Modifications pour le document Exploiter les outils d’aide à la saisie

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/15 14:27

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modifié par Doriane Bautista
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -45,6 +45,7 @@
45 45  
46 46  
47 47  
48 +
48 48  [[Ex. table photothèque → clic droit sur le champ **Titre/légende** pour afficher les informations complémentaires.>>image:1744196121351-940.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
49 49  
50 50  
... ... @@ -353,6 +353,11 @@
353 353  
354 354  
355 355  
357 +
358 +
359 +
360 +
361 +
356 356  = Ajouter un terme dans une liste =
357 357  
358 358  Lors de la saisie, certains champs de type liste (déroulante ou longue) peuvent être enrichis par les utilisateurs habilités. Cela permet d’ajouter de nouvelles valeurs sans quitter la notice en cours.
... ... @@ -387,14 +387,39 @@
387 387  1. Cliquez sur **Valider** pour enregistrer les nouvelles valeurs.
388 388  Les nouveaux termes sont immédiatement intégrés à la liste et deviennent sélectionnables dans le champ.
389 389  
390 -[[Ex. Champ **Type** dans une notice entrées → clic sur le bouton de création.>>image:1744210222945-989.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
396 +[[Ex. Liste **Type** dans les entrées →  ajout d'un terme.>>image:1752044708346-334.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
391 391  
392 392  
393 393  )))
394 394  
401 +[[Ex. Résultat → nouveau terme immédiatement ajouté à la liste et sélectionnable. >>image:1744210347789-938.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
402 +
403 +
395 395  (((
396 -== Supprimer un terme ajoupar erreur ==
405 +== Listes longues : une étape supplémentaire ==
397 397  
407 +Dans les listes longues, l’ajout d’un nouveau terme suit le même principe que pour les listes déroulantes, **à une différence près** :
408 +le bouton [[image:1752045487385-423.png||data-xwiki-image-style-border="true"]]n’est pas directement visible à droite du champ.
409 +
410 +Procédure :
411 +
412 +1. Cliquez d’abord sur le bouton [[image:1744210470829-953.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="44" width="30"]] pour **ouvrir la liste.**
413 +1. Dans la nouvelle fenêtre, utilisez le bouton [[image:1752045525067-815.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] situé en bas à droite, pour insérer une nouvelle valeur.
414 +1. Vous accédez alors à la même interface d’ajout avec possibilité d’ajouter ou supprimer plusieurs termes avant validation.
415 +
416 +(% class="box infomessage" %)
417 +(((
418 +Pensez à bien valider pour enregistrer vos ajouts. Les nouvelles valeurs seront immédiatement disponibles à la sélection.
419 +)))
420 +
421 +[[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → ouverture de la liste et clic sur le bouton de création. >>image:1752045931813-985.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
422 +
423 +
424 +[[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → saisie du terme et validation.>>image:1752046150702-919.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
425 +
426 +
427 +== Supprimer un terme ajouté par erreur dans une liste ==
428 +
398 398  Lors de l’ajout de nouvelles valeurs dans une **liste déroulante** ou **liste longue**, il est possible de supprimer un terme avant validation si une erreur a été commise.
399 399  
400 400  Comment faire :
... ... @@ -408,152 +408,194 @@
408 408  La suppression n’est possible **qu’avant la validation finale**. Une fois les termes enregistrés, seuls les administrateurs pourront intervenir sur la liste.
409 409  )))
410 410  
411 -[[Ex. Champ **Type** dans une notice entrées → suppression d'une valeur erronée avant validation.>>image:1752044041388-739.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
442 +[[Ex. Liste **Conditions de manutention** dans les biens → suppression de plusieurs termes avant validation.>>image:1752044520714-289.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
412 412  
413 413  
414 -
415 -)))
416 -)))|(% style="width:300px" %)(((
417 -(% class="box" %)
418 -(((
419 -**Sommaire**
445 += Vider un champ contrôlé =
420 420  
421 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
422 -)))
447 +Dans les grilles de saisie, deux options permettent de retirer les valeurs d’un champ contrôlé (autorités, thésaurus, datation, listes, liens documentaires, etc.)
423 423  
424 -(% class="box" %)
425 -(((
426 -**Aller plus loin**
449 +== Retirer toutes les valeurs du champ ==
427 427  
428 -* [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
429 -* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
430 -* [[Modifier l'aide en ligne>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Modifier l’aide en ligne.WebHome]]
431 -* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome]]
432 -)))
451 +Le bouton [[image:1744268486947-525.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] situé à droite du champ permet de **vider entièrement** son contenu.
433 433  
434 -(% class="box" %)
453 +(% class="box warningmessage" %)
435 435  (((
436 -**Icônes principales**
455 +Attention : ce bouton **supprime toutes les valeurs** du champ en un seul clic.
437 437  )))
438 -)))
439 439  
458 +[[Ex. Champ** Dénomination **dans la table des biens → clic sur la fonctionnalité.>>image:1744268557540-956.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
440 440  
441 441  
461 +[[Ex. Résultat → champ** Dénomination **vidé.>>image:1744268598544-349.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
442 442  
463 +== Retirer une valeur spécifique ==
443 443  
465 +Lorsque plusieurs termes sont présents dans un champ, il est possible de retirer **une seule valeur** grâce à la **croix** affichée à côté de chaque terme.
444 444  
467 +(% class="box infomessage" %)
468 +(((
469 +Bonnes pratiques :
445 445  
446 -[[image:1744210276379-163.png]]
471 +* Ne pas utiliser le bouton de suppression global si vous ne souhaitez pas tout effacer.
472 +* La suppression est immédiate, uniquement pour le terme cliqué.
473 +* Si d'autres champs ont hérité de cette valeur (par duplication ou modèle de saisie rapide), pensez à les vérifier et les ajuster manuellement.
474 +)))
447 447  
448 -//Ajout d'un nouveau terme/ libellé dans la liste courte//
476 +[[Ex. Champ** Dénomination **dans la table des biens → clic sur la croix pour retirer le terme icône. >>image:1744268647429-243.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
449 449  
450 -//​Ne pas modifier le champ CODE. Ce champ est réservé aux équipes de Flora.//
451 451  
452 -[[image:1744210347789-938.png]]
479 +[[Ex. Résultat → terme icône retiré du champ** Dénomination. **>>image:1744268693656-506.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
453 453  
454 -//Résultat : ajout de la nouvelle valeur sur liste déroulante//
455 455  
456 -== Liste longue ==
482 += Utiliser le clavier unicode =
457 457  
458 -Dans une liste longue, le bouton [[image:1744210470829-953.png]] est disponible à droite de la zone : un clic sur ce bouton affiche la liste avec le bouton [[image:1744210492776-343.png]] associé.
484 +Le clavier Unicode permet de saisir des caractères spéciaux et multilingues dans Flora, notamment pour :
459 459  
460 -[[image:1744210533401-483.png]]
486 +* les textes anciens (grec ou latin, translittérations, diacritiques rares),
487 +* les langues non latines comme le chinois, le japonais ou l’arabe,
488 +* ou toute saisie nécessitant des signes typographiques ou linguistiques spécifiques.
461 461  
462 -//Visualisation de la liste longue avec bouton  d'ajout de valeur//
490 +Dans Flora, le clavier Unicode est accessible depuis l’espace de travail **Décrire**, dans le menu **Outils**.
463 463  
464 -Un clic sur le bouton affiche la fenêtre d'ajout de valeurs. Elle présente :
492 +Pour l'utiliser :
465 465  
466 -* une barre d'outils avec les boutons (ajouter un item) et (supprimer les items sélectionnés)
467 -* une zone de saisie permettant de définir une nouvelle valeur (code et libellé)
468 -* la liste courante (non modifiable).
494 +1. Ouvrez la fenêtre Unicode.
495 +1. Choisissez le jeu de caractères souhaité (latin, grec, cyrillique, etc.).
496 +1. Cliquez sur les lettres ou symboles à insérer.
497 +1. Copiez la chaîne produite puis collez-la dans le champ texte de Flora concerné (ex. Champ** Transcription des inscriptions,** grille de saisie des biens).
469 469  
470 -Renseigner le nouveau terme dans le champ **Libellé** et cliquer sur valider pour enregistrer le nouveau terme dans la liste :
499 +(% class="box infomessage" %)
500 +(((
501 +Bon à savoir :
471 471  
472 -[[image:1744210578813-384.png]]
503 +* Le clavier Unicode est **compatible avec tous les champs texte** de Flora.
504 +* Il permet une **saisie standardisée et internationale**, conforme aux règles de catalogage ou de transcription.
505 +* Il évite les erreurs liées au copier-coller depuis des outils externes.
506 +)))
473 473  
474 -//Fenêtre d'ajout de valeurs à une liste longue//
508 +[[Accès clavier unicode dans Flora.>>image:1752049189710-664.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
475 475  
476 -//​Ne pas modifier le champ CODE. Ce champ est réservé aux équipes de Flora.//
477 477  
478 -Les valeurs sont effectivement ajoutées à la liste suite à un clic sur** Valider**. Un clic sur Annuler stoppe l'oration.
511 +[[Clavier unicode → ouverture d'une nouvelle fetre, sélection de l'alphabet cyrillique et choix des caractères. >>image:1752049261731-843.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
479 479  
480 -* Pour créer des termes en plus : dans la fenêtre de saisie des nouvelles valeurs, cliquer sur [[image:1744210627834-465.png]] , pour renseigner un nouveau libellé. Cliquer ensuite sur valider. Les nouveaux termes sont présentés dans la liste des valeurs.
481 481  
514 += Créer une notice documentaire et rattacher des fichiers =
482 482  
516 +Dans les grilles de saisie, un raccourci de saisie est disponible pour intégrer de nouveaux fichiers. Il s'agit de fichiers associés à la notice, que ce soit des images, des documents ou des vidéos.
483 483  
484 -[[image:1744210745453-989.png]]
518 +[[image:1744198591326-807.png]]
485 485  
520 +//Exemple sur l'onglet documentation de la grille de saisie des biens//
486 486  
487 -//Ajout de valeurs dans la liste//
522 +Pour ce faire, il faut respecter le protocole suivant :
488 488  
489 -* Pour supprimer un(des) terme(s), les cocher dans la liste des nouvelles valeurs puis cliquer sur le bouton  [[image:1744210815765-685.png]] : le(s) terme(s) est(sont) supprimé(s).
524 +* Créer une notice (documents, photo, bibliothèque, vidéos-sons ou archives) avec le raccourci de saisie  [[image:1744198616900-336.png]]
490 490  
491 -[[image:1744210799391-632.png]]
526 +* .
492 492  
493 -//Tout nouveau terme non retenu doit être supprimé AVANT validation.//
528 +Lorsque l'on clique sur cette fonctionnalité, on est redirigé vers une grille de saisie. Renseigner les informations sur le document et cliquer sur enregistré. La notice du document à associé sera créée.
494 494  
495 -Cliquer sur Valider pour accepter l'intégration des termes dans la liste ou Annuler pour stopper l'opération. Les nouveaux termes apparaissent à la fin de la liste et peuvent être sélectionnés.
530 +[[image:1744198674782-545.png]]
496 496  
497 -= Retirer les valeurs d'un champ =
532 +//Exemple avec une notice autres documents//
498 498  
499 -== Retirer en un clic toutes les valeurs d'un champ ==
534 +[[image:1744198726056-753.png]]
500 500  
501 -Dans les grilles de saisie, le bouton [[image:1744268486947-525.png]]est disponible à droite des champs qui sont renseignés par appel d'assistants de choix (datations, listes, autorités, termes de thesaurus, notices documentaires, liens). Ce bouton est également présent dans les fenêtres d'assistants de choix correspondantes. Ce dernier permet de retirer en un clic tous les termes inscrits dans un champ.
536 +//Résultat//
502 502  
503 -__Exemple pour la table des biens__ :
538 +* Une fois la notice créée, cliquer sur l'onglet d'association de documents [[image:1744198755996-817.png]]
504 504  
505 -[[image:1744268557540-956.png]]
540 +* .
506 506  
507 -Résultat : le champ entier a été vidé.
542 +La fenêtre de gestion avancée des fichiers s'ouvre :
508 508  
509 -[[image:1744268598544-349.png]]
544 +[[image:1744198798500-807.png]]
510 510  
511 -== Retirer unitairement les valeurs d'un champ ==
546 +//Visualisation de la fenêtre de gestion avancée des fichiers//
512 512  
513 -Si plusieurs termes sont inscrits dans le champ et que l'on souhaite retirer qu'un seul terme, il convient d'utiliser la croix associée [[image:1744268522556-632.png]] et de ne pas cliquer sur le bouton [[image:1744268486947-525.png]]. Dans le cas contraire, l'entièreté des valeurs saisies dans le champ seront retirées.
548 +Cliquer sur le [[image:1744198833940-653.png]]
514 514  
515 -__Exemple pour la table des biens__ :
550 + dans la fenêtre de gestion avancée des fichiers pour parcourir vos documents et valider l'association du document.
516 516  
517 -[[image:1744268647429-243.png]]
552 +[[image:1744198987527-309.png]]
518 518  
519 -//Exemple de suppression unitaire//
554 +//Visualisation de la fenêtre permettant de parcourir les fichiers à associer//
520 520  
521 -Résultat : seul le terme icône a été retiré du champ.
556 +Une fois le document associé, ne pas oublier de cliquer sur le [[image:1744199081111-700.png]]
522 522  
523 -[[image:1744268693656-506.png]]
558 + avant de quitter la fenêtre de gestion avancée des fichiers.
524 524  
525 -//Seule la valeur du champ correspondant est retirée. Si d'autres champs ont hérité de cette valeur, il convient de les supprimer manuellement.//
560 +[[image:1744199046837-528.png]]
526 526  
562 +//Résultat//
527 527  
528 -= Caractères à ignorer à l'indexation =
564 +Les documents associés sont insérés sous forme de lien.
529 529  
530 -(% class="box infomessage" %)
531 -(((
532 -//Pour utiliser cette fonctionnalité, il faut que le champ dispose du contrôle MARC, mais cette fonctionnalité n'est pas limitée à une application de type MARC (utilisé préférentiellement en Bibliothèque).//
533 -)))
566 +[[image:1744199133459-449.png]]
534 534  
535 -Pour certains champs, il est possible d'indiquer à Flora que les premiers caractères ne sont pas à prendre en compte dans l'index. Cela permet d'afficher le contenu complet sans indexer les articles au début. Ainsi, si on saisit [La ]Cousine Bette dans un champ, le contenu complet affiche La Cousine Bette mais l'entrée dans l'index est Cousine Bette.
568 +//Intégration de la notice documentaire et du fichier associé dans la grille de saisie//
536 536  
537 -[[image:1744266472839-529.png]]
570 +[[image:1744199321440-975.png]]
538 538  
539 -//Exemple dans la grille de saisie de la Bibliothèque, sur le champ Titre//
572 +//Visualisation des notices créées et fichiers associés dans la notice de bien//
540 540  
541 -[[image:1744266523925-837.png]]
574 +=== Focus sur les fonctionnalités de la fenêtre de gestion avancée des fichiers ===
542 542  
543 -//Résultat sur la notice Bibliothèque : l'article est présent//
576 +[[image:1744199450803-206.png]]
544 544  
545 -[[image:1744266561792-928.png]]
578 +* [[image:1744200154013-335.png]]
546 546  
547 -//Exemple de recherche sur index : l'article n'est pas indexé//
580 +* retourner sur la notice
581 +* [[image:1744200173773-567.png]]
582 +* valider l'ajout d'un document
583 +* [[image:1744200248285-737.png]]
584 +* annuler l'association d'un document
585 +* [[image:2025-04-09_14h01_32.png]]
586 +* ajouter un dossier
587 +* [[image:1744200306410-626.png]]
588 +* ajouter un fichier bureautique
589 +* [[image:1744200336429-184.png]]
590 +* ajouter un fichier photo
591 +* [[image:1744200363870-496.png]]
592 +* ajouter un fichier vidéos-sons
593 +* [[image:1744200401014-873.png]]
594 +* déplacer vers le bas un document
595 +* [[image:1744200414180-540.png]]
596 +* déplacer vers le haut un document
597 +* [[image:1744200455510-180.png]]
598 +* modifier les attributs d'un document
599 +* [[image:1744200502704-220.png]]
600 +* couper en vue de déplacer un document vers un autre dossier
601 +* [[image:1744200560571-305.png]]
602 +* coller un document dans un autre dossier
603 +* [[image:1744200590083-440.png]]
604 +* supprimer le document
548 548  
549 -Dans un champ avec contrôle marc, pour que les crochets soient pris en compte en tant que tels, il suffit de les doubler (ceci est inutile si le crochet n'est pas le premier caractère).
606 +
607 +)))
608 +)))|(% style="width:300px" %)(((
609 +(% class="box" %)
610 +(((
611 +**Sommaire**
550 550  
551 -[[image:1744266635460-134.png]]
613 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
614 +)))
552 552  
553 -//Saisie de texte entre double crochets dans un champ avec contrôle marc//
616 +(% class="box" %)
617 +(((
618 +**Aller plus loin**
554 554  
555 -[[image:1744266659890-594.png]]
620 +* [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
621 +* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
622 +* [[Modifier l'aide en ligne>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Modifier l’aide en ligne.WebHome]]
623 +* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome]]
624 +)))
556 556  
557 -//Affichage du contenu du champ entre crochets//
626 +(% class="box" %)
627 +(((
628 +**Icônes principales**
629 +)))
630 +)))
558 558  
559 559  
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