Modifications pour le document Exploiter les outils d’aide à la saisie
Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/15 14:27
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Résumé
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Propriétés de la Page (1 modifications, 0 ajouts, 0 suppressions)
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Pièces jointes (1 modifications, 0 ajouts, 23 suppressions)
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Détails
- Propriétés de la Page
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- Contenu
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... ... @@ -2,7 +2,6 @@ 2 2 3 3 |(% style="width:840px" %)((( 4 4 ((( 5 -((( 6 6 (% class="box" %) 7 7 ((( 8 8 ... ... @@ -117,12 +117,11 @@ 117 117 [[Ex. Table des biens → suppression d'un modèle en doublon.>>image:1751890493835-208.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 118 118 119 119 120 -== Quelledifférenceentre duplication de notice et modèle de saisie rapide?==119 +== Ne pas confondre duplication de notice et modèle de saisie rapide == 121 121 122 122 Avant de choisir un mode de saisie, il est essentiel de bien comprendre la différence entre **la duplication d’une notice** et **l’utilisation d’un modèle de saisie rapide**. Ces deux outils répondent à des logiques différentes : l’un reproduit intégralement une notice existante, l’autre permet de préremplir uniquement les champs pertinents. 123 123 Le tableau ci-dessous récapitule les usages, avantages et limites de chaque méthode : 124 124 125 -(% class="table-bordered" %) 126 126 (% class="active" %)|=**Fonction**|=**Définition**|=**Avantages**|=**Risques** 127 127 |**Duplication de notice**|Création d'une nouvelle notice en copiant **l'intégralité** d'une notice existante|Rapide si toutes les données sont à reprendre à l’identique|Risque d’oublier de supprimer ou modifier des champs non pertinents : 128 128 – Liens photo ... ... @@ -283,159 +283,100 @@ 283 283 1. Sélectionnez le ou les termes souhaités. 284 284 1. Cliquez sur **Valider** pour rapatrier le lien dans la notice. 285 285 286 -[[Ex. Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → recherche, sélection et validation de l'autorité personne dans l'assistant.>>image:1751959991697-634.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 287 - 288 - 289 -[[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → autorités rapatriée dans le champ. >>image:1751960154874-910.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 290 - 291 - 292 -== Comment rechercher une autorité dans l’assistant ? == 293 - 294 -Pour choisir le mode de recherche le plus adapté dans l’assistant d’autorité, il est utile de bien comprendre les différences entre la **recherche simple** et la **recherche avancée**. Le tableau ci-dessous vous aide à identifier rapidement les atouts et les cas d’usage de chacun. 295 - 296 -(% class="table-bordered" %) 297 -(% class="active" %)|(% style="text-align:center; width:125px" %)**Critère**|(% style="text-align:center; width:323px" %)**Recherche simple **|(% style="text-align:center; width:431px" %)**Recherche avancée** 298 -|(% style="text-align:center; width:125px" %)Accès|(% style="text-align:center; width:323px" %)Par défaut à l’ouverture de l’assistant|(% style="text-align:center; width:431px" %)Via le bouton **Avancée >>** depuis la recherche simple 299 -|(% style="text-align:center; width:125px" %)Objectif|(% style="text-align:center; width:323px" %)Trouver rapidement une autorité avec un mot-clé|(% style="text-align:center; width:431px" %)Affiner la recherche en combinant plusieurs critères (recherche experte) 300 -|(% style="text-align:center; width:125px" %)Saisie|(% style="text-align:center; width:323px" %)1 champ de recherche (ex. : Durand//)//|(% style="text-align:center; width:431px" %)Formulaire multi-index (ex. : Nom, Qualité, Date…) 301 -|(% style="text-align:center; width:125px" %)Affichage des résultats|(% colspan="2" rowspan="1" style="text-align:center; width:323px" %)Liste double (haut = autorités à ajouter, bas = autorités sélectionnées + résumé) 302 -|(% style="text-align:center; width:125px" %)Ajouter des termes|(% colspan="2" style="text-align:center; width:323px" %)Double clic ou bouton** Ajouter **[[image:1744267530823-370.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="35" width="31"]] 303 -|(% style="text-align:center; width:125px" %)Retirer des termes|(% colspan="2" style="text-align:center; width:323px" %)clic sur le bouton **Retirer** [[image:1744267515165-450.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="36" width="29"]] 304 -|(% style="text-align:center; width:125px" %)Accès à l'autre mode|(% style="text-align:center; width:323px" %)Oui, via le bouton **Avancée >>**|(% style="text-align:center; width:323px" %)Oui, via le bouton **<< Simple** 305 -|(% style="text-align:center; width:125px" %)Cas d'usage recommandé|(% style="text-align:center; width:323px" %)Recherche rapide sur un nom connu ou partiel|(% style="text-align:center; width:323px" %)Recherche ciblée ou complexe (homonymes, filtres multiples) 306 - 307 307 (% class="box infomessage" %) 308 308 ((( 309 -**Bon à savoir** : vous pouvez afficher toutes les autorités d’une table en lançant une recherche simple sans critère. 286 +Le bouton de suppression associé au champ permet de **retirer tous les liens** (sans supprimer les notices d’autorité). 287 +Si vous êtes habilité·e, un bouton permet également de **créer une nouvelle autorité** à la volée. 310 310 ))) 311 311 312 -[[Ex. Assistantd'autoritétable personnes,recherche simplesanscritère→affichagedesautorités.>>image:1751962471114-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]290 +[[Ex. Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → recherche, sélection et validation de l'autorité dans l'assistant.>>image:1751959991697-634.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 313 313 314 314 315 -[[Ex. Assistantd'autoritétablepersonnes→accèsàla rechercheavancée.>>image:1744267681768-429.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]293 +[[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → autorités rapatriée dans le champ. >>image:1751960154874-910.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 316 316 317 317 318 - [[Ex.Assistantd'autoritétable personnes → rechercheavancée des Baudrydont le lieude travail est Vendéeet sélection de l'autorité.>>image:1744267851493-505.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]296 +== Focus : rechercher une autorité dans l'assistant == 319 319 320 320 321 - [[Ex.Tabledes bienschamps **Auteur-Exécutant** →autoritésrapatriée dans le champ. >>image:1744267909001-661.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]299 +== Recherche simple dans l'assistant d'autorité == 322 322 301 +[[image:1744267382360-370.png]] 323 323 324 - =Créerune autoritéliée =303 +//Affichage de la recherche simple dans l'assistant d'autorité// 325 325 326 -L ors delasaisied’une notice, ilpeut arriver que l’autorité recherchée (personne,lieu, collection, etc.) n’existepasencore dansla base. Florapropose alorsun raccourcipour créerimmédiatementlanouvelleautorité, sans quitterlasaisieen cours.305 +Les opérations suivantes sont possibles depuis la recherche simple : 327 327 328 - Étapesde création:307 +* Rechercher : recherche dans la liste le terme saisi dans la(les) zone(s) de recherche. 329 329 330 -1. **Cliquez sur le bouton **[[image:1752042218305-859.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="32" width="34"]]à droite du champ soumis à autorité. 331 -1. **Une nouvelle fenêtre s’ouvre**, affichant la grille de saisie de la notice d’autorité (personne, lieu, collection… selon le champ concerné). 332 -1. **Complétez les champs obligatoires et utiles** de la nouvelle notice d’autorité. 333 -1. **Cliquez sur Enregistrer.** 334 -1. **Retour automatique** à la grille de saisie initiale, avec le lien vers la nouvelle autorité inséré dans le champ. 309 +Pour afficher toutes les autorités, cliquer sur le bouton Rechercher en laissant le critère vide. 335 335 336 -(% class="box infomessage" %) 337 -((( 338 -Cette fonctionnalité est uniquement disponible si le **profil utilisateur** dispose des droits nécessaires. 339 -Elle est généralement réservée aux profils administrateurs et aux utilisateurs habilités à enrichir les autorités. 340 -))) 311 +* Avancée>> : pour changer de mode de recherche. 312 +* Réponses maximum : modifier le nombre de réponses affichées : la recherche se relance automatiquement. 313 +* Suite à sélection d'un terme, un résumé de sa notice est présenté en bas de la liste. 314 +* Un clic sur ce bouton [[image:1744267530823-370.png]] ajoute le(s) terme(s) sélectionné(s) dans la liste supérieure : le(s) terme(s) est(sont) affiché(s) dans la liste inférieure. 315 +* Un clic sur ce bouton [[image:1744267515165-450.png]]enlève le(s) terme(s) ajouté(s), sélectionné(s) dans la liste inférieure : le(s) terme(s) est(sont) supprimé(s) de la liste inférieure. 316 +* Valider : valide le(les) terme(s) sélectionné(s). La fenêtre se referme, le(s) terme(s) sélectionné(s) apparai(ssen)t dans le champ de la grille de saisie, éventuellement distingués avec un séparateur. Un double clic sur un terme le sélectionne et le valide. 317 +* Annuler : annule l'opération. La fenêtre se referme pour revenir à la grille de saisie. 318 +* Créer : si le profil utilisé y est autorisé, crée directement une nouvelle notice d'autorité. La grille de saisie proposée suit les règles standard de saisie. Suite à validation, le lien vers la nouvelle notice est enregistrée dans la grille de saisie. 341 341 342 - [[Ex.Tabledesbienschamps **Auteur-Exécutant** →clicsur lebouton decréation.>>image:1752041695676-894.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]320 +La fonction Créer est également accessible pour les professionnels habilités, à partir de la grille de saisie de la notice : icône [[image:1744267183254-709.png]]placé à droite du champ soumis à autorité. 343 343 322 +En recherche simple, un fois le critère de mentionné et la recherche lancée, le premier terme approchant est présenté au début de la liste ; sinon, Flora affiche le message Aucune réponse à votre question. 344 344 345 -[[ Ex. Grille de saisie autorité personnes → saisie des champs obligatoire et utiles puis enregistrement.>>image:1752042299046-236.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]324 +[[image:1744267452487-960.png]] 346 346 326 +//Exemple// 347 347 348 -[[Ex.Table des biens champs **Auteur-Exécutant** → retour à la grille de saisie initiale : l'autorité saisie a été rapatriée dans le champ. >>image:1752041758619-395.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 349 -))) 328 +Suite à validation, l'information permettant d'identifier le lien vers l'autorité est affichée dans la grille de saisie. 350 350 330 +[[image:1744267606003-831.png]] 351 351 332 +//Exemple d'affichage du lien vers l'autorité dans la grille de saisie des Biens// 352 352 334 +== Recherche avancée dans l'assistant d'autorité == 353 353 354 - =Ajouter unterme dansune liste=336 +En plus de la recherche simple, un mode avancé permet d'affiner ses critères de recherche (fonctionnement identique à celui du formulaire de recherche experte - [[voir la rubrique Rechercher dans Flora>>doc:1_Fonctionnalités.Recherche.WebHome]]. 355 355 356 - Lors de la saisie, certains champs de type liste (déroulante ou longue) peuvent être enrichis par les utilisateurs habilités.Celapermet d’ajouter denouvelles valeurs sans quitter la notice en cours.338 +[[image:1744267681768-429.png]] 357 357 358 - L’ajout est autorisé uniquement si:340 +[[image:1744267705438-241.png]] 359 359 360 -* le champ concerné est paramétré pour accepter l’enrichissement, 361 -* et si l’utilisateur dispose des droits requis (profil administrateur ou habilité). 342 +//Affichage de la recherche avancée de sélection d'autorités// 362 362 363 - L’**icôned’ajout** [[image:1752042949344-726.png||data-xwiki-image-style-border="true"]]indiquequel’ajoutdevaleursest possible.344 +Dans cette fenêtre de recherche d'autorités, voici les opération possibles : 364 364 365 -(% class="box infomessage" %) 366 -((( 367 -Bonnes pratiques : 346 +* Renseigner le(s) termes d'index recherché(s) permettant de choisir le(s) autorité(s) désirées. 368 368 369 -* Vérifiez qu’un terme similaire n’existe pas déjà avant d’en créer un nouveau. 370 -* Ne jamais modifier manuellement le champ **Code**. 371 -* Supprimez tout terme inutile **avant** de valider. 372 -* Si le bouton n’est pas affiché, vous ne pouvez pas ajouter vous-même une nouvelle valeur. L’ajout devra être réalisé par un administrateur fonctionnel. En cas de doute ou de restriction, sollicitez votre administrateur fonctionnel. 373 -))) 348 +Pour l'index 1. Nom, saisir ba* - premières lettres du terme recherché puis cliquer sur Rechercher : la liste résultat suivante est présentée (sinon, Flora affiche le message Aucune réponse à votre question). 374 374 375 -== Listes déroulantes == 350 +* << Simple : pour changer de mode de recherche. 351 +* Réponses maximum : modifier le nombre de réponses affichées : la recherche se relance automatiquement. 352 +* Suite à sélection d'un terme, un résumé de sa notice est présenté en bas de la liste. 353 +* Un clic sur ce bouton [[image:1744267530823-370.png]]ajoute le(s) terme(s) sélectionné(s) dans la liste supérieure : le(s) terme(s) est(sont) affiché(s) dans la liste inférieure. 354 +* Un clic sur ce bouton [[image:1744267515165-450.png]]enlève le(s) terme(s) ajouté(s), sélectionné(s) dans la liste inférieure : le(s) terme(s) est(sont) supprimé(s) de la liste inférieure. 355 +* Valider : valide le(les) terme(s) sélectionné(s). La fenêtre se referme, le(s) terme(s) sélectionné(s) apparai(ssen)t dans le champ de la grille de saisie, éventuellement distingués avec un séparateur. Un double clic sur un terme le sélectionne et le valide. 356 +* Annuler : annule l'opération. La fenêtre se referme pour revenir à la grille de saisie. 357 +* Créer : si le profil utilisé est autorisé, crée directement une nouvelle notice d'autorité. La grille de saisie proposée suit les règles standard de saisie. Suite à validation, le lien vers la nouvelle notice est enregistrée dans la grille de saisie. 376 376 377 -1. Cliquez sur l’icône [[image:1752043338393-575.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="33" width="35"]] située à droite de la liste déroulante. 378 -Une fenêtre d’ajout s’ouvre, vous permettant de créer une ou plusieurs nouvelles valeurs. 379 -1. Dans cette fenêtre : 359 +La fonction Créer est également accessible pour les professionnels habilités, à partir de la grille de saisie de la notice : [[image:1744267183254-709.png]]placé à droite du champ soumis à autorité. 380 380 381 -* Une ligne vide est automatiquement proposée : **renseignez le libellé** (champ obligatoire). 382 -* Pour **ajouter plusieurs valeurs**, utilisez les **boutons de la barre d’outils** en haut de la fenêtre (ajout ou suppression de lignes). 361 +[[image:1744267851493-505.png]] 383 383 384 -(% start="3" %) 385 -1. Cliquez sur **Valider** pour enregistrer les nouvelles valeurs. 386 -Les nouveaux termes sont immédiatement intégrés à la liste et deviennent sélectionnables dans le champ. 363 +Double cliquer sur une autorité pour la sélectionner. 387 387 388 - [[Ex.Liste**Type**danslesentrées →ajout d'un terme.>>image:1752044708346-334.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]365 +//En cas de mono-sélection, le fait de cocher une autorité décoche automatiquement l'autorité précédemment sélectionnée.// 389 389 390 - 391 -))) 367 +Suite à validation, l'information permettant d'identifier le lien vers l'autorité est affichée dans la grille de saisie. 392 392 393 -[[ Ex. Résultat → nouveau termeimmédiatement ajouté à la liste et sélectionnable. >>image:1744210347789-938.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]369 +[[image:1744267909001-661.png]] 394 394 371 +//Exemple d'affichage du lien vers l'autorité dans la grille de saisie des Biens// 395 395 396 -((( 397 -== Listes longues : une étape supplémentaire == 398 398 399 -Dans les listes longues, l’ajout d’un nouveau terme suit le même principe que pour les listes déroulantes, **à une différence près** : 400 -le bouton [[image:1752045487385-423.png||data-xwiki-image-style-border="true"]]n’est pas directement visible à droite du champ. 401 401 402 -Procédure : 403 403 404 -1. Cliquez d’abord sur le bouton [[image:1744210470829-953.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="44" width="30"]] pour **ouvrir la liste.** 405 -1. Dans la nouvelle fenêtre, utilisez le bouton [[image:1752045525067-815.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] situé en bas à droite, pour insérer une nouvelle valeur. 406 -1. Vous accédez alors à la même interface d’ajout avec possibilité d’ajouter ou supprimer plusieurs termes avant validation. 407 407 408 -(% class="box infomessage" %) 409 -((( 410 -Pensez à bien valider pour enregistrer vos ajouts. Les nouvelles valeurs seront immédiatement disponibles à la sélection. 411 -))) 412 412 413 -[[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → ouverture de la liste et clic sur le bouton de création. >>image:1752045931813-985.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 414 - 415 - 416 -[[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → saisie du terme et validation.>>image:1752046150702-919.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 417 - 418 - 419 -== Supprimer un terme ajouté par erreur dans une liste == 420 - 421 -Lors de l’ajout de nouvelles valeurs dans une **liste déroulante** ou **liste longue**, il est possible de supprimer un terme avant validation si une erreur a été commise. 422 - 423 -Comment faire : 424 - 425 -1. Dans la fenêtre d’ajout, cochez la case située à gauche de la ou des lignes à supprimer. 426 -1. Cliquez sur le bouton [[image:1752044286842-233.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="26" width="30"]] situé dans la **barre d’outils en haut à droite** de la fenêtre. 427 -1. Le ou les termes sont immédiatement retirés de la liste en cours d’édition. 428 - 429 -(% class="box warningmessage" %) 430 -((( 431 -La suppression n’est possible **qu’avant la validation finale**. Une fois les termes enregistrés, seuls les administrateurs pourront intervenir sur la liste. 432 -))) 433 - 434 -[[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → suppression de plusieurs termes avant validation.>>image:1752044520714-289.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 435 - 436 - 437 - 438 - 439 439 440 440 ))) 441 441 )))|(% style="width:300px" %)((( ... ... @@ -465,13 +465,82 @@ 465 465 466 466 467 467 407 += Créer un terme dans une liste = 468 468 469 469 410 +En saisie standard, il est possible de compléter une liste avec de nouvelles des valeurs. 470 470 412 +Selon les profils utilisateurs, les agents habilités peuvent enrichir le contenu d'une liste (déroulante ou longue), si le champ dispose de cette option.Le bouton [[image:1744210149421-781.png]] indique la possibilité d'ajouter des valeurs à une liste. Son emplacement est différent selon la liste considérée : une liste déroulante ou une liste longue (voir ci-dessus). 471 471 414 +== Liste déroulante == 472 472 416 +//Exemple avec le champ TYPE, dans une notice Entrées ~:// 473 473 418 +Le bouton [[image:1744210149421-781.png]] située à droite de la zone, permet d'ajouter un nouveau terme.// //Cliquer dessus. 474 474 420 +[[image:1744210222945-989.png]] 421 + 422 +//Visualisation de la fonctionnalité d'ajout d'un terme dans une liste courte// 423 + 424 +Un clic sur le bouton affiche la fenêtre d'ajout de valeurs. Elle présente : 425 + 426 +* une barre d'outils avec les boutons (ajouter un item) et (supprimer les items sélectionnés) 427 +* une zone de saisie permettant de définir une nouvelle valeur (code et libellé) 428 +* la liste courante (non modifiable). 429 + 430 +Renseigner le nouveau terme dans le champ **Libellé** et cliquer sur valider pour enregistrer le nouveau terme dans la liste : 431 + 432 +[[image:1744210276379-163.png]] 433 + 434 +//Ajout d'un nouveau terme/ libellé dans la liste courte// 435 + 436 +//Ne pas modifier le champ CODE. Ce champ est réservé aux équipes de Flora.// 437 + 438 +[[image:1744210347789-938.png]] 439 + 440 +//Résultat : ajout de la nouvelle valeur sur liste déroulante// 441 + 442 +== Liste longue == 443 + 444 +Dans une liste longue, le bouton [[image:1744210470829-953.png]] est disponible à droite de la zone : un clic sur ce bouton affiche la liste avec le bouton [[image:1744210492776-343.png]] associé. 445 + 446 +[[image:1744210533401-483.png]] 447 + 448 +//Visualisation de la liste longue avec bouton d'ajout de valeur// 449 + 450 +Un clic sur le bouton affiche la fenêtre d'ajout de valeurs. Elle présente : 451 + 452 +* une barre d'outils avec les boutons (ajouter un item) et (supprimer les items sélectionnés) 453 +* une zone de saisie permettant de définir une nouvelle valeur (code et libellé) 454 +* la liste courante (non modifiable). 455 + 456 +Renseigner le nouveau terme dans le champ **Libellé** et cliquer sur valider pour enregistrer le nouveau terme dans la liste : 457 + 458 +[[image:1744210578813-384.png]] 459 + 460 +//Fenêtre d'ajout de valeurs à une liste longue// 461 + 462 +//Ne pas modifier le champ CODE. Ce champ est réservé aux équipes de Flora.// 463 + 464 +Les valeurs sont effectivement ajoutées à la liste suite à un clic sur** Valider**. Un clic sur Annuler stoppe l'opération. 465 + 466 +* Pour créer des termes en plus : dans la fenêtre de saisie des nouvelles valeurs, cliquer sur [[image:1744210627834-465.png]] , pour renseigner un nouveau libellé. Cliquer ensuite sur valider. Les nouveaux termes sont présentés dans la liste des valeurs. 467 + 468 + 469 + 470 +[[image:1744210745453-989.png]] 471 + 472 + 473 +//Ajout de valeurs dans la liste// 474 + 475 +* Pour supprimer un(des) terme(s), les cocher dans la liste des nouvelles valeurs puis cliquer sur le bouton [[image:1744210815765-685.png]] : le(s) terme(s) est(sont) supprimé(s). 476 + 477 +[[image:1744210799391-632.png]] 478 + 479 +//Tout nouveau terme non retenu doit être supprimé AVANT validation.// 480 + 481 +Cliquer sur Valider pour accepter l'intégration des termes dans la liste ou Annuler pour stopper l'opération. Les nouveaux termes apparaissent à la fin de la liste et peuvent être sélectionnés. 482 + 475 475 = Retirer les valeurs d'un champ = 476 476 477 477 == Retirer en un clic toutes les valeurs d'un champ ==
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