo (PNG, JPEG, TIFF, etc.)
527 +|(% style="width:101px" %)[[image:1744200363870-496.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Ajouter un fichier vidéo-audio (MP3,MP4, etc.)
528 +|(% style="width:101px" %)[[image:1744200401014-873.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Descendre un fichier dans la liste
529 +|(% style="width:101px" %)[[image:1744200414180-540.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Monter un fichier dans la liste
530 +|(% style="width:101px" %)[[image:1744200455510-180.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Modifier les attributs du fichier
531 +|(% style="width:101px" %)[[image:1744200502704-220.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Couper un fichier pour le déplacer
532 +|(% style="width:101px" %)[[image:1744200560571-305.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Coller un fichier dans un autre dossier
533 +|(% style="width:101px" %)[[image:1744200590083-440.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Supprimer un fichier
534 +
441 441  = Vider un champ contrôlé =
442 442  
443 443  Dans les grilles de saisie, deux options permettent de retirer les valeurs d’un champ contrôlé (autorités, thésaurus, datation, listes, liens documentaires, etc.)
... ... @@ -475,9 +475,38 @@
475 475  [[Ex. Résultat → terme icône retiré du champ** Dénomination. **>>image:1744268693656-506.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
476 476  
477 477  
572 += Utiliser le clavier unicode =
478 478  
574 +Le clavier Unicode permet de saisir des caractères spéciaux et multilingues dans Flora, notamment pour :
479 479  
576 +* les textes anciens (grec ou latin, translittérations, diacritiques rares),
577 +* les langues non latines comme le chinois, le japonais ou l’arabe,
578 +* ou toute saisie nécessitant des signes typographiques ou linguistiques spécifiques.
480 480  
580 +Dans Flora, le clavier Unicode est accessible depuis l’espace de travail **Décrire**, dans le menu **Outils**.
581 +
582 +Pour l'utiliser :
583 +
584 +1. Ouvrez la fenêtre Unicode.
585 +1. Choisissez le jeu de caractères souhaité (latin, grec, cyrillique, etc.).
586 +1. Cliquez sur les lettres ou symboles à insérer.
587 +1. Copiez la chaîne produite puis collez-la dans le champ texte de Flora concerné (ex. Champ** Transcription des inscriptions,** grille de saisie des biens).
588 +
589 +(% class="box infomessage" %)
590 +(((
591 +Bon à savoir :
592 +
593 +* Le clavier Unicode est **compatible avec tous les champs texte** de Flora.
594 +* Il permet une **saisie standardisée et internationale**, conforme aux règles de catalogage ou de transcription.
595 +* Il évite les erreurs liées au copier-coller depuis des outils externes.
596 +)))
597 +
598 +[[Accès clavier unicode dans Flora.>>image:1752049189710-664.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
599 +
600 +
601 +[[Clavier unicode → ouverture d'une nouvelle fenêtre, sélection de l'alphabet cyrillique et choix des caractères. >>image:1752049261731-843.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
602 +
603 +
481 481  
482 482  )))
483 483  )))|(% style="width:300px" %)(((
... ... @@ -494,50 +494,25 @@
494 494  
495 495  * [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
496 496  * [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
497 -* [[Modifier l'aide en ligne>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Modifier l’aide en ligne.WebHome]]
498 -* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome]]
620 +* [[Consulter les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Consulter les documents associés.WebHome]]
621 +* [[Modifier l'aide en ligne>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Modifier l’aide en ligne.WebHome]]
622 +* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome]]
499 499  )))
500 500  
501 501  (% class="box" %)
502 502  (((
503 503  **Icônes principales**
628 +
629 +* [[image:1751958918305-515.png||height="24" width="24"]] Ouvrir l'assistant thésaurus
630 +* [[image:Autorit%25C3%25A9s_Liens.png]]Rechercher une notice à lier
631 +* [[image:Cr%C3%A9er.png||height="29" width="29"]]Créer ou nouvelle notice liée ou un nouveau terme dans une liste
632 +* [[image:1752133397727-422.png||height="37" width="29"]] Attacher un fichier
633 +* [[image:Liste_2.png]]Ouvrir le menu déroulant
634 +* [[image:1750832487231-298.png]] Ouvrir la liste
635 +* [[image:Datation.png]] Ouvrir l'assistant de datation
636 +* [[image:Retour%20liste%20de%20r%C3%A9sultats.png]]Vider un champ
504 504  )))
505 505  )))
639 +|(% style="width:840px" %) |(% style="width:300px" %)
506 506  
507 -
508 -
509 -
510 -
511 -
512 -= Caractères à ignorer à l'indexation =
513 -
514 -(% class="box infomessage" %)
515 -(((
516 -//Pour utiliser cette fonctionnalité, il faut que le champ dispose du contrôle MARC, mais cette fonctionnalité n'est pas limitée à une application de type MARC (utilisé préférentiellement en Bibliothèque).//
517 -)))
518 -
519 -Pour certains champs, il est possible d'indiquer à Flora que les premiers caractères ne sont pas à prendre en compte dans l'index. Cela permet d'afficher le contenu complet sans indexer les articles au début. Ainsi, si on saisit [La ]Cousine Bette dans un champ, le contenu complet affiche La Cousine Bette mais l'entrée dans l'index est Cousine Bette.
520 -
521 -[[image:1744266472839-529.png]]
522 -
523 -//Exemple dans la grille de saisie de la Bibliothèque, sur le champ Titre//
524 -
525 -[[image:1744266523925-837.png]]
526 -
527 -//Résultat sur la notice Bibliothèque : l'article est présent//
528 -
529 -[[image:1744266561792-928.png]]
530 -
531 -//Exemple de recherche sur index : l'article n'est pas indexé//
532 -
533 -Dans un champ avec contrôle marc, pour que les crochets soient pris en compte en tant que tels, il suffit de les doubler (ceci est inutile si le crochet n'est pas le premier caractère).
534 -
535 -[[image:1744266635460-134.png]]
536 -
537 -//Saisie de texte entre double crochets dans un champ avec contrôle marc//
538 -
539 -[[image:1744266659890-594.png]]
540 -
541 -//Affichage du contenu du champ entre crochets//
542 -
543 543  
1744196696669-247.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.DBA
1 +XWiki.PSZ
Taille
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -475 bytes
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Contenu
1744198591326-807.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.DBA
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1 +206.4 KB
Contenu
1744198616900-336.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
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