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Modifications pour le document Exploiter les outils d’aide à la saisie

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/15 14:27
Depuis la version 67.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/09 09:07
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À la version 87.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/10 09:06
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -41,6 +41,12 @@
41 41  
42 42  
43 43  
44 +
45 +
46 +
47 +
48 +
49 +
44 44  [[Ex. table photothèque → clic droit sur le champ **Titre/légende** pour afficher les informations complémentaires.>>image:1744196121351-940.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
45 45  
46 46  
... ... @@ -349,6 +349,7 @@
349 349  
350 350  
351 351  
358 +
352 352  = Ajouter un terme dans une liste =
353 353  
354 354  Lors de la saisie, certains champs de type liste (déroulante ou longue) peuvent être enrichis par les utilisateurs habilités. Cela permet d’ajouter de nouvelles valeurs sans quitter la notice en cours.
... ... @@ -388,14 +388,34 @@
388 388  
389 389  )))
390 390  
391 -[[Ex. Résultat → nouveau terme ajouté à la liste et sélectionnable immédiatement. >>image:1744210347789-938.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
398 +[[Ex. Résultat → nouveau terme immédiatement ajouté à la liste et sélectionnable. >>image:1744210347789-938.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
392 392  
400 +
393 393  (((
394 -(% class="wikigeneratedid" %)
395 -
402 +== Listes longues : une étape supplémentaire ==
396 396  
397 -= Supprimer un terme ajouté par erreur dans une liste =
404 +Dans les listes longues, l’ajout d’un nouveau terme suit le même principe que pour les listes déroulantes, **à une différence près** :
405 +le bouton [[image:1752045487385-423.png||data-xwiki-image-style-border="true"]]n’est pas directement visible à droite du champ.
398 398  
407 +Procédure :
408 +
409 +1. Cliquez d’abord sur le bouton [[image:1744210470829-953.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="44" width="30"]] pour **ouvrir la liste.**
410 +1. Dans la nouvelle fenêtre, utilisez le bouton [[image:1752045525067-815.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] situé en bas à droite, pour insérer une nouvelle valeur.
411 +1. Vous accédez alors à la même interface d’ajout avec possibilité d’ajouter ou supprimer plusieurs termes avant validation.
412 +
413 +(% class="box infomessage" %)
414 +(((
415 +Pensez à bien valider pour enregistrer vos ajouts. Les nouvelles valeurs seront immédiatement disponibles à la sélection.
416 +)))
417 +
418 +[[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → ouverture de la liste et clic sur le bouton de création. >>image:1752045931813-985.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
419 +
420 +
421 +[[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → saisie du terme et validation.>>image:1752046150702-919.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
422 +
423 +
424 +== Supprimer un terme ajouté par erreur dans une liste ==
425 +
399 399  Lors de l’ajout de nouvelles valeurs dans une **liste déroulante** ou **liste longue**, il est possible de supprimer un terme avant validation si une erreur a été commise.
400 400  
401 401  Comment faire :
... ... @@ -411,146 +411,182 @@
411 411  
412 412  [[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → suppression de plusieurs termes avant validation.>>image:1752044520714-289.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
413 413  
414 -
415 -)))
416 -)))|(% style="width:300px" %)(((
417 -(% class="box" %)
418 -(((
419 -**Sommaire**
420 420  
421 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
422 -)))
442 += Créer une notice documentaire et attacher un fichier =
423 423  
424 -(% class="box" %)
444 +Dans Flora, un raccourci présent dans la grille de saisie permet de créer une notice documentaire (photo, document, vidéo, etc.) et d’y associer immédiatement un fichier. Cette notice liée est ensuite automatiquement rattachée à la notice principale.
445 +
425 425  (((
426 -**Aller plus loin**
447 +== Créer la notice documentaire associée ==
427 427  
428 -* [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
429 -* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
430 -* [[Modifier l'aide en ligne>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Modifier l’aide en ligne.WebHome]]
431 -* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome]]
432 -)))
449 +1. Depuis le regroupement de champs **Documentation** de la grille de saisie, choisissez un champ de lien documentaire.
450 +1. Cliquez sur le bouton [[image:1752071858179-406.png||data-xwiki-image-style-border="true"]].
451 +1. Une grille de saisie s’ouvre : renseignez les champs nécessaires puis cliquez sur **Enregistrer**.
433 433  
434 -(% class="box" %)
435 -(((
436 -**Icônes principales**
453 +[[Ex. Création d'une notice autres documents. >>image:1752072262230-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
437 437  )))
438 -)))
439 439  
440 440  
457 +[[Ex. Saisie des champs et enregistrement. >>image:1752072381981-919.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
441 441  
442 442  
460 +[[Résultat → la notice est créée.>>image:1752072465102-170.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
443 443  
444 444  
463 +== Associer un fichier à cette notice documentaire ==
445 445  
465 +1. Une fois la notice enregistrée, cliquez sur sur le bouton  [[image:1744198755996-817.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] pour ouvrir la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**.
466 +1. Pour ajouter un fichier, utilisez l’un des boutons de la barre d’outils située en haut de la fenêtre :
446 446  
447 -//A//
468 +(% class="active" %)|(% style="text-align:center; width:129px" %)**Icône**|(% style="width:750px" %)**Fonction **
469 +|(% style="width:129px" %)[[image:1752127989218-122.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:750px" %)Sélectionner un fichier bureautique (PDF, Word, etc.)
470 +|(% style="width:129px" %)[[image:1752128014249-970.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:750px" %)Sélectionner un fichier photo (JPEG, PNG, TIFF…)
471 +|(% style="width:129px" %)[[image:1752128001068-301.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:750px" %)Sélectionner un fichier vidéo ou audio (MP4, MP3…)
448 448  
449 -[[image:1744210347789-938.png]]
473 +(% start="3" %)
474 +1. Parcourez vos fichiers et sélectionnez celui à associer.
475 +1. Cliquez sur **Valider** pour confirmer le rapatriement du fichier.
476 +1. Pour finaliser l’opération et revenir à la grille de saisie, cliquez sur le bouton [[image:1744199081111-700.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] en haut à droite.
477 +1. Enregistrez la notice principale pour que l’association soit visible dans le pavé de visualisation des liens documentaires.
450 450  
451 -//Résultat : ajout de la nouvelle valeur sur liste déroulante//
479 +[[Ex. Autres documents → clic sur le bouton d'attachement.>>image:1752072620688-952.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
452 452  
453 -== Liste longue ==
454 454  
455 -Dans une liste longue, le bouton [[image:1744210470829-953.png]] est disponible à droite de la zone : un clic sur ce bouton affiche la liste avec le bouton [[image:1744210492776-343.png]] associé.
482 +[[Ex. Ajout du fichier.>>image:1752128535606-760.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
456 456  
457 -[[image:1744210533401-483.png]]
458 458  
459 -//Visualisation de la liste longue avec bouton  d'ajout de valeur//
485 +[[Ex. Recherche et rapatriement du fichier.>>image:1752128628976-112.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
460 460  
461 -Un clic sur le bouton affiche la fenêtre d'ajout de valeurs. Elle présente :
462 462  
463 -* une barre d'outils avec les boutons (ajouter un item) et (supprimer les items sélectionnés)
464 -* une zone de saisie permettant de définir une nouvelle valeur (code et libellé)
465 -* la liste courante (non modifiable).
488 +[[Ex. Validation du fichier. >>image:1752128674753-298.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
466 466  
467 -Renseigner le nouveau terme dans le champ **Libellé** et cliquer sur valider pour enregistrer le nouveau terme dans la liste :
468 468  
469 -[[image:1744210578813-384.png]]
491 +[[Ex. Finalisation de l'attachement. >>image:1752128759287-959.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
470 470  
471 -//Fenêtre d'ajout de valeurs à une liste longue//
472 472  
473 -//​Ne pas modifier le champ CODE. Ce champ est réservé aux équipes de Flora.//
494 +[[Ex.Retour sur la grille de saisie du bien → enregistrer la notice pour consulter le résultat.>>image:1752128821690-808.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
474 474  
475 -Les valeurs sont effectivement ajoutées à la liste suite à un clic sur** Valider**. Un clic sur Annuler stoppe l'opération.
476 476  
477 -* Pour créer des termes en plus : dans la fenêtre de saisie des nouvelles valeurs, cliquer sur [[image:1744210627834-465.png]] , pour renseigner un nouveau libellé. Cliquer ensuite sur valider. Les nouveaux termes sont présentés dans la liste des valeurs.
497 +[[Résultat → consultation de la notice et du fichier liés dans la pavé de visualisation des liens documentaires. >>image:1752128999094-967.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
478 478  
479 479  
500 +=== Focus : Les outils de la fenêtre de gestion avancée ===
480 480  
481 -[[image:1744210745453-989.png]]
502 +[[Fenêtre de gestion avancée des fichiers.>>image:1752129852836-661.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
482 482  
483 483  
484 -//Ajout de valeurs dans la liste//
505 +Voici les principales fonctionnalités disponibles pour gérer vos fichiers associés :
485 485  
486 -* Pour supprimer un(des) terme(s), les cocher dans la liste des nouvelles valeurs puis cliquer sur le bouton  [[image:1744210815765-685.png]] : le(s) terme(s) est(sont) supprimé(s).
507 +(% class="active" %)|(% style="text-align:center; width:101px" %)**Icône**|(% style="width:777px" %)**Fonction**
508 +|(% style="width:101px" %)[[image:1744200154013-335.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Retourner à la notice
509 +|(% style="width:101px" %)[[image:1744200173773-567.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Valider l’ajout d’un document
510 +|(% style="width:101px" %)[[image:1744200248285-737.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Annuler une association
511 +|(% style="width:101px" %)[[image:2025-04-09_14h01_32.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Ajouter un dossier
512 +|(% style="width:101px" %)[[image:1744200306410-626.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Parcourir et sélectionner un fichier bureautique à associer (PDF, Word, etc.).
513 +|(% style="width:101px" %)[[image:1744200336429-184.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Parcourir et sélectionner un fichier photo à associer (PNG, JPEG, TIFF, etc.).
514 +|(% style="width:101px" %)[[image:1744200363870-496.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Parcourir et sélectionner un fichier vidéo-audio à associer (MP3,MP4, etc.).
515 +|(% style="width:101px" %)[[image:1744200401014-873.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Descendre un fichier dans la liste
516 +|(% style="width:101px" %)[[image:1744200414180-540.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Monter un fichier dans la liste
517 +|(% style="width:101px" %)[[image:1744200455510-180.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Modifier les attributs du fichier
518 +|(% style="width:101px" %)[[image:1744200502704-220.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Couper un fichier pour le déplacer
519 +|(% style="width:101px" %)[[image:1744200560571-305.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Coller un fichier dans un autre dossier
520 +|(% style="width:101px" %)[[image:1744200590083-440.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]|(% style="width:777px" %)Supprimer un fichier
487 487  
488 -[[image:1744210799391-632.png]]
522 += Vider un champ contrôlé =
489 489  
490 -//Tout nouveau terme non retenu doit être supprimé AVANT validation.//
524 +Dans les grilles de saisie, deux options permettent de retirer les valeurs d’un champ contrôlé (autorités, thésaurus, datation, listes, liens documentaires, etc.)
491 491  
492 -Cliquer sur Valider pour accepter l'intégration des termes dans la liste ou Annuler pour stopper l'opération. Les nouveaux termes apparaissent à la fin de la liste et peuvent être sélectionnés.
526 +== Retirer toutes les valeurs du champ ==
493 493  
494 -= Retirer les valeurs d'un champ =
528 +Le bouton [[image:1744268486947-525.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] situé à droite du champ permet de **vider entièrement** son contenu.
495 495  
496 -== Retirer en un clic toutes les valeurs d'un champ ==
530 +(% class="box warningmessage" %)
531 +(((
532 +Attention : ce bouton **supprime toutes les valeurs** du champ en un seul clic.
533 +)))
497 497  
498 -Dans les grilles de saisie, le bouton [[image:1744268486947-525.png]]est disponible à droite des champs qui sont renseignés par appel d'assistants de choix (datations, listes, autorités, termes de thesaurus, notices documentaires, liens). Ce bouton est également présent dans les fenêtres d'assistants de choix correspondantes. Ce dernier permet de retirer en un clic tous les termes inscrits dans un champ.
535 +[[Ex. Champ** Dénomination **dans la table des biens → clic sur la fonctionnalité.>>image:1744268557540-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
499 499  
500 -__Exemple pour la table des biens__ :
501 501  
502 -[[image:1744268557540-956.png]]
538 +[[Ex. Résultat → champ** Dénomination **vidé.>>image:1744268598544-349.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
503 503  
504 -Résultat : le champ entier a été vidé.
540 +== Retirer une valeur spécifique ==
505 505  
506 -[[image:1744268598544-349.png]]
542 +Lorsque plusieurs termes sont présents dans un champ, il est possible de retirer **une seule valeur** grâce à la **croix** affichée à côté de chaque terme.
507 507  
508 -== Retirer unitairement les valeurs d'un champ ==
544 +(% class="box infomessage" %)
545 +(((
546 +Bonnes pratiques :
509 509  
510 -Si plusieurs termes sont inscrits dans le champ et que l'on souhaite retirer qu'un seul terme, il convient d'utiliser la croix associée [[image:1744268522556-632.png]] et de ne pas cliquer sur le bouton [[image:1744268486947-525.png]]. Dans le cas contraire, l'entièreté des valeurs saisies dans le champ seront retirées.
548 +* Ne pas utiliser le bouton de suppression global si vous ne souhaitez pas tout effacer.
549 +* La suppression est immédiate, uniquement pour le terme cliqué.
550 +* Si d'autres champs ont hérité de cette valeur (par duplication ou modèle de saisie rapide), pensez à les vérifier et les ajuster manuellement.
551 +)))
511 511  
512 -__Exemple pour la table des biens__ :
553 +[[Ex. Champ** Dénomination **dans la table des biens → clic sur la croix pour retirer le terme icône. >>image:1744268647429-243.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
513 513  
514 -[[image:1744268647429-243.png]]
515 515  
516 -//Exemple de suppression unitaire//
556 +[[Ex. Résultat → terme icône retiré du champ** Dénomination. **>>image:1744268693656-506.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
517 517  
518 -Résultat : seul le terme icône a été retiré du champ.
519 519  
520 -[[image:1744268693656-506.png]]
559 += Utiliser le clavier unicode =
521 521  
522 -//Seule la valeur du champ correspondant est retirée. Si d'autres champs ont hérité de cette valeur, il convient de les supprimer manuellement.//
561 +Le clavier Unicode permet de saisir des caractères spéciaux et multilingues dans Flora, notamment pour :
523 523  
563 +* les textes anciens (grec ou latin, translittérations, diacritiques rares),
564 +* les langues non latines comme le chinois, le japonais ou l’arabe,
565 +* ou toute saisie nécessitant des signes typographiques ou linguistiques spécifiques.
524 524  
525 -= Caractères à ignorer à l'indexation =
567 +Dans Flora, le clavier Unicode est accessible depuis l’espace de travail **Décrire**, dans le menu **Outils**.
526 526  
569 +Pour l'utiliser :
570 +
571 +1. Ouvrez la fenêtre Unicode.
572 +1. Choisissez le jeu de caractères souhaité (latin, grec, cyrillique, etc.).
573 +1. Cliquez sur les lettres ou symboles à insérer.
574 +1. Copiez la chaîne produite puis collez-la dans le champ texte de Flora concerné (ex. Champ** Transcription des inscriptions,** grille de saisie des biens).
575 +
527 527  (% class="box infomessage" %)
528 528  (((
529 -//Pour utiliser cette fonctionnalité, il faut que le champ dispose du contrôle MARC, mais cette fonctionnalité n'est pas limitée à une application de type MARC (utilisé préférentiellement en Bibliothèque).//
578 +Bon à savoir :
579 +
580 +* Le clavier Unicode est **compatible avec tous les champs texte** de Flora.
581 +* Il permet une **saisie standardisée et internationale**, conforme aux règles de catalogage ou de transcription.
582 +* Il évite les erreurs liées au copier-coller depuis des outils externes.
530 530  )))
531 531  
532 -Pour certains champs, il est possible d'indiquer à Flora que les premiers caractères ne sont pas à prendre en compte dans l'index. Cela permet d'afficher le contenu complet sans indexer les articles au début. Ainsi, si on saisit [La ]Cousine Bette dans un champ, le contenu complet affiche La Cousine Bette mais l'entrée dans l'index est Cousine Bette.
585 +[[Accès clavier unicode dans Flora.>>image:1752049189710-664.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
533 533  
534 -[[image:1744266472839-529.png]]
535 535  
536 -//Exemple dans la grille de saisie de la Bibliothèque, sur le champ Titre//
588 +[[Clavier unicode → ouverture d'une nouvelle fenêtre, sélection de l'alphabet cyrillique et choix des caractères. >>image:1752049261731-843.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
537 537  
538 -[[image:1744266523925-837.png]]
539 539  
540 -//Résultat sur la notice Bibliothèque : l'article est présent//
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546 -Dans un champ avec contrôle marc, pour que les crochets soient pris en compte en tant que tels, il suffit de les doubler (ceci est inutile si le crochet n'est pas le premier caractère).
605 +* [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
606 +* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
607 +* [[Consulter les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Consulter les documents associés.WebHome]]
608 +* [[Modifier l'aide en ligne>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Modifier l’aide en ligne.WebHome]]
609 +* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome]]
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548 -[[image:1744266635460-134.png]]
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614 +**Icônes principales**
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617 +|(% style="width:840px" %) |(% style="width:300px" %)
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550 -//Saisie de texte entre double crochets dans un champ avec contrôle marc//
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552 -[[image:1744266659890-594.png]]
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554 -//Affichage du contenu du champ entre crochets//
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