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Modifications pour le document Exploiter les outils d’aide à la saisie

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/15 14:27
Depuis la version 72.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/09 09:42
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À la version 61.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/09 08:19
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -2,7 +2,6 @@
2 2  
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (((
5 -(((
6 6  (% class="box" %)
7 7  (((
8 8  
... ... @@ -325,196 +325,160 @@
325 325  
326 326  = Créer une autorité liée =
327 327  
328 -Lors de la saisie d’une notice, il peut arriver que l’autorité recherchée (personne, lieu, collection, etc.) n’existe pas encore dans la base. Flora propose alors un raccourci pour créer immédiatement la nouvelle autorité, sans quitter la saisie en cours.
329 -
330 -Étapes de création :
331 -
332 -1. **Cliquez sur le bouton **[[image:1752042218305-859.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="32" width="34"]]à droite du champ soumis à autorité.
333 -1. **Une nouvelle fenêtre s’ouvre**, affichant la grille de saisie de la notice d’autorité (personne, lieu, collection… selon le champ concerné).
334 -1. **Complétez les champs obligatoires et utiles** de la nouvelle notice d’autorité.
335 -1. **Cliquez sur Enregistrer.**
336 -1. **Retour automatique** à la grille de saisie initiale, avec le lien vers la nouvelle autorité inséré dans le champ.
337 -
338 338  (% class="box infomessage" %)
339 339  (((
340 -Cette fonctionnalité est uniquement disponible si le **profil utilisateur** dispose des droits nécessaires.
341 -Elle est généralement réservée aux profils administrateurs et aux utilisateurs habilités à enrichir les autorités.
329 +Si vous êtes habilité·e, le bouton [[image:1752041817077-491.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] permet également de **créer une nouvelle autorité** à la volée.
342 342  )))
343 343  
344 -[[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → clic sur le bouton de création.>>image:1752041695676-894.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
332 +[[Légende>>image:1752041695676-894.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
345 345  
346 346  
347 -[[Ex. Grille de saisie autorité personnes → saisie des champs obligatoire et utiles puis enregistrement.>>image:1752042299046-236.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
335 +[[Légende>>image:1752041794288-500.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
348 348  
349 349  
350 -[[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → retour à la grille de saisie initiale : l'autorité saisie a été rapatriée dans le champ. >>image:1752041758619-395.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
338 +[[Légende>>image:1752041758619-395.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
351 351  )))
352 352  
353 353  
354 354  
355 355  
356 -= Ajouter un terme dans une liste =
357 357  
358 -Lors de la saisie, certains champs de type liste (déroulante ou longue) peuvent être enrichis par les utilisateurs habilités. Cela permet d’ajouter de nouvelles valeurs sans quitter la notice en cours.
359 359  
360 -L’ajout est autorisé uniquement si :
346 +
347 +)))|(% style="width:300px" %)(((
348 +(% class="box" %)
349 +(((
350 +**Sommaire**
361 361  
362 -* le champ concerné est paramétré pour accepter l’enrichissement,
363 -* et si l’utilisateur dispose des droits requis (profil administrateur ou habilité).
352 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
353 +)))
364 364  
365 -L’**icône d’ajout** [[image:1752042949344-726.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] indique que l’ajout de valeurs est possible.
366 -
367 -(% class="box infomessage" %)
355 +(% class="box" %)
368 368  (((
369 -Bonnes pratiques :
357 +**Aller plus loin**
370 370  
371 -* Vérifiez qu’un terme similaire n’existe pas déjà avant d’en créer un nouveau.
372 -* Ne jamais modifier manuellement le champ **Code**.
373 -* Supprimez tout terme inutile **avant** de valider.
374 -* Si le bouton n’est pas affiché, vous ne pouvez pas ajouter vous-même une nouvelle valeur. L’ajout devra être réalisé par un administrateur fonctionnel. En cas de doute ou de restriction, sollicitez votre administrateur fonctionnel.
359 +* [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
360 +* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
361 +* [[Modifier l'aide en ligne>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Modifier l’aide en ligne.WebHome]]
362 +* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome]]
375 375  )))
376 376  
377 -== Listes déroulantes ==
365 +(% class="box" %)
366 +(((
367 +**Icônes principales**
368 +)))
369 +)))
378 378  
379 -1. Cliquez sur l’icône [[image:1752043338393-575.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="33" width="35"]] située à droite de la liste déroulante.
380 -Une fenêtre d’ajout s’ouvre, vous permettant de créer une ou plusieurs nouvelles valeurs.
381 -1. Dans cette fenêtre :
382 382  
383 -* Une ligne vide est automatiquement proposée : **renseignez le libellé** (champ obligatoire).
384 -* Pour **ajouter plusieurs valeurs**, utilisez les **boutons de la barre d’outils** en haut de la fenêtre (ajout ou suppression de lignes).
385 385  
386 -(% start="3" %)
387 -1. Cliquez sur **Valider** pour enregistrer les nouvelles valeurs.
388 -Les nouveaux termes sont immédiatement intégrés à la liste et deviennent sélectionnables dans le champ.
389 389  
390 -[[Ex. Liste **Type** dans les entrées →  ajout d'un terme.>>image:1752044708346-334.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
374 += Créer un terme dans une liste =
391 391  
392 -
393 -)))
394 394  
395 -[[Ex. Résultat → nouveau terme immédiatement ajouté à la liste et sélectionnable. >>image:1744210347789-938.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
377 +En saisie standard, il est possible de compléter une liste avec de nouvelles des valeurs.
396 396  
379 +Selon les profils utilisateurs, les agents habilités peuvent enrichir le contenu d'une liste (déroulante ou longue),  si le champ dispose de cette option.Le bouton [[image:1744210149421-781.png]] indique la possibilité d'ajouter des valeurs à une liste. Son emplacement est différent selon la liste considérée : une liste déroulante ou une liste longue (voir ci-dessus).
397 397  
398 -(((
399 -== Listes longues : une étape supplémentaire ==
381 +== Liste déroulante ==
400 400  
401 -Dans les listes longues, l’ajout d’un nouveau terme suit le même principe que pour les listes déroulantes, **à une différence près** :
402 -le bouton [[image:1752045487385-423.png||data-xwiki-image-style-border="true"]]n’est pas directement visible à droite du champ.
383 +//Exemple avec le champ TYPE, dans une notice Entrées ~://
403 403  
404 -Procédure :
385 +​Le bouton [[image:1744210149421-781.png]] située à droite de la zone, permet d'ajouter un nouveau terme.// //Cliquer dessus.
405 405  
406 -1. Cliquez d’abord sur le bouton [[image:1744210470829-953.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="44" width="30"]] pour **ouvrir la liste.**
407 -1. Dans la nouvelle fenêtre, utilisez le bouton [[image:1752045525067-815.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] situé en bas à droite, pour insérer une nouvelle valeur.
408 -1. Vous accédez alors à la même interface d’ajout avec possibilité d’ajouter ou supprimer plusieurs termes avant validation.
387 +[[image:1744210222945-989.png]]
409 409  
410 -(% class="box infomessage" %)
411 -(((
412 -Pensez à bien valider pour enregistrer vos ajouts. Les nouvelles valeurs seront immédiatement disponibles à la sélection.
413 -)))
389 +//Visualisation de la fonctionnalité d'ajout d'un terme dans une liste courte//
414 414  
415 -[[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → ouverture de la liste et clic sur le bouton de création. >>image:1752045931813-985.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
391 +Un clic sur le bouton affiche la fenêtre d'ajout de valeurs. Elle présente :
416 416  
393 +* une barre d'outils avec les boutons (ajouter un item) et (supprimer les items sélectionnés)
394 +* une zone de saisie permettant de définir une nouvelle valeur (code et libellé)
395 +* la liste courante (non modifiable).
417 417  
418 -[[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → saisie du terme et validation.>>image:1752046150702-919.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
397 +Renseigner le nouveau terme dans le champ **Libellé** et cliquer sur valider pour enregistrer le nouveau terme dans la liste :
419 419  
399 +[[image:1744210276379-163.png]]
420 420  
421 -== Supprimer un terme ajouté par erreur dans une liste ==
401 +//Ajout d'un nouveau terme/ libellé dans la liste courte//
422 422  
423 -Lors de l’ajout de nouvelles valeurs dans une **liste déroulante** ou **liste longue**, il est possible de supprimer un terme avant validation si une erreur a été commise.
403 +//​Ne pas modifier le champ CODE. Ce champ est réservé aux équipes de Flora.//
424 424  
425 -Comment faire :
405 +[[image:1744210347789-938.png]]
426 426  
427 -1. Dans la fenêtre d’ajout, cochez la case située à gauche de la ou des lignes à supprimer.
428 -1. Cliquez sur le bouton [[image:1752044286842-233.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="26" width="30"]] situé dans la **barre d’outils en haut à droite** de la fenêtre.
429 -1. Le ou les termes sont immédiatement retirés de la liste en cours d’édition.
407 +//Résultat : ajout de la nouvelle valeur sur liste déroulante//
430 430  
431 -(% class="box warningmessage" %)
432 -(((
433 -La suppression n’est possible **qu’avant la validation finale**. Une fois les termes enregistrés, seuls les administrateurs pourront intervenir sur la liste.
434 -)))
409 +== Liste longue ==
435 435  
436 -[[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → suppression de plusieurs termes avant validation.>>image:1752044520714-289.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
411 +Dans une liste longue, le bouton [[image:1744210470829-953.png]] est disponible à droite de la zone : un clic sur ce bouton affiche la liste avec le bouton [[image:1744210492776-343.png]] associé.
437 437  
413 +[[image:1744210533401-483.png]]
438 438  
439 -= Vider un champ contrôlé =
415 +//Visualisation de la liste longue avec bouton  d'ajout de valeur//
440 440  
441 -Dans les grilles de saisie, deux options permettent de retirer les valeurs d’un champ contrôlé (autorités, thésaurus, datation, listes, liens documentaires, etc.)
417 +Un clic sur le bouton affiche la fenêtre d'ajout de valeurs. Elle présente :
442 442  
443 -== Retirer toutes les valeurs du champ ==
419 +* une barre d'outils avec les boutons (ajouter un item) et (supprimer les items sélectionnés)
420 +* une zone de saisie permettant de définir une nouvelle valeur (code et libellé)
421 +* la liste courante (non modifiable).
444 444  
445 -Le bouton [[image:1744268486947-525.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] situé à droite du champ permet de **vider entièrement** son contenu.
423 +Renseigner le nouveau terme dans le champ **Libellé** et cliquer sur valider pour enregistrer le nouveau terme dans la liste :
446 446  
447 -(% class="box warningmessage" %)
448 -(((
449 -Attention : ce bouton **supprime toutes les valeurs** du champ en un seul clic.
450 -)))
425 +[[image:1744210578813-384.png]]
451 451  
452 -[[Ex. Champ** Dénomination **dans la table des biens → clic sur la fonctionnalité.>>image:1744268557540-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
427 +//Fenêtre d'ajout de valeurs à une liste longue//
453 453  
429 +//​Ne pas modifier le champ CODE. Ce champ est réservé aux équipes de Flora.//
454 454  
455 -[[Ex. Résultat → champ** Dénomination **vidé.>>image:1744268598544-349.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
431 +Les valeurs sont effectivement ajoutées à la liste suite à un clic sur** Valider**. Un clic sur Annuler stoppe l'opération.
456 456  
457 -== Retirer une valeur spécifique ==
433 +* Pour créer des termes en plus : dans la fenêtre de saisie des nouvelles valeurs, cliquer sur [[image:1744210627834-465.png]] , pour renseigner un nouveau libellé. Cliquer ensuite sur valider. Les nouveaux termes sont présentés dans la liste des valeurs.
458 458  
459 -Lorsque plusieurs termes sont présents dans un champ, il est possible de retirer **une seule valeur** grâce à la **croix** affichée à côté de chaque terme.
460 460  
461 -(% class="box infomessage" %)
462 -(((
463 -Bonnes pratiques :
464 464  
465 -* Ne pas utiliser le bouton de suppression global si vous ne souhaitez pas tout effacer.
466 -* La suppression est immédiate, uniquement pour le terme cliqué.
467 -* Si d'autres champs ont hérité de cette valeur (par duplication ou modèle de saisie rapide), pensez à les vérifier et les ajuster manuellement.
468 -)))
437 +[[image:1744210745453-989.png]]
469 469  
470 -[[Ex. Champ** Dénomination **dans la table des biens → clic sur la croix pour retirer le terme icône. >>image:1744268647429-243.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
471 471  
440 +//Ajout de valeurs dans la liste//
472 472  
473 -[[Ex. Résultat → terme icône retiré du champ** Dénomination. **>>image:1744268693656-506.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
442 +* Pour supprimer un(des) terme(s), les cocher dans la liste des nouvelles valeurs puis cliquer sur le bouton  [[image:1744210815765-685.png]] : le(s) terme(s) est(sont) supprimé(s).
474 474  
444 +[[image:1744210799391-632.png]]
475 475  
446 +//Tout nouveau terme non retenu doit être supprimé AVANT validation.//
476 476  
448 +Cliquer sur Valider pour accepter l'intégration des termes dans la liste ou Annuler pour stopper l'opération. Les nouveaux termes apparaissent à la fin de la liste et peuvent être sélectionnés.
477 477  
450 += Retirer les valeurs d'un champ =
478 478  
479 -
480 -)))
481 -)))|(% style="width:300px" %)(((
482 -(% class="box" %)
483 -(((
484 -**Sommaire**
452 +== Retirer en un clic toutes les valeurs d'un champ ==
485 485  
486 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
487 -)))
454 +Dans les grilles de saisie, le bouton [[image:1744268486947-525.png]]est disponible à droite des champs qui sont renseignés par appel d'assistants de choix (datations, listes, autorités, termes de thesaurus, notices documentaires, liens). Ce bouton est également présent dans les fenêtres d'assistants de choix correspondantes. Ce dernier permet de retirer en un clic tous les termes inscrits dans un champ.
488 488  
489 -(% class="box" %)
490 -(((
491 -**Aller plus loin**
456 +__Exemple pour la table des biens__ :
492 492  
493 -* [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
494 -* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
495 -* [[Modifier l'aide en ligne>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Modifier l’aide en ligne.WebHome]]
496 -* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome]]
497 -)))
458 +[[image:1744268557540-956.png]]
498 498  
499 -(% class="box" %)
500 -(((
501 -**Icônes principales**
502 -)))
503 -)))
460 +Résultat : le champ entier a été vidé.
504 504  
462 +[[image:1744268598544-349.png]]
505 505  
464 +== Retirer unitairement les valeurs d'un champ ==
506 506  
466 +Si plusieurs termes sont inscrits dans le champ et que l'on souhaite retirer qu'un seul terme, il convient d'utiliser la croix associée [[image:1744268522556-632.png]] et de ne pas cliquer sur le bouton [[image:1744268486947-525.png]]. Dans le cas contraire, l'entièreté des valeurs saisies dans le champ seront retirées.
507 507  
468 +__Exemple pour la table des biens__ :
508 508  
470 +[[image:1744268647429-243.png]]
509 509  
472 +//Exemple de suppression unitaire//
510 510  
474 +Résultat : seul le terme icône a été retiré du champ.
511 511  
476 +[[image:1744268693656-506.png]]
512 512  
478 +//Seule la valeur du champ correspondant est retirée. Si d'autres champs ont hérité de cette valeur, il convient de les supprimer manuellement.//
513 513  
514 514  
515 -= =
516 -
517 -
518 518  = Caractères à ignorer à l'indexation =
519 519  
520 520  (% class="box infomessage" %)
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