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Modifications pour le document Exploiter les outils d’aide à la saisie

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/15 14:27
Depuis la version 67.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/09 09:07
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À la version 81.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/09 16:37
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -349,6 +349,7 @@
349 349  
350 350  
351 351  
352 +
352 352  = Ajouter un terme dans une liste =
353 353  
354 354  Lors de la saisie, certains champs de type liste (déroulante ou longue) peuvent être enrichis par les utilisateurs habilités. Cela permet d’ajouter de nouvelles valeurs sans quitter la notice en cours.
... ... @@ -388,14 +388,34 @@
388 388  
389 389  )))
390 390  
391 -[[Ex. Résultat → nouveau terme ajouté à la liste et sélectionnable immédiatement. >>image:1744210347789-938.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
392 +[[Ex. Résultat → nouveau terme immédiatement ajouté à la liste et sélectionnable. >>image:1744210347789-938.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
392 392  
394 +
393 393  (((
394 -(% class="wikigeneratedid" %)
395 -
396 +== Listes longues : une étape supplémentaire ==
396 396  
397 -= Supprimer un terme ajouté par erreur dans une liste =
398 +Dans les listes longues, l’ajout d’un nouveau terme suit le même principe que pour les listes déroulantes, **à une différence près** :
399 +le bouton [[image:1752045487385-423.png||data-xwiki-image-style-border="true"]]n’est pas directement visible à droite du champ.
398 398  
401 +Procédure :
402 +
403 +1. Cliquez d’abord sur le bouton [[image:1744210470829-953.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="44" width="30"]] pour **ouvrir la liste.**
404 +1. Dans la nouvelle fenêtre, utilisez le bouton [[image:1752045525067-815.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] situé en bas à droite, pour insérer une nouvelle valeur.
405 +1. Vous accédez alors à la même interface d’ajout avec possibilité d’ajouter ou supprimer plusieurs termes avant validation.
406 +
407 +(% class="box infomessage" %)
408 +(((
409 +Pensez à bien valider pour enregistrer vos ajouts. Les nouvelles valeurs seront immédiatement disponibles à la sélection.
410 +)))
411 +
412 +[[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → ouverture de la liste et clic sur le bouton de création. >>image:1752045931813-985.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
413 +
414 +
415 +[[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → saisie du terme et validation.>>image:1752046150702-919.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
416 +
417 +
418 +== Supprimer un terme ajouté par erreur dans une liste ==
419 +
399 399  Lors de l’ajout de nouvelles valeurs dans une **liste déroulante** ou **liste longue**, il est possible de supprimer un terme avant validation si une erreur a été commise.
400 400  
401 401  Comment faire :
... ... @@ -411,146 +411,213 @@
411 411  
412 412  [[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → suppression de plusieurs termes avant validation.>>image:1752044520714-289.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
413 413  
414 -
415 -)))
416 -)))|(% style="width:300px" %)(((
417 -(% class="box" %)
418 -(((
419 -**Sommaire**
420 420  
421 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
422 -)))
436 += Raccourci de saisie : créer une notice documentaire et attacher un fichier =
423 423  
424 -(% class="box" %)
425 -(((
426 -**Aller plus loin**
438 +Dans Flora, un raccourci présent dans la grille de saisie permet de créer une notice documentaire dédiée (photo, document, vidéo, etc.) et d’y associer immédiatement un fichier. Cette notice liée est ensuite automatiquement rattachée à la notice principale.
427 427  
428 -* [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
429 -* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
430 -* [[Modifier l'aide en ligne>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Modifier l’aide en ligne.WebHome]]
431 -* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome]]
432 -)))
440 +Étapes à suivre :
433 433  
434 -(% class="box" %)
435 -(((
436 -**Icônes principales**
442 +1. (((
443 +**Créer la notice documentaire associée**
444 +Depuis l’onglet de documentation de la grille de saisie, cliquez sur l’icône [[image:1752071858179-406.png||data-xwiki-image-style-border="true"]]
445 +Sélectionnez le type de document à créer (Autres documents, Photothèque, Bibliothèque, Vidéos-Sons ou Archives).
446 +Une grille de saisie s’ouvre : renseignez les champs nécessaires puis cliquez sur **Enregistrer**.
437 437  )))
438 -)))
448 +1. **Associer un fichier à cette notice documentaire**
449 +Une fois la notice enregistrée, cliquez sur l’onglet **Documents associés** [[image:1744198755996-817.png]] pour ouvrir la **fenêtre de gestion avancée des fichiers**.
450 +1. **Ajouter un fichier**
451 +Dans cette fenêtre, cliquez sur l’icône [[image:1744198833940-653.png]] pour parcourir et sélectionner un fichier local à associer (image, PDF, vidéo, etc.).
452 +Le fichier apparaît dans la liste.
453 +1. **Valider l’association**
454 +Cliquez sur [[image:1744199081111-700.png]]
439 439  
440 440  
441 441  
442 442  
459 +[[image:1744198591326-807.png]]
443 443  
461 +//Exemple sur l'onglet documentation de la grille de saisie des biens//
444 444  
463 +Pour ce faire, il faut respecter le protocole suivant :
445 445  
465 +* Créer une notice (documents, photo, bibliothèque, vidéos-sons ou archives) avec le raccourci de saisie  [[image:1744198616900-336.png]]
446 446  
447 -//A//
467 +* .
448 448  
449 -[[image:1744210347789-938.png]]
469 +Lorsque l'on clique sur cette fonctionnalité, on est redirigé vers une grille de saisie. Renseigner les informations sur le document et cliquer sur enregistré. La notice du document à associé sera créée.
450 450  
451 -//Résultat : ajout de la nouvelle valeur sur liste déroulante//
471 +[[image:1744198674782-545.png]]
452 452  
453 -== Liste longue ==
473 +//Exemple avec une notice autres documents//
454 454  
455 -Dans une liste longue, le bouton [[image:1744210470829-953.png]] est disponible à droite de la zone : un clic sur ce bouton affiche la liste avec le bouton [[image:1744210492776-343.png]] associé.
475 +[[image:1744198726056-753.png]]
456 456  
457 -[[image:1744210533401-483.png]]
477 +//Résultat//
458 458  
459 -//Visualisation de la liste longue avec bouton  d'ajout de valeur//
479 +* Une fois la notice créée, cliquer sur l'onglet d'association de documents [[image:1744198755996-817.png]]
460 460  
461 -Un clic sur le bouton affiche la fenêtre d'ajout de valeurs. Elle présente :
481 +* .
462 462  
463 -* une barre d'outils avec les boutons (ajouter un item) et (supprimer les items sélectionnés)
464 -* une zone de saisie permettant de définir une nouvelle valeur (code et libellé)
465 -* la liste courante (non modifiable).
483 +La fenêtre de gestion avancée des fichiers s'ouvre :
466 466  
467 -Renseigner le nouveau terme dans le champ **Libellé** et cliquer sur valider pour enregistrer le nouveau terme dans la liste :
485 +[[image:1744198798500-807.png]]
468 468  
469 -[[image:1744210578813-384.png]]
487 +//Visualisation de la fenêtre de gestion avancée des fichiers//
470 470  
471 -//Fenêtre d'ajout de valeurs à une liste longue//
489 +Cliquer sur le [[image:1744198833940-653.png]]
472 472  
473 -//​Ne pas modifier le champ CODE. Ce champ est réservé aux équipes de Flora.//
491 + dans la fenêtre de gestion avancée des fichiers pour parcourir vos documents et valider l'association du document.
474 474  
475 -Les valeurs sont effectivement ajoutées à la liste suite à un clic sur** Valider**. Un clic sur Annuler stoppe l'opération.
493 +[[image:1744198987527-309.png]]
476 476  
477 -* Pour créer des termes en plus : dans la fenêtre de saisie des nouvelles valeurs, cliquer sur [[image:1744210627834-465.png]] , pour renseigner un nouveau libellé. Cliquer ensuite sur valider. Les nouveaux termes sont présentés dans la liste des valeurs.
495 +//Visualisation de la fenêtre permettant de parcourir les fichiers à associer//
478 478  
497 +Une fois le document associé, ne pas oublier de cliquer sur le [[image:1744199081111-700.png]]
479 479  
499 + avant de quitter la fenêtre de gestion avancée des fichiers.
480 480  
481 -[[image:1744210745453-989.png]]
501 +[[image:1744199046837-528.png]]
482 482  
503 +//Résultat//
483 483  
484 -//Ajout de valeurs dans la liste//
505 +Les documents associés sont insérés sous forme de lien.
485 485  
486 -* Pour supprimer un(des) terme(s), les cocher dans la liste des nouvelles valeurs puis cliquer sur le bouton  [[image:1744210815765-685.png]] : le(s) terme(s) est(sont) supprimé(s).
507 +[[image:1744199133459-449.png]]
487 487  
488 -[[image:1744210799391-632.png]]
509 +//Intégration de la notice documentaire et du fichier associé dans la grille de saisie//
489 489  
490 -//Tout nouveau terme non retenu doit être supprimé AVANT validation.//
511 +[[image:1744199321440-975.png]]
491 491  
492 -Cliquer sur Valider pour accepter l'intégration des termes dans la liste ou Annuler pour stopper l'opération. Les nouveaux termes apparaissent à la fin de la liste et peuvent être sélectionnés.
513 +//Visualisation des notices créées et fichiers associés dans la notice de bien//
493 493  
494 -= Retirer les valeurs d'un champ =
515 +=== Focus sur les fonctionnalités de la fenêtre de gestion avancée des fichiers ===
495 495  
496 -== Retirer en un clic toutes les valeurs d'un champ ==
517 +[[image:1744199450803-206.png]]
497 497  
498 -Dans les grilles de saisie, le bouton [[image:1744268486947-525.png]]est disponible à droite des champs qui sont renseignés par appel d'assistants de choix (datations, listes, autorités, termes de thesaurus, notices documentaires, liens). Ce bouton est également présent dans les fenêtres d'assistants de choix correspondantes. Ce dernier permet de retirer en un clic tous les termes inscrits dans un champ.
519 +* [[image:1744200154013-335.png]]
499 499  
500 -__Exemple pour la table des biens__ :
521 +* retourner sur la notice
522 +* [[image:1744200173773-567.png]]
523 +* valider l'ajout d'un document
524 +* [[image:1744200248285-737.png]]
525 +* annuler l'association d'un document
526 +* [[image:2025-04-09_14h01_32.png]]
527 +* ajouter un dossier
528 +* [[image:1744200306410-626.png]]
529 +* ajouter un fichier bureautique
530 +* [[image:1744200336429-184.png]]
531 +* ajouter un fichier photo
532 +* [[image:1744200363870-496.png]]
533 +* ajouter un fichier vidéos-sons
534 +* [[image:1744200401014-873.png]]
535 +* déplacer vers le bas un document
536 +* [[image:1744200414180-540.png]]
537 +* déplacer vers le haut un document
538 +* [[image:1744200455510-180.png]]
539 +* modifier les attributs d'un document
540 +* [[image:1744200502704-220.png]]
541 +* couper en vue de déplacer un document vers un autre dossier
542 +* [[image:1744200560571-305.png]]
543 +* coller un document dans un autre dossier
544 +* [[image:1744200590083-440.png]]
545 +* supprimer le document
501 501  
502 -[[image:1744268557540-956.png]]
503 503  
504 -Résultat : le champ entier a été vidé.
505 505  
506 -[[image:1744268598544-349.png]]
549 += Vider un champ contrôlé =
507 507  
508 -== Retirer unitairement les valeurs d'un champ ==
551 +Dans les grilles de saisie, deux options permettent de retirer les valeurs d’un champ contrôlé (autorités, thésaurus, datation, listes, liens documentaires, etc.)
509 509  
510 -Si plusieurs termes sont inscrits dans le champ et que l'on souhaite retirer qu'un seul terme, il convient d'utiliser la croix associée [[image:1744268522556-632.png]] et de ne pas cliquer sur le bouton [[image:1744268486947-525.png]]. Dans le cas contraire, l'entièreté des valeurs saisies dans le champ seront retirées.
553 +== Retirer toutes les valeurs du champ ==
511 511  
512 -__Exemple pour la table des biens__ :
555 +Le bouton [[image:1744268486947-525.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] situé à droite du champ permet de **vider entièrement** son contenu.
513 513  
514 -[[image:1744268647429-243.png]]
557 +(% class="box warningmessage" %)
558 +(((
559 +Attention : ce bouton **supprime toutes les valeurs** du champ en un seul clic.
560 +)))
515 515  
516 -//Exemple de suppression unitaire//
562 +[[Ex. Champ** Dénomination **dans la table des biens → clic sur la fonctionnalité.>>image:1744268557540-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
517 517  
518 -Résultat : seul le terme icône a été retiré du champ.
519 519  
520 -[[image:1744268693656-506.png]]
565 +[[Ex. Résultat → champ** Dénomination **vidé.>>image:1744268598544-349.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
521 521  
522 -//Seule la valeur du champ correspondant est retirée. Si d'autres champs ont hérité de cette valeur, il convient de les supprimer manuellement.//
567 +== Retirer une valeur spécifique ==
523 523  
569 +Lorsque plusieurs termes sont présents dans un champ, il est possible de retirer **une seule valeur** grâce à la **croix** affichée à côté de chaque terme.
524 524  
525 -= Caractères à ignorer à l'indexation =
526 -
527 527  (% class="box infomessage" %)
528 528  (((
529 -//Pour utiliser cette fonctionnalité, il faut que le champ dispose du contrôle MARC, mais cette fonctionnalité n'est pas limitée à une application de type MARC (utilisé préférentiellement en Bibliothèque).//
573 +Bonnes pratiques :
574 +
575 +* Ne pas utiliser le bouton de suppression global si vous ne souhaitez pas tout effacer.
576 +* La suppression est immédiate, uniquement pour le terme cliqué.
577 +* Si d'autres champs ont hérité de cette valeur (par duplication ou modèle de saisie rapide), pensez à les vérifier et les ajuster manuellement.
530 530  )))
531 531  
532 -Pour certains champs, il est possible d'indiquer à Flora que les premiers caractères ne sont pas à prendre en compte dans l'index. Cela permet d'afficher le contenu complet sans indexer les articles au début. Ainsi, si on saisit [La ]Cousine Bette dans un champ, le contenu complet affiche La Cousine Bette mais l'entrée dans l'index est Cousine Bette.
580 +[[Ex. Champ** Dénomination **dans la table des biens → clic sur la croix pour retirer le terme icône. >>image:1744268647429-243.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
533 533  
534 -[[image:1744266472839-529.png]]
535 535  
536 -//Exemple dans la grille de saisie de la Bibliothèque, sur le champ Titre//
583 +[[Ex. Résultat → terme icône retiré du champ** Dénomination. **>>image:1744268693656-506.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
537 537  
538 -[[image:1744266523925-837.png]]
539 539  
540 -//Résultat sur la notice Bibliothèque : l'article est présent//
586 += Utiliser le clavier unicode =
541 541  
542 -[[image:1744266561792-928.png]]
588 +Le clavier Unicode permet de saisir des caractères spéciaux et multilingues dans Flora, notamment pour :
543 543  
544 -//Exemple de recherche sur index : l'article n'est pas indexé//
590 +* les textes anciens (grec ou latin, translittérations, diacritiques rares),
591 +* les langues non latines comme le chinois, le japonais ou l’arabe,
592 +* ou toute saisie nécessitant des signes typographiques ou linguistiques spécifiques.
545 545  
546 -Dans un champ avec contrôle marc, pour que les crochets soient pris en compte en tant que tels, il suffit de les doubler (ceci est inutile si le crochet n'est pas le premier caractère).
594 +Dans Flora, le clavier Unicode est accessible depuis l’espace de travail **Décrire**, dans le menu **Outils**.
547 547  
548 -[[image:1744266635460-134.png]]
596 +Pour l'utiliser :
549 549  
550 -//Saisie de texte entre double crochets dans un champ avec contrôle marc//
598 +1. Ouvrez la fenêtre Unicode.
599 +1. Choisissez le jeu de caractères souhaité (latin, grec, cyrillique, etc.).
600 +1. Cliquez sur les lettres ou symboles à insérer.
601 +1. Copiez la chaîne produite puis collez-la dans le champ texte de Flora concerné (ex. Champ** Transcription des inscriptions,** grille de saisie des biens).
551 551  
552 -[[image:1744266659890-594.png]]
603 +(% class="box infomessage" %)
604 +(((
605 +Bon à savoir :
553 553  
554 -//Affichage du contenu du champ entre crochets//
607 +* Le clavier Unicode est **compatible avec tous les champs texte** de Flora.
608 +* Il permet une **saisie standardisée et internationale**, conforme aux règles de catalogage ou de transcription.
609 +* Il évite les erreurs liées au copier-coller depuis des outils externes.
610 +)))
555 555  
612 +[[Accès clavier unicode dans Flora.>>image:1752049189710-664.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
613 +
614 +
615 +[[Clavier unicode → ouverture d'une nouvelle fenêtre, sélection de l'alphabet cyrillique et choix des caractères. >>image:1752049261731-843.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
616 +
617 +
556 556  
619 +)))
620 +)))|(% style="width:300px" %)(((
621 +(% class="box" %)
622 +(((
623 +**Sommaire**
624 +
625 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
626 +)))
627 +
628 +(% class="box" %)
629 +(((
630 +**Aller plus loin**
631 +
632 +* [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
633 +* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
634 +* [[Modifier l'aide en ligne>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Modifier l’aide en ligne.WebHome]]
635 +* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome]]
636 +)))
637 +
638 +(% class="box" %)
639 +(((
640 +**Icônes principales**
641 +)))
642 +)))
643 +
644 +
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