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Modifications pour le document Exploiter les outils d’aide à la saisie

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/15 14:27
Depuis la version 69.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/09 09:26
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/10 08:45
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -41,6 +41,9 @@
41 41  
42 42  
43 43  
44 +
45 +
46 +
44 44  [[Ex. table photothèque → clic droit sur le champ **Titre/légende** pour afficher les informations complémentaires.>>image:1744196121351-940.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
45 45  
46 46  
... ... @@ -349,6 +349,7 @@
349 349  
350 350  
351 351  
355 +
352 352  = Ajouter un terme dans une liste =
353 353  
354 354  Lors de la saisie, certains champs de type liste (déroulante ou longue) peuvent être enrichis par les utilisateurs habilités. Cela permet d’ajouter de nouvelles valeurs sans quitter la notice en cours.
... ... @@ -411,7 +411,9 @@
411 411  [[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → ouverture de la liste et clic sur le bouton de création. >>image:1752045931813-985.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
412 412  
413 413  
418 +[[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → saisie du terme et validation.>>image:1752046150702-919.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
414 414  
420 +
415 415  == Supprimer un terme ajouté par erreur dans une liste ==
416 416  
417 417  Lors de l’ajout de nouvelles valeurs dans une **liste déroulante** ou **liste longue**, il est possible de supprimer un terme avant validation si une erreur a été commise.
... ... @@ -429,104 +429,183 @@
429 429  
430 430  [[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → suppression de plusieurs termes avant validation.>>image:1752044520714-289.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
431 431  
432 -
433 -)))
434 -)))|(% style="width:300px" %)(((
435 -(% class="box" %)
436 -(((
437 -**Sommaire**
438 438  
439 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
440 -)))
439 += Raccourci de saisie : créer une notice documentaire et attacher un fichier =
441 441  
442 -(% class="box" %)
441 +Dans Flora, un raccourci présent dans la grille de saisie permet de créer une notice documentaire (photo, document, vidéo, etc.) et d’y associer immédiatement un fichier. Cette notice liée est ensuite automatiquement rattachée à la notice principale.
442 +
443 443  (((
444 -**Aller plus loin**
444 +== Créer la notice documentaire associée ==
445 445  
446 -* [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
447 -* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
448 -* [[Modifier l'aide en ligne>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Modifier l’aide en ligne.WebHome]]
449 -* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome]]
450 -)))
446 +1. Depuis le regroupement de champs Documentation de la grille de saisie, choisissez un champ de lien documentaire.
447 +1. Cliquez sur le bouton [[image:1752071858179-406.png||data-xwiki-image-style-border="true"]].
448 +1. Une grille de saisie s’ouvre : renseignez les champs nécessaires puis cliquez sur **Enregistrer**.
451 451  
452 -(% class="box" %)
453 -(((
454 -**Icônes principales**
450 +[[Ex. Création d'une notice autres documents. >>image:1752072262230-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
455 455  )))
456 -)))
457 457  
458 458  
454 +[[Ex. Création d'une notice autres documents → saisie des champs et enregistrement. >>image:1752072381981-919.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
459 459  
460 460  
457 +[[Résultat → notice autres documents créée.>>image:1752072465102-170.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
461 461  
462 462  
463 -
460 +== Associer un fichier à cette notice documentaire ==
464 464  
465 -
462 +1. Une fois la notice enregistrée, cliquez sur sur le bouton  [[image:1744198755996-817.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] pour ouvrir la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**.
463 +1. Ajouter un fichier
464 +Dans cette fenêtre, selon votre besoin cliquez sur le bouton disponible dans la barre d'outils en haut :
466 466  
466 +* [[image:1752127989218-122.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="40" width="37"]] pour parcourir et sélectionner un fichier bureautique à associer (PDF, Word, etc.).
467 +* [[image:1752128014249-970.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="38" width="35"]] pour parcourir et sélectionner un fichier photo à associer (PNG, JPEG, TIFF, etc.).
468 +* [[image:1752128001068-301.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="29" width="37"]]pour parcourir et sélectionner un fichier vidéo à associer (MP3,MP4, etc.).
467 467  
470 +(% start="3" %)
471 +1. Parcourez vos fichiers pour rapatrier le fichier concerné.
472 +1. Cliquer sur Valider pour rapatrier le fichier concerné.
473 +1. Pour finaliser l'association et revenir à la grille de saisie, cliquez sur [[image:1744199081111-700.png||data-xwiki-image-style-border="true"]], situé en haut à droite dans la barre d'outils.
474 +1. Pour visualiser la notice documentaire avec le fichier, enregistrez la notice et consultez le pavé de visualisation des liens documentaires.
468 468  
476 +[[Ex. Attachement fichier bureautique.>>image:1752072620688-952.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
469 469  
470 -= Retirer les valeurs d'un champ =
471 471  
472 -== Retirer en un clic toutes les valeurs d'un champ ==
479 +[[Ex. Ajout fichier bureautique.>>image:1752128535606-760.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
473 473  
474 -Dans les grilles de saisie, le bouton [[image:1744268486947-525.png]]est disponible à droite des champs qui sont renseignés par appel d'assistants de choix (datations, listes, autorités, termes de thesaurus, notices documentaires, liens). Ce bouton est également présent dans les fenêtres d'assistants de choix correspondantes. Ce dernier permet de retirer en un clic tous les termes inscrits dans un champ.
475 475  
476 -__Exemple pour la table des biens__ :
482 +[[Ex. Recherche et rapatriement du fichier bureautique.>>image:1752128628976-112.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
477 477  
478 -[[image:1744268557540-956.png]]
479 479  
480 -Résultat : le champ entier a été vidé.
485 +[[Ex. Validation rapatriement du fichier bureautique dans Flora.>>image:1752128674753-298.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
481 481  
482 -[[image:1744268598544-349.png]]
483 483  
484 -== Retirer unitairement les valeurs d'un champ ==
488 +[[Ex. Validation finale attachement du fichier bureautique.>>image:1752128759287-959.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
485 485  
486 -Si plusieurs termes sont inscrits dans le champ et que l'on souhaite retirer qu'un seul terme, il convient d'utiliser la croix associée [[image:1744268522556-632.png]] et de ne pas cliquer sur le bouton [[image:1744268486947-525.png]]. Dans le cas contraire, l'entièreté des valeurs saisies dans le champ seront retirées.
490 + 
487 487  
488 -__Exemple pour la table des biens__ :
492 +[[Ex.Retour sur la grille de saisie du bien → enregistrer la notice pour voir le résultat sur la notice.>>image:1752128821690-808.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
489 489  
490 -[[image:1744268647429-243.png]]
491 491  
492 -//Exemple de suppression unitaire//
495 +[[Résultat → consultation de la notice et du fichier bureautique dans la pavé de gestion des liens documentaires. >>image:1752128999094-967.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
493 493  
494 -Résultat : seul le terme icône a été retiré du champ.
495 495  
496 -[[image:1744268693656-506.png]]
498 +=== Focus : Les outils de la fenêtre de gestion avancée ===
497 497  
498 -//Seule la valeur du champ correspondant est retirée. Si d'autres champs ont hérité de cette valeur, il convient de les supprimer manuellement.//
500 +[[Fenêtre de gestion avancée des fichiers.>>image:1752129852836-661.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
499 499  
500 500  
501 -= Caractères à ignorer à l'indexation =
503 +Voici les principales fonctionnalités disponibles pour gérer vos fichiers associés :
502 502  
505 +(% class="active" %)|(% style="text-align:center; width:101px" %)**Icône**|(% style="width:777px" %)**Fonction**
506 +|(% style="width:101px" %)[[image:1744200154013-335.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Retourner à la notice
507 +|(% style="width:101px" %)[[image:1744200173773-567.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Valider l’ajout d’un document
508 +|(% style="width:101px" %)[[image:1744200248285-737.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Annuler une association
509 +|(% style="width:101px" %)[[image:2025-04-09_14h01_32.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Ajouter un dossier
510 +|(% style="width:101px" %)[[image:1744200306410-626.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Ajouter un fichier bureautique
511 +|(% style="width:101px" %)[[image:1744200336429-184.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Ajouter un fichier image
512 +|(% style="width:101px" %)[[image:1744200363870-496.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Ajouter un fichier vidéo ou audio
513 +|(% style="width:101px" %)[[image:1744200401014-873.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Descendre un fichier dans la liste
514 +|(% style="width:101px" %)[[image:1744200414180-540.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Monter un fichier dans la liste
515 +|(% style="width:101px" %)[[image:1744200455510-180.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Modifier les attributs du fichier
516 +|(% style="width:101px" %)[[image:1744200502704-220.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Couper un fichier pour le déplacer
517 +|(% style="width:101px" %)[[image:1744200560571-305.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Coller un fichier dans un autre dossier
518 +|(% style="width:101px" %)[[image:1744200590083-440.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Supprimer un fichier
519 +
520 += Vider un champ contrôlé =
521 +
522 +Dans les grilles de saisie, deux options permettent de retirer les valeurs d’un champ contrôlé (autorités, thésaurus, datation, listes, liens documentaires, etc.)
523 +
524 +== Retirer toutes les valeurs du champ ==
525 +
526 +Le bouton [[image:1744268486947-525.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] situé à droite du champ permet de **vider entièrement** son contenu.
527 +
528 +(% class="box warningmessage" %)
529 +(((
530 +Attention : ce bouton **supprime toutes les valeurs** du champ en un seul clic.
531 +)))
532 +
533 +[[Ex. Champ** Dénomination **dans la table des biens → clic sur la fonctionnalité.>>image:1744268557540-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
534 +
535 +
536 +[[Ex. Résultat → champ** Dénomination **vidé.>>image:1744268598544-349.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
537 +
538 +== Retirer une valeur spécifique ==
539 +
540 +Lorsque plusieurs termes sont présents dans un champ, il est possible de retirer **une seule valeur** grâce à la **croix** affichée à côté de chaque terme.
541 +
503 503  (% class="box infomessage" %)
504 504  (((
505 -//Pour utiliser cette fonctionnalité, il faut que le champ dispose du contrôle MARC, mais cette fonctionnalité n'est pas limitée à une application de type MARC (utilisé préférentiellement en Bibliothèque).//
544 +Bonnes pratiques :
545 +
546 +* Ne pas utiliser le bouton de suppression global si vous ne souhaitez pas tout effacer.
547 +* La suppression est immédiate, uniquement pour le terme cliqué.
548 +* Si d'autres champs ont hérité de cette valeur (par duplication ou modèle de saisie rapide), pensez à les vérifier et les ajuster manuellement.
506 506  )))
507 507  
508 -Pour certains champs, il est possible d'indiquer à Flora que les premiers caractères ne sont pas à prendre en compte dans l'index. Cela permet d'afficher le contenu complet sans indexer les articles au début. Ainsi, si on saisit [La ]Cousine Bette dans un champ, le contenu complet affiche La Cousine Bette mais l'entrée dans l'index est Cousine Bette.
551 +[[Ex. Champ** Dénomination **dans la table des biens → clic sur la croix pour retirer le terme icône. >>image:1744268647429-243.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
509 509  
510 -[[image:1744266472839-529.png]]
511 511  
512 -//Exemple dans la grille de saisie de la Bibliothèque, sur le champ Titre//
554 +[[Ex. Résultat → terme icône retiré du champ** Dénomination. **>>image:1744268693656-506.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
513 513  
514 -[[image:1744266523925-837.png]]
515 515  
516 -//Résultat sur la notice Bibliothèque : l'article est présent//
557 += Utiliser le clavier unicode =
517 517  
518 -[[image:1744266561792-928.png]]
559 +Le clavier Unicode permet de saisir des caractères spéciaux et multilingues dans Flora, notamment pour :
519 519  
520 -//Exemple de recherche sur index : l'article n'est pas indexé//
561 +* les textes anciens (grec ou latin, translittérations, diacritiques rares),
562 +* les langues non latines comme le chinois, le japonais ou l’arabe,
563 +* ou toute saisie nécessitant des signes typographiques ou linguistiques spécifiques.
521 521  
522 -Dans un champ avec contrôle marc, pour que les crochets soient pris en compte en tant que tels, il suffit de les doubler (ceci est inutile si le crochet n'est pas le premier caractère).
565 +Dans Flora, le clavier Unicode est accessible depuis l’espace de travail **Décrire**, dans le menu **Outils**.
523 523  
524 -[[image:1744266635460-134.png]]
567 +Pour l'utiliser :
525 525  
526 -//Saisie de texte entre double crochets dans un champ avec contrôle marc//
569 +1. Ouvrez la fenêtre Unicode.
570 +1. Choisissez le jeu de caractères souhaité (latin, grec, cyrillique, etc.).
571 +1. Cliquez sur les lettres ou symboles à insérer.
572 +1. Copiez la chaîne produite puis collez-la dans le champ texte de Flora concerné (ex. Champ** Transcription des inscriptions,** grille de saisie des biens).
527 527  
528 -[[image:1744266659890-594.png]]
574 +(% class="box infomessage" %)
575 +(((
576 +Bon à savoir :
529 529  
530 -//Affichage du contenu du champ entre crochets//
578 +* Le clavier Unicode est **compatible avec tous les champs texte** de Flora.
579 +* Il permet une **saisie standardisée et internationale**, conforme aux règles de catalogage ou de transcription.
580 +* Il évite les erreurs liées au copier-coller depuis des outils externes.
581 +)))
531 531  
583 +[[Accès clavier unicode dans Flora.>>image:1752049189710-664.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
584 +
585 +
586 +[[Clavier unicode → ouverture d'une nouvelle fenêtre, sélection de l'alphabet cyrillique et choix des caractères. >>image:1752049261731-843.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
587 +
588 +
532 532  
590 +)))
591 +)))|(% style="width:300px" %)(((
592 +(% class="box" %)
593 +(((
594 +**Sommaire**
595 +
596 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
597 +)))
598 +
599 +(% class="box" %)
600 +(((
601 +**Aller plus loin**
602 +
603 +* [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
604 +* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
605 +* [[Consulter les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Consulter les documents associés.WebHome]]
606 +* [[Modifier l'aide en ligne>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Modifier l’aide en ligne.WebHome]]
607 +* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome]]
608 +)))
609 +
610 +(% class="box" %)
611 +(((
612 +**Icônes principales**
613 +)))
614 +)))
615 +|(% style="width:840px" %) |(% style="width:300px" %)
616 +
617 +
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